Pani Bożena Kordek Wójt Gminy Małkinia Górna ul. Przedszkolna Małkinia Górna

Transkrypt

1 Warszawa, 18 września 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-O AJ Pani Bożena Kordek Wójt Gminy Małkinia Górna ul. Przedszkolna Małkinia Górna WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525 z późn. zm.) w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) kontroler: Andrzej Jastrzębski starszy inspektor wojewódzki Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie Oddział w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Ostrołęce przeprowadził w dniach od 20 do 22 lutego 2017 r. kontrolę problemową w Urzędzie Gminy i Ośrodku Pomocy Społecznej w Małkini Górnej. Przedmiot kontroli obejmował organizację i realizację przez samorząd gminny zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci w zakresie rzetelności sporządzanych sprawozdań rzeczowo-finansowych oraz sposobu szacowania wysokości dotacji niezbędnej do wypłaty świadczeń wychowawczych. Kontrolą objęto okres od dnia 17 lutego 2016 r. do 20 lutego 2017 r. Niniejszym, przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne. Wojewoda Mazowiecki ocenia pozytywnie wykonywanie zadań przez gminę Małkinia Górna na postawie ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. poz. 195, z późn. zm.), pomimo uchybień w organizacji realizacji zadania i nieprawidłowości w szacowaniu wysokości dotacji.

2 1. Organizacja zadania Zadania wynikające z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci wykonywane były przez Urząd Gminy w Małkini Górnej w okresie od r. do r., a od dnia 1 stycznia 2017 r. przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Małkini Górnej. Od dnia 8 grudnia 2014 r. wójtem gminy Małkinia Górna jest Bożena Kordek. Skarbnikiem gminy Małkinia Górna jest Krystyna Ewa Witoszka, powołana przez Radę Gminy Małkinia Górna w dniu 26 lutego 2015 r. (uchwała nr 29/VII/2015). Od dnia 16 sierpnia 2016 r. kierownikiem Ośrodka Pomocy Społecznej w Małkini Górnej jest Anna Lipińska. Obsługę finansową Ośrodka Pomocy Społecznej w Małkini Górnej prowadzi Urząd Gminy w Małkini Górnej na podstawie porozumienia z dnia 28 czerwca 2004 r. (dowód: akta kontroli str. 11) Organizację wewnętrzną oraz tryb pracy organów gminy Małkinia Górna określał Statut z dnia r. przyjęty uchwałą Nr 101/XVIII/2015 Rady Gminy Małkinia Górna. Zadania z zakresu ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci realizowane były w Urzędzie Gminy w Małkini Górnej na wyodrębnionych stanowiskach pracy do spraw świadczeń wychowawczych, zgodnie ze strukturą organizacyjną ustaloną w Regulaminie organizacyjnym z dnia 26 czerwca 2013 r. (ze zmianami z dnia 15 marca 2016 r.). (dowód: akta kontroli str ) Na podstawie imiennych upoważnień wójta gminy Małkinia Górna z dnia 1 kwietnia 2016 r., stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy, zadania z zakresu świadczeń wychowawczych wykonywali następujący pracownicy Urzędu Gminy w Małkini Górnej: xxxxxxxxxxxxxx inspektor, upoważniona do prowadzenia postępowań w sprawie świadczeń wychowawczych, a także do wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych xxxxxxxxxxxxxx pomoc administracyjna, upoważniona do prowadzenia postępowań w sprawie świadczeń wychowawczych i xxxxxxxxxxxxxx pomoc administracyjna, upoważniona do prowadzenia postępowań w sprawie świadczeń wychowawczych. (dowód: akta kontroli str ) W 2016 r. z dotacji z budżetu państwa rozdział przeznaczonej na koszty obsługi ustawy sfinansowano wynagrodzenie jednej osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy i dwóch w części, ze względu na ich zatrudnienie w ramach prac interwencyjnych i częściową refundację wynagrodzenia ze środków Funduszu Pracy. (dowód: akta kontroli str ) 2

