Zwrot z inwestycji w IT: prawda czy mity Inwestycje w technologie IT 1 muszą podlegać takim samym regułom oceny, jak wszystkie inne: muszą mieć ekonomiczne uzasadnienie. Stanowią one koszty i jako takie muszą się zwracać. W przeciwnym wypadku zasadność ponoszenia tych kosztów jest wątpliwa. Jak ocenić czy dana inwestycja w technologię się zwraca czy nie, a jeśli tak to po jakim czasie? Aby móc to ocenić konieczne jest stworzenie modelu, który pokaże jaką nową wartość wnosi do firmy ta technologia i jakim kosztem. Celem tego artykułu nie jest opisanie nowej metody oceny rentowności inwestycji. Celem artykułu jest wskazanie sposobu pozyskania danych, które pozwolą na skorzystanie ze znanych w świecie finansów metod oceny inwestycji. Podstawą do dokonania wyceny jest zrozumienie roli jaką odgrywają technologie informatyczne w firmach. Spis treści: Firma to proces biznesowy 2 Informatyka to zasoby 4 Podsumowanie 5 Czym jest wartość dodana? 6 Gdzie tu technologie informatyczne? 6 Jak ocenić zwrot z inwestycji w technologie informatyczne 6 Spis diagramów: Rysunek 1: Ogólny schemat przedstawiający ideę procesu: model procesowy firmy. 2 Rysunek 2: Proces tworzenia rzeźb ludowych. 2 Rysunek 3: Schematyczny obraz firmy jako procesu biznesowego. 3 Rysunek 4: Rozwinięcie diagramu obrazującego firmę jako proces na podprocesy. 3 Rysunek 5: Powiązanie zasobów IT z głównymi procesami w firmie. 4 Rysunek 6: Tradycyjne postrzeganie systemu informatycznego w firmie. 5 Rysunek 7: Faktyczna rola systemu informatycznego: przetwarzanie danych. 5 1 ang. Information Technology, technologie przetwarzania informacji, nie mylić z informatyką jako wiedza inżynierską. 2007 Jarosław Żeliński, http://it-consulting.pl 1/7
Firma to proces biznesowy Taka prosta definicja określa praktycznie każdą działalność gospodarczą. Proces to czynność lub ich zespół, w wyniku których wartość przedmiotu podanego na jego wejściu zostaje zwiększona. Różnica pomiędzy wartością na wyjściu procesu i wartością na jego wejściu nazywa się wartością dodaną. Każdy proces można schematycznie przedstawić w następujący sposób: reguły przetwarzania przedmiot przetwarzany Nazwa procesu A0 wynik przetwarzania zasoby (niezużywane) Rysunek 1: Ogólny schemat przedstawiający ideę procesu: model procesowy firmy. Przykładem prostego procesu może być twórca ludowy np. rzeźbiarz: pomysł na rzeźbę drewno tworzenie rzeźby A0 rzeźba rzeźbiarz Rysunek 2: Proces tworzenia rzeźb ludowych. W tym przypadku wytworzoną wartością jest rzeźba. Koszt to środki na utrzymanie rzeźbiarza oraz środki na zakup drewna. Wartość dodana to wartość rynkowa rzeźby pomniejszona o wartość surowca użytego do jej wytworzenia. Sam proces ma sens rynkowy jeśli różnica wartości sprzedaży rzeźby i kosztów nabycia drewna pokryje co najmniej koszty utrzymania rzeźbiarza. W taki sposób można przedstawić (zamodelować) każdą firmę. Reguły przetwarzania to opis np. procesów technologicznych ale także misja firmy, jej cele biznesowe i budżet. Zasoby to wszelkie środki produkcji, wyposażenie oraz oczywiście pracownicy 2007 Jarosław Żeliński, http://it-consulting.pl 2/7
firmy wraz z ich kompetencjami. Wynik na wyjściu to produkt oferowany na rynku ale także efekty dodatkowe takie jak np. wizerunek firmy. Do wytworzenia produktu firma potrzebuje często surowce lub półprodukty ale także informacje o rynku. Konsekwencją takiego podejścia do opisu firmy jest następujący diagram: Rysunek 3: Schematyczny obraz firmy jako procesu biznesowego. Powyższy diagram obrazuje więc zasadniczy cel powołania firmy do życia, czyli tworzenia nowej wartości. Otrzymana wartość jest źródłem zysku ale powstaje ona w wyniku poniesienia pewnych kosztów. Koszty ponosimy nabywając przedmioty konieczne na wejściu procesu oraz utrzymując zasoby konieczne do jego funkcjonowania. Każdy taki ogólny proces można podzielić na prostsze składowe procesy. Rysunek 4: Rozwinięcie diagramu obrazującego firmę jako proces na podprocesy. 2007 Jarosław Żeliński, http://it-consulting.pl 3/7
