INSTRUKCJA OBSŁUGI SYSTEMU AUDANET Wersja 21.01 Audatex Polska Sp. z o.o. kwiecień 2012
Spis Treści PRACA Z PROGRAMEM... 3 1. LOGOWANIE... 3 2. SPRAWY ODEBRANE... 4 3. SPRAWY OTWARTE... 5 4. TWORZENIE NOWEJ SPRAWY... 6 4.1 ZDARZENIE... 8 4.2 OPIS SZKODY... 9 4.3 OPIS USZKODZEŃ... 10 4.4 FIRMA UBEZPIECZENIOWA... 11 4.5 IDENTYFIKACJA POJAZDU... 12 4.6 DANE POJAZDU... 13 4.7 WŁAŚCICIEL POJAZDU... 15 4.8 STAWKI GODZINOWE... 15 4.9 OBRAZ USZKODZEŃ... 17 4.10 WARIANTY KALKULACJI... 18 4.11 WYNIK KALKULACJI... 20 4.12 KATEGORIE ZAŁĄCZNIKÓW... 21 4.13 ZAMKNIJ SPRAWĘ... 21 4.14 WIADOMOŚCI DO SPRAWY... 26 5. POLA OBOWIĄZKOWE... 27 6. MENU GÓRNE... 27 6.1 UWAGI... 27 6.2 DRUKOWANIE SPRAWY... 28 6.3 KOPIOWANIE SPRAWY... 32 6.4 WYSYŁANIE... 32 6.5 WYSYŁANIE WIADOMOŚCI DO SPRAWY NIE BĘDĄC ODPOWIEDZIALNYM ZA SPRAWĘ... 34 6.6 COFNIECIE UPRZEDNIO WYSŁANEJ SPRAWY... 35 6.7 NAWIGACJA MIĘDZY ZAKŁADKAMI... 36 7. USTAWIENIA... 37 8. PROFIL UŻYTKOWNIKA... 38 9. PASKI NARZĘDZI... 39 9.1 WYSZUKIWANIE SPRAW... 40 9.2 EKSPORT DANYCH DO EXCELA... 42 10. SORTOWANIE... 42 2
System AudaNet jest następcą programów Audatex działających offline -AudaShare. Powstał w odpowiedzi na zapotrzebowanie rynku na rozwiązanie online. Umożliwia on kompleksową obsługę procesu likwidacji szkód. Rozwiązanie to łączy wszystkich partnerów biznesowych biorących udział w procesie likwidacji szkód, umożliwia szybką wymianę informacji dzięki czemu znacznie skraca czas trwania procesu, a tym samym obniża koszty. Praca z programem 1. Logowanie Rozpoczynając pracę z programem, należy się do niego zalogować, to znaczy podać nazwę i hasło użytkownika. Po uruchomieniu przeglądarki internetowej MS Internet Explorer, w polu adres należy wpisać: www.audanet.pl/casemanager. Po wykonaniu powyższej czynności pojawi się strona jak poniżej, która umożliwi zalogowanie się do systemu. Należy podać nazwę użytkownika i hasło udostępnione przez firmę Audatex. Rys. 1. Ekran logowania do Audanet 3 S t r o n a
2. Sprawy odebrane Po zalogowaniu do programu domyślnym ekranem startowym jest ekran zawierający sprawy ODEBRANE. Jeżeli rozpoczynamy pracę folder nie zawiera żadnych pozycji, w trakcie użytkowania widoczne są wszystkie przesłane do użytkownika sprawy oraz wiadomości. Na ekranie dostępne są następujące informacje: status, numer sprawy, osoba od której sprawę otrzymano, numer rejestracyjny pojazdu, data utworzenia zlecenia oraz nazwisko właściciela pojazdu oraz możliwe do wykonania akcje. Wszystkie sprawy znajdujące się w tym folderze są tylko do odczytu nie ma możliwości ich modyfikowania. UWAGA!!! Możliwe jest aby domyślnym ekranem startowym był ekran zawierający sprawy OTWARTE, czyli te nad którymi użytkownik aktualnie pracuje i modyfikuje. Zmianie i dostosowaniu można również poddać domyślną zawartość kolumn, zarówno w Odebranych, jak również w Otwartych. Szczegółowe informacje w jaki sposób dokonać ww. adaptacji systemu ujęto w Rozdz.7 niniejszej instrukcji. Rysunek 2. Ekran spraw odebranych W przypadku otrzymania sprawy, w kolumnie Akcje znajdują się przyciski umożliwiające użytkownikom wykonywanie następujących czynności: otwarcie sprawy, przeczytanie wiadomości, przesłanie dalej, przejęcie zlecenia, odrzucenie przesłanego zlecenia, W przypadku otrzymania jedynie wiadomości do sprawy, kolumna Akcje zawiera następujące ikony:, przy czym oznacza usunięcie wiadomości. 4 S t r o n a