3 Od dnia 2 stycznia 2017 r. zadania organu właściwego określone w art. 10 ust. 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci wykonywali na podstawie zarządzeń wójta gminy Małkinia Górna, odpowiednio z dnia 2 i 17 stycznia 2017 r., upoważnieni do prowadzenia postępowań w sprawie świadczeń wychowawczych, a także do wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych pracownicy Ośrodka Pomocy Społecznej w Małkini Górnej: Anna Lipińska kierownik Ośrodka, i xxxxxxxxxxxxx inspektor ds. świadczeń wychowawczych. (dowód: akta kontroli str ) W dniu 2 stycznia 2017 r. kierownik Ośrodka dokonał zmian w Regulaminie organizacyjnym Ośrodka - zarządzenie nr 1/2017, wyodrębniając w jego strukturze wieloosobowe stanowisko ds. obsługi świadczeń wychowawczych ( 6 pkt 4). Natomiast do dnia rozpoczęcia kontroli zadania organu właściwego wykonywane przez OPS w Małkini Górnej na podstawie ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci nie były ustalone w obowiązującym Statucie Ośrodka z dnia 29 marca 2010 r., przyjętym w drodze uchwały nr 211/XXXVI/2010 Rady Gminy Małkinia Górna. Zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 poz. 1870, z późn. zm.) jednostka budżetowa działa na podstawie statutu, który określa w szczególności jej przedmiot działalności. O przedmiocie działalności jednostki budżetowej decyduje organ stanowiący, niemniej jednak, stosownie do art. 30 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446 z późn. zm.) przygotowanie projektów uchwał rady gminy należy do kompetencji wójta. Powierzenie zatem jednostce do realizacji innych zadań niż określone w statucie narusza obowiązujący porządek prawny. W świetle wyjaśnień kierownika OPS w Małkini Górnej, uchwała o realizacji przez Ośrodek zadań organu właściwego wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci zostanie podjęta przez Radę Gminy Małkinia Górna w dniu r. podejmie. (dowód: akta kontroli str ) W dniu r. Rada Gminy Małkinia Górna w drodze uchwały Nr 193/XXXIV/2017 z dnia 27 lutego 2017 r. ustanowiła nowy Statut Ośrodka, ustalając w nim w 2 pkt 11 realizację przez Ośrodek zadań na podstawie ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Na podstawie zawartej przez gminę Małkinia Górna umowy w dniu r. nadzór autorski nad aplikacją Świadczenia Wychowawcze 500 plus, zgodną z ustawą o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, sprawował TOP-TEAM Sp. z. o. o. z siedzibą w Warszawie. Ww. program umożliwiał elektroniczną rejestrację wniosków oraz generowanie raportów 3

