Jak usprawnić procesy controllingowe w Firmie? Jak nadać im szerszy kontekst? Nowe zastosowania naszych rozwiązań na przykładach.

Transkrypt

1 Jak usprawnić procesy controllingowe w Firmie? Jak nadać im szerszy kontekst? Nowe zastosowania naszych rozwiązań na przykładach.

2 1 PROJEKTY KOSZTOWE 2 PROJEKTY PRZYCHODOWE 3 PODZIAŁ PROJEKTÓW ZE WZGLĘDU NA SYTUACJĘ FINANSOWĄ PRZEDSIĘBIORSTWA Projekty wynikające z wewnętrznych potrzeb działalności przedsiębiorstwa, których wykonanie powoduje bezpośrednio zwiększenie kosztów działalności, a więc ich realizacja jest uwzględniana jako element planów kosztów organizacji. Projekty realizowane dla zleceniodawców (klientów) zewnętrznych, generują zarówno przychody ze sprzedaży produktów projektu, jak i koszty wykonania projektu, skutki takich projektów muszą być ujęte zarówno w planach przychodów, jak i kosztów działalności. PROJEKTY INWESTYCYJNE Projekty wewnętrzne realizowane w celu powiększenia aktywów przedsiębiorstwa, czyli takie, w których koszty wykonania są aktywowane i wykazywane jako nakłady inwestycyjne, a produkty projektu po jego zakończeniu stanowią składnik majątku organizacji; te projekty ujmowane są w planach inwestycji Źródło: "Rachunkowość zarządcza i controlling projektów" M. Łada i A. Kozarkiewicz (Wydawnictwo C.H. Beck, 2007)

3 1 PLANOWANIE NA ZASADZIE ANALOGII PODEJŚCIA STOSOWANE PRZY PLANOWANIU PROJEKTÓW 2 inaczej nazywane planowaniem odgórnym - polega na wykorzystaniu informacji o faktycznych kosztach zbliżonych projektów i skorygowaniu tych wartości w oparciu o różnice występujące między projektami, MODELOWANIE PARAMETRYCZNE 3 zaplanowanie kosztów projektu przy wykorzystaniu stałych parametrów kosztowych określające koszty jednostkowe ustalone dla wybranych istotnych zmiennych charakteryzujących zakres, jakość i termin wykonania projektu PLANOWANIE OD PODSTAW 4 określanie kosztów projektów bez odniesienia do danych rzeczywistych z innych projektów, najczęściej planowanie kosztów poszczególnych działań lub zasobów, a następnie sumowanie ich dla całego projektu MODELE KOMPUTEROWE I INNE TECHNIKI rozbudowane modele integrujące różne podejścia do planowania poszczególnych elementów kosztowych projektu Źródło: "Rachunkowość zarządcza i controlling projektów" M. Łada i A. Kozarkiewicz (Wydawnictwo C.H. Beck, 2007)

4 WYBRANE CECHY PROCESU PLANOWANIA PROJEKTÓW Controller nie zna nazw projektów, które mają być planowane. W związku z tym trudno przygotować skoroszyt z pozycjami do planowania. Osoba planująca planuje nie tylko ilości i wartości, ale także nazwę projektu oraz informacje dodatkowe o projekcie - dużo wymiarów, dużo informacji dodatkowych. CECHY PROCESU PLANOWANIA PROJEKTÓW Możliwy podział obowiązków: jedna osoba wprowadza nazwy projektów i opisuje projekt informacjami dodatkowymi, a druga wprowadza wartości i ilości. Osoba planująca zmienia nazwy projektów oraz informacje dodatkowe o projekcie lub uzupełnia informacje dodatkowe.

