Kraków, 24 września Zapytanie ofertowe na dostawę i wdrożenie technologii teleinformatycznych

Transkrypt

1 Kraków, 24 września 2009 Zapytanie ofertowe na dostawę i wdrożenie technologii teleinformatycznych w ramach projektu nr umowy WNP-POIG /09-01 o tytule: Zakup i wdrożenie narzędzia informatycznego B2B dla klientów firmy Euro-Trade wraz z otoczeniem systemowym I. Wstęp EURO-TRADE P.H.Z. Golińscy Spółka Jawna zaprasza do złożenia pisemnych ofert w zakresie dostawy i wdrożenia technologii teleinformatycznych niezbędnych do realizacji projektu Zakup i wdrożenie narzędzia informatycznego B2B dla klientów firmy Euro-Trade wraz z otoczeniem systemowym na bazie wymagań firmy Euro-Trade wyspecyfikowanych w niniejszym zapytaniu ofertowym. II. Informacje podstawowe 1. Charakterystyka firmy Euro-Trade Firma EURO-TRADE P.H.Z. Golińscy Spółka Jawna została założona w 1990 roku. Jej początkową działalnością była hurtowa sprzedaż artykułów biurowych, szkolnych i zabawek. Obecnie, oprócz sprzedaży art. szkolno-biurowych i zabawek poprzez posiadane dwie hurtownie, firma jest również producentem art. szkolno-biurowych brandowanych własną marką Starpak, a także ogólnopolskim dystrybutorem tych produktów. Euro-Trade prowadzi również ogólnopolską sprzedaż art. dziecięcych i zabawek pochodzących z własnego importu. Prowadzona jest również działalność polegająca na bezpośrednim zaopatrywaniu biur i urzędów w art. biurowe oraz eksport marki Starpak. Rozwój firmy wpisany w jej politykę i strategię jest konieczny ze względu na rosnące wymagania rynku oraz obecną na nim konkurencję. Utrzymanie i umacnianie swojej pozycji na rynku, poszerzanie i ciągłe

2 ulepszanie obsługi klientów zarówno krajowych jak i zagranicznych jest drogą rozwoju Euro-Trade. Obszar działalności: obszar całej Polski i zagranica. 2. Lokalizacja projektu Projekt realizowany będzie etapowo w trzech lokalizacjach: a) Kraków, ul. Łokietka 155 budynek spełniający funkcję hali sprzedaży, magazynu głównego, centrum biurowego. powierzchnia magazynowa 1480 m 2 powierzchnia hali sprzedaży 1900 m 2 powierzchnia biurowa 750 m 2 powierzchnia zaplecza socjalnego 65 m 2 b) Kraków, ul. Obrońców Modlina 4 powierzchnia magazynowa 4600 m2, powierzchnia biurowa 100 m 2 c) Rzeszów, ul. B. Żeleńskiego 15 budynek handlowo-magazynowy powierzchnia magazynowa 1488 m 2 powierzchnia biurowa 24 m 2 3. Ogólny opis projektu Planowany projekt będzie polegał na zakupie niezbędnego dla wdrożenia systemu B2B oprogramowania i sprzętu komputerowego wraz z otoczeniem systemowym (m.in. dostosowanie posiadanego systemu ERP oraz zakup niezbędnych środków trwałych). Na bazie narzędzia B2B będzie odbywać się w wymiana handlowa oraz informacyjna pomiędzy firmą EURO-TRADE a jej instytucjonalnymi partnerami handlowymi. Wymiana ta będzie w znacznym stopniu zautomatyzowana, co silnie przyczyni się do usprawnienia i przyśpieszenia wzajemnych transakcji handlowych. Narzędzie B2B umożliwi partnerom firmy EURO-TRADE podgląd stanów magazynowych online wraz z oferowanymi cenami

