/6 Opracował: (imię i nazwisko, podpis) Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis) Stanisława Szołtysek Marek Fryźlewicz Data: 3 sierpnia 2007r. Data: 3 sierpnia 2007r, Obowiązuje od: grudnia.2007r. Nr egz.:
2/6 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzając y zmianę ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz.. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością 2. Burmistrz Miasta 2 3. Zastępca Burmistrza 3 4. Zastępca Burmistrza 4 5. Skarbnik Miasta 5 Naczelnik Wydziału Gospodarki 6. Nieruchomościami i Planowania 6 Przestrzennego 7. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego 7 Naczelnik Wydziału Gospodarki 8. 8 Komunalnej i Drogownictwa 9. Naczelnik Wydziału Rozwoju i Inwestycji 9 Naczelnik Wydziału Infrastruktury 0 0. Społecznej i Promocji Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich. Naczelnik Wydziału Oświaty 2 2. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego 3 3. Kierownik Referatu d.s. Zamówień 4 4. Publicznych Kierownik Referatu d.s. Ochrony 5 5. Środowiska Audytor Wewnętrzny 6 6. Pełnomocnik d.s Rozwoju Lokalnego 7 Data otrzymania Podpis
3/6 8. 9. Komendant Straży Miejskiej 8 Radca prawny 9 SPIS TREŚCI.CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY...4 2.ZAKRES OBOWIĄZYWANIA...4 3.TERMINOLOGIA... 4 4.WŁAŚCICIEL PROCEDURY... 4 5.ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE... 4 6.SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA... 5 6.. Postanowienia ogólne... 5 6.2. Przygotowanie przeglądu...5 6.3. Przeprowadzanie przeglądu... 5 6.4. Dokumentowanie przeglądu... 6 7.ZAPISY...6 8.WYKAZ FORMULARZY... 6 9.DOKUMENTY ZWIĄZANE... 6
4/6. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY Celem procedury jest określenie zasad przeprowadzania przez Burmistrza Miasta przeglądu i ocena efektywności funkcjonującego systemu zarządzania jakością, realizacji przyjętej polityki jakości i założonych celów jakościowych oraz zmiany celów, w zależności od przyjętej strategii rozwoju firmy. Przedmiotem procedury jest ustalenie zasad postępowania przy przygotowaniu i przeprowadzaniu przeglądów systemu jakości wdrożonego w Urzędzie Miasta. 2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA Procedura obowiązuje: - Burmistrza Miasta, - Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością. 3. TERMINOLOGIA Przegląd systemu zarządzania jakością przeprowadzana przez najwyższe kierownictwo formalna ocena stanu Systemu Zarządzania Jakością i jego adekwatności w stosunku do polityki i celów Firmy. 4. WŁAŚCICIEL PROCEDURY Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością Urzędu Miasta. 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE Burmistrz Miasta jest odpowiedzialny za; - Przeprowadzenie przeglądu systemu zarządzania jakością. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością jest odpowiedzialny za; - Przygotowanie przeglądu systemu jakości, - Przygotowanie materiałów do przeglądu, - Sporządzenie raportu z przeglądu systemu, planów poprawy jakości w zakresie systemu, - Przechowywanie całości dokumentacji związanej z przeglądem.
5/6 6. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA 6.. Postanowienia ogólne 6...Przegląd systemu zarządzania jakością przeprowadza Burmistrz Miasta, co najmniej raz w roku. 6..2.Stałym elementem przeglądu jest: - Ocena wyników auditów wewnętrznych i zewnętrznych, - Analiza skuteczności przeprowadzanych działań korygujących i zapobiegawczych, - Ocena realizacji celów jakościowych, - Ocena funkcjonowania systemu przedstawiona przez Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością, - Analiza przebiegu procesów, - Analiza zgodności wyrobu/usługi i występujących niezgodności, - Wyniki analiz ankietowania Klientów, omówienie ewentualnych skarg, reklamacji i uwag Klientów, - Analiza zasobów w tym personelu pod kątem zapewnienia realizacji celów jakościowych. 6.2. Przygotowanie przeglądu 6.2..Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością przygotowuje przegląd, tj. - Ustala z Burmistrzem listę uczestników przeglądu i termin. - Zawiadamia ustnie lub pisemnie o terminie przeglądu wszystkich jego uczestników na 7 dni przed ustaloną datą, - Przygotowuje i przekazuje uczestnikom przeglądu komplet materiałów do dyskusji, tj. sprawozdania, analizy i oceny wszystkich elementów systemu zarządzania jakością, będących tematem przeglądu. 6.2.2.Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością przygotowuje materiały we własnym zakresie oraz koordynuje przygotowanie materiałów przez wyznaczone przez niego osoby i komórki organizacyjne. 6.3. Przeprowadzanie przeglądu 6.3..Burmistrz dokonuje analizy funkcjonowania systemu zarządzania jakością oraz ocenia osiągnięcie założonych celów jakościowych. Wyniki dokonywanych ocen, wnioski i ustalenia są protokołowane. 6.3.2.Zapisem z przeprowadzonego przeglądu jest Raport z przeglądu systemu jakości, który sporządza Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością i w terminie 7 dni, po zatwierdzeniu przez Burmistrza przekazuje wszystkim uczestnikom przeglądu. 6.3.3.Pełnomocnik sporządza plany poprawy jakości, które są przedstawiane Burmistrzowi i stanowią podstawę działań pro jakościowych. W planach tych określony jest charakter działania, termin, odpowiedzialny za jego przeprowadzenie oraz koszty. 6.3.4.Jeżeli ocena systemu wykazała konieczność przeprowadzenia działań korygujących lub zapobiegawczych, to podczas przeglądu zostają ustalone terminy i osoby wyznaczone do przeprowadzenia tych działań zgodnie z procedurą PW-0.2. Działania korygujące i zapobiegawcze.
6/6 6.4. Dokumentowanie przeglądu 6.4.. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością sporządza dokumentację z przeprowadzonego przeglądu systemu zarządzania jakością tj. raport z przeglądu systemu zarządzania jakością listę uczestników oraz inne dokumenty. 7. ZAPISY Dokumentacja z przeglądu przechowywana jest w uporządkowany sposób u Pełnomocnika d.s zarzadzania jakoscią. Dokumenty są przechowywane przez okres 5 lat. 8.WYKAZ FORMULARZY Brak 9.DOKUMENTY ZWIĄZANE Procedura PW-.2. Działania korygujące i zapobiegawcze. KONIEC