Pan Tadeusz Ciak Burmistrz Miasta Maków Mazowiecki ul. Moniuszki Maków Mazowiecki

Transkrypt

1 Warszawa, 21 sierpnia 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-O AJ Pan Tadeusz Ciak Burmistrz Miasta Maków Mazowiecki ul. Moniuszki Maków Mazowiecki WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525 z późn. zm.) w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), kontroler Andrzej Jastrzębski Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie Oddział w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Ostrołęce, starszy inspektor wojewódzki, przeprowadził w dniach od 20 do 22 marca 2017 r. kontrolę problemową w Urzędzie Miasta w Makowie Mazowieckim. Przedmiot kontroli obejmował organizację i realizację przez samorząd gminny zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci w zakresie rzetelności sporządzanych sprawozdań rzeczowo-finansowych oraz sposobu szacowania wysokości dotacji niezbędnej do wypłaty świadczeń wychowawczych. Kontrolą objęto okres od dnia 17 lutego 2016 r. do dnia 20 marca 2017 r. Niniejszym, przekazuję Panu wystąpienie pokontrolne. Wojewoda Mazowiecki ocenia pozytywnie organizację i realizację zadań przez miasto Maków Mazowiecki na podstawie ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. poz. 195, z późn. zm.), pomimo uchybień w sprawozdawczości i nieprawidłowości w szacowaniu wysokości dotacji.

2 1. Organizacja zadania. Burmistrzem miasta Maków Mazowiecki od dnia 28 listopada 2014 r. jest Tadeusz Ciak Skarbnikiem miasta Maków Mazowiecki jest Paweł Gutowski, powołany przez Radę Miejską w Makowie Mazowieckim w dniu 20 września 2007 r. (uchwałą nr XVI/87/2007) Urząd Miejski w Makowie Mazowieckim funkcjonuje w oparciu o statut miasta Maków Mazowiecki przyjęty uchwałą Nr XXXVII/240/2013 Rady Miejskiej w Makowie Mazowieckim z dnia 5 grudnia 2013 r. Zadania z zakresu ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci realizowane są w Urzędzie na wyodrębnionych stanowiskach ds. świadczeń wychowawczych, zgodnie ze strukturą organizacyjną Urzędu Miejskiego w Makowie Mazowieckim ustaloną w regulaminie organizacyjnym z dnia 30 czerwca 2015 r. (ze zmianami z dnia 26 lutego 2016 r.). Zadania organu właściwego określone w ustawie o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy, wykonywali: Lech Gadomski zastępca burmistrza miasta Maków Mazowiecki, na podstawie upoważnienia burmistrza miasta Maków Mazowiecki do prowadzenia postępowań w sprawie świadczeń wychowawczych, a także do wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych oraz Nina Rakowska kierownik Wydziału Oświaty, Zdrowia, Kultury Fizycznej i Sportu, Stanisław Świętorecki inspektor ds. świadczeń wychowawczych i Joanna Mierzejewska pomoc administracyjna, na podstawie upoważnień burmistrza miasta Maków Mazowiecki z dnia 31 marca 2016 r. do prowadzenia postępowań w sprawie świadczeń wychowawczych. (dowód: akta kontroli str ) W 2016 r. z dotacji z budżetu państwa rozdział przeznaczonej na koszty obsługi ustawy sfinansowane było m.in. wynagrodzenie dla 1 osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy i 1 dodatek specjalny z tytułu wykonywania dodatkowych zadań z zakresu świadczeń wychowawczych. Na podstawie zawartej przez miasto Maków Mazowiecki umowy z dnia r. nadzór autorski nad aplikacją Świadczenia Wychowawcze 500 plus, zgodną z ustawą o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, sprawował TOP-TEAM Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie. Ww. program umożliwiał elektroniczną rejestrację wniosków oraz generowanie raportów i zestawień (zarejestrowanych wniosków, wydanych decyzji, list osób uprawnionych, list wypłat, odwołań). Równocześnie Urząd Miejski w Makowie Mazowieckim prowadził w formie papierowej rejestr wpływających (papierowo i elektronicznie) wniosków oraz rejestr wydanych decyzji. W dniu r. burmistrz miasta Maków Mazowiecki dopełnił obowiązku zgłoszenia do rejestracji zbioru danych osobowych z zakresu świadczeń wychowawczych Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych. 2

