WOJEWODA MAZOWIECKI Warszawa, 17 stycznia 2017 r. SPRAWOZDANIE Z KONTROLI

Transkrypt

1 WOJEWODA MAZOWIECKI Warszawa, 17 stycznia 2017 r. WPS-IX WP Pan Dariusz Zieliński Burmistrz Miasta i Gminy Góra Kalwaria ul. 3 Maja Góra Kalwaria SPRAWOZDANIE Z KONTROLI przeprowadzonej w Urzędzie Miasta i Gminy Góra Kalwaria, Góra Kalwaria, ul. 3-go Maja 10 oraz w Ośrodku Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii, Góra Kalwaria, ul. Pijarska 40 Na podstawie art. 16 w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 15 lipca o kontroli w administracji rządowej 1 oraz art. 175 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2 w Urzędzie Miasta i Gminy w Górze Kalwarii (dalej UMiG) oraz w Ośrodku Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii (dalej OPS lub Ośrodek) przeprowadzona została kontrola doraźna w trybie uproszczonym w zakresie organizacji i realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci 3 (dalej ustawa), w tym wykorzystania dotacji otrzymanej w okresie od 17 lutego br. do dnia kontroli, tj. 21 września 2016 r., na wydatki związane z realizacją płatności świadczeń wychowawczych. Kontrolę przeprowadzili: pani Wiesława Puciłowska - kierownik Oddziału do spraw Wspierania Rodziny i Pieczy Zastępczej w Wydziale Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 160/WPS/2016; pani Joanna Królikowska - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej 1 dalej ustawa o kontroli w administracji rządowej Dz. U. Nr 185, poz dalej ustawa o finansach publicznych Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, z późn. zm. 3 Dz. U. poz. 195, z późn. zm.

2 Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 161/WPS/2016; pan Roman Trzcieliński - inspektor wojewódzki w Wydziale Kontroli Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 348/WK/2016 oraz pani Katarzyna Szymańska - inspektor wojewódzki w Wydziale Kontroli Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 349/WK/2016. Upoważnienia zostały wydane przez Wojewodę Mazowieckiego. (akta kontroli str upoważnienia) Kontrola została odnotowana w książce kontroli Urzędu Miasta i Gminy pod nr 3, natomiast w książce kontroli Ośrodka Pomocy Społecznej pod pozycją nr 26. Jak ustalono Burmistrzem Gminy Góra Kalwaria jest Pan Dariusz Antoni Zieliński, który pełni tę funkcję od dnia 6 grudnia 2014 r. Skarbnikiem Gminy Góra Kalwaria na wniosek Burmistrza z dniem 1 maja 2009 r. została Pani Ewa Maria Sobiepanek. Kierownikiem Ośrodka Pomocy Społecznej jest Pani Katarzyna Łagowska na stanowisku od dnia 1 lutego 2010 r. Główną Księgową jest Pani Bożena Potrzebowska na stanowisku od dnia 12 kwietnia 2005 r. (akta kontroli str zaświadczenie o wyborze burmistrza, wyciąg z protokołu Nr3/2014 III sesji Rady Miejskiej Góry Kalwarii, Akt ślubowania, uchwała sprawie powołania skarbnika gminy) 1. Organizacja zadania Urząd Miasta i Gminy Góra Kalwaria funkcjonuje w oparciu o następujące akty prawne: Statut Miasta i Gminy Góra Kalwaria wprowadzony uchwałą Nr 584/XLVIII/2010 Rady Miejskiej Góry Kalwarii z dnia 25 maja 2010 r. zmieniony uchwałą Nr XX/125/2015 z dnia 28 października 2015 r. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria przyjęty Zarządzeniem Nr ROA Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria dnia 7 marca 2014 r. zmieniony: - zarządzeniem Nr ROA z dnia 18 sierpnia 2014 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie wprowadzenia Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria; -zarządzeniem Nr ROA z dnia 3 lutego 2015 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie wprowadzenia Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria; -zarządzeniem Nr ROA z dnia 1 kwietnia 2015 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie wprowadzenia Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria; - zarządzeniem Nr ROA z dnia 26 października 2015 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie wprowadzenia Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria; 2

