Opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja, przeprowadzenie i kompleksowa obsługa szkolenia dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów Priorytetu I i II Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. I Uwarunkowania ogólne dotyczące przeprowadzenia szkolenia 1. Temat szkolenia: Jak skutecznie rozliczyć projekt z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Program szkolenia powinien być sporządzony na podstawie aktualnych dokumentów, w tym przedstawionych poniżej: 1. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (wersja obowiązująca od 21 czerwca 2011 r.). 2. Wytyczne w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (wersja obowiązująca od 07 grudnia 2011 r.). 3. Wytyczne w zakresie informacji i promocji, Zasady promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ , Strategia komunikacji Funduszy Europejskich na lata oraz Księga identyfikacji wizualnej NSS. 4. Zalecenia w zakresie sposobu korygowania wydatków nieprawidłowo poniesionych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. 5. Zestawienie powtarzalnych uchybień oraz dobrych praktyk zidentyfikowanych w ramach kontroli systemowych IP i IW w 2011 r. Program szkolenia powinien dotyczyć zagadnień przedstawionych poniżej: 1. Prawidłowe rozliczenie wskaźników rezultatu, produktu i efektu ekologicznego (udokumentowanie osiągnięcia). 2. Trwałość projektu (czy zmiany własności infrastruktury wytworzonej w ramach projektu bądź zarządzania tą infrastrukturą nie powodują zmian zachowania trwałości projektu, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie i podpisaną umową z beneficjentem).

2 3. Jak prawidłowo dokonać rozliczenia umowy z wykonawcą przy wynagrodzeniu kosztorysowym (kosztorys powykonawczy a zobowiązanie (cena) wynikające z umowy z wykonawcą). 4. Zmiana wysokości wynagrodzenia a kwalifikowalność wydatków w kontekście wytycznych dotyczących kwalifikowalności POIiŚ, kontroli POIiŚ. 5. Aneksy do umów z wykonawcą a kwalifikowalność wydatków w kontekście wytycznych dotyczących kwalifikowalności POIiŚ, kontroli POIiŚ. 6. Aktualizacja harmonogramu rzeczowo finansowego (na jakim jest etapie i jak sprawnie przeprowadzić aktualizację). 7. Czy realizacja/eksploatacja projektu jest zgodna z polityką ochrony środowiska w tym w szczególności czy zrealizowano zalecenia wynikające z decyzji środowiskowej oraz zapisów/zobowiązań beneficjenta w obszarze środowiska przedstawionych we wniosku o dofinansowania. 8. Kiedy występuje wygenerowanie dochodu na projekcie i jak go rozliczyć. 9. Prawidłowość przeliczenia wartości dofinansowania na koniec realizacji projektu. 10. Jak prawidłowo zamknąć ewidencję finansowo-księgową. 11. Prawidłowa ewidencja środka trwałego po zakończeniu inwestycji, sporządzenia OT, uwzględniającego wszystkie koszty projektu. 12. Elementarz zamknięcia procesu inwestycyjnego (odbiory, rozruchy, dokumenty odbiorowe, dokumentacja powykonawcza, pozwolenie na użytkowanie) Wykonawca przedstawi schemat odpowiednich postępowań z terminami oraz część teoretyczną popartą praktycznymi doświadczeniami (dobre praktyki). 13. Zastąpienie wydatków niekwalifikowanych wydatkami tzw. czystymi przy rozliczeniu kwoty dofinansowania. 14. Obowiązki informacyjno-promocyjne beneficjenta na zamknięcie projektu i po zakończeniu realizacji projektu. 15. Dodatkowe dokumenty niezbędne do zakończenia projektu indywidualna interpretacja o możliwości odzyskania VAT, zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami za korzystanie ze środowiska. 16. Przechowywanie dokumentacji po zakończeniu realizacji projektu. 17. Kontrole dotyczące trwałości projektu (krótkie zasady i znaczenie).

