SPRAWOZDANIE Z KONTROLI

Transkrypt

1 Warszawa, 23 stycznia 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-IX EO Pan Andrzej Nowakowski Prezydent Miasta Płocka Urząd Miasta Płocka Stary Rynek Płock SPRAWOZDANIE Z KONTROLI przeprowadzonej w Urzędzie Miasta Płocka, Płock, ul. Stary Rynek 1, oraz w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Płocku, Płock, ul. Wolskiego 4 Na podstawie art. 16 w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 15 lipca o kontroli w administracji rządowej 1 oraz art. 175 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2 w Urzędzie Miasta Płocka oraz Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Płocku (dalej Ośrodek Pomocy Społecznej lub Ośrodek) przeprowadzona została kontrola doraźna w trybie uproszczonym w zakresie organizacji i realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci 3 (dalej ustawa o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci), w tym wykorzystania dotacji otrzymanej w okresie od 17 lutego br. do dnia kontroli, tj. 24 października 2016 r., na wydatki związane z realizacją płatności świadczeń wychowawczych. Kontrolę przeprowadzili, na podstawie upoważnień Wojewody Mazowieckiego, następujący pracownicy Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie: 1 dalej ustawa o kontroli w administracji rządowej Dz. U. Nr 185, poz dalej ustawa o finansach publicznych Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, z późn. zm. 3 Dz. U. poz. 195, z późn. zm.

2 Wiesława Puciłowska kierownik Oddziału do spraw Wspierania Rodziny i Pieczy Zastępczej w Wydziale Polityki Społecznej, upoważnienie Nr 186/WPS/2016 z 30 września 2016 r., Edyta Ostrowska radca wojewody w ww. komórce organizacyjnej, upoważnienie Nr 187/WPS/2016 z 30 września 2016 r., i Roman Trzcieliński inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli Finansowej Wydziału Kontroli, upoważnienie Nr 445/WK/2016 z 7 października 2016 r. /akta kontroli str. 1-22/ Kontrola została przeprowadzona w dniach października 2016 r. Kontrolą objęto okres od 17 lutego 2016 r. do dnia kontroli. Prezydentem Miasta Płocka jest pan Andrzej Nowakowski, pełniący tę funkcję od 13 grudnia 2010 r. Skarbnikiem Miasta Płocka jest pan Wojciech Ostrowski powołany na stanowisko 31 marca 2015 r. uchwałą Nr 108/VI/18/2015 Rady Miasta Płocka z dnia 31 marca 2015 r. w sprawie powołania Skarbnika Miasta Płocka. Dyrektorem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Płocku jest pan Mirosław Chyba od 1 stycznia 2013 r., p.o. zastępcą kierownika ośrodka, nadzorującym proces załatwiania spraw w przedmiocie ustalania prawa do świadczenia wychowawczego, pani Adrianna Lipińska-Białaszek od 16 lutego 2016 r., a główną księgową pani Barbara Leszczyńska od 1 kwietnia 2000 r. Kontrola została odnotowana w książce kontroli Urzędu Miasta Płocka pod nr 14, natomiast w książce kontroli Ośrodka Pomocy Społecznej pod pozycją nr 3. /akta kontroli str / 1. Organizacja zadania Miasto Płock działa na podstawie statutu wprowadzonego uchwałą nr 304/XVII/2016 Rady Miasta Płocka z 22 marca 2016 r. w sprawie ustalenia statutu Miasta Płocka. Urząd Miasta Płocka funkcjonuje w oparciu o regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem nr 2260/2016 Prezydenta Miasta Płocka z 22 lipca 2016 r. w sprawie nadania Urzędowi Miasta Płocka regulaminu organizacyjnego, zmieniony zarządzeniami Prezydenta Miasta Płocka nr: 2298/2016 z 2 sierpnia 2016 r. i 2645/2016 z 14 listopada 2016 r. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Płocku funkcjonuje w oparciu o następujące akty: statut stanowiący załącznik do uchwały nr 260/XVII/2011 Rady Miasta Płocka z dnia 29 listopada 2011 r. w sprawie wprowadzenia zmian i ustalenia tekstu jednolitego statutu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Płocku, zmieniony uchwałami Rady Miasta Płocka w sprawie zmiany statutu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Płocku: 2

