Wdrożenie nowych proinnowacyjnych usług sprzyjających dyfuzji innowacji w sektorze MSP nr umowy: U- POIG /10-00

Transkrypt

1 Regulamin usługi Wdrożenie nowych proinnowacyjnych usług sprzyjających dyfuzji innowacji w sektorze MSP nr umowy: U- POIG /10-00 Projekt realizowany jest w ramach Działania 5.2 Wsparcie instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym, Priorytet V Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Celem niniejszego dokumentu jest określenie produktów, zasad i trybu świadczenia usług w ramach realizacji Projektu przez firmę Sekwencja Sp. z o.o. A. Usługa doradcza w zakresie analizy, mapowania i modelowania procesów biznesowych dla małych i średnich przedsiębiorstw Etap I Organizacja projektu 1. Pozyskanie i analiza pozyskanych dokumentów oraz kontekstu organizacyjnego przedsiębiorstwa. 2. Pierwsze spotkanie inicjujące projekt (w tym ustalenie harmonogramu szczegółowego spotkań): a. Powołanie zespołu projektowego, b. Ustalenie zasad kontaktu, c. Role w projekcie, d. Określenie oczekiwań, e. Analiza i identyfikacja procesów, podział na główne i pomocnicze f. Przygotowanie mapy procesów 3. Omówienie (misja, cele strategiczne, otoczenie biznesowe), 4. Ustalenie harmonogramu szczegółowego spotkań. Etap II usługi Analiza procesów biznesowych 1. Analiza obszaru produkcji 2. Analiza obszaru logistyki i magazynu 3. Analiza i identyfikacja procesów, podział na główne i pomocnicze 4. Przygotowanie mapy procesów 5. Spotkania analityczne związane z zasobami IT, wsparcie procesów biznesowych Etap III usługi Mapowanie procesów biznesowych 1. Mapowanie procesów głównych obszar Produkcja 2. Mapowanie procesów głównych obszar Logistyka i Magazyn 3. Zestawienie procesów biznesowych Etap IV usługi Modelowanie procesów biznesowych w stanie aktualnym (AS IS) 1. Modele i mapy procesów głównych obszar Produkcja 2. Modele i mapy procesów głównych obszar Logistyka i Magazyn 3. Identyfikacja problemów i wąskich gardeł

2 Etap V usługi - Modelowanie procesów biznesowych w stanie docelowych (TO BE) 1. Modele i mapy procesów w stanie docelowym obszar Produkcja 2. Modele i mapy procesów w stanie docelowym obszar Logistyka i Magazyn 3. Wskazanie różnic i rozwiązań miejsc problemowych. Etap VI usługi Wnioski raport końcowy 4. Zalecenia związane z innowacjami prowadzącymi do optymalizacji procesów biznesowych, 5. Zalecenia związane z zakresem możliwych do wprowadzenia proinnowacyjnych rozwiązań informatycznych B. Realizacja usługi doradczej w zakresie analizy, mapowania i modelowania procesów biznesowych dla małych i średnich przedsiębiorstw. Etap I Organizacja projektu Etap I Organizacja projektu - polega na pozyskaniu i analizie pozyskanych dodatkowych dokumentów związanych i opisujących już istniejące, w badanej firmie, procesy i procedury (Działanie 1) oraz zorganizowaniu spotkania inicjującego wykonanie usługi (Działanie 2). Analiza pozyskanych dodatkowych dokumentów pomocnych w procesie mapowania, analizy i późniejszego modelowania procesów Działanie 1 pozyskanie i analiza pozyskanych dodatkowych dokumentów pomocnych w procesie mapowania, analizy i późniejszego modelowania procesów, na które składają się: Dokumenty dotyczące firmy: Ogólny opis przedsiębiorstwa i specyfiki działalności Schemat organizacyjny firmy Regulamin organizacyjny Dokumentacja związana z ewentualnym Systemem Zarządzania Jakością (Procedury, Księga Jakości) Inne procedury Strategia przedsiębiorstwa Misja i wizja przedsiębiorstwa Informatyka: Wstępny audyt potrzeb technologicznych Zestawienie informacji o funkcjonującej infrastrukturze informatycznej (serwery, stacje robocze, sieć, backup) Zestawienie informacji o użytkowanym oprogramowaniu (serwery, stacje robocze, podział oprogramowania na dział/wydział przedsiębiorstwa) Personel: Lista osób upoważnionych do udzielania informacji w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych wraz z danymi kontaktowymi Opcjonalnie: Schemat obiegu dokumentów i danych Charakterystyka dotychczasowych wąskich gardeł w dotychczasowej działalności Zbiór powyższych dokumentów stanowić powinien pomoc merytoryczną w procesie świadczenia usługi. Powyższe dokumenty w rozumieniu projektu nie stanowią o kwalifikowalności firmy do wykonania w niej

