al. 3 Maja Legionowo

Transkrypt

1 Warszawa, 13 lipca 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-IX EO Pani Anna Brzezińska Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Legionowie al. 3 Maja Legionowo WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 16 w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca o kontroli w administracji rządowej 1, art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci 2 (dalej ustawa o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci) oraz upoważnień Wojewody Mazowieckiego Nr 21/WPS.2017 i Nr 22/WPS/2017 z 18 stycznia 2017 r. Edyta Ostrowska radca wojewody i Małgorzata Małaczek starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, przeprowadziły w dniach 26, 27, 30 stycznia i 2 lutego 2017 r. kontrolę problemową w Ośrodku Pomocy Społecznej w Legionowie (dalej Ośrodek Pomocy Społecznej, Ośrodek lub OPS), mieszczącym się przy al. 3 Maja 28 w Legionowie. Przedmiot kontroli obejmował organizację i realizację przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, w szczególności rzetelność sporządzanych sprawozdań rzeczowo-finansowych oraz sposób szacowania wysokości dotacji niezbędnej do wypłaty świadczeń wychowawczych. 1 dalej ustawa o kontroli w administracji rządowej Dz. U. Nr 185, poz Dz. U. poz. 195, z późn. zm.

2 Kontrolą objęto okres od 17 lutego 2016 r. do dnia kontroli. Kontrola została odnotowana w książce kontroli Ośrodka Pomocy Społecznej pod poz. 1. Kierownikiem Ośrodka Pomocy Społecznej w Legionowie jest pani Anna Brzezińska od 16 lipca 2007 r., a główną księgową pani Ewa Pawka-Nowak od 3 lutego 2009 r. 1. Organizacja zadania Ośrodek Pomocy Społecznej w Legionowie w okresie kontrolowanym funkcjonował w oparciu o następujące akty: Statut stanowiący załącznik do uchwały nr XXI/260/2012 Rady Miasta Legionowo z 23 maja 2012 r. w sprawie uchwalenia statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Legionowie, zmieniony uchwałami Rady Miasta Legionowo: nr XXX/406/2013 z 27 marca 2013 r., nr XXXVII/507/2013 z 27 listopada 2013 r., nr XI/112/2015 z 30 września 2015 r. i nr XVII/225/2016 z 23 marca 2016 r. Zgodnie z 3 ust. 2 pkt 10 statutu Ośrodek realizuje zadania zlecone z zakresu administracji rządowej wynikające z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Regulamin organizacyjny przyjęty zarządzeniem nr 5/II/2014 dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Legionowie z 21 lutego 2014 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Legionowie, zmieniony zarządzeniami kierownika jednostki nr 16/VII/2015 z 27 lipca 2015 r. i nr 11/VIII/2016 z 31 sierpnia 2016 r. Zgodnie z 19a regulaminu organizacyjnego Ośrodka realizacja zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, w szczególności planowanie i wykonywanie budżetu niezbędnego do realizacji ww. ustawy, prowadzenie postepowań administracyjnych w sprawie świadczenia wychowawczego, sporządzanie list wypłat tych świadczeń, prowadzenie rejestrów i baz danych osób ubiegających się o świadczenie oraz sprawozdawczość w przedmiotowym zakresie, należy do zadań Działu świadczeń wychowawczych. Na podstawie zarządzenia nr 44/2016 Prezydenta Miasta Legionowo z 4 marca 2016 r. w sprawie wyznaczenia jednostki organizacyjnej do realizacji zadań z zakresu świadczenia wychowawczego Ośrodek Pomocy Społecznej w Legionowie wyznaczony 2

