Przygotowanie dokumentacji projektu UE do kontroli ( )

Transkrypt

1 Przygotowanie dokumentacji projektu UE do kontroli ( )

2 Kontrola Kontrola jest podstawowym działaniem przeprowadzanym zarówno przez Instytucję Zarządzającą, Instyrucję Pośredniczącą jak i przez samych Beneficjentów, służącym zmniejszeniu ryzyka wystąpienia nieprawidłowości w projekcie. W ciągu ostatnich 2 lat ASAP24 przeprowadził na zlecenie Instytucji Wdrażających i Zarządzających kontrole 187 i monitoringi 1049 projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej (POKL, POIG, POIiŚ). W oparciu o własne doświadczenia oraz aktualne wytyczne Ministerstwa Rozwoju Regionalnego i Instytucji Wdrażających proponujemy skorzystanie z naszej praktycznej wiedzy o poprawnym przygotowaniu dokumentacji i pracowników Państwa instytucji do kontroli realizowanego projektu. AUDYT Standardowa usługa doradcza przygotowania dokumentacji projektu do kontroli w ramach jednego z programów operacyjnych POKL, POIŚ, POIG trwa 2 dni, jednak w szczególnie trudnych przypadkach może to zabrać więcej czasu Audyt prowadzą doświadczeni doradcy posiadający praktyczną wiedzę na temat zasad realizacji i kontroli projeków UE WEWNĘTRZNE PRZEPROWADZENIE KONTROLI NA PODSTAWIE WYTYCZNYCH POKL, POIŚ, POIG Praca z doradcą na obowiazujących materiałach kontrolnych POKL, POIŚ, POIG Audtyt efektywności prowadzenia projektu Przygotowanie dokumentów projektowych pod kątem pozytywnego przejścia kontroli WSKAZUJEMY BŁĘDY I PROPONUJEMY KONKRETNE DZIAŁANIA NAPRAWCZE! Pod koniec naszej wizyty wskazujemy błędy i nieprawidłowości w realizacji i dokumentacji projektu Proponujemy konkretne działania naprawcze O ile jest to życzeniem Klienta, współpracujemy przy ich wdrożeniu

3 Zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Rozwoju Regionalnego zawartymi w dokumencie Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE wysokość kary za niepoprawne wydatkowanie środków w projekcie może wynieść nawet 125% zakwestionowanej kwoty. A to tylko jeden z obszarów, w którym prowadzona jest kontrola i w każdym z nich wykryty błąd może pociągać za sobą poważne konsekwencje Wiedza oparta doświadczeniach Aktualne wytyczne Pracujemy z wieloma projektami Jesteśmy praktykami oferujemy wiedzę pozwalającą precyzyjnie i skutecznie przygotować się do współpracy z zespołem kontrolnym tak, aby kontrola przebiegła bezproblemowo. Większość zarzutów podczas kontroli ma źródło nie w błędach, ale w niewłaściwym dokumentowaniu projektu. Korzystamy z aktualnych wytycznych MIiR i Instytucji Wdrażających wzbogaconych o ich aktualną interpretację. Oferujemy praktyczną wiedzę pozwalającą precyzyjnie ocenić przygotowanie do kontroli i zminimalizować ryzyko wykrycia nieprawidłowości pokontrolnych. Z różnych braż i z różnch PO, posiadamy szczegółową wiedzę na temat specyfiki ich realizacji. Dzięki temu nasze szkolenia i doradztwo są oparte na realnych przykładach i wiedzy, którą czerpiemy z doświadczeń wielu beneficjentów funduszy UE ( )

