Spis treści Wstęp 9 Rozdział 1. Wprowadzenie do zarządzania projektami 11 1.1. Istota projektu 11 1.2. Zarządzanie projektami 19 1.3. Cykl życia projektu 22 1.3.1. Cykl projektowo realizacyjny 22 1.3.2. Fazy opracowania i wdrażania projektów 24 1.4. Kluczowe otoczenie projektu 44 1.5. Poziomy dojrzałości zarządzania projektami 51 Rozdział 2. Metodyki zarządzania projektami 60 2.1. Zarys historyczny powstania i rozwoju metodyk zarządzania projektami 60 2.2. Metodyka PMI 61 2.3. Metodyka PRINCE 2 63 2.4. Metodyka zarządzania projektem europejskim 68 2.5. Metodyka Scrum jako przykład metodyki dla projektów informatycznych 69 2.6. Możliwości praktycznego wykorzystania metodyk zarządzania projektami 71 Rozdział 3. Struktury w zarządzaniu projektami 73 3.1. Wprowadzenie 73 3.2. Charakterystyka struktur 75 3.3. Wybrane typy struktur 78 3.3.1. Struktura funkcjonalno-projektowa 79 3.3.2. Macierzowa struktura projektowa 80 3.3.3. Struktura projektowa 81 3.3.4. Struktura projektowa oparta na wykorzystaniu roli kierownika koordynatora 82 3.3.5. Inne sposoby organizacji projektu 82 3.3.6. Kryteria wyboru struktury organizacyjnej 83 3.4. Biuro wsparcia projektu 84 3.4.1. Definicje i funkcje biura wsparcia projektów 85 3.4.2. Przyczyny tworzenia biur zarządzania projektami 86 3.4.3. Struktura organizacyjna PSO 86 3.4.4. Efektywność struktury organizacyjnej 88 00 Red. Spis tresci. Wstep..indd 5 2009 12 02 10:52:08
6 Spis treści Rozdział 4. Metody i techniki wspomagające planowanie i monitorowanie projektu 89 4.1. Definiowanie projektu 89 4.1.1. Identyfikacja potrzeb i oczekiwań klientów 89 4.1.2. Definiowanie celu projektu z wykorzystaniem techniki SMART 91 4.2. Struktura podziału pracy (WBS) 94 4.2.1. Znaczenie WBS w zarządzaniu projektem 94 4.2.2. Podejścia do tworzenia struktury podziału pracy 95 4.2.3. Kryteria kompletności struktury podziału pracy 97 4.2.4. Sposoby definiowania rezultatów projektu 98 4.3. Metody i techniki wykorzystywane w planowaniu projektów 99 4.4. Metody i techniki wykorzystywane w realizacji i kontroli projektów 104 Rozdział 5. Organizacja i funkcjonowanie zespołu projektowego 108 5.1. Istota i kształtowanie zespołu projektowego 108 5.1.1. Istota i typy zespołu projektowego 108 5.1.2. Przedmiot i warunki działania zespołu projektowego 110 5.1.3. Formowanie zespołu projektowego 111 5.1.4. Integracja i doskonalenie zespołu projektowego 113 5.2. Kierowanie zespołem projektowym 115 5.2.1. Funkcje, zadania i role kierownika zespołu projektowego 115 5.2.2. Wymagane predyspozycje, zdolności i umiejętności kierownika zespołu projektowego 116 5.3. Funkcjonowanie zespołu projektowego 119 5.3.1. Struktura zespołu projektowego 119 5.3.2. Podział zadań i ustalenie zasad współpracy w zespole projektowym 123 5.4. Podejmowanie decyzji w zarządzaniu projektami 128 5.4.1. Metody podejmowania decyzji 128 5.4.2. Zalety i wady podejmowania decyzji w zespole 130 5.4.3. Proces podejmowania decyzji 130 5.5. Motywowanie członków zespołu projektowego 133 5.5.1. Specyfika systemu motywowania zespołu projektowego 133 5.5.2. Narzędzia motywowania stosowane w projektach 133 5.5.3. Wynagradzanie zespołu projektowego 136 5.5.4. Ocenianie członków zespołu projektowego 136 5.6. Zarządzanie wiedzą w zespole projektowym 140 5.6.1. Elementy zarządzania wiedzą w projektach 140 5.6.2. Narzędzia i techniki zarządzania wiedzą w projektach 143 00 Red. Spis tresci. Wstep..indd 6 2009 12 02 10:52:09