3 nr 831/XLIX/2014 z dnia 24 czerwca 2014 r., nr 307/XVII/2016 z dnia 22 marca 2016 r. i nr 336/XIX/2016 z dnia 31 maja 2016 r. regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem nr 1643/2012 Prezydenta Miasta Płocka z dnia 27 kwietnia 2012 r. w sprawie zatwierdzenia regulaminu organizacyjnego Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Płocku, zmieniony zarządzeniami Prezydenta Miasta Płocka w sprawie zmian regulaminu organizacyjnego Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Płocku: nr 2831/2013 z dnia 27 lutego 2013 r., nr 3238/2013 z dnia 17 czerwca 2013 r., nr 4543/2014 z dnia 9 czerwca 2014 r., nr 1663/2016 z dnia 28 stycznia 2016 r., nr 1730/2016 z dnia 16 lutego 2016 r. i nr 2378/2016 z dnia 31 sierpnia 2016 r. /akta kontroli str / Na podstawie 1 pkt 2 uchwały nr 307/XVII/2016 z dnia 22 marca 2016 r. Rady Miasta Płocka w sprawie zmiany statutu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Płocku oraz zarządzenia nr 1827/2016 Prezydenta Miasta Płocka z dnia 22 marca 2016 r. zadania z zakresu realizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, w szczególności prowadzenie postępowań i wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach dotyczących świadczeń wychowawczych, zostały powierzone do realizacji przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Płocku. Zgodnie z 20 ust. 1a regulaminu organizacyjnego Ośrodka przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o świadczenia wychowawcze, prowadzenie niezbędnej dokumentacji w tym zakresie, przygotowywanie decyzji administracyjnych należy do zakresu działania Działu Świadczeń Rodzinnych. W okresie poddanym kontroli w realizację zadań związanych z przyznawaniem świadczeń wychowawczych zaangażowanych było 36 pracowników Ośrodka, w tym 30 osób zatrudnionych w Dziale Świadczeń Rodzinnych, posiadających wydane na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci upoważnienia Prezydenta Miasta Płocka do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, z wyłączeniem wydawania decyzji administracyjnych w tych sprawach, zastępca dyrektora Ośrodka oraz kierownik Działu Świadczeń Rodzinnych pani Eliza Dygas upoważnione do prowadzenia postępowań i wydawania decyzji administracyjnych w sprawach świadczenia wychowawczego, z wyłączeniem wydawania decyzji administracyjnych w sprawach dotyczących umorzenia kwoty nienależnie pobranych świadczeń wraz z odsetkami w całości lub w części, odroczenia terminu płatności albo rozłożenia na raty. Na dzień sporządzenia sprawozdania Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres 3

4 od 1 kwietnia 2016 r. do 31 lipca 2016 r. (stan na 31 lipca 2016 r.) upoważnieniami dysponowało 27 osób. Ponadto 3 pracowników Działu Księgowości oraz informatyk w Dziale Administracyjnym posiadali upoważnienia dyrektora Ośrodka do przetwarzania danych osobowych zbiorów danych dotyczących programu Rodzina Zgodnie z ww. sprawozdaniem oraz listą wypłat wynagrodzeń za lipiec 2016 r. ze środków dotacji otrzymanej na realizację programu 500+ sfinansowano wynagrodzenia 16 z 31 pracowników zaangażowanych w realizację zadania. /akta kontroli str / Ośrodek zawarł umowę licencyjną z Sygnity Spółka Akcyjna, z siedzibą w Warszawie przy ul. F. Klimczaka 1, na prawo użytkowania Oprogramowania do obsługi Świadczeń Wychowawczych (dalej program Świadczenia Wychowawcze). Umowa zawarta została na okres od 1 kwietnia do 31 grudnia 2016 r. /akta kontroli str / Administrator danych dopełnił obowiązku, o którym mowa w art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych zgłoszenia zbioru danych dotyczących świadczeń wychowawczych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych. Zgłoszenie zostało dokonane 30 marca 2016 r. /akta kontroli str / 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Zweryfikowano zgodność danych wykazanych w przekazanych za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej dwóch sprawozdaniach Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r. do 1 lipca 2016 r. (stan na 1 lipca 2016 r.) 4 /dalej Sprawozdanie na 1 lipca 2016 r./ oraz Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r. do 31 lipca 2016 r. (stan na 31 lipca 2016 r.) 5 /dalej Sprawozdanie na 31 lipca 2016 r./ z danymi wynikającymi z prowadzonych w formie papierowej Rejestru wniosków o oświadczenia wychowawcze wpływających w formie papierowej (dalej Rejestr wniosków papierowych), Rejestru wniosków o oświadczenia wychowawcze wpływających w formie elektronicznej (dalej Rejestr wniosków elektronicznych) i raportów wygenerowanych z programu Świadczenia wychowawcze. 4 wpłynęło do MUW 4 lipca 2016 r. 5 wpłynęło do MUW 29 lipca 2016 r. 4

