WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Warszawa, 10 sierpnia 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-R AK Pan Sławomir Chmielewski Burmistrz Gminy i Miasta w Mogielnicy WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525 z późn. zm.) w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2016 r., poz. 195 z późn. zm.) w dniach od 30 maja do 5 czerwca 2017 roku inspektorzy Wydziału Polityki Społecznej, Oddziału w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Radomiu Anna Kowalczyk starszy inspektor wojewódzki oraz Monika Wziątek-Kaim inspektor wojewódzki, przeprowadzili kontrolę problemową w trybie zwykłym w Urzędzie Gminy i Miasta w Mogielnicy. Przedmiot kontroli obejmował sposób organizacji oraz realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 roku o pomocy w wychowywaniu dzieci w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczeń wychowawczych w okresie od dnia 17 lutego 2016 roku do dni kontroli, tj.: do dnia 30 maja 2017 roku. Niniejszym przekazuję Panu wystąpienie pokontrolne. W okresie objętym kontrolą Wojewoda Mazowiecki ocenił pozytywnie z uchybieniami organizację realizacji zadania oraz realizację przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 roku o pomocy państwa w wychowywaniu

2 dzieci w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczeń wychowawczych w okresie od dnia 17 lutego 2016 roku do dnia kontroli, tj.: do dnia 30 maja 2017 roku. 1.Organizacja realizacji zadania. Funkcję Burmistrza Gminy i Miasta w Mogielnicy pełni Pan Sławomir Chmielewski, wybrany w wyborach bezpośrednich - zaświadczenie Miejskiej Komisji Wyborczej w Mogielnicy z dnia 1 grudnia 2014 roku. W wyniku kontroli ustalono, że Urząd Gminy i Miasta w Mogielnicy działa na podstawie statutu przyjętego Uchwałą Nr XXXV/220/2009 Rady Miejskiej w Mogielnicy z dnia 23 stycznia 2009 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminy i Miasta Mogielnica wraz ze zmianą, wprowadzoną Uchwałą Nr XXXII/171/2012 Rady Miejskiej w Mogielnicy z dnia 30 października 2012 roku. Strukturę organizacyjną oraz zasady działania kontrolowanej jednostki w okresie objętym kontrolą określał Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta w Mogielnicy wprowadzony Zarządzeniem Nr 39/2016 Burmistrza Gminy i Miasta Mogielnica z dnia 30 czerwca 2016 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy i Miasta. W zapisach regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy i Miasta w Mogielnicy wskazano, iż Urząd zapewnia sprawną realizację wszystkich zadań Burmistrza, wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego ( ). Ponadto, w treści 18 ww. regulaminu wyodrębniono zakres zadań referatu świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych, jak również wskazano je w zakresach czynności pracowników realizujących zadania z zakresu świadczeń wychowawczych. Z wyjątkiem zakresu czynności Pani Anety Bors, która od dnia 11 maja 2016 roku przebywa kolejno na zwolnieniu lekarskim, urlopie macierzyńskim, urlopie rodzicielskim. Zgodnie z pisemną informacją Kierownika Referatu świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych zakres czynności ww. pracownika zostanie niezwłocznie rozszerzony o zapis dotyczący prowadzenia postępowania w zakresie przyznawania świadczenia wychowawczego po jego powrocie z nieobecności. W okresie podlegającym kontroli zadania z zakresu świadczeń rodzinnych wykonywało 7 osób, w tym od strony finansowo księgowej inspektor zatrudniony w referacie finansowobudżetowym urzędu gminy i miasta. W całym okresie podlegającym kontroli Urząd Gminy i Miasta w Mogielnicy finansował zatrudnienie w całości z rozdziału 85211, a po zmianie klasyfikacji budżetowej z rozdziału początkowo dla 3 pracowników, a na dzień kontroli dla 2. Pozostałe

3 osoby częściowo zaangażowane w realizację zadań z zakresu świadczeń wychowawczych nie otrzymywały wynagrodzenia ani dodatków z rozdziału (85501). W trakcie kontroli ustalono, iż burmistrz gminy i miasta Mogielnica udzielił Pani Joannie Kaźmierskiej - sekretarz upoważnienia do wydawania decyzji kończących postępowanie w zakresie świadczenia wychowawczego. Stosowne upoważnienie posiada również Pani Anna Wilk - Kierownikowi Referatu Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych, tj.: do prowadzenia postępowań w zakresie świadczenia wychowawczego, a także do wydawania kończących to postępowanie decyzji. Ponadto, osoby zajmujące się realizacją ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci posiadają upoważnienia do prowadzenia postępowań w zakresie przyznawania świadczenia wychowawczego. (akta kontroli str. 1-32, załącznik do programu kontroli, upoważnienia pracowników, zakresy obowiązków, wyjaśnienia kierownika) W trakcie kontroli ustalono, że Urząd Gminy i Miasta w Mogielnicy gromadzi dane osobowe beneficjentów świadczenia wychowawczego w systemie,,sygnity świadczenia wychowawcze. Ponadto, zgodnie z art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r., poz z późn. zm.) Burmistrz Gminy i Miasta Mogielnica dnia 21 kwietnia 2016 roku wystąpił do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych o rejestrację zbioru danych osobowych o nazwie,,program Rodzina 500 plus. Dnia 14 lipca 2016 roku Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych zaświadczył o zarejestrowaniu w ogólnokrajowym rejestrze zbiorów danych osobowych powyższego zbioru. W okresie objętym kontrolą jednostka działała w oparciu o zapisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67). W zakresie ewidencji i rejestracji spraw objętych kontrolą ustalono, że jednostka prowadzi rejestr w formie papierowej. Dokumentacja, która została poddana kontroli była znakowana, ewidencjonowana i przechowywana zgodnie z zapisami ww. rozporządzenia. 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości. W Urzędzie Gminy i Miasta Mogielnica podstawą uzyskania danych do sprawozdań rzeczowo finansowych jest system dziedzinowy,,sygnity świadczenia wychowawcze służący