3 - zarządzeniem Nr ROA z dnia 22 grudnia 2015 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie wprowadzenia Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria, Ośrodek Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii funkcjonuje w oparciu o: Statut, przyjęty Uchwałą Nr 599/XLIX//2010 Rady Miejskiej Góry Kalwarii z dnia 30 czerwca 2010 r. w sprawie nadania Statutu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii, Uchwały Nr XX/215/2011 Rady Miejskiej Góry Kalwarii z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie zmiany w Statucie Ośrodka Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii, zmiany do Statutu przyjętą Uchwałą Nr LIII/571/2014 Rady Miejskiej Góry Kalwarii z dnia 4 marca 2014 r. w sprawie zmiany w Statucie Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Uchwałą Nr XXVII/219 Rady Miejskiej Góry Kalwarii z dnia 30 marca 2016 r. zmieniającą uchwałę w sprawie nadania Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii. Regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem nr 9/2014 z dnia 30 grudnia 2014 r. Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii zmieniony Zarządzeniem Nr 15/2016 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii z dnia 24 sierpnia 2016 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii. (akta kontroli str Uchwały Statutu i Regulaminu Organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej wraz z uchwałami zmieniającymi) Ośrodek Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii został wyznaczony do prowadzenia postępowań w sprawach o świadczenia wychowawcze na podstawie art. 10 i 53 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2016 r. poz. 195) poprzez: wydanie Zarządzenia przez Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria Nr /2016 z dnia 31 marca 2016 r. oraz zmianę Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej Uchwałą Nr XXVII/219 Rady Miejskiej Góry Kalwarii z dnia 30 marca 2016 r. zmieniającą uchwałę w sprawie nadania Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii. Dodatkowo Zarządzeniem Nr ROA /2016 Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria z dnia 31 marca 2016 roku wyznaczono Ośrodek Pomocy Społecznej i upoważniono kierownika Ośrodka do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego oraz wydawania w tych sprawach decyzji. (akta kontroli str. 52 Zarządzenie Nr ROA /2016) 3

4 Upoważnienia w tym zakresie posiadają również: Pani Paulina Walencik - na stanowisku referenta posiadająca upoważnienie Burmistrza Miasta i Gminy z dnia 31 marca 2016 do prowadzenia postępowań z zakresu świadczenia wychowawczego, z wyłączeniem wydawania decyzji; Pani Urszula Kamusińska - na stanowisku referenta posiadająca upoważnienie Burmistrza Miasta i Gminy z dnia 31 marca 2016 do prowadzenia postępowań z zakresu świadczenia wychowawczego, z wyłączeniem wydawania decyzji; Pani Agnieszka Witan - na stanowisku inspektora posiadająca upoważnienie Burmistrza Miasta i Gminy z dnia 31 marca 2016 do prowadzenia postępowań z zakresu świadczenia wychowawczego, w okresie od 1 kwietnia 2016 do 30 czerwca 2016 r., z wyłączeniem wydawania decyzji; Pani Marta Witkowska - na stanowisku inspektora posiadająca upoważnienie Burmistrza Miasta i Gminy z dnia 6 września 2016 do prowadzenia postępowań z zakresu świadczenia wychowawczego z wyłączeniem wydawania decyzji administracyjnych. Wcześniejsze upoważnienie Burmistrza Miasta i Gminy z dnia 31 marca 2016 do prowadzenia postępowań z zakresu świadczenia wychowawczego oraz wydawania w tych sprawach decyzji, pismem Burmistrza znak: KAD z dnia 2 września 2016 r. zostało odwołane z dniem 5 września 2016 r. W okresie od 1 kwietnia do dnia kontroli w Ośrodku Pomocy Społecznej realizowało zadania łącznie 12 osób, a na dzień kontroli 8 osób na podstawie umowy o pracę i 1 osoba w oparciu o umowę cywilno prawną. (akta kontroli str lista pracowników realizujących 500 oraz powierzenia dodatkowych obowiązków, upoważnienia do prowadzenia postępowań z zakresu świadczenia wychowawczego, zakresy obowiązków pracowników, umowa zlecenie Nr 17/2016) Do realizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci prowadzone są następujące rejestry ( akta kontroli str. 84): Rejestr wniosków papierowych (prowadzony w formie papierowej od dnia r., w którym wpisy nie były ewidencjonowane chronologicznie datami, dodatkowo niektórym pozycjom nadawano symbole liczbowo-literowe, co dodatkowo zaburzało chronologię prowadzonej ewidencji, ponadto w wersji papierowej od dnia 4 lipca 2016 r. wpisywano również wnioski elektroniczne bez nadawania im kolejnego numeru z rejestru). Rejestr wniosków - na podstawie którego łączna liczba wniosków zaświadczenia wychowawcze 4