3. Sprawy otwarte Po przejściu na stronę spraw otwartych użytkownik może rozpocząć prace nad sprawami. Folder ten zawiera wszystkie przejęte przez użytkownika sprawy oraz te stworzone przez niego. Na ekranie głównym widoczne są następujące informacje: status, numer sprawy, osoba od której otrzymano sprawę, numer rejestracyjny pojazdu, nazwisko właściciela, data utworzenia zlecenia, informacje o użytkowniku odpowiedzialnym. Rysunek 3. Ekran spraw otwartych Podobnie jak w przypadku spraw odebranych w kolumnie Akcje użytkownicy mają możliwość wykonania następujących czynności: sprawdzenia statusu sprawy, wysłania, wysłania do grupy, drukowania, zarchiwizowania, kopiowania sprawy, zamknięcia sprawy. Druga kolumna umożliwia szybką nawigację po sprawie, dostarcza również informacji dotyczących kompletności danych. Jeżeli pod daną literą znajduje się zapełniony kwadrat oznacza to, iż dane dotyczące konkretnej sekcji zostały uzupełnione, pusty kwadrat, iż dane nie zostały jeszcze wprowadzone. Ikona Pracuję nad tym pojawia się jeżeli choć jedna sekcja nie jest uzupełniona. 5 S t r o n a
A - Dane administracyjne V - Dane dotyczące pojazdu D - Obraz uszkodzeń C - Kalkulacja U - Załączniki W momencie dodania załącznika do sprawy w tabeli pojawia się następujący symbol. 4. Tworzenie nowej sprawy Kliknięcie na przycisk powoduje pojawienie się następującego ekranu: Rysunek 4. Tworzenie nowej sprawy Wszystkie pola oznaczone czerwonym trójkątem są polami obligatoryjnymi. Założenie nowej sprawy bez ich uzupełnienia nie jest możliwe. W przypadku gdy użytkownik wybierze przycisk OK., a pola obowiązkowe nie są uzupełnione pojawia się następujący komunikat : W trakcie tworzenia nowej sprawy bardzo istotny jest wybór firmy ubezpieczeniowej, ponieważ w zależności od dokonanego wyboru zmieniają się kategorie załączników, które są wymagane przez TU współpracujące z wykorzystaniem Audanet. Definiowanie firmy ubezpieczeniowej możliwe jest na dwa sposoby, albo poprzez wpisanie danych firmy w poszczególne pola, bądź poprzez kliknięcie na ikonę książki adresowej. Po kliknięciu na ikonę pojawia się następujący ekran: 6 S t r o n a
Rysunek 5. Książka adresowa Użytkownik ma możliwość wyboru firmy ubezpieczeniowej bądź spośród swoich partnerów, ulubionych, bądź wszystkich organizacji. Aby utworzyć predefiniowany zbiór podmiotów, użytkownik ma możliwość utworzenia grupy ULUBIONE, gdzie umieszczone mogą zostać najczęściej wybierane TU. Aby dodać TU do grupy Ulubionych należy skorzystać z odpowiedniej ikony. Po wybraniu ubezpieczyciela oraz kliknięciu na przycisk OK sprawa zostaje założona i pojawia się ekran przedstawiony na Rys. 6. Od tej chwili sprawa ta widoczna jest na stronie OTWARTE. Rysunek 6. Strona Dane sprawy Ekran podzielony jest na 3 części: Przyciski nawigacyjne znajdujące się po lewej stronie ekranu umożliwiają poruszanie się po wszystkich dostępnych zakładkach, których liczba uzależniona jest od konfiguracji konta, 7 S t r o n a
Przyciski znajdujące się na górze umożliwiają wysyłanie wiadomości oraz sprawy, kopiowanie sprawy, drukowanie oraz wpisanie uwag (patrz punkt 6), Pośrodku ekranu znajduje się sekcja Dane sprawy, gdzie widoczne są podstawowe informacje dotyczące sprawy tj. numer oraz status sprawy data stworzenia, nazwa użytkownik, który stworzył daną sprawę oraz lista wszystkich modyfikacji dotyczących sprawy, tzw. log sprawy. 4.1 Zdarzenie Na stronie Zdarzenie użytkownik ma możliwość wpisania szczegółowych danych dotyczących przyczyn zaistniałej szkody komunikacyjnej. Strona ta podzielona jest na 3 sekcje: Dane zdarzenia zawiera informacje dotyczące daty, godziny oraz przyczyny zdarzenia. Pole data zdarzenia jest polem obowiązkowym i należy go wypełnić jeżeli sprawa ma zostać przesłana, Miejsce zdarzenia dokładny adres, w którym zdarzenie miało miejsce, Kierowca pojazdu - szczegółowe dane kierującego pojazdem, Rysunek 6. Strona Zdarzenia 8 S t r o n a
