Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach. Nieprawidłowości w realizacji projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego

Transkrypt

1 Nieprawidłowości w realizacji projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Od początku realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Wojewódzki Urząd Pracy przeprowadził: kontrole na miejscu, w siedzibie beneficjenta, wizyty monitoringowe, 52 - kontroli w trybie doraźnym.

3 Wskaźnik przeprowadzonych kontroli planowych w stosunku do realizowanych projektów w poszczególnych latach: 2009 r % 2010 r % 2011r % 2012 r %

4 PROMOCJA PROJEKTU Błędy w przygotowywanych materiałach informacyjnych lub promocyjnych (m.in. brak zapisów wynikających z umowy z WUP). Zobowiązano (w zależności od etapu realizacji projektu) do skorygowania występujących uchybień. Niewłaściwe oznakowanie prowadzonej dokumentacji projektu (np.: brak logotypów, informacji o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej). Zobowiązano do usunięcia uchybień i przedstawienia do WUP poprawnej dokumentacji. Brak informacji o okresie archiwizacji dokumentów dotyczących realizowanego projektu. Zobowiązano do właściwego opisania dokumentacji. Brak oznaczenia sal szkoleniowych. Zobowiązano do oznakowania sal, w których prowadzone są zajęcia dla uczestników projektu.

5 REKRUTACJA UCZESTNIKÓW Niewłaściwie zakwalifikowani uczestnicy projektu brak zgodności z zapisami wniosku o dofinansowanie projektu. Wydatki poniesione na udział uczestnika w projekcie zostały uznane za niekwalifikowalne. Brak oświadczeń potwierdzających kwalifikowalność uczestników na dzień rozpoczęcia pierwszej formy wsparcia. Zobowiązano do uzupełnienia oświadczeń i przedstawienia do WUP. Brak zgody uczestników projektu na przetwarzanie danych osobowych. Zobowiązano do uzupełnienia, a w przypadku braku zgody, uznano poniesione wydatki za niekwalifikowalne. Nieuprawniony zapis w regulaminie uczestnictwa w projekcie nakazujący zwrot kosztów szkolenia w przypadku rezygnacji uczestnika z udziału w projekcie. Zobowiązano do usunięcia zapisu z regulaminu.

6 KADRA REALIZUJĄCA PROJEKT Niejasno sformułowane umowy dotyczące zatrudnienia personelu w projekcie (umowy na czas nieokreślony i czas określony).zobowiązano do aneksowania zawartych umów i przedstawienia do WUP. Zatrudnienie do projektu na umowę cywilnoprawną własnego pracownika zatrudnionego u Beneficjenta na podstawie stosunku pracy na takim samym stanowisku z takim samym zakresem czynności. Wydatki unano za niekwalifikowalne. Nieprawidłowy sposób dokumentowania czasu pracy pracowników projektu (od do) Zobowiązano do usunięcia uchybień i przedstawienia do WUP poprawnej dokumentacji. Zatrudnienie na tym samym stanowisku dwóch osób personelu w tym samym czasie z łącznym wynagrodzeniem przekraczającym wymiar wynagrodzenia przyjętym w budżecie projektu. Część wynagrodzenia uznano za niekwalifikowalne.

7 REALIZACJA FORM WSPARCIA Niezgodność realizacji projektu z umową o dofinansowanie i harmonogramem projektu (opóźnienia w rozpoczęciu form wsparcia, brak pełnych grup szkoleniowych). Zobowiązano do zintensyfikowania działań celem osiągnięcia założonych wskaźników lub rozliczono wydatki projektu regułą proporcjonalności) Brak dokumentów potwierdzających przeprowadzenie doradztwa zawodowego. Zobowiązano do uzupełnienia dokumentacji. Brak list potwierdzających odbiór materiałów szkoleniowych i/lub cateringu. Zobowiązano do uzupełnienia dokumentacji. Dzienniki zajęć uzupełnione z wyprzedzeniem / brak uzupełniania dzienników zajęć na bieżąco. Zobowiązano do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

8 REALIZACJA FORM WSPARCIA c.d. Brak harmonogramów realizowanych form wsparcia lub przesyłanie harmonogramów w terminie późniejszym niż określony w umowie o dofinansowanie projektu. Zobowiązano do przedstawiania harmonogramów w terminie określonym przez IP 2. Brak wszystkich informacji o realizowanych szkoleniach (termin z datą i godziną, miejsce, tematyka w poszczególnych dniach, dane osób prowadzących. Zobowiązano do aktualizacji ww.informacji. Niska frekwencja na szkoleniach. Zobowiązano Beneficjenta do zintensyfikowania działań mających na celu poprawę frekwencji, a w przypadku niewykonania wskaźników, rozliczenie projektu regułą proporcjonalności. Niezgodność podpisów na listach obecności na szkoleniach z faktyczną liczbą uczestników szkolenia. Zobowiązano do wyjaśnienia niezgodności.

