Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia I. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest : Usługa przeprowadzenia: - 30 szkoleń specjalistycznych w Warszawie, Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu i Siedlcach; Symbol dostaw i usług, zgodnie z CPV: USŁUGI SZKOLENIOWE CEL: Rozwój kompetencji i wsparcie potencjalnych beneficjentów oraz beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w zakresie praktycznego zarządzania projektem, tworzenia biznes planu, zagadnień związanych z kontrolą projektów i studium wykonalności jak równieŝ usystematyzowanie i zaktualizowanie przepisów dotyczących prawa zamówień publicznych. II. ZałoŜenia zamówienia: 30 szkoleń specjalistycznych w Warszawie i w pięciu innych miastach: Ciechanów, Ostrołęka, Płock, Radom, Siedlce - Oddziałach Zamiejscowych MJWPU (OZ), z zakresu: a) Biznes plan w projektach współfinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego (2 szkolenia w Warszawie) b) Studium wykonalności w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego (4 szkolenia z czego 2 szkolenia w Warszawie oraz po jednym szkoleniu w Radomiu i Ciechanowie) c) Prawo zamówień publicznych oraz unijna zasada konkurencyjności w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego (10 szkoleń z czego 7 szkoleń w Warszawie oraz po jedynym szkoleniu w Radomiu, Ciechowie i Ostrołęce) d) Kontrola projektów oraz okres trwałości projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego (8 szkoleń z czego 5 szkoleń w Warszawie oraz po jednym szkoleniu w Ostrołęce, Siedlcach i Płocku) e) Zarządzanie projektami realizowanymi w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego (6 szkoleń z czego 4 szkolenia w Warszawie oraz po jednym szkoleniu w Płocku i Siedlcach) Przewidywana ilość uczestników ogółem max. 750 osób, w tym w jednym szkoleniu udział weźmie maksymalnie 25 osób.

2 III. Termin wykonania zamówienia: Zamówienie powinno zostać wykonane w okresie od momentu zawarcia umowy do 7 grudnia 2012 r. w terminach ustalonych przez Zamawiającego w porozumieniu z Wykonawcą (daty szkoleń w danym mieście nie mogą się pokrywać); Z wyłączeniem świąt, dni wolnych od pracy oraz sobót i niedziel. IV. Rekrutacja: Proces rekrutacji uczestników na kaŝdy z terminów szkoleń przeprowadza Zamawiający. Lista uczestników rekrutowanych na szkolenia będzie przekazywana kaŝdorazowo Wykonawcy mailem na 1 dzień roboczy przed planowanym terminem szkolenia. V. Materiały szkoleniowe: W ramach umowy naleŝy przygotować materiały szkoleniowe w formie drukowanej o treści adekwatnej do omawianej tematyki. Na stronie tytułowej drukowanej naleŝy zamieścić odpowiednie logo stosowane przez Mazowiecką Jednostkę WdraŜania Programów Unijnych wraz z adnotacją: Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego oraz ze środków budŝetu województwa mazowieckiego oraz hasło dla rozwoju Mazowsza - stanowiące Załącznik nr. do Opisu Przedmiotu Zamówienia. Materiały w formie drukowanej muszą być trwale połączone ze sobą (np. bindowane, zszyte, oprawione itp.). Wraz z materiałami szkoleniowymi Wykonawca przekazuje wszystkim uczestnikom szkolenia notes wielkości A4 i długopis (wkład w kolorze niebieskim). W ramach umowy Wykonawca musi przygotować i wręczyć uczestnikom zaświadczenia o uczestnictwie w szkoleniu. KaŜde zaświadczenie musi być numerowane, oznakowane odpowiednim logo, adnotacją o współfinansowaniu oraz hasłem (stanowiące Załącznik nr.. do Opisu Przedmiot Zamówienia), dodatkowo musi zawierać imię i nazwisko uczestnika, datę, tytuł oraz miejsce (miasto) szkolenia. VI. Zakres tematyki a) Biznes plan w projektach współfinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Program szkolenia: 1. Definicja biznes planu; 2. Sformułowanie załoŝeń do biznes planu;