Powyższy diagram obrazuje rozwinięcie procesu, jakim jest firma na wybrane podprocesy. Informatyka to zasoby Stwierdzenie proste i mało odkrywcze jednak okazuje się, że tu tkwi źródło większości nieporozumień na temat roli tych technologii. Poniższy schemat obrazuje rolę zasobów IT w firmie. Proces poprzedzajacy A1 Proces A1 Proces następny A0 Przetwarzanie danych A4 Rysunek 5: Powiązanie zasobów IT z głównymi procesami w firmie. Liniami pogrubionymi oznaczono podstawowe powiązania pomiędzy procesami głównymi. Linie cienki to powiązania IT z procesami głównymi. Jak widać zasoby informatyczne mają swoją ważną rolę do spełnienia ale nie są to zasoby konieczne. W końcu przed pojawieniem się technologii informatycznych istniały firmy. W tym miejscu bardzo ważne jest by właściwie postrzegać technologie informatyczne w firmie. 2007 Jarosław Żeliński, http://it-consulting.pl 4/7
Rysunek 6: Tradycyjne postrzeganie systemu informatycznego w firmie. Takie postrzeganie systemu informatycznego prowadzi często do nieporozumień, co do faktycznej ich roli w firmie a pamiętajmy, że jest to tylko rola służebna. W firmach, których przetwarzanie danych nie jest działalnością podstawową, spełnia ono tylko rolę wspierającą główne procesy w firmie. Powyższy schemat powinien wyglądać tak: Rysunek 7: Faktyczna rola systemu informatycznego: przetwarzanie danych. Proces w firmie to np. proces wystawiania faktur. Informatyka sama z siebie nie wnosi nowej wartości. Nie ma niczego, czego nie dałoby się zrobić bez komputera (w końcu kiedyś ich nie było). Wartością, jaką wnosi ta technologia jest usprawnienie już istniejącego procesu w firmie. Usprawnienie może oznaczać np. skrócenie czasu trwania procesu lub podniesienie jego jakości a to z kolei przekłada się na większą wartość dodaną jaką wnosi dany proces. Podsumowanie Ocena inwestycji w technologie informatyczne powinna polegać na ocenie wartości jaką wnosi ona w ogólną wartość wytwarzaną przez firmę. Ocena taka powinna dać odpowiedź czy w ogóle dana technologia wnosi jakąkolwiek nową wartość. Podstawowym kryterium takiej oceny jest to czy inwestycja się zwraca i po jakim czasie. 2007 Jarosław Żeliński, http://it-consulting.pl 5/7
Czym jest wartość dodana? Wartość rynkowa produktu to wartość jaką przedstawia dany produkt dla nabywcy. Wynika ona np. z możliwości zwiększenia zysku w wyniku użycia tego produktu. Ma to miejsce np. przy zakupie narzędzi, których użycie skraca czas wykonania pracy. Produkty nowe na rynku mają wartość wynikającą z korzyści jakie sobą przynoszą. Wartość dodana może więc tu być czasami bardzo duża. Silna konkurencja z jaką mamy obecnie do czynienia powoduje jednak, że wartość rynkowa wielu produktów jest wynikiem gry rynkowej a ta często bardzo ją obniża. Wartość dodana staje się obecnie prostą różnicą pomiędzy kosztem surowców a możliwą do uzyskania na rynku ceną sprzedaży produktu gotowego. Koszt wytworzenia produktu nie może być większy od wartości dodanej. Wracając do przytoczonego wcześniej przykładu rzeźbiarstwo ma sens pod warunkiem, że różnica pomiędzy wartością sprzedanych rzeźb na rynku a kosztami drewna utrzyma rzeźbiarza. Gdzie tu technologie informatyczne? Użycie