5 W okresie kontrolowanym nie wypłacono świadczeń wychowawczych w formie rzeczowej. /akta kontroli str / A. Sprawozdanie na 1 lipca 2016 r. Badaniu poddano dane w następujących pozycjach sprawozdania: A.1.1. Liczba wniosków unikatowych złożonych w formie papierowej. A.1.2. Liczba wniosków unikatowych złożonych w formie elektronicznej. A.3. Liczba wydanych decyzji w sprawie świadczenia wychowawczego. A.3.1. Liczba wydanych decyzji przyznających prawo do świadczenia wychowawczego. B.1. Liczba świadczeń należnych za miesiąc. B.1.1. Liczba wydanych decyzji na pierwsze dziecko. B.2. Liczba świadczeń wypłaconych w formie pieniężnej w miesiącu. B.4. Poniesione z budżetu państwa wydatki na świadczenia wychowawcze w miesiącu (bez kosztów obsługi i wdrożenia). C. Informacja na temat liczby osób zajmujących się realizacją ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. W wyniku dokonanej analizy ustalono zgodność danych wykazanych w następujących pozycjach sprawozdania: A.1.1. z danymi wynikającymi z Rejestru wniosków papierowych wykazana liczba to złożonych wniosków, i A.1.2. z danymi wygenerowanymi z programu Świadczenia Wychowawcze, z tym że liczba wniosków wynikających z ww. raportu to 2 354, a w sprawozdaniu wykazano liczbę o 1 większą. Jak wynika z wyjaśnienia złożonego przez p.o. zastępcę dyrektora Ośrodka, jeden wniosek nie został wczytany do systemu. /akta kontroli str / B.1.1. z danymi wynikającymi z pliku dostawcy oprogramowania Sygnity. Jak wyjaśniła zastępca dyrektora Ośrodka ( ) nie mamy możliwości wygenerowania samodzielnie raportu dotyczącego liczby świadczeń na pierwsze dziecko. /akta kontroli str / B.2. z danymi wygenerowanymi z programu Świadczenia Wychowawcze. /akta kontroli str / B.4. w zakresie wydatków poniesionych na świadczenia wychowawcze z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, zestawień obrotów i sald za poszczególne miesiące. /akta kontroli str / 5

6 C. z wykazem osób realizujących kontrolowane zadanie, ich zakresami obowiązków i udzielonymi upoważnieniami. W niżej przedstawionych pozycjach ustalono niezgodności: A.3. i A.3.1. w sprawozdaniu wykazano liczbę wydanych decyzji w sprawie świadczenia wychowawczego 6 548, w tym decyzji przyznających świadczenie 6 413, natomiast z raportów wygenerowanych z programu Świadczenia Wychowawcze liczba decyzji przyznających świadczenie to 6 407, a decyzji odmownych 136. Pełniąca obowiązki zastępca dyrektora Ośrodka wyjaśniła, że w sprawozdaniu wykazano decyzji przyznających i 135 decyzji odmownych oraz że Załączony zrzut z ekranu (6 407 decyzji przyznających i 136 decyzji odmownych) przedstawia dane z bazy na następny dzień roboczy, tj r. Różnica w liczbie 1 decyzji odmownej i 6 decyzji przyznających może wynikać np. z faktu, że decyzja cofnięta została z zatwierdzonej do opracowania w celu modyfikacji czy też decyzja zmieniała status z zatwierdzonej na wykonaną, np. dziecko ukończyło 18 rok życia. /akta kontroli str / B.1. w sprawozdaniu wykazano liczby przyznanych świadczeń za kolejne miesiące od kwietnia do lipca 8 827, 8 840, i 8 750, natomiast z Raportów odzyskanych z kopii bazy z r. wynikają liczby 8 892, 8 912, i Pełniąca obowiązki zastępca dyrektora Ośrodka wyjaśniła, że Różnica pomiędzy raportami wynika z faktu, że na dzień odzyskania kopii bazy czyli na doszło 69 decyzji. Dlatego od liczb w raportach uzyskanych z kopii bazy z dnia należy odjąć przyznane świadczenia wynikające z tych 69 decyzji. Raport nr 9 zawiera dane dotyczące wydanych decyzji z dnia Powyższymi 69 decyzjami przyznano 66 świadczeń za kwiecień, 71 świadczeń za maj, 75 świadczeń za czerwiec, 75 świadczeń za lipiec. ( ) Dlatego też od kwot wykazanych na raportach z kopii bazy z należy powyższe dane odjąć odpowiednio z każdego miesiąca. Kwiecień: = Maj: = Czerwiec: = Lipiec: = Różnica pomiędzy liczbami wykazanymi w sprawozdaniu a liczbami wyliczonymi powyżej wynikać może z tego iż decyzja została zatwierdzona i cofnięta do opracowania. /akta kontroli str / 6