Spis treści 7 Rozdział 6. Komunikacja w projektach 145 6.1. Wybrane zagadnienia teorii komunikacji podstawy sprawnej komunikacji 145 6.2. Komunikacja w zespole projektowym 152 6.3. Komunikacyjne bariery i niebezpieczeństwa 160 6.4. Syndrom myślenia grupowego zagrożenie w procesie grupowego działania 163 6.5. Konflikty i negocjacje w procesie realizacji projektu 166 Rozdział 7. Zarządzanie jakością w prowadzeniu projektów 174 7.1. Znaczenie jakości w zarządzaniu projektami 174 7.2. Ewolucja teorii i praktyki zarządzania jakością 175 7.3. Integracja zarządzania jakością i zarządzania projektami 178 7.4. Project Quality Management 179 7.4.1. Opis koncepcji projektowego zarządzania jakością 179 7.4.2. Planowanie jakości 181 7.4.3. Zapewnienie jakości 183 7.4.4. Kontrola jakości 184 7.5. Praktyczne ujęcie jakości w zarządzaniu projektami 185 Rozdział 8. Ocena projektu 192 8.1. Rodzaje ocen projektu ze względu na termin oceny 192 8.2. Budżetowanie 195 8.3. Pozafinansowe metody oceny projektów 199 8.4. Finansowe metody oceny projektów 206 Rozdział 9. Ryzyko w zarządzaniu projektami 212 9.1. Wprowadzenie 212 9.2. Pojęcie i kategorie ryzyka w projektach 212 9.3. Czynniki ryzyka w projekcie 216 9.3.1. Zewnętrzne czynniki ryzyka w projekcie 217 9.3.2. Wewnętrzne czynniki ryzyka w projekcie 220 9.4. Zarządzanie ryzykiem w projektach 222 Rozdział 10. Ratowanie projektów zagrożonych 228 10.1. Zarys kontekstu 228 10.2. Identyfikacja zagrożeń projektu 229 10.3. Krytyczne oddziaływania projektu i otoczenia 233 10.4. Systemy wczesnego ostrzegania 238 10.5. Strategie ratowania projektu 244 10.6. Transformacja i stabilizowanie projektu oraz działania antykryzysowe 246 00 Red. Spis tresci. Wstep..indd 7 2009 12 02 10:52:09
8 Spis treści Bibliografia 257 Spis rysunków 262 Spis tabel 263 Indeks 265 10.6.1. Wdrażanie planów awaryjnych 247 10.6.2. Kumulowanie i transfer wiedzy projektu 248 10.7. Kontrolowanie realizacji projektów 250 00 Red. Spis tresci. Wstep..indd 8 2009 12 02 10:52:09
Wstęp W działalności współczesnych organizacji coraz większego znaczenia nabierają działania niepowtarzalne, zwane przedsięwzięciami lub projektami. Wzrost ilości złożonych przedsięwzięć o niepowtarzalnym charakterze obserwuje się zarówno w przedsiębiorstwach, w których z natury dominują działania rutynowe, jak i w instytucjach powołanych do świadczenia usług społecznych. Aktywizacja działalności przedsiębiorstw wywołana ogromną presją dynamicznego otoczenia wyraża się w konieczności realizowania projektów w sferach działalności operacyjnej, kierowniczej i pomocniczej. W instytucjach non profit konieczność rozwoju niepowtarzalnej działalności jest następstwem zmian o charakterze transformacyjnym, pojawiania się nowych oczekiwań społecznych i większych możliwości ich spełnienia, presji otoczenia globalnego, a w przypadku Polski jej przystąpienia do Unii Europejskiej. W zarządzaniu projektami nie wystarczają już klasyczne metody zarządzania nastawione na harmonizację działań prostych i powtarzalnych. Rośnie w związku z tym zapotrzebowanie na nową wiedzę umożliwiającą rozwiązywanie problemów występujących w realizacji niepowtarzalnych przedsięwzięć. Kluczowe znaczenie ma tu znajomość zasad zarządzania projektami i stosowanych w związku z tym specyficznych metod oraz technik. Z tego powodu autorzy niniejszego podręcznika, pracownicy Katedry Projektowania Systemów Zarządzania Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, w sposób syntetyczny a zarazem kompleksowy prezentują problematykę zarządzania projektami. W treści książki oprócz klasycznej wiedzy z zakresu zarządzania niepowtarzalnymi przedsięwzięciami uwzględniono nowe zagadnienia, dotyczące m.in. jakości w prowadzeniu projektów oraz ratowania projektów zagrożonych. Podręcznik ten przeznaczony jest zarówno dla studentów