5 wyniosła 2192 i była różna od liczby wniosków zarejestrowanych w systemie dziedzinowym. Rejestr korespondencji. Rejestr decyzji. Rejestr list wypłat. Obsługa świadczeń rodzinnych realizowana jest w programie ŚWIADCZENIA WYCHOWAWCZE. Firma TOP-TEAM TT SP.Z O O. ( NIP ; REGON ) zarejestrowała Ośrodek Pomocy Społecznej Górze Kalwarii jako użytkownika programu ŚWIADCZENIA WYCHOWAWCZE w dniu 1 kwietnia 2016 r. do dnia 31 grudnia 2016 r. (Nr licencji sw/mazo/2016/59). Ośrodek Pomocy Społecznej zawarł ponadto z ww. firmą umowę na sprawowanie nadzoru autorskiego nad ww. aplikacją. 5 kwietnia 2016r. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych wydał zaświadczenie Nr DRZDO/403/001002/16/AM/25697 o zarejestrowaniu zbioru danych o nazwie ŚWIADCZENIA WYCHOWAWCZE. (akta kontroli str Zaświadczenie GIODO, decyzja MPIPS z dnia r., zgłoszenie zbioru danych pismem znak:ops ) 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości sprawdzano poprzez porównanie danych przekazanych przez Ośrodek Pomocy Społecznej za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej w dwóch sprawozdaniach: Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r. do 1 lipca 2016 r. (stan na 1 lipca 2016 r.)- opublikowanym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w CAS, a przekazanej przez jednostkę do MUW w dniu 4 lipca 2016 r.; Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r. do 31 lipca 2016 r. (stan na 31 lipca 2016 r.) - opublikowanym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w CAS, a przekazanej przez jednostkę do MUW w dniu 29 lipca 2016 r. Rzetelność sporządzenia sprawozdań sprawdzono poprzez porównanie przekazanego Wojewodzie w dniu 4 lipca 2016 r. sprawozdania ze stanem faktycznym: 5

6 Tabela Nr 1. Informacja na temat liczby osób zajmujących się realizacją ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci na 1 lipca 2016 r. Stan faktyczny Dane zawarte w sprawozdaniu stan na koniec 1 lipca na podstawie przedstawionych dowodów Liczba osób realizujących ustawę o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci Zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (etaty) 2,33 2,33 Innych0 Zatrudnionych na podstawie umowy cywilno - prawnej 8 8 Otrzymujących dodatek za realizację ww. zadań 8 7 Stwierdzono różnicę pomiędzy informacją przekazaną w sprawozdaniu o liczbie osób otrzymujących dodatek z tytułu realizacji zadań, a stanem faktycznym. Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej złożyła oświadczenie w sprawie powyższych rozbieżności, jak wyjaśniła: W wymienionym sprawozdaniu wskazano faktyczną liczbę osób zaangażowanych do realizacji zadania, w tym kierownika OPS, któremu burmistrz powierzył realizację 500 +, dowód w postaci stosownego upoważnienia. Jednak do chwili obecnej nie przyznał dodatku specjalnego dla kierownika. (akta kontroli str. 88 oświadczenie kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej) Tabela Nr 2. Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r. do 1 lipca 2016 r Dane zawarte w sprawozdaniu Razem w rejestrach Liczba wydanych decyzji w sprawie w sprawach dotyczących świadczenia wychowawczego2075 Liczba złożonych unikatowych wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego W tym liczba wydanych decyzji przyznających prawo do świadczenia wychowawczego Wyciąg z rejestru prowadzonego w formie papierowej Wyciąg wniosków elektronicznyc h z systemu firmy TOP TEAM Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej złożyła oświadczenie w sprawie powyższych rozbieżności: 6