3 Prosimy o przygotowanie propozycji agendy szkolenia (minimum dwie) z uwzględnieniem podanego wyżej zakresu. Program realizacji szkolenia będzie podlegał zatwierdzeniu przez Zamawiającego na maksymalnie 5 dni po podpisaniu umowy. Szkolenie powinno być prowadzone z wykorzystaniem następującej metodyki: wykład, warsztaty przeplatane dyskusją oraz sesje pytań i odpowiedzi. Prezentacja przeznaczona dla uczestników musi być przygotowana w wersji kolorowej zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności oraz z zasadami informacji i promocji dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. 2. Termin: Szkolenie ma się odbyć w terminie od 14 do 15 maja 2012 r. 3. Czas trwania zajęć: Szkolenie powinno być przeprowadzone w wymiarze 16 h zegarowych po 8 h dziennie. W czas szkolenia wliczone są cztery przerwy kawowe po 15 min oraz dwie przerwy obiadowe trwające po 1 h. 4. Liczba uczestników szkolenia: W szkoleniu uczestniczyć będzie 35 osób (30 beneficjentów i potencjalnych beneficjentów oraz 5 pracowników ). Ostateczną liczbę uczestników Zamawiający przekaże na 3 dni kalendarzowe przed terminem szkolenia z zastrzeżeniem jej zmiany o +/- 3 osoby do jednego dnia przed szkoleniem do godziny 14: Lokalizacja szkolenia: Hotel lub ośrodek wypoczynkowy w Olsztynie (woj. warmińsko-mazurskie) o standardzie odpowiadającym co najmniej czterem gwiazdkom. II Zadania Wykonawcy Do zadań Wykonawcy należy organizacja, przeprowadzenie i obsługa szkolenia, o którym mowa w części I, zgodnie z poniższymi uwarunkowaniami:

4 1. Zapewnienie sali wykładowej: Sala szkoleniowa powinna być przeznaczona na minimum 35 osób, o powierzchni powyżej 55 m 2, ma znajdować się na parterze lub I piętrze i musi spełniać poniższe standardy szkoleniowe, tj. posiadać: - łatwy dostęp do zaplecza sanitarnego - bezszmerową klimatyzację zamontowaną w sposób stały - bezprzewodowe szybkie łącze internetowe - jasne oświetlenie - odpowiednie nagłośnienie - sprzęt multimedialny - miejsca siedzące - stół dla prowadzącego szkolenie - sala szkoleniowa tylko do dyspozycji uczestników szkolenia - rzutnik podwieszany - ekran do wyświetlania prezentacji - flipchart i mazaki oraz dwa bloki kart - dwa mikrofony bezprzewodowe - sala konferencyjna z dostępem do światła dziennego jak również z możliwością zaciemniania - oznakowanie sali wykładowej zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności oraz z zasadami informacji i promocji dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Powinna być również zamieszczona informacja nt. współfinansowania szkolenia przez Unię Europejską ze Środków Funduszu Spójności w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. 2. Zapewnienie zajęć szkoleniowych, w tym trenera: Trener z wyższym wykształceniem ekonomicznym lub prawnym. Powinien posiadać co najmniej 3-letnie doświadczenie w pracy jako audytor. Trener z trzyletnim doświadczeniem w prowadzeniu szkoleń z zakresu kontroli lub nieprawidłowości w projektach współfinansowanych ze środków UE. Trener powinien znać proces wdrażania Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (nabór i ocen wniosków, płatności dla beneficjentów, sprawozdawczości i monitoring, kontrola, ustalanie i raportowanie nieprawidłowości).