Dane Kierowcy pojazdu można wprowadzić ręcznie bądź korzystając z pola Kopiuj informacje z skopiować z Właściciela pojazdu lub Właściciela polisy. O tym, z którego pola dane mają być skopiowane decyduje użytkownik wybierając odpowiednie pole z listy rozwijanej. 4.2 Opis szkody Strona Opis szkody podzielona jest na 5 sekcji: Opis szkody, Faktura, Poszkodowany, Warsztat, Wynajem samochodów Poza polami obligatoryjnymi: Numer sprawy, Typ szkody oraz Numer referencyjny. Ta sekcja zawiera szczegółowe informacje dotyczące szkody tj.: Numer szkody (zewn.), Numer polisy (zewn.), Ubezpieczenie (zewn.), Przyczynę szkody, Szacunkowy koszt naprawy, Naprawa pojazdu przez poszkodowanego, Numer notatki policyjnej, Posterunek, Wymagane oględziny, Szkoda całkowita, Pod wpływem alkoholu, Policja powiadomiona, Inne szkody. 9 S t r o n a
Rysunek 7. Strona Opis szkody Drugą sekcją na stronie Opis szkody jest miejsce dotyczące serwisu naprawczego, w którym będzie dokonywana naprawa pojazdu. Domyślnie pola te są uzupełniane informacjami, które opisują organizacje użytkownika tworzącego sprawę. Oczywiście w przypadku chęci zmiany tychże informacji użytkownik ma możliwość uzupełnienia pól zgodnie z aktualnym zapotrzebowaniem. 4.3 Opis uszkodzeń Na stronie Opis uszkodzeń dostępne są następujące sekcje: Opis uszkodzeń uszkodzenia można zaznaczyć w dwojaki sposób: o Zaznaczając odpowiedni checkbox. Automatycznie wybór ten zostaje zaznaczony na grafice pojazdu np. jeżeli użytkownik zaznaczy checkbox : na grafice zostaje zaznaczona ta część pojazdu. o Zaznaczając uszkodzoną część na grafice. Automatycznie wybór ten zostaje zaznaczony również w checkbox. Kierunek uderzenia - wybiera się poprzez zaznaczenie na grafice Punkt uderzenia wybiera się poprzez zaznaczenie na grafice Stan pojazdu wewnątrz Wyzwolona poduszka powietrzna Pas bezpieczeństwa zablokowany Opis szkody Planowanie naprawy 10 S t r o n a
Rysunek 8. Strona Opis uszkodzeń 4.4 Firma Ubezpieczeniowa W przypadku, gdy użytkownik nie wybierze firmy ubezpieczeniowej podczas tworzenia nowej sprawy (patrz punkt 4) może to zrobić przechodząc na zakładkę Firma ubezpieczeniowa. Definiowanie Firmy Ubezpieczeniowej dla której tworzona jest dana sprawa odbywa się, albo poprzez uzupełnienie poszczególnych danych, bądź poprzez kliknięcie na ikonę książki adresowej i wybranie odpowiedniej firmy z listy. Podobnie jak w tym przypadku wybór Firmy Ubezpieczeniowej pociąga za sobą odpowiednia konfigurację wymaganych załączników. 11 S t r o n a
Rysunek 9. Strona Firma Ubezpieczeniowa 4.5 Identyfikacja pojazdu Identyfikacja pojazdu możliwa jest na dwa sposoby albo poprzez wprowadzenie numeru VIN i wykonanie zapytania, co spowoduje identyfikację wyposażenia fabrycznego pojazdu na podstawie danych producenta pojazdu, bądź poprzez ręczne wybranie producenta i modelu. Wpisując numer nadwozia pojazdu, w momencie uzupełnienia trzech pierwszych znaków VIN użytkownik zostaje poinformowany, czy dostępna jest opcja rozkodowania numeru VIN (opcje wyposażenia pojazdu w stanie fabrycznym). Komunikat może przyjąć dwojaką formę: W tej sytuacji możliwe jest uzyskanie informacji dotyczących wyposażenia z użyciem usługi AudaVIN. Zapytanie VIN jest usługą dodatkowo płatną, a szczegóły płatności użytkownik znajdzie w załącznikach do umowy Audanet. W tej sytuacji nie jest możliwe rozkodowanie wersji wyposażenia pojazdu w oparciu o numer VIN. Poprawne zdefiniowanie pojazdu zależy w tym przypadku od samego użytkownika. Aktualna lista Producentów, których pojazdy mogą zostać rozkodowane z użyciem AudaVIN jest dostępna pod adresem: http://www.audanet.pl/pl/docs/audavin.pdf. 12 S t r o n a
Rysunek 10. Strona Identyfikacja pojazdu 4.6 Dane pojazdu Strona Dane pojazdu podzielona jest na 5 sekcji zawierających szczegółowe informacje dotyczące : Danych pojazdu Stanu pojazdu Szczegółów pojazdu Silnika Ogumienia Jedynym polem obligatoryjnym jest pole, znajdujące się w sekcji Dane pojazdu. Pola, przy których znajduje się znak czyli: Pierwsza rejestracja, Ostatnia rejestracja, Ostatnie badanie techniczne, Ostatnie badanie spalin, Następne badanie techniczne, Następne badanie spalin, uzupełnia się poprzez wybór odpowiedniej daty na kalendarzu, który pojawia się po wybraniu przycisku. 13 S t r o n a