7 B. Sprawozdanie na 31 lipca 2016 r. Sprawozdanie zweryfikowano w zakresie tożsamym jak Sprawozdanie na 1 lipca 2016 r. W wyniku dokonanej analizy ustalono zgodność danych wykazanych w sprawozdaniu, jak niżej następuje: A.1.1. z danymi wynikającymi z Rejestru wniosków papierowych wykazana liczba to /akta kontroli str / A.1.2. Przy dokonywaniu ustalenia zgodności uwzględniono treść wyjaśnienia zastępcy dyrektora Ośrodka. W sprawozdaniu wykazano wniosków złożonych w formie elektronicznej, natomiast z raportu wygenerowanego z programu Świadczenia Wychowawcze i wykazu wniosków złożonych przez epuap wynika liczba Jak wynika z przywołanego wyjaśnienia i załączonych dokumentów, od ww. danej odjęto następujące liczby: 2 wnioski wczytane omyłkowo i przekazane do właściwego miejscowo GOPS w Białej /przyp. kontrolera w wyjaśnieniu wymieniono dane wnioskodawców/, 19 wnioski zamknięte bez nadania biegu, 143 wnioski anulowane (dwie ostatnie pozycje dotyczą wniosków powtarzających się). Po uwzględnieniu ww. wniosków w liczbie 164 wykazano w sprawozdaniu wniosków elektronicznych: = /akta kontroli str / A.3. i A.3.1. w sprawozdaniu wykazano liczbę wydanych decyzji 6 994, z raportu wygenerowanego z programu Świadczenia Wychowawcze wynika przyznanych świadczeń, natomiast zgodnie z wyjaśnieniem zastępcy dyrektora Ośrodka różnica w liczbie +1 wynika z zatwierdzenia 1 decyzji po wygenerowaniu danych z systemu na koniec dnia. /akta kontroli str / B.1. z danymi wygenerowanymi z programu Świadczenia Wychowawcze. /akta kontroli str / B.1.1. z danymi wynikającymi z pliku dostawcy oprogramowania Sygnity. /akta kontroli str / B.2. z danymi wygenerowanymi z programu Świadczenia Wychowawcze. /akta kontroli str / B.4. w zakresie wydatków poniesionych na świadczenia wychowawcze z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, zestawień obrotów i sald za poszczególne miesiące. /akta kontroli str / C. z wykazem osób realizujących kontrolowane zadanie, ich zakresami obowiązków i udzielonymi upoważnieniami. 7

