WZP/WIS/U /13. dla rozwoju Mazowsza

Transkrypt

1 dla rozwoju Mazowsza Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia I. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest : Usługa opracowania, przeprowadzenia procesu rekrutacji i zrealizowania przeprowadzenia 80 jednodniowych szkoleń specjalistycznych w Warszawie, Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu i Siedlcach; Symbol dostaw i usług, zgodnie z CPV: USŁUGI SZKOLENIOWE CEL: Rozwój kompetencji i wsparcie potencjalnych beneficjentów oraz beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w zakresie prawa zamówień publicznych, ewidencji księgowej, przygotowania projektów inwestycyjnych, kontroli i audytu, pomocy publicznej oraz zamykania projektów. GRUPA DOCELOWA: Uczestnikami szkoleń specjalistycznych mogą być przedstawiciele jednostek samorządu terytorialnego, osoby prawne, zarówno z sektora finansów publicznych, jak i z sektora prywatnego oraz osoby fizyczne, tj. beneficjentami lub potencjalnymi beneficjentami (w ramach RPO WM ), z wyłączeniem osób nieprowadzących działalności gospodarczej. Wszyscy uczestnicy mają zapewniony bezpłatny udział w prowadzonych szkoleniach. II. Założenia zamówienia: 80 jednodniowych szkoleń specjalistycznych w Warszawie i w pięciu innych miastach: Ciechanów, Ostrołęka, Płock, Radom, Siedlce - Oddziałach Zamiejscowych MJWPU (OZ), z zakresu: Lp. Temat Warszawa OZ Płock OZ Ciechanów OZ Radom OZ Siedlce OZ Ostrołęka 1 Prawo Zamówień Publicznych na dostawy i usługi w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Zamówienia publiczne na roboty budowlane po nowelizacji ustawy PZP (z uwzględnieniem zamówień dodatkowych i uzupełniających) w projektach realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Strona 1 z 19

2 3 Ewidencja księgowa w kontekście rozliczania projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Przygotowanie do kontroli i audytu (z uwzględnieniem najczęściej popełnianych błędów w zamówieniach publicznych) w projektach realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Przygotowanie do zamykania projektów realizowanych (w tym archiwizacja, końcowe rozliczenia i okres trwałości) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Pomoc publiczna w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Przygotowanie projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód (zasady wyliczania luki finansowej) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Przewidywana ilość uczestników ogółem max osób, w tym w jednym szkoleniu udział weźmie maksymalnie 18 osób. III. Termin wykonania zamówienia: Zamówienie powinno zostać wykonane w okresie od momentu zawarcia umowy do 9 grudnia 2013 r. w terminach ustalonych przez Zamawiającego w porozumieniu z Wykonawcą (preferowane jest aby daty szkoleń w ramach jednego zakresu tematycznego nie pokrywały się, ponadto preferowane jest by w Oddziałach Zamiejscowych MJWPU odbywało się 1 szkolenie w jednym dniu, natomiast w Warszawie max. 2 szkolenia) z wyłączeniem świąt, dni wolnych od pracy oraz sobót i niedziel, oraz pojedynczych dni wypadających pomiędzy dniami wolnymi od pracy. Każdorazowo harmonogram szkoleń wymaga akceptacji Zamawiającego. IV. Zakres tematyki 1. Prawo Zamówień Publicznych na dostawy i usługi w praktyce członków Komisji Przetargowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Wprowadzenie do prawa zamówień publicznych Co to jest zamówienie publiczne? Kto musi stosować ustawę Prawo zamówień publicznych? Kiedy można nie stosować ustawy? Odpowiedzialność dyscyplinarna osób zajmujących się zamówieniami publicznymi. Odpowiedzialność karna w zamówieniach publicznych. Zasady udzielania zamówień publicznych. Kiedy następuje wszczęcie i zakończenie postępowania. Zasady poprawnego szacowania wartości zamówienia. Tryby udzielania zamówień publicznych. Strona 2 z 19

3 Przesłanki wyboru trybów nie podstawowych. Przebieg postępowania w zależności od wybranego trybu udzielenia zamówienia. Czynności obligatoryjne w postępowaniach prowadzonych w zależności od wartości szacunkowej zamówienia - procedura krajowa i europejska. Ogłoszenia: zawartość, publikacja w zależności od wartości zamówienia. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Publikacja SIWZ na stronach WWW oraz procedura jej przekazywania na wniosek -Wykonawcy. Zawartość SIWZ w zależności od wybranego trybu udzielenia zamówienia publicznego. Opis przedmiotu zamówienia. Dopuszczenie użycia znaków handlowych, patentów lub numerów katalogowych w SIWZ. Oferty równoważne, wariantowe lub częściowe. Żądanie wskazania nazw podwykonawców. Kryteria oceny ofert. Warunki udziału w postępowaniu wraz z opisem sposobu oceny ich spełniania oraz dokumentowania. Jakich dokumentów i w jakiej formie zamawiający może żądać od wykonawcy. Ocena wiarygodności wykonawców Ocena wiedzy i doświadczenia, potencjału technicznego, osób i zdolności finansowej. -Wezwanie do ponownego uzupełnienia dokumentów, wyjaśnienia treści siwz. Poprawianie omyłek. Wyjaśnianie rażąco niskiej ceny. Wykluczenie wykonawcy. -Odrzucenie oferty. Wybór najkorzystniejszej oferty. Umowy w sprawach zamówień publicznych. Zmiany w zakresie aneksowania umów w sprawie zamówień publicznych (art. 144 ust. 1 ustawy P.z.p.). Pojęcie istotnych zmian w stosunku do treści oferty. Przewidywanie możliwości zmian postanowień zawartej umowy oraz określanie warunków takich zmian na etapie wszczynania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy. Środki ochrony prawnej: odwołanie i skarga. Obszary nieprawidłowości skutkujące wymierzaniem korekt finansowych- przykłady. Nieprawidłowe wykorzystanie i rozliczenie środków UE- Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE 2. Zamówienia publiczne na roboty budowlane po nowelizacji ustawy PZP (z uwzględnieniem zamówień dodatkowych i uzupełniających) w projektach realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Wprowadzenie do prawa zamówień publicznych Co to jest zamówienie publiczne? Kto musi stosować ustawę Prawo zamówień publicznych? Kiedy można nie stosować ustawy? Odpowiedzialność dyscyplinarna osób zajmujących się zamówieniami publicznymi. Odpowiedzialność karna w zamówieniach publicznych. Zasady udzielania zamówień publicznych. Kiedy następuje wszczęcie i zakończenie postępowania. Zasady poprawnego szacowania wartości zamówienia. Strona 3 z 19