3 3. Diagnoza sytuacji przedsiębiorstwa (w tym finansowa) przygotowującego biznes plan oraz opis przedsięwzięcia; 4. Funkcje biznes planu (załoŝenie nowej firmy, łączenie firm, zmiana profilu działalności i restrukturyzacja, uzyskanie środków zewnętrznych; 5. Zdobywanie przewagi konkurencyjnej i udziału w rynku, poprawa rentowności; 6. Analiza finansowa przedsięwzięcia (biznesu, projektu lub rozwoju przedsiębiorstwa); 7. Analiza planowanych źródeł finansowania; 8. Analiza finansowej zdolności instytucji; 9. Analiza załoŝeń finansowych, przychodów i kosztów inwestycji; 10. Konstruowanie bilansu; 11. Konstruowanie rachunku zysków i strat; 12. Konstruowanie przepływów pienięŝnych; 13. Analiza wskaźnikowa projektu. 14. Charakterystyka nakładów inwestycyjnych (w podziale na koszty kwalifikowane i niekwalifikowane); zasoby przedsięwzięcia; 15. Analiza ryzyka związanego z realizacją przedsięwzięcia oraz analiza wraŝliwości na moŝliwe zmiany kluczowych parametrów. b) Studium wykonalności w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Program szkolenia: 1. Definicja celów projektu 2. Identyfikacja projektu 3. Analiza wykonalności i rozwiązań alternatywnych 4. Analiza finansowa 5. Analiza kosztów i korzyści (ekonomiczna) 6. Analiza wraŝliwości i ryzyka 7. Analiza instytucjonalna w tym trwałość projektu 8. Analizy specyficzne dla danego rodzaju projektu/sektora 9. Pomoc publiczna 10. Analiza oddziaływania na środowisko 11. Przykłady dobrych praktyk w tworzeniu studium wykonalności (omówienie wzorcowych dokumentów). c) Prawo zamówień publicznych oraz unijna zasada konkurencyjności w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Program szkolenia: Wprowadzenie do prawa zamówień publicznych

4 -Co to jest zamówienie publiczne? - Kto musi stosować ustawę Prawo zamówień publicznych? -Kiedy moŝna nie stosować ustawy? -Odpowiedzialność dyscyplinarna osób zajmujących się zamówieniami publicznymi. -Odpowiedzialność karna w zamówieniach publicznych. Zasady udzielania zamówień publicznych. -Kiedy następuje wszczęcie i zakończenie postępowania. -Zasady poprawnego szacowania wartości zamówienia. -Tryby udzielania zamówień publicznych. -Przesłanki wyboru trybów nie podstawowych. -Przebieg postępowania w zaleŝności od wybranego trybu udzielenia zamówienia. -Czynności obligatoryjne w postępowaniach prowadzonych w zaleŝności od wartości - szacunkowej zamówienia - procedura krajowa i europejska. -Ogłoszenia: zawartość, publikacja w zaleŝności od wartości zamówienia. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia. -Publikacja siwz na stronach WWW oraz procedura jej przekazywania na wniosek -Wykonawcy. -Zawartość siwz w zaleŝności od wybranego trybu udzielenia zamówienia publicznego. -Opis przedmiotu zamówienia. -Dopuszczenie uŝycia znaków handlowych, patentów lub numerów katalogowych w SIWZ. -Oferty równowaŝne, wariantowe lub częściowe. -śądanie wskazania nazw podwykonawców. Kryteria oceny ofert. -Warunki udziału w postępowaniu wraz z opisem sposobu oceny ich spełniania oraz dokumentowania. -Jakich dokumentów i w jakiej formie zamawiający moŝe Ŝądać od wykonawcy. -Ocena wiarygodności wykonawców -Ocena wiedzy i doświadczenia, potencjału technicznego, osób i zdolności finansowej. -Wezwanie do ponownego uzupełnienia dokumentów, wyjaśnienia treści siwz. -Poprawianie omyłek. -Wyjaśnianie raŝąco niskiej ceny. -Wykluczenie wykonawcy. -Odrzucenie oferty. -Wybór najkorzystniejszej oferty. Umowy w sprawach zamówień publicznych. -Zmiany w zakresie aneksowania umów w sprawie zamówień publicznych (art. 144 ust. 1 ustawy Pzp).