3 został jako właściwy do realizacji przedmiotowych zadań. Takim działaniem wypełniony został obowiązek ustalony w art. 53 ust. 1 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. W okresie od 1 kwietnia br. do dnia kontroli w Ośrodku Pomocy Społecznej zadania polegające na prowadzeniu postępowań w sprawie ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci wykonywało 12 pracowników Ośrodka: 1. pani Anna Brzezińska dyrektor Ośrodka, upoważnienie Prezydenta Miasta Legionowo nr 72/2016, znak RO z 4 marca 2016 r. do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, a także do wydawania w tych sprawach decyzji, 2. pan Piotr Mrozek zastępca dyrektora Ośrodka, upoważnienie Prezydenta Miasta Legionowo nr 73/2016, znak RO z 4 marca 2016 r. do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, a także do wydawania w tych sprawach decyzji, 3. pani Karolina Duszyńska referent w Dziale Świadczeń Wychowawczych, upoważnienie Prezydenta Miasta Legionowo nr 185/2016, znak RO z 23 listopada 2016 r. do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, realizowała zadania od 11 kwietnia 2016 r. 4. pani Martyna Sadecka referent w Dziale Świadczeń Wychowawczych, upoważnienie Prezydenta Miasta Legionowo nr 186/2016, znak RO z 23 listopada 2016 r. do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, 5. pani Kamila Falba stażysta z Powiatowego Urzędu Pracy, realizowała zadania w okresie 11 kwietnia 6 listopada 2016 r., 6. pani Joanna Górna pomoc administracyjna (biurowa) w Dziale Świadczeń Wychowawczych, 7. pani Agnieszka Górska specjalista w Dziale Świadczeń Wychowawczych, realizowała zadania w okresie 1 czerwca 31 lipca 2016 r., 8. pani Agata Owczarczyk pomoc administracyjna (biurowa) w Dziale Świadczeń Wychowawczych, 3

4 9. pani Karolina Szafrańska pomoc administracyjna (biurowa) w Dziale Świadczeń Wychowawczych, realizowała zadania od 11 kwietnia 2016 r., 10. pani Sara Szulc pomoc administracyjna (biurowa)/technik prac biurowych w Dziale Świadczeń Wychowawczych, realizowała zadania od 24 listopada 2016 r., 11. pani Monika Zasońska podinspektor w Dziale Świadczeń Wychowawczych, realizowała zadania w okresie 1 kwietnia 31 sierpnia 2016 r., 12. pan Sylwester Żychalak podinspektor w Dziale Świadczeń Wychowawczych, realizował zadania w okresie 1 kwietnia 31 sierpnia 2016 r. Ponadto 3 pracowników OPS panie Magdalena Koczara kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego, Ewelina Kownacka specjalista i Kinga Łęgowska specjalista zgodnie z ich zakresami obowiązków realizowały zadania polegające na prowadzeniu rejestrów pism przychodzących i wychodzących w związku z realizacją ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, wydawaniu i przyjmowaniu wniosków i innych dokumentów w związku z wykonywaniem ustawy i udzielaniu informacji z zakresu ustawy. Kolejnym 18 osobom zatrudnionych w Ośrodku powierzono zadanie doręczania osobom uprawnionym decyzji administracyjnych wydanych na podstawie ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci poprzez dokonanie zmian w ich zakresach obowiązków. Ponadto siedmiu pracowników OPS realizowało zadania z zakresu obsługi kadrowej, kasowej i operacji na rachunku bankowym, prowadzenia ewidencji księgowej i obsługi technicznej oprogramowania, dotyczących realizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. W okresie od 1 kwietnia br. do dnia kontroli w Ośrodku Pomocy Społecznej w wykonywanie zadań związanych z realizacją ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci łącznie zaangażowanych było 40 pracowników Ośrodka. Na dzień sporządzenia rocznego sprawozdania Realizacja Programu Rodzina 500+ w 2016 r. (stan na koniec grudnia) zadaniami wynikającymi z ustawy zajmowało się 35 spośród 40 ww. pracowników. 1 kwietnia 2016 r. Ośrodek zawarł umowę licencyjną na prawo użytkowania oprogramowania Świadczenia Wychowawcze (nr licencji sw/mazo/2016/14) oraz umowę na sprawowanie nadzoru autorskiego uproszczonego nad aplikacją z TOP-TEAM TT Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Górczewskiej 222 lok. 271 (dalej TOP-TEAM) 4

