- PDF Free Download

Transkrypt

1 Ś Ć Ą Ć Ó Ą Ę Ż Ź Ó Ż Ż Ż Ż Ż Ż Ż Ó Ś Ó

2 T ZAIZĄ DZANIE PROJEKTAMI mus to potrwa jeszcze wee tygod od mometu, gdy prezes ych mometach pro1ektu, a tucja bywa tu zym doradc. ogos, ze aeży zarzdza pro1ektam. W tym okrese zesp Pamtajmy, ze jego podwad, czy kerow cy projektw, bdze wprowadza poprawk korygowa to, czego e mg wedz doskoae, co maj robć, a co aezy do sposora. wczeej przewdze. A wc sposor W swoch dzaaach mus byc spjy z tym, jak pracuje reszta orgazacj. Trzeba zaoży,ze koecze Refeksja 2' Wdroee to dzaae weoaspektowe (syste- bdze przedyskutowae z m jego ro wytumaczee mu' mot,ve) jak pomaga e przeszkadza'.' Szkoa systemowa powstaa w poowe XX weku przeżywa- Naszym zdaem, sposorow mus zaeze a orgazacj jej a swj reesas w poowe at 90. tegoz stueca, gdy Peter pracowkach, co uwzgda w paach, zarwo w krtkm, Sege opar a ejswojteor orgazacj uczcej s. jak dugm okrese czasu. Jest to obece coraz trudejsze. W maksymaym uproszczeu, zakada oa, Że aby wdro- Przykadowo, gdy posadaczam akcj byy ofe, wymuszay zee czegokowek przyoso spodzeway skutek, aezy oe a zarzdach dbaoco dugofa ow przyszofrmy' To w odpowedej koejoc we wacwymczase wprowadz zrozumae, borc pod uwag odegy momet, w ktrym modyfkacj w weu obszarach orgazacj (systemach). may wypaca wadczea' Po,,wycofau'' ofe pedzy z ofe zacze skraca s okres oczekwaego zwrotu. Zwksza Zarzdzae pro1 e ktam powszech e z czy ms kojarzy' Gdy s wc parce a doraźe rezutaty' A jak apsao powyzej, rozmawamy a te temat z zupeym akam, ajczcej zarzdzae projekta wskazujo a system formatyczy. czto Z mas mowa westycja! Sposor bdze musa to przeforsowa. procedur, podobe jak w So, jeszcze z certyfkacj Stae s to trudejsze, jeś koegam zzarzdu okazs kerowkw pro.;ektw. Szczerze mwc, te obegowe ope osoby bez formaego wyksztacea meedzerskego, ktre S moco zbeże z rykowym zapytaam ofeowym, jake w ostatch atach pojaway s w Posce. ZawdroŻee techczych czy fasowych. Da ch presja a szybk wyk uwazao w tych zapytaach kupo arzdza T, szkoea ub certyfkat. Tymczasem paowae wdroea w te sposb,,reprymeda'' od szefa, bd may bardzej,,zycowy'' ses szczy szase a rezutat, poewaz zechca pracowkw utrwaa w ch ze skojarzea. owdz, ze