Urząd Miasta i Gminy w Łasinie KSIĘGA ŚRODOWISKOWA

Transkrypt

1 Urząd Miasta i Gminy w Łasinie KSIĘGA ŚRODOWISKOWA Wydanie 1 w roku 2010 [1/2010] Data Imię i nazwisko Podpis Symbol stan. Paweł Żuchowski Opracował: Or. Franciszek Kawski Sprawdził: Br Franciszek Kawski Zatwierdził: Br

2 Strona: 1 z PREZENTACJA URZĘDU KORZYSTANIE Z KSIĘGI SYSTEMU ZARZĄDZANIA ZAKRES SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO SYSTEM ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO Wymagania ogólne Polityka środowiskowa Planowanie Aspekty środowiskowe Wymagania prawne i inne Cele i zadania Program zarządzania środowiskowego Wdrażanie i funkcjonowanie Struktura i odpowiedzialność Szkolenie, świadomość i kompetencje Komunikowanie się Dokumentacja Systemu Zarządzania Środowiskowego Nadzór nad dokumentacją Sterowanie operacyjne Gotowość na wypadek awarii i reagowanie na awarie Sprawdzanie i działania korygujące Monitorowanie i pomiary Niezgodności oraz działania korygujące i zapobiegawcze Zapisy Audit systemu zarządzania środowiskowego Przegląd wykonywany przez kierownictwo... 9

3 Strona: 2 z PREZENTACJA URZĘDU Urząd Miasta i Gminy w Łasinie jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Burmistrz Łasina jako organ wykonawczy, wykonuje swoje zadania z zakresu administracji publicznej, wynikające z ustaw (zadania własne i zlecone) i porozumień (zadania powierzone). Siedzibą Urzędu jest ratusz zlokalizowany przy ul. Radzyńskiej 2 w Łasinie. Urząd funkcjonuje na podstawie przepisów prawa, w szczególności ustawy o samorządzie gminnym, ustawy o pracownikach samorządowych, rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, statutu miasta i gminy Łasin uchwalonego przed Radę Miejską oraz regulaminu organizacyjnego urzędu i regulaminu wynagradzania nadanych przez Burmistrza w drodze zarządzenia. Zgodnie z regulaminem organizacyjnym, Burmistrz jako organ wykonawczy w gminie jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. Kieruje pracą Urzędu przy pomocy Sekretarza oraz poprzez wydawanie zarządzeń, pism okólnych i innych decyzji kierowniczych oraz poleceń służbowych. Kieruje bieżącymi sprawami urzędu, wydaje decyzje administracyjne, upoważnia innych pracowników urzędu do wydawania decyzji administracyjnych z zakresu administracji publicznej, udziela pełnomocnictwa w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji, składa oświadczenia woli w sprawach związanych z prowadzeniem bieżącej działalności, wykonuje uchwały Rady Miejskiej, przedkłada na sesjach Rady sprawozdania z wykonania uchwał oraz sprawozdania ze swojej działalności, reprezentuje gminę i jej organy w postępowaniu sądowym i administracyjnym, gospodaruje mieniem komunalnym, zgodnie z jego przeznaczeniem oraz składa w tych sprawach wnioski i propozycje Radzie, koordynuje działalność służb użyteczności publicznej i zakładów komunalnych. Zgodnie z ustalonym podziałem zadań, Burmistrzowi podlegają bezpośrednio: 1. Sekretarz, 2. Skarbnik, 3. Radca Prawny, 4. Kierownik Oświaty, Kultury i Sportu, 5. Kierownik Referatu Inwestycji, Budownictwa i Gospodarki Gruntami, 6. Pełnomocnik do spraw informacji niejawnych, 7. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego. 8. Samodzielne stanowisko do spraw ewidencji działalności gospodarczej 9. Samodzielne stanowisko do spraw obywatelskich 10.Samodzielne stanowisko do spraw zamówień publicznych 11.Samodzielne stanowisko do spraw przeciwdziałania patologiom społecznym Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu i w tym zakresie nadzoruje działalność pracowników. Wykonuje w imieniu Burmistrza funkcje kierownika administracyjnego Urzędu i w tym zakresie: opracowuje projekt regulaminu organizacyjnego Urzędu oraz uaktualnia go w miarę potrzeby, opracowuje zakresy czynności dla kierowników referatów oraz dla samodzielnych stanowisk pracy, sprawuje nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz pełni stały nadzór nad funkcjonowaniem Urzędu, nadzoruje sprawy kadrowe Urzędu, dba o podnoszenie kwalifikacji pracowników, przeprowadza kontrolę wewnętrzną Urzędu, planuje koszty utrzymania Urzędu i nadzoruje celowość wydatkowania środków przewidzianych na ten cel w budżecie gminy, wykonuje obowiązki w granicach udzielonego mu przez Burmistrza pełnomocnictwa, opiniuje projekty uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza, nadzoruje działalność referatów i stanowisk pracy, prowadzi rejestr skarg i wniosków oraz książkę kontroli, organizuje i prowadzi prace związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem wyborów i referendów, prowadzi sprawy gminy powierzone przez

4 Strona: 3 z 11 Burmistrza oraz jego politykę informacyjną, koordynuje przepływ informacji w Urzędzie, reguluje system obrotu druków i pism wewnętrznych, sprawuje bezpośredni nadzór nad: gospodarką mieniem gminy oraz przeprowadzaniem przetargów w trybie ustawy Prawo zamówień Publicznych, sprawuje nadzór nad prowadzeniem Biuletynu Informacji Publicznej, zapewnia skuteczny sposób publikacji prawa miejscowego oraz wszelkich informacji urzędowych o charakterze publicznym na terenie gminy, zastępuje Burmistrza w trakcie jego nieobecności. Skarbnik wykonuje zadania i obowiązki wynikające z ustawy o finansach publicznych, opracowuje projekt budżetu i nadzoruje jego realizację, przekazuje pracownikom samorządowym wskazówki do opracowania projektu budżetu w zakresie ich działalności, dokonuje analiz budżetu i na bieżąco informuje Burmistrza o jego realizacji, opracowuje i organizuje prawidłowy obieg informacji i dokumentacji finansowej, współpracuje z Regionalną Izbą Obrachunkową oraz urzędami skarbowymi, nadzoruje realizację obowiązujących ustaw, sprawuje nadzór nad pracą podległego referatu, dokonuje wstępnej i bieżącej kontroli finansowej w ramach realizacji budżetu przez referaty i jednostki organizacyjne i inne podmioty powiązane z budżetem, opracowuje przepisy wewnętrzne dotyczące gospodarki finansowej, informuje Radę o odmowie złożenia kontrasygnaty względnie sytuacji, która taką odmowę mogła spowodować. Za realizację poszczególnych zadań odpowiadają kierownicy referatów: organizacyjnego, finansów i planowania, inwestycji, budownictwa i gospodarki gruntami oraz urząd stanu cywilnego a także samodzielne stanowiska pracy: kierownik oświaty, kultury i sportu, radca prawny, stanowisko ds. ewidencji działalności gospodarczej i spraw obywatelskich, stanowisko do spraw zamówień publicznych, stanowisko do spraw rolnictwa i ochrony środowiska, pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych, pełnomocnik do spraw przeciwdziałania patologiom społecznym. Referaty i samodzielne stanowiska współdziałają z organami administracji publicznej, jednostkami samorządu terytorialnego i innymi instytucjami, zobowiązane są do wnikliwego i terminowego załatwiania spraw, rozpatrywania wniosków, skarg i innych sygnałów od mieszkańców, analizowania źródeł ich powstania oraz podejmowania operatywnych działań zmierzających do należytego ich załatwienia. 2. KORZYSTANIE Z KSIĘGI ŚRODOWISKOWEJ Dokument ten jest podstawowym dokumentem Urzędu opisującym ustanowiony i wdrożony System Zarządzania w odniesieniu do wymagań normy ISO 14001:2004. Dokument uzupełnia opis systemu zarządzania wskazany w Księdze Jakości. Dokument adresowany jest do wszystkich pracowników urzędu oraz klientów indywidualnych i instytucjonalnych. Struktura tego dokumentu została oparta na wymaganiach międzynarodowej normy ISO 14-01:2004, której odpowiednikiem jest polska norma PN-EN ISO 14001:2005. Księga Systemu Zarządzania jest nadzorowana przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania. Funkcję tą w Urzędzie pełni Paweł Żuchowski. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do zapoznania się z treścią Księgi Środowiskowej i stosowania zawartych w niej postanowień oraz w dokumentach w niej przywołanych. Ilekroć w Księdze jest mowa o: Najwyższym Kierownictwie należy przez to rozumieć Burmistrza, Urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy w Łasinie,

5 Strona: 4 z 11 Komórkę organizacyjną należy przez to rozumieć referat lub równorzędną komórkę organizacyjną o innej nazwie oraz samodzielne stanowisko. 3. ZAKRES SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO System Zarządzania obejmuje swym zakresem wykonywanie usług publicznych w zakresie administracji samorządowej przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu. Strukturę organizacyjną i zakresy spraw załatwianych przez poszczególne komórki organizacyjne określa Regulamin Organizacyjny. 4. SYSTEM ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO 4.1. Wymagania ogólne System Zarządzania Środowiskowego czyli część Systemu Zarządzania, która obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialność, zasady postępowania, procedury i środki potrzebne do opracowywania, wdrażania, realizowania, przeglądu i utrzymywania polityki środowiskowej spełnia wszystkie wymagania międzynarodowej normy ISO 14001:2004 oraz jej polskiego odpowiednika normy PN-EN ISO 14001:2005.

6 Strona: 5 z Polityka środowiskowa Ustanowiona Polityka Systemu Zarządzania jest podstawą do określenia metod, procesów, celów i zadań realizowanych przez nasz Urząd. Zawarte w niej postanowienia są znane i respektowane przez wszystkich pracowników. Władze Miasta i Gminy Łasin podejmują działania proekologiczne traktując ochronę środowiska, jako ważny czynnik kształtujący rozwój społeczno-gospodarczy. Najważniejszym celem polityki środowiskowej jest poprawa jakości życia mieszkańców w trosce o dobro obecnych i przyszłych pokoleń. Nasze główne cele środowiskowe to: - ochrona wód poprzez rozwój sieci wodno-kanalizacyjnej - rekultywacja terenów zdegradowanych - doskonalenie systemu racjonalnej gospodarki odpadami - kreowanie świadomości społecznej Powyższe cele będą realizowane w oparciu o obowiązujące przepisy prawne oraz gminy Program Ochrony Środowiska, Program Gospodarki Odpadami oraz Strategię Rozwoju Miasta i Gminy Łasin, Wieloletni Plan Inwestycyjny. Dążąc do realizacji wyznaczonych celów, zobowiązujemy się przestrzegać uregulowań prawnych związanych z ochroną środowiska i ciągłego doskonalenia systemu zarządzania środowiskiem Planowanie Aspekty środowiskowe W Urzędzie zidentyfikowane zostały działania i realizowane usługi, które mają wspływ na środowisko naturalne, w którym działa organizacja, z uwzględnieniem powietrza, wody, ziemi, zasobów naturalnych, flory, fauny, ludzi i ich wzajemnych zależności. Na podstawie ustalonych kryteriów wskazane zostały tzw. znaczące aspekty środowiskowe czyli działania lub usługi, które mają znaczący wpływ na środowisko naturalne. Zasady dla tych działań zostały wskazane w procedurze VI.04.00/01 Zarządzanie aspektami środowiskowymi. Znaczące aspekty środowiskowe to : 1) wytwarzanie i segregacja odpadów innych niż niebezpieczne, 2) wytwarzanie i zagospodarowanie odpadów niebezpiecznych,

7 Strona: 6 z 11 3) nadzór nad Zakładem Gospodarki Komunalnej w zakresie jego wpływów na środowisko naturalne 4) nadzór nad przedsiębiorcami realizującymi zadania i inwestycje w zakresie ich wpływu na środowisko naturalne Aspekty te są podstawowymi obszarami, w których funkcjonują zasady Systemu Zarządzania Środowiskowego Wymagania prawne i inne Identyfikacja wymagań prawnych i innych związanych z oddziaływaniem Urzędu na środowisko prowadzona jest zgodnie z zasadami wskazanymi w procedurze VI.04.00/01 Zarządzanie aspektami środowiskowymi. Wymagania prawne zostały wskazane również w arkuszu Wykaz i ocena aspektów środowiskowych. Identyfikacja wymagań prawnych i innych służy ustaleniu czy organizacja działa zgodnie z wymaganiami środowiskowymi i stanowi podstawę do podejmowania działań mających na celu osiągnięcie lub przywrócenie tej zgodności. Przynajmniej raz na kwartał Zespół środowiskowy dokonuje oceny zgodności z wymaganiami dotyczącymi środowiska. Zasady oceny zgodności zostały wskazane w Karcie procesu VI.00.00/01 Zintegrowany System Zarządzania Cele i zadania Na podstawie zidentyfikowanych znaczących aspektów środowiskowych oraz zidentyfikowanych wymagań prawnych i innych organizacja ustanawia cele środowiskowe, dla których określa odpowiednie zadania środowiskowe do zrealizowania. Zasady planowania środowiskowego zostały wskazane w Karcie procesu VI.00.00/01 Zintegrowany System Zarządzania Program zarządzania środowiskowego Program Środowiskowy to dokument, który określa odpowiedzialność za realizację poszczególnych celów i zadań środowiskowych, przydziela środki na ich realizację i narzuca terminy realizacji. Zasady ustalania programów środowiskowych zostały wskazane w Karcie Procesu VI Wdrażanie i funkcjonowanie Struktura i odpowiedzialność Strukturę organizacyjną Urzędu określa Regulamin organizacyjny Urzędu. Ponadto powołany został Pełnomocnika ds. ZSZ, którego zadania obejmują: zapewnienie, że system zarządzania środowiskowego jest ustanowiony, wdrożony i utrzymywany zgodnie z wymaganiami normy ISO 14001, przedstawiania najwyższemu kierownictwu sprawozdań z wyników funkcjonowania systemu zarządzanie środowiskowego w celu dokonania przeglądu, łącznie z zaleceniami dotyczącymi doskonalenia.

8 Strona: 7 z 11 Odpowiedzialności w zakresie funkcjonowania poszczególnych elementów Systemu Zarządzania w zakresie zgodności z ISO 14001:2004 zostały określone w poszczególnych dokumentach systemu: procedurach, Programach Zarządzania Środowiskowego oraz Planie nadzorowania aspektów znaczących oraz Planie monitoringu środowiskowego Szkolenie, świadomość i kompetencje Szkolenia realizowane są w celu uświadomienia pracownikom: znaczenia zgodności działania z polityką i oraz wymaganiami Systemu Zarządzania [ujętymi m.in. w Planie nadzorowania aspektów znaczących] znaczących, aktualnych lub potencjalnych wpływów działania pracowników na środowisko naturalne, a także korzyści dla środowiska wynikających z poprawy ich działania, zadań i odpowiedzialności pracowników w osiąganiu zgodności działania z polityką i z wymaganiami Systemu Zarządzania, łącznie z wymaganiami dotyczącymi gotowości na wypadek awarii i reagowania na awarie, potencjalnych konsekwencji nieprzestrzegania ustalonych zasad ujętych m.in. w Planie nadzorowania aspektów znaczących Komunikowanie się Polityka Środowiskowa stanowiąca część tego dokumentu opublikowana jest na stronie internetowej. Na stronie zamieszczona jest również informacja o aspektach środowiskowych uznanych za znaczące. Kompetencje w zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej określa Regulamin organizacyjny. W Urzędzie Miasta i Gminy Łasin zostały ustanowione niezbędne zasady komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Zasady komunikacji umożliwiają przekazywanie informacji i danych niezbędnych do skutecznego wykonywania obowiązków przez personel. Obieg dokumentów w Urzędzie odbywa się na zasadach opisanych w regulaminie organizacyjnym. Obieg korespondencji wchodzącej i wychodzącej z Urzędu określa regulamin organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie. Szczegółowe zasady komunikowania w zakresie bhp przedstawione zostały również w instrukcji organizacji i trybu szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie. Archiwizacja dokumentów odbywa się zgodnie z instrukcją kancelaryjną. System komunikacji wewnętrznej wspomagają: sieć komputerowa w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie umożliwiająca przesyłanie komunikatów, informacji i danych do wszystkich pracowników, spotkania kierownictwa (protokołowane),

9 Strona: 8 z 11 spotkania kierownictwa z kadrą zarządzającą podległych sobie komórek organizacyjnych (protokołowane), wymiana dokumentów, informacji i danych zgodnie z graficznymi schematami przebiegu procesów oraz wynikająca z bieżących potrzeb (preferowana jest forma elektroniczna), szkolenia i spotkania integracyjne, Dokumentacja Systemu Zarządzania Środowiskowego W Urzędzie funkcjonuje dokumentacja opisująca elementy Systemu Zarządzania Środowiskowego i ich wzajemne oddziaływania. Dokumentami opisującymi elementy System Zarządzania Środowiskowego są: Księga Środowiskowa, Polityka Środowiskowa, Programy Zarządzania Środowiskowego, procedura Zarządzanie aspektami środowiskowymi oraz inne dokumenty, zapisy Nadzór nad dokumentacją Nadzór nad dokumentacją realizowany jest na podstawie procedury VI.01.00/01 Nadzór nad dokumentacją i zapisami Sterowanie operacyjne W Urzędzie dla wszystkich znaczących aspektów środowiskowych ustalone zostały zasady działania. Zasady te zapewniają, że nasze działania, które w znaczny sposób oddziałują na środowisko są realizowane w kontrolowanych warunkach zostały wskazane w Planie nadzorowania aspektów środowiskowych Gotowość na wypadek awarii i reagowanie na awarie Gotowość na wypadek awarii i reagowanie na awarie zostały zapewnione poprzez identyfikację potencjalnych sytuacji awaryjnych oraz ustalenie zasad zapobiegającym wystąpieniu zagrożeń środowiska i zapewnienie gotowości i odpowiedniego reagowania na nie. Została zidentyfikowana sytuacja awaryjna, której wystąpienie na terenie Urzędu może mieć znaczący wypływ na środowisko -Pożar [zagrożenie życia, emisje do atmosfery, ścieki popożarowe]. W przypadku wystąpienia zagrożenia niezwłocznie wzywane są służby straży pożarnej. W celu sprawdzenia przygotowania Urzędu do sytuacji awaryjnej okresowo przeprowadzane są symulacje. Za zaplanowanie i przeprowadzenie symulacji oraz utrzymywanie odpowiednich zapisów z tych symulacji odpowiada Pełnomocnik ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

10 Strona: 9 z Sprawdzanie i działania korygujące Monitorowanie i pomiary Sposób postępowania w kwestii monitorowania i pomiarów określa Plan monitorowania środowiskowego. Monitorowanie i pomiary środowiskowe to podstawowe narzędzie kontroli skuteczności funkcjonowania Systemu Zarządzania Środowiskowego. Monitorowanie prowadzone jest w celu: oceny zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi, oceny realizacji ustanowionej Polityki Środowiskowej, oceny stopnia realizacji celów i zadań środowiskowych realizowanych w ramach Programów Zarządzania Środowiskowego Niezgodności oraz działania korygujące i zapobiegawcze Organizacja określiła i wdrożyła zasady postępowania w przypadku stwierdzenia niezgodności. Zasady te reguluje procedura VI.03.00/01 Nadzór nad usługą niezgodną. Działania korygujące/zapobiegawcze Zapisy Sposób postępowania z zapisami określa procedura. W zakresie Systemu Zarządzania Środowiskowego funkcjonującego w organizacji zapisami objęto: aspekty środowiskowe i ich wpływ na środowisko [Wykaz i ocena aspektów środowiskowych] wymagania związane z przepisami prawnymi i innymi dotyczącymi środowiska [Wykaz i ocena aspektów środowiskowych / Protokół z okresowej oceny zgodności, monitorowanie i pomiary środowiskowe [Plan monitorowania środowiskowego], gotowość na wypadek awarii i reagowanie na awarie [dokumentacja związana z działaniem służb straży pożarnej oraz zapisy z symulacji], wewnętrzne i zewnętrzne komunikowanie się w sprawach ochrony środowiska [skargi i wnioski oraz odpowiedzi Urzędu], szkolenia [zapisy ze szkoleń, np. listy obecności, certyfikaty] audity [Raport z auditu] działania korekcyjne, korygujące i zapobiegawcze [Karta niezgodności, Rejestr niezgodności] przeglądy wykonywane przez najwyższe kierownictwo [Protokół z przeglądu systemu zarządzania] Sposób postępowania z zapisami zostały wskazane w obowiązującej Instrukcji kancelaryjnej Audit systemu zarządzania środowiskowego Sposób przygotowywania i przeprowadzania auditów określa procedura VI.02.00/01 Audity wewnętrzne.

11 Strona: 10 z 11 Audity mają na celu okresowe sprawdzanie skuteczności i zgodności funkcjonującego Systemu Zarządzania Środowiskowego z wymaganiami normy ISO 14001:2004 oraz innymi wymaganiami mającymi zastosowanie Przegląd wykonywany przez kierownictwo Najwyższe kierownictwo przeprowadza przynajmniej raz w roku przegląd Systemu Zarządzania Środowiskowego, aby zapewnić stałą jego przydatność i to, że jest on właściwy i skuteczny. Przegląd dokonywany przez kierownictwo jest dokumentowany. Dane wejściowe do przeglądu wyniki z przeprowadzonych auditów, wyniki okresowej oceny zgodności z wymaganiami dotyczącymi środowiska analizy skarg i wniosków klientów w zakresie oddziaływania środowiskowego Urzędu, wyniki monitorowania środowiskowego, status podejmowanych działań korygujących i zapobiegawczych, stopień realizacji programów środowiskowych zmiany i inne czynniki, które mogą mieć wpływ na Urząd, takich jak warunki finansowe, społeczne lub zmiany przepisów prawnych, propozycje i zalecenia dotyczące doskonalenia Systemu m.in. zgłaszanych przez pracowników działania podjęte w następstwie wcześniejszych przeglądów zarządzania, Dane wyjściowe z przeglądu Na podstawie przeprowadzonego przeglądu sporządzane są wnioski i zalecenia, które stanowią dane do doskonalenia Systemu Zarządzania. Zmiany LP. OPIS ZMIANY 1.