5 3. Zapewnienie materiałów szkoleniowych: W ramach umowy należy przygotować materiały szkoleniowe o treści adekwatnej do omawianej tematyki przygotowane w formie papierowej i na płycie CD dla każdego uczestnika oraz jeden egzemplarz do archiwum. Wykonawca na maksymalnie 5 dni kalendarzowych przed terminem szkolenia musi uzyskać akceptację Zamawiającego w zakresie materiałów szkoleniowych. Materiały w formie drukowanej (wydruk materiałów w kolorze) muszą być trwale połączone ze sobą (np. bindowane, zszyte, oprawione itp.). Wraz z materiałami szkoleniowymi Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom materiały piśmiennicze notatnik oraz długopis. Po zakończeniu szkolenia każdy uczestnik powinien dostać certyfikat lub zaświadczenie ze szkolenia. Certyfikat, zaświadczenie oraz materiały szkoleniowe muszą być oznakowane zgodnie z zasadami promocji POIiŚ oraz Księgą Identyfikacji Wizualnej NSS. Na materiałach szkoleniowych powinna być zamieszczona informacja o współfinansowaniu materiały szkoleniowe współfinansowanie przez Unię Europejską ze Środków Funduszu Spójności w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Wykonawca na maksymalnie 5 dni kalendarzowych przed terminem szkolenia musi uzyskać akceptację Zamawiającego w zakresie wzoru certyfikatu. Dodatkowo certyfikaty/zaświadczenia muszą posiadać podpisy i pieczątki Wykonawcy. Wykonawca powinien dostarczyć Zamawiającemu zestawienie zaświadczeń w wersji papierowej lub elektronicznej. 4. Zapewnienie usługi gastronomicznej: Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny, tj. przygotowanie pomieszczenia, sprzątanie, obsługę kelnerską, zastawę ceramiczną. Wykonawca zapewni dla wszystkich uczestników szkolenia (beneficjentów oraz pracowników szkolenia, trenera): - dwa obiady w formie bufetu (pierwszego i drugiego dnia szkolenia). Obiady mają się składać minimum z: przystawek, zupy, drugiego dania (minimum 2 dań na ciepło oraz minimum 2 dań na zimno), deseru i soków owocowych (minimum 3 smaki), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz herbaty, kawy. - kolacji pierwszego dnia szkolenia dla osób korzystających z noclegu. Kolacja serwowana złożona z przystawek, 1 dania na zimno oraz a dania na ciepło, deseru, soków owocowych, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz herbaty, kawy.

6 - całodzienny serwis kawowy powinien składać się minimum z: kawy, herbaty (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, soków owocowych (minimum 3 smaki), cytryny, śmietanki, cukru, mini wypieków oraz ciastek, kanapek konferencyjnych. Wykonawca po podpisaniu umowy przedstawi Zamawiającemu trzy propozycje menu. 5. Zapewnienie usługi noclegowej: Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia uczestnikom szkolenia możliwości skorzystania z noclegów w hotelu w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, TV oraz telefonem. Nocleg wraz ze śniadaniem. Wykonawca zapewni koordynację rezerwacji noclegów. Uczestnicy będą zakwaterowani zgodnie z kartami zgłoszeniowymi przesłanymi wcześniej do Zamawiającego. Uczestnicy pokrywają w zakresie własnym koszt noclegu oraz dojazdu do miejsca szkolenia. Na życzenie poszczególnych uczestników, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić im nocleg w noc poprzedzającą szkolenie. Lista osób korzystających z dodatkowego noclegu zostanie przekazana przez Zamawiającego na 3 dni kalendarzowe przed terminem szkolenia. Koszty dodatkowych noclegów ponosić będą również uczestnicy. Ponadto, Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca parkingowe dla wszystkich uczestników szkolenia, w odległości nie większej, niż 100 m od miejsca zakwaterowania/szkolenia. 6. Inne: - zapewnienie osoby do obsługi technicznej podczas trwania całego szkolenia (przygotowanie, oznakowanie sali, ustawienie stołów i krzeseł w na sali wykładowej, rozdanie uczestnikom szkolenia materiałów szkoleniowych, piśmienniczych oraz płyt CD, kontakt z przedstawicielem hotelu w celach organizacyjnych); - zapewnienie miejsca do rejestracji uczestników szkolenia: Wykonawca zapewni recepcję wyposażoną w stół oraz krzesło, gdzie uczestnicy będą podpisywali listy obecności; - oznakowanie miejsca szkolenia, w celu ułatwienia dotarcia uczestnikom do sali wykładowej; - przeprowadzenie i przygotowanie na koniec szkolenia anonimowej ankiety oceny szkolenia oraz sporządzenie na ich podstawie raportu ze szkolenia wraz z dokumentacją fotograficzną oraz przekazanie Zamawiającemu (wraz z odpowiednim oznaczeniem zgodnym z Księgą Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności); - przygotowanie certyfikatów/zaświadczeń dla uczestników szkolenia - Wykonawca po realizacji szkolenia wystawi jedną fakturę VAT w kwocie brutto, obejmującą wszystkie poniesione koszty; - Zamawiający przeprowadzi proces rekrutacji oraz przygotuje listę uczestników szkolenia;

7 - Wykonawca składając swoją ofertę zaświadcza, że jest ona zgodna z ww. opisem przedmiotu zamówienia.