3. Zakres tematyczny: Tematyka spotkań będzie dotyczyć bezpieczeństwa energetycznego województwa lubelskiego. AGENDA (projekt)

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA na organizację cyklu dwudziestu spotkań w powiatach ziemskich województwa lubelskiego oraz konferencji podsumowującej kampanię edukacyjno-informacyjną,,bezpieczeństwo energetyczne województwa lubelskiego 1. Informacje ogólne W ramach kampanii edukacyjno informacyjnej pt.:,,bezpieczeństwo energetyczne województwa lubelskiego planujemy zorganizowanie cyklu otwartych, w każdym z 20 powiatów ziemskich spotkań z udziałem ekspertów z dziedziny niekonwencjonalnych źródeł energii, skierowanych do społeczności lokalnych. Spotkania odbędą się z udziałem lokalnych władz samorządowych (radnych, wójtów oraz mieszkańców z terenu danego powiatu). Jedno spotkanie będzie obejmowało maksymalnie 50 uczestników. Tematem spotkań będzie szeroko rozumiane bezpieczeństwo energetyczne, w tym możliwość wykorzystania niekonwencjonalnych źródeł energii w kontekście uwarunkowań prawnych, środowiskowych i społecznych. Informacja o spotkaniach zostanie wywieszona w miejscach widocznych na terenie poszczególnych gmin i powiatów oraz zamieszczona na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego ( zakładka: Ekologia i ochrona środowiska). Projekt sfinansowany jest ze środków Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Lublinie. Etap nr 1 Zorganizowanie 20 spotkań wg. harmonogramu. Miejsce realizacji - 20 powiatów 2. Warunki ogólne: Liczba uczestników spotkania do 50 osób; Proponowany termin realizacji spotkań ma zawierać harmonogram Zalecany czas trwania spotkania od 1,5 do 3 godzin Miejsce rozpoczęcia i zakończenia spotkań, sala zapewniona przez Wykonawcę; 3. Zakres tematyczny: Tematyka spotkań będzie dotyczyć bezpieczeństwa energetycznego województwa lubelskiego. AGENDA (projekt) 1) Bezpieczeństwo energetyczne w oparciu o odnawialne źródła energii 2) Oddziaływanie prac wiertniczych na środowisko przy poszukiwaniu gazu łupkowego 4. Zakres prac: Zapewnienie kompleksowej organizacji i obsługi 20 spotkań społecznych na temat,,bezpieczeństwo energetyczne województwa lubelskiego, w tym: - zapewnienie sali - przygotowanie, organizacja i obsługa Szczegółowa tematyka zostanie określona na co najmniej 10 dni przed planowanym terminem spotkań. Ilość uczestników: maksymalnie 50 uczestników na jednym spośród 20 spotkań.

2 Lokalizacja: do uzgodnienia i akceptacji przez Zamawiającego. Porządek spotkania: - Rejestracja uczestników - Otwarcie spotkania - Sesja - Dyskusja i podsumowanie Wymagania organizacyjne: 1. Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem: zapewnienie obiektu do przeprowadzenia spotkań, położonego w granicach administracyjnych danego powiatu; wielkość sali dostosowana do liczby uczestników i charakteru imprezy sala konferencyjna, ustawienie krzeseł teatralne; stół prezydialny oraz krzesła dla 4 5 osób (stół prostokątny osłonięty do podłogi); mównica; nagłośnienie i sprzęty audio-video: 1 mikrofon bezprzewodowy dla uczestników i prowadzących, z podstawkami + 1 mikrofon bezprzewodowy na sali na stojaku; projektor multimedialny z pilotem multimedialnym i wskaźnikiem laserowym ekran projekcyjny laptop do prezentacji. Ponadto wykonawca zapewni: - zaplecze techniczne (sprzętu itp.), - zaplecze sanitarne (toalety damskie i męskie), - szatnię dla 50 osób, - na stole prezydialnym soki, paluszki i wodę mineralną w ilości co najmniej 0,5 l na osobę wraz z odpowiednią ilością szklanek oraz będzie odpowiadał za ich wymianę i uzupełnianie w trakcie konferencji, Ponadto Wykonawca