Kraków, 10 lipca Zapytanie ofertowe na dostawę sprzętu komputerowego oraz zakupu i wdrożenie technologii teleinformatycznych

Transkrypt

1 Kraków, 10 lipca 2011 Zapytanie ofertowe na dostawę sprzętu komputerowego oraz zakupu i wdrożenie technologii teleinformatycznych w ramach projektu pt. Stworzenie systemu B2B umożliwiającego integracje z dostawcami oprogramowania i urządzeń IT oraz firmą kurierską, nr umowy UDA-POIG / I. Wstęp Firma NKK System Nowak, Kukułka, Kornijasz Spółka Jawna zaprasza do złożenia pisemnych ofert w zakresie dostawy sprzętu komputerowego oraz zakupu i wdrożenia technologii teleinformatycznych niezbędnych do realizacji projektu Stworzenie systemu B2B umożliwiającego integracje z dostawcami oprogramowania i urządzeń IT oraz firmą kurierską na bazie wymagań firmy NKK System wyspecyfikowanych w niniejszym zapytaniu ofertowym. II. Informacje podstawowe 1.Charakterystyka firmy NKK System Sp. J. Firma funkcjonuje na rynku od 1990 r. początkowo jako Spółka Cywilna prowadzona przez trzech wspólników: Artura Nowaka, Stanisława Kukułkę oraz Piotra Kornijasza. W 2001 r. zmieniła formę prawną ze Spółki Cywilnej na wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego Spółkę Jawną. Od tego czasu funkcjonuje na rynku pod nazwą NKK System Nowak, Kukułka, Kornijasz Spółka Jawna. W 2003 r. siedziba firmy została przeniesiona na ul. Tatarską 5 w Krakowie do lokalu będącego własnością jej wspólników. Od początku swojej działalności firma zajmuje się sprzedażą oraz serwisowaniem sprzętu komputerowego i oprogramowania czołowych producentów. W początkowym okresie rozwoju posiadała w swojej ofercie także sprzęt telekomunikacyjny. Obecnie skoncentrowała się wyłącznie na

2 sprzedaży i serwisowaniu szeroko rozumianego sprzętu IT i oprogramowania. W jej ofercie znajduje się także: odzyskiwanie danych, budowa sieci komputerowych, naprawa laptopów, ochrona antywirusowa, czyszczenie i konserwacja sprzętu IT. Wymienionymi zagadnieniami zajmuje się dział serwisu i montownia. Nad zadowoleniem klientów pracuje w firmie łącznie pięć działów. Ponieważ firma specjalizuje się zwłaszcza w stałej obsłudze przedsiębiorstw i instytucji publicznych w 2000 r. powstał dział przetargów ściśle współpracujący z działem handlowym. Wśród stałych klientów firmy znajdują się m.in. Politechnika Krakowska, Akademia Wychowania Fizycznego w Krakowie, Uniwersytet Jagielloński, Oknoplast, Instal Kraków, Chemobudowa. Oprócz tradycyjnych kanałów sprzedaży, firma posiada także dział Allegro oraz własny sklep internetowy NKK24.pl. Dzięki czemu rozszerzyła obszar swojej działalności z lokalnego do całej Polski. 2. Lokalizacja projektu Projekt będzie zlokalizowany w siedzibie firmy NKK System przy ulicy Tatarskiej 5 w Krakowie. W nim zostaną umieszczone wszystkie zakupywane w projekcie środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne. Lokal jest w pełni zaadaptowany pod działalność firmy znajduje się w nim magazyn (200 m 2 ), serwerownie (10 m 2), montownia (60 m 2), dział handlowy, dział serwisu, biura zarządu oraz zaplecze socjalno-sanitarne. Serwerownia wyposażona jest w 2 serwery do obsługi programu sprzedaży i sklepu internetowego. Firma posiada do własnego użytku 2 łącze internetowe (4 Mb, 20 Mb). Stan techniczny, wyposażenie i infrastruktura tych pomieszczeń są wystarczające do zrealizowania wszystkich koniecznych działań w ramach niniejszego projektu. 3. Ogólny opis projektu Przedsięwzięcie ma na celu zakup systemów odpowiednio dostosowanych do modułów integrowanych przedsiębiorstw tj. system ujednolicający bazy produktowe, analizujący optymalny zakup, system do wymiany danych, kontrolno-finansowy oraz obsługi serwisowej. W wyniku jego wdrożenia zostaną zautomatyzowane następujące procesy biznesowe: zamówienia towarów handlowych (oprogramowania i sprzętu IT) od dystrybutorów, monitoring zamówień produktów kierowanych od dostawcy bezpośrednio do klientów końcowych oraz zamówień rzadkich, finansowe rozliczenia zamówień,