5 na okres 1 kwietnia 31 grudnia 2016 r., a następnie 2 stycznia 2017 r. umowy o przedmiocie jw. do 31 grudnia 2017 r. Administrator danych dopełnił obowiązku, o którym mowa w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych 3 zgłoszenia zbioru danych dotyczących świadczeń wychowawczych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (dalej GIODO). Zaświadczenie GIODO z 16 lutego 2016 r. o zarejestrowaniu zbioru danych osobowych o nazwie ŚWIADCZENIA WYCHOWAWCZE wpłynęło do Ośrodka 18 marca 2016 r. W wyniku kontroli ustalono nieprawidłowość polegającą na nieposiadaniu przez pracowników wymienionych w punktach 5-12 niniejszego wystąpienia oraz w okresie do 23 listopada 2016 r. pracowników wymienionych w punktach 4. i 5., wykonujących zadania polegające na prowadzeniu postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego, stosownych upoważnień Prezydenta Miasta Legionowo do realizacji tych zadań. Takie działanie stanowi naruszenie art. 10 ust. 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, zgodnie z którym organ właściwy może, w formie pisemnej, upoważnić pracownika ośrodka pomocy społecznej na wniosek jego kierownika do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, a także do wydawania w tych sprawach decyzji. 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Zweryfikowano zgodność danych wykazanych w przekazanym za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej sprawozdaniu Realizacja Programu Rodzina 500+ w 2016 r. (stan na koniec grudnia) /dalej sprawozdanie/ z danymi wynikającymi z raportów wygenerowanych z oprogramowania Świadczenia wychowawcze (dalej program Świadczenia wychowawcze) oraz ksiąg rachunkowych. W okresie kontrolowanym nie wypłacono świadczeń wychowawczych w formie rzeczowej lub opłacania usług. Badaniu poddano dane w następujących pozycjach sprawozdania: 3 Dz. U. z 2016 r. poz

6 A.1. Liczba złożonych unikatowych wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego. A.3. Liczba wydanych decyzji w sprawie świadczenia wychowawczego. A.3.1. Liczba wydanych decyzji przyznających prawo do świadczenia wychowawczego. B.1. Liczba świadczeń należnych za grudzień 2016 r. i cały 2016 rok (kolumny 9. i 10. sprawozdania). B.1.1. Liczba świadczeń należnych na pierwsze dziecko za grudzień 2016 r. i cały 2016 rok (kolumny 9. i 10. sprawozdania). B.2. Liczba świadczeń wypłaconych w formie pieniężnej w grudniu 2016 r. i całym 2016 r. (kolumny 9. i 10. sprawozdania). B.4. Poniesione z budżetu państwa wydatki na świadczenia wychowawcze w grudniu 2016 r. i całym 2016 r., bez kosztów obsługi i wdrożenia (kolumny 9. i 10. sprawozdania). C. Informacja na temat liczby osób zajmujących się realizacją ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. D.3. i D.4. Poniesione w 2016 r. z dotacji celowej z budżetu państwa wydatki na wdrożenie ustawy i obsługę świadczeń wychowawczych. W wyniku dokonanej analizy ustalono zgodność danych wykazanych w następujących pozycjach sprawozdania: A.3. i A.3.1. w zakresie liczby wydanych decyzji w sprawie świadczenia wychowawczego, w tym przyznających prawo do świadczenia, odpowiednio i 3 995, z danymi wynikającymi z raportu wygenerowanego z programu Świadczenia wychowawcze. B.2. kolumna 9. sprawozdania w zakresie liczby świadczeń wypłaconych w formie pieniężnej w grudniu 2016 r , z danymi wynikającymi z raportu wygenerowanego z programu Świadczenia wychowawcze. C.1. i C z wykazem osób realizujących kontrolowane zadanie, ich zakresami obowiązków i udzielonymi upoważnieniami. B.4. w zakresie wydatków poniesionych z budżetu państwa na świadczenia wychowawcze w grudniu 2016 r. i całym 2016 r., odpowiednio zł i zł z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych. D.3. i D.4. łączna kwota wydatków na wdrożenie ustawy i obsługę świadczeń wychowawczych jest zgodna z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych 6

