SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu Departament Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji ewaluacyjnej pn. Ewaluacja programów operacyjnych wyzwania, inspiracje, przyszłość w terminie czerwca 2013 r. w Toruniu, z planowaną liczbą uczestników: ok. 100 osób. W skład usługi wchodzą: I. Zapewnienie sali konferencyjnej 1. Sala konferencyjna Wykonawca zapewni salę konferencyjną w dniach 25 i 26 czerwca 2013 roku. Wymogi dotyczące sali konferencyjnej: a. Usytuowana w obiekcie hotelowym znajdującym się w centrum Torunia (w odległości nie większej niż 2 km od Poczty Głównej), o standardzie minimum trzygwiazdkowym, dysponującym miejscami noclegowymi dla ok. 30 uczestników konferencji. b. Dostosowana do liczby uczestników tj. 100 osób. c. Wyposażona w: - stół prezydialny dla prelegentów oraz krzesła z miękkimi siedziskami, ustawione w układzie teatralnym dla wszystkich uczestników. Ustawienie krzeseł musi zapewniać swobodny widok na ekran oraz salę. Uczestnicy muszą mieć zapewnione swobodne dojście do wszystkich miejsc siedzących, - klimatyzację, - dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego, - zainstalowany sprzęt: rzutnik multimedialny, ekran, - nagłośnienie, - co najmniej trzy mikrofony: 2 bezprzewodowe i 1 na statywie przy mównicy,

2 - mównicę z pulpitem umożliwiającym postawienie laptopa wraz z doprowadzonym podłączeniem do sieci elektrycznej oraz podłączeniem do nagłośnienia sali; bezprzewodowy pilot prezentacji multimedialnych; laptop kompatybilny z rzutnikiem umożliwiający odtwarzanie prezentacji a także plików filmowych. Wykonawca odpowiada za dostosowanie sali do potrzeb konferencji oraz zapewnia sprzątnięcie sali po konferencji. 2. Oznakowanie Wykonawca zapewnia oznakowanie sali konferencyjnej, cateringowej oraz drogowskazy tj. oznakowanie informujące uczestników o lokalizacji od wejścia do budynku do miejsca zlokalizowania rejestracji, wydrukowany program Konferencji na stojakach i drzwiach do sali, w której odbywać się będzie konferencja. II. Kompleksowa obsługa gastronomiczna Wykonawca zapewnia usługę gastronomiczną dla uczestników konferencji (100 osób). W jej skład wchodzą: 1. Gastronomia/ Catering podczas konferencji Usługa gastronomiczna będzie się odbywała w tym samym budynku co konferencja, ale poza salą konferencyjną, składać się będą na nią: a. Przerwy kawowe Wykonawca zapewni po dwie przerwy kawowe każdego dnia konferencji, a więc łącznie 4 przerwy kawowe. Każda przerwa obejmować będzie: świeżo parzoną, gorącą kawę (dostępna bez ograniczeń), herbatę (dostępna bez ograniczeń), dodatki do napojów ciepłych: mleko w dzbankach, cukier, cytryna, wodę mineralną butelkowaną (do wyboru gazowana i niegazowana, przy czym ilość wody niegazowanej powinna być dwukrotnie większa niż wody gazowanej),

3 soki 100 % podawane w dzbankach (3 rodzaje do wyboru, w tym pomarańczowy), ciastka (3 rodzaje do wyboru), ciasta (2 rodzaje do wyboru). b. Obiad Wykonawca zapewnia obiad każdego dnia konferencji, a więc łącznie dwa obiady. Każdy obiad obejmował będzie: zupa (2 rodzaje do wyboru, w tym jeden jarski), danie główne na ciepło (2 porcje na osobę, 4 rodzaje do wyboru w tym: 2 dania mięsne, 1 danie rybne i 1 danie jarskie), dodatki skrobiowe do dania głównego (3 rodzaje do wyboru np. ziemniaki, kluski, ryż), dodatki warzywne do dania głównego (min. 2 rodzaje), deser, napoje ciepłe (kawa, herbata) oraz zimne (soki, woda) tak jak przy przerwie kawowej. Przerwy kawowe oraz obiad podane będą jako bufet szwedzki dla całej grupy w tym samym czasie w jednym pomieszczeniu z miejscami siedzącymi i stolikami, zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji. 2. Dodatkowa usługa gastronomiczna - uroczysta kolacja w dniu 25 czerwca 2013r. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia wieczornej, uroczystej kolacji w formie zasiadanej dla ok. 60 osób w dniu 25 czerwca br. Kolacja obejmować będzie co najmniej: a. przystawkę na zimno (Wykonawca zaproponuje min. 3 rodzaje), b. zupę (Wykonawca zaproponuje min. 3 rodzaje zup), c. danie główne na ciepło z dodatkami (Wykonawca zaproponuje minimum 4 rodzaje dań - 2 mięsne, 2 jarskie), d. deser (Wykonawca zaproponuje min. 2 rodzaje deserów), e. napoje zimne, podane w dzbankach: soki owocowe (minimum 3 rodzaje 100 % soków owocowych w tym pomarańczowy),