8 3. Proces szacowania wysokości dotacji i jego rzetelność W dniach 27 czerwca i 12 lipca br. Ośrodek Pomocy Społecznej za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej przekazał wojewodzie Zapotrzebowanie na środki finansowe z budżetu wojewody narastająco do końca lipca 2016 roku w zakresie działu 852 Pomoc społeczna. /akta kontroli str / Od początku realizacji programu do końca lipca 2016 r. jednostka wystąpiła o środki finansowe w rozdziale Świadczenia wychowawcze na łączną kwotę zł. Dotacja została przekazana we wnioskowanej wysokości. Na dzień 31 lipca nie wydatkowano kwoty zł. Jednocześnie nie wypłacono 446 przyznanych świadczeń. Zgodnie z wyjaśnieniem złożonym przez dyrektora Ośrodka Decyzje ustalające prawo do świadczenia wychowawczego, które wydane zostały już po wygenerowaniu i zamknięciu list wypłat na miesiąc lipiec 2016 roku, zostały przekazane do wypłaty na miesiąc sierpień 2016 roku. Przy czym należy wskazać, że mowa jest tylko o decyzjach, dla których zastosowanie miał art. 49 ust. 3 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, tj. 3-miesięczny termin na ustalenie i wypłatę świadczeń, licząc od dnia złożenia wniosku z prawidłowo wypełnionymi dokumentami, np. decyzje ustalające prawo do świadczenia wychowawczego na wnioski złożone w czerwcu 2016 roku lub później. /akta kontroli str / Na rachunku jednostki z tytułu dotacji otrzymanej na realizację zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci w okresie od czerwca do września 2016 r. pozostawały środki w wysokości: 30 czerwca zł, 31 lipca zł, 31 sierpnia zł, 30 września zł. Pełniąca obowiązki zastępca dyrektora Ośrodka wyjaśniła, że ( ) już w miesiącu kwietniu 2016 r. została przekazana przez Wydział Finansowy Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie dotacja w wysokości przekraczającej faktyczne zapotrzebowanie. Kwota ta została ujęta w następnych narastających zapotrzebowaniach i powiększyła saldo w następnych miesiącach. W miesiącu lipcu 2016 r. zmniejszono zapotrzebowanie narastająco o kwotę zł. Ponowne zmniejszenie zapotrzebowania nastąpiło w miesiącu sierpniu 2016 r. o kwotę zł. ( ) W miesiącu wrześniu 2016 r., w związku z pismem z dnia r. z Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, dotacja na miesiąc wrzesień 2016 r. została pomniejszona o saldo pozostające na koncie na dzień r. W związku z powyższym złożono dodatkowe zapotrzebowanie na kwotę zł łącznie. Pomimo tego 8

9 na koniec września dotacja w wysokości salda została przekazana na konto włącznie z zapotrzebowaniem dodatkowym. /akta kontroli str / 4. Ujęcie w ewidencji księgowej dotacji przekazanej przez Wojewodę Mazowiecki Urząd Wojewódzki (dalej MUW) przekazał do Urzędu Miasta Płocka w piśmie oznaczonym FCR-I z 18 lutego 2016 r. informację o przyznaniu ustawą budżetową na rok 2016 na program rządowy Rodzina 500 plus środków finansowych na świadczenia wychowawcze w rozdziale paragrafie 2010 kwotę dotacji zł, w tym na koszty obsługi 2% kwotę zł. MUW w piśmie oznaczonym FCR-I z 28 kwietnia 2016 r. poinformował o dokonaniu decyzją Wojewody Mazowieckiego Nr 42/2016 z dnia 28 kwietnia 2016 r. zmian w planie dotacji poprzez zmianę rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej (85295 paragraf 2010 na paragraf 2060) w związku z wejściem w życie rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych 6. MUW w piśmie oznaczonym FIN-I z 29 sierpnia 2016 r. poinformował o dokonaniu decyzją Wojewody Mazowieckiego Nr 143 z dnia 29 sierpnia 2016 r. zmian w planie dotacji poprzez jej zwiększenie o kwotę zł do kwoty zł. /akta kontroli str pismo MUW znak FCR-I z 18 lutego 2016 r.; pismo MUW znak FCR-I z 28 kwietnia 2016 r.; pismo MUW znak FIN-I z 29 sierpnia 2016 r./ Na podstawie art. 222 ust. 1, 2 i 4 i art. 257 pkt 1 i 3 ustawy o finansach publicznych Prezydent Miasta Płocka zarządzeniami o numerach: 1760/2016 z dnia 29 lutego 2016 r., 1971/2016 z dnia 12 maja 2016 r., 2440/2016 z dnia 15 września 2016 r. w sprawie zmian w budżecie gminy dokonał zwiększenia o przyznaną kwotę dotacji ( zł) dochodów oraz wydatków bieżących, docelowo w rozdziale rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 12 kwietnia 2016 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 524) 9

