SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 6 do SIWZ SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja dwóch konferencji szkoleniowych na terenie województwa zachodniopomorskiego: a) dla beneficjentów WFOŚiGW w Szczecinie współfinansowanej ze środków Europejskiego Funduszu Spójności w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko w dniach r., która w dalszej części dokumentu opisywana będzie jako Konferencja I. b) dla pracowników WFOŚiGW w Szczecinie w dniach , która w dalszej części dokumentu opisywana będzie jako Konferencja II. 2. Warunki ogólne wyboru lokalizacji dla zorganizowania Konferencji I i II. A. Wykonawca zapewni nocleg dla uczestników konferencji I i II w hotelu znajdującym się na w pasie nadmorskim na terenie województwa zachodniopomorskiego. Hotel będzie posiadał co najmniej 150 pokoi jednoosobowych z łazienkami lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania z łazienkami oraz minimum 50 pokoi dwuosobowych z łazienkami ( z możliwością przekształcenia w pokoje 1 os. w przypadku zapotrzebowania ). Hotel musi spełniać wymagania co do wyposażenia oraz zakresu świadczonych usług, w tym usług gastronomicznych, dla hoteli kategorii czterech gwiazdek według załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie ( Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 ). B. W hotelu powinien znajdować się parking, który zostanie udostępniony uczestnikom konferencji w ilości minimum 80 miejsc. C. Hotel powinien posiadać multimedialne możliwości prezentowania konferencyjnej agendy, tzn. musi posiadać min. cztery monitory lcd/plazma rozmieszczone w publicznym, widocznym dla uczestników konferencji miejscu oraz powinien dysponować 4 standami kierującymi gości do sali konferencyjnej. D. Hotel musi oferować bezpłatny dostęp do internetu w pokojach. E. Hotel musi posiadać szatnię w pobliżu Sali konferencyjnej, która będzie obsługiwana przez pracownika hotelu podczas trwania konferencji. F. Hotel musi posiadać przechowalnię bagażu. 1

2 G. Hotel musi posiadać salę restauracyjną dla 260 osób, ze stołami min. 8 osobowymi prostokątnymi lub okrągłymi. Restauracja powinna być udostępniona wyłącznie gościom konferencyjnym na czas posiłków, których godziny zostaną wspólnie ustalone. H. Sale konferencyjne, z których korzystać będą uczestnicy konferencji muszą znajdować się na terenie hotelu. I. Minimalna powierzchnia dużej Sali konferencyjnej to 350 m2. Sala konferencyjna musi być klimatyzowana. Nie będzie dopuszczalna zamiennie sala wentylowana. J. Minimalna powierzchnia mniejszej Sali konferencyjnej to 110 m2. Sala konferencyjna musi być klimatyzowana. Nie będzie dopuszczalna zamiennie sala wentylowana. K. Podczas obu konferencji musi być zapewniona obsługa techniczna do sal konferencyjnych na każde żądanie zamawiającego. L. Obie sale konferencyjne muszą posiadać następujące wyposażenie : a) duża sala: 2 projektory multimedialne w tym jeden zapasowy z możliwością podłączenia komputera za pośrednictwem złącza VGA/D-sub, ekran o minimalnych wymiarach 400x300 cm, nagłośnienie wraz z możliwością odtwarzania dźwięku z laptopa i podłączenia do miksera, 4 mikrofony bezprzewodowe, w tym 2 zapasowe ( awaryjne), flipchart. b) mniejsza sala: 1 projektor multimedialny z możliwością podłączenia komputera za pośrednictwem złącza VGA/D-sub, pełnowymiarowy ekran o minimalnych wymiarach 280 cm x 210 cm nagłośnienie, 2 mikrofony bezprzewodowe w tym 1 zapasowy (awaryjny), flipchart. 3. Szczegóły Konferencji opisanej pod numerem I 1. Świadczenia w dniu ) Noclegi : a) 30 pokoi jednoosobowych ( nocleg z 8-go na 9-go grudnia 2013 ) cena pokoju musi zawierać należne opłaty klimatyczne/uzdrowiskowe lub inne wymagane b) 6 z powyższych pokoi musi zostać udostępnionych 08 grudnia br. od godziny 12.00, pozostałe zgodnie z warunkami hotelu. 2) Posiłki : a) Lunch w formie bufetu dla 6 osób standardowo podawany w hotelu plus kawa, herbata, woda niegazowana b) Kolacja w formie bufetu dla 30 osób składająca się co najmniej z zupy, 2 rodzajów mięsa ( drób, wołowina lub wieprzowina ), pieczywa, 2 rodzajów warzyw ( na ciepło i na zimno ), 2 rodzajów dodatków ( ziemniaki, makaron lub ryż ), deseru oraz napoi ( kawa/herbata wraz z dodatkami jak cukier, mleko, woda gazowana i niegazowana). 3) Sale konferencyjne: a) Powinny być udostępnione pracownikom WFOŚiGW w Szczecinie od godziny celem rozstawienia materiałów konferencyjnych. 2