technologii informatycznych może mieć dwa główne cele: 1. Obniżenie kosztów 2. Zwiększenie wartości dodanej W pierwszym przypadku jest to prosta czynność polegająca najczęściej na zwiększeniu wydajności pracy. Użycie komputerów pozwala na wykonanie wielu prac w krótszym czasie. W tym przypadku mamy do czynienia ze zwiększaniem rentowności bez zmiany wartości dodanej. W drugim przypadku mamy do czynienia z tworzeniem nowej jakości. Jakości, która podnosi wartość produktu na rynku. W tym przypadku rentowność rośnie ponieważ uzyskujemy wyższą cenę za produkt mimo tego, że zużywamy tyle samo materiału na jego wytworzenie. Przykład obniżenia kosztów. Producent sprzętu AGD chcąc zwiększyć rentowność firmy zainwestował w system informatyczny, który pozwolił na usprawnienie zarządzania zapasami. Pozwoliło to na znaczne obniżenie kosztów utrzymywania zapasów. Przykład zwiększenia wartości dodanej. Producent sprzętu AGD chcąc zwiększyć rentowność firmy zainwestował w system informatyczny, który pozwolił na znaczne podniesienie jakości produktów i na wydłużenie gwarancji na produkty z jednego roku do trzech lat. Dzięki temu uzyskano na rynku wyższą cenę na te produkty. Mając więc już jasno określone cele wdrożeń systemów informatycznych możemy oceniać zasadność ich wdrożeń. Jak ocenić zwrot z inwestycji w technologie informatyczne Ocenę taką wykonuje się w wielu firmach w skali makro na poziomie całej firmy. Najczęściej jednak porównywane są koszty uzyskania tej samej wartości dodanej przed i po dokonaniu inwestycji w system informatyczny. Przy takim podejściu nie można wskazać dokładnie miejsca usprawnienia. Nie pozwala to więc na ocenę jego rentowności i inwestycja taka daje często tylko hipotetyczne korzyści. W takich przypadkach często zdarza się, że system informatyczny staje się tylko dodatkowym kosztem pomniejszającym zysk firmy a bywa, że pozbawiającym firmę tego zysku. Jak więc zaplanować i ocenić zasadność inwestycji w technologie informatyczne? Podstawą jest wykonanie modelu firmy w sposób jaki opisano powyżej. Następnie należy zdefiniować cel wdrożenia. Na bazie modelu procesowego możliwe jest wykonanie oceny wartości dodanej jaką wnosi każdy proces w firmie. Dodatkowym atutem takiego podejścia jest możliwość 2007 Jarosław Żeliński, http://it-consulting.pl 6/7
wykonania niezależnej oceny każdego procesu w firmie. Często bowiem okazuje się, że informatyzacja niektórych procesów w firmie nie ma ekonomicznego uzasadnienia. Inaczej rzecz ujmując należy oceniać zasadność i sposób informatyzacji poszczególnych procesów w firmie a nie całej firmy co często bywa zwykłą abstrakcją. Planowanie usprawnienia wybranego procesu powinno wyglądać w następujący sposób: 1. Wykonać model procesu 2. Zdefiniować sposób usprawnienia procesu 3. Oszacować wartość dodaną jaką wnosi proces w obecnej jego postaci 4. Oszacować wartość dodaną jaką wniesie proces po jego usprawnieniu 5. Ocenić czy koszt funkcjonowania procesu po jego usprawnieniu jest mniejszy niż przed usprawnieniem lub czy wartość dodana się zwiększy. Wykonanie takiej analizy nie jest proste jednak bez niej inwestycje te są praktycznie niemożliwe do oceny. Powyższe dane to konkretne mierzalne wielkości. Dysponując nimi można posługiwać się do oceny wdrożenia typowymi wskaźnikami oceny inwestycji takimi jak NPV czy IRR. Jarosław Żeliński, Marzec 2003 j.zelinski@it-consulting.pl Autor jest niezależnym konsultantem oraz redaktorem i wydawcą serwisu: http://it-consulting.pl/ Fragment tego opracowania ukazał się Businessman Magazine z Kwietnia 2003. 2007 Jarosław Żeliński, http://it-consulting.pl 7/7