7 dane przedstawione w sprawozdaniu na dzień r. pozyskane były nie z systemu komputerowego, a policzone przez pracownika realizującego program 500+, w tamtym momencie nie było możliwości pozyskania danych z systemu top-team, podane w sprawozdaniu wartości są poprawne. Rozbieżność wynika ze zdublowanej liczby wniosków elektronicznych, przedstawiony do kontroli rejestr nie pochodzi z systemu xls, a jest wydrukiem wszystkich zaimportowanych do systemu wniosków elektronicznych, czyli nie unikatowych. Obliczając liczbę wniosków wskazanych w sprawozdaniu pracownik analizował dokumenty unikatowe, wydrukowane z systemu. Również dane pokazywane przez top-team nie odzwierciedlają faktycznej liczby unikatowych wniosków (system wykazuje również wnioski błędnie złożone oraz takie, które zostały później wycofane) ; w sprawozdaniu podano liczbę zatwierdzonych decyzji zapisanych w rejestrze w systemie xls, przez osoby upoważnione do wydawania decyzji w imieniu burmistrza. Rozbieżność pojawia się między liczbą decyzji odmownych, dwie decyzje wprowadzono do rejestru po przekazaniu danych do sprawozdania. Natomiast rozbieżność między liczbami decyzji podanymi przez system top-team wynika z tego, że system podaje liczbę zarejestrowanych projektów decyzji, a do sprawozdania podano liczbę decyzji zatwierdzonych. (akta kontroli str oświadczenie kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej). Zespół kontrolny stwierdził, że sposób prowadzenia przez jednostkę rejestrów uniemożliwiał rzetelną weryfikację danych wpisanych do przekazanego wojewodzie sprawozdania. Jednocześnie zwrócono uwagę na niewystarczające umiejętności pracowników wykorzystania programu ŚWIADCZENIA WYCHOWAWCZE. Firmy TOP-TEAM TT SP.Z O O do właściwego sporządzania sprawozdań finansowo- rzeczowych. Tabela Nr 3. Informacja na temat liczby świadczeń i poniesionych wydatków za okres od 1 kwietnia 2016 r. do 1 lipca 2016 r. Świadczenia wychowawcze Stan za okres Stan księgowy r. Liczba przyznanych decyzją świadczeń wychowawczych Liczba wypłaconych świadczeń wychowawczych Poniesione wydatki z budżetu państwa na świadczenie wychowawcze bez kosztów obsługi Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej złożyła oświadczenie w sprawie powyższych rozbieżności: podana liczba wypłaconych świadczeń jest niewłaściwa, powinno być Zestawienie list wypłat świadczenia wychowawczego zawiera liczbę świadczeń wychowawczych bez pomniejszenia o dokonane zwroty. Faktyczna liczba wypłaconych świadczeń w miesiącu 7

8 kwiecień 229, w maju 820, czerwcu / pomniejszona o 1 zwrot / daje ogółem 5915 wypłaconych świadczeń. Ponadto ww. oświadczyła: Wszystkie pomyłki wynikają z nawału prac związanych z realizacją nowego zadania, dużą liczbą spraw związanych realizacją nowego zadania, dużą liczbą spraw do zrealizowania w krótkim przedziale czasu. Ponadto program do obsługi świadczenia wychowawczego top team jest ciągle aktualizowany dla potrzeb sprawozdawczych. Na dzień przekazania sprawozdania do Wojewody Mazowieckiego nie można było pozyskać z programu wszystkich danych. Zawarte one był w różnych pomocniczych kontrolkach i zestawieniach, co mogło powodować niewielkie pomyłki w przekazanych danych. Tabela Nr 4. Informacja na temat liczby osób zajmujących się realizacją ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci na 31 lipca 2016 r. Dane zawarte w sprawozdaniu stan na koniec lipca Stan faktyczny na podstawie przedstawionych dowodów Liczba osób realizujących ustawę o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci Zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (etaty) 2,33 2,33 Zatrudnionych na podstawie umowy cywilno - prawnej 0 0 Innych 8 8 Otrzymujących dodatek za realizację ww. zadań 8 7 Różnice takie same jak na dzień 1 lipca, wyjaśnienie jw. Tabela Nr 5. Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r. do 31 lipca 2016 r. Dane zawarte w sprawozdaniu przekazanym Wyciąg z rejestru prowadzonego w formie papierowej Wyciąg wniosków elektronicznych z systemu firmy TOP TEAM Razem w rejestrach Liczba złożonych unikatowych wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego Liczba wydanych decyzji w sprawie w sprawach dotyczących świadczenia wychowawczego W tym liczba wydanych decyzji przyznających prawo do świadczenia wychowawczego