4 Koszt niezaliczenia kontroli (kategoria 3 lub 4) to co najmniej: wstrzymanie finansowania projektu a w skrajnych przypadkach także: zakaz dostępu do funduszy publicznych kary finansowe konsekwencje karne obowiązek zwrotu funduszy! Czy jesteś pewien, jaką kategorię otrzyma Twój projekt? W wyniku kontroli poszczególnych obszarów zespół kontrolny przyznaje oceny Kategoria nr 1 - system funkcjonuje/projekt jest realizowany prawidłowo, ewentualnie potrzebne są niewielkie usprawnienia, Kategoria nr 2 - system funkcjonuje/projekt jest realizowany co do zasady w sposób poprawny, ale potrzebne są usprawnienia, Kategoria nr 3 - system działa/projekt jest realizowany w sposób częściowo poprawny, ale występują istotne uchybienia/nieprawidłowości, potrzebne są znaczne usprawnienia, Kategoria nr 4 - system działa/projekt jest realizowany w sposób częściowo poprawny, ale występują liczne, kluczowe uchybienia/nieprawidłowości; potrzebne jest niezwłoczne wdrożenie planu naprawczego oraz w przypadku kontroli systemowej istnieje możliwość nałożenia sankcji wynikających z porozumienia, Kategoria nr 5 - system w zasadzie nie funkcjonuje/projekt jest realizowany nieprawidłowo, co powoduje konieczność nałożenia sankcji wynikających z porozumienia i/lub nałożenia korekty ryczałtowej (kontrola systemowa)/rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu (kontrola projektu). Otrzymanie kategorii 4 lub 5 oznacza poważne kłopoty, których można uniknąć przygotowując się zawczasu do kontroli.

5 Do czego są potrzebne usługi konsultanta? Nasza propozycja skierowana jest do beneficjentów podlegających kontroli dokumentacji powstałej w ramach realizowania projektu współfinansowanego z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej. Umiejętność precyzyjnego i zgodnego z Wytycznymi dokumentowania projektu umożliwia jego efektywne prowadzenie. Jednak jest także czymś więcej: odpowiednio przygotowana dokumentacja umożliwia sprawne przechodzenie przez kolejne kontrole w projektach, a co za tym idzie pozwala zmniejszyć stres będący nierozłączną częścią uczestniczenia w takiej kontroli. W czasie kontroli każdy projekt jest oceniany w obszarze: 1. Ścieżka audytu 2. Zarządzanie projektem i personel projektu 3. Kwalifikowalność uczestników 4. Rozliczenia finansowe 5. Postęp rzeczowy projektu (stopień wykonania rezultatów/ produktów/zadań) 6. Zgodność realizacji projektu z przepisami i zasadami wspólnotowymi i krajowymi (w tym zamówienia publiczne) ( )

6 Metodyka realizacji usługi audytu i doradztwa 1. Zawieramy umowy a. o przeprowadzenie audytu projektu, b. o zachowaniu poufności oraz c. o dopuszczeniu do danych osobowych wraz upoważnieniami dla audytorów (o ile weryfikacja sposobu przetwarzania danych osobowych ma wejść w zakres usługi) 3. W formie raportu prezentujemy ustalenia audytu 2. Weryfikujemy wszystkie kluczowe obszary projektu, wskazując uchybienia i nieprawidłowości w dokumentacji projektu według poniższego schematu (przykład dla projektów PO KL) Dokumentacja dotycząca realizacji projektu Kwalifikowalność personelu projektu Kwalifikowalność uczestników projektu Rozliczenia finansowe Stosowanie ustawy Prawo Zamówień Publicznych i przepisów wspólnotowych: Pomoc publiczna Dane osobowe Działania promocyjno-informacyjne Kontrola w miejscu realizowanej usługi 4. (W razie potrzeby) współpracujemy w usuwaniu uchybień i nieprawidłowości wskazanych przez audyt

7 Adresaci usługi Beneficjenci, którzy podpisali umowę o dofinansowanie w ramach jednego z projektów operacyjnych POKL, POIŚ, POIG Kierownicy projektów współfinansowanych z funduszy UE Osoby prowadzące projekty finansowane z funduszy Unijnych ( )

8 Sale Szkoleniowe Al. Jerozolimskie Warszawa ASAP24 ul. Prosta Warszawa Infolinia: tel.: fax: biuro@asap24.pl Sale Szkoleniowe ul. Towarowa Warszawa