Zapytanie Ofertowe 1. Wykonanie i umieszczenie tablic informacyjnych w 3 lokalizacjach, na terenie których projekt będzie realizowany.

Transkrypt

1 Zapytanie Ofertowe Poniższy dokument opisuje działania promocyjne do wykonania w projekcie: Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego. Zamawiający zleca wykonanie wszystkich materiałów i działań zgodnie z wymaganiami i wytycznymi Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa na lata określonymi na stronie projektu Wszystkie działania oraz materiały przed wykonaniem powinny zostać przedstawione Zamawiającemu i być przez Niego zatwierdzone. Czas trwania projektu do roku z możliwością wydłużenia maksymalnie o 3 miesiące. Oferent zezwala na wykorzystanie wykonanych materiałów promocyjnych powstałych w wyniku realizacji przedmiotowego zamówienia przez Zamawiającego do celów promocyjnych w projekcie. Zamawiający zleca wykonanie następujących działań i materiałów: 1. Wykonanie i umieszczenie tablic informacyjnych w 3 lokalizacjach, na terenie których projekt będzie realizowany. Tablica informacyjna wewnętrzna ma za zadanie informować o prowadzeniu projektu przez Zamawiającego i musi spełniać wymagania określone przez RPO WK-P oraz Zamawiającego: - 3 tablice wewnętrzne, - przewidywany czas wykonania około 14 dni od podpisania umowy, ustalony i zaakceptowany przez Zamawiającego, - miejsce montażu w posesjach: Archiwum Państwowe w Toruniu Plac Rapackiego 4, Toruń, Archiwum Państwowe w Bydgoszczy ul. Dworcowa 65, Bydgoszcz, Archiwum Państwowe w Bydgoszczy ul. Wiślana 27, Bydgoszcz, - wykonana z materiału umożliwiającego trwałość na czynniki atmosferyczne występujące przez okres trwania projektu (od protokolarnego odbioru montażu tablicy aż do jej zdemontowania w chwili zakończenia projektu), - rozmiar zgodny z wymaganiami RPO WKP 500 mm (szerokość) x 375 mm (wysokość), jednostronna, - kolorystyka zgodna z wytycznymi RPO WKP na lata (kolorowa), - tablica zostanie wykonana techniką pozwalającą uzyskać wysoką jakość, estetykę, czytelność zamieszczonych informacji, wierność wykonania i odwzorowania umieszczonych na niej elementów graficznych i wzorów oraz odpowiednią trwałość, - tablica zostanie zamontowana wewnątrz budynku w miejscu wskazanym przez Zamawiającego metodą umożliwiającą późniejszy demontaż, Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego 1 z 8

2 - Wykonawca zdemontuje tablicę w chwili zakończenia projektu określoną przez Zamawiającego (orientacyjnie ) i przywróci miejsce instalacji do stanu sprzed montażu tablicy (wymagana protokolarna akceptacja Zamawiającego miejsca po odtworzeniu), - treść tablicy zgodna z wytycznymi dla Beneficjentów określonych w ramach RPO WK-P , - Wykonawca wykona projekt i przedstawi do akceptacji przez Zamawiającego, - Wykonawca wykona i zamontuje (uzyska wszelkie wymagane pozwolenia i zgody o ile są wymagane) tablicę w miejscu wskazanym przez Zamawiającego, - Wykonawca zapewni konserwację i udzieli gwarancji na okres użytkowania tablicy (od protokolarnego odbioru montażu tablicy aż do jej zdemontowania w chwili zakończenia projektu), - wykonanie dokumentacji zdjęciowej w celu potwierdzenia wykonania i montażu (zdjęcia zamontowanej tablicy) dołączonej do protokołu odbioru, - zdemontowane tablice zostaną przekazane Zamawiającemu. 2. Wykonanie i zainstalowanie tablic pamiątkowych. Tablica pamiątkowa wewnętrzna ma za zadanie upamiętniać wykonanie projektu przez Zamawiającego i musi spełniać wymagania określone przez RPO WK-P oraz Zamawiającego: - 3 tablice wewnętrzne, - przewidywany czas wykonania około roku, ustalony i zaakceptowany przez Zamawiającego możliwość przesunięcia o maksymalnie 3 miesiące, - miejsce montażu w posesjach: Archiwum Państwowe w Toruniu Plac Rapackiego 4, Toruń, Archiwum Państwowe w Bydgoszczy ul. Dworcowa 65, Bydgoszcz, Archiwum Państwowe w Bydgoszczy ul. Wiślana 27, Bydgoszcz, - wykonana z materiału umożliwiającego trwałość na czynniki atmosferyczne występujące w pomieszczeniu biurowym przez okres min 5 lat, - rozmiar zgodny z wymaganiami RPO WKP 500 mm (szerokość) x 375 mm (wysokość), jednostronna, - kolorystyka zgodna z wytycznymi RPO WKP na lata (kolorowa), - tablica zostanie wykonana techniką pozwalającą uzyskać wysoką jakość, estetykę, czytelność zamieszczonych informacji, wierność wykonania i odwzorowania umieszczonych na niej elementów graficznych i wzorów oraz odpowiednią trwałość, Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego 2 z 8