7 oraz wykazanymi w Sprawozdaniu z wykonania wydatków poniesionych w okresie od roku w działach: 710, 801, 852, 853. W niżej przedstawionych pozycjach sprawozdania ustalono niezgodności: A.1. w sprawozdaniu wykazano jako liczbę złożonych wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego 4 280, a powinno być świadczeń 4. B.1. kolumny 9. i 10. w sprawozdaniu wykazano liczby świadczeń wychowawczych należnych za grudzień 2016 r. i cały 2016 rok, odpowiednio i , natomiast powinno być i świadczeń 5. B.1.1. kolumny 9. i 10. w sprawozdaniu wykazano liczby świadczeń wychowawczych należnych na pierwsze dziecko za grudzień 2016 r. i cały 2016 rok, odpowiednio i , a powinno być i świadczeń 6. B.2. kolumna 10. w sprawozdaniu wykazano jako liczbę świadczeń wypłaconych w 2016 r. w formie pieniężnej , natomiast powinno być świadczeń 7. W kwestii powyższych rozbieżności pani Anna Brzezińska dyrektor Ośrodka wyjaśniła, że Powyższe błędy wynikają z mylnie przepisanych danych z programu Top-Team. W celu ich wyeliminowania wprowadzono zasadę sporządzania wydruków z programu wykorzystywanego do obsługi zadania przed wprowadzeniem danych do systemu CAS. C.1.1. w sprawozdaniu wykazano jako liczbę osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (w przeliczeniu na pełne etaty) liczbę trzy zamiast dwa natomiast na 31 grudnia 2016 r. pracodawca ze środków na realizację zadania ponosił pełne koszty zatrudnienia 2 osób zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy 8. C.1.3. wykazano liczbę 32 zamiast 33, natomiast w tej części sprawozdania powinni zostać wykazani pracownicy, których wynagrodzenia nie były w pełni finansowane ze środków na realizację zadania, zatem 4 osoby, które zgodnie z ich zakresami obowiązków zajmowały się prowadzeniem postępowań m.in. w sprawie świadczenia wychowawczego, dyrektor i zastępca dyrektora Ośrodka posiadający upoważnienia do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, 4 Zgodnie z raportem z programu Świadczenia wychowawcze 5 Zgodnie z raportem z programu Świadczenia wychowawcze 6 Zgodnie z raportem z programu Świadczenia wychowawcze 7 Zgodnie z raportem z programu Świadczenia wychowawcze 8 Zgodnie z punktem 12. Objaśnień do sprawozdania w części C. w wierszach 1.1. i 1.2. sprawozdania wykazuje się liczbę osób, za które pracodawca ponosi pełne koszty zatrudnienia ze środków na realizację zadania 7