Rysunek 11. Kalendarz dostępny po kliknięciu klawisza daty. Rysunek 12. Strona Dane pojazdu 14 S t r o n a
4.7 Właściciel pojazdu Dane Właściciela pojazdu można wprowadzić ręcznie bądź korzystając z pola Kopiuj informacje z skopiować z Danych Kierowcy lub Właściciela polisy. O tym, z którego pola dane mają być skopiowane decyduje użytkownik wybierając odpowiednie pole z listy rozwijanej. Rysunek 13. Strona Właściciel pojazdu 4.8 Stawki godzinowe Stawki godzinowe są zdefiniowane przez towarzystwo ubezpieczeniowe i warsztat/serwis współpracujący nie ma możliwości ich modyfikacji. W przypadku zmiany warunków współpracy (wysokość stawek mech-blach lub lakierniczej, wprowadzenia rabatów na części zamienne itp.) podmiotem decydującym o wprowadzeniu tych zmian jest ubezpieczyciel. W momencie zgłoszenia zmian w kontrakcie, rekomendacji nowego serwisu do współpracy w ramach Audanet ubezpieczyciel zobowiązany jest dostarczyć do Audatex komplet danych opisujących podmiot, z którym warunki współpracy są modyfikowane lub likwidacja rozpoczyna się. W polu Zakład naprawczy widoczne są poszczególne powiązania z innymi firmami, wybierając jedno z nich na ekranie pojawiają się zdefiniowane uprzednio stawki godzinowe oraz kody warunkowe. W przypadku wyboru z listy kontraktów użytkownika, nie ma możliwości dokonania zmian w wartościach stawek prac. Modyfikacje dopuszczalne są jedynie w obrębie kodów warunkowych: ich ilości oraz wartości. 15 S t r o n a
Rysunek 14. Strona stawki godzinowe wybór kontraktu z listy Aby natomiast wprowadzić stawki roboczogodzin zgodnie z własnym uznaniem, użytkownik ma zawsze możliwość skorzystania z tzw. pustego kontraktu. Wybierając ten zakres wykonujący kalkulacje ma pełną swobodę modyfikacji wszystkich danych wejściowych związanych z kalkulacją w obrębie wysokości stawek i kodów warunkowych. Rysunek 15. Strona stawki godzinowe wybór pustego kontraktu 16 S t r o n a
4.9 Obraz uszkodzeń Po przejściu na stronę Obraz Uszkodzeń otwiera się program OnePad, który służy do graficznego określania zakresu szkody. Zagadnienia związane z programem OnePad zostały omówione w odrębnej instrukcji, natomiast metodyka i związane z nią umiejętności poprawnego tworzenia kalkulacji sa już przedmiotem szkolenia, które organizowane jest przez autoryzowanych Partnerów Audatex. Szczegółowe informacje dotyczące terminów szkoleń można uzyskać pod numerem telefonu : 61 88 62 470, 61 88 62 478 lub bezpośrednio drogą elektroniczna kierując zapytanie na adres: audatex@audatex.pl. Za pośrednictwem tego oprogramowania użytkownik ma możliwość utworzenia kosztorysu naprawy uszkodzonego pojazdu w oparciu o dane technologiczne udostępniane firmie Audatex przez Producentów pojazdów, których dane są dostępne w bazie Audatex. Rysunek 16. Strona Obraz uszkodzeń 17 S t r o n a
Warunkiem koniecznym prawidłowego funkcjonowania modułu graficznego jest zainstalowane na komputerze użytkownika oprogramowania JAVA. 4.10 Warianty kalkulacji Po wyjściu z programu OnePad,za pośrednictwem klawisza zlkalizowanego w górnym prawym narożniku ekranu, system automatycznie przekierowuje użytkownika na stronę Warianty Kalkulacji. Za pośrednictwem tego ekranu użytkownik może zdefiniować format wyjściowy dokumentu kalkulacji naprawy pojazdu, czyli zadeklarować które z elementów mają być widoczne na wydruku, które maja zostać ukryte i w jakiej kolejności poszczególne informacje nt. naprawy pojazdu mają zostać wyszczególnione. Rysunek 17. Strona Warianty kalkulacji Użytkownik może tu zdefiniować następujące Opcje kalkulacji: Data części zamiennych, Tytuł kalkulacji: Rodzaj tekstów: Baza czasowa producenta Kalkulacja szkód szklanych: 18 S t r o n a
