PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 Przedmiot zamówienia PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie działań informacyjno-promocyjnych oraz informacyjno-rekrutacyjnych w projekcie pt. Kościerskie Strefy Aktywności Gospodarczej przygotowanie dokumentacji strategicznej i techniczno-kosztorysowej (Umowa w sprawie Projektu nr PL06-77). Przedmiotowy projekt jest dofinansowany ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego w ramach Programu Rozwój miast poprzez wzmocnienie kompetencji jednostek samorządu terytorialnego, dialog społeczny oraz współpracę z przedstawicielami społeczeństwa obywatelskiego. Projekt realizowany jest przez Gminę Miejską Kościerzyna we współpracy z Partnerami Projektu - wszystkimi samorządami powiatu kościerskiego oraz partnerami społecznymi i gospodarczymi w ramach Kościerskiego Partnerstwa na Rzecz Rozwoju Społeczno- Gospodarczego. Zakres rzeczowy Projektu obejmuje opracowanie niezbędnej dokumentacji na utworzenie Kościerskich Stref Aktywności Gospodarczej o profilu usługowo-przemysłowym i turystycznym, w tym dokumentacji strategicznej i operacyjnej oraz studiów wykonalności i dokumentacji techniczno-kosztorysowej dla każdej z planowanych do utworzenia na terenie obszaru funkcjonalnego Partnerstwa (zasięg administracyjny powiatu kościerskiego) Kościerskich Stref Aktywności Gospodarczej. Szczegółowy przedmiot zamówienia obejmuje: Część A. działania informacyjno-promocyjne realizowane w ramach promocji projektu Celem działań informacyjno-promocyjnych jest promowanie i informowanie o Mechanizmie Finansowym Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Programie Regionalnym pt. Rozwój miast poprzez wzmocnienie kompetencji jednostek samorządu terytorialnego, dialog społeczny oraz współpracę z przedstawicielami społeczeństwa obywatelskiego oraz o otrzymanym przez Kościerskie Partnerstwo na Rzecz Rozwoju Społeczno-Gospodarczego w ramach Programu Regionalnego wsparciu finansowym i jego znaczeniu dla wdrażania realizowanego przez Partnerstwo projektu. I. Wydarzenia informacyjne 1.1 Konferencja inaugurująca projekt 1.2 Konferencja prasowa 1.3 Konferencja zamykająca projekt Celem wydarzeń informacyjnych jest prezentacja opinii publicznej głównych założeń projektu, źródeł finansowania, postępu w realizacji projektu, osiągnięć oraz rezultatów.

2 1.1 Konferencja inaugurująca projekt - tytuł konferencji: Konferencja inaugurująca projekt Kościerskie Strefy Aktywności Gospodarczej - przygotowanie dokumentacji strategicznej i techniczno-kosztorysowej ; - miejsce i termin przeprowadzenia konferencji: Kościerzyna, czerwiec 2014r. (dokładne miejsce i termin do uzgodnienia z Zamawiającym); Zamawiający ze swojej strony jest odpowiedzialny w szczególności za: - zapewnienie sali konferencyjnej (na min. 250 osób), sprzętu medialno-nagłośnieniowego i personelu niezbędnego do jego obsługi, - przygotowanie i przekazanie Wykonawcy programu konferencji i listy zapraszanych gości; - wybór i zaproszenie prelegentów; - zorganizowanie i obsługę recepcji konferencji, prowadzenie listy obecności uczestników konferencji; - wizualizację konferencji z wykorzystaniem wykonanych przez Wykonawcę banerów określonych w punkcie 2.4 zapytania; - dystrybucję ulotek promocyjnych (punkt 2.1 zapytania), materiałów konferencyjnych dla mediów (notatki prasowe - punkt 3.2 zapytania). 1.3 Konferencja zamykająca projekt - tytuł konferencji zamykającej: Konferencja podsumowująca projekt Kościerskie Strefy Aktywności Gospodarczej przygotowanie dokumentacji strategicznej i technicznokosztorysowej ; - miejsce i termin przeprowadzenia konferencji: powiat kościerski, marzec 2016r. (dokładne miejsce i termin do uzgodnienia z Zamawiającym); - Wykonawca jest odpowiedzialny za zapewnienie sali konferencyjnej (na min. 250 osób), sprzętu medialno-nagłośnieniowego i personelu niezbędnego do jego obsługi, zorganizowanie recepcji konferencji (tj. miejsca) oraz wizualizację konferencji z wykorzystaniem wykonanych przez Wykonawcę banerów określonych w punkcie 2.4 zapytania. Zamawiający ze swojej strony jest odpowiedzialny w szczególności za: - przygotowanie i przekazanie Wykonawcy programu konferencji i listy zapraszanych