4 Tryby udzielania zamówień publicznych. Przesłanki wyboru trybów nie podstawowych. Przebieg postępowania w zależności od wybranego trybu udzielenia zamówienia. Czynności obligatoryjne w postępowaniach prowadzonych w zależności od wartości szacunkowej zamówienia - procedura krajowa i europejska. Ogłoszenia: zawartość, publikacja w zależności od wartości zamówienia. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Publikacja SIWZ na stronach WWW oraz procedura jej przekazywania na wniosek - Wykonawcy. Zawartość SIWZ w zależności od wybranego trybu udzielenia zamówienia publicznego. Opis przedmiotu zamówienia. Dopuszczenie użycia znaków handlowych, patentów lub numerów katalogowych w SIWZ. Oferty równoważne, wariantowe lub częściowe. Żądanie wskazania nazw podwykonawców. Kryteria oceny ofert. Warunki udziału w postępowaniu wraz z opisem sposobu oceny ich spełniania oraz dokumentowania. Jakich dokumentów i w jakiej formie zamawiający może żądać od wykonawcy. Ocena wiarygodności wykonawców Ocena wiedzy i doświadczenia, potencjału technicznego, osób i zdolności finansowej. - Wezwanie do ponownego uzupełnienia dokumentów, wyjaśnienia treści siwz. Poprawianie omyłek. Wyjaśnianie rażąco niskiej ceny. Wykluczenie wykonawcy. -Odrzucenie oferty. Wybór najkorzystniejszej oferty. Umowy w sprawach zamówień publicznych. Zmiany w zakresie aneksowania umów w sprawie zamówień publicznych (art. 144 ust. 1 ustawy P.z.p.). Pojęcie istotnych zmian w stosunku do treści oferty. Przewidywanie możliwości zmian postanowień zawartej umowy oraz określanie warunków takich zmian na etapie wszczynania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy. Środki ochrony prawnej: odwołanie i skarga. Obszary nieprawidłowości skutkujące wymierzaniem korekt finansowych- przykłady. Nieprawidłowe wykorzystanie i rozliczenie środków UE- Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE 3. Ewidencja księgowa w kontekście rozliczania projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Umowa o dofinansowanie - na co szczególnie zwracać uwagę: a. Wartość Projektu i źródła finansowania b. Wysokość dofinansowania c. Kwalifikowalność wydatków d. Monitorowanie i sprawozdawczość e. Procedura zawierania umów w ramach wydatków kwalifikowalnych dla zadań objętych Projektem f. Ewidencja księgowa i archiwizacja danych Strona 4 z 19

5 g. Zabezpieczenie wykonania umowy 2. Księgowe zasady rozliczania środków a. Podstawowe zasady rachunkowości b. Metody ewidencji przychodów z dofinansowania c. Moment zakwalifikowania dofinansowania do przychodów 3. Kwalifikowalność wydatków a. Uznanie wydatku za poniesiony b. Dokumentowanie wydatków c. Opisy dokumentów księgowych d. Kary umowne, zatrzymane wadium, zatrzymana kaucja gwarancyjna 4. Zakupy w projektach inwestycyjnych a. Zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych b. Amortyzacja c. Leasing 5. Elementy instrukcji obiegu dokumentów a. Obieg korespondencji b. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów w kontekście Umowy o dofinansowanie 6. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej a. Wyodrębniona ewidencja u przedsiębiorców prowadzących tzw. pełną księgowość b. Wyodrębniona ewidencja u przedsiębiorców prowadzących tzw. Uproszczoną księgowość c. Wyodrębniona ewidencja w jednostkach ze sfery finansów publicznych 4. Przygotowanie do kontroli i audytu (z uwzględnieniem najczęściej popełnianych błędów w zamówieniach publicznych) w projektach realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Przygotowanie do kontroli i audytu + kontrola P.z.p. Kontrola Podstawy prawne prowadzenia kontroli Zasady ogólne prowadzenia kontroli ( Wytyczne RPO WM) Cele i zadania kontroli Metody prowadzenia kontroli Techniki kontrolne Rodzaje kontroli Przygotowanie do kontroli Zawiadomienie o kontroli Obowiązki Beneficjenta Zakres kontroli Zgodność rzeczowej realizacji projektu Finansowa realizacja projektu Umowa o dofinansowanie Promocja i informacja Sposób przechowywania i archiwizacja Polityki horyzontalne Przebieg kontroli na miejscu realizacji projektu Informacja pokontrolna Zastrzeżenia do informacji pokontrolnej Zalecenia pokontrolne Rola decyzji administracyjnej Nieprawidłowości Definicja nieprawidłowości Strona 5 z 19

6 Sposoby wykrywania nieprawidłowości System monitorowania i raportowania o nieprawidłowościach Usuwanie nieprawidłowości Przykłady nieprawidłowości Kontrola zamówień publicznych Omówienie harmonogramów realizacji zamówień publicznych Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie Ustawy Prawo zamówień publicznych Omówienie zasady konkurencyjności Audyt Podmioty uprawnione do audytu lub kontroli projektów realizowanych w ramach RPO WM Zakresy tematyczne audytu i proces jego realizacji Najczęściej wykrywane nieprawidłowości w toku audytów Proces usuwania nieprawidłowości stwierdzonych przez instytucje audytujące 5. Przygotowanie do zamykania projektów realizowanych (w tym archiwizacja, końcowe rozliczenia i okres trwałości) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Przygotowanie do zamykania projektów w ramach RPO WM Data oraz pojecie (definicja) zamknięcia projektu? Zapisy umowy o dofinansowanie dotyczące zamknięcia projektu. Ostateczna data kwalifikowalności wydatków dla projektu. Rzeczowe oraz finansowe zamknięcie projektu. Określenie poziomu osiągnięcia wskaźników monitorowania projektów. Dokumenty związane z zamykaniem projektów. Płatność końcowa dla beneficjenta w ramach projektu. Usunięcie nieprawidłowości warunkiem zamknięcia projektu. Wpływ zgłoszeń podejrzeń o popełnieniu przestępstwa na proces zamykania projektu. Proces odzyskiwania środków od beneficjenta. Zwrot zabezpieczenia Egzekucja należności od beneficjenta weksle, tytuły wykonawcze. Okres trwałości projektu Wytyczne Instytucji Zarządzającej w zakresie monitorowania projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w okresie trwałości oraz przeprowadzania kontroli obszarów szczególnego ryzyka i kontroli trwałości (wraz z załącznikami) Monitorowanie projektu w okresie trwałości Monitorowanie obszarów szczególnego ryzyka Monitorowanie trwałości projektu Definicje lub przykłady dotyczące kluczowych pojęć Kontrola obszarów szczególnego ryzyka i kontrola trwałości projektu Korekty finansowe (sankcje) w okresie trwałości projektu 6. Przygotowanie projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód (zasady wyliczania luki finansowej) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Strona 6 z 19