wyższych uczelni, jak i dla praktyków zajmujących się realizacją projektów i doradztwem w zakresie zarządzania projektami. Podręcznik składa się z dziesięciu rozdziałów. Pierwszy rozdział ma charakter wprowadzający. Wyjaśniono w nim podstawowe zagadnienia dotyczące istoty projektu, jego cyklu życia oraz kluczowego otoczenia, a także podstawowych problemów zarządzania projektami. Kierując się potrzebą ewolucyjnego podejścia do zarządzania projektami, w rozdziale tym uwzględniono również problematykę poziomów dojrzałości projektów. Zarządzanie projektami wymaga przestrzegania określonych reguł metodycznych oraz wykorzystania metod zarówno uniwersalnych, jak i specjalnych. Dlatego też w drugim rozdziale przedstawiono klasyczne oraz najnowsze metody zarządzania projektami, określając równocześnie warunki ich trafnego doboru. Szczególną uwagę w tej części pracy zwrócono na metody przydatne w zarządzaniu projektami europejskimi i informatycznymi. Metodyczne 00 Red. Spis tresci. Wstep..indd 9 2009 12 02 10:52:09
10 Wstęp aspekty zarządzania projektami poruszono również w czwartym rozdziale pracy. Przedstawiono w nim metody przydatne w procesie planowania i monitorowania jego realizacji, a także organizacji pracy zespołów projektowych. Zarządzanie projektami jest niestabilnym elementem w przestrzeni organizacyjnej instytucji realizującej niepowtarzalne przedsięwzięcia. Powstaje wówczas problem właściwego doboru organizacyjnej formy zarządzania projektami. Prezentację tych form i warunki doboru organizacji realizacji projektów zamieszczono w trzecim rozdziale podręcznika. Powodzenie projektu w dużym stopniu zależy od harmonijnego współdziałania osób zaangażowanych w jego realizację. Stąd też szczególnego znaczenia w zarządzaniu projektami nabiera problematyka personalna, której poświęcona została treść piątego rozdziału. Zawarte w niej zasady i zalecenia dotyczące kształtowania, kierowania, funkcjonowania i motywowania zespołów projektowych, mogą być pomocne dla zarządzających, zorientowanych na sukces projektu. Warunkiem sprawnego funkcjonowania zespołu projektowego jest zapewnienie skutecznej komunikacji. Możliwości i zasady, którymi należy się kierować w procesie kształtowania więzi informacyjnych w zespole projektowym, zostały przedstawione w rozdziale szóstym. Niedoceniana na ogół w literaturze przedmiotu problematyka jakości w zarządzaniu projektami została poruszona w treści siódmego rozdziału. Zwrócono w nim uwagę na korzyści wynikające z połączenia kompleksowego zarządzania jakością i zarządzania projektami oraz na istotę projektowego zarządzania jakością. W tej części podręcznika przedstawione zostały również metody zarządzania jakością w projektach. Przygotowanie warunków dla pomyślnej realizacji projektu oraz kontrola jego przebiegu i osiągniętych wyników są nieodłącznie związane z potrzebą oceny projektu. Formy stosowanych ocen projektów oraz finansowe i pozafinansowe metody ich przeprowadzania zostały przedstawione w rozdziale ósmym. Realizacja niepowtarzalnych przedsięwzięć jest obciążona niepewnością i zwiększonym ryzykiem. Stąd też odrębnym a zarazem specyficznym obszarem zarządzania projektami jest ryzyko. W dziewiątym rozdziale przedstawiono istotę, przyczyny i możliwości panowania nad ryzykiem w projektach. Określono również strukturę procesu zarządzania tym zjawiskiem. Praktyka zarządzania projektami potwierdza występowanie licznych zagrożeń dla pomyślnej ich realizacji. Przyczyny i formy ich występowania oraz możliwości ratowania zagrożonych projektów przedstawiono w rozdziale dziesiątym. 00 Red. Spis tresci. Wstep..indd 10 2009 12 02 10:52:09