10 /akta kontroli str zarządzenia Prezydenta Miasta Płocka wraz z uzasadnieniami: nr 1760/2016 z 29 lutego 2016 r., nr 1971/2016 z 12 maja 2016 r., nr 2440/2016 z 15 września 2016 r./ Zgodnie z zapisami wyciągów bankowych w urządzeniach księgowych UM Płocka otrzymał w okresie od 19 lutego do 30 czerwca 2016 r. kwotę dotacji w wysokości zł, w miesiącu lipcu 2016 r zł co daje ogółem do 31 lipca 2016 r. kwotę zł, w miesiącu sierpniu 2016 r zł co daje ogółem do 31 sierpnia 2016 r. kwotę zł, w miesiącu wrześniu 2016 r zł co daje ogółem do 30 września 2016 r. kwotę zł. UM Płocka otrzymaną z MUW dotację na rachunek bieżący w banku (PKO BP SA z siedzibą w Warszawie, Warszawa, ul. Puławska 15) przekazywał do Ośrodka Pomocy Społecznej, który realizował ustawowy obowiązek wypłaty świadczeń wychowawczych. Kwoty otrzymanych dochodów, daty ich wpływu zgodnie z wyciągiem bankowym na rachunek bankowy UM Płocka oraz daty przekazania środków finansowych do Ośrodka zawarto w zestawieniu załączonym do niniejszego sprawozdania. /akta kontroli str zestawienie Środki finansowe wykorzystane w gminie PŁOCK w rozdziale w 2016 r. / Terminarz wykorzystania środków finansowych w MOPS w zakresie wydatków na świadczenia wychowawcze przedstawiono w załączonych wydrukach analityki konta wypłat. /akta kontroli str wydruki analityki kont wykorzystania środków finansowych w MOPS/ 5. Wydatki będące podstawą wykorzystania dotacji a) przeznaczenie dotacji 2% otrzymanej w 2016 r. dotacji na świadczenie wychowawcze zgodnie z art. 52 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci można przeznaczyć na obsługę zadania Biorąc pod uwagę to, że do 30 września 2016 r. przekazano zł to z tej wielkości na obsługę należało się ,66 zł. W ramach przyznanej dotacji na obsługę administracyjną świadczeń wykorzystano ,21 zł (2% kosztów obsługi). Do wykorzystania pozostało ,45 zł. 10

11 W ramach kosztów obsługi sfinansowano wynagrodzenia 16 etatów pracowników zatrudnionych przy realizacji świadczeń oraz dokonano wydatków na zakup sprzętu biurowego, mebli i materiałów biurowych, sprzętu informatycznego, druków, papieru, materiałów piśmiennych, kosztów programu Świadczenia Wychowawcze, tonerów, kosztów utrzymania pomieszczeń zajmowanych przez pracowników zajmujących się obsługą /akta kontroli str listy wypłat zatrudnionych pracowników; faktury potwierdzające dokonanie wydatków/ b) dowody potwierdzające poniesione wydatki oraz terminowość ich realizacji (odsetki od nieterminowych wypłat) Przyznaną dla UM Płocka dotację wykorzystano na wypłaty świadczeń wychowawczych w kontrolowanym okresie (do 30 września 2016 r.) w wysokości ,90 zł. W okresie kontrolowanym dokonywano wypłat świadczeń wychowawczych na podstawie list wypłat sporządzonych zgodnie z decyzjami administracyjnymi przyznającymi świadczenia. Numery list, daty ich sporządzenia, kwoty oraz liczbę świadczeń na liście zawarto w załączonym do sprawozdania wyciągu z ewidencji MOPS. W trakcie kontroli stwierdzono że listy nie zawierają informacji za jaki miesiąc jest wypłacane świadczenie. Uniemożliwiło to ustalenie czy występowały zaległości w wypłatach. Wypłaty świadczeń dokonywano w formie gotówkowej (w kasie Ośrodka) lub przelewem na rachunek bankowy rodzica/opiekuna dziecka. /akta kontroli str wydruk konta zawierającego numery list wypłat świadczenia wychowawczego; przykładowe listy wypłaty świadczeń wychowawczych; przykładowe decyzje przyznające świadczenia wychowawcze) c) wyodrębnienie wydatków w ewidencji oraz prawidłowość ich ujęcia w urządzeniach księgowych Zarówno w UM Płocka jak też w Ośrodku prowadzono wyodrębnioną ewidencję księgową dla dotacji rozdziału zarówno po stronie dochodów jak też wydatków w sposób umożliwiający identyfikację dokonanych zapisów. Zapisy te wynikały z dowodów księgowych (wyciągi bankowe, listy wypłaty świadczeń wychowawczych, listy płac 16 pracowników zatrudnionych przy obsłudze świadczeń wychowawczych oraz faktury dotyczące zakupów materiałów do tej obsługi). 11

