ZARZĄDZENIE NR ROA /2011 Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria z dnia 04 listopada 2011 roku

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR ROA /2011 Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria z dnia 04 listopada 2011 roku w sprawie : ustalenia przepisów wewnętrznych dotyczących przyjętych zasad (polityki) rachunkowości i zakładowego planu kont dla Projektu : Inicjatywy lokalne źródłem rozwoju Gminy Góra Kalwaria w ramach POKL współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Na podstawie art. 10 Ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) i szczególnych ustaleń zawartych w Ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych(tj. Dz. U. Nr 157, poz.1240) oraz 1. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (tj. Dz. U. Nr 142, poz )oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z 15 kwietnia 2008roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych(dz. U. Nr 72, poz 422). 2. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 38, poz.207). 3. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 20, poz 103) zarządza się co następuje: 1 Zatwierdzam i wprowadzam do użytku przepisy wewnętrzne dotyczące przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie Miasta i Gminy w Górze Kalwarii w zakresie ewidencji księgowej projektu : Inicjatywy lokalne źródłem rozwoju Gminy Góra Kalwaria w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 2 Ustala się następujące zasady postępowania w zakresie ewidencjonowania operacji księgowych: 1. Środki na realizację projektu dotacja celowa - w walucie polskiej (PLN) przekazywane są w formie zaliczki na rachunek bankowy Gminy Góra Kalwaria, a następnie przekazywane są na wyodrębniony dla Projektu rachunek bankowy jednostki organizacyjnej tj. Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria 2. Wydatki ponoszone na realizację projektu realizowane są przez Urząd Miasta i Gminy Góra Kalwaria z rachunku wyodrębnionego dla projektu. 3. Realizacja wydatków następuje zgodnie ze złożonym wnioskiem o dofinansowanie projektu, podpisaną umową i harmonogramem projektu, na podstawie prawidłowo wystawionych,opisanych izatwierdzonych dokumentów finansowo księgowych.

2 4. Realizacja wydatków może nastąpić przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu po uzyskaniu pozytywnej informacji- zawiadomienia o wyborze projektu przez jednostkę wdrażającą program. 5. Rachunkowość w zakresie realizacji projektu prowadzona jest zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku z późn.zm w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa,budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz na podstawie przyjętych zasad(polityki)rachunkowości dla budżetu Gminy (ORGAN)i dla jednostki budżetowej Urzędu Miasta i Gminy w Górze Kalwarii(zarządzenie Nr 129/2006 z dnia 7 listopada 2006r oraz zarządzenia Nr 1/2010 z dnia 7 stycznia 2010r.) 6. Księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera wg programu autorstwa firm Usługi Informatyczne INFO- SYSTEM Roman i Tadeusz Groszek księgowość budżetowa dla Windows wersja Ogólna charakterystyka programu znajduje się w polityce rachunkowości Urzędu. 7. W Urzędzie Miasta i Gminy w Górze Kalwarii jako jednostce realizującej projekt prowadzi się wyodrębnioną ewidencję księgową w zakresie realizacji projektu przez założenie rejestru o nazwie POKL Inicjatywy lokalne źródłem rozwoju Gminy Góra Kalwaria w którym prowadzi się: dziennik częściowy, konta syntetyczne, konta analityczne, sporządza się zestawienie obrotów i sald. 8. Potwierdzeniem dokonania transakcji i podstawą ewidencji księgowej są dowody księgowe ( oryginały dokumentów- Przelew bankowy, faktura VAT, rachunek, nota księgowa,) 9. W ewidencji księgowej należy posługiwać się nr zadania W celu wyodrębnienia operacji księgowych w zakresie realizowanego projektu stosuje się konta księgowe określone w załączniku Nr 1. 3 Procedury dokonywania płatności z konta projektu. 1. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych przez kierownika projektu,polega na sprawdzeniu, czy dane zawarte w dowodach księgowych są zgodne z umową zawartą z instytucją udzielającą dotacji, harmonogramem rzeczowo- finansowym, ustawą prawo o zamówieniach publicznych, zarządzeniem Burmistrza Nr 22/2009 z dnia 12 maja 2009 roku w sprawie Regulaminu udzielania zamówień których wartość nie przekracza wyrażonych w złotych równowartości euro. Dowodem prawidłowości w tym zakresie jest potwierdzenie dokumentów księgowych pod względem merytorycznym oraz opisanie faktury lub innego dowodu księgowego zgodnie z wymogami instytucji udzielającej dotacji. 2. Kontrola formalno- rachunkowa dokumentu, polega na sprawdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy zgodnie z ustawą o podatku VAT, czy dokument jest wystawiony technicznie prawidłowo, czy nie zawiera błędów rachunkowych - dokonywana jest przez księgowego projektu.