3 dostawy produktów do kontrahentów firmy NKK, obsługa serwisowa. Wszystkie te działania prowadzą do przyśpieszenia procesu obsługi klienta zwiększając jego satysfakcję, jak również obniżenia kosztów związanych z logistyczną obsługą firmy czego wynikiem jest konkurencyjna cena końcowa produktów i usług. Projekt będzie się składał z pięciu etapów rozłożonych w czasie: I etap projektu (3 miesiące): będzie miał charakter przygotowawczy (przygotowanie infrastrukturalne i personalne). Osoby zaangażowane w realizację projektu ze strony Wnioskodawcy otrzymają zakresy czynności i rozpoczną wykonywanie swoich obowiązków. Zostaną wybrane zewnętrzne firmy dostawcy rozwiązań informatycznych, sprzętu, świadczące usługi doradcze. W dalszej kolejności zostanie zakupiony serwer podstawowy do instalacji systemu B2B oraz oprogramowanie systemowe. Serwer ma zapewnić prawidłową pracę systemów B2B, jak również odpowiednie parametry transmisji danych z pozostałymi serwerami (u Wnioskodawcy i partnerów). Oprogramowanie systemowe zostanie tak dobrane, by zapewnić prawidłową pracę tworzonego systemu (będzie w wersji 64 bit, by wykorzystać pełną moc czterech procesorów w wersji 64 bit). Zostaną także zakupione 2 laptopy niezbędne do pracy przedstawicieli wybranej firmy zewnętrznej świadczącej usługi w projekcie. Etap zakończą testy współpracy sprzętowej pomiędzy serwerami oraz sprawdzenie szybkości pracy sprzętowej przy różnych obciążalnościach. II etap projektu (4 miesiące): w ramach II etapu zostanie zakupiony system ujednolicający bazy produktowe (SUBP) oraz system analizujący optymalny zakup (SAOZ). System ujednolicający bazy produktowe pozwoli zapewnić pełną kompatybilność baz towarowych sklepu internetowego NKK24.pl, systemu sprzedaży Subiekt oraz systemów sprzedaży partnerów. Systemy zostaną zainstalowane i skonfigurowane. Etap kończyć będzie dostosowanie zakupionych systemów do systemów integrowanych przedsiębiorstw oraz testowanie poprawności działania na zdarzeniach próbnych (w tym zakresie skorzystamy z zewnętrznych usług doradczych). III etap (4 miesiące): w jego ramach zostanie zakupiony system do wymiany danych (SWD) oraz system kontrolno-finansowy SKF (kolejne 2 istotne elementy tworzonego systemu B2B). Systemy zostaną zainstalowane i skonfigurowane. Podobnie jak wyżej etap zakończy dostosowanie systemów do systemów integrowanych przedsiębiorstw (tworzenie oprogramowania dodatków, poprawek i patchy niezbędnych do prawidłowego działania pomiędzy firmą a partnerami) oraz testowanie poprawności

4 działania na zdarzeniach próbnych (w tym zakresie ponownie skorzystamy z zewnętrznych usług doradczych). IV etap (4 miesiące): zostanie zakupiony, zainstalowany i skonfigurowany ostatni z systemów stanowiących trzon tworzonego rozwiązania tj. system obsługi serwisowej (SOS). Podobnie, jak w przypadku pozostałych systemów, zostanie on następnie dostosowany do systemów integrowanych przedsiębiorstw oraz będą miały miejsce testy poprawności działania na zdarzeniach próbnych. V etap (4 miesiące): zostanie zakupiony i zlokalizowany serwer back-up odpowiedzialny za bezpieczeństwo danych przetwarzanych w ramach tworzonego systemu B2B oraz oprogramowanie do zdalnego back-upu. W ramach ostatecznego przygotowywania infrastrukturalnego zostaną zakupione zestawy komputerowe oraz drukarki sieciowe (istnieje konieczność wymiany na sprzętu na taki, który będzie miał parametry kompatybilne z tworzonym rozwiązaniem; przetestowanie systemu na zdarzeniach rzeczywistych będzie wymagało użytkowania sprzętu o odpowiednich parametrach). VI etap (3 miesiące): obejmie testowanie systemu na zdarzeniach rzeczywistych i pełne wdrożenie systemu. System będzie posiadał wszystkie zakładane funkcjonalności. Etap zakończy szkolenie pracowników z obsługi stworzonego systemu (liczba przeszkolonych osób - 7). W efekcie realizacji projektu: zakupione i odpowiednio dostosowane systemy zostaną zintegrowane z dotychczasowymi systemami Wnioskodawcy (system sklepu internetowego, system sprzedaży Subiekt) oraz systemami partnerów: systemem sprzedaży, obsługi serwisowej, systemem firmy kurierskiej, systemem finansowo-księgowym dostawców/dystrybutorów III. Przedmiot oferty Na przedmiot oferty składają się elementy z czterech części, dotyczy to etapu II, III, IV i VI projektu B2B: Część I (etap II): a) zakup systemów: - zakup systemu ujednolicającego bazy produktowe (SUBP) System pozwalający ujednolicić bazy towarowe wielu firm po kodach, producentach, nawie i cenie produktu, eliminujący błędy np. w nazwach, kodach produktowych. Umożliwiający również

