WZP/WIS/U /13. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Człowiek najlepsza inwestycja Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Dotyczy organizacji 20 jednodniowych szkoleń specjalistycznych na potrzeby Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w 2013 r. I. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi szkoleniowej w celu przeprowadzenia 20 jednodniowych szkoleń specjalistycznych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Symbol dostaw i usług zgodnie z CPV: usługi szkoleniowe II. Założenia zamówienia: Przeprowadzenie 20 jednodniowych szkoleń specjalistycznych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki organizowanych dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów Priorytetów VI, VII, VIII i IX PO KL, w zakresie: 1. Zamówienia publiczne i Zasada konkurencyjności w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki w ilości 10 szkoleń 2. Pomoc publiczna i pomoc de minimis obowiązki beneficjentów realizujących projekty współfinansowane w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ilości 3 szkoleń 3. Księgowość w projektach współfinansowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ilości 7 szkoleń. Przewidywana ilość osób wynosi maksymalnie 500 osób (20 szkoleń 25 uczestników). III. Termin wykonania zamówienia : Zamówienie będzie realizowane od dnia podpisania umowy do dnia 29 listopada 2013 r. w terminach ustalonych pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą. Zamówienie będzie realizowane z wyłączeniem dni wolnych od pracy oraz sobót i niedziel. IV. Rekrutacja: Proces rekrutacji uczestników na każdy z terminów szkoleń przeprowadza Wykonawca. Lista uczestników rekrutowanych na szkolenia będzie przekazywana każdorazowo Zamawiającemu drogą elektroniczną ( ) na 1 dzień roboczy przed planowanym terminem szkolenia. Wykonawca zobowiązuje się przesłać Zamawiającemu na wskazany przez niego adres w terminie co Strona 1 z 6

2 najmniej 10 dni roboczych przed planowanym terminem szkolenia: ankiety zgłoszeniowej, regulaminu rekrutacji, harmonogramu oraz programu szkolenia, celem zamieszczenia przez Zamawiającego pełnej informacji o planowanym szkoleniu na stronie Regulamin rekrutacji oraz ankieta zgłoszeniowa zostanie przekazana Wykonawcy w terminie 5 dni roboczych od podpisaniu umowy. V. Wykonawca jest zobligowany do: 1. Zapewnienia sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem w obiekcie spełniającym następujące wymogi: Zapewnienie realizacji usługi w obiektach szkoleniowych lub obiektach konferencyjnych, spełniających w zakresie współpracy z Zamawiającym wymogi hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym (kategoryzacja obiektów hotelarskich zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie Dz.U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169), posiadających zaplecze konferencyjne (znajdujących się w granicach administracyjnych m.st. Warszawy z uwzględnieniem odległości nie większej niż 3 km od Dworca Centralnego (odległość mierzona od Dworca Centralnego w Warszawie, ul. Aleje Jerozolimskie 54, Warszawa, za pomocą portali umożliwiających pomiar odległości, tj lub podobnych), z możliwością bezpośredniego dojazdu komunikacją miejską, dostosowanych do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wymogi dotyczące wyposażenia sali szkoleniowej: stolik, krzesła dla maksymalnie 25 uczestników, rozmieszczone w sposób szkolny/podkowa z możliwością swobodnego przejścia pomiędzy poszczególnymi stołami; rzutnik multimedialny podwieszany; ekran do rzutnika multimedialnego (elektryczny zdalnie sterowany, wysuwany, podwieszany); 1 komputer mobilny (laptop) z możliwością podłączenia do sieci energetycznej i Internetu (komputer z oprogramowaniem umożliwiającym dokonanie prezentacji multimedialnej w formie pokazu slajdów/filmu/innej formie) dla trenera; tablicę typu flipchart; mazaki do tablicy typu flipchart minimum 3 kolory; odpowiednie nagłośnienie; klimatyzacja i ogrzewanie; dostęp do Internetu bezprzewodowego, co najmniej w sali szkoleniowej; zapewnienie obsługi recepcyjnej odpowiedzialnej za zorganizowanie rejestracji osób, oraz dystrybucję materiałów szkoleniowych; zapewnienie obsługi technicznej przed i w trakcie szkolenia; zapewnienie sali szkoleniowej na czas realizacji 20 szkoleń w godz. od 8.00 do 16.00; zapewnienie poza salą szkoleniową szatni; zaplecze sanitarne w bezpośrednim sąsiedztwie sali oddzielnie dla mężczyzn (co najmniej 1 oczko) i oddzielnie dla kobiet (co najmniej 2 oczka); zapewnienie oznakowania sali szkoleniowej (z oznaczeniem logo PO KL, hasłem i informacją o współfinansowaniu zgodnie z wzorem wskazanym w punkcie 3), gdzie będzie odbywać się szkolenie oraz zamieszczenie widocznej informacji w holu budynku, w którym będzie odbywać się szkolenie zgodnie z zaleceniami Zamawiającego. 2. Zapewnienia wyżywienia każdorazowo dla 25 uczestników obejmującego: Strona 2 z 6

3 2 przerwy kawowe (nie dłuższe niż 20 minut na każdą): pierwsza i druga - w postaci - woda gazowana i niegazowana, kawa i herbata z ciągłym uzupełnieniem, asortyment ciast słonych i słodkich dla wszystkich osób (2 rodzaje), owoce dla wszystkich osób (3 rodzaje); 1 przerwa lunchowa (nie dłuższa niż 40 minut) trzecia w postaci - woda gazowana i niegazowana, kawa i herbata z ciągłym uzupełnieniem, asortyment minimum 5 rodzajów przystawek podawanych jednoporcjowo dla każdej z osób; serwis kawowy i wyżywienie musi być dostępne poza salą szkoleniową, jednak w jej bezpośrednim sąsiedztwie; godziny podawania/serwowania posiłków zostaną określone każdorazowo w harmonogramie szkolenia przekazywanym Zamawiającemu wraz z informacją odnośnie liczby osób w formie elektronicznej na 1 dzień roboczy przed terminem szkolenia ustalonym pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym. 3. Zapewnienia materiałów szkoleniowych w formie drukowanej o treści adekwatnej do omawianej tematyki, oznakowanych zgodnie z wymaganiami poniżej w zakresie stosowania nazw i nadruków: Wszystkie materiały szkoleniowe powinny spełniać poniższe wymagania: zachowanie spójnej identyfikacji wizualnej dla materiałów z logo PO KL, tj. pełne logo PO KL wraz z informacją o współfinansowaniu i hasłem dla PO KL, co najmniej na pierwszej i ostatniej stronie materiału szkoleniowego: logo PO KL wersja kolorowa: logo PO KL wersja pozytyw: Informacja o współfinansowaniu: Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ; Hasło: Człowiek najlepsza inwestycja. Elektroniczną wersję logotypów oraz księgę identyfikacji otrzymacie Państwo w momencie realizacji prac. Materiały szkoleniowe uszkodzone lub z wadami zostaną zwrócone Wykonawcy na jego koszt do ponownego wykonania. Wykonawca zobligowany jest do dostarczenia z każdego szkolenia materiału szkoleniowego w celu archiwizacji do Wydziału Informacji i Szkoleń Beneficjentów w plikach otwartych i pdf na nośniku CD/DVD oraz w wersji papierowej, maksymalnie w ciągu 7 dni od dnia przeprowadzenia danego szkolenia. Strona 3 z 6