zapewni: 1) Recepcja ewidencjonowanie uczestników na listach; udzielanie informacji dotyczącej spraw organizacyjnych konferencji; potwierdzanie delegacji służbowych uczestników spotkania. Wykonawca zapewni personel do obsługi recepcji - min. 1 osobę; 2) Lista obecności Wykonawca zobowiązany jest przygotować na konferencję listę obecności i zebrać podpisy uczestników spotkań. Lista powinna zawierać informacje: numer porządkowy, imię i nazwisko, nazwę jednostki, , miejsce na własnoręczny podpis. Lista powinna być opatrzona w tytuł Kampanii, nazwę i dane teleadresowe Zamawiającego, logo Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Lublinie opis w postaci: Spotkanie sfinansowane ze środków Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Lublinie ; 3) Przygotowanie przez Wykonawcę, w porozumieniu z Zamawiającym, wzoru i treści pisma do starostów oraz zaproszenia radnych i wójtów na spotkania: Opracowanie graficzne i wydrukowanie pisma oraz zaproszeń wraz z agendą (programem) i terminem spotkania. Plakat informujący o spotkaniach będzie załączony do pisma; Zapewnienie przez Wykonawcę kopert i umieszczenie w nich zaproszeń; zaadresowanie kopert; W oparciu o otrzymane informacje Wykonawca rozpocznie proces zapraszania władz lokalnych. 4) Dojazd Wykonawcy we własnym zakresie. 5) Wysyłkę pism do starostów oraz zaproszeń zapewni Zamawiający Strona 2 z 6

3 Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć (pobrać od Zamawiającego) na spotkania społeczne: 2 szt. roll-up plakaty zapraszające na spotkania ulotki 6) Oznaczenie pomieszczeń plakatem informującym o spotkaniach; 7) Załadowanie i odwiezienie, po zakończeniu wszystkich spotkań, na miejsce wskazane przez Zamawiającego roll-upów; 8) Udokumentowanie fotograficzne aparatem cyfrowym oraz przekazanie materiałów zamawiającemu na nośniku CD w przeciągu 5 dni po zakończeniu wszystkich spotkań. Wykonawca wykona co najmniej 100 zdjęć z przebiegu wszystkich spotkań społecznych i zgra prezentacje prelegentów; 9) Zapewnienie obsługi technicznej imprezy (serwis techniczny 1 osoby); 10) Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie po zakończeniu wszystkich spotkań; 11) Przedstawienie Zamawiającemu przez Wykonawcę, w ciągu 5 dni po spotkaniu, krótkiego raportu z przebiegu realizacji zamówienia. Załącznikami do raportu będą: pełna lista uczestników konferencji, zawierająca: imiona i nazwiska, nazwy firm/instytucji i podpis uczestników spotkań; dokumentacja fotograficzna. Termin realizacji: do 22 listopada br. zgodnie z harmonogramem przygotowanym i dostarczonym przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym z określeniem miejsca i daty spotkania. Etap nr 2 Zorganizowanie konferencji podsumowującej Kampanię edukacyjno informacyjną,,bezpieczeństwo energetyczne województwa lubelskiego w terminie do końca listopada br. Miejsce realizacji Lublin 5. Warunki ogólne: Liczba uczestników konferencji do 250 osób; Proponowany termin realizacji konferencji: do 30 listopada 2013 r. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia konferencji, Lublin sala zapewniona przez Wykonawcę; 6. Zakres tematyczny: Konferencja będzie miała na celu podsumowanie wszystkich działań, które miały miejsce podczas realizacji całej kampanii. Konferencja skierowana zostanie do 250 przedstawicieli samorządów, przedsiębiorców i mieszkańców województwa zainteresowanych tematyką niekonwencjonalnych źródeł energii. Uczestnicy otrzymają materiały konferencyjne w postaci teczki, długopisu, notatnika oraz ulotek promocyjnych dotyczących niekonwencjonalnych źródeł energii. 7. Wymogi w stosunku do Wykonawcy: Organizacja konferencji. W ramach zamówienia Wykonawca zapewni w dniu konferencji (data do ustalenia z Zamawiającym) do 30 listopada 2013 r. Tematyka: zostanie określona na co najmniej 20 dni przed planowanym terminem konferencji. Ilość uczestników: do 250 uczestników. Strona 3 z 6