5 wprowadzenie e-faktur do systemu sprzedaży (dzięki któremu możliwe będzie rozpoznanie towaru np. po opisie w sytuacji braku kodu na fakturze). Całość oparta o relacyjny model danych SQL. Tworzący dla każdego dostawcy odrębny zbiór danych, który poprzez relacje, będzie wiązał wspólną bazę produktową. - zakup systemu analizującego optymalny zakup (SAOZ)) Pozwalający dokonać automatycznego sprawdzenia parametrów poszczególnych zamówień u dostawców włączonych w system B2B: dostępność, cenę, koszty transportu, czas dostawy, sposób dostawy, sposób płatności. Przy każdorazowym zamówieniu weryfikujący stany magazynowe, pozwalający określić bieżące zapotrzebowanie ( ilość sztuk do domówienia). Odpowiadający za optymalizację zamówień. b) usługi doradcze: - usługi doradcze o charakterze informatycznym dotyczące dostosowania zakupionych systemów do systemów integrowanych przedsiębiorstw 50 godzin Część 2 (etap III): a) zakup systemów: - zakup systemu do wymiany danych (SWD) System ma pozwolić na: wprowadzanie nowych produktów dostawcy/dystrybutora do systemu sklepu internetowego, automatyczne dokonywanie aktualizacji cen i dostępności katalogu produktów dostawcy/dystrybutora ( dostawca może bezpośrednio wprowadzać aktualne dane dotyczące bazy produktów), automatyczne wprowadzanie e-faktur z systemu informatycznego dostawcy do systemu sprzedaży, automatyczne przesyłanie do systemu dostawcy danych do wysyłki ( w przypadku kiedy dostawa ma trafić bezpośrednio do ostatecznego odbiorcy firmy). - zakup systemu kontrolno finansowego (SKF) Pozwalający na monitoring zamówień towarów, które dostawca kieruje bezpośrednio do ostatecznych odbiorców firmy. Umożliwi wykrywanie sytuacji krytycznych i podejmowanie odpowiednich działań (generowanie komunikatów błędów dostawcy, informacja na temat działań korygujących). System powinien również automatycznie zliczać płatności pobraniowe dokonane przez klientów na rzecz dostawcy i informować o zaliczeniu dokonanych płatności pobraniowych na rzecz ewentualnych zobowiązań Wnioskodawcy na rzecz dostawcy ( na rzecz zapłaty konkretnych faktur). System powinien

6 także automatycznie dokonywać sprawdzenie salda partnerów ( w celu regulowania zobowiązań i należności) i w sytuacji błędów przekazywać odpowiednie komunikaty do systemu księgowości obu partnerów. Pozwoli również śledzić proces dostaw wszystkich przesyłek: automatycznie generować listy przewozowe, przesyłać dane do wysyłki do systemu firmy kurierskiej, przesyłać informacje o nieodebraniu przesyłek, pozwalać na weryfikację dokonanych płatności pobraniowych z fakturami. b) usługi doradcze: - usługi doradcze o charakterze informatycznym dotyczące dostosowania zakupionych systemów do systemów integrowanych przedsiębiorstw 50 godzin Część 3 (etap IV): a) zakup systemów: - zakup systemu obsługi serwisowej (SOS) System pozwoli na wprowadzenie do bazy e- WZ pochodzących bezpośrednio z systemu dostawcy, numery seryjne z e-wz przypisze do faktury zakupu i wygeneruje e-gwarancję. Będzie w pełni zintegrowany z systemem sprzedaży oraz z systemem obsługi serwisowej dostawcy. Z systemu będą automatycznie wysyłane zgłoszenia serwisowe do dostawcy. Pozwoli wprowadzać informacje zwrotne na temat statusu zgłoszenia serwisowego przesłanego dostawcy. b) usługi doradcze: - usługi doradcze o charakterze informatycznym dotyczące dostosowania zakupionych systemów do systemów integrowanych przedsiębiorstw 25 godzin Część 4 (etap VI): a) usługi doradcze: - usługi doradcze o charakterze wdrożeniowym (testowanie systemu na zdarzeniach rzeczywistych) 400 godzin b) usługi doradcze: - szkolenie personelu z obsługi dedykowanego systemu B2B 100 godzin