7 1. Definicja projektów generujących dochód w rozumieniu art. 55 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/ Pojęcie luki finansowej oraz terminologia związana z jej wyliczaniem 3. Analiza finansowa Cele analizy finansowej Etapy analizy finansowej Ogólna metodyka przeprowadzania analizy finansowej Założenia do analizy finansowej Metody analizy finansowej w zależności od kategorii inwestycji Obliczanie wartości dofinansowania z funduszy UE Ustalenie wartości wskaźników efektywności Analiza trwałości finansowej 4. Analiza kosztów i korzyści projektów nie zaliczanych do dużych projektów 5. Analiza wrażliwości i ryzyka 6. Stosowanie podejścia sektorowego 7. Monitorowanie kosztów kwalifikowalnych (EC) oraz dochodów w przypadku projektów generujących dochód Monitorowanie dochodów w przypadku projektów, o których mowa w art. 55 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 Monitorowanie dochodów w przypadku projektów, o których mowa w art. 55 ust. 3 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/ Zestawienie kategorii przepływów pieniężnych branych pod uwagę w celu wyliczenia wskaźników efektywności finansowej i ekonomicznej oraz wzory do obliczenia tych wskaźników. 9. Zagadnienia zachowania trwałości projektów generujących dochód. 7. Pomoc publiczna w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Pomoc publiczna w ramach RPO WM : Vademecum - Prawo wspólnotowe w dziedzinie pomocy państwa (Komisja Europejska, Dyrekcja Generalna ds. Konkurencji). Podstawy prawne, definicja oraz wyjaśnienie podstawowych pojęć z zakresu pomocy publicznej: a) definicja pomocy publicznej w prawie wspólnotowym (Art. 87 ust. 1 TWE), b)definicje dotyczące pomocy publicznej intensywność pomocy progi pomocy indywidualnej powodujące obowiązek powiadomienia przejrzystość pomocy efekt zachęty przejrzystość monitorowanie c)wyłączenia blokowe Rozporządzenie 800/2008 kryteria ogólne Pomoc regionalna Regionalna pomoc inwestycyjna i pomoc na zatrudnienie Pomoc dla nowo utworzonych małych przedsiębiorstw Pomoc inwestycyjna i na zatrudnienie dla małych i średnich przedsiębiorstw Pomoc inwestycyjna i pomoc na zatrudnienie dla małych i średnich przedsiębiorstw Pomoc na przedsiębiorczość kobiet Pomoc na rzecz małych przedsiębiorstw nowo utworzonych przez kobiety Pomoc na ochronę środowiska Pomoc inwestycyjna umożliwiająca przedsiębiorstwom zastosowanie norm surowszych niż normy wspólnotowe w zakresie ochrony środowiska lub podniesienie poziomu ochrony środowiska w Strona 7 z 19

8 przypadku braku norm wspólnotowych Pomoc na nabycie nowych środków transportu spełniających normy surowsze niż normy wspólnotowe lub podnoszących poziom ochrony środowiska w przypadku braku norm wspólnotowych Pomoc na szybkie przystosowanie małych i średnich przedsiębiorstw do przyszłych norm wspólnotowych Pomoc w obszarze ochrony środowiska na inwestycje zwiększające oszczędność energii Pomoc inwestycyjna w obszarze ochrony środowiska na układy kogeneracji o wysokiej sprawności Pomoc inwestycyjna w obszarze ochrony środowiska na propagowanie energii ze źródeł odnawialnych Pomoc na badania środowiska Pomoc na ochronę środowiska w formie ulg podatkowych Pomoc na usługi doradcze dla małych i średnich przedsiębiorstw oraz udział małych i średnich przedsiębiorstw w targach Pomoc na rzecz małych i średnich przedsiębiorstw na usługi doradcze Pomoc na udział małych i średnich przedsiębiorstw w targach Pomoc publiczna w przepisach dotyczących funduszy strukturalnych Pomoc publiczna w RPO WM a) omówienie instrumentów realizowanych z w ramach poszczególnych Priorytetu RPO, b)kwalifikowalności wydatków a pomoc publiczna c) Intensywność pomocy i koszty kwalifikowalne Udzielania pomocy de minimis a)wskazanie przeznaczenia pomocy de minimis w RPO, b)pojęcie pomocy de minimis, c)pomoc deminimis w RPO d)zasada kumulacji pomocy, Procedura udzielania pomocy publicznej a) zapisy w umowie zawieranej z beneficjentem, dotyczące pomocy publicznej b) monitorowanie prawidłowości realizowanej umowy c) postępowanie w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w toku realizacji umowy, d) najczęściej popełniane błędy w realizacji umowy. Sprawozdawczość z udzielonej pomocy publicznej V. Materiały szkoleniowe: Wykonawca zobowiązany jest do opracowania i przygotowania materiałów szkoleniowych (prezentacja oraz tekst dydaktyczny) osobno do każdego zakresu tematycznego dla wszystkich uczestników wraz z odpowiednim oznaczeniem (logo, hasło i informacja o współfinansowaniu ze środków EFRR i budżetu województwa mazowieckiego), wskazanym przez Zamawiającego. W ramach umowy należy przygotować materiały szkoleniowe w formie drukowanej o treści adekwatnej do każdej omawianej tematyki szkoleń. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność merytoryczną oraz aktualność przekazywanych danych/informacji w materiałach dydaktycznych. W przypadku zmian przepisów, wytycznych lub zmian wynikających z nowego orzecznictwa itp., obejmujących zakresy tematyczne wchodzące w skład realizacji umowy tj. np. w przepisach prawa, wytycznych itp. (bez względu na zaawansowanie prac oraz etap realizacji) Strona 8 z 19

9 Wykonawca zobowiązany jest do natychmiastowego uzupełnienia lub/ i korekty wszelkich braków, błędów i nieścisłości. Materiały szkoleniowe muszą być przesłane drogą ową do Zamawiającego w celu akceptacji i ewentualnej modyfikacji przez Zamawiającego (terminy przesłania i oczekiwania na akceptacje/modyfikacje do ustalenia między Zamawiającym i Wykonawcą). Wykonawca zobowiązany jest do przekazania z każdego zakresu tematycznego jednego egzemplarza zaakceptowanych materiałów szkoleniowych dla Zamawiającego (preferowane dostarczenie do siedziby Zamawiającego min. 2 dni robocze przed terminem pierwszego szkolenia z danego zakresu tematycznego, którego materiały szkoleniowe dotyczą). Po każdej dokonanej modyfikacji/uzupełnieniu materiałów szkoleniowych (wymagana akceptacja Zamawiającego) Wykonawca przekaże Zamawiającemu nowy egzemplarz materiałów lub treść uzupełnienia. Na stronie tytułowej drukowanej należy zamieścić odpowiednie logo stosowane przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych wraz z adnotacją: Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego oraz hasło dla rozwoju Mazowsza - stanowiące Załącznik nr 1 do Opisu Przedmiotu Zamówienia (zgodnie z wytycznymi Zamawiającego ). Materiały w formie drukowanej (A4 ) muszą posiadać obwolutę i być trwale połączone ze sobą (np. bindowane, zszyte, oprawione itp.). Wraz z materiałami szkoleniowymi wydrukowanymi, Wykonawca przekazuje wszystkim uczestnikom szkolenia notes wielkości A4 (min. 25 kartek, kratka lub linie) i długopis (wkład w kolorze niebieskim). Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia do każdego egzemplarza materiałów szkoleniowych wydruku programu szkolenia. Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia do każdego egzemplarza materiałów szkoleniowych ulotki informującej o szkoleniach specjalistycznych zaplanowanych do realizacji w ramach umowy. Dwustronna ulotka w formacie A5, nadruk w pełnym kolorze, papier kreda (błysk lub mat do akceptacji Zamawiającego), min. 130 gr/m². Wykonawca zobowiązany jest do stworzenia projektu graficznego ulotki (min. 3 propozycji projektów różniących się min. kolorystyką, grafiką, rozmieszczeniem tekstu) do ew. modyfikacji i akceptacji Zamawiającego, a następnie dostarczenia 2 próbek do siedziby Zamawiającego w celu ostatecznej akceptacji (ew. modyfikacji). Jeden egzemplarz pozostaje jako dokumentacja do umowy u Zamawiającego, a drugi jest dla Wykonawcy jako podstawa po produkcji całego nakładu. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest do produkcji i dostarczenia ulotek do 6 lokalizacji MJWPU zgodnie z listą dystrybucyjną: w Warszawie (ul. Jagiellońska 74, Warszawa) i w pięciu innych miastach: Ciechanów (ul. Plac Kościuszki 6, Ciechanów), Ostrołęka (ul. J. Piłsudskiego 38, Ostrołęka), Płock (ul. Stary Rynek 20, Płock), Radom (ul. Kościuszki 5a, Radom), Siedlce (ul. Piłsudskiego 38, Siedlce) - Oddziałach Zamiejscowych MJWPU (OZ) Strona 9 z 19