wyckowe zadaem Sposora bdze doprowadzee do uruchomea podejcedo zagadea e zaatwa wszystkch probemw' wdrozea od tego bdzezaeże wszystko. A z tym ajwkszym probemam, p. jak pozyska udz do projektu jak ch wyagradzać za dodatkowe godzy, udze zostaj sam. Pozej par porad, jakm mog s podze w meu mojego zespou, ktry wdraa metody zarzdzaa projektamw weu frmach w Posce a wece. Porada 1. ZĄd sposora wdroea m to bardzo obecuj ca, a e e krtkoter- swoj drog zawodow doskoay wycze w sferach przekoae, e ajskuteczejsz form zachty jest poraa z,,a kadem cke'' metody zarzdzaa. Wwczas p e rwszym W czase wdrozea Sposor powe okazywa poparce da zmay, j a k pod krea eusta e korzyc oraz zary sowy - wa kosekwecje s/afus quo.waże jest uzyte sowo okazywa' Ne ma wc tak wekego zaczea to, co bdze mw podczas ofcjaych odośych spotka, ecz to, co bdze rob, oraz to, co bdze mw eofcjae w tzw. wdze. Gdy okaze s to sprzecze, pracowcy bardzo szybko zauważ Jak wyka zaszych dowadcze weu bada (p' PRo- espjoc, a,,dobra owa'', goszca' ze szefow e zaeży SC), za sukcesem wdrozea sto sposor wdrozea. Je a wdrozeu, roządze s otem byskawcy po orgazacj. ządze s meedzer, ktry ma wadz (czyw gwym zakrese dyspouje budzetem a sfasowae prac), jest odpowedzay (czy e wycofa s, gdy pojaws perwsze trudoc) oraz potraf promowa dee (gdyz odze me a pocztku weu przecwkw), mamy wek szas a sukces. W wekch frmach srzeczy z czasem zaczya s tworzy jakaodmaa kutury herarchczej. Wadomo jest, e w takch orgazmach poecee zmay może w odmtach ''dobę ugrzzc wo'' oraz,,chwowego, obektywego braku mowocreazacj''. W takch wypadkach czsto Dobry sposor wdrozea to rzadko. to jest aturae. meederowe posuguj s autorytetem Sposora. to dzaa, Ludze, szczege c zatrude w frmach przemysowych, gdyz w herarch czy s od kogo jeste,a e z czym przy- awasuj wedug kompetecj twrczy techczych. S utaetowa, spraw. Czoek zarzdu moze jedak e za s chodzsz. Jedak bywa, ze sprawa staje s erozwywaa. Na przykad wtedy, gdy,,a doe'' krzyzuj s strefy wpyww a sposorowau projektw wdroeowych! Moze me dobr rwych ragsposorow top maagerw, co jest atura- wo, ae e wedze, co kokrete aezy rob w okreo- ym zjawskem, z uwag a fakt, Że duże orgazacje rzadko 73