9 Tabela Nr 6. Informacja o należnych i wypłaconych świadczeniach wychowawczych oraz poniesionych wydatkach z budżetu państwa wg stanu za okres od 1 kwietnia do 1 lipca 2016 r. oraz na dzień r. Świadczenia Liczba przyznanych decyzją świadczeń wychowawczych Liczba wypłaconych świadczeń wychowawczych Poniesione wydatki z budżetu państwa na świadczenie wychowawcze bez kosztów obsługi Stan za okres r. Stan księgowy Jak wyjaśniła Kierownik jednostki: W sprawozdaniu do Wojewody Mazowieckiego podana kwota zł. nie jest właściwa /różnica o 500,00 zł/. Zestawienie list wypłat świadczeń wychowawczych na koniec lipca zawiera dokonane wypłaty w wysokości ,30 zł bez pomniejszenia o dokonane w tym okresie zwroty. W sprawozdaniu rzeczowo finansowym przekazanym do Wojewody Mazowieckiego /stan na r./ podana liczba jest niewłaściwa. Faktyczna liczba wypłaconych świadczeń wynosi / minus 3 zwroty/.wszystkie pomyłki wynikają z nawału prac związanych z realizacją nowego zadania, dużą liczbą spraw do zrealizowania w krótkim przedziale czasu. Ponadto program do obsługi świadczenia wychowawczego (Top-Team) jest ciągle aktualizowany dla potrzeb sprawozdawczych. Na dzień przekazania sprawozdań do Wojewody Mazowieckiego nie można było pozyskać z programu wszystkich danych. Zawarte one były w różnych pomocniczych kontrolkach i zestawieniach co mogło powodować niewielkie pomyłki w przekazanych danych. W wyniku porównania danych przekazywanych wojewodzie w sprawozdaniach rzeczowofinansowych z prowadzonymi rejestrami stwierdzono, że występują różnice i błędy wynikające z braku jednorodnego i uporządkowanego sposobu ewidencjonowania wniosków i decyzji oraz rzetelnej weryfikacji danych. (akta kontroli str oświadczenie kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej, str sprawozdanie Realizacja Programu Rodzina za okres 1 kwietnia 1 lipca 2016 r. oraz wygenerowany raport elektroniczny; str sprawozdanie Realizacja Programu Rodzina za okres kwiecień lipiec 2016 r. oraz wygenerowany raport elektroniczny; str Kontrolka list wypłat świadczenia wychowawczego zestawienie za miesiące kwiecień lipiec 2016 r.; str. 110 Wydatki na świadczenie wychowawcze 2016 r.; str Rejestr wniosków złożonych w formie papierowej; str Rejestr wniosków złożonych drogą elektroniczną; str Raport z rejestru zatwierdzonych decyzji oraz odmownych) 9

10 3. Proces szacowania wysokości dotacji i jego rzetelność W dniach 27 czerwca i 12 lipca br. Ośrodek Pomocy Społecznej przekazał wojewodzie za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej Zapotrzebowanie na środki finansowe z budżetu wojewody narastająco do końca lipca 2016 r. w zakresie działu 852 pomoc społeczna, w tym w rozdziale (pozostała działalność państwa pomoc państwa w wychowywaniu dzieci). Łącznie narastająco od początku realizacji programu jednostka zapotrzebowała środki finansowe na kwotę zł w rozdziale Zapotrzebowane środki na realizację świadczeń wychowawczych na miesiąc lipiec wyniosły zł i zostały w całości przez wojewodę przekazane. Na dzień 31 lipca nie wydatkowano kwoty zł. (akta kontroli str Zapotrzebowania na środki finansowe z budżetu wojewody) Jak wyjaśniła kierownik jednostki: zapotrzebowana kwota została wskazana szacunkowo, w oparciu o analizę liczby złożonych wniosków i postęp wydawanych decyzji. Brano również pod uwagę, że większość wniosków wpłynęła w kwietniu, a zatem należało w jak najkrótszym czasie wydąć i zrealizować świadczenia dla tych osób. Jednak w przypadku wniosków nierozpatrzonych bardzo trudne jest precyzyjne oszacowanie ilości świadczeń. Nadmienić należy, że świadczenia były wypłacane z wyrównaniem za 3 miesiące, tym trudniej było oszacować potrzebne środki. Nadmieniamy, że w czerwcu 2016 r. nie było możliwości wypłacenia wszystkich przyznanych decyzją świadczeń, gdyż zabrakło środków, na koncie OPS, na koniec czerwca zostało 1267,95 zł. Nie udało się jednak zrealizować założeń związanych z wydawaniem decyzji i na koniec lipca pozostała wymieniona kwota, która została wydatkowana już 4 sierpnia. Nadmieniamy, że w dniu do WPS złożone zostały wyjaśnienia w tej sprawie. (akta kontroli str oświadczenie kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej) Kierownik jednostki nie posiadała jednak dowodów potwierdzających dokonanie analizy potrzeb. Dodatkowo biorąc pod uwagę dane przekazane wojewodzie w sprawozdaniu Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r. do 31 lipca 2016 r. (stan na 31 lipca 2016 r.) na dzień 31 lipca Ośrodkowi pozostały do wypłacenia (wyrównania) tylko 3 świadczenia. Kwota faktycznego zapotrzebowania była zbyt wysoka do faktycznych potrzeb i nie oparta o faktyczne analizy. 4. Ujęcie w ewidencji księgowej dotacji przekazanej przez Wojewodę Mazowiecki Urząd Wojewódzki (dalej MUW) przekazał do UMiG w piśmie oznaczonym FCR-I z 18 lutego 2016 r. informację o przyznaniu ustawą budżetową 10