10 w łącznej wielkości szt. tj.: 5 Oddziałów Zamiejscowych (5 x 600 szt.) oraz Warszawa (3 000 szt.). Ulotki muszą zostać dostarczone do 6 lokalizacji MJWPU najpóźniej w dniu zamieszczenia na stronie MJWPU ogłoszenia o rozpoczęciu rekrutacji na pierwsze szkolenie zaplanowane zgodnie z harmonogramem. Dystrybucja ulotek: a) Wysyłka z pokwitowaniem za potwierdzeniem odbioru; b) Dystrybucja wraz z rozładunkiem w miejscu wskazanym przez odbiorcę; c) Zamawiający może każdorazowo zmienić ilość wysyłanych egzemplarzy w ramach ww. lokalizacji. d) Wykonawca zobowiązuję się, iż paczki do wysyłki będą zafoliowane, dodatkowo opakowane w szary papier, zabezpieczone przed zniszczeniem, każda paczka z danymi MJWPU, Ulotka szkoleniowa 2013 wraz z ilością sztuk w paczce wydrukowanymi na etykietach samoprzylepnych; e) Wykonawca zobowiązuję się dostarczyć do siedziby Zamawiającego potwierdzeń nadania ulotek, raport doręczeń sporządzany przez kuriera lub inne potwierdzenia nadania Zamówienia zgodnie z listą dystrybucyjną w ciągu max. 2 tygodni od dnia zakończenia dystrybucji. Materiały szkoleniowe, ulotka oraz zaświadczenia wymagają stworzenia przez Wykonawcę wspólnej grafiki/ wizualizacji i przedstawienia propozycji Zamawiającemu. Konieczna akceptacja Zamawiającego. VI. Rekrutacja: Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia procesu rekrutacji dla każdej grupy szkoleniowej, w tym: 1. Przygotowania i dostarczenia Zamawiającemu programów szkoleń (dla każdego z terminów osobno) wraz z odpowiednim oznaczeniem logo, hasło oraz informacją o współfinansowaniu, do akceptacji i ewentualnie modyfikacji przez Zamawiającego w celu zamieszczenia na stronie internetowej. 2. Przygotowania i dostarczenia Zamawiającemu regulaminu rekrutacji (ramowe założenia regulaminu do modyfikacji w załączniku nr do SIWZ) wraz z odpowiednim oznaczeniem logo, hasło oraz informacją o współfinansowaniu, do akceptacji i ewentualnie modyfikacji przez Zamawiającego w celu zamieszczenia na stronie internetowej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wpisania w regulaminie rekrutacji punktu informującego o możliwości zgłaszania wszelkich wniosków, spostrzeżeń itp. na adres owy wskazany przez Zamawiającego. 3. Przygotowania i dostarczenia Zamawiającemu ankiety zgłoszeniowej dla każdego z terminów szkolenia (ramowe założenia ankiety zgłoszeniowej do modyfikacji w załączniku nr do SIWZ) wraz z odpowiednim oznaczeniem logo, hasło oraz informacją o współfinansowaniu, do akceptacji i ewentualnie modyfikacji przez Zamawiającego w celu zamieszczenia na stronie internetowej. Strona 10 z 19

11 4. Rekrutacji max. 18 uczestników dla każdego terminu szkolenia (na podstawie harmonogramu szkoleń) postępując zgodnie z regulaminem rekrutacji. Zamawiający zastrzega, że: - w jednym szkoleniu może uczestniczyć max. 18 osób, - na każde szkolenie musi być zrekrutowane min. 12 osób. W przypadku nie zrekrutowania minimalnej ilości uczestników Wykonawca powiadomi e- mailem Zamawiającego najpóźniej na 2 dni robocze przed planowanym terminem szkolenia o konieczności dokonania zmiany terminu. W ww. mailu Wykonawca zobowiązany jest podać alternatywny termin do realizacji szkolenia, a Zamawiający max. do godz. 12:00 na jeden dzień roboczy przed planowanym terminem szkolenia ma obowiązek zaakceptowania lub zaproponowania innego terminu. W przypadku braku porozumienia dotyczącego terminu szkolenia, trzeci wskazany termin przez Zamawiającego będzie wiążący. - jedna osoba może być rekrutowana tylko na jedno szkolenie z danego zakresu tematycznego (wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy najpóźniej w czasie rejestracji uczestników w dniu szkolenia, przybędzie na miejsce szkolenie osoba wyznaczona w ramach zastępstwa za osobę zrekrutowaną zgodnie z listą obecności i po przekazaniu oświadczenia potwierdzającego zatrudnienie w tej samej firmie/instytucji co osoba zakwalifikowana i zobowiązaniu się do uczestnictwa w szkoleniu zgodnie z wzorem dokumentu, przygotowanym przez Zamawiającego), - brak jest możliwości rekrutowania innych osób, niż należących do grupy docelowej. Dodatkowo Zamawiający dopuszcza możliwość: - rekrutacji osób, które jedynie z powodu braku miejsc nie zakwalifikowały się na wcześniejsze terminy szkolenia z danego zakresu tematycznego (wymagany kontakt telefoniczny i/lub mailowy z potencjalnym uczestnikiem w celu weryfikacji jego dalszej chęci uczestnictwa oraz otrzymania od tej osoby ankiety zgłoszeniowej przeznaczonej dla docelowego terminu szkolenia). - dokonania korekty/uzupełniania w ankiecie zgłoszeniowej w przypadku dokonania oczywistych omyłek edytorskich w dokumencie przez osobę zgłaszająca się na szkolenie (data otrzymania zgłoszenia na szkolenie jest liczona od momentu otrzymania poprawnie wypełnionej ankiety), - aby Wykonawca (w ramach procesu rekrutacji) wymagał potwierdzenia (mailowo/telefonicznie) od osób zrekrutowanych na dane szkolenie, zobowiązania do przybycia na miejsce szkolenia i uczestnictwa zgodnie z programem. Wykonawca zobowiązany jest do korespondencji mailowej i/lub kontaktu telefonicznego z potencjalnymi oraz rekrutowanymi uczestnikami szkoleń w celu efektywnego przeprowadzenia procesu rekrutacji. Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia i obsługiwania kontaktowego numeru telefonu dla osób zainteresowanych szkoleniami oraz udzielania informacji/wyjaśnień o rekrutacji (w zakresie informacji jawnych dla potencjalnych i zrekrutowanych uczestników). Zgłoszenia uczestników na szkolenia przyjmowane są tylko w postaci poprawnie wypełnionej Ankiety zgłoszeniowej (wszystkie pola) wyłącznie drogą elektroniczną, dlatego Wykonawca zobowiązany jest do obsługi skrzynki owej należącej do MJWPU (adres mailowy zostanie przekazany Strona 11 z 19

