Pani Mariola Bednarczyk Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Kadzidle ul. Targowa 4, Kadzidło

Transkrypt

1 Warszawa, 19 grudnia 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-VII AJ Pani Mariola Bednarczyk Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Kadzidle ul. Targowa 4, Kadzidło WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525 z późn. zm.) w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz zgodnie z Planem Kontroli Zewnętrznych Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego na rok 2017, w dniach 31 sierpnia 1, 5 i 8 września 2017 r., kontrolerzy Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie w składzie: Andrzej Jastrzębski starszy inspektor wojewódzki i Agnieszka Krupińska starszy inspektor wojewódzki, przeprowadzili kontrolę problemową w trybie zwykłym w Ośrodku Pomocy Społecznej w Kadzidle. Przedmiot kontroli obejmował organizację i sposób realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci 1, w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczenia wychowawczego. Kontrolą objęto okres od dnia 17 lutego 2016 r. do dnia kontroli, tj. do 31 sierpnia 2017 r. Niniejszym, przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne. Wojewoda Mazowiecki pozytywnie ocenił działalność Ośrodka Pomocy Społecznej w Kadzidle w zakresie organizacji świadczeń wychowawczych, rzetelności sporządzanej sprawozdawczości oraz w zakresie ustalania uprawnień do świadczenia wychowawczego. 1 ustawa z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci ( Dz. U. z 2017 r., poz. 1851), zwana dalej ustawą o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci lub ustawą. 1

2 W okresie objętym kontrolą na stanowisku kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Kadzidle zatrudniona była pani Mariola Bednarczyk, natomiast głównym księgowym Ośrodka była Pani Barbara Denkiewicz. 1. Organizacja realizacji zadania Stosownie do art. 53 ust. 1 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, upoważnieniem Wójta Gminy Kadzidło z dnia 23 lutego 2016 r. do realizacji zadań z zakresu świadczenia wychowawczego wyznaczony został Ośrodek Pomocy Społecznej w Kadzidle. Ośrodek Pomocy Społecznej w Kadzidle funkcjonuje w oparciu o statut przyjęty uchwałą Nr XXIX/187/2013 Rady Gminy Kadzidło z dnia 14 lutego 2013 r. ze zmianami. Zmianą dokonaną w dniu 26 lutego 2016 r. Uchwałą Nr XVII/124/2016 Rady Gminy Kadzidło w zakresie działalności Ośrodka w 6 pkt 11 uwzględniono realizację zadań z zakresu ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. W dniu 2 marca 2016 r., Zarządzeniem Nr 1/2016, kierownik Ośrodka wprowadził Regulamin organizacyjny Ośrodka, wyodrębniając w jego strukturze organizacyjnej wieloosobowe stanowisko ds. realizacji świadczeń wychowawczych ( 2). Następnie, na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy, upoważnienia Wójta Gminy Kadzidło do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego, a także do wydawania decyzji w tych sprawach otrzymały: pani Mariola Bednarczyk kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Kadzidle (upoważnienie z dnia 1 kwietnia 2016 r.), pan xxxxxxxxxxxxxx inspektor ds. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego (upoważnienie z dnia 1 kwietnia 2016 r.) i pani xxxxxxxxxxxxx referent ds. świadczeń wychowawczych (upoważnienie z dnia 9 września 2016 r.). Ponadto, na wniosek kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Kadzidle, upoważnienia wójta do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego otrzymały: pani xxxxxxxxxxxxxxxxxxx referent ds. świadczeń wychowawczych, upoważnienie z dnia 19 kwietnia 2016 r., (pracownik od r. przebywa na urlopie macierzyńskim), pani xxxxxxxxxxxxxxxxx pomoc administracyjna, upoważnienie z dnia 19 kwietnia 2016 r. (zatrudniona w Ośrodku Pomocy Społecznej w Kadzidle do r.), pani xxxxxxxxxxxxxxxx pomoc administracyjna, upoważnienie z dnia 1 kwietnia 2016 r. (zatrudniona w Ośrodku Pomocy Społecznej w Kadzidle do r.), 2