3 3. Dowody nie zawierające błędów, prawidłowo opisane ze wskazaniem klasyfikacji budżetowej podlegają dekretacji i księgowaniu zgodnie z przyjętymi zasadami księgowania projektów przez księgowego projektu. 4. W trakcie tworzenia procesu realizacyjnego kontrola finansowa bieżąca jest przeprowadzana przez Skarbnika Gminy.Z kontroli nie sporządza się odrębnej dokumentacji, prawidłowość realizacji w zakresie finansowym jest udokumentowana podpisem na dokumentach(wnioski, faktury,rachunki, rozliczenia, sprawozdania itp.).kontrola dokumentacji finansowej jest przeprowadzana na bieżąco. 5. Dokumenty księgowe do wypłaty zatwierdzenie są przez Burmistrza lub osoby upoważnione. 6. Płatności faktur dokonywane są na zasadach wynikających z zawartych umów, zamówień i zgodnie z harmonogramem przedstawionym w Instytucji Wdrażającej. Pozostałe płatności (wynagrodzenia, podatek,składki ZUS) dokonywane będą w terminach wynikających z obowiązujących przepisów. 7. Wniosek o płatność sporządzony przy użyciu aktualnej wersji aplikacji Generator Wniosków Płatniczych udostępnionej przez Instytucję Wdrażającą, złożony w wersji elektronicznej i papierowej sporządzany jest przez kierownika projektu. 8. Upoważnia się do podpisywania dokumentów za zgodność z oryginałem: - w zakresie dokumentów kierowanych do wniosków o refundację - osoby podpisujące umowę w imieniu beneficjenta - w zakresie dokumentów kserowanych dla potrzeb wewnętrznych Urzędu kierownik lub księgowy projektu. 4 Przechowywanie dokumentów związanych z realizacją Projektu 1. Oryginalne dokumenty księgowe dotyczące projektu powinny być wyodrębnione z ewidencji z uwagi na inny okres archiwizowania, jak również ze względów kontrolnych. 2. Dokumenty księgowe dotyczące projektu przechowywane są w referacie budżetowym a następnie w archiwum zakładowym. Podstawą przyjęcia do archiwum jest spis zdawczo -odbiorczy podpisany przez pracownika przekazującego i przyjmującego zawierający właściwą kategorię archiwalną akt, wynikającą z zarządzenia Burmistrza Miasta i Gminy z dopiskiem Inicjatywy lokalne źródłem rozwoju Gminy Góra Kalwaria UDA- POKL / Okres przechowywania dokumentów księgowych wynosi B -10 ( tj. do dnia 31 grudnia 2020r.). 5 Sprawy nie objęte niniejszym zarządzeniem zostały uregulowane w odrębnych zarządzeniach wewnętrznych: - Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo- księgowych, - Zasadach (polityce) rachunkowości, - Procedurach kontroli finansowej,

4 - Instrukcji Gospodarki Kasowej w Urzędzie, - Instrukcji Inwentaryzacyjnej, - Instrukcji druków ścisłego zarachowania. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 3 stycznia 2011 roku. 6 Burmistrz Miasta i Gminy Góra Kalwaria... mgr Dariusz Zieliński

5 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr ROA /2011 z dnia 04 listopada 2011 roku ZAKŁADOWY PLAN KONT Dla Projektu Inicjatywy lokalne źródłem rozwoju Gminy Góra Kalwaria UDA-POKL /10-00 I. Wykaz kont księgi głównej ORGANU 1. Konta bilansowe Rachunek budżetu Inne środki pieniężne Rozliczenie wydatków budżetowych Pozostałe rozrachunki Wydatki budżetu Dochody budżetu Niedobór lub nadwyżka budżetu 2. Konta pozabilansowe Planowane dochody budżetu Planowane wydatki budżetu II Wykaz kont księgi głównej Urzędu 1.Konta bilansowe Rachunek bieżący wydatków projektu Inicjatywy lokalne źródłem rozwoju Gminy Góra Kalwaria 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 223 Rozliczenie wydatków ze środków pomocowych Rozrachunki z budżetami Pozostałe rozrachunki publicznoprawne Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Pozostałe rozrachunki 401 Zużycie materiałów i energii 402 Usługi obce 404 Wynagrodzenia 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia Przychody i koszty finansowej Fundusz jednostki Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy

6 2. Konta pozabilansowe 980 plan finansowy wydatków budżetowych 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych W miarę potrzeby do kont syntetycznych prowadzone są konta analityczne, które tworzy się dodając do konta syntetycznego Nr zadania przypisany do projektu o symbolu 111 Zasady klasyfikacji zdarzeń, prowadzenia kont analitycznych oraz powiązania z kontami księgi głównej dla organu i dla jednostki Urzędu opisane są w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości tj. Zarządzeniu Nr 129/2010 z 14 grudnia 2010r

7 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr ROA /2011 z dnia 04. listopada 2011 roku Wykaz osób uprawnionych do podpisywania pod względem merytorycznym, formalno - rachunkowym, zatwierdzania do wypłaty, potwierdzania za zgodność z oryginałem dokumentów księgowych związanych z realizacją Projektu Nr UDA-POKL /10-00 Inicjatywy lokalne źródłem rozwoju Gminy Góra Kalwaria Lp. Wyszczególnienie - uprawnienie Imię i Nazwisko Stanowisko Wzór podpisu Podpisywanie dokumentów pod względem merytorycznym Magdalena Kośla Kierownik projektu 2 Podpisywanie dokumentów pod względem formalno - rachunkowym Katarzyna Łukasiak Księgowy projektu 3 Kontrasygnata Ewa Sobiepanek Skarbnik Gminy 4 Zatwierdzanie dokumentów do wypłaty Grażyna Szewczyk Dariusz Zieliński Kierownik Referatu Budżetowego Zastępca Skarbnika Burmistrz Jan Wysokiński Z-ca Burmistrza Marek Rutowicz Z-ca Burmistrza