5 -Pojęcie istotnych zmian w stosunku do treści oferty. -Przewidywanie moŝliwości zmian postanowień zawartej umowy oraz określanie warunków takich zmian na etapie wszczynania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. -Zabezpieczenie naleŝytego wykonania umowy. Środki ochrony prawnej: odwołanie i skarga. Obszary nieprawidłowości skutkujące wymierzaniem korekt finansowych- przykłady. Nieprawidłowe wykorzystanie i rozliczenie środków UE- Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE d) Kontrola projektów oraz okres trwałości projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Program szkolenia: 1. Podstawowe informacje z zakresu kontroli projektów w świetle analizy dokumentu: Wytyczne Instytucji Zarządzającej w zakresie zasad przeprowadzania kontroli w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego podstawy prawne, - system kontroli-instytucje uprawnione do przeprowadzania kontroli w ramach RPO WM, - zakres kontroli, - rodzaje kontroli, 2. Prawa i obowiązki Beneficjenta w procesie kontroli- analiza umowy o dofinansowanie. 3. Kontrola: - opis struktury komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przeprowadzanie, kontroli projektów oraz załoŝenia ogólne dotyczące kontroli, - kontrola projektu na dokumentach (przez IP II), - kontrole na zakończenie realizacji projektu w miejscu realizacji przebieg kontroli, terminy, moŝliwe scenariusze, - obszary kontroli i jej zakres, - Informacja o kontroli, - Informacja pokontrolna, - zalecenia pokontrolne, 4. Kontrola zamówień publicznych - harmonogram realizacji zamówień publicznych zasady wypełniania i aktualizacji, - kontrole ex post, kontrole ex ante, - najczęściej popełniane błędy w stosowaniu Ustawy pzp. 5. Wizyty monitorujące. 6. Kontrole krzyŝowe i kontrole horyzontalne.

6 7. Nieprawidłowości: - definicja, - raportowanie i monitorowanie nieprawidłowości, - sposób nadzoru nad usuwaniem wykrytych w trakcie kontroli nieprawidłowości. 8. Decyzja administracyjna- procedowanie w przypadku odwołanie od decyzji administracyjnej. 9. Zasady przechowywania i udostępniania dokumentacji związanej z kontrolą. 10. Obszary ryzyka i najczęściej popełniane błędy wykrywane w toku kontroli. Monitorowanie i kontrola trwałości 1. Układ dokumentu: Wytyczne Instytucji Zarządzającej w zakresie monitorowania projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w okresie trwałości oraz przeprowadzania kontroli obszarów szczególnego ryzyka i kontroli trwałości 2. Załączniki: 3.Monitorowanie projektu w okresie trwałości, - Monitorowanie obszarów szczególnego ryzyka, - Monitorowanie trwałości projektu, - Zasadnicza modyfikacja definicja wraz z komentarzem, - Definicje lub przykłady dotyczące kluczowych pojęć, 4.Kontrola obszarów szczególnego ryzyka i kontrola trwałości projektu. 5.Sankcje. 6.Załączniki: - Wzór sprawozdania (3 rozdziały/ 11 zagadnień/ 34 pytania), - Sposób aktualizacji analizy finansowej (na potrzeby monitorowania generowania dochodu w projekcie), - Metodologia doboru próby projektów do kontroli trwałości, - Tabela sankcje za nieosiągnięcie wskaźników realizacji projektu. 7. Przykłady dotyczące okresu trwałości na podstawie dokumentu MRR: Zagadnienie zachowania trwałości projektu współfinansowanego z funduszy europejskich. 8. Lista sprawdzająca. e) Zarządzanie projektami realizowanymi w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Program szkolenia: 1. Zagadnienia podstawowe: definicja projektu, cechy projektu, cykl Ŝycia projektu, matryca logiczna projektu, podstawowe unormowania prawne dotyczące projektów współfinansowanych w ramach RPO WM , obowiązki beneficjentów wynikające z umowy o dofinansowanie, wdraŝanie i rozliczanie projektu inwestycyjnego.

7 2. Etapy realizacji projektu: podział zadań w zespole, dokumentacja projektu, obieg dokumentów, archiwizacja dokumentów. wybór podwykonawców (w tym podstawowe zagadnienia związane z przestrzeganiem przepisów Ustawy PZP oraz ustawy o finansach publicznych), realizacja inwestycji (zagadnienia merytoryczne w tym omówienie harmonogramu prac, odbioru dostaw i usług), realizacja inwestycji (zagadnienia finansowe w tym m.in. opis dokumentów finansowych, wniosek o zaliczkę i refundację), sprawozdawczość i monitoring projektów współfinansowanych w ramach RPO WM w tym: obowiązek monitoringu i sprawozdawczości wynikający z dokumentów programowych i umowy o dofinansowanie projektu, monitoring projektów generujących dochód, weryfikacja wskaźników monitorowania przebiegu projektu, mierzenie efektywności, monitorowanie wykonania rzeczowego i finansowego projektu, ryzyka zagraŝające poziomowi wskaźników; trwałość projektu 3. Ewaluacja projektu w tym: kryteria ewaluacji i powiązanie z celem projektu i wskaźnikami: produktu, rezultatu, zachowanie trwałości projektu. 4. Kontrola projektu: - Instytucje upowaŝnione do przeprowadzenia kontroli projektów współfinansowanych w ramach RPO WM; - Rodzaje kontroli - Zasady przebiegu kontroli; - System informowania o nieprawidłowościach - obowiązek Państw członkowskich wynikający z przepisów UE; 5. Nieprawidłowości i naduŝycia finansowe w projektach podlegających współfinansowaniu w ramach z RPO WM : - Podstawowe definicje związane z nieprawidłowościami: uchybienie, naduŝycie finansowe, nieprawidłowość, podejrzenie naduŝycia, podmiot gospodarczy, wstępne ustalenie administracyjne lub sądowe; - Typy nieprawidłowości i naduŝyć w realizacji projektów najczęściej spotykane nieprawidłowości - omówienie błędów i sposobów ich uniknięcia dla projektów współfinansowanych z RPO WM ; - Sankcje związane z nieprawidłowościami wobec beneficjenta: korekty finansowe, zwrot dotacji, rejestr dłuŝników, niemoŝność ubiegania się o przyznanie pomocy przez kolejne trzy lata, zarzut naruszenia dyscypliny finansów publicznych i ewentualne sankcje z tym związane.