3 I Yarsztat s budowae W sposb,,projektowy''. Sytuacja taka wymaga Zajomo systemu orgazacyjego jest o tye waza, o e terwecj sposora. wdrozee bdze czsto poega a czeu jużdzaących Sposor bdze musa skup s jeszcze a dwch sprawach: po perwsze, a zaezeu swoch reprezetatw (sposorw okaych), jakm s meederowe oddzaw, f, duzych w frme podsystemw. Poza tym je w jedym mejscu apot- ka s a opr, trzeba wedze, jak go obej uzy ateratywy. Dobry szef wdroea ume,,zkd'' dosta rodk, zaatw frastruktur da PMo, atake pozyska zwoekw. pow, ktrych taet dobra woa okazujs pomoce da skuteczego wdroea' ch zadaem bdze dba o wdroe- Moze dzw to, e e wspomaem o zajomoc zarzdzaa e a co dze, p. egzekwujc wykoywae decyzj spo- projektam. Paradoksae jedak szef wdrozea e mus by sora. Drugm jego zadaem bdze ustaae cew zada ekspertem w tej dzedze - wystarczy, by j opaowa w stop- d a kerow ctw a or az rozczae ch. Sposb wykoywa a u dostateczym. Wystarczy, by uma fachowcw zatrud procesw pofeowych czy zarzdzae ryzykam kuczowych w PMo ub z mwsppracowa. projektw zakadaj agazowae s kadry kerowczej. Sposor mus tu uważa a zachowae spjoc z wybraym podejcem do zarzdzaa pro1ektam. Pgrada 3. Hhudtusfugow* FMf Bur o zarzdza a projektam (PM o) jest stab zatore m wdrozea. ZzaoŻea a co dze ma kotakt z projektam Frada *. X*'!dź sxef* wdmź*a ch kerowkam,,drugm po Bogu" we wdrozeu jest jego der - ajepej za przekrojowo potrzeby or- kerowk gazacj ume do ch dopasowywa techk zarzdzaa. wdrozea. Gdy mamy dobrego szefa, to ekke edocg- Tyko daczego red czas yca PMo wedug bada to ca ub wpadk sposora da s obrc a korzy's cztery ata? Daczego po tym okrese s je rozwzuje? trzy cechy dobrego kerowka wdroea: perwsz jest gd Jest kka powodw. Buro z czasem zaczya zajmowa s os ag ec d ru g odwa g - poprawoc metodycz projektw ch zgodoc ze a, a trzec zaj omo system u. Jekerowkem wdrozea jest osoba dowadczoa, ae majca szczytowy momet karery juz za sob, e bdze chcaa oa arażac s da wdrozea. Poza tym moze hoorowa uzawa za jedye susze te rodkzarzdcze, ktrych sama uzywaa, przejawa przez to trudo w zrozumeu, a czym poega siotazarzdzaa projektampo owemu' osoby modsze stazem z koe mog okazywa stadardam, a e tym, czy s sesowe czy maj szas osg cee. Zdarzaj s tam osoby, ktre e prowadzy zaczcych projektw oraz e do koca zaj specyfk dzaa ocoperacyjej frmy (tzw. sztabowcy). Mog obawa s kotaktu z kerowkam projektw, ktrzy o tym wedzwszystko' A to utruda budowae waocpmo da orgazacj. wksz eerg ch do eksperymetowaa, a takze by Co zrob w takej sytuacj? Do PMo aey zaagażowa bardzej zdetermowae skocetrowae a osg- osoby z ajwkszym dowadczeem projektowym oraz cu ceu, gdyz wdz w tym szase da sebe. Wdroee powo by wwczas reazowae odwazej _ a przezto take, które posadaj autorytet. ch rozwzaa propoo- wae projektom bd a pewo praktycze proste kt z wkszym prawdopodobestwem ezarzuc m braku reazmu' Jedak pozyskae tych osb sukcesu. Szef wdrozea e moze ba s kotaktu ze sposorem Ższ kadr zar zdzajc ' S t ra c h (cz sto obserwoway w duzych orgazacjach) wycze wd roze pr a w y ze szkadza. Ka d ra zar zdzajc a za sad czo o cze ku do PMo moe okaza s trude. Skoro ktopotraf reazo_ wa projekty, orgazacja bdze chcaa go zostaw w tej ro. tu przyda s sposor. j e Naj epej zaprojektowa PMo jako komrk q uas-zewtrz- a sesowe propozycje ze stroy odwazych podwad-, ktra mus sprzeda swoje,,usug'' orgazacj. Jak to ych. odwaga to take zdoodo podejmowaa decy- zrobó? To pytae da PMo a sam pocztek. Musz okre- zj operacyjych. Warto me tu a uwadze, ze w czase 'kto bdze ch ketem, a kto e. Co od ch ma kupo- wdrozea e da s czsto zadowo rzych stro. Trzeba bdze wybra jakopcj' ktra wywoa czyj wa ket? Jak bdze przebega proces wadczea usug sprzecw. D atego, przykadowo, przedużae prac wdro- tecze, gdyz od razu aprowadzaa prorykowe myee: zeowych ceem uzyskaa (emozwego) kompromsu bdzemy w orgazacj, jebdzemy przydat. Bdzemy ub opowae prostych zagade s postrzegae jako przydat, jekerowcy dzk am atwej odos sukces. wdocze ozak obaw szefa wdroe. By tak s stao, musmy ch do sebe zachc' 14 kto ma za ego,,pac''? Take podejce jest bardzo uzy-