11 na rok 2016 na program rządowy Rodzina 500 plus środków finansowych na świadczenia wychowawcze w rozdziale paragrafie 2010 kwotę dotacji zł, w tym na koszty obsługi (2%) kwotę zł. MUW w piśmie oznaczonym FCR-I z 28 kwietnia 2016 r. informuje o dokonaniu Decyzją Wojewody Mazowieckiego Nr 42/2016 z dnia 28 kwietnia 2016 r. zmian w planie dotacji poprzez zmianę rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej (85295 paragraf 2010 na paragraf 2060) w związku z wejściem w życie rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych 4. (akta kontroli str pismo MUW znak FCR-I z 18 lutego 2016 r.; pismo MUW znak FCR-I z 28 kwietnia 2016 r.) Na podstawie art. 257 i art. 258 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych Burmistrz Miasta i Gminy Góra Kalwaria zarządzeniami o numerach: ROA z dnia 3 marca 2016 r., ROA z dnia 10 maja 2016 r. w sprawie zmian w budżecie gminy dokonał zwiększenia o przyznaną kwotę dotacji ( zł) dochodów oraz wydatków bieżących, docelowo w rozdziale paragraf (akta kontroli str Zarządzenie Burmistrza UMiG Góra Kalwaria nr ROA z 3 marca 2016 r. wraz z 3. zestawieniami; Zarządzenie Burmistrza UMiG Góra Kalwaria znak ROA z 10 maja 2016 r. wraz z 3. zestawieniami) Zgodnie z zapisami wyciągów bankowych w urządzeniach księgowych UMiG otrzymał w okresie od 19 lutego do 30 czerwca 2016 r. kwotę dotacji w wysokości zł, a w miesiącu lipcu 2016 r zł, co daje ogółem do 31 lipca 2016 r. kwotę zł. (akta kontroli str wydruki Księgi Głównej (konto ) za okres do 30 czerwca 2016 r. oraz do 31 lipca 2016 r.) UMiG otrzymaną z MUW dotację na rachunek podstawowy w banku (Mazovia Bank Spółdzielczy z siedzibą w Górze Kalwarii przy ul. Pijarskiej 25, Góra Kalwaria) przekazywał do swojej jednostki organizacyjnej (OPS), która to realizowała ustawowy obowiązek wypłaty świadczeń wychowawczych. 4 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 12 kwietnia 2016 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 524). 11

12 Kwoty otrzymanych dochodów, daty ich wpływu zgodnie z wyciągiem bankowym na rachunek bankowy UMiG oraz daty przekazania środków finansowych do OPS zawarto w zestawieniu załączonym do niniejszego sprawozdania. (akta kontroli str zestawienie DOTACJA NA PROGRAM 500 PLUS ; wydruki z kont rachunku bankowego OPS) Terminarz wykorzystania środków finansowych w OPS przedstawiono w załączonych tabelach. W trakcie kontroli stwierdzono ponadto zwroty nienależnie pobranych świadczeń (w miesiącu czerwcu 500 zł, w miesiącu lipcu zł). (akta kontroli str trzy zestawienia wykorzystania środków finansowych w OPS) 5. Wydatki będące podstawą wykorzystania dotacji a) przeznaczenie dotacji 2% otrzymanej w 2016 r. dotacji na świadczenie wychowawcze zgodnie z art. 52 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci można przeznaczyć na obsługę zadania Biorąc pod uwagę to, że do 31 lipca 2016 r. MUW przekazał do UMiG kwotę zł to z tej wielkości na obsługę należało się zł. W ramach przyznanej dotacji na obsługę administracyjną świadczeń wykorzystano ,49 zł (2% kosztów obsługi). Do wykorzystania pozostało ,51 zł. W ramach kosztów obsługi sfinansowano wynagrodzenia 2,33 etatów pracowników zatrudnionych przy realizacji świadczeń oraz dokonano wydatków na zakup sprzętu biurowego, materiałów biurowych, druków, papieru, materiałów piśmiennych, pieczątek, kosztów oprogramowania Świadczenia wychowawcze 500 +, tonerów. (akta kontroli str tabela Wydatki na świadczenie wychowawcze 2016 r. ; zapisy na kontach zespołu 4; listy wypłat zatrudnionych pracowników za okres od kwietnia do lipca 2016 r. wraz z poleceniami księgowania; faktury potwierdzające dokonanie wydatków) b) dowody potwierdzające poniesione wydatki oraz terminowość ich realizacji (odsetki od nieterminowych wypłat) Przyznaną dla UMiG dotację wykorzystano na wypłaty świadczeń wychowawczych w kontrolowanym okresie w wysokości ,30 zł. W okresie kontrolowanym dokonywano wypłat świadczeń wychowawczych na podstawie list wypłat sporządzonych zgodnie z decyzjami administracyjnymi przyznającymi świadczenia. 12