12 Wykonawcy przez Zamawiającego) oraz po zakończeniu procesu rekrutacji na ostatnie szkolenie (zgodnie z przedmiotem zamówienia) do przekazania dostępu do skrzynki e- mailowej Zamawiającemu oraz treści tworzonych i archiwizowanych na potrzeby realizacji zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania wglądu do obsługi skrzynki mailowej w celu weryfikacji poprawności działań podejmowanych przez Wykonawcę. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i ustawienia automatycznej wiadomości zwrotnej informującej, że wiadomość została dostarczona oraz możliwym terminie oczekiwania na odpowiedź zgodnie z regulaminem rekrutacji (treść wymaga akceptacji Zamawiającego). 5. Tworzenia i archiwizowania w formie drukowanej pełnej dokumentacji szkoleniowej, w tym: ankiety zgłoszeniowe osób rekrutowanych wraz z em potwierdzającym przesłanie ankiety, ankiety odrzucone opatrzone adnotacją z jakiego powodu zostały one odrzucone oraz korespondencja z potencjalnymi oraz rekrutowanymi uczestnikami szkoleń (w szczególności potwierdzenia mailowe o zakwalifikowaniu na szkolenie wysyłane do osób ubiegających się o uczestnictwo, wzór treści do akceptacji i ew. modyfikacji Zamawiającego). Wszystkie ankiety mają zawierać potwierdzenie daty i godziny otrzymania przez Wykonawcę na adres mailowy wskazany w regulaminie rekrutacji (o zakwalifikowaniu na szkolenie decyduje kolejność zgłoszeń poprawnie wypełnionej i przesłanej ankiety zgłoszeniowej przez osobę do tego uprawnioną). 6. Przygotowania i dostarczenia Zamawiającemu oryginałów list obecności podpisanych przez prowadzącego z każdego szkolenia wraz z odpowiednim oznaczeniem (logo, hasło i informacja o współfinansowaniu szkolenia ze środków EFRR i budżetu województwa mazowieckiego) zgodnie z wytycznymi stanowiącymi załącznik nr do SOPZ. Wykonawca zobowiązany jest dopilnować, aby wszystkie osoby podpisujące się na liście obecności dokonywały podpisu długopisem z wkładem w kolorze niebieskim; 7. Przygotowania oświadczenia dla osoby uczestniczącej w szkoleniu w zastępstwie, min. potwierdzającego zatrudnienie w tej samej firmie/instytucji co osoba zakwalifikowana i zobowiązującego osobę do uczestnictwa w szkoleniu zgodnie zapisami regulaminu. Wzór dokumentu do akceptacji i ewentualnie modyfikacji przez Zamawiającego. 8. Przygotowania i dostarczenia Zamawiającemu ankiet oceniających szkolenie (w skali 1-5, gdzie 1 oznacza najniższą, a 5 najwyższą ocenę). Wzór dokumentu do akceptacji i ewentualnie modyfikacji przez Zamawiającego (z odpowiednim oznaczeniem logo, hasłem i informacją o współfinansowaniu szkolenia ze środków EFRR i budżetu województwa mazowieckiego). Ankiety oceny szkolenia powinny badać minimum takie aspekty jak: ogólna ocena szkolenia, spełnienie oczekiwań uczestników, przydatność uzyskanej wiedzy, ocena trenera (sposób prowadzenia zajęć, umiejętność przekazywania wiedzy), lokalizację, organizację, materiały szkoleniowe, salę, źródło uzyskania informacji o szkoleniu oraz catering. 9. Przygotowania zestawu dokumentów wraz z opisem informacyjno-promocyjnym do każdego terminu szkolenia i przekazania drogą mailową na adres redakcja@mazowia.eu (oraz do wiadomości na adres mailowy..) w celu zamieszczenia ogłoszenia o rozpoczętej rekrutacji na stronie internetowej MJWPU. Strona 12 z 19