gości; - wybór i zaproszenie prelegentów; - obsługę recepcji konferencji, prowadzenie listy obecności uczestników konferencji; - dystrybucję ulotek promocyjnych (punkt 2.1 zapytania), kubków promocyjnoinformacyjnych (punkt 2.3 zapytania), materiałów konferencyjnych dla mediów (notatki prasowe - punkt 3.2 zapytania). Wymagania wspólne dla przeprowadzenia obu ww. konferencji: - przewidywany czas każdej konferencji: ok. 3h; - opracowanie i wydruk plakatów informujących o konferencji - format A3, druk pełny kolor 4/0, papier kreda 160g, nakład 50 szt.; plakaty należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego; - opracowanie, druk i wysłanie 200 szt. zaproszeń do uczestników konferencji w porozumieniu z Zamawiającym (format: zaproszenie A6 poziome 298x105mm składane po krótkim boku, druk pełny kolor 4/4, papier kreda matowy 300g). Do udziału w konferencjach inaugurującej i zamykającej zaproszone zostaną wszystkie osoby zaangażowane w projekt, władze samorządowe szczebla lokalnego z terenu powiatu kościerskiego, decydenci ze szczebla regionalnego (władze województwa) i szczebla krajowego, w tym przedstawiciele Operatora Programu Regionalnego Ministerstwa

3 Rozwoju Regionalnego oraz przedstawiciele Operatora Projektu Predefiniowanego Związku Miast Polskich. Wykonawca zobowiązany jest do wysłania w przypadku każdej konferencji 200 szt. zaproszeń, wraz z prośbą o ich potwierdzenie. Jednocześnie Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu dokumentu zawierającego zestawienie zaproszonych gości, którzy potwierdzili udział w konferencji, jako podstawy do określenia wielkości niezbędnego cateringu kawowego; - zapewnienie cateringu kawowego (dostarczenie kawy, herbaty, ciastek, mleka, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, cukru) na każdej konferencji dla liczby osób liczonej wg następującego wzoru: liczba osób, które potwierdziły udział w danej konferencji x 1,20. Niezależnie od powyższego Zamawiający wymaga, by catering został przygotowany dla minimum 100 os.; - udokumentowanie fotograficzne przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku CD Zamawiającemu (min. 100 zdjęć) - zakres dokumentacji fotograficznej obejmuje m.in.: oznakowanie sali, rejestrację gości, wystąpienia przedstawicieli Zamawiającego i innych prelegentów, zdjęcia publiczności, dystrybucję materiałów konferencyjnych, promocyjnych, prezentacji multimedialnych, przerwę kawową. Zamawiający nie przewiduje oprawy artystycznej. Wszystkie elementy obu konferencji, w tym treść i szatę graficzną plakatów, zaproszeń ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. 1.2 Konferencja prasowa - przewidywany czas konferencji: ok. 1h; - miejsce i termin przeprowadzenia konferencji: Kościerzyna, maj 2015r. (dokładne miejsce i termin do uzgodnienia z Zamawiającym); - salę konferencyjną dla max 30 osób, sprzęt medialno-nagłośnieniowy i personel niezbędny do jego obsługi zapewnia Zamawiający; - opracowanie, druk i wysłanie 20 szt. zaproszeń do mediów z terenu powiatu kościerskiego w porozumieniu z Zamawiającym (format: zaproszenie A6 poziome 298x105mm składane po krótkim boku, druk pełny kolor 4/4, papier kreda matowy 300g); - udokumentowanie fotograficzne przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku CD Zamawiającemu (min. 30 zdjęć) - zakres dokumentacji fotograficznej obejmuje m.in.: oznakowanie sali, rejestrację gości, wystąpienia przedstawicieli Zamawiającego, zdjęcia zaproszonych gości, dystrybucję materiałów konferencyjnych, ulotek promocyjnych. Zamawiający ze swojej strony jest odpowiedzialny w szczególności za: - przygotowanie i przekazanie Wykonawcy listy zapraszanych mediów; - rejestrację gości i prowadzenie listy obecności uczestników konferencji; - wizualizację konferencji z wykorzystaniem wykonanych przez Wykonawcę banerów określonych w punkcie 2.4 zapytania; - dystrybucję ulotek promocyjnych (punkt 2.1 zapytania), materiałów informacyjnych: prezentacji multimedialnych przygotowanych przez Zamawiającego oraz materiałów konferencyjnych dla mediów (notatki prasowe - punkt 3.2 zapytania). Wszystkie elementy konferencji, w tym treść i szatę graficzną zaproszeń ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego.