4 do obsługi i realizacji przyjętych wniosków, wydawania decyzji, tworzenia list wypłat oraz sprawozdań. W przekazanym Wojewodzie Mazowieckiemu dnia 11 kwietnia 2017 roku za pośrednictwem CAS Miesięcznym sprawozdaniu rzeczowo-finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego za miesiąc marzec 2017 r. stwierdzono, następujące rozbieżności ze stanem faktycznym na podstawie przedstawionych wydruków z systemu dziedzinowego, rejestrów i list wypłat. W części A sprawozdania, wydatki poniesione w miesiącu marcu wykazane ,00 zł, właściwe ,00 zł, liczba świadczeń wypłaconych w miesiącu wykazana 966, właściwa 978. Jak wyjaśniła Pani Anna Wilk, kierownik Referatu świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych dane do powyższego sprawozdania zostały wygenerowane z systemu dziedzinowego,,sygnity i wgrane do Centralnej Aplikacji Statystycznej gdzie nastąpiły rozbieżności w poszczególnych tabelach.,,sprawozdanie za m-c marzec 2017 r. zostało wygenerowane dnia 31 marca 2017 r. po wgraniu do,,cas ręcznie, została zmieniona kwota świadczenia wychowawczego wydatki poniesione w miesiącu marcu ,00 zł i liczba świadczeń wypłaconych w miesiącu marcu Od liczby świadczeń 972 odjęto 6 ponieważ były to świadczenia nienależnie pobrane za 2017 r. Prawidłowo powinno być: wydatki ,00 zł i liczba świadczeń 978. Kwota ,00 zł została pomniejszona o zwroty świadczeń nienależnie pobranych za rok 2017 w kwocie 3000,00 zł. Powyższy sposób sporządzenia sprawozdania jest nierzetelny i niezgodny z objaśnieniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego. Świadczenia odzyskane nienależnie pobrane wykazuje się tylko w Tabeli B. W części C.1.1 sprawozdania liczba wniosków dotyczących przyznania świadczenia wychowawczego wykazana 7, właściwa zgodna z rejestrami papierowymi W części D sprawozdania liczba rodzin bez dziecka niepełnosprawnego, pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko wykazano 414, właściwa 411, natomiast liczbę rodzin z dzieckiem niepełnosprawnym pobierającą świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko wykazano 27 i to jest liczba właściwa. Jak ponownie wyjaśniła Pani Anna Wilk, kierownik Referatu świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych,,w tabeli D liczba rodzin bez dziecka niepełnosprawnego pobierających świadczenie wychowawcze w sprawozdaniu CAS jest 414 a z systemu dziedzinowego wynosi 411. Po zrobieniu korekty sprawozdania w dniu r. liczba rodzin wynosi 407. W tabeli D liczba rodzin z dzieckiem niepełnosprawnym pobierających