12 d) klasyfikacja budżetowa wydatków Poddane badaniu dowody źródłowe zawierały klasyfikację budżetową dotacji dział 852 Pomoc społeczna rozdział zmieniony na oraz właściwy paragraf, były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym, podpisane przez głównego księgowego Ośrodka oraz zatwierdzone do wypłaty przez dyrektora Ośrodka. e) kompletność i prawidłowość dowodów (art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości) Poddane kontroli dowody źródłowe spełniały wymogi art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości 8, w szczególności były zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, zawierały elementy wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz były wolne od błędów rachunkowych. Stwierdzono jedynie, że listy wypłat świadczeń wychowawczych nie zawierały w nazwie, jak też w opisie na liście wypłat identyfikacji miesiąca, za który wypłacane jest świadczenie. f) przestrzeganie zasad wynikających z art. 5 ust. 2 pkt 4b oraz 48 ust. 1 ustawy o finansach publicznych Jak wynika to z zawartej w dniu 15 stycznia 2014 r. umowy pomiędzy Miastem Płock a PKO BP SA z siedzibą w Warszawie, ul. Puławska 15, środki finansowe na rachunku pomocniczym jednostki, jak też jej podległych jednostek, na które trafiają środki finansowe 500+ nie są oprocentowane. /akta kontroli str umowa na prowadzenie rachunków bankowych w złotych wraz z korespondencją z bankiem/ 6. Zwrot niewykorzystanej dotacji do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego Na podstawie analizy dowodów księgowych oraz kont prowadzonych przez UM Płocka nie stwierdzono przypadku zwrotu niewykorzystanej dotacji do MUW. 7. Zgodność danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-50 (sprawozdanie o dotacjach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami) oraz Rb-28S 7 w związku z wejściem w życie rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych 8 ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047) 12

13 (sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego) z ewidencją księgową W sprawozdaniach sporządzonych przez Ośrodek Rb-50 oraz Rb-28S wg stanu na dzień: czerwca 2016 r. wydatki wynosiły ogółem ,57 zł w następujących paragrafach: 3110 (Świadczenia społeczne) ,70 zł, 4010 (Wynagrodzenia osobowe pracowników) ,73 zł, 4110 (Składki na ubezpieczenia społeczne) ,74 zł, 4120 (Składki na Fundusz Pracy) 1 479,10 zł, 4210 (Zakup materiałów i wyposażenia) ,99 zł, 4260 (Zakup energii) 1 797,00 zł, 4300 (Zakup usług pozostałych) ,25 zł, 4360 (Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych) 588,84 zł, 4400 (Opłaty za adm. i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe) 2 598,60 zł, 4440 (Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych) 9 230,02 zł, 4520 (Opłaty na rzecz budżetów jed. sam. terytorialnego) 285,60 zł; lipca 2016 r. wydatki wynosiły ogółem ,34 zł w następujących paragrafach: 3110 (Świadczenia społeczne) ,40 zł, 4010 (Wynagrodzenia osobowe pracowników) ,12 zł, 4110 (Składki na ubezpieczenia społeczne) ,28 zł, 4120 (Składki na Fundusz Pracy) 2 359,75 zł, 4210 (Zakup materiałów i wyposażenia) ,49 zł, 4260 (Zakup energii) 2 047,31 zł, 4300 (Zakup usług pozostałych) ,32 zł, 4360 (Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych) 916,45 zł, 4400 (Opłaty za adm. i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe) 3 464,80 zł, 4440 (Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych) 9 230,02 zł, 4520 (Opłaty na rzecz budżetów jed. sam. terytorialnego) 428,40 zł; sierpnia 2016 r. wydatki wynosiły ogółem ,68 zł w następujących paragrafach: 3110 (Świadczenia społeczne) ,60 zł, 13