4 II. Materiały informacyjne i promocyjne 2.1 Ulotki informacyjne - wydanie i kolportaż ulotek informacyjnych zawierających informacje o projekcie, jego założeniach i rezultatach oraz funduszach współfinansujących - format A4, łamana na trzy - nakład szt. - druk pełny kolor obustronny 4/4, papier kreda 160g - dostarczenie szt.. do siedziby Zamawiającego - kolportaż szt. wśród mieszkańców powiatu kościerskiego Wszystkie elementy ulotki (treść i szatę graficzną) oraz miejsca kolportażu ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia dokumentu potwierdzającego dokonanie kolportażu ulotek. 2.2 SMS-y informacyjne Przeprowadzenie kampanii SMS: - utworzenie bazy danych dla grupy docelowej - przedsiębiorców z terenu powiatu kościerskiego, posiadających telefony zarejestrowane na firmę (w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) - grupa docelowa: rekordów - okres wysyłania SMS-ów: lipiec marzec łączna liczba SMS-ów: (na każdy rekord należy wysłać 15 SMS-ów w całym okresie wysyłki) - przygotowanie treści SMS-ów obejmującej krótką informację o projekcie, źródłach jego finansowania, adres strony internetowej Zamawiającego dedykowanej projektowi (adres ten pełni wyłącznie funkcję informacyjną, tj. nie stanowi linku łączącego bezpośrednio do strony poświęconej projektowi) - zamówienie nie obejmuje obsługi ewentualnych odpowiedzi na wysłany SMS Treść SMS-ów należy ostatecznie uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu po każdej wysyłce SMS-ów raport dostarczenia wysłanych wiadomości do wszystkich odbiorców (sonda SMS). 2.3 Kubki promocyjno-informacyjne - wykonanie na zakończenie projektu kubków pełniących funkcje promocyjno-informacyjne - na kubkach należy zamieścić hasła i logotypy dotyczące Partnerstwa oraz funduszy współfinansujących oraz bezpośredni link do strony zawierającej kompleksowe informacje podsumowujące projekt, jego rezultaty, wyniki i osiągnięcia - kubki z uchem - liczba kubków: 250 szt. - kolor tła: biały - nadruk: pełny kolor, dookoła na zewnątrz (bez ucha) - wymiary: wysokość min. 9,5 cm, średnica min. 8 cm

5 Wszystkie elementy kubków ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. 2.4 Banery typu roll-up - wykonanie na potrzeby wydarzeń informacyjnych, przed konferencją rozpoczynającą projekt 2 banerów typu roll-up zawierających najważniejsze informacje dotyczące projektu: tytuł, informacje o wnioskodawcy oraz źródłach finansowania wraz z logotypami funduszy EOG, Programu i Partnerów - wielkość banerów: 100x200 cm - druk jednostronny pełny kolor 4/0 - dostarczenie do siedziby Zamawiającego Projekt banerów ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. III. Materiały prasowe 3.1 Artykuły w prasie regionalnej (Dziennik regionalny) Artykuły promocyjne na stronie redakcyjnej w dniach od poniedziałku do piątku. - publikacja 1 artykułu na rozpoczęcie realizacji projektu - publikacja 1 artykułu na zakończenie realizacji projektu - format: 9 modułów - druk pełny kolor 4/0 Treść artykułów ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu oryginału publikacji oraz dokumentu wydanego przez przedstawiciela prasy potwierdzającego zamieszczenie publikacji. 3.2 Materiały konferencyjne dla mediów (notatki prasowe) - przygotowanie notatek prasowych dla dziennikarzy na potrzeby wydarzeń informacyjnych, w tym konferencji prasowej, zawierających podstawowe i najważniejsze informacje o projekcie, Partnerstwie oraz źródłach finansowania. - parametry notatek: format A4, zgięte na pół do formatu A5, druk pełny kolor 4/4, papier kreda 160g - nakład 90 egz. - 3 edycje (3 różne projekty notatki) - przed: - konferencją rozpoczynającą projekt - 30 egz. - konferencją zamykającą projekt - 30 egz. - konferencją prasową - 30 egz. - dostarczenie do siedziby Zamawiającego Treść materiałów konferencyjnych ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. 3.3 Spot informacyjny w radio regionalnym - produkcja - produkcja 30-sekundowego spotu informacyjnego z udziałem lektora zawierającego podstawowe informacje o projekcie oraz współfinansowaniu ze środków MF EOG