3 b) Przed dużą salą konferencyjną będą ustawione przez Wykonawcę stojaki na materiały konferencyjne. c) Wykonawca zapewni także stoły recepcyjne wraz z 4 krzesłami dla pracowników WFOŚiGW w Szczecinie. d) Przy stole recepcyjnym powinien być dostęp do gniazdek z prądem celem podłączenia drukarki, komputera. 4) Parking hotelowy : a) Zarezerwowane miejsca parkingowe na 10 samochodów 2. Świadczenia w dniu : 1) Noclegi : a) 60 pokoi jednoosobowych ( nocleg z 9-go na 10-go grudnia 2013 ) cena pokoju musi zawierać należne opłaty klimatyczne/uzdrowiskowe lub inne wymagane b) Hotel musi dysponować w tym dniu dodatkową ilością pokoi zarezerwowanych dla Zamawiającego, ale płatnych bezpośrednio przez uczestników konferencji, a nie Zamawiającego: 90 pokoi 1 os. 50 pokoi 2 os. 2) Sale konferencyjne : a) Duża na 260 osób w godz. od 9:00 19:00, w sali ustawiony stół prezydialny z krzesłami dla 10 osób, ustawiony przodem do pozostałych gości; na stole szklanki oraz woda mineralna gazowana i niegazowana dla każdej z osób zasiadających za stołem prezydialnym; zapewnienie obsługi, która wymieni szklanki oraz uzupełni wodę w ustalonych przez Zamawiającego godzinach (min. 4 razy); na sali konferencyjnej muszą być ustawione krzesła z miękkim siedzeniem i oparciem w ilości 260 szt. w układzie teatralnym; dodatkowo na Sali musi znajdować się mównica dla prelegentów oraz stolik pomocniczy do ustawienia laptopa, z którego będą puszczane prezentacje. b) Mała sala konferencyjna na 35 osób, dostępna w godz. 10:00 17:00, w sali ustawiony stół na 35 osób w układzie podkowy ; na stole szklanki oraz woda mineralna gazowana i niegazowana dla każdej z osób zasiadających za stołem oraz paluszki słone i ciasteczka ( dla 35 osób ); zapewnienie obsługi, która wymieni szklanki oraz uzupełni wodę w godzinach ustalonych przez Zamawiającego (min. 1 raz) 3) Posiłki w restauracji na terenie hotelu: a) Śniadanie standardowe w formie bufetu dla gości śpiących w hotelu b) Obiad dla 260 osób w formie bufetu składający się co najmniej z zupy, 2 rodzajów mięsa ( drób, wołowina lub wieprzowina ), 1 rodzaju ryby, pieczywa, 2 rodzajów warzyw ( na ciepło i na zimno ), 2 rodzajów 3

4 dodatków ( ziemniaki, makaron, kasza lub ryż ), deseru oraz nielimitowanych napojów ( kawa/herbata wraz z dodatkami takimi jak cukier, mleko, woda gazowana i niegazowana ) c) Przerwa kawowa w przedsionku dużej sali konferencyjnej na 260 osób zawierająca : kawę, herbatę wraz z dodatkami takimi jak cukier, mleko, wodę gaz/ngaz, soki, ciastka, ciasta - powtórzona 3 razy. d) Kolacja uroczysta dla 260 osób składająca się z przystawki serwowanej przez kelnerów, zupy i dania głównego oraz bufetu ciepłego ( zupy, mięsa, ryby, surówki, ziemniaki, makarony ), zimnego ( sałatki, mięsa, ryby), deseru ( 2 rodzaje ciast ), nielimitowanych napojów ( kawa/herbata wraz z dodatkami jak cukier, mleko, woda gazowana i niegazowana, soki i napoje gazowane) 4) Parking hotelowy a) Zarezerwowane miejsca parkingowe na 10 samochodów (z 9-go na 10-go grudnia 2013r. ) b) Pozostawienie do dyspozycji uczestników konferencji 70 miejsc parkingowych, za które zapłacą uczestnicy konferencji 3. Świadczenia w dniu : 1) Sala konferencyjne : a) Tylko duża sala na 260 osób w godz. od 9:00 15:00, w sali ustawiony stół prezydialny z krzesłami dla 10 osób, ustawiony przodem do pozostałych gości; na stole szklanki oraz woda mineralna gazowana i niegazowana dla każdej z osób zasiadających za stołem prezydialnym; zapewnienie obsługi, która wymieni szklanki oraz uzupełni wodę w ustalonych przez Zamawiającego godzinach (min. 2 razy); na sali konferencyjnej muszą być ustawione krzesła z miękkim siedzeniem i oparciem w ilości 210 szt. w układzie teatralnym; dodatkowo na Sali musi znajdować się mównica dla prelegentów oraz stolik pomocniczy do ustawienia laptopa, z którego będą puszczane prezentacje. 2) Posiłki w restauracji na terenie hotelu: a) Śniadanie standardowe w formie bufetu dla gości śpiących w hotelu b) Obiad dla 260 osób w formie bufetu składający się co najmniej z zupy, 2 rodzajów mięsa ( drób, wołowina lub wieprzowina ), 1 rodzaju ryby, pieczywa, 2 rodzajów warzyw ( na ciepło i na zimno ), 2 rodzajów dodatków ( ziemniaki, makaron lub ryż ), deseru oraz nielimitowanych napojów ( kawa/herbata wraz z dodatkami jak cukier, mleko, woda gazowana i niegazowana ) 4