8 VII. Wykonawca jest zobligowany do: 1. Zapewnienia trenerów oraz osób zajmujących się aspektami organizacyjnymi np. rejestracja uczestników, wydawanie materiałów szkoleniowych, dopilnowaniem właściwej realizacji harmonogramu szkolenia itp. w celu przeprowadzenia szkoleń. 2. Przeprowadzenia 30 szkoleń specjalistycznych w formie warsztatowej z elementami przekazywania wiedzy przy pomocy wyświetlanych oraz drukowanych materiałów dydaktycznych. KaŜdorazowo szkolenie powinno się składać z co najmniej takich elementów jak: - omówienie zawartości materiałów dydaktycznych (w tym: prezentacja i/lub inne skrypty, publikacje, dokumenty, które otrzymają teŝ uczestnicy); - ćwiczenia w formie warsztatów indywidualnych i/lub grupowych (przekazanie uczestnikom instrukcji wykonania, współpraca/ pomoc podczas wykonywania zadania, podsumowanie i omówienie wyników; - udzielanie merytorycznych odpowiedzi na pytania uczestników (podawanie przykładów i wyczerpujących uzasadnień); - moŝliwość skorzystania z konsultacji indywidualnych. 3. Zapewnienia (na kaŝde szkolenie) sali szkoleniowej (w hotelu o przyznanej kategorii co najmniej trzygwiazdkowej) dostosowanej do przeprowadzenia szkolenia dla maksimum 25 uczestników oraz osób prowadzących (sala szkoleniowa w hotelu o przyznanej kategorii co najmniej trzygwiazdkowej, w centrum Warszawy, ale nie dalej niŝ 3 kilometry od Dworca Centralnego, licząc od ul. Aleje Jerozolimskie 54, Warszawa za pomocą portali umoŝliwiających pomiar odległości, tj lub podobnych) oraz w pięciu miastach (Oddziałach Zamiejscowych MJWPU): Ciechanów, Ostrołęka, Płock, Radom Siedlce (sala szkoleniowa w hotelu o przyznanej kategorii co najmniej trzygwiazdkowej w kaŝdym z OZ w granicach administracyjnych ww. miast). Sala szkoleniowa o nw. wyposaŝeniu: stoły, krzesła z miękkim siedziskiem w ustawieniu podkowa (tak aby uczestnicy zajmowali wyłącznie miejsca po zewnętrznej stronie stołów, a przestrzeń na Sali pozwalała na swobodne przemieszczanie się) dla maksimum 25 uczestników, stół i krzesło/krzesła z miękkim siedziskiem dla prelegenta/prelegentów; rzutnik multimedialny, ekran do rzutnika multimedialnego, stolik na sprzęt multimedialny, tablica typu flipchart, mazaki, odpowiednie nagłośnienie,