6 Treść spotu ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu oryginału spotu na nośniku CD. 3.4 Spot informacyjny w radio regionalnym - emisja - emisje spotu informacyjnego w rozgłośni radiowej regionalnej o zasięgu obejmującym przynajmniej powiat kościerski - 15 emisji po kluczowych wydarzeniach informacyjnych, w tym po: - konferencji rozpoczynającej - 5 emisji - konferencji zamykającej projekt - 5 emisji - konferencji prasowej - 5 emisji - emisje każdorazowo w dniach od poniedziałku do piątku, w godzinach 8:00 16:00 Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu dokumentu wydanego przez rozgłośnię potwierdzającego dokonanie emisji spotu oraz zasięg emisji. Część B. działania informacyjno-rekrutacyjne realizowane w ramach partycypacji społecznej Celem działań informacyjno-rekrutacyjnych prowadzonych w ramach partycypacji społecznej jest informowanie społeczności lokalnej o prowadzonym naborze członków do Zespołu Partycypacyjnego odpowiedzialnego za przeprowadzenie konsultacji społecznych opracowywanej w ramach projektu dokumentacji oraz bezpośrednio o terminach planowanych konsultacji społecznych. Wszystkie materiały określone w punktach I, II, III należy przygotować według jednolitego projektu graficznego (dotyczy tylko szaty graficznej). I. Zaproszenia - opracowanie, wydruk i wysłanie zaproszeń do instytucji, organizacji pozarządowych i firm z terenu obszaru funkcjonalnego (rekrutacja członków Zespołu Partycypacyjnego) - nakład: 300 szt. - format: zaproszenie A6 poziome 298x105mm składane po krótkim boku - papier kreda matowy 300g - druk pełny kolor 4/4 Szatę graficzną i treść zaproszeń (projekt jednolity na zaproszenia, plakaty i ulotki) ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. Zamawiający przekaże Wykonawcy listę podmiotów, do których należy wysłać zaproszenia. II. Plakaty 2.1 Plakaty informacyjno-rekrutacyjne - opracowanie i wydruk plakatów informacyjno-rekrutacyjnych na potrzeby rekrutacji członków Zespołu Partycypacyjnego - nakład: 100 szt. - format A2 - druk pełny kolor 4/0

7 - papier kreda 160g - dostarczenie do siedziby Zamawiającego 2.2 Plakaty informacyjne - opracowanie plakatów informacyjnych na potrzeby organizacji spotkań konsultacyjnych - nakład szt. - format A4 - druk pełen kolor 4/0 - papier kreda 160 g - dostarczenie do siedziby zamawiającego - wymianie podlegać będą informacje szczegółowe (data, tytuł, miejsce, godzina spotkania), w związku z czym szata graficzna plakatu powinna zawierać miejsce bez druku przeznaczone do ręcznego wypełnienia przez Zamawiającego Szatę graficzną i treść plakatów ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. III. Ulotki informacyjno-rekrutacyjne - wydanie i kolportaż ulotek informacyjno-rekrutacyjnych na potrzeby rekrutacji członków Zespołu Partycypacyjnego - format A5 - nakład 300 szt. - druk pełny kolor obustronny 4/4, papier kreda 160g - kolportaż 250 egz. w powiecie kościerskim - dostarczenie 50 egz. do siedziby Zamawiającego Wszystkie elementy ulotki oraz miejsca kolportażu ostatecznie należy uzgodnić Zamawiającym i wykonać