4 Ą Ó Ó

5 T tvarsztat teget). Naszym zdaem, c tak e zjeduje kerowka projektu, jak POMOC ze stroy PMO w przechodzeuprzez p. poprzeztworzee dedykowaych arzdza metodyk, w sposb spjy czy dyscypy zarzdzaa, psychoog czy owoc' PMo moze pokazac' ze system wspeęcy project przyw odztw a. Takze maagemet czy metodyka s po to, by pomc koeczo wsparca zarzdzaa pro.1ektam przez chage poprowadz P M cor az wy r ażą zaczy a zauw aża udz przez proces cjowaa czy paowaa pro1ektu. WaŻe, maagemet, czego dowoder s pubkacje w tej tematyce. by przy tej okazj e wyrcza kerowkw, bo s do tego Warto wc odwezywedz sprawdz, co jest dostpe przyzwyczą, a proces aukdaeko eządze' w tej dzedze, gdyz oa takze uega zmaom. PMo Wrogem kazdej zmay jest samozadowoee. Moze to zab powo teżżda od kerowkw projektw traktowaa mys. Pod ob e rzecz s ma z zarzdzaem tej komrk sero' Weokrotezdarzao s am obserwowa kazdy d obry kerowkw projektw, ktrzy przychodz do PMo, arzekajc pro1ektam. Jak wspomao powyzej, e aezy spodzewa a cze trudoc z projektam, jedak gdy e stosowa s s do zaece tego bura. omja reguy zarzdzaa pro1ektowe- a wysek przekoywaa ych, go ub je przeacza a po terwecj PMO udzeoej m po- szybko aezy gromadz zebrae dotychczas potwerdzoe mocy W ratowau projektu wraca do starych przyzwycząe' dae o skuteczośc pro1ektw. Zreguy e jest to atwe. Je Tego rodzaju kadra powa by odsyaa a,,koec koejk". orga zacja e zarzdzaa Powo s ch obsugwa wwczas' gdy e ma c ego Way, moze e by jase, co aezy traktowa jako projekt. do roboty, gdyz e moze meó prorytetu te, kto grzeszy, e wc gromadz dae? Moa posuys tu aazwykoa- zauje' e odprawa pokuty zda staowczo, by go atych- ocpaw czy ym dokumetam, ktre pokaz, e warto mast obsuzoo' uowoczec metody. Moza tez a pocztku przeprowadzc Defujc ketów PMo powo zastaowc se czy kerowcy pro;ektw s ch wyczym k etam' A co zkadrzarzdza1c_ dyrektoram pecym ro sposorw czy bzeso- po etuzjazm u wd roze owe go. Wa rto p r aczą przy gotowa s Żewarto. Datego bardzo rojektam w s posb usystem atyzo- Jak systematyczy audyt sprawdz, jak wedug modeu opm3' apro czy PMMM dojrzaa jest asza frma w project maagemet. To doskoay zaecay sposb. Trudojedak przekoac szefw do jego fasowaa. wym waścce am pofe pro1ektw? Co z tym, ktrzy musz s eusta e zgadza' by ch pracowcy by,ytypożycza" do projektw a jakczas? Te roe tez s potrzebe, a PMo Wedug PRoSc zarzdzae zma podos skuteczo wd roze szecokrot e. odsete k projektw, ktore zakoczyy s sukcesem may dobrze zaprojektowae dzaaazarz- ma wee atutw, by da ch stworzy produkt. dzaa zma, wyos poad 90%. o czym warto jeszcze F*rxd. ff*ya#e*jag*e!ę! pr*jmktett Z pu ktu w dze a p racow ka, zarzdzae pamtaó? p rojekta m j est W p ro ces e zar zdzaa zma aeży e ks po owa s po - moco wtpwe. Po perwsze, gdy zostae wdrozoe, kazde so ra wd roże a a1w zadae bdze raportowae,,grze''. Ta forma wgacj e poparce, to da weu bdze to czytey zak, Że aeży zawsze przypada do gustu meedzerom. Po druge, kto chca- s wdrozeem, a e szukaem probemw. W kku frmach! by pracowac szybcej, gdy moze woej? Wydawac mej, przemysowychzdarzyo s am, Ze sposorzy pro1ektw jako ' gdy moze wydawa wcej? Me precyzyj st cew czy perws przesz warsztaty dedykowae da kerowkw pro- defcj przedmotw dostawy pro1ektu, jemoza bez tego jektw oraz zdawa egzamy certyfkujce TSPM (ekwwaet s obejzawsze s dogadac? Poza tym papery formua- PMP czy P2P). Po perwsze by to dowd odwag: egzamu rze zaczyąs stawać d a ektrych reg sam w sobe... przeceż moza e zda. Po druge' kerowcy wedze, ze Mwc wprost, jeawet orgazacja odos korzyc ch szefowe sobeza z metodyk z wdrozea, to pracowk ma wycze wcej obowzkw, maagemet w zwzku z tym rozmowa kerowka projektu robc przy tym to samo, co dotychczas. Wosek asuwa y sz kadr zar zdzaj c J eś wyraz zą zagadeam pro1ect sposora projektu bdze moco merytorycza metodycza. s sam. Zarzdzae projektam e jest prosto wdroy tak, by udze stosowa reguy, poewa tego chc, a e Warto e zapoma o tym, e pracowcy majwee do- datego, e musz. Datego zachcamy do przyjrzea s Śwadcze, pomysw temu wszystkemu, co obece oferuje s w zakrese zarz- ad metodyk moe w duzej merze popraw jejjakooraz dzaazma Jest oo czsto postrzegae jako szamazm, uatw wdrozee. Powoywae zespow op ujcych ub akademzowae czy psychoogzowae' Ne jest to prawd doradczych moze powkszy groo udz, da ktrych temat W 76 e e orga zacj, ktre zaj m uj s zarzdzaem zm a, dobrych praktyk' Wczee ch do prac pro1ect maagemet e bdze obojty. Dodatkowo kt e