13 Każdorazowo informacja o rozpoczęciu rekrutacji na szkolenie ma zostać przekazana najpóźniej 15 dni kalendarzowych przed planowanym terminem szkolenia, ale nie wcześniej niż 21 dni kalendarzowych. Zmiana terminu jest możliwa na pisemną prośbę Zamawiającego lub za jego pisemną zgodą na wniosek Wykonawcy. Zamawiający nie dopuszcza możliwości umieszczania informacji o przedmiocie umowy na innych stronach internetowych niż tylko oraz oficjalnej stronie Wykonawcy, z zastrzeżeniem, że na stronie internetowej Wykonawcy mogą znajdować się tylko teksty informujące i/lub promujące z odesłaniem do strony Zamawiającego. Materiały publikowane na stronie internetowej Wykonawcy przed ich zamieszczeniem wymagają każdorazowej akceptacji Zamawiającego. Pełne informacje o szkoleniach specjalistycznych i dokumenty aplikacyjne uczestnicy mogą otrzymać tylko ze strony (m.in. ankieta zgłoszeniowa możliwa tylko do pobrania ze strony Zamawiającego). Zestaw dokumentów wymaganych przez Zamawiającego to: Program szkolenia (format PDF), Ankieta zgłoszeniowa (format edytowalny), Regulamin rekrutacji (format PDF), Opis informacyjno-promocyjny tematyki szkolenia. Dokumenty mają stanowić załączniki maila o treści zawierającej minimalnie: tytuł szkolenia, termin szkolenia, lokalizacja szkolenia (tylko miasto, bez dokładnego adresu), lokalizacja umieszczenia informacji (wskazana przez Zamawiającego), max. ilość uczestników, informacja wskazująca wiedzę, że dane szkolenie jest pierwszym czy już kolejnym z danej tematyki szkoleniowej. Opis informacyjno-promocyjny przygotowany przez Wykonawcę dla każdego zakresu tematycznego ma zawierać informacje minimalnie opisujące: cel szkolenia, grupę docelową, program szkolenia, trenera (imię i nazwisko, notka dot. wykształcenia i doświadczenia zawodowego potwierdzającego jego kwalifikacje do realizacji szkolenia, dopuszczalna informacja zmienna w przypadku realizacji danego tematu szkolenia przez więcej niż jednego trenera), forma zajęć, najistotniejsze zapisy z regulaminu rekrutacji (każdy tekst min znaków ze spacjami. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania tekstu informującego o rozpoczęciu rekrutacji na szkolenia z każdego zakresu tematycznego, który ma być umieszczany na stronie MJWPU w dniu ogłoszenia rekrutacji na pierwsze szkolenie z danego zakresu tematycznego (każdy tekst min znaków ze spacjami). Tekst ma promować działania edukacyjne i zachęcać do udziału w opisywanych w nich szkoleniach. Wszystkie materiały zamieszczane na stronie wymagają akceptacji Zamawiającego (Zamawiający zastrzega sobie możliwość do zlecania Wykonawcy dokonywania ewentualnych modyfikacji przed dokonaniem akceptacji). Wykonawca zobowiązany jest do przekazania potwierdzenia o zamieszczeniu wymaganych informacji na stronie MJWPU w formie wydruku (A4) załączonego do przekazywanej Zamawiającemu dokumentacji za dane szkolenie. Dla każdego szkolenia wymagany osobny wydruk. Na min. 6 dni roboczych przed planowanym terminem szkolenia Wykonawca zobowiązany jest poinformować Zamawiającego o stanie prowadzonej rekrutacji. Na minimum 1 dzień roboczy (do godz. 12:00) przed planowanym terminem szkolenia Wykonawca zobowiązany jest zgłosić na adres owy Zamawiającemu ilość osób rekrutowanych do każdej grupy szkoleniowej w formie ostatecznej listy obecności. Strona 13 z 19

14 VII. Wykonawca jest zobligowany do: 1. Stworzenia harmonogramu szkoleń zawierającego informacje o każdym szkoleniu min.: temat, termin, adres, imię i nazwisko trenera. Harmonogram musi być stworzony w sposób czytelny i przejrzysty. Harmonogram do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość zmian w harmonogramie szkoleń, bez ponoszenia kosztów, w porozumieniu z Wykonawcą. Zamawiający lub Wykonawca powiadomi (w formie owej) odpowiednio Zamawiającego lub Wykonawcę o zmianie w terminie min. 5 dni roboczych przed planowaną datą szkolenia. Zamawiający lub Wykonawca, w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania informacji, poinformuje Zamawiającego lub Wykonawcę o akceptacji bądź braku akceptacji proponowanej zmiany (w formie owej). W przypadku zmian w harmonogramie szkoleń Wykonawca zobowiązany jest przesłać każdorazowo Zamawiającemu zaktualizowaną wersję harmonogramu z adnotacją w nazwie o dacie i numerze kolejnej aktualizacji. W przypadku zmiany terminu szkolenia Wykonawca zobowiązany jest do poinformowania wszystkich osób rekrutowanych i upewnienia się, że wszystkie osoby odebrały wiadomość (wymagane załączenie potwierdzenia o skutecznym poinformowaniu lub oświadczenie o telefonicznym przekazaniu informacji w tej sprawie). Zamawiający dopuszcza w takiej sytuacji, aby osoby informowane o odwołaniu szkolenia były rekrutowane na nowy termin w pierwszej kolejności (wymagana konsultacja Wykonawcy z Zamawiającym). 2. Zapewnienia trenerów w celu realizacji szkoleń (min. 1 trener dla każdego z terminów szkolenia). Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia w harmonogramie szkoleń trenerów do realizacji każdego z terminów szkoleń oraz w przypadku, gdy trener pierwotnie przypisany do terminu szkolenia nie będzie mógł podjąć się jego realizacji, posiadać gotowość do wyznaczenia zastępstwa w ramach trenerów zgłoszonych w ofercie. Powyższa zmiana nie jest traktowana jako zmiana harmonogramu szkolenia, ale wymagana jest akceptacja Zamawiającego i przekazanie do Zamawiającego zaktualizowanego programu szkolenia (ze zmienioną informacją o osobie prowadzącej szkolenie). Trener zobowiązany jest do: - realizacji zajęć zgodnie z programem szkolenia i zaakceptowanymi materiałami szkoleniowymi tj. m.in. zakresem tematycznym (wszystkimi zagadnieniami), podziałem czasowym. - posiadania i korzystania z umiejętności trenerskich tj. min.: dbać o potrzeby szkoleniowe uczestników realizując cel szkoleniowy, dobierać właściwe metody edukacyjne, angażować i motywować uczestników, sprawnie komunikować się z uczestnikami i radzić sobie z różnymi typami uczestników oraz należycie reagować w trudnych sytuacjach podczas szkoleń. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru prowadzącego szkolenie z danego zakresu tematycznego spośród osób wskazanych przez Wykonawcę w ofercie. 3. Zapewnienia min. 1 osoby zajmującej się aspektami organizacyjnymi na miejscu szkolenia np.: rejestracja uczestników, potwierdzanie delegacji uczestnikom w trakcie ostatniej przerwy, wydawanie materiałów szkoleniowych przed rozpoczęciem zajęć (dopuszczalne wydawanie wybiórczych pomocy dydaktycznych w trakcie zajęć, ale jedynie pod warunkiem zasadności postępowania zgodnej Strona 14 z 19