4 Wraz z materiałami szkoleniowymi Wykonawca przekazuje wszystkim uczestnikom szkolenia notes wielkości A4 i długopis (wkład w kolorze niebieskim). W ramach umowy Wykonawca musi przygotować i wręczyć uczestnikom zaświadczenia o uczestnictwie w szkoleniu. Każde zaświadczenie musi być numerowane, oznakowane logiem PO KL, informacją o współfinansowaniu oraz hasłem (zgodnie z wymogami powyżej), dodatkowo musi zawierać imię i nazwisko uczestnika, datę, tytuł oraz miejsce (miasto) szkolenia. Ponadto Wykonawca zobligowany jest do prowadzenia rejestru wydanych zaświadczeń. Na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobligowany jest do informowania o fakcie, iż szkolenia są bezpłatne dla uczestników. 4. Zapewnienia trenerów oraz osób zajmujących się aspektami organizacyjnymi np. rejestracja uczestników, wydawanie materiałów szkoleniowych, dopilnowaniem właściwej realizacji harmonogramu szkolenia itp. w celu prawidłowego przeprowadzenia szkoleń. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu trenerów szkolenia wraz z opisem doświadczenia zawodowego tych osób, uwzględniające tematykę planowanych do realizacji szkoleń (w formie CV), do akceptacji Zamawiającego. W ramach minimalnych wymagań dot. trenerów przewiduje się co najmniej dwuletnie, poświadczone referencjami doświadczenie prowadzenia szkoleń w zakresie tematycznym, przewidzianym w pkt. II niniejszego dokumentu. 5. Szkolenia z danego zakresu tematycznego mogą prowadzić tylko trenerzy, którzy zostali wskazani (przypisani do danego zakresu) w ofercie Wykonawcy. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dodawania trenerów prowadzących szkolenia do Wykazu osób złożonego wraz z ofertą. Jedna osoba nie może prowadzić szkoleń z więcej niż jednego zakresu tematycznego. 6. Przygotowania i dostarczenia Zamawiającemu oryginałów list obecności podpisanych przez prowadzącego z każdego szkolenia wraz z odpowiednim oznaczeniem (logo, hasło i informacja o współfinansowaniu zgodnie z wzorem wskazanym w punkcie 3); 7. Przygotowania i dostarczenia Zamawiającemu ankiet oceniających szkolenie (w skali 1-5, gdzie 1 oznacza najniższą, a 5 najwyższą ocenę) oraz sporządzenie na ich podstawie raportów (z oznaczeniem logo PO KL, hasłem i informacją o współfinansowaniu zgodnie z wzorem wskazanym w punkcie 3) z realizacji każdego szkolenia. Ankiety oceny szkolenia powinny badać minimum takie aspekty jak: ogólna ocena szkolenia, spełnienie oczekiwań uczestników, przydatność uzyskanej wiedzy, ocena trenera (sposób prowadzenia zajęć, umiejętność przekazywania wiedzy), materiały szkoleniowe, organizację, salę oraz catering. 8. Przygotowania i dostarczeniu Zamawiającemu raportu zbiorczego z realizacji całego cyklu szkoleń z odpowiednim oznaczeniem (logo PO KL, hasło i informacja o współfinansowaniu szkolenia) wraz z dokumentacją zdjęciową z każdego szkolenia (minimum 5 zdjęć/1 szkolenie) przekazaną na płycie CD oraz ze wszystkimi zaświadczeniami o uczestnictwie przekazanej w wersji elektronicznej (scan na płycie CD). 9. Wystawienia poprawnej faktury VAT za wykonaną usługę comiesięcznie, po zakończeniu danego miesiąca (faktura w opisie powinna zawierać: daty oraz dokładne tytuły szkoleń, wyszczególnione usługi wraz z informacją dotyczącą naliczania płatności za daną liczbę osób). 10. Przeprowadzenia 20 szkoleń specjalistycznych w formie warsztatowej z elementami przekazywania wiedzy przy pomocy wyświetlanych oraz drukowanych materiałów dydaktycznych. Każdorazowo szkolenie powinno się składać z co najmniej takich elementów jak: omówienie zawartości materiałów dydaktycznych (w tym: prezentacja i/lub inne skrypty, publikacje, dokumenty, które otrzymają też uczestnicy); ćwiczenia w formie warsztatów indywidualnych i/lub grupowych (przekazanie uczestnikom instrukcji wykonania, współpraca/ pomoc podczas wykonywania zadania, podsumowanie i omówienie wyników; Strona 4 z 6