3 oraz specjalnymi ofertami przez 24 godziny na dobę, przeglądanie zdjęć i opisów oferowanych towarów, dokonywanie zamówień przez całą dobę oraz z dowolnego miejsca, podgląd całego procesu realizacji zamówienia, pobranie dokumentów sprzedażowych zaraz po ich wystawieniu, dostęp do stanu wzajemnych rozrachunków i otwartego salda należności, pełny monitoring składanych zamówień (archiwum) oraz składanie reklamacji i monitorowanie procesu reklamacyjnego. Aplikacja B2B będzie zawierała również moduł programu lojalnościowego oraz sekcję dla dostawców, którzy będą mieli dostęp do danych na temat swojej oferty w Euro-Trade oraz możliwość sugerowania zamówień. Narzędzie B2B będzie dodatkowo w przyszłości podstawą wdrożenia u partnerów narzędzia B2C. Poprzez wdrożenie obu narzędzi przedsiębiorstwo EURO-TRADE będzie miało wpływ na usprawnienie obsługi klientów detalicznych swoich partnerów. Aktualnie użytkowany przez firmę Euro-Trade zintegrowany system informatyczny klasy MRP/ERP, stanowić będzie techniczną podstawę funkcjonowania systemu B2B. W celu pełnej integracji systemu MRP/ERP z internetową aplikacją B2B, zostanie on wyposażony w szereg dodatkowych modułów dedykowanych dla przedsiębiorstw z branży handlowej. Specyfikowane moduły umożliwią między innymi prowadzenie zaawansowanej polityki rabatowej, promocji oraz programów lojalnościowych, rozrachunków dewizowych, ewidencję środków trwałych oraz rejestrowanie zamówień dla dostawców. W ramach projektu planowany jest zakup i wdrożenie aplikacji WMS do zarządzania tzw. magazynem wysokiego składowania w trzech lokalizacjach firmy Euro-Trade. Budżet projektu zakłada dodatkowo zakup niezbędnej infrastruktury teleinformatycznej wraz platformą systemowo-bazodanową warunkującą wydajną i niezawodną pracę wdrażanych rozwiązań oraz przeprowadzenie działań szkoleniowych i doradczo-wdrożeniowych w zakresie zakupionych technologii, warunkujących sukces podejmowanych działań. III. Przedmiot oferty Na przedmiot oferty składają się: a. Zakup oprogramowania: aplikacja B2B, rozszerzenie ilości użytkowników oraz wachlarza funkcjonalnego obecnie użytkowanego systemu klasy ERP, oprogramowanie

4 do zarządzania magazynem typu wysokiego składowania WMS oraz pozostałe oprogramowania systemowo-bazodanowe realizujące potrzeby funkcjonalne firmy Euro-Trade. b. Dostawa platformy sprzętowej: infrastruktura tele-techniczna magazynu wysokiego składowania (okablowanie strukturalne sieć komputerowa, urządzenia aktywne wraz z akcesoriami, serwer zapasowy dla aplikacji ERP/WMS). c. Usługi wdrożeniowe szkolenia, wykonanie niezbędnych prac doradczo-wdrożeniowych zarządzanie wdrożeniem, prace implementacyjne i konfiguracyjne. d. Zapewnienie serwisu, opieki technicznej i konserwacji dla zaoferowanych rozwiązań. Specyfikacja przedmiotowa i ilościowa została przedstawiona w poniższych tabelach. Z uwagi na szeroki zakres przedmiotu zapytania ofertowego oraz dopuszczenie możliwości składania ofert częściowych, poszczególne składniku projektu zostały zakwalifikowane do 3 osobnych obszarów tematycznych. Każdy obszar tematyczny wraz z niezbędnymi do realizacji usługami, stanowi najmniejszą część zapytania do której dopuszcza się składanie ofert częściowych. Ze względu na specyfikę realizowanego projektu, zamawiający zastrzega sobie jednakże prawo preferowania ofert całościowych jako najpełniej gwarantujących spójność, jakość i terminowość realizacji projektu. Obszar 1 Aplikacja B2B Lp. Zagadnienie 1. Wielofunkcyjna internetowa aplikacja B2B działająca w bezpośredniej współpracy z systemem ERP/WMS.

5 Obszar 2 ERP / WMS / serwer zapasowy backup Lp. Zagadnienie 1. Moduł systemu klasy ERP do zarządzania magazynem wysokiego składowania WMS dla 21 użytkowników równoczesnych. 2. Moduł systemu klasy ERP "Magazyn logistyczny wysokiego składowania". 3. Zakup 8 nowych użytkowników systemu klasy MRP/ERP 4. Wzbogacenie wachlarza funkcjonalnego pakietu modułów aplikacji ERP, obecnie użytkowanego przez firmę Euro-Trade celem pełnej integracji systemów B2B, WMS i ERP dla 90 użytkowników. 5. Zakup oprogramowania mediatorowego dla 29 użytkowników. 6. Zakup oprogramowania terminalowego dla 59 użytkowników. 7. Zakup relacyjnej bazy danych dla 29 użytkowników nazwanych. 8. Zakup 1 serwera zapasowego "backup" 9. Zakup systemu operacyjnego (do serwera zapasowego back up, klasy co najmniej Windows Server Standard 2003 R2 w/sp2 64Bit x64 EN 1-4CPU 5 Clt OEM licencja na 1 serwer) 10. Zakup 1 zasilacza awaryjnego (dla serwera zapasowego "backup")