3 - tablica zostanie zamontowana wewnątrz budynku w miejscu wskazanym przez Zamawiającego metodą umożliwiającą późniejszy demontaż, - treść tablicy zgodna z wytycznymi dla Beneficjentów określonych w ramach RPO WKP , - Wykonawca wykona projekt i przedstawi do akceptacji przez Zamawiającego, - Wykonawca wykona i zamontuje (uzyska wszelkie wymagane pozwolenia i zgody o ile są wymagane) tablicę w miejscu wskazanym przez Zamawiającego, - wykonanie dokumentacji zdjęciowej w celu potwierdzenia wykonania i montażu (zdjęcia zamontowanej tablicy) dołączonej do protokołu odbioru, - gwarancji min. 12 m-cy na wykonane tablice i ich montaż. 3. Organizacja ogólnopolskiej konferencji podsumowywującej projekt Konferencja ma za zadanie podsumować Projekt oraz przedstawić możliwości technologiczne Projektu. Do zadań Wykonawcy należeć będzie: - przewidywany czas wykonania około roku, ustalony i zaakceptowany przez Zamawiającego możliwość przesunięcia o maksymalnie 3 miesiące w zależności od przewidywanego końca projektu, - opracowanie scenariusza(agendy) konferencji wraz z tekstami (zaakceptowane przez Zamawiającego), - konferencja w Sali Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w Warszawie, ul. Rakowiecka 2D (udostępniona bezpłatnie przez Zamawiającego), - konferencja na około 100 osób, - przygotowanie i wykonanie zaproszeń w liczbie zapraszanych gości oraz ich rozesłanie na min. dwa tygodnie przed ustalonym terminem (zaproszenia imienne i na okazanie, składane, dwustronne, kolorowe, na papierze ozdobnym/wizytówkowym, z kopertą, format DL lub C6, zaakceptowane przez Zamawiającego), - przygotowanie prezentacji multimedialnej (scenariusz, treści, oprawa graficzna i muzyczna oraz wykonanie) zgodnie z wytycznymi określonymi w ramach RPO WK-P na lata , zaakceptowana przez Zamawiającego, - przygotowanie stołu prezydialnego na min. 5 osób (znajduje się na sali), - na sali jest zapewniona odpowiednia ilość krzeseł na wymaganą ilość uczestników (Wykonawca przygotuje odpowiednie ustawienie), - na sali znajduje się odpowiednia aparatura nagłaśniająca z możliwością podłączenia wymaganego sprzętu, - na sali dostępne są dwa mikrofony bezprzewodowe i jeden na stole prezydialnym, Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego 3 z 8

4 - na sali znajduje się laptop, projektor multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji i plików multimedialnych (możliwość odtwarzania plików w formacie PPT, ODP, PDF, DOC, ODT, AVI, MPG), - zapewnienie cateringu (kawa, herbata, zimne napoje, ciastka, zimne przekąski, plastikowe kubeczki itp.) na stole prezydialnym oraz dla zaproszonych gości w postaci szwedzkiego stołu. - zapewnienie odpowiedniego oznakowania sali (materiałami nt projektu), - przygotowanie artykułu (ze zdjęciami) z konferencji do umieszczenia na stronie internetowej (zaakceptowane przez Zamawiającego) w formacie edytowalnym do 4 dni roboczych od daty konferencji, - poinformowanie o konferencji mediów, - zapewnienie odpowiednich warunków technicznych potrzebnych do realizacji przyjętego scenariusza konferencji. 4. Wykonanie plakietek informacyjnych na kupowany sprzęt Wykonawca wykona plakietki (naklejki) informacyjne na kupowany sprzęt zgodny z wymaganiami: - przewidywany czas wykonania do , - ilość szt. - kolorowe plakietki wykonane zgodnie z wytycznymi RPO WK-P na lata , - wymiary 60 mm x 45 mm (zgodnie z wytycznymi RPO WK-P), - wykonane z materiału umożliwiającego trwałe oznaczenie nabytego sprzętu w projekcie z kolorowymi napisami i logami zgodnymi z wytycznymi RPO WK-P, - materiał plakietki jak i technologia nadruku powinny być odporne na działanie czynników zewnętrznych występujących w pomieszczeniach zamkniętych (tj. np. światło, kurz, lekkie zarysowania, zmoczenie wodą itp.), - plakietki powinny posiadać możliwość przytwierdzenia ich do powierzchni plastikowych i metalowych pokrytych farbą, powinny być trudno usuwalne po przytwierdzeniu uniemożliwiając ich zerwania/zdrapanie i powrót do pierwotnego koloru obudowy oznakowanego urządzenia, - przytwierdzenie ich do sprzętu nie powinno powodować utraty jego gwarancji, - projekt plakietki musi zostać zatwierdzony przez Zamawiającego, - gwarancja min. 12 m-cy, - Wykonawca zezwoli na oznakowanie wykonanymi plakietkami całego sprzętu zakupionego w projekcie. Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego 4 z 8