5 c) Przerwa kawowa w przedsionku dużej sali konferencyjnej na 220 osób zawierające : kawę, herbatę wraz z dodatkami jak cukier, mleko, wodę gaz/ngaz, soki, ciastka, ciasta - powtórzona 2 razy 3) Pokoje a) Hotel powinien przedłużyć dobę hotelową do godziny 15:00 w dniu zakończenia konferencji Wstępny harmonogram konferencji I dla beneficjentów WFOŚiGW w Szczecinie w dniach : Od 12:00 przyjazd gości i zakwaterowanie 14:00 lunch 20:00 kolacja :00 09:00 śniadanie 09:00 10:00 rejestracja uczestników 10:00 11:30 rozpoczęcie konferencji w dużej i małej sali konferencyjnej 11:30 12:00 przerwa kawowa 12:00 13:30 cd. Konferencji w dużej i małej sali konferencyjnej 13:30 15:00 obiad 15:00 16:30 cd. Konferencji w dużej i małej sali konferencyjnej 16:30 17:00 przerwa kawowa 17:00 18:00 cd. Konferencji w dużej sali konferencyjnej 18:00 18:30 - przerwa kawowa 18:30 19:30 - podsumowanie i zakończenie I dnia konferencji 20:00 - uroczysta kolacja 5

6 :00 09:00 śniadanie 09:00 10:00 rejestracja uczestników 10:00 11:15 rozpoczęcie konferencji w dużej sali konferencyjnej 11:15 11:30 przerwa kawowa 12:00 13:15 cd. Konferencji w dużej sali konferencyjnej 13: przerwa kawowa podsumowanie i zakończenie II dnia konferencji 14:00 15:00 obiad 16:00 wykwaterowanie uczestników konferencji 4. Szczegóły Konferencji opisanej pod numerem II 1. Świadczenia w dniu : 1) Noclegi : a) 60 pokoi jednoosobowych ( nocleg z 30-go na 31-go sierpnia 2013 ) cena pokoju musi zawierać należne opłaty klimatyczne/uzdrowiskowe lub inne wymagane 2) Sala konferencyjna: a) W godz. od 9:00 18:00, Sala konferencyjna o powierzchni co najmniej 110 m2 z klimatyzacją : b) na sali konferencyjnej muszą być ustawione krzesła z miękkim siedzeniem i oparciem w ilości 60 szt. i stoły w układzie podkowy c) Podczas konferencji musi być zapewniona obsługa techniczna na każde żądanie zamawiającego. 3) Posiłki w restauracji na terenie hotelu: a) Obiad dla 60 osób w formie bufetu składający się co najmniej z 2 zup, 2 rodzajów mięsa ( drób, wołowina lub wieprzowina ), 1 rodzaju ryby, pieczywa, 2 rodzajów warzyw ( na ciepło i na zimno ), 2 rodzajów dodatków ( ziemniaki, makarony, kasze lub ryż ), deseru oraz nielimitowanych napojów ( kawa/herbata wraz z dodatkami jak cukier, mleko, woda gazowana i niegazowana ) 6

7 b) Przerwa kawowa w przedsionku sali konferencyjnej na 65 osób zawierająca: kawę, herbatę wraz z dodatkami jak cukier, mleko, wodę gaz/ngaz, soki, ciastka, ciasta - powtórzona 2 razy c) Kolacja uroczysta dla 60 osób składająca się z przystawki serwowanej przez kelnerów oraz bufetu ciepłego ( zupy, mięsa, ryby, surówki, ziemniaki, makarony ), zimnego ( sałatki, mięsa, ryby), deseru ( 2 rodzaje ciast ), nielimitowanych napojów ( kawa/herbata wraz z dodatkami jak cukier, mleko, woda gazowana i niegazowana, soki i napoje gazowane) 4) Parking hotelowy: a) Zarezerwowane miejsca parkingowe na 5 samochodów (z 30-go na 31-go sierpnia 2013 ) 2. Świadczenia w dniu : 1) Posiłki w restauracji na terenie hotelu: a) Śniadanie standardowe w formie bufetu dla gości śpiących w hotelu Wstępny harmonogram konferencji II dla pracowników WFOŚiGW w Szczecinie w dniach r. : :00 09:30 przyjazd gości do hotelu/ w przypadku dostępności pokoi zakwaterowanie 10:00 12:00 rozpoczęcie konferencji w sali konferencyjnej 12:00 12:30 przerwa kawowa 12:30 14:00 cd. Konferencji sali konferencyjnej 14:00 15:00 obiad 15:00 16:30 cd. Konferencji w sali konferencyjnej 16:30 17:00 przerwa kawowa 17:00 18:00 cd. Konferencji w sali konferencyjnej 18:00 20:00 przerwa 20:00 uroczysta kolacja :30 10:00 śniadanie 7

8 11:00 wykwaterowanie uczestników konferencji Szczecin, dn r.... 8