15 z programem szkolenia), wydawanie ankiet oceny szkolenia po ostatniej przerwie oraz zbieranie ich po zakończeniu zajęć, wydawanie uczestnikom zaświadczeń o uczestnictwie w szkoleniu po zakończeniu zajęć, dopilnowaniem właściwej realizacji czasowego rozplanowania szkolenia, itp. 4. Zapewnienia w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali szkoleniowej miejsca wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsce siedzące dla min. 1 osoby) w celu zorganizowania rejestracji uczestników oraz dystrybucji materiałów szkoleniowych. 5. Przeprowadzenia 80 szkoleń specjalistycznych w formie warsztatowej z elementami przekazywania wiedzy przy pomocy wyświetlanych oraz drukowanych materiałów szkoleniowych. Każdorazowo szkolenie powinno się składać z co najmniej takich elementów jak: - omówienie zawartości materiałów szkoleniowych (w tym: prezentacja i/lub inne skrypty, publikacje, dokumenty, które otrzymają też uczestnicy); - ćwiczenia w formie warsztatów indywidualnych i/lub grupowych (przekazanie uczestnikom instrukcji wykonania, współpraca/ pomoc podczas wykonywania zadania, podsumowanie i omówienie wyników; - omówienie przykładów praktycznych (przestrzegając przed najczęściej popełnianymi błędami oraz informowanie o dobrych praktykach); - udzielanie merytorycznych odpowiedzi na pytania uczestników (podawanie przykładów i wyczerpujących uzasadnień); - możliwość skorzystania z konsultacji indywidualnych. Czas realizacji szkoleń w każdym dniu szkoleniowym jest wymagany w minimalnym wymiarze 8 godzin zegarowych dziennie, na każdą grupę szkoleniową (min. w godzinach od 8:00 do 16:00). 6. Zapewnienia (na każde szkolenie) sali szkoleniowej dostosowanej do przeprowadzenia szkolenia dla minimum 18 uczestników oraz osób prowadzących: a) Warszawa: (sala szkoleniowa w hotelu o przyznanej kategorii co najmniej trzygwiazdkowej, w centrum Warszawy, ale nie dalej niż 5 kilometrów od Dworca Centralnego, licząc od ul. Aleje Jerozolimskie 54, Warszawa za pomocą portali umożliwiających pomiar odległości, tj lub podobnych) b) 5 Oddziałów Zamiejscowych MJWPU w pięciu miastach: Ciechanów, Ostrołęka, Płock, Radom Siedlce (sala szkoleniowa w obiekcie spełniającym standardy hotelu o przyznanej kategorii co najmniej trzygwiazdkowej w każdym z OZ w granicach administracyjnych ww. miast). Zamawiający nie wymaga, aby obiekty w OZ posiadały zaplecze noclegowe. Sala szkoleniowa ma posiadać na wyposażeniu stoły oraz krzesła z miękkim siedziskiem w ustawieniu podkowa. Wszyscy uczestnicy mają zajmować wyłącznie miejsca po zewnętrznej stronie stołów i mieć zapewnione pełnowymiarowe miejsce przy stole, zapewniające swobodne notowanie na materiałach pozostawianych na blacie stołu. Użytkowa przestrzeń w sali (pozbawiona filarów, bądź innych przedmiotów/stałych elementów konstrukcji uniemożliwiających uczestnikom dobrą widoczność m.in. trenera, prezentacji i pozostałych osób na sali) i pozwalać na swobodne przemieszczanie się dla minimum 18 uczestników. Obiekt do prowadzenia szkoleń musi być dostosowany do potrzeba osób niepełnosprawnych. Sala ma zawierać min. wyposażenie: stół i krzesło/krzesła z miękkim siedziskiem dla prelegenta/prelegentów, Strona 15 z 19

16 stoły i krzesła z miękkim siedziskiem w ustawieniu podkowa dla maksymalnie 18 uczestników; tablica typu flipchart (min. 20 arkuszy), mazaki (min. 3 kolory), odpowiednie nagłośnienie; klimatyzacja/ogrzewanie (indywidualnie sterowane, nie dopuszcza się możliwości stosowania urządzeń przenośnych); dostęp do internetu bezprzewodowego, co najmniej w sali szkoleniowej jeśli sieć jest zastrzeżona hasłem Wykonawca jest zobowiązany do podania hasła Zamawiającemu oraz uczestnikom; system zaciemniania i sterowania oświetleniem. podwieszany rzutnik multimedialny oraz podwieszany ekran do rzutnika multimedialnego w Warszawie, natomiast w Oddziałach Zamiejscowych rzutnik multimedialny i ekran do rzutnika multimedialnego oraz stolik na sprzęt multimedialny. c) Zapewnienia cateringu każdorazowo dla wszystkich uczestników, które obejmuje: a) bufet kawowy, który powinien być dostępny poza salą szkoleniową, jednak w jej bezpośrednim sąsiedztwie i ma być uzupełniany na bieżąco. Bufet kawowy powinien być dostępny: przed rozpoczęciem zajęć ok. godz. 8:00 (kawa, mleko do kawy, min. 3 rodzaje herbaty do wyboru, butelkowana woda niegazowana (min. 0,5 l. na osobę podczas każdej z przerw, pojemność butelki max. 0,5 l.), min. 2 rodzaje soków do wyboru (sok 100%, bez dodatku cukru, min. 0,3 l. na osobę podczas każdej z przerw), cukier, cytryna. podczas przerwy, ok. godz.11:00 (kawa, mleko do kawy, min. 3 rodzaje herbaty do wyboru, butelkowana woda niegazowana (min. 0,5 l. na osobę podczas każdej z przerw, pojemność butelki max. 0,5 l.), min. 2 rodzaje soków do wyboru (sok 100%, bez dodatku cukru, min. 0,3 l. na osobę podczas każdej z przerw), cukier, cytryna oraz słodkie wyroby cukiernicze, takie jak: sernik, szarlotka, makowiec, pączki, babeczki, rogaliki z ciasta drożdżowego, francuskiego bądź kruchego, ciasta z owocami lub kawą lub miodem lub czekoladą lub bakaliami lub inne (min. 2 rodzaje do wyboru, w ilości min. 2 porcje na osobę, czyli min. 150 g na osobę ). Wyroby cukiernicze mogą być ew. układane piętrowo jedynie w ramach ich jednego rodzaju. po obiedzie (kawa, mleko do kawy, min. 3 rodzaje herbaty do wyboru, butelkowana woda niegazowana (min. 0,5 l. na osobę podczas każdej z przerw, pojemność butelki max. 0,5 l.), min. 2 rodzaje soków do wyboru (sok. 100 %, bez dodatku cukru, min. 0,3 l. na osobę podczas każdej z przerw), cukier, cytryna. Podczas przerwy kawowej ma być każdorazowo dostępny wrzątek do zaparzenia kawy/herbaty, filiżanki do kawy i herbaty, serwetki, szklanki do wody i soków, łyżeczki, widelczyki i talerzyki do wyrobów cukierniczych. b) bufet obiadowy oraz przestrzeń restauracyjna dostępne poza salą szkoleniową, jednak w tym samym budynku co sala szkoleniowa. Obiad składający się z dwóch dań gorących (zupa i drugie danie) w formie serwowanego bufetu zasiadanego dla wszystkich uczestników szkolenia, który powinien być podawany ok. godziny 13:30 (zgodnie z programem szkoleń). Każdorazowo zupa (min. po 350 ml na osobę), mięs lub ryba (min. 150 g na osobę), surówka/ warzywa (min. 100 g na osobę), dodatki skrobiowe; np. ziemniaki i ryż, makaron i frytki itp.(min. 200 g na osobę). Strona 16 z 19