5 5. Wykonanie ulotek informujących o projekcie Wykonawca zaprojektuje i wykona ulotki reklamujące/przedstawiające Projekt zgodnie z wymaganiami: - Wykonawca zaprojektuje i wykona ulotki reklamujące Projekt po akceptacji Zamawiającego, - przewidywany czas wykonania około 2 dni od chwili podpisania umowy, - rozmiar A5, - ilość 500 szt., - wydruk kolorowy, - ulotka jednostronna, - ulotki wykonane zgodnie z wytycznymi określonymi w ramach RPO WK-P na lata , - ulotki zostaną wykonane techniką pozwalającą uzyskać wysoką jakość, estetykę, czytelność zamieszczonych informacji, wierność wykonania i odwzorowania umieszczonych na niej elementów graficznych i wzorów oraz odpowiednią trwałość, - Wykonawca zezwoli na wykorzystanie ulotek do wszelkich działań promocyjnych projektu. 6. Wykonanie folderów reklamujących projekt Wykonawca zaprojektuje i wykona foldery reklamujące Projekt zgodnie z wymaganiami: - Wykonawca zaprojektuje i wykona foldery reklamujące/przedstawiające Projekt po akceptacji Zamawiającego, - przewidywany czas wykonania na konferencje podsumowywującą projekt, - rozmiar M65 (100 x 210 mm) trójstronicowe, składane, - ilość 500 szt., - wydruk kolorowy, - foldery wykonane zgodnie z wytycznymi określonymi w ramach RPO WK-P na lata , - foldery zostaną wykonane techniką pozwalającą uzyskać wysoką jakość, estetykę, czytelność zamieszczonych informacji, wierność wykonania i odwzorowania umieszczonych na niej elementów graficznych i wzorów oraz odpowiednią trwałość, - Wykonawca zezwoli na wykorzystanie folderów do wszelkich działań promocyjnych projektu. Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego 5 z 8

6 7. Przygotowanie i emisja informacji prasowych i telewizyjnych Wykonawca zaprojektuje ogłoszenie prasowe i telewizyjne reklamujące/informujące o Projekcie oraz zapewni ich emisję wg następujących wymagań: - Wykonawca zaprojektuje i wykona ogłoszenie prasowe reklamujące/informujące o Projekcie zgodnie z wytycznymi RPO WK-P na lata , - ogłoszenie prasowe min. 15cm x 10cm wykonane w kolorze, - Wykonawca zaprojektuje i wykona ogłoszenie telewizyjne reklamujące/informujące o Projekcie zgodnie z wytycznymi RPO WK-P na lata , - ogłoszenie telewizyjne z informacją o projekcie i jego finansowaniu, min. 7 sekundowe wykonane w kolorze z możliwą animacją i/lub pokazem zdjęć itp. oraz podkładem muzycznym i/lub komentarzem słownym, - Wykonawca uzyska akceptację Zamawiającego projektu i wykonania ogłoszeń, - Wykonawca zamieści wykonane ogłoszenia w lokalnej gazecie i telewizji (o min. zasięgu województwa Kujawsko-Pomorskiego) i przedstawi plan emisji Zamawiającemu do akceptacji, - czas emisji ogłoszeń od do Wykonawca zamieści ogłoszenie prasowe w trzech wydaniach gazety (w trzech różnych dniach uzgodnionych z Zamawiającym) koszt ogłoszeń Wykonawca uwzględni w ofercie, - Wykonawca wyemituje ogłoszenie telewizyjne w telewizji trzy razy (w trzech różnych dniach uzgodnionych z Zamawiającym) koszt ogłoszeń Wykonawca uwzględni w ofercie, - ogłoszenie prasowe zamieszczone na początkowych lub środkowych stronach gazety. - emisja ogłoszeń telewizyjnych w popołudniowym czasie emisyjnym (od godz do 21.00), - Wykonawca dostarczy Zamawiającemu po jednym egzemplarzu gazety z zamieszczonym ogłoszeniem z każdego wydania koszt Wykonawca uwzględni w ofercie, - Wykonawca wykona nagranie każdej emisji spotu telewizyjnego tak aby była możliwość weryfikacji daty emisji (np. poprzez nagranie części programu występującego po lubprzed blokiem reklamowym /musi być zachowana ciągłość/, w którym jest wyświetlana lub przedstawiana data emisji). Nagrany film dostarczy na nośniku optycznym (płyta CD/DVD) w formacie pozwalającym na odtworzenie na komputerze bez instalacji płatnych programów/kodeków do odtworzenia; - Wykonawca przekaże przygotowane ogłoszenia Zamawiającemu w formie (źródła) umożliwiającej późniejszą dodatkową emisję w mediach (dodatkowe ogłoszenia prasowe i telewizyjne), Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego 6 z 8