9 DOKUMENTACJA PROJEKTU Brak określonego sposobu rozliczania powierzchni biurowej i rachunków za usługi telekomunikacyjne. Zobowiązano do uzupełnienia dokumentacji. Brak spójności pomiędzy danymi zawartymi w formularzach zgłoszeniowych uczestników projektu, a informacjami jakie wymagane są w PEFS. Zobowiązano do dokonania stsosownych korekt PEFS i przekazanie ich do WUP. Brak aktualizacji ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. Zobowiązano do przygotowania rejestru wydanych upoważnień. Powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotowi wykonującemu zadania związane z udzieleniem wsparcia i realizacją projektu bez zawarcia stosownej umowy zgodnej z postanowieniami umowy. Zobowiązano do zawarcia umowy.

10 ZASADA KONKURENCYJNOŚCI, ROZEZNANIE RYNKU Nie wyłączenie z postępowania podmiotu powiązanego z Beneficjentem poprzez posiadanie udziałów. Zgodnie z tabelą korekt finansowych za naruszenie Zasady konkurencyjności, uznano cześć wydatków jako niekwalifikowalne. Protokół z wyboru wykonawcy nie zawiera wszystkich wymaganych informacji (upublicznienie zapytania ofertowego przez Beneficjenta). Ponieważ dowody upublicznienia znajdowały się w dokumentacji, zobowiązano do umieszczania tej informacji w protokołach sporządzanych w kolejnych postepowaniach.z

11 DOKUMENTACJA FINANSOWA PROJEKTU Sfinansowanie zakupu wyposażenia stanowiącego cross-financing, pomimo jego nieuwzględnienia we wniosku o dofinansowanie. Uznano wydatki za niekwalifikowalne. Przedstawienie do rozliczenia faktur za usługę jeszcze nie zrealizowaną (sale szkoleniowe). Uznano wydatek za niekwalifikowalny. Przedstawienie do rozliczenia zaliczki na poczet usługi nie wyłonionej w trybie konkurencyjnym. Wydatek uznano wydatek za niekwalifikowany Niewłaściwie wskazane numery dokumentów księgowych w załączniku nr 1 do wniosku o płatność. Zobowiązano do usunięcia niezgodności.

12 DOKUMENTACJA FINANSOWA PROJEKTU cd. Opisy dowodów księgowych nie zawierały zapisów potwierdzających ich weryfikację pod kątem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Zobowiązano do zweryfikowania całości dokumentacji finansowej celem uzupełnienia opisów oraz bieżącej analizy pod kątem spełnienia wymogów POKL. Brak opisów na dokumentach finansowych potwierdzających dokonanie wydatku zgodnie z Zasadą konkurencyjności. Zobowiązano Beneficjenta do zweryfikowania całości dokumentacji finansowej celem uzupełnienia opisów oraz bieżącej analizy pod kątem spełnienia wymogów POKL. Nieprawidłowe wartości wynagrodzenia brutto zawarte na listach płac, rachunkach. Zobowiązano do wyjaśnienia.

13 POMOC PUBLICZNA Brak formularzy informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis, pomoc inną niż de minimis lub pomoc de minims w rolnictwie lub rybołówstwie. Zobowiązano Beneficjenta do uzupełnienia dokumentacji o formularze Przedsiębiorców. Niezgodna z zapisami umowy zawartej przez Beneficjenta z Przedsiębiorcami wpłata wkładu własnego (gotówka-przelew). Zobowiązano do przedstrzegania zapisów umowy. Nieprawidłowa podstawa prawna na wydanych zaświadczeniach potwierdzających udzielenie pomocy publicznej. Zobowiązano Beneficjenta do aneksowania wydanych zaświadczeń.

14 DZIAŁANIE 6.2 Niewystarczający stopień zagwarantowania bezstronności osób oceniających formularze zgłoszeniowe uczestników projektu Zbyt ogólnikowe uzasadnienia dokonanej oceny biznesplanów złożonych przez uczestników. Przyznawanie punktów w sposób niezgodny z kartą oceny biznesplanu. Błędy rachunkowe w sumowaniu punktów przyznanych w trakcie oceny. Opóźnienia w przekazaniu środków uczestnikom, którym przyznano środki na rozpoczęcie działalności gospodarczej.

15 Dziękuję za uwagę