3 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości. Oceny rzetelności sprawozdawczości przekazywanej przez burmistrza miasta Maków Mazowiecki dokonano poprzez porównanie danych zamieszczonych, w opublikowanych w Centralnej Aplikacji Statystycznej przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej sprawozdaniach: Realizacja Programu Rodzina 500+ w 2016 r. (stan na koniec grudnia) i Miesięczne sprawozdanie rzeczowo-finansowe z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego za miesiąc luty 2017 r., z wygenerowanymi z sytemu raportami oraz prowadzonymi papierowo rejestrami i wykazami. W świetle ustaleń w 2016 r. do Urzędu Miejskiego w Makowie Mazowieckim wpłynęło ogółem 816 wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego. Sprawy te w 804 przypadkach zostały zakończone decyzją administracyjną przyznającą świadczenia. Pozostałe wnioski oczekiwały na rozpatrzenie, w tym 2 przez marszałka województwa. Liczba świadczeń wychowawczych przyznanych decyzją w 2016 r. wynosiła ogółem 9 997, w tym na pierwsze dziecko W miesiącu grudniu wypłacono ogółem świadczeń, wszystkie w formie pieniężnej, na łączną kwotę ,00 zł. Dane te były zgodne ze sporządzonym przez zastępcę burmistrza miasta Maków Mazowiecki sprawozdaniem Realizacja Programu Rodzina 500+ w 2016 r. (stan na koniec grudnia). W miesiącu lutym 2017 r. Urząd Miejski w Makowie Mazowieckim wypłacił 737 rodzinom 1117 świadczeń wychowawczych na łączną kwotę ,00 zł. Świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko pobrało 467 rodzin, w tym 37 z dzieckiem niepełnosprawnym. Dane te były zgodne ze sporządzonym przez zastępcę burmistrza miasta Maków Mazowiecki miesięcznym sprawozdaniem rzeczowo-finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego. Natomiast, w sprawozdaniu tym błędnie wykazano liczbę 3 wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego, podczas gdy w formie papierowej zarejestrowane były 4. W ocenie organu kontroli aktualizacja systemu przez TOP-TEAM Sp. z oo. nie miała wpływu na nierzetelne wprowadzenie danych. Niewielka liczba zarejestrowanych wniosków umożliwiała ich poprawną weryfikację w CAS. (dowód: akta kontroli str. 22) 3. Proces szacowania wysokości dotacji i jego rzetelność. Na realizację zadań ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci miasto Maków Mazowiecki otrzymało w 2016 roku dotację celową z budżetu państwa w rozdziale w wysokości ,00 zł. Dotację tę wykorzystało w 99,2%, w kwocie ,00 zł, co potwierdza sporządzone przez Urząd Miejski w Makowie Mazowieckim sprawozdanie Rb-50. 3

4 Burmistrz miasta Maków Mazowiecki przekazując do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w dniu 25 listopada 2016 r. Przewidywane niedobory środków finansowych w rozdziale świadczenia wychowawcze, zaplanował wykorzystanie dotacji w 2016 r. w wysokości: ,00 zł na wypłatę świadczeń i ,00 zł na wydatki na koszty obsługi ustawy. Na tej podstawie, decyzją wojewody mazowieckiego nr 258 z dnia 5 grudnia 2016 r. nastąpiło zwiększenie planu dotacji w rozdziale o żądaną kwotę zł, a ostateczny plan na 2016 r. dla miasta Maków Mazowiecki wyniósł ,00 zł. Zgodnie ze sporządzonym przez jednostkę Sprawozdaniem z wykonania wydatków poniesionych w okresie od roku w działach: 710, 801, 852, 853 na świadczenia i koszty obsługi wydatkowano odpowiednio ,90 zł i ,94 zł. W dniu 29 grudnia 2016 r. miasto Maków Mazowiecki zwróciło do budżetu wojewody mazowieckiego niewykorzystane środki w wysokości ,15 zł. W świetle zgłoszonego zapotrzebowania z dnia 25 listopada 2016 r. nadwyżka zaplanowanych środków w 2016 r. na wypłatę świadczeń wychowawczych wyniosła ,00 zł, a na koszty obsługi zadania ,00 zł. W ocenie organu kontroli nierzetelnego zaplanowania środków na realizację zadania przez burmistrza miasta Maków Mazowiecki nie uzasadnia wyjaśnienie o oszczędnym gospodarowaniu środkami przeznaczonymi na koszty obsługi Programu 500 plus i niewypłaceniu świadczeń z tytułu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. (dowód: akta kontroli str. 23) Na rozpatrzenie przez marszałka województwa mazowieckiego oczekiwały bowiem 2 wnioski o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego na 3 dzieci, więc dla zabezpieczenia wypłaty tych świadczeń w 2016 roku potrzebna była kwota nie większa niż zł. Zatem możliwe było zaplanowanie środków na wypłatę świadczeń wychowawczych w 2016 r. w wysokości nie większej niż ,00 zł. Natomiast oszczędne gospodarowanie środkami przeznaczonymi na koszty obsługi polega na tym, aby zaplanować na ten cel środki w wysokości odpowiadającej rodzajowi planowanych wydatków i kwocie niezbędnej na ich sfinansowanie. Zapotrzebowane środki w wysokości ,00 zł na koszty obsługi zadania stanowiły 2% kwoty zaplanowanej na wypłatę świadczeń wychowawczych. Co prawda nie były zaplanowane w maksymalnej wysokości, którą określa art. 52 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, niemniej jednak nie odnosiły się do faktycznych potrzeb. Miesięczne zapotrzebowanie na środki finansowe w 2016 r. na realizację ustawy było sporządzone w formie pisemnej przez osobę wykonującą zadania na stanowisku, 4