Wariant jednostek i cen: Waluta: Język Stawki godzinowe: Ceny części: Strona kontrolna: Wydruk kodów wyposażenia: Czołówka Notatka Liczba linii na stronie VAT: 19 S t r o n a
Po zdefiniowaniu preferowanych opcji, wybierając przycisk użytkownik przelicza kalkulację. Po dokonaniu przeliczenia system przekierowuje użytkownika na stronę Wynik kalkulacji. Użytkownicy, którzy mają zdefiniowaną możliwość optymalizacji kalkulacji, mogą wybierając przycisk zoptymalizować kalkulację wykorzystując części alternatywne. 4.11 Wynik kalkulacji Ekran widoczny zaraz po przeliczeniu kalkulacji. Podzielony jest na sekcje: Lista kalkulacji lista wszystkich kalkulacji w danej sprawie, Wyniki kalkulacji - wyniki kalkulacji wraz z podglądem kalkulacji. Rysunek 18. Strona Wynik kalkulacji Każde, nowe przeliczenie kalkulacji skutkuje pojawieniem się nowego rekordu na liście kalkulacji. W wyniku kalkulacji widoczne są natomiast wyniki kalkulacji, która aktualnie jest oznaczona czerwonym znacznikiem w kształcie trójkąta. Użytkownik może podejrzeć wyniki poprzednio wykonanych kalkulacji przełączając się między kalkulacjami na liście kalkulacji. Możliwa jest również zmiana nazwy każdej z kalkulacji widocznych na liście w tym celu należy aktywować przycisk, a następnie wpisać żądany numer/nazwę kalkulacji zatwierdzać klawiszem. Aby w łatwy sposób przejść do pliku pdf z kalkulacja użytkownik powinien skorzystać z klawisza, który użytkownik może następnie wydrukować lub zapisać w wybranym przez siebie miejscu. 20 S t r o n a
4.12 Kategorie załączników Po przejściu na stronę Kategorie załączników na ekranie może pojawić się następujące okno dialogowe: Rysunek 19. Okno certyfikatu dla aplikacji uploadującej pliki na platformę. Okno to może pojawić się w szczególności u użytkowników, którzy po raz pierwszy będą dołączać załączniki do sprawy. Warunkiem koniecznym do prawidłowego załączania plików jest zaznaczenie chceckboxa Always trust content from this publisher i kliknięcie na przycisk RUN. W przeciwnym przypadku nie będzie możliwe dołączanie załączników W zależności od konfiguracji Strona Kategorie Załączników podzielona jest na dowolną ilość kategorii. Poniżej przedstawiona jest lista obecnie dostępnych kategorii: Dowód osobisty Dowód rejestracyjny Dyspozycja dotycząca wypłaty odszkodowania Faktura odszkodowanie Informacja o szkodzie całkowitej Kosztorys Odwołanie Oświadczenie o przebiegu zdarzenia Oświadczenie o użyczeniu pojazdu Oświadczenie sprawcy Pełnomocnictwo do likwidacji szkody 21 S t r o n a
Prawo jazdy Zaświadczenie o posiadanych uprawnieniach do prowadzenia pojazdu Zdjęcia Zgłoszenie szkody Pozostałe Aby dodać załącznik należy kliknąć na przycisk Dodaj plik, pojawia się okno przedstawione na rys. 20, z którego można wybrać dokumenty do załączenia. Podczas załączania zdjęć widoczne są ich miniatury. Ponadto w prawym górnym rogu widoczna jest informacja do której kategorii dodany będzie załącznik (w podanym przykładzie jest to kategoria Dowód osobisty) Rysunek 20. Załączanie plików Po wybraniu załącznika i wciśnięciu na przycisk, jest on od razu dołączony do sprawy i widoczny na platformie. Podczas przesyłania załącznika na platformę na dole ekranu widoczny jest pasek postępu:. UWAGA : Od wersji 9.0 niezbędne będzie zainstalowanie na komputerze wersji Javy nie niższej niż 1.6.0_10. Zaleca się jednak aby wersja JAVA nie odbiegała znacząco update em od najnowszej dostępnej. 22 S t r o n a
Rysunek 21. Strona kategorie załączników z dodanymi zdjęciami Po załączeniu plików są one widoczne w postaci miniatur, które można edytować (w zależności od konfiguracji) poprzez naciśnięcie przycisku Rysunek 22. Miniatury zdjęć Po wykonaniu tej czynności pojawia się okno dialogowe przedstawione na rys. 23. Rysunek 23. Okno dialogowe podczas edycji zdjęć 23 S t r o n a