3 pani xxxxxxxxxxxxx starszy referent, upoważnienie z dnia 1 sierpnia 2016 r., pani xxxxxxxxxxxxx pracownik I stopnia, upoważnienie z dnia 3 lipca 2016 r. (zatrudniona w Ośrodku Pomocy Społecznej w Kadzidle w ramach prac interwencyjnych do dnia r.), pani xxxxxxxxxxxxxx referent ds. świadczeń wychowawczych, upoważnienie z dnia 3 sierpnia 2016 r. (zatrudniona w Ośrodku Pomocy Społecznej w Kadzidle na zastępstwo pani Joanny Bakuły), pani xxxxxxxxxxxxxx pomoc administracyjna, upoważnienie z dnia 14 sierpnia 2016 r. (zatrudniona w Ośrodku Pomocy Społecznej w Kadzidle do r.), Zakresy czynności wszystkich pracowników wykonujących kontrolowane zadania uwzględniały ich realizację. (dowód: akta kontroli str ) Obsługa świadczeń wychowawczych realizowana jest w programie Świadczenia Wychowawcze. Na podstawie zawartej przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Kadzidle w dniu r. umowy nadzór autorski nad oprogramowaniem do obsługi Świadczeń Wychowawczych, zgodną z ustawą o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, sprawował TOP TIM z siedzibą w Warszawie. Stosownie do art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922), Ośrodek Pomocy Społecznej w Kadzidle dopełnił obowiązku zgłoszenia do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych zbioru danych osobowych z zakresu świadczeń wychowawczych w dniu r. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości sprawdzono poprzez porównanie danych przekazanych przez Wójta Gminy Kadzidło miesięcznym sprawozdaniem rzeczowo-finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego za miesiąc lipiec 2017 r., którego wzór stanowił załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r. (Dz. U poz. 212) z wygenerowanymi z systemu raportami i wykazami, prowadzonymi w wersji papierowej rejestrami wniosków i decyzji oraz listami wypłat świadczeń. Analizie poddano następujące dane statystyczne wykazane w sprawozdaniu rzeczowo-finansowym za lipiec 2017 r.: A. 1. kolumna 5 - świadczenie wychowawcze przekazane w formie pieniężnej 1880 świadczeń, 3

4 A. 2. kolumna 5 - świadczenie wychowawcze przekazane w formie rzeczowej lub w formie opłacania usług w związku z wystąpieniem co najmniej jednej z przesłanek, o których mowa w art. 9 ustawy brak świadczeń, C kolumna 3 - liczba wniosków o przyznanie świadczeń 11 wniosków, D.1. kolumna 3 - liczba rodzin bez dziecka niepełnosprawnego, pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko 793 rodziny, D.2. kolumna 3 - liczba rodzin z dzieckiem niepełnosprawnym, pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko 27 rodzin, E.1. kolumna 3 - liczba rodzin pobierających świadczenie wychowawcze rodzin. Po dokonaniu szczegółowej analizy, przedstawionych w czasie kontroli list wypłat świadczeń wychowawczych za miesiąc lipiec 2017 r. (o nr: 249/2017, 250/2017, 252/2017, 265/2017 i 270/2017 z dnia 25 lipca 2017 r.), nie stwierdzono rozbieżności w wypłaconych w formie pieniężnej świadczeniach wychowawczych. Dane dotyczące liczby złożonych wniosków o przyznanie świadczeń zawarte w sprawozdaniu miesięcznym porównano z danymi faktycznymi, tj. z ewidencją wniosków o przyznanie świadczeń wychowawczych. W wyniku analizy danych rozbieżności nie stwierdzono. Dane dotyczące liczby rodzin pobierających świadczenie na pierwsze dziecko z podziałem na rodziny z dzieckiem niepełnosprawnym i bez dziecka niepełnosprawnego, były prawidłowe. (dowód: akta kontroli str ) Prawidłowość ustalania uprawnień do świadczenia wychowawczego i jego wypłacania Kontroli poddano akta 20 spraw w przedmiocie ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego, zakończonych wydaniem decyzji administracyjnych 2. W skontrolowanych sprawach, w 9 przypadkach prawo do świadczenia wychowawczego przyznano na pierwsze i kolejne dzieci, tj. z uwzględnieniem kryterium dochodowego. W 1 przypadku odmówiono przyznania świadczenia z powodu przekroczenia kryterium dochodowego. Natomiast w pozostałych 10 przypadkach prawo do świadczeń przyznano na drugie i kolejne dzieci, tj. bez konieczności weryfikowania sytuacji dochodowej rodziny. 2 Sprawy zakończone wydaniem decyzji nr: OPS z dnia r., OPS z dnia r.., OPS z dnia r., OPS z dnia r., OPS z dnia r., OPS z dnia r., OPS z dnia r., OPS z dnia r., OPS z dnia r., OPS z dnia r., OPS z dnia r., OPS z dnia r., OPS z dnia r., OPS z dnia r., OPS z dnia r., OPS z dnia r., OPS z dnia r., OPS z dnia r., OPS z dnia r., OPS z dnia r. 4