13 Numery list, daty ich sporządzenia, kwoty oraz liczbę świadczeń na liście zawarto w załączonym do sprawozdania wyciągu z ewidencji OPS. W trakcie kontroli nie stwierdzono nieterminowych wypłat. Wypłaty świadczeń dokonywano w formie gotówkowej (w kasie OPS) lub przelewem na rachunek bankowy rodzica/opiekuna dziecka. (akta kontroli str wyciąg z rejestru list wypłat świadczeń wychowawczych za okres od kwietnia do lipca 2016 r.; przykładowe listy wypłaty świadczeń wychowawczych; przykładowa decyzja przyznająca świadczenie wychowawcze) c) wyodrębnienie wydatków w ewidencji oraz prawidłowość ich ujęcia w urządzeniach księgowych Zarówno w UMiG jak też w OPS prowadzono wyodrębnioną ewidencję księgową dla dotacji rozdziału zarówno po stronie dochodów jak też wydatków w sposób umożliwiający identyfikację dokonanych zapisów. Zapisy te wynikały z dowodów księgowych (wyciągi bankowe, listy wypłaty świadczeń wychowawczych, listy płac pracowników zatrudnionych przy obsłudze świadczeń wychowawczych oraz faktur dotyczących zakupów materiałów do tej obsługi). d) klasyfikacja budżetowa wydatków Poddane badaniu dowody źródłowe zawierały klasyfikację budżetową dotacji dział 852 Pomoc społeczna rozdział zmieniony na oraz właściwy paragraf, były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym, podpisane przez głównego księgowego OPS oraz zatwierdzone do wypłaty przez kierownika OPS. e) kompletność i prawidłowość dowodów (art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości) Poddane kontroli dowody źródłowe spełniały wymogi art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości 6, w szczególności były zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, zawierały elementy wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz były wolne od błędów rachunkowych. f) przestrzeganie zasad wynikających z art. 5 ust. 2 pkt 4b oraz 48 ust. 1 ustawy o finansach publicznych Jak wynika to z zawartej w dniu 22 listopada 2013 r. pomiędzy Gminą Góra Kalwaria a Mazovia Bankiem Spółdzielczym Umowy nr 1/Gmina_Góra_Kalwaria/2013 rachunków bankowych w złotych, środki finansowe na rachunku podstawowym objęte były lokatą typu 5 w związku z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 12 kwietnia 2016 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 524) 6 ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, z późn. zm.) 13

14 O/N (OverNight). Na rachunku podstawowym UMiG gromadzone były środki pieniężne całego urzędu w tym z dotacji. Jak wynika to z załączonego wyliczenia z tego tytułu UMiG uzyskał kwotę 382,53 zł, którą zaewidencjonował jako dochód gminy. Gromadzenie środków finansowych z dotacji na lokacie O/N stanowi naruszenie art. 48 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Środki pieniężne zgromadzone na rachunku bankowym OPS oprocentowane były wg stopy procentowej wynoszącej 0,10% w skali roku. Jak wynika to z załączonego wyliczenia OPS uzyskał z tego tytułu kwotę 97,10 zł. (akta kontroli str Umowa nr 1/Gmina_Góra_Kalwaria/2013 rachunków bankowych w złotych wraz z ofertą ; Postanowienia dotyczące lokat typu O/N (OverNight) w złotych ; OFERTA OBSŁUGI BUDŻETU GMINY GÓRA KALWARIA ORAZ JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH OBJETYCH BUDŻETEM GMINY GÓRA KALWARIA; zestawienie DOTACJA NA PROGRAM 500 PLUS zawierająca wyliczenie oprocentowania z UMiG Góra Kalwaria; wyliczenie oprocentowania z OPS w Górze Kalwarii; zapisy na koncie 750 dotyczące odsetek od rachunku podstawowego w OPS w Górze Kalwarii) 6. Zwrot niewykorzystanej dotacji do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego Na podstawie analizy dowodów księgowych oraz kont prowadzonych przez UMiG nie stwierdzono przypadku zwrotu niewykorzystanej dotacji do MUW. 7. Zgodność danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-50 (sprawozdanie o dotacjach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami) oraz Rb-28S (sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego) z ewidencją księgową W sprawozdaniach sporządzonych przez OPS, tj. Rb-50 oraz Rb-28S wg stanu na dzień: czerwca 2016 r. wydatki wynosiły ogółem ,05 zł w następujących paragrafach: 3110 (Świadczenia społeczne) ,70 zł, 4010 (Wynagrodzenia osobowe pracowników) ,00 zł, 4110 (Składki na ubezpieczenia społeczne) 3 332,44 zł, 4120 (Składki na Fundusz Pracy) 354,07 zł, 4210 (Zakup materiałów i wyposażenia) ,12 zł, 4300 (Zakup usług pozostałych) 565,72 zł, 4440 (Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych) 1 640,00 zł; lipca 2016 r. wydatki wynosiły ogółem ,79 zł w następujących paragrafach: 14