8 a także do wydawania w tych sprawach decyzji, i 27 pracowników, którym powierzono zadania z zakresu ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci poprzez dokonanie zmian w ich zakresach obowiązków. 3. Proces szacowania wysokości dotacji i jego rzetelność Ośrodek Pomocy Społecznej za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej 26 października i 14 listopada 2016 r. przekazał wojewodzie zapotrzebowania na środki finansowe z budżetu wojewody w 2016 r., w których określił wysokość środków niezbędnych w rozdziale Świadczenia wychowawcze na realizację zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci na kwotę zł. Ostatecznie plan po zmianach na 2016 r. wyniósł zł. Ostatnia transza dotacji wpłynęła na rachunek Ośrodka 14 grudnia 2016 r. Jak wynika z raportów wygenerowanych z systemu finansowo-księgowego, wydatki na realizację kontrolowanego zadania wyniosły w 2016 r ,26 zł, co stanowi 99,5% planu po zmianach OPS w rozdziale W podziale na wypłaty świadczeń i koszty obsługi zadania wydatki wyniosły ,80 zł i ,46 zł, co stanowi odpowiednio 98,21 % i 1,79% wydatkowanych środków w rozdziale 85211, zgodnie z postanowieniami art. 52 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Tożsame kwoty zrealizowanych w 2016 r. wydatków wykazane zostały w Sprawozdaniu z wykonania wydatków poniesionych w okresie od roku w działach: 710, 801, 852, 853. Niewykorzystana kwota dotacji w wysokości ,74 zł zwrócona została na rachunek Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego, z zachowaniem terminu ustalonego w art. 168 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 9. W OPS nie udokumentowano procesu kalkulowania wysokości dotacji niezbędnej w grudniu 2016 r. do realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. W przedmiocie sposobu kalkulacji kwoty dotacji na realizację kontrolowanego zadania wyjaśnień udzieliła pani Anna Brzezińska dyrektor Ośrodka: W zakresie wydatków 9 Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, z późn. zm. 8

9 planowanych: kwota wydatków na świadczenia wynika z iloczynu: liczba dzieci uprawnionych w danym m-cu (dane podawane przez pracowników Działu Świadczeń Wychowawczych z programu Top-Team oraz dane szacowane na podstawie złożonych, a nie rozpatrzonych wniosków) razy kwota świadczenia (500 zł). Zapotrzebowanie na środki dotacji na wydatki na obsługę liczono w 2016 r. jako 2% wydatków na świadczenia. ( ) Sprawozdania z CAS na , skorygowano liczbę dzieci otrzymujących świadczenie wychowawcze w grudniu 2016 r. z poziomu do poziomu 5 178, kwota wydatku na świadczenia zaplanowana na m-c grudzień zł. Zwiększenie kwoty na świadczenia z do kwoty (tj. wzrost o ) wynika z szacowanej wypłaty na wyrównania dla około 37 dzieci od IV do XII, z wypłatą do końca XII. Z tytułu dotacji otrzymanej na realizację zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci w okresie od sierpnia do grudnia 2016 r. do dyspozycji jednostki pozostawały środki w wysokości: 31 sierpnia 2016 r ,94 zł, 30 września 2016 r ,24 zł, 31 października 2016 r ,95 zł, 30 listopada 2016 r ,64 zł, 31 grudnia 2016 r ,64 zł. Podsumowując wyniki kontroli informuję, że organizację realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, rzetelność sporządzonego sprawozdania z realizacji programu Rodzina 500 plus oraz szacowanie wysokości dotacji niezbędnej do jego realizacji ocenia się pozytywnie pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią Dyrektor do podjęcia działań w celu wyeliminowania ustalonych nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Prowadzenia postępowań w sprawie ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego wyłącznie przez osoby posiadające upoważnienia organu właściwego Prezydenta Miasta Legionowo, wydane na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. 9

10 2. Rzetelnego sporządzania sprawozdań z realizacji programu i ściśle według objaśnień załączonych do formularzy sprawozdań oraz zatwierdzania ich ostatecznych wersji przez kierownika jednostki przed przekazaniem do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego. 3. Przechowywania kopii zatwierdzonych przez kierownika sprawozdań oraz dokumentów, w tym pochodzących z systemu dziedzinowego do obsługi świadczeń wychowawczych (na dzień sporządzania sprawozdania), stanowiących podstawę ujęcia danych w sprawozdaniach. 4. Dokumentowania procesu szacowania zapotrzebowania na dotację niezbędną do realizacji programu Rodzina 500 plus. Jednocześnie zobowiązuję Panią Dyrektor do poinformowania Wojewody Mazowieckiego, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Z up. Wojewody Mazowieckiego Marcin Wodziński Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Roman Smogorzewski Prezydent Miasta Legionowo 10