17 Podczas przerwy obiadowej ma być każdorazowo dostępne wyposażenie niezbędne do obsługi tj. min.: zastawa i sztućce (wielokrotnego użytku) do serwowania obiadu, obrusy, serwetki, itp. Posiłki mają być przygotowywane ze świeżych produktów i przygotowywane w dniu ich wydawania. Wykonawca zobowiązany jest do zadbania o zachowanie estetyki i czystości podczas serwowania bufetów. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić propozycje cateringu (bufety kawowe i obiadowe) dla każdej lokalizacji (min. 4 różne propozycje dla każdego z OZ oraz min. 8 różnych propozycji dla Warszawy ) do ewentualnej modyfikacji i akceptacji Zamawiającego, który zastrzega sobie możliwość dokonania wyboru menu które będą serwowane spośród przedstawionych propozycji. d) Oznakowania sali szkoleniowej, gdzie będzie odbywać się szkolenie oraz zamieszczenie widocznej informacji w holu i przy wejściu do budynku, w którym będzie odbywać się szkolenie zgodnie z zaleceniami Zamawiającego. e) Przygotowania i wręczenia uczestnikom zaświadczeń o uczestniczeniu w szkoleniu. Każde zaświadczenie musi być numerowane, oznakowane odpowiednim logo, adnotacją o współfinansowaniu oraz hasłem (stanowiące Załącznik nr.. do Opisu Przedmiot Zamówienia), dodatkowo musi zawierać imię i nazwisko uczestnika, datę, tytuł oraz miejsce (miasto) szkolenia. Zaświadczenie ma być drukowane w kolorze na papierze kredowym min. 200 g/m2 tłoczeniem lub hologramem. Wykonawca zobowiązany jest do stworzenia projektu graficznego zaświadczenia (min. 3 propozycji projektów) do akceptacji Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu w wersji elektronicznej na płycie CD zaświadczeń ze wszystkich szkoleń (scan na płycie CD). f) Przygotowania i przekazania Zamawiającemu drogo mailową w ciągu max. 2 dni roboczych od daty zakończenia danego etapu/miesiąca, zestawienia zrealizowanych szkoleń w danym miesiącu w formie edytowalnej tabeli zawierającej minimalnie: termin szkolenia, temat szkolenia, ilość osób zapisanych, ilość osób obecnych, podsumowanie ilości szkoleń oraz osób zapisanych i obecnych. Wzór tabeli wymaga akceptacji Zamawiającego. g) Podpisania w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia każdego etapu, czyli miesiąca kalendarzowego protokołu odbioru z wykonania danego etapu (ale nie wcześniej niż po otrzymaniu pełnej, wymaganej dokumentacji za etap, którego protokół ma dotyczyć by dokonać jej weryfikacji celem prawidłowego sporządzenia protokołu odbioru przez Zamawiającego). h) Przygotowania i dostarczenia Zamawiającemu edytowalnego zestawienia osób zapisanych na szkolenia, zawierającego informacje z ankiet zgłoszeniowych (min. imię, nazwisko, firma/instytucja, dane teleadresowe i mail) z adnotacją przy każdej osobie czy była obecna na szkoleniu, czyli przeszkolona (wzór zestawienia do akceptacji Zamawiającego). Zestawienie ma być przekazane na płycie CD i opatrzone hasłem (hasło ma być znane tylko jednej wyznaczonej osobie ze strony Wykonawcy i do przekazane Zamawiającemu w zamkniętej kopercie). Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznego usunięcia danych ze swoich zasobów po zakończeniu realizacji umowy. Strona 17 z 19

18 i) Każdorazowo w dniu następującym po terminie szkolenia, Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania i przesłania skróconego raportu ze szkolenia na adres mailowy:.. Treść maila ma zawierać min. termin, tytuł, lokalizację, imię nazwisko trenera, dane statystyczne zgodne z wskaźnikami z ankiety oceny szkolenia, opinie uczestników zgodne z wpisami w ankietach oceny szkolenia. Wzór raportu do akceptacji i ewentualnej modyfikacji Zamawiającego. Każdorazowo w załączniku a Wykonawca jest zobowiązany przekazać Zamawiającemu skany dokumentacji ze szkolenia: ankiet zgłoszeniowych, listy obecności, ankiet oceny szkolenia. j) Przygotowania i dostarczeniu Zamawiającemu raportu zbiorczego (zawierającego m.in. szczegółowe informacje dotyczące realizacji zobowiązań Wykonawcy, informacje o osobach zapisanych i obecnych wraz z podsumowaniem liczebności za wszystkie szkolenia, tabelaryczne zestawienia ocen i wartości średnich uzyskanych za poszczególne aspekty oceny szkolenia oraz za każde szkolenie i łącznie wszystkie szkolenia z danego zakresu tematycznego i całej umowy, dodatkowo wartości uzyskanych ocen średnich powinny być przedstawione na wykresach kołowych/i lub słupkowych, dokumentację zdjęciową z każdego szkolenia (min. 3 zdjęcia w kolorze/1 szkolenie, obrazujących realizację zobowiązań Wykonawcy) z realizacji wszystkich szkoleń z odpowiednim oznaczeniem (logo, hasło i informacja o współfinansowaniu szkolenia ze środków EFRR i budżetu Województwa Mazowieckiego). Raport zbiorczy ma zostać przekazany w formie wydruku oraz na płycie CD. k) Wystawienia poprawnej faktury VAT za wykonaną usługę comiesięcznie, po zakończeniu danego miesiąca (faktura w opisie powinna zawierać: daty oraz dokładne tytuły szkoleń, wyszczególnione usługi wraz z informacją dotyczącą naliczania płatności za daną liczbę osób). Ostateczna kwota wynagrodzenia Wykonawcy (obliczona na podstawie ceny jednostkowej za osobę) będzie zależeć od liczby uczestników przeszkolonych przez Wykonawcę, czyli obliczana na podstawie ilości podpisów poprawnie rekrutowanych uczestników na liście obecności, zgodnie z załączoną listą obecności (uzupełnioną o dane osób rekrutowanych na dane szkolenie, zgodnie z regulaminem rekrutacji) i będzie podstawą do wystawienia faktury VAT. Wykonawca wraz z Fakturą VAT jest zobowiązany dostarczyć dokumentacje dotyczącą szkoleń zrealizowanych w danym miesiącu: wydruki dokumentacji zdjęciowej (min. 10 zdjęć w kolorze/1 szkolenie, obrazujących realizację zobowiązań Wykonawcy), oryginały ankiet oceny szkolenia (ew. oświadczenia osób uczestniczących w zastępstwie) i oryginały listy obecności oraz pełna dokumentacja rekrutacyjna (dla każdego terminu dokumenty potwierdzone podpisem osoby wyznaczonej ze strony Wykonawcy: regulamin rekrutacji, program szkolenia, ankiety zgłoszeniowe, opis informacyjno-promocyjny, wydruk ze strony MJWPU, korespondencja z potencjalnymi oraz rekrutowanymi uczestnikami szkoleń). Dokumenty mają być przekazane w wersji papierowej; w segregatorach (wielkości A4), czytelnie opisane i rozdzielone dla każdego z terminów i zakresów tematycznych szkolenia, przygotowane w sposób uporządkowany i spójny dla każdego z terminu szkolenia. l) Wykonawca przygotuje i przedstawi ofertę uwzględniającą cenę jednostkową: kwotę za 1 uczestnika x ilość uczestników ogółem. Strona 18 z 19