9 klimatyzacja/ogrzewanie, zapewnienie moŝliwości pozostawienia płaszczy i kurtek w osobnym zamykanym miejscu (poza salą szkoleniową) np. szafa, szatnia, zapewnienie moŝliwości wjazdu dla osoby na wózku inwalidzkim, zapewnienie w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali szkoleniowej miejsca wraz z wyposaŝeniem (stolik oraz miejsce siedzące dla 1 osoby) w celu zorganizowania rejestracji uczestników, umoŝliwienia podpisania się na liście obecności oraz dystrybucji materiałów szkoleniowych, zapewnienie toalety dostępnej poza salą szkoleniową, ale w bezpośrednim jej sąsiedztwie. 4. Zapewnienie wyŝywienia kaŝdorazowo dla wszystkich uczestników, które obejmuje: obiad składający się z dwóch dań gorących (zupa i drugie danie) w formie bufetu (wybór potraw) podawany ok. godziny 13:00 (bufet oraz przestrzeń restauracyjna poza salą szkoleniową, ale w tym samym budynku). KaŜdorazowo minimum 2 rodzaje zup, minimum 2 rodzaje mięs lub mięso i ryba, 2 rodzaje surówek/ warzyw, 2 rodzaje dodatków (np. ziemniaki i ryŝ, makaron i frytki itp.); 3 przerwy kawowe; ok. godz. 8:30 (kawa, herbata, soki, woda, mleko do kawy, cukier, ciastka lub ciasto) oraz podczas dwóch kolejnych przerw (ok. godz.11:00 oraz po obiedzie) kawa, herbata, soki, woda, mleko do kawy, cukier, ciastka lub ciasto. Bufet kawowy uzupełniany na bieŝąco powinien być dostępny poza salą szkoleniową, jednak w jej bezpośrednim sąsiedztwie. 5. Zapewnienie realizacji usługi w hotelach o przyznanej co najmniej kategorii trzygwiazdkowej w Warszawie oraz Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu i Siedlcach. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do: 1. Opracowania i przygotowania materiałów dydaktycznych dla wszystkich uczestników wraz z odpowiednim oznaczeniem (logo, hasło i informacja o współfinansowaniu ze środków EFRR i budŝetu województwa mazowieckiego), wskazanym przez Zamawiającego oraz przekazanie z kaŝdego zakresu tematycznego jednego egzemplarza materiałów dla Zamawiającego. 2. Przygotowania programów szkoleń wraz z odpowiednim oznaczeniem logo, hasło oraz informacją o współfinansowaniu (załącznik nr..), do akceptacji i ewentualnie modyfikacji przez Zamawiającego oraz w celu zamieszczenia na stronie internetowej. 3. Oznakowanie sali szkoleniowej, gdzie będzie odbywać się szkolenie oraz zamieszczenie widocznej informacji w holu budynku, w którym będzie odbywać się szkolenie zgodnie z zaleceniami Zamawiającego. 4. Przygotowania i wręczeniu uczestnikom zaświadczeń o uczestniczeniu w szkoleniu wraz odpowiednim oznaczeniem (logo, hasło i informacja o współfinansowaniu szkolenia ze środków EFRR i budŝetu województwa mazowieckiego) oraz przekazanie Zamawiającemu w wersji elektronicznej na płycie CD zaświadczeń ze wszystkich szkoleń.

10 5. Dostarczenia Zamawiającemu oryginałów list obecności podpisanych przez prowadzącego z kaŝdego szkolenia wraz z odpowiednim oznaczeniem (logo, hasło i informacja o współfinansowaniu szkolenia ze środków EFRR i budŝetu województwa mazowieckiego); 6. Przygotowania i dostarczenia Zamawiającemu ankiet oceniających szkolenie (w skali 1-5, gdzie 1 oznacza najniŝszą, a 5 najwyŝszą ocenę) oraz sporządzenie na ich podstawie raportów (z odpowiednim oznaczeniem logo, hasłem i informacją o współfinansowaniu szkolenia ze środków EFRR i budŝetu województwa mazowieckiego) z realizacji kaŝdego szkolenia. Ankiety oceny szkolenia powinny badać minimum takie aspekty jak: ogólna ocena szkolenia, spełnienie oczekiwań uczestników, przydatność uzyskanej wiedzy, ocena trenera (sposób prowadzenia zajęć, umiejętność przekazywania wiedzy), materiały szkoleniowe, organizację, salę oraz catering. 7. Przygotowania i dostarczeniu Zamawiającemu raportu zbiorczego z realizacji całego cyklu szkoleń z odpowiednim oznaczeniem (logo, hasło i informacja o współfinansowaniu szkolenia ze środków EFRR i budŝetu Województwa Mazowieckiego) wraz z dokumentacją zdjęciową z kaŝdego szkolenia (minimum 15 zdjęć/1 szkolenie) przekazaną na płycie CD oraz ze wszystkimi zaświadczeniami o uczestnictwie przekazanej w wersji elektronicznej (scan na płycie CD). Załącznik nr 1 do Opisu Przedmiotu Zamówienia I. Logotyp : II. Informacja o współfinansowaniu: Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego oraz ze środków budŝetu województwa mazowieckiego III. Hasło: dla rozwoju Mazowsza