5 Na podstawie analizy dokumentów stwierdzono, że we wszystkich 20 przypadkach postępowanie w sprawach o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego zostało wszczęte na wniosek, którego wzór określał załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia wychowawcze (Dz. U z 2016 r., poz. 214). Skontrolowane wnioski były prawidłowo wypełnione przez osoby ubiegające się oraz zawierały potwierdzenie ich przyjęcia wraz z datą i podpisem pracownika przyjmującego wniosek. Do wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko dołączone były wymagane, odpowiednio na podstawie art. 13 ust. 4 ustawy i 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, dokumenty. Ponadto, w aktach spraw znajdowały się pozyskane za pomocą systemów teleinformatycznych informacje o wysokości dochodu opodatkowanego podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz o wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne, w myśl art. 17 ust. 1 pkt 1, 3 ustawy. W 9 przypadkach dochód rodziny w przeliczeniu na osobę nie przekraczał kwoty 800,00 zł., zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy. W 19 przypadkach (tj. we wszystkich skontrolowanych sprawach, w których przyznano prawo do świadczeń wychowawczych) organ prawidłowo ustalił wysokość kontrolowanego świadczenia i okres na jaki je przyznano. W 9 sprawach świadczenie wychowawcze przyznano w kwocie 500 zł. miesięcznie na okres od 1 kwietnia 2016 r. do 30 września 2017 r. W 6 przypadkach świadczenie wychowawcze przyznano na okres krótszy z uwagi na urodzenie dziecka (4) lub ukończenie przez dziecko 18. roku życia, uwzględniając zapisy art. 5 ust. 2 ustawy. W pozostałych 4 przypadkach świadczenie wychowawcze przyznano począwszy od miesiąca w którym wpłynął wniosek z prawidłowo wypełnionymi dokumentami, stosownie do art. 18 ust. 2 ustawy. Kontrola realizacji wypłat wykazała, że świadczenia wychowawcze wypłacono zgodnie z wysokością ustaloną w wydanych w tych sprawach decyzjach administracyjnych. Wypłata nastąpiła w terminie przewidzianym w art. 21 ust. 1 ustawy, a w przypadku wniosku złożonego po 10 dniu miesiąca, zgodnie z art. 21 ust. 2 ustawy (obowiązującym w okresie podlegającym kontroli), zaś wniosku złożonego w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, stosownie do art. 49 ust. 2 ustawy. Poddane kontroli decyzje w przedmiocie przyznania prawa do świadczenia wychowawczego zawierały informację o terminie wypłaty świadczeń oraz wskazywały w jaki sposób wypłata zostanie zrealizowana. W wydanych decyzjach administracyjnych uwzględniono 5

6 elementy, o których mowa w art. 107 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. Decyzje zawierały w szczególności oznaczenie organu właściwego, tj. Wójta Gminy Kadzidło, datę wydania, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, pouczenie wskazujące termin i sposób wniesienia odwołania jak również informację o konieczności zgłoszenia przez stronę wszelkich zmian mających wpływ na prawo do świadczeń. Ponadto w pouczeniu zawarto informację o terminie i sposobie wniesienia odwołania. Decyzjom nadano natychmiastową wykonalność, zgodnie z art. 27 ust. 3 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Powyższe decyzje w sprawach świadczenia wychowawczego doręczono stronom zgodnie z wymogami określonymi w art. 39 k.p.a. W aktach spraw znajdowały się dowody potwierdzające odbiór decyzji przez stronę ze wskazaniem daty doręczenia, stosownie do art k.p.a. (dowód: akta kontroli str ). W świetle powyższych ustaleń odstępuję od wydawania zaleceń pokontrolnych. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Pan Dariusz Łukaszewski Wójt Gminy Kadzidło ul. Targowa 4, Kadzidło 6