4 woda mineralna (gazowana i niegazowana), f. napoje ciepłe: kawa i herbata podawane bez ograniczeń. Do podawanych w trakcie kolacji ciepłych napojów Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dodatki: mleko w dzbankach, cytrynę w plasterkach, cukier, g. lampkę wina dla każdego uczestnika. Dokładne menu kolacji zasiadanej zostanie ustalone najpóźniej na 5 dni przed konferencją. Wykonawca będzie odpowiedzialny w całości za serwis gastronomiczny w ramach kompleksowej obsługi gastronomicznej dla uczestników konferencji (tj. przygotowanie, obsługę kelnerską, zapewnienie i nakrycie stołów - obrusy, zastawa biała lub ecru, nie jednorazowego użytku oraz sprzątanie). W szczególnych przypadkach zgodnie ze wskazaniami przekazanymi Zamawiającemu przez uczestników konferencji Wykonawca zaproponuje inne dania dla osób o specjalnych wymaganiach dietetyczno zdrowotnych. III. Obsługa uczestników na miejscu spotkania zorganizowanie i obsługa punktu informacyjnego tzw. recepcji konferencyjnej 1. Zestawy konferencyjne Wykonawca przygotuje zestawy konferencyjne z materiałów dostarczonych przez Zamawiającego co najmniej na 1 dzień przed konferencją. Zestawy konferencyjne muszą być gotowe w miejscu rejestracji co najmniej 1,5 godziny przed rozpoczęciem spotkania. 2. Recepcja konferencyjna Wykonawca zapewnia przygotowanie i obsługę punktu informacyjnego tzw. recepcji konferencyjnej. Punkt ma znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej. Do zadań osób obsługujących punkt, co najmniej 2, należeć będzie witanie i rejestracja uczestników, wydawanie identyfikatorów, wydawanie zestawów konferencyjnych oraz udzielanie uczestnikom informacji

5 dotyczących spraw organizacyjnych. Obsługa punktu dostępna będzie przez cały czas trwania konferencji. IV. Zorganizowanie atrakcji kulturalnej w dniu 25 czerwca 2013r. Wykonawca zapewni atrakcję kulturalną zorganizowaną wyłącznie dla uczestników Konferencji w ilości ok. 40 osób. Powinna się ona odbyć w godzinach popołudniowych pierwszego dnia konferencji tj. 25 czerwca br. i trwać nie krócej niż jedną godzinę. Atrakcja powinna mieć na celu promocję miasta i regionu. V. Pozostałe obowiązki 1. Przygotowanie, wydruk i wysyłka zaproszeń Wykonawca będzie odpowiedzialny za przygotowanie projektu, wydruk i wysyłkę zaproszeń na Konferencję w ilości ok. 100 sztuk. Projekt zaproszeń musi uzyskać akceptację Zamawiającego przed procesem ich wydruku oraz wysyłki. Wysyłka zaproszeń zostanie przeprowadzona przez Wykonawcę na podstawie list przekazanych przez Zamawiającego. 2. Przygotowanie identyfikatorów dla uczestników i organizatorów konferencji a. Wykonawca przygotuje 100 identyfikatorów z nazwą konferencji, datą oraz imieniem i nazwiskiem dla uczestników i organizatorów konferencji. Identyfikatory zostaną przygotowane na podstawie listy przekazanej przez Zamawiającego. b. Na stole prezydialnym mają być umieszczone tabliczki informacyjne identyfikatory imienne dla każdego z prelegentów wraz z wydrukowanymi imieniem i nazwiskiem, funkcją/stanowiskiem oraz nazwą organizacji, zgodnie z wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego. VI. Uwagi 1. Oznakowanie sal, zaproszenia oraz identyfikatory przygotowywane przez Wykonawcę będą zawierać logo Unii Europejskiej opatrzone słowami Unia Europejska, Europejski Fundusz

6 Rozwoju Regionalnego, znak Województwa Kujawsko- Pomorskiego, znak Programu Regionalnego oraz hasło Mój region w Europie i Ewaluacja RPO WK-P, a także informację o finansowaniu konferencji: Konferencja finansowana ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach RPO WK-P na lata według wskazań Zamawiającego. Logotypy dostarczy Zamawiający. 2. Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby uczestników, a tym samym ilości osób korzystających z usług gastronomicznych, o których mowa w cz. II SOPZ, atrakcji kulturalnej (cz. IV SOPZ), a także ilości identyfikatorów (cz. V pkt. 2 SOPZ). O ostatecznej liczbie osób korzystających z poszczególnych usług Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 5 dni przed konferencją. 3. W przypadku zmniejszenia liczby uczestników Zamawiający zapłaci za rzeczywistą liczbę uczestników pomnożoną przez cenę jednostkową brutto na uczestnika.