6 Obszar 3 Infrastruktura magazynu wysokiego składowania Lp. Zagadnienie 1. Zakup 3 sieci komputerowych na potrzeby magazynu wysokiego składowania (okablowanie strukturalne magazynu wysokiego składowania) 2. Zakup 21 przemysłowych terminali przenośnych (kolektorów danych)*. 3. Zakup 21 baterii zapasowych (do kolektorów danych). 4. Zakup 8 ładowarek 4-slotowych, wraz z zasilaczem (do kolektorów danych). 5. Zakup 3 podstawek komunikacyjnych (stacji dokujących) z kompletem kabli (do kolektorów danych). 6. Zakup 3 półprzemysłowych drukarek kodów kreskowych (300dpi)* 7. Zakup 37 radiowych punktów dostępowych AccessPoint. * urządzenia powinny być przystosowane do współpracy z użytkowanym obecnie przez firmę Euro-Trade systemem klasy ERP. Dla każdego z wyspecyfikowanych obszarów tematycznych oferty powinny zawierać koszty usług (wykonania modelu merytorycznego, przeprowadzenia szkoleń specjalistycznych oraz doradztwa w zakresie wdrażanych w projekcie technologii) wraz z niezbędną ilością godzin do ich realizacji. Ceny usług powinny być podane według stawki za 1 roboczogodzinę konsultanta. W przypadku oprogramowania prosimy o podanie rocznych kosztów jego utrzymania. IV. Warunki postępowania ofertowego 1. Informacje ogólne Do składania ofert firma Euro-Trade zaprasza wszystkie firmy, które posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie we wdrażaniu projektów tego typu i są władne do złożenia oferty w

7 zakresie i na warunkach w nim określonych z następującymi zastrzeżeniami: a) Firma Euro-Trade zastrzega sobie prawo do przyznania realizacji tego projektu jednemu dostawcy w całości, lub kilku dostawcom oddzielnie w wyspecyfikowanych obszarach tematycznych dotyczących oprogramowania i wdrożenia, oraz infrastruktury sprzętowej. b) Dopuszcza się możliwość złożenia oferty częściowej, jednakże obejmującej całość danego obszaru tematycznego. c) Firma Euro-Trade zastrzega sobie prawo do przyznania realizacji projektu dostawcy / dostawcom najlepiej spełniającym wymagania biznesowe firmy. d) Firma Euro-Trade zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert wg własnego uznania. e) Złożenie oferty przez Oferenta nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń w stosunku do firmy Euro-Trade. f) Firma Euro-Trade zastrzega sobie bez konieczności podawania przyczyn prawo odstąpienia od rozpatrywania otrzymanej oferty zarówno w odniesieniu do całości jak i jej poszczególnych elementów. 2. Kryteria oceny ofert Firma Euro-Trade dokona oceny otrzymanych ofert kierując się następującymi kryteriami: a) Jakość zaoferowanych produktów i usług, b) Integracja oferowanych aplikacji (istniejąca bądź koszty jej wykonania) z obecnie użytkowanym systemem ERP, c) Cena, d) Zakres funkcjonalny proponowanych rozwiązań, e) Warunki i jakość zaoferowanego serwisu, f) Kompleksowość składanej oferty, g) Czas dostawy oferowanych produktów lub usług h) Dotychczasowa historia współpracy z firmą Euro-Trade W wyniku dokonanej analizy otrzymanych ofert zostanie wyselekcjonowany dostawca lub dostawcy poszczególnych obszarów tematycznych w zakresie oprogramowania, wdrażania

8 oraz infrastruktury sprzętowej. W trakcie analizy ofert firma Euro-Trade może zwrócić się do oferentów o dodatkowe informacje lub spotkanie w siedzibie firmy celem wyjaśnienia ewentualnych niejasności dotyczących zaoferowanych rozwiązań. 3. Konsultacje, udzielanie wyjaśnień W przypadku zainteresowania niniejszym zapytaniem, informacji merytorycznych i technicznych udziela pan Artur Goliński kontakt: tel artur.golinski@euro-trade.pl lub na miejscu w siedzibie firmy EURO-TRADE Kraków, ul. Łokietka 155 w dniach 28, 29, 30 września 2009 w godzinach od do (po uprzednim umówieniu spotkania za pośrednictwem poczty elektronicznej kierowanej na adres artur.golinski@euro-trade.pl). 4. Przygotowanie, ważność i termin składania ofert Oferty należy przygotować w języku polskim. Wszystkie ceny należy podawać jako wartości netto. Ceny powinny być wyrażone w PLN i posiadać termin ważności do 15 lutego Oferty można składać w formie papierowej lub elektronicznej (w formatach plików MS Word lub pdf) pod adres: Pan Artur Goliński EURO-TRADE P.H.Z. Golińscy Spółka Jawna Kraków, ul. Łokietka 155 lub artur.goliński@euro-trade.pl Termin składania ofert: