Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia I. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest : zakup usługi hotelarskiej, noclegowej, restauracyjnej, transportowej oraz wynajmu sal szkoleniowych wraz z wyposaŝeniem w celu zorganizowania i przeprowadzenia 10 dwudniowych szkoleń wdroŝeniowych (warsztatowych) w ramach RPO WM organizowanych przez Mazowiecką Jednostkę WdraŜania Programów Unijnych. Symbol dostaw i usług zgodnie z CPV: usługi hotelarskie, hotelarskie usługi noclegowe, usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków, Usługi dodatkowe w zakresie transportu lądowego. II. ZałoŜenia zamówienia: Przeprowadzenie przez Mazowiecką Jednostkę WdraŜania Programów Unijnych 10 dwudniowych szkoleń wdroŝeniowych (warsztatowych) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego organizowanych dla beneficjentów. Przewidywana ilość uczestników ogółem ok max. 220 osób (10 szkoleń x 22 osoby). III. Termin wykonania zamówienia : Zamówienie powinno zostać wykonane w okresie od momentu zawarcia umowy do 30 listopada 2013 r. w terminach ustalonych przez Zamawiającego z Wykonawcą. Zamówienie powinno zostać wykonane z wyłączeniem dni wolnych od pracy oraz sobót i niedziel, chyba Ŝe Zamawiający w trakcie realizacji umowy uzna inaczej. IV. Wykonawca jest zobligowany do: 1. Zapewnienia sal szkoleniowych wraz z niezbędnym wyposaŝeniem: w pierwszym dniu szkolenia 1 salę szkoleniową wyposaŝoną w stoły, krzesła z miękkim siedziskiem w ustawieniu podkowa dla max. 22 uczestników; Strona 1 z 5

2 zapewnienie w drugim dniu szkolenia 2 sal szkoleniowych (wyposaŝonych w stoły, krzesła z miękkim siedziskiem dla dwóch grup po max. 11 osób) - ustawienie ma umoŝliwić pracę w grupach przy zajęciach warsztatowych; zapewnienia krzeseł z miękkim siedziskiem i stolika dla max. 4 prowadzących (uwzględniając podział na pierwszy i drugi dzień szkolenia); zapewnienie rzutnika multimedialnego podwieszanego; zapewnienia podwieszanych ekranów do rzutnika multimedialnego (uwzględniając podział na pierwszy i drugi dzień szkolenia); zapewnienia stolików na sprzęt multimedialny (uwzględniając podział na pierwszy i drugi dzień szkolenia); zapewnienie laptopów dla wszystkich uczestników szkolenia (kaŝdorazowo 22 szt.) Zgodnie z wymaganiami Zamawiającego laptopy, o których mowa powyŝej muszą posiadać oprogramowanie umoŝliwiające dostęp do Internetu poprzez przeglądarkę internetową, która ma zapewnić bezawaryjną obsługę: Generatora Wniosków Aplikacyjnych dla RPO WM (system MEWA), Generatora Wniosków Płatniczych dla RPO WM, strony internetowych m.in. wraz z obsługą wszystkich formatów plików, które znajdują się na tych stronach (równieŝ tych do pobrania). Ponadto uczestnicy szkoleń mają mieć moŝliwość dostępu do prezentacji przygotowanych w programie Power Point, plików obsługiwanych przez programy Word i Exel (2010+) oraz PDF, a takŝe moŝliwość wyświetlania filmów (plik AVI) oraz plików filmowych dostępnych w Internecie (filmy edukacyjne, klipy promujące markę Mazowsza etc); zapewnienie tablicy typu flipchard wraz z mazakami min. 3 kolory; zapewnienie odpowiedniego nagłośnienia (uwzględniając podział na pierwszy i drugi dzień szkolenia); zapewnienia klimatyzacji/ogrzewania indywidualnie sterowanego; zapewnienia systemu zaciemniania i sterowania oświetleniem; zapewnienia dostępu do sali szkoleniowej w pierwszym dniu szkolenia w godz. od do i w drugim dniu szkolenia w godz. od 8.00 do 14.00; zapewnienie moŝliwości wjazdu dla osoby na wózku inwalidzkim; dostęp do Internetu bezprzewodowego, w całym obiekcie; Strona 2 z 5

3 zapewnienie komputerów z dostępem do Internetu kaŝdorazowo dla wszystkich uczestników i prowadzących wraz z obsługą techniczną zapewniającą podłączenie sprzętu; zapewnienie w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali szkoleniowej miejsca wraz z wyposaŝeniem (stolik oraz miejsce siedzące dla 1 osoby) w celu zorganizowania rejestracji uczestników, umoŝliwiającej podpisywanie się na liście obecności oraz dystrybucję materiałów szkoleniowych; zapewnienie toalety dostępnej poza salą szkoleniową, ale w bezpośrednim jej sąsiedztwie. 2. Zapewnienia wyŝywienia kaŝdorazowo dla wszystkich uczestników szkolenia, obejmującego: Obiad max. 22 osób x 2 dni; Kolacja max. 22 osób x 1 dzień; Śniadanie max. 22 osób x 1 dzień; I dnia: 3 przerwy kawowe kaŝda po 20 minut (kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna, ciastka lub ciasto, kanapki- tylko pierwszego dnia przed rozpoczęciem szkolenia) dla wszystkich uczestników szkolenia Pierwsza przerwa kawowa przed rozpoczęciem szkolenia; II dnia: 2 przerwy kawowe (kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna, ciastka lub ciasto) dla wszystkich uczestników szkolenia; w ramach przerw kawowych ciepłe napoje szkolenia; Strona 3 z 5 - dostępne przez cały czas trwania obiad - tj. pierwszego i drugiego dnia- obiad w formie bufetu dwudaniowy z sokami i deserem (zupa i drugie danie, soki oraz ciasto, owoce). KaŜdorazowo minimum: 2 smaki soków, 2 rodzaje zup, 2 rodzaje mięs i ryba, 2 rodzaje surówek/ warzyw, 2 rodzaje dodatków (np. ziemniaki i ryŝ, makaron i frytki itp.) oraz inne dodatki/ przekąski np. naleśniki, pierogi, placki, lasagne, pizza; kolacja- tj. pierwszego dnia wieczorem- kolacja w formie bufetu z wyborem potraw (kaŝdorazowo minimum: 2 potrawy gorące, 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera, sałatki, masło, chleb biały, chleb razowy, herbata, soki, warzywa i owoce);