Wybranie przycisku powoduje pojawienie okna, które umożliwia edycję już istniejącego załącznika. Wszystkie wprowadzone podczas edycji zmiany zostaną zapisane na oryginalnym załączniku. Rysunek 24. Nadpisywanie oryginalnego zdjęcia Natomiast wybranie przycisku powoduje, iż wszystkie zmiany wprowadzone podczas edycji zostaną zapisane w odrębnym załączniku, będącym kopią oryginalnego. Pojawia się okno przedstawione na rys. 25. Rysunek 25. Modyfikacja istniejącego - tworzenie nowego zdjęcia 24 S t r o n a
Załącznik, który zostało omyłkowo dodany do błędnej kategorii można w prosty sposób przenieść do innej kategorii. Należy jedynie stanąć na wybranym załączniku przyciskając lewy przycisk myszy i przesunąć go do poprawnej kategorii. Istotne jest, aby kursorem myszy znaleźć się w obszarze pomiędzy nazwą kategorii, a przyciskami tak jak to zostało pokazane na rysunku poniżej. Ważne aby załącznik został obramowany jest to znak, że może on zostać przemieszczony miedzy kategoriami. Po operacji przenoszenia załączników niezbędne jest zatwierdzenie zmian za pośrednictwem klawisza, który jest zlokalizowany w dolnej części ekranu z załącznikami. Rysunek 26. Przesuwanie załączników miedzy kategoriami. Oczywiście możliwe jest również dodanie wielu plików jednocześnie. Aby jednocześnie załączyć kilka/kilkanaście plików do wybranej kategorii należy w prosty, znany z systemu WINDOWS sposób dokonać wielokrotnego zaznaczenia i przesłać pliki. Dokonać można tego na 2 sposoby: 1. Stosując kombinacje klawiszy CTRL+A powodujemy zaznaczenie wszystkich plików z wybranego katalogu pliki są podświetlone na niebiesko. 2. Poprzez wybiórcze zaznaczanie plików do grupy w tym celu trzymamy wciśnięty klawisz CTRL i za pomocą lewego klawisza myszy wskazujemy interesujące nas pliki do załączenia plik zaznaczone podświetlają się na niebiesko. 25 S t r o n a
4.13 Zamknij sprawę Po zakończeniu prac nad daną sprawą, użytkownik przechodząc na zakładkę Zamknij sprawę może ją zamknąć. Rysunek 27. Strona Zamknij sprawę Po kliknięciu na przycisk zakładce spraw zamkniętych. sprawa zostaje zamknięta i staje się widoczna w 4.14 Wiadomości do sprawy W tej zakładce magazynowana jest cała korespondencja dotycząca sprawy opracowywanej na Audanet. Przykładowy wygląd strony po wejściu w Wiadomości do sprawy przedstawiono poniżej: Rysunek 28. Przykładowy ekran wiadomości do sprawy przebieg likwidacji Korzystając z tego ekranu użytkownik w każdej chwili ma możliwość pełnego podglądu do konwersacji związanych ze sprawą, mając w ten sposób komplet i pełnowartościowy zbiór informacji związanych z przebiegiem likwidacji szkody. 26 S t r o n a
5. Pola obowiązkowe Część stron zawiera pola obligatoryjne oznaczone czerwonym znacznikiem. W przypadku gdy użytkownik nie uzupełni pól obowiązkowych na stronie Nowa Sprawa nie ma możliwości założenia nowej sprawy ( patrz pkt. 1.3). Gdy sprawa jest już założona użytkownik ma możliwość przechodzenia do kolejnych stron bez uzupełniania pól obowiązkowych, jednak nie jest możliwe wysłanie sprawy. W takiej sytuacji, po wybraniu przycisku Wyślij pojawia się następujący komunikat: W zależności od ilości nieuzupełnionych pól, na pasku nawigacyjnym po lewej stronie ekranu pojawiają się czerwone trójkąty wskazujące na strony, w których należy uzupełnić pola obowiązkowe. Dopiero po ich wprowadzeniu możliwe jest wysłanie sprawy. Rysunek 29. Sposób oznaczenia kart z brakującymi informacjami w przypadku chęci wysłania sprawy 6. Menu górne Część wspólną wszystkich stron stanowi menu górne, które umożliwia zapisanie komentarza do sprawy, wysłanie wiadomości lub sprawy, kopiowanie sprawy, wysłanie do grupy bądź wydrukowanie sprawy. 6.1 Uwagi W sekcji Uwagi, użytkownik ma możliwość wpisania swojego komentarza do sprawy. Po zapisaniu pojawia się on na dole strony. Komentarze są domyślnie prywatne. Oznacza to, iż każdy wprowadzony do sprawy komentarz widoczny jest tylko dla osoby, która dany komentarz wprowadziła. 27 S t r o n a