6 ŁĄ Ł Ż Ą Ó Ż Ą Ż Ó Ę Ą Ó Ż Ż Ż Ż Ą Ą Ą Ż Ę Ć Ę

7 Ż Ć Ż Ó Ą Ż Ź Ś Ż Ż Ć Ż Ż Ó Ż

8 ZAIZĄDZAN E PRoJ E KTAM I I dzaaj poprawe, jedak pokazuj dae, ktre s bezuzy- przestaje dzaa. Nkt e przejmuje s juz tym, gdyżkażdy tecze. Ne da s bowem zapaowa pracy, gdy e wa- we, ze o tak e dzaa. W zasadze e jest to wypaczee. domo, kto z zespou jest dostpy. Probem pojawa s, gdy To koec systemu zarzdzaa pro1ektamw daejfrme. zbyt wczeezajto s mpemetacj systemu do zarz- PoewaŻ zawodo wszystko: od sposora wdrozea, po dzaa zasobam gdy zarzdzae projektem e okrzepo. ajdrobejsze dzaaa metodycze. Jedye, co moza Potguje to ewetuae kopoty z efektywocpracy ope- zrob, to zacz do owa. racyjej: jecaa frma ma probem z wydajoc, daczego ma o zk, gdy przeorgazujemy s w projekty? Wypaczee 3. Za projekty odpowada PM0 JePMo ezbyt wyraźe komukowao, czym s zajmu1e, wwczas orgazaąa sdz, Że chodz o prac ad projektam. A wc jeprojekty te e wychodz, to a szczcejest wy z Iy - PMo. Probem ma zwzek m, Że oczekwaa meedzerw owych, sposorw kerowkw projektu s espje z tym, co moze, ma chce rob PMo. Tak probem pojawa s czsto w orgazacjach herarchczych, gdze steje zawsze potrzeba typowaa wego w wypadku kazdego probemu, zarwo tego stejcego, jak potecja ego PMo (o e z defcj e zatruda kerowkow projektów) ma Podsumowae Coraz wcej duych poskch frm wdraza skutecze zarzdzae projektam' Mom zdaem, mamy do tego wee predyspozycj, gdyz wcej w as ducha romatyczego rewoucjosty z pozytywstyczego herosa. To asza sa z meederw ztąprzyczyy ub przekestwo. Weu moce wrażea, mae przedswzca wyzwaa' Troch jedak zawodz to wszdze tam, gdze a dug dystas Irzebazachowa dyscyp ze ajw kszym wro g dokado.wydaje m s, em zar zdzaa proje kta a j estemy zas poska szkoa my sam wyzawaa przez weu zarzdza m zd row o rozsd kowego' Jej postu aty acze e brzm,,e take rzeczy ze szwagrem juz robmy" oraz my obamy komu - JAKOŚ damy rad''.,,to wspera projekty w ramach posadaych rodkw uprawe. Trzeba jedozacze komukowac ch zakres' czy grace. Wypaczee 4. zoacja kerowkw projektw Meedzer projektu chce stosowa metodyk, reguacje projektowe. Potraf to robó dokade, gdyz to jego gwe zadae' Sposor chce stosowa metodyk reguacje projektowe, ae czsto e ume to rob dokade dzaa wbrew reguom. Moze tak dzaać, ze wzgdu a swoje uprawea szerokwadz. Kerowk owy zapatrzy a jedego drugego, jedye traktuje ch jako eemet utrudajcy,,uczcw' prac. To wyk braku zarzdzaa zma ub ograczee s wycze do ajatwejszych (eskuteczych) arzdz, takch jak p. pasywa komukaąaprzez porta projektowy. Drugm powodem jest brak Parter Tc$tsp Fska odwag w zachcau do edukacj sposorw struktur W Gobaej SecTeStep odpowada zarozwą owym. arzdz wdrozeowych TeStep szkoee treerw. Wypaczee 5. Ne dzaa, wc e uytamy '..WG e dzaa Praktyk, treer doradca w zakrese wdroze zaudzaa projektam, mega projektam, pofeam projektw' wprowadza a zmay o rg a za cyj - rzdzaem projektam ej zwzaą z za- reazowa kkadzest wdro- Probem powstaje, gdy wszyscy uczestcy systemu projektowego e przestrzegajdo koca jego regu. Jest e w Posce za grac. Posada dowadczee w to ezauwazae a pocztku. KaŻdy ma przecez swoje frm. Jego arzdzawsperajce wdrozea bur projek- dowadczea we epej, czujc s mdrzejszym od tw, m.. zwzaych ze zma kutury orgazacyjej' wszekch procedur metodyk. Po jakm czase system swykozystywae powszeche w weu krajach. pr acy z zar zdam w e u po sk ch m dzy a rod owych 79