5 11. Zakresu tematyki: udzielanie merytorycznych odpowiedzi na pytania uczestników (podawanie przykładów i wyczerpujących uzasadnień); możliwość skorzystania z konsultacji indywidualnych. a) Zamówienia publiczne i Zasada konkurencyjności w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki : Podmiotowe stosowanie PZP i ZK. Prowadzenie postępowań z zachowaniem konkurencyjności Zasada efektywnego zarządzania finansami Szacowanie wartości zamówienia Prawidłowe opisywanie przedmiotu zamówienia Procedura w Zasadzie konkurencyjności i Przetargu nieograniczonym Kontrola postępowań Najczęstsze błędy Konsekwencje zaistniałych nieprawidłowości b) Pomoc publiczna i pomoc de minimis obowiązki beneficjentów realizujących projekty współfinansowane w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki : Wprowadzenie do zagadnienia pomocy publicznej i pomocy de minimis - dokumenty programowe, wytyczne POKL, przepisy. Obowiązki podmiotu udzielającego pomocy. Weryfikacja możliwości udzielenia pomocy. Formularz informacji składany przez podmioty ubiegające się o udzielenie pomocy. Obowiązki związane z udzielaniem oraz sprawozdawaniem z udzielonej pomocy publicznej w ramach PO KL Wskazanie informacji niezbędnych do wypełnienia sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej (podstawy prawne, numery programów referencyjnych, kody gmin właściwych dla siedziby beneficjenta pomocy, wartość pomocy nominalna oraz brutto, źródło pochodzenia pomocy). Sposób dokumentowania wydatków objętych pomocą publiczną i weryfikacja intensywności faktycznie wniesionego wkładu prywatnego Wkład prywatny w postaci gotówki oraz wynagrodzeń Sposób opisywania dokumentów księgowych pod kątem rozliczania pomocy Sposób przedstawiania wydatków objętych pomocą publiczną we wnioskach o Płatność Obowiązki podmiotów kontrolujących prawidłowość udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL c) Księgowość w projektach współfinansowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki : Podstawy prawne księgowości w POKL. Ustawa o rachunkowości a dokumenty programowe POKL. Tajemnica przedsiębiorstwa (handlowa) czyli czego nie można ujawniać. Odrębna ewidencja Księgowa w POKL. Zasady obiegu dokumentów księgowych u Beneficjenta. Zabezpieczenie danych księgowych. Przykłady dokumentów księgowych do rozliczeń realizacji projektów. Strona 5 z 6

6 Kiedy przedstawiamy wydatek do rozliczenia? Co to jest wydatek poniesiony w całości?. Praktyczne aspekty przygotowania wniosku o płatność. Rozliczanie pomocy publicznej w POKL. Uprawnienia kontrolne instytucji zaangażowanych w realizację POKL Dodatkowo Wykonawca zapewnia: 1. Bezpłatne miejsca parkingowe na czas trwania szkolenia w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu, dla Zamawiającego w momencie przeprowadzania oględzin. 2. Miejsce przechowywania zamówionych materiałów szkoleniowych (Wykonawca będzie zobligowany do prowadzenia rejestru wydanych materiałów i niewykorzystaną ich część zwrócić Zamawiającemu najpóźniej w ostatnim dniu zawartej umowy); 3. Zamawiający dopuszcza możliwość po podpisaniu umowy dokonania oględzin miejsca realizacji przedmiotu umowy, w celu faktycznej oceny, czy Wykonawca zapewnia wszystkie wymogi jakościowe postawione przez Zamawiającego, m.in. ustalenia sposobu organizacji sali szkoleniowej, przechowywania artykułów informacyjnych i promocyjnych. Strona 6 z 6