Jeżeli mają być one widoczne dla innych należy odhaczyć opcję Rysunek 30. Uwagi 6.2 Drukowanie sprawy Kolejna zakładka - Drukuj poprzez wybór odpowiednich przycisków pozwala między innymi na wydrukowanie sprawy oraz stworzenie PDF. Po kliknięciu na przycisk wprowadzenie następujących modyfikacji: pojawi się ekran na którym możliwe jest 28 S t r o n a
W polu Format wydruku - istnieje możliwość wyboru 3 szablonów: 1. Wydruk częściowy - zawiera domyślnie 4 bloki (kalkulację, załączniki, identyfikację pojazdu oraz dane sprawy) Rysunek 31. Format wydruku częściowego 2. Szablon pełny - zawiera domyślnie pełen zestaw bloków widocznych na rysunku poniżej: Rysunek 32. Format wydruku pełnego Każdy z użytkowników może decydować, który z bloków powinien znaleźć się na wydruku, poprzez zaznaczenie lub nie odpowiedniego checkboxa w tym wypadku użytkownika ma możliwość decydowania o zawartości wydruku. 29 S t r o n a
3. Tylko kalkulacja - wydruk samej kalkulacji Rysunek 33. Wydruk dokumentu kalkulacji Po kliknięciu na przycisk Wygenerowanie pliku PDF, prowadzi do uzyskania pliku.pdf z dokumentem kalkulacji a więc tego samego dokumentu, który można alternatywnie otrzymać z wykorzystaniem metody opisanej w rozdz. 4.11. Rysunek 34. Widok dokumentu kalkulacji Pole Zachowaj raport daje możliwość zapisania danego wydruku w postaci pliku PDF jako załącznika do sprawy. Domyślnie system nie zapisuje pliku, i aby to zmienić należy z listy rozwijanej wybrać kategorię załączników w której plik powinien zostać zapisany. Rysunek 35. Wybór kategorii załączników, gdzie ma zostać umieszczony wydruk 30 S t r o n a
W polu Nazwa pliku pojawia się nazwa generowanego pliku. Domyślnie jest to numer sprawy_rodzaj szablonu_data utworzenia wydruku, gdzie partial oznacza częściowy, fullprint pełny, a calculationoutput samą kalkulację. Nazwę pliku można dowolnie zmieniać! Rysunek 36. Wydruk do załącznika Kliknięcie na przycisk powoduje pojawienie się wydruku z uprzednio zdefiniowanymi blokami oraz pliku PDF jako załącznika w przypadku gdy zdefiniowano wcześniej kategorię w której powinien się zapisać. Rysunek 37. Wydruk w postaci załącznika w Audanet 31 S t r o n a
6.3 Kopiowanie sprawy Podczas kopiowania sprawy istnieje możliwość wyboru, które dane mają zostać skopiowane do nowej sprawy. W tym celu należy aktywować przycisk Rysunek 38. Kopiowanie sprawy wraz z wybranymi informacjami I tak użytkownik może decydować o załączaniu do kopiowanej sprawy: Danych administracyjnych, Opisu uszkodzeń, Danych oględzin, Danych o polisie, Danych pojazdu, Obrazu uszkodzeń. 6.4 Wysyłanie sprawy Przesyłanie sprawy czy wiadomości możliwe jest poprzez wybór odpowiednich przycisków: Wysłanie sprawy jest operacją konieczną w przypadku komunikacji z TU, które wykorzystuje Audanet jako narzędzie wspomagające likwidacje szkód. Aby poprawnie wysłać sprawę, należy przed jej wysłanie sprawdzić, czy wszystkie pola obowiązkowe zostały uprzednio wypełnione, czy została wykonana kalkulacja naprawy pojazdu i czy załączona została dokumentacja zdjęciowa dotyczące likwidowanej szkody. W przypadku odpowiedzi twierdzącej na każde z tych pytań, aby wysłać sprawę należy skorzystać z klawisza zlokalizowanego w górnym menu każdej karty sprawy. 32 S t r o n a