4 Lokalizacja: do uzgodnienia i akceptacji przez Zamawiającego. Czas trwania: Rejestracja przybywających uczestników konferencji Otwarcie konferencji Sesja Przerwa kawowa Sesja Zakończenie konferencji Lunch Wymagania organizacyjne: 12) Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem: zapewnienie obiektu do przeprowadzenia konferencji, położonego w granicach administracyjnych miasta Lublina; wielkość sali dostosowana do liczby uczestników i charakteru imprezy sala konferencyjna, ustawienie krzeseł teatralne; stół prezydialny oraz krzesła dla 8 10 osób (stół prostokątny osłonięty do podłogi); mównica; klimatyzacja; dostęp do Internetu; nagłośnienie i sprzęty audio-video: 3 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników i prowadzących, z podstawkami + 1 mikrofon bezprzewodowy na sali na stojaku; projektor multimedialny wraz z pilotem multimedialnym i wskaźnikiem laserowym; ekran projekcyjny, laptop do prezentacji. Ponadto wykonawca zapewni: - zaplecze techniczne (miejsce do przechowywania materiałów konferencyjnych, sprzętu itp.), - zaplecze sanitarne (toalety damskie i męskie oraz minimum jedna toaleta dostosowana dla potrzeb osób niepełnosprawnych), - szatnię dla maksymalnie 250 osób obiad dla 250 uczestników w dniu konferencji w formie bufetu szwedzkiego, w tym 2 rodzaje zupy, 2 rodzaje mięsa, ryba, ziemniaki / ryż lub frytki, warzywa gotowane, 3 rodzaje surówek, danie wegetariańskie, deser, napoje; podanie 1 powitalnego serwisu kawowego (kawa rozpuszczalna, parzona i z ekspresu, herbata czarna, owocowa i zielona, soki min 3 rodzaje, woda mineralna gazowana (w ilości co najmniej 0,25 l/os.) i niegazowana (w ilości co najmniej 0,25 l/os.), cukier, słodzik, cytryna, serwetki, śmietanka do kawy, ciastka kruche min. 3 rodzaje) dla 250 uczestników konferencji; Wysyłka zaproszeń wraz z informacją, iż konferencja będzie odbywała się w języku polskim; Listę zaproszonych gości Wykonawca otrzyma od Zamawiającego. Odebranie od Zamawiającego i dowóz gotowych materiałów promocyjnych na konferencję promocyjną (spakowanie notatników, długopisów i ulotek, biuletynów oraz dostarczonych przez Zamawiającego do toreb papierowych). 13) Zapewnienie sali na lunch oraz catering: Menu zostanie ustalone z Zamawiającym; Ponadto Wykonawca zapewni: - na stole prezydialnym soki, paluszki i wodę mineralną w ilości co najmniej 0,5 l na osobę wraz z odpowiednią ilością szklanek oraz będzie odpowiadał za ich wymianę i uzupełnianie w trakcie konferencji, Strona 4 z 6

5 - wszystkie naczynia do posiłków szklane lub ceramiczne, z wyłączeniem plastiku, - wyposażenie do organizacji cateringu: naczynia, sztućce, obrusy, stoły okrągłe, stoły prostokątne, - obsługę kelnerską wszystkich posiłków. Szczegółowe menu na konferencję będzie ustalane z Zamawiającym 10 dni przed dniem konferencji. Zamawiający dopuszcza modyfikację menu. 14) Recepcja ewidencjonowanie uczestników na listach obecności, wydawanie materiałów promocyjno informacyjnych; udzielanie informacji dotyczącej spraw organizacyjnych konferencji; potwierdzanie delegacji służbowych uczestników spotkania. Wykonawca zapewni personel do obsługi recepcji min. 3 osoby, osoby obsługujące recepcję powinny być ubrane w elegancki strój w stonowanych kolorach; 15) Lista obecności Wykonawca zobowiązany jest przygotować na konferencję listę obecności i zebrać podpisy uczestników konferencji. Lista powinna zawierać informacje: numer porządkowy, imię i nazwisko, nazwę jednostki, , potwierdzenie odbioru materiałów promocyjno - informacyjnych, miejsce na własnoręczny podpis. Lista powinna być opatrzona w tytuł Kampanii, nazwę i dane teleadresowe Zamawiającego, logo Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Lublinie i opis w postaci: Konferencja sfiinansowana ze środków Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Lublinie. 