7 Wszystkie zakupione systemy powinny być zgodne ze standardem EDI. Oferty powinny zawierać koszty dostawy i dostosowania zakupionych systemów. Prosimy o wyszczególnienie ilości godzin na wdrożenie i usługi doradcze oraz stawkę za godzinę. IV. Warunki postępowania ofertowego 1. Informacje ogólne Firma NKK System Spółka Jawna zaprasza wszystkie zainteresowane firmy, które posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie we wdrażaniu projektów tego typu i są władne do złożenia oferty w zakresie i na warunkach w nim określonych z następującymi zastrzeżeniami: a) NKK System zastrzega sobie prawo do przyznania realizacji tego projektu jednemu dostawcy w całości, lub kilku dostawcom oddzielnie w wyspecyfikowanych obszarach tematycznych dotyczących oprogramowania i wdrożenia, oraz infrastruktury sprzętowej. b) Dopuszcza się możliwość złożenia oferty częściowej, jednakże obejmującej całość danego obszaru tematycznego. c) Firma NKK System zastrzega sobie prawo do przyznania realizacji projektu dostawcy / dostawcom najlepiej spełniającym wymagania biznesowe firmy. d) Firma NKK System zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert wg własnego uznania. e) Złożenie oferty przez Oferenta nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń w stosunku do firmy NKK System. f) Firma NKK System zastrzega sobie bez konieczności podawania przyczyn prawo odstąpienia od rozpatrywania otrzymanej oferty zarówno w odniesieniu do całości jak i jej poszczególnych elementów. 2. Kryteria oceny ofert Firma NKK System dokona oceny otrzymanych ofert kierując się następującymi kryteriami:

8 Kryteria oceny ofert: a) Cena - (waga 60%) b) Doświadczenie na rynku wg wzoru: śó ó - (waga 20%) c) Ilość zrealizowanych wdrożeń o podobnym charakterze do B2B wg wzoru: żń żń śó ó - (waga 20%). 3. Konsultacje, udzielanie wyjaśnień W przypadku zainteresowania niniejszym zapytaniem, informacji merytorycznych i technicznych udziela pan Stanisław Kukułka kontakt: tel sk@nkk.pl lub w siedzibie firmy NKK System w Krakowie przy ulicy Tatarskiej Przygotowanie, ważność i termin składania ofert Oferty należy przygotować w języku polskim. Wszystkie ceny należy podawać jako wartości netto. Ceny powinny być wyrażone w PLN. Oferty można składać w formie papierowej pod adres: Pan Stanisław Kukułka NKK System Spółka Jawna ul. Tatarska Kraków lub sk@nkk.pl Termin i miejsce składania ofert z II, III, IV i VI etapu Siedziba firmy NKK System Sp. J. ul. Tatarska 5, Kraków Pani Beata Zalewska do dnia 31 października 2011 do godz Rozstrzygnięcie: Podpisanie umowy:

9 Termin realizacji II etapu: Zakup systemu: Usługi doradcze: do Protokół zdawczo-odbiorczy i faktura muszą być wystawione do dnia do Termin realizacji etapu III: Zakup systemu: Usługi doradcze: Protokół zdawczo-odbiorczy i faktura muszą być wystawione do dnia Termin realizacji etapu IV: Zakup systemu: Usługi doradcze: Protokół zdawczo-odbiorczy i faktura muszą być wystawione do dnia Termin realizacji etapu VI: Usługi doradcze o charakterze wdrożeniowym: od do Szkolnie personelu: od do Protokół zdawczo-odbiorczy i faktura muszą być wystawione do dnia