5 BRAK DOSTĘPNOŚCI ATRYBUTÓW DODATKOWYCH WYMIARU PROJEKT W STRUKTURZE BUDŻETOWEJ

6 ATRYBUTY DODATKOWE W WYMIARZE PROJEKT - DOSTĘPNE DO EDYCJI Z POZIOMU FORMULARZA

7 1 MOŻLIWE ROZWIĄZANIA PLANOWANIA PROJEKTÓW W EURECE STAN OBECNY Założenie wymiaru PROJEKT z elementami PROJEKT_1, PROJEKT_2, PROJEKT_N. Utworzenie struktury budżetowej z tymi elementami i udostępnienie jej w formie skoroszytu excel do wpisu danych budżetowych z komentarzem do opisu projektów. Zmiana nazw projektów na właściwe nazwy (przez Controllera). 2 Utworzenie kostki wielowymiarowej w modelowaniu olap Przygotowanie skoroszytu excel z zakładkami zawierającymi Tabelę do wpisu kodów projektów oraz wartości dla każdego kodu (nakładu, kosztu, przychodu) Tabelę z kodem projektu do którego przypisuje się dodatkowe informacje opisujące te kody takie jak np. data rozpoczęcia, zakończenia, etap, osoba odpowiedzialna itp) Zakładkę z wymiarami i ich elementami z bazy danych Eureki jako źródło dla listy rozwijanej. Tak przygotowany plik exclowy jest pobierany narzędziem Eurekowym do utworzonej kostki olapowej.

8 PROCES PRZYGOTOWANIA FORMULARZA Utworzenie wymiarów (jeśli trzeba to z wieloma atrybutami dodatkowymi). Zaprojektowanie i utworzenie kostki olapowej bazy gdzie będą gromadzone dane. DATA PROJEKT KIEROWNIK PROJEKTU KONTRAHENT MPK WYKONAWCA Koszt KIEROWNIK PROJEKTU PROJEKT DATA WYKONAWCA KONTRAHENT MPK Przygotowanie formularza interfejsu wpisu danych do kostki

9 PODSTAWOWE ZALETY STOSOWANIA FORMULARZY 1. Planowanie z szerokim wachlarzem informacji formularze umożliwiają wpis danych na atrybuty dodatkowe, nie tylko na atrybuty główne. 2. Pola pochodzące z różnych wymiarów mogą być ustawione w różnej kolejności w formularzu. 3. Możliwość ustawienia domyślnych wartości: np. wersja 01, Projekt A i wówczas w formularzu nie trzeba jej wypełniać. 4. Praca w dwóch trybach: 1. Z wyborem wcześniej zdefiniowanych elementów z listy bez możliwości dodawania nowych. 2. Z możliwością dodawania nowych elementów wymiarów. 5. Mniejsza liczba rekordów w tabeli: nie trzeba tworzyć nadmiarowych wierszy w strukturach z dużą ilością rekordów aby zabezpieczyć się przed potencjalnym brakiem pozycji budżetowych podczas budżetowania. 6. Możliwość pracy z jednym formularzem powiązanym z jedną lub większą liczbą tabel (kostek olap) możliwość wpisu danych jednocześnie do kilku tabel. 7. Dostęp przez www wymagana tylko przeglądarka internetowa.

10 INNE ZASTOSOWANIA We wszystkich obszarach gdzie planowanie wiąże się z wpisem dużej ilości informacji dodatkowych, nie tylko wartości, ilości. 1. Planowanie remontów. 2. Przygotowanie kosztorysu. 3. Ewidencja czasu pracy. 4. Planowanie kosztów ubezpieczeń floty samochodowej i innego majątku. 1. Wykaz polis, dodawanie nowej polisy 2. Okres ubezpieczenia. 3. Składka roczna 4. Płatna w ratach lub nie 5. Raport płatności w XLENT 5. Planowanie podatku od nieruchomości. 6. Planowanie opłat za korzystanie ze środowiska (opłaty za pobór wody, opłaty za odprowadzenie ścieków). 7. Planowanie kredytów obrotowych i inwestycyjnych oraz kosztów kredytów. 8. Planowanie leasingu. 9. Korekty danych z ERP (korekta danych w HD). 10. Planowanie otwarcia/zamknięcia sklepów gdzie plany te ulegają zmianie, przesunięciom itp.

11 PODSUMOWANIE Zastosowanie FORMULARZY: - NIE TYLKO DO PLANOWANIA PROJEKTÓW. - KAŻDA INFORMACJA JAKA W PRZEDSIĘBIORSTWIE JEST REJESTROWNA MOŻE TRAFIAĆ DO JEDNEJ CENTRALNEJ BAZY HURTOWNI DANYCH BEZ STOSOWANIA MECHANIZMÓW ZASILANIA. - PRZYGOTOWANA BAZA DANYCH UMOŻLIWIA - TWORZENIE ANALIZ WIELOWYMIAROWYCH NP. W TABLICACH PRZESTAWNYCH, - SZYBKI DOSTĘP DO DANYCH, - DOSTĘP DO AKTUALNYCH, BIEŻĄCYCH DANYCH, - TWORZENIE RAPORTÓW XLENT, - TWORZOENIE RAPORTÓW TABLEAU

12 PACZKI