3 usługi z zakresu objętego niniejszym standardem. Czynności mapowania, analizy i późniejszego modelowania procesów biznesowych w skrajnych przypadkach można dokonać również na bazie tylko i wyłącznie przeprowadzonych wywiadów, pod warunkiem, że wywiady przeprowadzone zostały z personelem firmy posiadającym odpowiednie kompetencje w analizowanych obszarach. Zorganizowanie spotkania inicjującego wykonanie usługi Działanie 2 zorganizowanie spotkania inicjującego wykonanie usługi, na którym dokonane zostaną następujące ustalenia: Powołany zostanie zespół projektowy, zarówno po stronie beneficjenta jak i po stronie wykonawcy usługi W skład zespołu wchodziły będą po pierwsze osoby kluczowe w procesie realizacji usługi oddelegowane z obu stron. Po wtóre zespoły wspierające, składające się z konsultantów i ekspertów po stronie wykonawcy usługi oraz z pracowników o odpowiednich kompetencjach w poszczególnych dziedzinach po stronie beneficjenta usługi. Ustalone zostaną zasady, na jakich opierać się będzie współpraca, w tym w szczególności zasady i formy kontaktów między wykonawcą usługi a beneficjentem Przydzielone zostaną role w poszczególnych etapach, działaniach i obszarach. Wskazane zostaną osoby odpowiedzialne za konkretne zadania oraz ich realizację w założonych terminach. Strony określą, jakie oczekiwania mają wobec efektów realizowanego projektu. Oczekiwania mogą być sformułowane zarówno w sposób skwantyfikowany jak i nieskwantyfikowany. Należy w tym miejscu określić wspólny cel projektu, który staje się wartością nadrzędną w procesie realizacji usługi. Wypełnienie formularza Wstępnego audytu potrzeb technologicznych Ostatnim elementem Działania 2 będzie ustalenie wstępnego harmonogramu spotkań oraz realizacji zadań. Harmonogram ten w trakcie realizacji usługi u klienta może ulegać zmianie z przyczyn losowych, niedających się wcześniej przewidzieć problemów organizacyjnych lub innych zmiennych wynikających ze specyfiki działalności firmy. Etap II usługi Analiza procesów 1. Dokonanie analizy obszaru produkcji Analiza powinna opierać się na rozwinięciu zagadnień związanych z strukturą produkcji, wsparciem IT w tym obszarze, miejscami problemowymi, wskazanie celów z modelowania w tym obszarze. Analiza powinna dostarczyć dane pozwalające na wykonanie mapy procesów. 2. Dokonanie analizy obszaru logistyki i magazynu Analiza powinna opierać się na rozwinięciu zagadnień związanych z strukturą obszaru logistyki i magazynu, wsparciem IT w tym obszarze, miejscami problemowymi, wskazanie celów z modelowania w tym obszarze. Analiza powinna dostarczyć dane pozwalające na wykonanie mapy procesów. 3. Spotkanie analityczne związane z analizą obecnych procesów biznesowych Dokonana zostanie identyfikacja procesów występujących u klienta, a następnie ich podział systematyczny na trzy główne typy: procesy główne procesy zarządcze procesy pomocnicze Systematyka typów procesów służy określeniu priorytetów prowadzenia modelowania. Na tej podstawie możliwe będzie określenie priorytetów dla poszczególnych zadań i działań w ramach mapowania, analizy i modelowania procesów biznesowych. Ponadto na spotkaniu omówiona zostanie dotychczasowa misja przedsiębiorstwa, jego cele