16) Przygotowanie przez Wykonawcę, w porozumieniu z Zamawiającym, wzoru i treści zaproszenia na konferencję: Opracowanie graficzne zaproszeń oraz wydrukowanie zaproszeń dla 250 uczestników konferencji wraz z agendą Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy najpóźniej 15 dni od ustalonej daty konferencji następujących dokumentów: - treści zaproszenia na konferencję wraz z agendą, - listy adresowej potencjalnych uczestników konferencji, Zapewnienie przez Wykonawcę kopert i umieszczenie w nich zaproszeń. Wysyłka zaproszeń drogą elektroniczną przez Wykonawcę W oparciu o otrzymane informacje Wykonawca rozpocznie proces zapraszania 250 uczestników konferencji, w tym: wyśle zaproszenia, przeprowadzi rozmowy telefoniczne mające na celu informowanie uczestników m.in. o terminie, miejscu, zakresie tematycznym konferencji oraz zbierze ustne deklaracje uczestników potwierdzające ich udział w konferencji. Na 14 dni przed rozpoczęciem konferencji Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu raportu (w składzie: imię i nazwisko, instytucja, data kontaktu, uczestnictwo - TAK/NIE) z całego procesu zapraszania uczestników. 17) Konfekcjonowanie przez Wykonawcę akcesoriów konferencyjnych i innych materiałów informacyjno - promocyjnych w pakiety konferencyjne dla wszystkich uczestników konferencji. 18) Oznaczenie pomieszczeń - Oznakowanie w języku polskim obiektu, w którym odbywać się będzie konferencja plakat - jeden w foyer obiektu, drugi przy wejściu do budynku wraz z drogowskazem gdzie odbywa się konferencja). Wykonawca jest zobowiązany odpowiednio oznaczyć salę konferencyjną dostarczyć i ustawić 2 rollupy w sali konferencyjnej. Agenda spotkania zostanie umieszczona na drzwiach sali konferencyjnej, drogowskazy do sali konferencyjnej. 19) Załadowanie i odwiezienie, po zakończeniu wydarzenia, na miejsce wskazane przez Zamawiającego pozostałych materiałów informacyjno-promocyjnych oraz innych przedmiotów (roll-upy, wizytowniki itp.) przeznaczonych do zagospodarowania konferencji, a następnie ich rozładowanie. 20) Udokumentowanie fotograficzne aparatem cyfrowym oraz przekazanie materiałów zamawiającemu na nośniku CD w przeciągu 5 dni po zakończeniu konferencji. Wykonawca wykona co najmniej 50 zdjęć z przebiegu konferencji oraz zgra prezentacje. Strona 5 z 6

6 21) Sprawowania nadzoru nad całością przebiegu konferencji - oddelegowanie min 1 osoby do obsługi na czas trwania konferencji, która będzie pozostawała w ciągłym kontakcie z Zamawiającym. 22) Zapewnienie obsługi technicznej imprezy (serwis techniczny 2 osoby). 23) Uczestnicy będą przybywać na konferencję własnym transportem. 24) Zamawiający zapłaci Wykonawcy za rzeczywiście poniesione koszty realizacji konferencji. 25) Przedstawienie Zamawiającemu przez Wykonawcę, w ciągu 5 dni po konferencji, krótkiego raportu z przebiegu realizacji zamówienia. Załącznikami do raportu będą: rozliczenie z zestawów materiałów konferencyjnych, pełna lista uczestników konferencji, zawierająca: imiona i nazwiska, nazwy firm/instytucji i podpis uczestników konferencji; dokumentacja fotograficzna + prezentacje. Strona 6 z 6