15 3110 (Świadczenia społeczne) ,30 zł, 4010 (Wynagrodzenia osobowe pracowników) ,27 zł, 4110 (Składki na ubezpieczenia społeczne) 5 825,85 zł, 4120 (Składki na Fundusz Pracy) 692,32 zł, 4210 (Zakup materiałów i wyposażenia) ,93 zł, 4300 (Zakup usług pozostałych) 664,12 zł, 4440 (Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe) 1 640,00 zł. Na dzień 31 lipca 2016 r. w dyspozycji OPS pozostawało ,21 zł wolnych środków. Powyższe wielkości wydatków są również potwierdzone w sprawozdaniach Rb-50 oraz Rb-28S sporządzonych przez UMiG. W trakcie kontroli stwierdzono, że powyższe wielkości są zgodne z zapisami w urządzeniach księgowych OPS. (akta kontroli str sprawozdania Rb-50 za drugi kwartał UMiG i OPS; sprawozdania Rb-28S na 30 czerwca i 31 lipca 2016 r. UMiG i OPS; wydruki z konta 410 za okres od 1 stycznia do 30 czerwca 2016 r. oraz od 1 do 31 lipca 2016 r.) Przedstawiając powyższe ustalenia informuję, że realizację zadania w przedmiocie organizacji zadania ocenia się pozytywnie z uchybieniami, natomiast rzetelność sporządzanej sprawozdawczości oraz proces szacowania wysokości dotacji pozytywnie z nieprawidłowościami. Wykorzystanie dotacji przekazanej z budżetu Wojewody na pokrycie wydatków związanych z realizacją płatności świadczeń wychowawczych wynikających z ustawy w rozdziale Świadczenia wychowawcze ocenia się pozytywnie z uchybieniami. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Burmistrza do podjęcia działań w celu wyeliminowania ustalonych nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Zapewnienia rzetelnego sporządzania sprawozdań z realizacji programu oraz ewidencjonowania wniosków o przyznanie świadczenia wychowawczego i decyzji administracyjnych w przedmiotowym zakresie. 2. Zapewnienia właściwych warunków informatyczno-technicznych do rzetelnej realizacji zadania. 3. Zapewnienia procesu szacowania zapotrzebowania na dotację niezbędną do realizacji programu Rodzina 500 plus w sposób uwzględniający zasady określone w art. 44 ustawy o finansach publicznych, dokumentowania tego procesu oraz zobowiązania komórek merytorycznych i finansowo-księgowych do współpracy w przedmiotowym zakresie. 15

16 4. Przechowywania kopii zatwierdzonych przez kierownika przed ich przekazaniem do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego sprawozdań, dokumentów księgowych, kadrowych i innych, w tym pochodzących z systemu dziedzinowego do obsługi świadczeń wychowawczych (na dzień sporządzania sprawozdania), stanowiących podstawę ujęcia danych w sprawozdaniach. 5. Zapewnienia przechowywania środków przeznaczonych na realizację zadania na kontach bankowych Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria w sposób zgodny z art. 48 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. 6. Likwidacji lokaty typu O/N i zwrotu pozyskanej kwoty w wysokości 382,53 zł z tytułu ww. lokaty oraz kwoty 97,10 zł z tytułu oprocentowania rachunku bankowego Ośrodka Pomocy Społecznej na rachunek dochodów budżetu państwa. Dodatkowo zespół kontrolny zwrócił uwagę na trudne warunki lokalowe, w jakich realizowane jest zadanie. Zgodnie z art. 52 ust. 5 ustawy o kontroli w administracji rządowej kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania z kontroli ma prawo przedstawić do niego stanowisko. Nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli. Jednocześnie na podstawie art. 49 ww. ustawy zobowiązuję Pana Burmistrza do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego sprawozdania, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystania wniosku pokontrolnego lub przyczynach jego niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Marcin Wodziński Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Pani Katarzyna Łagowska Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej ul. Pijarska Góra Kalwaria 16