4 i zestawień (zarejestrowanych wniosków, wydanych decyzji, list osób uprawnionych, list wypłat i odwołań). Równocześnie Urząd Gminy w Małkini Górnej prowadził w formie papierowej rejestr wpływających (papierowo i elektronicznie) wniosków oraz rejestr wydanych decyzji. Stosownie do art. 40 i 41 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922), Urząd Gminy i Ośrodek dopełniły obowiązku zgłoszenia do rejestracji zbioru danych osobowych z zakresu świadczeń wychowawczych, odpowiednio w dniu r. i r. (dowód: akta kontroli str. 21 i 25) 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Oceny rzetelności sporządzonych przez wójta gminy Małkinia Górna informacji o stanie realizacji ustawy dokonano poprzez porównanie, przekazanych za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej, sprawozdań: Realizacja Programu Rodzina 500+ w 2016 r. (stan na koniec grudnia) i Miesięczne sprawozdanie rzeczowo-finansowe z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego za miesiąc styczeń 2017 r., z wygenerowanymi z aplikacji Świadczenia Wychowawcze 500 plus raportami oraz prowadzonymi papierowo rejestrami i wykazami. W świetle ustaleń kontroli w 2016 r. do Urzędu Gminy w Małkini Górnej wpłynęło 940 wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego. Postępowania zakończono wydaniem 930 decyzji administracyjnych, z tego 913 przyznających świadczenia. Spośród 10 wniosków nierozpatrzonych, 7 oczekiwało u marszałka województwa. W 2016 r. wypłacono świadczeń wychowawczych (wszystkie w formie pieniężnej), z tego na pierwsze dziecko, a w miesiącu grudniu 2016 r świadczeń na kwotę ,00 zł. Dane te są zgodne ze sporządzonym przez wójta gminy Małkinia Górna sprawozdaniem Realizacja Programu Rodzina 500+ w 2016 r. (stan na koniec grudnia). W miesiącu styczniu 2017 r. Ośrodek Pomocy Społecznej w Małkini Górnej wypłacił 856 rodzinom 1382 świadczenia wychowawcze na kwotę ,00 zł. Świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko pobrały 524 rodziny, w tym 72 z dzieckiem niepełnosprawnym. W miesiącu tym wpłynęło 12 wniosków o przyznanie świadczeń, z których 10 rozpatrzono przyznaniem świadczeń decyzją administracyjną. Dane te były zgodne z miesięcznym sprawozdaniem rzeczowo-finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego za miesiąc styczeń 2017 r., sporządzonym przez kierownika OPS. 4

5 3. Proces szacowania wysokości dotacji i jego rzetelność Na realizację zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci gmina Małkinia Górna otrzymała w 2016 roku dotację celową z budżetu państwa w rozdziale w wysokości ,00 zł. Dotację tę wykorzystano w 99,89% w kwocie ,27zł, co potwierdza sporządzone przez Urząd Gminy w Małkini Górnej sprawozdanie Rb-50. Wójt gminy Małkinia Górna przekazując do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w dniu 24 listopada 2016 r. Przewidywane niedobory środków finansowych w rozdziale świadczenia wychowawcze, zaplanował wykorzystanie dotacji w 2016 r. w wysokości: ,00 zł na wypłatę świadczeń i ,00 zł na wydatki na koszty obsługi ustawy. Na tej podstawie, decyzją wojewody mazowieckiego nr 258 z dnia 5 grudnia 2016 r. nastąpiło zwiększenie planu dotacji w rozdziale o żądaną kwotę ,00 zł, a ostateczny plan na 2016 r. dla Gminy Małkinia Górna wyniósł ,00 zł. Zgodnie ze sporządzonym przez jednostkę Sprawozdaniem z wykonania wydatków poniesionych w okresie od roku w działach: 710, 801, 852, 853 na świadczenia i koszty obsługi wydatkowano odpowiednio ,70 zł i ,57 zł. W świetle zgłoszonego zapotrzebowania z dnia 24 listopada 2016 r. zaplanowano za mało środków na wypłatę świadczeń o 6 582,70 zł., a za dużo na obsługę zadania o ,43 zł. W dniu 13 stycznia 2017 r. gmina Małkinia Górna zwróciła do budżetu wojewody mazowieckiego niewykorzystane środki w wysokości 6 592,73 zł. W ocenie wojewody mazowieckiego nierzetelnego zaplanowania środków na realizację zadania przez wójta gminy Małkinia Górna nie uzasadnia wyjaśnienie o oszczędnym wydatkowaniu środków na obsługę Programu 500 plus. (dowód: akta kontroli str. 26) Oszczędne gospodarowanie środkami przeznaczonymi na koszty obsługi polega na tym aby zaplanować na ten cel środki w wysokości odpowiadającej rodzajowi planowanych wydatków i kwocie niezbędnej na ich sfinansowanie. Zapotrzebowane środki w wysokości ,00 zł na koszty obsługi zadania stanowiły 2% kwoty zaplanowanej na wypłatę świadczeń wychowawczych. Co prawda nie były zaplanowane w maksymalnej wysokości, którą określa art. 52 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, niemniej jednak nie odnosiły się do faktycznych potrzeb. Ponadto przekazane przez wójta zapotrzebowanie nie było zweryfikowane, gdyż nie było poprzedzone kalkulacją środków finansowych. Kalkulacja taka powinna być każdorazowo sporządzona przez osobę wykonująca zadania na stanowisku i skarbnika, i zatwierdzona przez organ właściwy przed przekazaniem wojewodzie zapotrzebowania. Jednocześnie powinna być uzasadniona 5