5 świadczenia wychowawcze na pierwsze dziecko z systemu dziedzinowego wynosi 26, w sprawozdaniu w CAS jest 27 a w korekcie sprawozdania 26. Po ręcznym wyliczeniu jest 27 rodzin. Liczba ta jest zgodna z rejestrem papierowym. Na podstawie raportu z systemu,,sygnity jest 29 rodzin i jest to błędna liczba, ponieważ jednej osobie skończyło się orzeczenie, natomiast druga ma dziecko niepełnosprawne ale pobiera świadczenie na kolejne dziecko. Części E sprawozdania w informacji o liczbie rodzin pobierających świadczenie wychowawcze wykazano 618 rodzin, natomiast właściwa liczba rodzin zweryfikowana w trakcie kontroli z rejestrami papierowymi oraz listami wypłat to 625. Jak z wyjaśnień wynika,, W tabeli E informacja o liczbie rodzin pobierających świadczenia wychowawcze w sprawozdaniu w CAS wynosi 618 a w sprawozdaniu z systemu dziedzinowego 627, a w korekcie 628. Na podstawie ręcznego wyliczenia jest 625 rodzin i jest to prawidłowa liczba. Z list wypłat liczba rodzin jest 626, ponieważ jedna rodzina występuje dwa razy. Na jednej liście jest wypłacone świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko, na które było przyznane wcześniej. Lista była generowana dnia 24 marca 2017 r., a dnia 29 marca 2017 r. była wygenerowana druga lista na tą samą osobę na drugie dziecko, na które wniosek został złożony 27 marca 2017 r.. Jak ustalono w trakcie czynności kontrolnych na podstawie analizy sprawozdań, list wypłat, dokumentów księgowych oraz przedstawionych wyjaśnień, sprawozdania w zakresie realizacji świadczeń wychowawczych odbiegają od stanu faktycznego i sporządzone są w sposób mało rzetelny. Kwoty wykazane w dokumentach księgowych zgadzają się z listami wypłat oraz rejestrami papierowymi. Pani Anna Wilk, kierownik Referatu świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych poinformowała, iż w związku z nieprawidłowościami wykrytymi w trakcie kontroli będzie ręcznie wyliczać liczbę świadczeń oraz liczbę rodzin pobierających świadczenie wychowawcze, by uniknąć ponownych błędów w trakcie generowania i przekazywania sprawozdania. (akta kontroli str , wyjaśnienia kierownika, listy wypłat, kartoteki z zapisów księgowych) 3. Prawidłowość ustalania uprawnień do świadczenia wychowawczego i jego wypłacania. W trakcie czynności kontrolnych weryfikacji poddano 21 akt spraw (w tym 11 akt spraw, w których ustalono prawo do świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko, tj. z uwzględnieniem kryterium dochodowego) w przedmiocie przyznania prawa do świadczenia wychowawczego realizowanego przez Urząd Gminy i Miasta w Mogielnicy. Kontrolowana

6 jednostka na dzień kontroli przyznała i wypłacała świadczenie wychowawcze dla 978 osób. Ustalono, że w powyższym okresie wydano decyzje odmawiające prawa do świadczenia wychowawczego dla 6 osób. Stwierdzono, że wszystkie skontrolowane sprawy rozpatrzone były terminowo, a świadczenia przyznane prawidłowo, tj.: właściwie określono wysokość świadczenia, wskazując okres na jaki zostało przyznane, a także formę i termin ich wypłaty. Ponadto, we wszystkich skontrolowanych sprawach złożone wnioski były wypełnione prawidłowo ze wskazaniem dat i podpisów osoby ubiegającej się o świadczenie. Ponadto zawierały stosowne załączniki w oparciu o zapisy ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, zgodne z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenie wychowawcze (Dz. U. z 2016 r., poz. 214). W skontrolowanych sprawach dotyczących przyznania świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko ww. świadczenie przyznano osobom, które spełniały ustawowe warunki do jego nabycia. Dochód rodziny w przeliczeniu na osobę nie przekraczał kwoty, o której mowa w art. 5 ust. 3 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, tj. 800,00 zł, natomiast w przypadku gdy członkiem rodziny jest dziecko niepełnosprawne, zgodnie z art. 5 ust. 4 dochód rodziny w przeliczeniu na osobę nie przekraczał kwoty 1200,00 zł. Wszystkie skontrolowane decyzje przyznające prawo do świadczenia wychowawczego wydane zostały z prawidłowym wskazaniem organu administracji publicznej, daty wydania, oznaczeniem strony, powołaniem podstawy prawnej, rozstrzygnięciem, uzasadnieniem faktycznym i prawnym albo odstąpieniem od uzasadnienia na podstawie art kpa, pouczeniem oraz podpisem osoby upoważnionej do wydawania decyzji. Kontrola wykazała, że wszystkie poddane analizie decyzje administracyjne w sprawie ustalenia uprawnień do świadczenia wychowawczego zostały wydane w terminach określonych w art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego oraz zostały odebrane przez stronę, co potwierdzone zostało własnoręcznym podpisem ze wskazaniem daty odbioru, zgodnie z art. 39 i 46 1 wyżej wymienionej ustawy. (akta kontroli str , decyzje) Za powstałe nieprawidłowości stwierdzone podczas kontroli odpowiedzialność ponosi Pan jako Burmistrz Gminy i Miasta, Kierownik Referatu Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych oraz pracownicy merytoryczni realizujący kontrolowane zadanie.

7 Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana do podjęcia następujących działań: 1. Dokonać rozszerzenia zakresu czynności Pani Anety Bors o zapisy dotyczące realizacji zadań z zakresu ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci niezwłocznie po jej powrocie do pracy. 2. Rzetelnego sporządzania sprawozdań z realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci oraz dołożenia starań, aby dane znajdujące się w systemie do obsługi świadczeń były identyczne z danymi wynikającymi z rejestrów i dokumentów papierowych. POUCZENIE Informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Jednocześnie zobowiązuję Pana do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych. Powyższą informacje należy kierować na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie, Wydział Polityki Społecznej, Oddział w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Radomiu, ul. Żeromskiego 53, Radom. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej