QAD Enterprise Applications Standard Edition SPRZEDAŻ PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA EDYCJA 2013/14
Deklaracja poufności Identyfikator: Streszczenie: Podręcznik Sprzedaż pomoc dydaktyczna do kursu Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości prowadzonego w formie laboratorium na Wydziale Informatyki i Zarządzania Politechniki Wrocławskiej. Niniejszy dokument jest używany przez studentów Wydziału Informatyki i Zarządzania Politechniki Wrocławskiej, celem zrozumienia wdrażanych procesów biznesowych - konkretnych scenariuszy i ról podmiotów, które będą testowane przy pomocy oprogramowania QAD Enterprise Applications w trakcie laboratorium. Informacje tutaj zawarte są własnością firmy QAD i nie mogą być wykorzystywane, zmienione, zmodyfikowane lub dostosowywane w całości lub w części, z wyjątkiem wyraźnego celu, który może być określony w niniejszym dokumencie lub skopiowany, reprodukowany, przechowywany w jakikolwiek sposób w tym medium elektronicznym, bez uprzedniej pisemnej zgody QAD. Strona 1
Spis treści WSTĘP... 3 KARTOTEKA KLIENTÓW... 5 ZLECENIE SPRZEDAŻY... 12 WYDANIE Z MAGAZYNU... 16 WYSYŁKA... 17 FAKTURA SPRZEDAŻY... 20 NALEŻNOŚCI... 30 REALIZACJA PRZYDZIAŁU PŁATNOŚCI DO FAKTUR... 38 KONTROLA SALDA ODBIORCÓW... 39 ĆWICZENIA DO WYKONANIA... 40 Strona 2
WSTĘP W przetwarzaniu zleceń sprzedaży biorą udział zazwyczaj cztery moduły: Moduł Oferty Sprzedaży (7.12) umożliwia: udzielenie odpowiedzi na zapytanie ofertowe klienta, monitorowanie statusu oferty, uwalnianie w łatwy sposób oferty do zlecenia sprzedaży poprzez kopiowanie istotnych informacji, wgląd w potencjalny udział marży brutto, wgląd w historię oferty według indeksu lub klienta, generowanie raportu z przedawnionych ofert, z których nie powstały zlecenia. Moduł Sprzedaż/Faktury (7) umożliwia: utworzenie zlecenia sprzedaży, potwierdzenie zlecenia, ustalenie czy istnieją zapasy umożliwiające dotrzymanie daty realizacji przydzielenie potrzebnych zapasów, wysyłkę, fakturowanie, zaksięgowanie faktury. Moduł Produkty Konfigurowane (8) umożliwia: określenie produktu poprzez jego komponenty, określenie, czy komponenty są opcjonalne czy obowiązkowe, zwolnienie zlecenia sprzedaży bezpośrednio do zlecenia produkcyjnego. Analiza Sprzedaży (7.17) umożliwia: monitorowanie wydajności oraz efektywności agentów przy zachowanej marży, sporządzanie raportu ze sprzedaży według produktu lub indeksu, ranking indeksów według sprzedaży, marży lub ilości. Czynności związane ze sprzedażą dla klienta mogą rozpocząć się od zlecenia sprzedaży lub oferty sprzedaży. W obydwu przypadkach oznacza to oferowanie klientowi sprzedaży określonych wyrobów po ustalonej cenie w ustalonym czasie. Zlecenie sprzedaży w przeciwieństwie do oferty sprzedaży, zobowiązuje klienta do nabycia wyrobów. W konsekwencji oferty nie są uwzględniane przez MRP. W przypadku kiedy oferta sprzedaży zostaje zaakceptowana przez klienta, jest ona uwalniana do zlecenia sprzedaży. Informacje z oferty sprzedaży są automatycznie przenoszone do zlecenia sprzedaży. Strona 3
Cykl życia zlecenia sprzedaży: Strona 4
KARTOTEKA KLIENTÓW Przykładowa mapa procesów opisująca konfiguację klienta Strona 5
Kartoteka klientów (2.1.1) Klient Pozostałe pola z części adres klienta: Sort nazwa Agent 1 Wiele Wysyłka przez Konto RO Odsprzedaż Uwagi Typ komentarz Identyfikator klienta Standardowe dane teleadresowe Skrócona nazwa klienta, którą można wykorzystać do szybkiego wyszukiwania. Sort nazwa wykorzystywana jest we wszystkich przeglądach służących do szybkiego wyszukania klienta m.in. w przeglądach sprzedaży, w należnościach. Przedstwiciel (agent), który utrzymuje kontakt z klientem Czy jest wielu przedstawicieli (agentów) jeśli tak, wówczas pojawi się dodatkowy ekran umożliwiający wpisanie następnych przedstawicieli Identyfikator domyśłnego przewoźnika obsługującego danego klienta Domyśłne konto księgowe RO (rozrachunków z odbiorcami) do dowolnego wykorzystania w warunkach polskich Uwagi na temat klienta Opcjonalny kod typu klienta. służące do podziału Strona 6
klientów na grupy tj. klient polski, klient unijny, klient exportowy. Pozwala to na analizę należności w zależności od wybranego kryterium. Region Waluta Zakład Język Opcjonalny kod identyfikujący region, z którego pochodzi klient Waluta rozliczeń z klientem Zakład, z którego zazwyczaj obsługuje się klienta Język używany przez klienta Tabela cen Tabela rabatów Cena stała Klasa ST SIC W etapach Faktura według autoryzacji Domyślna tabela cen dla klienta Domyślna tabela rabatów dla klienta Czy ceny dla tego klienta są stałe, czy mogą być dodatkowo modyfikowane przy wprowadzeniu zleceń sprzedaży (Tak/Nie) Klasa klienta, określająca kolejność obsługi Kod SIC (standard industrial classification) klienta, można wykorzystać np. na wpisanie kodów działalności klienta wg. EKD/PKD Czy zamówienia klienta można realizować w etapach (Tak/Nie) Czy faktury dla klienta wymagają autoryzacji (Tak/Nie) Strona 7
Rejestr VAT Rejestr VAT sprzedaży (2.13.7.1) Kod operacji Kod operacji w rejestrze VAT Podatek Strefa podatkowa Klasa podatkowa Użycie podatku Vat w cenie NIP ID VAT różne 1,2,3 W mieście Określenie, czy firma podlega opodatkowaniu (Tak), czy też nie (Nie) Oznaczenie strefy podatkowej Oznaczenie klasy (stawki) podatkowej Oznaczenie rejestru VAT w kontaktach z firmą Określenie, czy w kontaktach z firmą będą podawane wartości brutto (Tak), czy netto (Nie) Numer NIP firmy Pola nie wykorzystywane standardowo w polskich warunkach nie wykorzystywane standardowo w polskich warunkach Strona 8
Bank Metoda płatności Identyfikator banku (26.13).Jest to bank firmy, który opcjonalnie będzie się drukował fakturze sprzedaży. Metoda płatności w rozliczeniach z bankiem Limit kredytu Limit kredytu (kupieckiego) dla klienta Warunki Domyślne warunki płatności dla klienta (0- gotówka, 30- przelew 30 dni, 60 przelew 60 dni) Blokada Okres kredytowania Nr BD Wymagane ZZ Blokada kredytowa czy klient ma zablokowaną możliwość użycia kredytu (Tak/Nie) Opcjonalnie podany maksymalny okres kredytowania klienta Numer Dun & Bradstreet (D&B) przypisany dla klienta, pole może być wykorzystane dowolnie Czy wymagane są ZZ (zlecenia zakupu) od klienta (Tak/Nie) % rabatu Dodatkowy (w stosunku do tabel cen i rabatów) rabat procentowy dla klienta Odsetki Czy od nieterminowych płatności klienta będą naliczane odsetki (Tak/Nie) Strona 9
Wyciąg Cykl uzgodnień Wezwania Płatnik Ostatni przegląd kredytu Ost aktual kredytu Czy klientowi należy wystawiać wyciągi z RO (Tak/Nie) Cykl (w dniach) generowania wyciągów z RO (jeśli wyciągi są tworzone) Czy wystawiać klientowi wezwania do zapłaty (Tak/Nie) Identyfikator płatnika (jeśli płatnik jest inny niż odbiorca) Kiedy ostatnio weryfikowano kredyt klienta Kiedy ostatnio modyfikowano kredyt klienta Bank Typ konta Val Identyfikator banku kontrahenta (lub ESC, jeśli wprowadzany jest adres organizacji wykorzystującej MFG/PRO) wsz (wszystkie), lub ograniczenie do określonych typów kont (z listy rozwijanej) Umożliwia, zdefiniowanie formatu obowiązującego rachunku bankowego w danym kraju. W Polsce aktualnie obowiązuje 26 znakowy system IBAN. Zdefiniowanie formatu wyglądałoby następująco: PL (Polska) cyfry kontrolne (2 znaki), identyfikator banku (8 znaków) i identyfikator konta (16 znaków) Zdefiniowanie formatu konta bankowego nie jest obowiązkowe. Jeśli format nie jest zdefiniowany obowiązuje dowolny sposób wprowadzania numeru rachunku bankowego, np. ciąg znaków, 08987898760000067875600076 EDI Oddział Identyfikator wykorzystania elektronicznej wymiany danych Oznaczenie oddziału banku Strona 10
Konto bankowe Data pocz Data konc Numer konta bankowego, wypełniany automatycznie w oparciu o wcześniej wprowadzone dane Data, od której konto jest aktywne Data, do której konto jest aktywne Strona 11
ZLECENIE SPRZEDAŻY Kartoteka Zleceń Sprzedaży (7.1.1) umożliwia utworzenie zlecenia sprzedaży, które: Zawiera ogólne warunki zlecenia, jak również wartości domyślne dla linii zlecenia. Określa konkretny, zamówiony indeks, wielkość zlecenia oraz cenę. Podaje odstępstwa od informacji z nagłówka, odnoszące się tylko do jednej z pozycji, a nie do całości zlecenia, np. takie jak data lub adres. Zawiera podatek, opłaty przewozowe oraz informacje dotyczące statusu zlecenia dla wszystkich linii zlecenia. Kartoteka Zleceń Sprzedaży (7.1.1) Zlec Nabywca Płatnik Odbiór Data zlecenia Wymagana data Data obiecana Termin Kolejny numer zlecenia. Może być nadawany automatycznie bądź manualnie Identyfikator nabywcy przypisanego do danego zlecenia Płatnik, identyfikator płatnika (jeśli inny niż nabywca) Kod określający adres, na który zamówiony indeks powinien być dostarczony Data wprowadzenia zlecenia do systemu lub data złożenia zamówienia przez klienta Data dostawy wymagana przez klienta Data dostarczenia obiecanych indeksów do lokalizacji klienta System oblicza domyślną datę realizacji dodając Czas realizacji Wysyłki z Parametrów Zleceń Sprzedaży (7.1.24) Do Daty Zlecenia. Datę można zmienić. Strona 12
Data planowania Data wyceny Wycena razem Potwierdzenie Ręczny Cena stała Ponowna wycena Redukuj prognozy Rezerwacja szczegółowa Horyzont rezerwacji Początkowo zaplanowana data jako data realizacji Data wykorzystywana do wyboru obowiązujących cenników Aby system wycenił każdą linię zlecenia, tak jak została ona wprowadzona, a następnie wyświetlił najlepszą cenę, należy zaznaczyć to pole. Jeśli pole nie zostanie zaznaczone, system będzie czekał z wyceną zlecenia na wprowadzenie wszystkich linii zlecenia. W przypadku, gdy oferta sprzedaży zostaje zwolniona do zlecenia, pole Potwierdzenie w nagłówku oraz dla każdej pozycji jest zaznaczone i ni e może być modyfikowane. Cennik, który system powinien dla tego zlecenia brać pod uwagę w trakcie wybierania cenników. Ręczny wybór cennika stanowi tylko wskazanie do rozpatrzenia go. To system okreśłi najlepszą cenę, w oparciu o uprzednio określone zasady i kody. Czy ceny indeksów w tym zleceniu są stałe (Tak) czy podlegają zmianom z tytułu inflacji, ponownej wyceny towaru lub progów ilościowych. Aby system ponownie wycenił zmienione pozycje zlecenia, należy zaznaczyć to pole, Określa, czy zamówione ilości powinny redukować prognozę. Jeśłi pole ma wartość Nie, ilosć zlecenia jest traktowana jako nadzwyczajna i jest planowana jako dodatek do prognozy. Czy system powinien dokonywać szczegółowego przydzielania dla tej linii. opcjonalne (wykorzystywane do ręcznej kontroli przydziałów) Strona 13
Pozycja ZS Magazyn Partia/seria Zarezerwowano Zadysponowano Wysłano Do fakturowania Typ Pola dat Kategoria Redukcja prognozy Informacje podstawowe, takie jak: numer indeksu, ilość, cena, rabat. Magazyn, z którego mają być przydzielone zapasy. W celu określenia szczegółowych informacji należy wykorzystywać pole Partia/seria. Jeśli pola pozostaną puste, system przydzieli dla indeksu zapasy z domyślnego zakładu/magazynu. Ilość przydzielona do danej pozycji zlecenia. Ilość ta może być zmieniona. Ilość drukowana na dyspozycji wydań dla tej linii zlecenia obsługiwane przez system rejestruje łączną ilość indeksu wysłaną dla linii zlecenia sprzedaży. to wyświetla informację, jaka ilość została już wysłana z danego zlecenia. Określa czy dany indeks wpływa na zapasy. Typ nie będący typem pustym traktowany jest jako indeks memo. Niektóre daty linii zlecenia przyjmują wartość domyślną bezpośrednio z nagłówka; inne mogą być obliczane na podstawie wartości daty nagłówka i ustawień parametrów to można wykorzystywać do przypisywania opcjonalnych kategorii znaczącym pozycjom zlecenia. Na przykład można generować raporty w oparciu o kategorie w module Realizacja Wysyłki. Tylko dla potwierdzonych linii zamówień; to pole określa czy ilość zamówiona jest częścią prognozowanego popytu (wówczas prognoza popytu jest redukowana o dane zamówienie) czy też nie. Strona 14
Dyskonto (pole zaznaczone na niebiesko) Rabat Kontroler Karta kredytowa Status akcji Potw. ZZ EDI Drukuj ZS, LP, duplikat faktury Przedpłata Punkt FOB (Free on Board) Przewoźnik Wykaz zał. Dodatkowy rabat dla całego Zlecenia Sprzedaży. Wprowadzona wielkość (procentowa) jest dodawana to tabeli rabatów i rabatów dla pojedynczych linii indeksów. Musi zawierać sie pomiędzy -99,99 i 99,99 procent. Wielkości rabatów powiązane z wielkościami zamówień Identyfikator osoby odpowiedzialnej za zatwierdzenie kredytu kupieckiego i terminów dla tego zamówienia Opcjonalny kod identyfikujacy kartę kredytową używaną dla zamówień płaconych kartą kredytową Pozostawić puste jeśli te zamówienie może być zrealizowane natychmiastowo Tak jeśli wykorzystywany jest import zleceń zakupów od klientów przez elektroniczną wymianę danych EDI ecommerce Opcje wydruku poszczególnych dokumentów Kwota przedpłaty odnosząca się do zlecenia sprzedaży to określa, w którym momencie tytuł własności przechodzi na nabywcę I często jest wykorzystywane w celu wskazania, przez kogo płacone są opłaty przewozowe Nazwa domyślnego przewoźnika podana w Kartotece Klientów (2.1.1), która określa preferowanego przewoźnika dla zleceń klienta Numer konosamentu dla przewozu danego zlecenia sprzedaży. Dokument ten zawiera szczegółową listę zawartości wysyłanej przez nadawcę. Aby wydrukować zlecenie sprzedaży, należy zastosować opcję Wydruk Zleceń Sprzedaży (7.1.3). Drukowane są wszystkie sekcje zlecenia sprzedaży - nagłówek, linie zlecenia i stopka. Aby uwzględnić informacje dotyczące podatków, pole Wyświetl szczegóły na raportach w opcji Parametry Globalnego Zarządzania Podatkami (2.13.24) musi być zaznaczone. Jeśli do wydruku została wybrana grupa zleceń sprzedaży, system podczas drukowania omija te ze zleceń sprzedaży w danej grupie, które są wprowadzane do Kartoteki Zleceń Sprzedaży (ZS) (7.1.1) lub Kartoteki Należnych Faktur (7.13.1). Po wydrukowaniu zlecenia sprzedaży wartość pola Wydruk zleceń sprzedaży w Kartotece Zleceń Sprzedaży (ZS) (7.1.1) zostaje odznaczona. W celu ponownego wydrukowania zlecenia należy zaznaczyć pole Drukuj ZS i ponownie wydrukować zlecenie przy pomocy opcji Wydruku Zleceń Sprzedaży (7.1.3). Strona 15
WYDANIE Z MAGAZYNU Dyspozycję wydania dla zlecenia sprzedaży należy wydrukować przy pomocy Dyspozycji Wydania na ZS (7.9.13). Możliwe jest jedynie wydrukowanie dyspozycji wydania dla zleceń sprzedaży niezablokowanych - to znaczy zleceń sprzedaży z pustym polem Status akcji w Kartotece Zleceń Sprzedaży (ZS) (7.1.1). Dyspozycja Wydania na ZS (7.9.13) Dyspozycja wydań wskazuje, które indeksy oraz z którego magazynu lub zakładu należy wybrać, aby zrealizować zlecenie. Jeżeli stworzone zostały szczegółowe przydziały w Kartotece Zleceń Sprzedaży, obejmujące numery partii/serii oraz numery referencyjne partii, to informacje takie pojawiają się na dyspozycji wydania. Jeśli dla zlecenia zostało wykonane przydzielenie ogólne, to podczas drukowania dyspozycji wydań, ogólne przydzielenie zostanie automatycznie zamienione na szczegółowe. Po wydrukowaniu dyspozycji wydania zostają uaktualnione wartości ilości zarezerwowanej i ilości zadysponowanej wyświetlane w Kartotece Zleceń Sprzedaży (ZS). Strona 16
WYSYŁKA Funkcje wysyłkowe dostarczane przez system QAD EA służą do obsługi szerokiego zakresu wymagań spedycyjnych: od prostych wysyłek na zlecenia sprzedaży i transferów międzyzakładowych do bardziej złożonych spedycji o zasięgu międzynarodowym i ogólnoświatowym. Do wysyłki zlecenia należy zastosować Wydanie na ZS (7.9.15). Jeśli wykorzystywane są przydzielenia, pole Dostawa przydzielonych należy zaznaczyć oraz pole Wyślij zadysponowane pozostawić niezaznaczone. Jeśli wykorzystywane są dyspozycje wydań, pole Dostawa przydzielonych należy pozostawić niezaznaczone oraz zaznaczyć pole Wyślij zadysponowane. Zlecenie Identyfikator zlecenia Wyślij zarezerw. Jeśłi wykorzystywane są przydzielenia, należy zaznaczyć te pole, a pole Wyślij zadysponowane pozostawić niezaznaczone. Wyślij zadysponowane Jeśli wykorzystywane są dyspozycje wydań, pole wyślij zarezerw. Należy pozostawić niezaznaczone oraz zaznaczyć pole wyślij zadysponowane Nabywca Identyfikator nabywcy Pozostałe pola Należy wybrać pozycje zlecenia do wysyłki i określić ilości. -> Pojawia się prośba o zweryfikowaniewybranych indeksów. Jeżeli pole Minimalna wartość wysyłki w opcji Parametry Zleceń Sprzedaży (7.1.24) jest zaznaczone, to ostrzeżenie wyświetlane jest wtedy, gdy wartość zamówienia jest mniejsza niż wartość podana w parametrach. Strona 17
Gotowe do fakturowania Przewoźnik Zaznaczyć jeśli wysłane zlecenie powinno zostać włączone do najbliższej faktury. W celu opóźnienia fakturowania należy pole pozostawić niezaznaczone. Identyfikator przewoźnika Wszystkie otwarte linie oraz ilości dla zlecenia zostają wyświetlone. Należy wybrać pozycje zlecenia do wysyłki i określić ilość. Pojawia się prośba o zweryfikowanie wybranych indeksów. Jeżeli pole Minimalna wartość wysyłki w opcji Parametry Zleceń Sprzedaży (7.1.24) jest zaznaczone, to ostrzeżenie wyświetlane jest wtedy, gdy wartość zamówienia w walucie podstawowej jest mniejsza niż wartość podana w parametrach. Komunikat ten może się również pojawić w Kartotece Zleceń Sprzedaży (ZS). System wyświetla ostrzeżenie, w przypadku kiedy skumulowana, planowana ilość wysłana przekroczy maksymalną, zamówioną ilość dla linii zlecenia. Po wybraniu i zweryfikowaniu indeksów do wysyłki wyświetla się stopka, w której można wprowadzić opłaty przewozowe lub specjalne numery list załadunkowych oraz informacje o przewoźnikach. Kiedy zlecenie sprzedaży zostanie wysłane, jest ono automatycznie oznaczane jako gotowe do zafakturowania. W celu opóźnienia fakturowania należy pole Gotowe do fakturowania pozostawić niezaznaczone. Jeśli wysłane zlecenie powinno zostać włączone do najbliższej faktury, pole to należy zaznaczyć. Użycie Kartoteki Przewoźników (2.17.1) umożliwia definiowanie nazw, adresów, numerów telefonów i faksów, nazwisk osób odpowiedzialnych i NIP-ów przewoźników, które będą widniały na dokumentach przewozowych. Strona 18
Kartoteka Przewoźników (2.17.1) Przewoźnik Pozostałe pola Identyfikator przewoźnika Standardowe dane teleadresowe Strona 19
FAKTURA SPRZEDAŻY Faktury sprzedaży wystawione przez dział sprzedaży są zatwierdzane w opcji 7.13.4. Faktury zatwierdzane są po uprzednim sprawdzeniu poprawności kont księgowych oraz kursu wymiany na wydrukowanych fakturach sprzedażowych. Numer faktury nadawany jest automatycznie zgodnie z przypisanym rejestrem VAT do klienta lub do zlecenia sprzedaży. Zatwierdzenie faktury powoduje jej zaksięgowanie w: - należnościach- powoduje zwiększenie stanu należności klienta. - na kontach w KG - rejestrze VAT zgodnie z przypisanymi danymi podatkowymi Numer faktury Zakres numerów faktur, podawane od.do. Ustalono następuję prefiksy faktur sprzedaży: Prefiks Opis SExxxxxx SMxxxxxx SWxxxxxx Dla faktur eksportowych- gdzie SE oznacza prefiks stały faktury, 10- kolejny rok kalendarzowy, xxxx- kolejny numer dokumentu Dla faktur sprzedaży materiałów Dla faktur sprzedaży wyrobów Strona 20
SPxxxxxx SUxxxxxx Dl apozostałej sprzedaży Dla faktur WDT Płatnik Faktury korygujące Księgowanie zbiorczo bądź szczegółowo Błąd daty na dzień Kod płatnika, w zakresie podawany od... do Jeśli księgowanie dotyczy faktur korygujących należy zaznaczyć pole Faktury korygujące klikając na nie lewym klawiszem myszy. to jest wymagane przy księgowaniu faktur korygujących. Prefiksy faktur dla korekt są odmienne w stosunku do faktur niekorygujących. Ustalono nastepujące obowiązkowe prefiksy: Prefiks SEKxxxxx SMKxxxxx SPKxxxxx STKxxxxx SWKxxxxx SUKxxxxx Opis Dla korekt eksportowych Dla korekt materiałowych Dla korekt pozostałych Dla korekt towarów Dla korekt wyrobów Dla korekt WDT (konsolidacja/szczegóły) Szczegółowo- księgowanie w KG z dokładnością do faktury i pozycji na fakturze. Zbiorczo księgowanie w KG sumarycznie linii na fakturze z dokładnością do konta przychodów i sumarycznie do konta rozrachunkowego dla kilku faktur. kontrola podczas księgowania faktur parametrów takich jak: kolejność nadawanych numerów faktury zgodnie z numeratorem (zachowana chronologia nadawania numerów) oraz daty faktury i daty księgowania: Nr Opis 1 oznacza, że faktura nie zostanie zaksięgowana jeśli numer faktury i jej data jest wcześniejsza od dokumentów zaksięgowanych po tym okresie. 2 oznacza, że dla parametrów podanych w pkt.1 jest możliwe zaksięgowanie takiego dokumentu 3 oznacza, że faktura zostanie zaksięgowana na podany dzień, ale numer dla niej zostanie pobrany jako kolejny z numeratora Wystawianie faktur sprzedaży pozostałej Faktury sprzedaży pozostałej pozwalają na wystawienie i zaewidencjonowanie sprzedaży poza sprzedażą wyrobów gotowych z magazynu. Jest to najczęściej sprzedaż materiałów, środków trwałych, wynajmu lokali, usług, inne. Strona 21
Wprowadzenie ZS- opcja 7.13.1 Zlecenie Nabywca, Płatnik, Dostawa Data zlecenia Opis Kolejny numer zlecenia. Może być nadawany automatycznie bądź manualnie kod klienta pobierany z pola podpowiedzi według nazwy, miasta, NIP Data wystawienia ZS. Jest to najczęściej data zgodna z datą faktury Kanał Opis wskazuje kierunek sprzedaż. Wybór odpowiedniego kanału powoduje prawidłowy sposób księgowania przychodów w KG. Wybór zależy od wystawianego dokumentu. Wyodrębniono następujące możliwe kanały: Numer kanału Opis 10 sprzedaż unijna i exportowa 20 sprzedaż wyrobów i usług przemysłowych krajowych 30 sprzedaż pozostała 50 sprzedaż środków trwałych Kanał musi być wprowadzony do kartoteki kodów ogólnych 36.3.13. Pozostałe pola Podpowiadane są domyślnie na podstawie danych z kartoteki klienta Strona 22
Dane podatkowe klienta Rejestr VAT Kod operacji Opis Nadawany przez użytkownika zgodnie z wprodadzanym dokumentem Podpowiadane domyślnie :0: - nie podlega zmianie Użycie podatku VAT System podatkowy Opis zgodnie z wcześniej nadanym rejestrem VAT dla dokumentu. może być zmienione tylko w określonych przypadkach jeśli jest potrzeba księgowania podatku VAT na inne konta podatkowe dla dokumentów zawartych w tym samym rejestrze VAT. podpowiadane domyślnie zgodnie z klientem. System podatkowy jest uzależniony od kodu kraju kontrahenta: Kod VAT-PL VAT-UE VAT-UC Opis Klienci Polsce Klienci unijni Klienci poza unią europejską Klasa podatkowa Stawka podatku VAT Strona 23
Pola wypełniane domyślnie na podstawie danych z kartoteki klienta. Wprowadzenie szczegółowych pozycji ZS Opis Pozycje Numer indeksu Kod indeksu w zależności od potrzeb. Używane indeksy, np.: X001 X002 UR UP OP Środki trwałe Mieszkania Refaktura Usługi przemysłowe odpady Ilość fatury Cennik Cena netto Zgodnie z poleceniem fakturowania Zgodnie z poleceniem fakturowania (cena netto) Jak wyżej Strona 24
Szczeg. Pozycji Termin Typ Podatek Pozostałe pola Zgodnie z poleceniem fakturowania Określa rodzaj sprzedaży. Dla sprzedaży niemagazynowej (usługi, dzierżawa, czynsz) używany jest typ M- memo Jeśli dla danego zlecenia jest naliczany podatek,. to powinno mieć wartość TAK, oraz należy podać stawkę podatku VAT Wypełniane domyślnie Użycie podatku VAT System podatkowy Opis zgodne z wcześniej nadanym rejestrem VAT dla dokumentu. może być zmienione tylko w określonych przypadkach jeśli jest potrzeba księgowania podatku VAT na inne konta podatkowe dla dokumentów zawartych w tym samym rejestrze VAT. podpowiadane domyślnie zgodnie z klientem. System podatkowy jest uzależniony od kodu kraju kontrahenta: Kod VAT- PL VAT-UE VAT-UC Opis Klienci Polscy klienci Unijni klienci poza unią europejską Klasa podatkowa Stawka podatku VAT Strona 25
Opis opis, który powinien się pojawić na fakturze sprzedaży Drukuj na fakturze Określenie czy opis ma się wydrukować na dokumencie faktury Zakończenie ZS Strona 26
Jako potwierdzenie zakończenia ZS należy nacisnąć klawisz Następny Drukuj ZS- TAK. Jako potwierdzenie wyjścia należy nacisnąć klawisz Następny Wydruk ZS- opcja 7.3.1 Zlecenie sprzedaży Adres firmy numer ZS, podawany w zakresie od.do kod adresowy, który ma się pojawić na wydruku. Strona 27
Kod formularza Wyjście należy podać odpowiedni kod w zależności od tego jaki dokument powinien być wydrukowany :1- wydruk ZS, 3-wydruk WZ, itd. kod drukarki na której dokument będzie drukowany Wydruk faktury - opcja 7.13.3 Zlecenie sprzedaży Data faktury Wyjście Zakres numerów ZS Zgodna z datą dokumentu Kod drukarki, na której będzie drukowana faktura Strona 28
Księgowanie faktury 7.13.4 Numer faktury Nabywca Płatnik Faktury korygujące Księgowanie zbiorczo bądź szczegółowo Błąd daty na dzień Opis zakres numerów faktur, podawane od.do Kod nabywcy, w zakresie podawanym od... do Kod płatnika, w zakresie podawany od do jeśli księgowanie dotyczy faktur korygujących należy zaznaczyć pole klikając na nie lewym klawiszem myszy. to jest wymagane przy księgowaniu faktur korygujących. Prefiksy faktur dla korekt są odmienne w stosunku do faktur niekorygujących (konsolidacja/szczegóły) Szczegółowo- księgowanie w KG z dokładnością do faktury i pozycji na fakturze. Zbiorczo księgowanie w KG sumarycznie linii na fakturze z dokładnością do konta przychodów i sumarycznie do konta rozrachunkowego dla kilku faktur. kontrola podczas księgowania faktur parametrów takich jak: kolejność nadawanych numerów faktury zgodnie z numeratorem (zachowana chronologia nadawania numerów) oraz daty faktury i daty księgowania: 1- oznacza, że faktura nie zostanie zaksięgowana jeśli numer faktury i jej data jest wcześniejsza od dokumentów zaksięgowanych po tym okresie. 2- oznacza, że dla parametrów podanych w pkt.1 jest możliwe zaksięgowanie takiego dokumentu 3- oznacza, że faktura zostanie zaksięgowana na podany dzień, ale numer dla niej zostanie pobrany jako kolejny z numeratora Strona 29
NALEŻNOŚCI Przykładowa mapa procesów opisująca należności W księgowości należność to dowolne roszczenie finansowe firmy wobec osoby lub innej organizacji. Należności są roszczeniami finansowymi wynikającymi z transakcji sprzedaży. Kiedy przedsiębiorstwo sprzedaje towary lub usługi, rości sobie z tego tytułu prawo do zapłaty przez klienta. Zwykle roszczenie to jest przedstawiane klientowi w postaci faktury, która jest dokumentem stwierdzającym, co zostało sprzedane i za jaką kwotę. Strona 30
Klient najczęściej przysyła odpowiednią kwotę płatności, która zostaje uznana bezpośrednio na poczet faktury. Czasami jednak zdarza się, że klient płaci za dużo lub za mało z uwagi na rabaty lub odsetki finansowe związane z przeterminowaniem. Moduł Należności pozwala tworzyć noty uznaniowe/obciążeniowe (Wn/Ma), przetwarzać zapłaty, wyliczać opłaty finansowe, śledzić salda klientów, wystawiać weksle i wysyłać wezwania do zapłaty w związku z saldami przeterminowanymi. Proces obsługi rozrachunków z odbiorcami obejmuje: Zatwierdzanie faktur sprzedaży wystawionych w module dystrybucyjnym Wystawianie faktur sprzedaży pozostałej (niemagazynowej) w module sprzedaży. Wprowadzanie wewnętrznych dokumentów sprzedaży i korekt do faktur sprzedaży z równoczesnym zapisem do odpowiedniego rejestru VAT Korekty błędnie wystawionych faktur (błędna data, błędny kontrahent) Analizę należności od poszczególnych odbiorców Kojarzenie faktury korygującej z fakturą pierwotną Przypisywanie płatności nieskojarzonych w momencie wprowadzania wyciągu bankowego do konkretnej faktury Strona 31
Obsługa kartoteki Not Wn/MA 1. Wprowadzenie wewnętrznych dokumentów i faktur poza modułem sprzedaży opcja 27.1 Dokumenty, korekty, noty wystawiane są w walucie klienta w zależności od potrzeb. Dane podstawowe Paczka Kod dokumentów nadawany automatycznie lub manulanie przez użytkownika pozwalający zidentyfikować zaksięgowane dokumenty w KG. System pozwala na wprowadzenie w jednej paczce dowolnej liczby dokumentów (not). Sposób księgowania dokumentów (w KG) wprowadzonych w paczce jest uzależniony od ustawień parametrów należności (27.24): 1: Utworzyć szczegółowe transakcje Należności wg firmy, konta, subkonta, MPK i kodu projektu, z jedną linią dystrybucji KG dla każdej transakcji Należności. Kontrola 2: Utworzyć transakcje należności podsumowane wg paczki, konta, subkonta, MPK i projektu 3: Utworzyć szczegółowe indywidualne transakcje Należności z oddzielnymi referencjami KG dla każdego dokumentu Suma kwot brutto wprowadzanych w tej paczce dokumentów (pozostawiamy puste pole) Razem Wyliczona przez system suma wszystkich kwot brutto pochodzących z wprowadzonych w tej paczce dokumentów źródłowych. Kwota w polu Razem porównywana jest z kwotą w polu Kontrola i w przypadku niezgodności wyświetlany jest komunikat o błędzie. Ref. Płatnik Numer nadawany automatycznie na podstawie sekwencji numeracyjnej użytego rejestru VAT lub numer nadawany ręcznie według potrzeb Numer klienta z kartoteki odbiorców Strona 32
Typ Data Na dzień Data VAT Rejestr VAT Suma kontr. Razem Waluta Warunki Termin Uwaga Konto Nabywca Wysyłka Podpowiadany domyślnie typ M[Memo]- nie powiązane z gospodarką magazynową. Dodatkowo w module rozrachunków z odbiorcami występują następujące kody: [I]faktury, [M]noty Wn/Ma, Opłaty [F]inansowe. W raportach mogą pojawić się jeszcze typy związane z płatnościami [D]rafty, [P]łatności, i Nie rozliczone [A]przyjęcia Płatności. Data wystawienia faktury (noty) Data z jaką zapis księgowy dotyczący danego dokumentu zostanie odnotowany w Księdze Głównej (data księgowania). W zależności od dokumentu może być to różna data, ale najczęściej data na dzień jest zgodna z datą faktury Data podatkowa - decyduje o tym kiedy dokument trafi do rejestru VAT. W przypadku gdy data podatkowa jest zgodna z datą księgowania ( Na dzień ) pole to pozostawiamy puste Rejestr sprzedaży VAT Odpowiada kwocie brutto wprowadzanego dokumentu Wyliczona przez system kwota brutto jednej faktury. Kwota w polu Razem porównywana jest z kwotą w polu Suma kontr i w przypadku niezgodności wyświetlany jest komunikat o błędzie. Waluta, w której prowadzony jest rozrachunek z odbiorcą Kod terminu zapłaty (np. 14- dni od daty faktury) Data zapłaty za fakturę Dowolny komentarz dotyczący wprowadzanej faktury, Konto rozrachunków z odbiorcami, pobierane automatycznie z kartoteki klientów, możliwość zmiany konta w zależności od wystawianego dokumentu, Numer klienta z kartoteki odbiorców Podpowiadane domyślnie, zgodnie z kodem firmy Rejestr VAT Kod operacji Opis Nadawany przez użytkownika zgodnie z wprowadzanym dokumentem Podpowiadane domyślnie :0: - nie podlega zmianie Strona 33
Użycie podatku VAT System podatkowy Opis Zgodne z wcześniej nadanym rejestrem VAT dla dokumentu. może być zmienione tylko w określonych przypadkach jeśli jest potrzeba księgowania podatku VAT na inne konta podatkowe dla dokumentów zawartych w tym samym rejestrze VAT. Podpowiadane domyślnie zgodnie z klientem. System podatkowy jest uzależniony od kodu kraju kontrahenta: Kod VAT-PL VAT-UE VAT-UC Opis Klienci poscy Klienci unijni klienci poza unią europejską Klasa podatkowa W zależności od potrzeb: 22,7,3,0,N,Zw DEKRETACJA NA KONTACH Konto, subkonto, MPK, projekt W kolejnych polach należy podać w kolejności konto syntetyczne (zawsze 3- znakowe), konto analityczne, MPK, projekt Podatek Tak- oznacza naliczenie podatku VAT, podanie odpowiedniej stawki podatkowej; Strona 34
Podatek NIE-oznacza, że podatek VAT dla tego dokumentu nie będzie naliczony i nie zostanie zapisany w rejestrze VAT TAK- oznacza, że podatek będzie naliczony Kwota W polu należy wpisać wartość netto PO ZAKOŃCZENIU DEKRETACJI NALEŻY NACISNĄĆ KLAWISZ WSTECZ Wówczas pojawią się automatycznie zaksięgowane i wyliczone dane podatku VAT Jeśli dane podatkowe są prawidłowe na pojawiający się komunikat Czy edytować dane podatkowe należy odpowiedzieć NIE. Jeśli w wyliczonych danych podatkowych wartość podatku jest mniejsza/większa od żądanej należy poprawiać ją w polu: Kwota podatku i potwierdzić klawiszem Następny i Wstecz Strona 35
Jeśli kursor pojawi się w polu referencja należy nacisnąć klawisz WSTECZ aby móc wprowadzić kolejny dokument. Realizacja Zapłat Rejestrowanie płatności od klienta Płatności od klienta mogą być rejestrowane w opcji 31.13 (kartoteka wyciągów bankowych) bądź w opcji 27.6.5.1 w kartotece płatności, czeków wystawianych ręcznie. O ile kartoteka wyciągów bankowych służy rejestracji zapłat od kleinta, o tyle w kartotece płatności ręcznych (27.6.5.1) mogą być wykonywane inne czynności związane z rozliczeniem z klientem. Są to m.in. kojarzenia faktur korygujących i niekorygującychwykonywane w celu prawidłowego uzgodnienia salda z klientem, wzajemne kompensaty, rozliczenia drobnych nadpłat. a) Kartoteka płatności, czeków wystawinych ręcznie opcja 27.6.5.1 Strona 36
Paczka Kontrola Razem Czek Płatnik Suma kontrolna Data Na dzień Waluta Bank Uwaga Konto autoprzydział Numer nadawany automatycznie Kwota sumaryczna rejestrowanych płatności w obrębie danej paczki. Kwota kontrolna wyliczona przez system odpowiadająca sumie wprowadzanych w tym wsadzie płatności. W przypadku niezgodności z kwotą określoną w polu Kontrola system wyświetla komunikat o błędzie. Numer rejestrowanej płatności, nadawany automatycznie poprzez naciśnięcie klawisza ENTER Numer klienta z kartoteki odbiorców Kwota rejestrowanej płatności. Data płatności. Data księgowania w KG(zgodna z datą wprowadzenia). Waluta w jakiej prowadzone są rozrachunki z odbiorcami Bank do którego wpłynęła płatność dotyczący rejestrowanej płatności. Konto księgowe przypisane do rachunku bankowego - system podpowiada je z kartoteki banków NIE. Automatyczne rozliczanie zapłat (system przydzieli płatność według najstarszych terminów) Ref. Typ Numer faktury. Pod klawiszem podpowiedzi wyświetlą się wszystkie faktury tego klienta. w systemie QAD płatności mogą być zapisywane jako: - przyporządkowane (jeżeli w polu Ref powołujemy się na konkretne faktury) - typ płatności nadaje się taki jak typ faktury, - nieprzydzielone (płatność nie przyporządkowana do faktury, pole Ref pozostawiamy Strona 37
Do przydziel. Gotówka puste) - typ U - nie-ro (płatność nie dotycząca faktur sprzedaży, pole Ref pozostawimy puste) - typ N System podpowiada otwartą kwotę dokumentu na podtswie danych z pola ref Kwota faktury. Wprowadzone w Kartotece płatności (27.6.5.1 ) czeki można przeglądać lub raportować w opcjach: 27.6.5.2 - Przegląd płatności - umożliwia przegląd zarejestrowanej płatności. 27.6.5.3 - Rejestr płatności - umożliwia raportowanie zarejestrowanych płatności wraz z powstałymi księgowaniami w oparciu o zdefiniowane kryteria wyboru np. wg płatnika REALIZACJA PRZYDZIAŁU PŁATNOŚCI DO FAKTUR Rozliczenie nieprzydzielonych płatności Niezastosowany rejestr faktur - opcja 27.6.5.14 Płatności wprowadzone w 31.13 (wyciąg bankowy) jako U nieprzydzielone można przyporządkować odpowiednim fakturom sprzedaży wystawionym dla danego klienta w opcji 27.6.5.14 Paczka Referencja Płatnik Nadawana automatycznie Nadawana automatycznie Kod klienta pobierany z podpowiedzi Strona 38
Czek Data i data na dzień Numer czeku wprowadzony wcześniej w 31.13 jako płatność typu U. Numer czeku pobierany z podpowiedzi Zgodna z datą faktury Pozostałe pola wypełniane domyślnie Ref Do przydziel Numer faktury do której przypisana ma być płatność typu U. Faktura pobierana z podpowiedzi. Wartość nieprzydzielonej płatności lub wartość faktur w przypadku rozliczenia do większej ilości dokumentów Po zakończeniu przydziałów należy nacisnąć klawisz WSTECZ Rozliczone płatności można przeglądać lub raportować w opcjach: 27.6.5.15 - Rejestr przyjęć płatności - umożliwia przegląd zarejestrowanej płatności. KONTROLA SALDA ODBIORCÓW Należności można analizować poprzez: 27.13 - Przegląd kont klientów - moduł ten umożliwia przegląd kartoteki rozrachunkowej wybranego odbiorcy (faktury rozliczone, nierozliczone, płatności oraz stan należności) dla tylko jednego wybranego kodu klienta według waluty dokumentów. Parametr tylko Otwarte: TAK oznacza faktury niezapłacone. 27.16 Raport należności wg terminów płatności 27.18 Należności wg daty na dzień raport wykorzystywany do uzgodnień modułu należności z KG na koniec każdego miesiąca 27.22.19- Raport obrotów z klientem wykorzystywany do drukowania obrotów na danym kontrahencie w układzie okresowym według daty na dzień od do. Raport ten może być wykonywany dla określonego konta, subkonta, kodu klienta lub typu. Strona 39
Raporty w module należności umożliwiają wykonywanie zestawień dotyczących wiekowania należności w różnych przekrojach (terminy płatności, daty faktur itp.) oraz w wybranych przez użytkownika okresach czasu. ĆWICZENIA DO WYKONANIA Utworzyć własnego klienta Utworzyć ZS dla wcześniej utworzonego klienta Dokonać wydania magazynowego ze ZS i zdefiniować sposób wysyłki (w tym określić dane nowego, własnego przewoźnika Wystawić fakturę sprzedaży i ją zaksięgować Dokonać przeglądu zaksięgowanych faktur w module należności (raport 27.3) Strona 40