14 4010 (Wynagrodzenia osobowe pracowników) ,16 zł, 4110 (Składki na ubezpieczenia społeczne) ,73 zł, 4120 (Składki na Fundusz Pracy) 3 463,37 zł, 4210 (Zakup materiałów i wyposażenia) ,41 zł, 4260 (Zakup energii) 2 298,72 zł, 4300 (Zakup usług pozostałych) ,02 zł, 4360 (Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych) 1 118,45 zł, 4400 (Opłaty za adm. i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe) 4 331,00 zł, 4440 (Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych) 9 230,02 zł, 4520 (Opłaty na rzecz budżetów jed. sam. terytorialnego) 571,20 zł; 4. na 30 września 2016 r. wydatki wynosiły ogółem ,11 zł w następujących paragrafach: 3110 (Świadczenia społeczne) ,90 zł, 4010 (Wynagrodzenia osobowe pracowników) ,53 zł, 4110 (Składki na ubezpieczenia społeczne) ,82 zł, 4120 (Składki na Fundusz Pracy) 4 571,95 zł, 4210 (Zakup materiałów i wyposażenia) ,53 zł, 4260 (Zakup energii) 2 557,05 zł, 4300 (Zakup usług pozostałych) ,18 zł, 4360 (Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych) 1 227,26 zł, 4400 (Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych) 5 197,20 zł, 4440 (Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych) ,69 zł, 4520 (Opłaty na rzecz budżetów jed. sam. terytorialnego) 714,00 zł. Wg stanu na dzień 30 września 2016 r. Ośrodek dysponował kwotą ,89 zł wolnych środków. Powyższe wielkości wydatków są również potwierdzone w sprawozdaniach Rb-50 oraz Rb-28S sporządzonych przez UM Płocka. W trakcie kontroli stwierdzono, że powyższe wielkości są zgodne z zapisami w urządzeniach księgowych Ośrodka, są wydatkami celowymi i znajdują uzasadnienie w obowiązującym stanie prawnym. /akta kontroli str sprawozdania Rb-50 za drugi oraz trzeci kwartał UM i Ośrodka; sprawozdania Rb-28S na 30 czerwca, 31 lipca, 31 sierpnia oraz 30 września 2016 r. UM i Ośrodka; wydruki z kont analitycznych wydatków/ 14

15 Przedstawiając powyższe ustalenia informuję, że realizację zadania w przedmiocie organizacji zadania, rzetelności sporządzonych sprawozdań z realizacji programu oraz szacowania wysokości dotacji na wypłatę świadczeń wychowawczych ocenia się pozytywnie z uchybieniami. Wykorzystanie dotacji przekazanej z budżetu Wojewody na pokrycie wydatków związanych z realizacją płatności świadczeń wychowawczych w rozdziale ocenia się pozytywnie. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Prezydenta do podjęcia działań w celu wyeliminowania ustalonych nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Rzetelnego sporządzania sprawozdań z realizacji Programu Rodzina 500 plus. 2. Zapewnienia szacowania potrzeb w zakresie dotacji niezbędnej do realizacji programu w sposób uwzględniający zasady określone w art. 44 ustawy o finansach publicznych oraz dokumentowania tego procesu. 3. Przechowywania kopii zatwierdzonych przez dyrektora Ośrodka przed ich przekazaniem do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego sprawozdań, dokumentów księgowych, w tym pochodzących z systemu dziedzinowego do obsługi świadczeń wychowawczych (na dzień sporządzania sprawozdania), i innych, stanowiących podstawę ujęcia danych w sprawozdaniach. 4. Wprowadzenia uregulowań umożliwiających prawidłową identyfikację list wypłat świadczeń wychowawczych. Jednocześnie mając na uwadze przyjętą praktykę, że wynagrodzenia 16 osób (w pełnej wysokości) spośród 31 realizujących zadanie są finansowane ze źródeł dotacji na program 500+, pragnę zwrócić uwagę na zasadność przeanalizowania zakresów obowiązków pracowników realizujących kontrolowane zadanie i faktycznego obciążenia ich różnymi zadaniami w celu zapewnienia finansowania ich wynagrodzeń adekwatnie do realizowanych zadań i ze źródeł na ich realizację. Zgodnie z art. 52 ust. 5 ustawy o kontroli w administracji rządowej kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania z kontroli ma prawo przedstawić do niego stanowisko. Nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli. Jednocześnie na podstawie art. 49 ww. ustawy zobowiązuję do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego sprawozdania, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, 15

16 wykorzystaniu wniosku pokontrolnego lub przyczynach jego niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Do wiadomości: Pan Mirosław Chyba Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej ul. Wolskiego Płock Z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Marcin Wodziński Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej 16