6 rodzajem wydatków i ich wielkością oraz uwzględniać kryteria i dane, które rozstrzygają o rozmiarze faktycznych potrzeb. Odręcznych adnotacji, dokonanych w brudnopisie przez osobę wykonującą zadania na stanowisku nie można uznać za taki dokument. W 2017 r. środki finansowe na realizację ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci roku dla gminy Małkinia Górna zostały zaplanowane w dziale 855 Rodzina rozdział świadczenia wychowawcze w wysokości ,00 zł. Na podstawie przekazanego w dniu 10 stycznia 2017 r. w CAS Dodatkowego zapotrzebowania na środki finansowe z budżetu wojewody narastająco do końca stycznia 2017 r. w zakresie działu 855 Rodzina, OPS w Małkini Górnej otrzymał dotację w kwoce ,00 zł, którą wydatkował w 99,93%. Zapotrzebowanie to zostało poprzedzone sporządzoną przez kierownika OPS w Małkini Górnej kalkulacją środków, która uwzględniała w szczególności rodzaj i wielkość wydatków na koszty obsługi na kwotę ,00 zł. Natomiast nie było w niej uzasadnienia dla zapotrzebowanej na wypłatę świadczeń wychowawczych kwoty ,00zł, która powinna wynikać z liczby świadczeń przyjętych do wypłaty w miesiącu styczniu, w szczególności na podstawie wydanych decyzji administracyjnych, w tym w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego i oczekujących na rozpatrzenie wniosków. Tym samym nie było uzasadnienia dla niewydatkowanych w miesiącu styczniu 2017 r. środków na świadczenia wychowawcze w kwocie 440 zł na, które w sposób niezgodny z przepisami art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych zostały zapotrzebowane w nadmiernej wysokości. (dowód: akta kontroli str ) Ponadto organ kontroli zwrócił uwagę na nieprzestrzeganie przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67) oraz zarządzenia nr 2/2016 kierownika OPS w Małkini Górnej z dnia 1 grudnia 2016 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, gdyż część dokumentów na podstawie których dokonano ustaleń kontroli nie zawierała wymaganego znaku sprawy. (dowód: akta kontroli str. 21) Za powstałe uchybienia i nieprawidłowości w wykonywaniu zadań określonych w ustawie o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci ponoszą odpowiednio Bożena Kordek wójt gminy Małkinia Górna i Anna Lipińska - kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Małkini Górnej. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią Bożenę Kordek wójta gminy Małkinia Górna do podjęcia działań w celu realizacji następujących zaleceń: 6

7 1. Szacowania zapotrzebowania na środki finansowe z dotacji celowej budżetu państwa na realizację zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci zgodnie z zasadami określonymi w art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1870, z późn. zm.) oraz dokumentowania tego procesu. 2. Rejestrowania i znakowania spraw zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Gminy i Ośrodku instrukcją kancelaryjną. Jednocześnie zobowiązuję Panią do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie, Wydział Polityki Społecznej Oddział w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Ostrołęce, ul. gen. Augusta Emila Fieldorfa Nila 15, Ostrołęka. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Otrzymują: Pani Anna Lipińska kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Małkini Górnej ul. Biegańskiego 3, Małkinia Górna 7