7 - Wykonawca udzieli Zamawiającemu zgody na możliwą, dodatkową, nieograniczoną ilość emisji wykonanych ogłoszeń prasowych i telewizyjnych. 8. Organizacja konferencji dla środowisk genealogicznych. Konferencja ma na celu nawiązania ścisłej współpracy ze środowiskiem genealogicznym w ramach projektu, w tym zachęcenia go do aktywnego zaangażowania się w niektóre aspekty projektu /indeksacja/. Do zadań Wykonawcy należeć będzie: - przewidywany czas wykonania roku, - opracowanie scenariusza konferencji wraz z tekstami we współpracy z Zamawiającym (zaakceptowane przez Zamawiającego), - konferencja na maksymalnie 50 osób, - przewidywany czas trwania konferencji maksymalnie 4h (+1h możliwość przedłużenia) bez czasu technicznego potrzebnego na przygotowanie sali (przed i po konferencji), - zapewnienie odpowiedniej sali na wskazaną ilość miejsc w Toruniu (sala z odpowiednią infrastrukturą konferencyjną), - przygotowanie i wykonanie zaproszeń w liczbie zapraszanych gości oraz ich rozesłanie na min. tydzień przed ustalonym terminem (zaproszenia imienne i na okazanie, składane, dwustronne, kolorowe, na papierze ozdobnym/wizytówkowym, z kopertą, format DL lub C6, zaakceptowane przez Zamawiającego), - przygotowanie prezentacji multimedialnej (scenariusz, treści, oprawa graficzna i muzyczna oraz wykonanie) zgodnie z wytycznymi określonymi w ramach RPO WK-P na lata , zaakceptowaną przez Zamawiającego, - zapewnienie stołu prezydialnego na min. 5 osób, - zapewnienie cateringu (kawa, herbata, zimne napoje, ciastka, zimne przekąski, plastikowe kubeczki itp.) na stole prezydialnym oraz dla zaproszonych gości w postaci szwedzkiego stołu. - zapewnienie odpowiedniego nagłośnienia sali (w tym min. dwa mikrofony bezprzewodowe i jeden na stole prezydialnym), - zapewnienie laptopa (możliwość odtwarzania plików w formacie PPT, ODP, PDF, DOC, ODT, AVI, MPG), projektora multimedialnego oraz ekranu do wyświetlenia prezentacji multimedialnej oraz innych materiałów reklamowych projektu, - zapewnienie odpowiedniego oznakowania sali (materiałami nt projektu), - przygotowanie artykułu (ze zdjęciami) z konferencji do umieszczenia na stronie internetowej (zaakceptowane przez Zamawiającego) w formacie edytowalnym do 4 dni roboczych od daty konferencji, Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego 7 z 8

8 - zapewnienie odpowiednich warunków technicznych potrzebnych do realizacji przyjętego scenariusza konferencji. UWAGA: Wszystkie działania promocyjne powinny być zgodne z wytycznymi określonymi w ramach RPO WK-P na lata ( W przypadku wykrycia rozbieżności pomiędzy wytycznymi RPO a specyfikacją zamówienia Wykonawca zgłosi ten fakt Zamawiającemu i otrzyma od Niego ostateczne wytyczne co do zgłoszonego problemu. Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego 8 z 8