po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia dokumentu potwierdzającego dokonanie kolportażu ulotek. IV. Artykuły prasowe - publikacja 3 artykułów w prasie (nakład gazety obejmujący swym zasięgiem co najmniej teren powiatu kościerskiego), w tym: - 1 artykuł informacyjno-rekrutacyjny na potrzeby rekrutacji Zespołu Partycypacyjnego - 2 artykuły informacyjne na potrzeby organizacji spotkań konsultacyjnych - publikacje na stronie ogłoszeniowej w dniach od poniedziałku do piątku - format: 9 modułów - druk pełny kolor 4/0 Treść artykułów ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu oryginału publikacji oraz dokumentu wydanego przez przedstawiciela prasy potwierdzającego zamieszczenie publikacji. V. Spot informacyjno-rekrutacyjny w radio regionalnym 5.1 Spot informacyjno-rekrutacyjny w radio regionalnym - produkcja - produkcja 30-sekundowego spotu informacyjno-rekrutacyjnego z udziałem lektora

8 Treść spotu ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu oryginału spotu na nośniku CD. 5.2 Spot informacyjno-rekrutacyjny w radio regionalnym - emisja - emisje 30-sekundowego spotu informacyjno-rekrutacyjnego w rozgłośni radiowej regionalnej o zasięgu obejmującym przynajmniej powiat kościerski - 15 emisji w ciągu 5 dni roboczych: 3 razy dziennie w godz. 10:00 - godz. 15:00 Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu dokumentu wydanego przez rozgłośnię potwierdzającego dokonanie emisji spotu oraz zasięg emisji. Wykonawca zobowiązany jest do: realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z: Regulacjami w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) na lata przyjętymi przez Komitet Mechanizmu Finansowego EOG zgodnie z art. 8.8 Protokołu 38b do Umowy o EOG w dniu r. i zatwierdzonymi przez Stały Komitet Państw EFTA w dniu r. z późn. zm., zwanymi dalej Regulacjami ; Załącznikiem nr 4 do Regulacji Wymogi dotyczące Informacji i Promocji; Podręcznikiem Komunikacji i Identyfikacji Wizualnej; Podręcznikiem Beneficjenta Programu Rozwój miast poprzez wzmocnienie kompetencji jednostek samorządu terytorialnego, dialog społeczny oraz współpracę z przedstawicielami społeczeństwa obywatelskiego ; Wyżej wymienione dokumenty dostępne są na stronie internetowej funduszy EOG: zamieszczenia we wszystkich materiałach informacyjno-promocyjnych oraz informacyjno-rekrutacyjnych informacji o współfinansowaniu projektu ze środków MF EOG, logotypów funduszy MF EOG, Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju oraz Programu Rozwój miast poprzez wzmocnienie kompetencji jednostek samorządu terytorialnego, dialog społeczny oraz współpracę z przedstawicielami społeczeństwa obywatelskiego zgodnie z wytycznymi zawartymi w Podręczniku beneficjenta opracowania szczegółowego harmonogramu realizacji działań informacyjnopromocyjnych i informacyjno-rekrutacyjnych przed ich rozpoczęciem oraz przedłożenia go Zamawiającemu do akceptacji uzgodnienia z Zamawiającym terminów realizacji poszczególnych elementów i działań objętych zamówieniem uzgadniania z Zamawiającym kanałów dystrybucji wszystkich elementów i działań objętych zamówieniem uzgodnienia z Zamawiającym szaty graficznej i treści wszystkich elementów i działań objętych zamówieniem wykonania poszczególnych elementów i działań objętych zamówieniem po uzyskaniu ostatecznej akceptacji Zamawiającego przekazania Zamawiającemu pełnej dokumentacji potwierdzającej realizację poszczególnych elementów i działań objętych zamówieniem, m.in. spotów, artykułów prasowych, ulotek, plakatów, zaproszeń oraz potwierdzeń ich wydania, emisji bądź dystrybucji.