4 strategiczne oraz otoczenie biznesowe, w którym firma się znajduje. Taki wywiad stanowić będzie tło dla realizowanych w ramach projektu zadań i działań oraz pozwoli na precyzyjniejsze formułowanie wniosków. 4. Spotkania analityczne związane z zasobami IT Efektem spotkania analitycznego związanego z zasobami IT będzie opis posiadanych zasobów sprzętowych i programistycznych mających wpływ bezpośredni lub pośredni na główne procesy biznesowe. Opisowi/analizie zostanie poddana infrastruktura sieciowa: architektura sieci (technologia i urządzenia zarządzające siecią) serwerownia (pomieszczenie, umiejscowienie, wyposażenie, zabezpieczenia) serwery (ilość, wydajność, oprogramowanie) stacje robocze, systemy operacyjne i peryferia Ponadto zostaną opisane wykorzystywane systemy dla danych obszarów, np. dla magazynów czy księgowości. Wskazane zostaną informacje, które są wymieniane pomiędzy nimi lub brak takich korelacji. Opis zasobów IT zawierać będzie także opis obsługi informatycznej (zespół/osoby, procedury). Analiza procesów biznesowych w zakresie produkcji Analiza procesów biznesowych w zakresie magazynu i logistyki Etap III usługi Mapowanie procesów Efektem tego działania będą opisane w formie graficznej mapy procesów biznesowych. Opis graficzny oparty będzie na schematach blokowych tworzonych za pomocą dedykowanego edytora/aplikacji. Mapa procesów stanowi podstawę do tworzonych diagramów procesów. Mapowanie procesów odbywa się w obszarach produkcji oraz logistyki i magazynu. Mapowanie procesów biznesowych w zakresie produkcji Mapowanie procesów biznesowych w zakresie magazynu i logistyki Etap IV usługi Modelowanie procesów biznesowych Modelowanie procesów biznesowych w stanie aktualnym (tzw. as is ) Efektem tego działania będą opisane w formie graficznej modele procesów biznesowych występujące w analizowanym obszarze. Opis graficzny oparty będzie na schematach blokowych w notacji BPMN tworzonych za pomocą dedykowanego edytora/aplikacji. Dodatkowo zostaną wykonane mapy dla pojedynczego procesu, tak aby była czytelna struktura opisywanych procesów biznesowych w danych obszarach. W obszarze produkcji opisane zostaną procesy biznesowe, a nie procesy technologiczne. Opis procesu biznesowego będzie dokonywany podczas wywiadu analitycznego z osobami, które posiadają największe kompetencje w danym obszarze działania firmy. Na schemat procesu zostaną naniesione dane potrzebne do prawidłowego funkcjonowania. Po opisaniu procesu zostanie on zweryfikowany z osobą, z którą był przeprowadzony wywiad. Podczas przeprowadzania wywiadu będą wskazywane miejsca problemowe i wąskie gardła dla danego procesu biznesowego. Jeżeli firma posiada różnorodną produkcję, gdzie występują różnego rodzaju technologie wytwarzania, wywiady analityczne zostaną przeprowadzone dla danych podobszarów w celu dokładniejszego opisu procesów biznesowych. Obszar logistyki zostanie poddany tym samym działaniom, co poprzedni obszar produkcji. Efektem mapowania obszaru logistyki będą schematy blokowe procesów w notacji BPMN. Biorąc pod uwagę to, że logistyka jest mało sprecyzowanym obszarem w wielu firmach, procesy biznesowe tam zachodzące mogą mieć duże spektrum występowania, np. transport wewnętrzny/zewnętrzny, remonty i naprawy bieżące, obsługę biurową czy wsparcie informatyczne. W tym miejscu należy liczyć się, że wywiady analityczne zostaną przeprowadzone, z co najmniej kilkoma osobami. W celu poprawnej weryfikacji przeprowadzonych wywiadów i stworzonych schematów procesów, zostanie zorganizowane wspólne spotkanie wszystkich osób, z którymi zostały przeprowadzane wywiady. Na wspólnym spotkaniu będą weryfikowane powiązania i wymiana informacji pomiędzy danymi procesami.

5 Dla obu obszarów będą wskazane, na rysowanych procesach lub w opisie procesów, miejsca występowania problemów i wąskich gardeł. Wskazania miejsc problematycznych i wąskich gardeł będzie się odbywało już w momencie rozmów analitycznych w danych obszarach. Osoby kluczowe (najbardziej kompetentne) z danego obszaru, powinny wskazywać miejsca wrażliwe w procesach biznesowych. Takie miejsca będą specjalnie wyszczególnione, w celu dalszej analizy i późniejszej ich optymalizacji. Modelowanie procesów biznesowych w stanie docelowym (tzw. to be ) Optymalizacji podlegać będą procesy, w których wskazano miejsca problematyczne i wąskie gardła. Pozyskane zostaną dodatkowe dane niezbędne do zasymulowania przebiegu procesu. Głównie będą to dane typu: czas, godziny pracy, stawka godzinowa, ilość osób, statystyczny rozkład decyzji itp. Po przeprowadzonej analizie i zamodelowaniu (edytor BPMN) wskazanych procesów zostaną zaproponowane warianty optymalizacji. Optymalizacja może objąć zmianę przebiegu procesu, powiększenie zasobów, przesunięcie zasobów, zmianę czasu czy zmianę kompetencji pracowników. Zaproponowane zmiany będą wynikową analizy problemów i dostępności zasobów w danym procesie i firmie. Modelowanie procesów biznesowych w zakresie produkcji Modelowanie procesów biznesowych w zakresie magazynu i logistyki Etap V usługi Wnioski raport końcowy Wnioski z raportu końcowego sprowadzają się do szczegółowego opisania rekomendowanych zmian oraz proponowanych zaleceń związanymi z innowacjami prowadzącymi do optymalizacji procesów biznesowych, jaki i możliwych do wprowadzenia proinnowacyjnych rozwiązań informatycznych. Zawarte także zostaną opisy miejsc problemowych oraz działania i modyfikacje mające na celu ich eliminacje. Opisane zostaną także mierniki procesów. W raporcie końcowym zostaną wymienione i opisane produkty świadczone w ramach projektu. Wnioski zawarte na tym etapie, mogą również zawierać sugestie, co do proponowanych zmian informatycznych u klienta, Zostaną zaproponowane dalsze kroki związane z działaniami związanymi z usprawnieniem procesów.