4 śniadanie- tj. drugiego dnia rano- śniadanie w formie bufetu z wyborem potraw (kaŝdorazowo minimum: 2 potrawy gorące, 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera, serki/jogurty, dŝem, mleko, płatki do mleka, bułki, masło, chleb biały, chleb razowy, herbata, soki, warzywa i owoce); wyŝywienie (bufet kawowy, obiady, śniadanie i kolacja) powinno być dostępne poza salą szkoleniową, jednak w jej bezpośrednim sąsiedztwie; wszystkie posiłki powinny być serwowane w formie bufetu szwedzkiego. 3. Zapewnienia transportu dla kaŝdego z terminów szkolenia warsztatowych (zgodnie z przepisami określonymi dla wykonywania usług transportu okazjonalnego): Kurs dla max. 22 osób - I dnia szkolenia: z centrum Warszawy (okolice PKiN) na miejsce szkolenia, II dnia szkolenia: z miejsca szkolenia do centrum Warszawy (okolice PKiN). 4. Zapewnienia noclegów dla wszystkich uczestników dla kaŝdego z terminów szkoleń, w tym: 9 pokoi dwuosobowych z oddzielnymi łóŝkami oraz 4 pokoje jednoosobowe ( lub dwuosobowe do jednoosobowego wykorzystania). Wszystkie pokoje wyposaŝone co najmniej w łazienkę. Zamawiający wymaga, aby w cenę kaŝdego noclegu było wliczone śniadanie. Co najmniej 2 pokoje dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wykonawca otrzyma ostateczną informację dotyczącą liczby uczestników (maksymalnie 22 osoby) i miejsc noclegowych na 2 dni przed rozpoczęciem szkoleń. Doba hotelowa dla szkoleń rozpoczyna się od momentu przybycia i zakwaterowania się większości grupy w obiekcie wyznaczonym przez Wykonawcę, a kończy się drugiego dnia (w dniu wyjazdu), nie wcześniej niŝ o godzinie Nie dopuszcza się, aby uczestnicy szkoleń korzystali z pokoi wraz z osobami, które nie uczestniczą w szkoleniu. Zapewnienia kaŝdorazowo bezpłatnych 10 miejsc parkingowych w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu szkoleniowego dla wszystkich uczestników na czas trwania szkolenia. 5. Obiekt, w którym znajduje się sala szkoleniowa - dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. 6. Wykonawca zobowiązuje się do złoŝenia faktury za grudzień 2013 roku do dnia r. 7. Wykonawca zobowiązuje się do wyznaczenia osoby do stałego kontaktu w sprawie realizacji przedmiotu umowy. Strona 4 z 5

5 8. Zamawiającemu przysługuje prawo zgłoszenia Wykonawcy na 2 dni robocze przed planowanym terminem szkolenia, rzeczywistej liczby zrekrutowanych uczestników na szkolenie, która będzie podstawą do zapłaty. Zgłoszona liczba uczestników nie moŝe być mniejsza niŝ 10 osób (Beneficjenci), ani większa niŝ 22 osoby. Zamawiający będzie uiszczał zapłatę tylko za faktycznie zamówione usługi, co oznacza, Ŝe Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o udzielenie zamówień do maksymalnych ilości. 9. Zapewnienie realizacji usługi w hotelach posiadających przyznaną kategorię co najmniej trzygwiazdkową (kategoryzacja obiektów hotelarskich zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r w sprawie obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006r Nr 22, poz.169), znajdujących się poza granicami administracyjnymi m.st. Warszawy z uwzględnieniem odległości nie większej niŝ 60 km od Dworca Centralnego (odległość mierzona od Dworca Centralnego w Warszawie, ul. Aleje Jerozolimskie 54, Warszawa, za pomocą portali umoŝliwiających pomiar odległości, tj. mapa.pf.pl; www. targeo.pl, lub podobnych). 10. Zapewnienia dodatkowej atrakcji o charakterze integracyjno- rekreacyjnym dla wszystkich uczestników szkolenia w trakcie pobytu. Zapis dodatkowe atrakcje o charakterze integracyjnym dla wszystkich uczestników szkolenia w trakcie pobytu dotyczy atrakcji (zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r w sprawie obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006r Nr 22, poz.169), jakie zapewniają hotele, w których zakwaterowani zostaną uczestnicy szkoleń. 11. Wykonawca przygotuje i przedstawi ofertę uwzględniającą: Cenę wykonania całej usługi ( wartość netto i brutto). Koszt udziału jednego uczestnika ( wartość netto i brutto). Szczegółowy kosztorys kaŝdego z elementów (ceny netto i brutto). 12. Zamawiający dopuszcza moŝliwość po podpisaniu umowy dokonania oględzin miejsca realizacji przedmiotu umowy w celu faktycznej oceny, czy Wykonawca zapewnia wszystkie wymogi jakościowe postawione przez Zamawiającego m.in. ustalenia sposobu organizacji sali szkoleniowej. Strona 5 z 5