5 potwierdzone przez skarbnika i zatwierdzone przez burmistrza miasta Maków Mazowiecki. Zapotrzebowanie to nie było poprzedzone szacunkową kalkulacją rodzaju wydatków i ich wielkością. Wydatki na realizację ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci w 2017 roku dla miasta Maków Mazowiecki zostały zaplanowane w wysokości ,00 zł, w dziale 855 Rodzina rozdział świadczenia wychowawcze, dodanym na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 lipca 2016 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U z 2016 r., poz. 1121). W dniu 9 lutego 2017 r. w Centralnej Aplikacji Statystycznej Dodatkowe zapotrzebowanie na środki finansowe z budżetu wojewody narastająco do końca lutego 2017 r. w zakresie działu 855 Rodzina zostało przekazane zapotrzebowanie miasta Maków Mazowiecki na realizację ustawy narastająco do lutego w kwocie ,00 zł. Do końca lutego 2017 r. jednostka z budżetu wojewody otrzymała kwotę ,00 zł, z tego wydatkowała ,00 zł. Zgłoszone zapotrzebowanie w nadmiernej wysokości o kwotę ,00 zł, sporządzone przez pomoc administracyjną i skarbnika nie było zatwierdzone przez kierownika jednostki. Nie wynikało również ze sporządzonej w formie brudnopisu kalkulacji przez pomoc administracyjną. Kalkulacja ta bowiem uwzględniała tylko kwoty do wypłaty świadczeń wychowawczych w miesiącu lutym 2017 r., przyjęte z listy programu TOP-TEAM w łącznej wysokości ,50 zł., która ( zł) faktycznie została wydatkowana na świadczenia. W ocenie organu kontroli zgłoszone w nadmiernej wysokości zapotrzebowanie było wynikiem niesporządzenia kalkulacji rodzaju i wielkości wydatków na koszty obsługi ustawy w tym miesiącu, które wyniosły ,00 zł. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że kalkulacja sporządzona przez pomoc administracyjną była mało czytelna ze względu na odręczny, nieuporządkowany i nieprzypisany do kwoty lub liczby rodzaj danych lub wydatków. Zawierała również kalkulację środków na realizację ustawy w miesiącu marcu 2017 r. w kwocie ,00 zł, która została wykazana w ww. zapotrzebowaniu. Kwota kosztów obsługi w miesiącu marcu 2017 r. została przyjęta w wysokości 1,5% kwoty przeznaczonej na wypłatę świadczeń. (dowód: akta kontroli str ) Za powstałe uchybienia i nieprawidłowości w wykonywaniu zadań określonych w ustawie o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci odpowiedzialność ponoszą odpowiednio Pan Tadeusz Ciak burmistrz miasta Maków Mazowiecki i Pan Lech Gadomski zastępca burmistrza Miasta Maków Mazowiecki. 5

6 Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Tadeusza Ciaka burmistrza Miasta Maków Mazowiecki do podjęcia działań w celu realizacji następujących zaleceń: 1. Rzetelnego sporządzania sprawozdań z realizacji ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. 2. Szacowania zapotrzebowania na środki finansowe z dotacji celowej budżetu państwa na realizację zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci zgodnie z zasadami określonymi w art. 44 ust.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1870, z późn. zm.) oraz dokumentowania tego procesu. Jednocześnie zobowiązuję Pana do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie, Wydział Polityki Społecznej Oddział w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Ostrołęce, ul. gen. Augusta Emila Fieldorfa Nila 15, Ostrołęka. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej 6