Aktywacja tego przycisku powoduje pojawienie się okna: Rysunek 39. Komunikaty przed wysłaniem sprawy Okno to pełni funkcje informacyjno- ostrzegawczą. Użytkownik jest w tym momencie informowany o zawartości, która ma zostać wysłana do adresata. Informacja dotyczy kalkulacji oraz załączników. Dzięki tej opcji użytkownik ma możliwość sprawdzenia czy zadeklarowana i obecna zawartość do wysłania w sprawie jest zgodna z zamierzeniem użytkownika i ewentualnej modyfikacji danych przeznaczonych do przesłania. Jeśli dane do wysyłki są poprawne należy ponownie nacisnąć klawisz Ta czynność powoduje przeniesienie użytkownika do następnego ekranu wysyłania sprawy wyboru adresata wysyłanej sprawy. Rysunek 40. Okno wyboru adresata sprawy Tak, jak w przypadku wyboru TU, dla którego likwidowana jest sprawa, użytkownika w celu wyboru właściwego adresata sprawy ma możliwość skorzystania z książki adresowej, do której dostęp wywoływany jest poprzez przycisk. Ekran będący następstwem tej czynności pokazano na rys. 41. Jeżeli użytkownik ma zdefiniowana możliwość współpracy z TU na AudaNet wybór odpowiedniego TU podczas zakładania sprawy lub w karcie firma Ubezpieczeniowa, skutkuje automatycznym wpisem poprawnej nazwy TU, do którego ma zostać przesłana sprawa. 33 S t r o n a
Rysunek 41. Wysyłanie sprawy wybór właściwego adresata Również automatyczne zaczytanie adresata korespondencji zwrotnej ma miejsce w przypadku dalszej korespondencji z innym użytkownikiem Audanet. PRZYKŁAD: sprawa została wysłana prze użytkownika na adres TU, gdzie weryfikacja zasadności kosztorysu zajmował się p. Jan Kowalski (użytkownik Audanet: jan.kowalski@ubezpieczyciel.pl. Sprawa została odesłana do użytkownika zatem z adresu pana Jana i będzie dostępna w zakładce otwarte jako korespondencja przychodząca od :jan.kowalski@ubezpieczyciel.pl. Chcąc powtórnie odesłać sprawę do pana Jana Audanet automatycznie podpowiada poprzez wpisanie poprawnego adresu AudaNet w polu adresata sprawy. 6.5 Wysyłanie wiadomości do sprawy nie będąc odpowiedzialnym za sprawę Istnieje możliwość przesłania wiadomości do sprawy nie będąc aktualnie odpowiedzialnym za sprawę. Innymi słowy: sprawa została przesłana do innego użytkownika, natomiast wysyłający chciałby dodać pewne informacje lub wyjaśnienia do sprawy. Aby to uczynić należy przejść do zakładki Wysłane i otworzyć sprawę do której ma zostać przesłana wiadomość. Na górze znajduje się nowy przycisk, po jego kliknięciu pojawia się okno, w którym można napisać wiadomość i przesłać ją. Rysunek 42. Ekran wpisywania wiadomości. 34 S t r o n a
6.6 Cofnięcie uprzednio wysłanej sprawy Funkcja ta umożliwia użytkownikom cofnięcie uprzednio wysłanej sprawy, jeżeli ta nie została jeszcze przyjęta do obróbki przez odbiorcę. Po wysłaniu sprawy w zakładce Wysłane pojawia się dodatkowa ikona. Jest ona widoczna do czasu, gdy użytkownik do którego dana sprawa została wysłana nie przyjmie jej do obróbki. Rysunek43. Funkcja cofnięcia sprawy po jej przesłaniu Z chwilą zaakceptowania danej sprawy przez odbiorcę ( przyjęcia jej do obróbki) ikona przestaje być widoczna w zakładce Wysłane i tym samym nie istnieje już możliwość jej odwołania. Jedyną możliwości komunikatu w tej sprawie jest wysłanie wiadomości. Po kliknięciu na ikonę pojawia się okno widoczne poniżej: Wybranie opcji OK. powoduje, iż sprawa zostaje cofnięta do nadawcy co oznacza, iż ponownie wraca do zakładki Otwarte nadawcy, nie będąc jednocześnie widoczna w zakładce Odebrane odbiorcy. Wyjątkiem są organizacje, które mają ustawioną automatyczna akceptacje spraw przychodzących wtedy, z uwagi, że sprawa jest automatycznie przyjmowana do obróbki ikona cofnięcia sprawy nie występuje. 35 S t r o n a
6.7 Nawigacja między zakładkami Przycisk znajdujący się w górnym menu umożliwia bardzo łatwą nawigację pomiędzy strefami. Po jego rozwinięciu i wybraniu odpowiedniej zakładki użytkownik z każdej strony może przejść do preferowanej zakładki. Dodatkowo użytkownik może przemieszczać się między zakładkami korzystając z przycisków znajdujących się na górze ekranu: Po kliknięciu na dany przycisk użytkownik zostaje przekierowany na preferowaną stronę a na przycisku pojawia się nawias informujący o liczbie spraw w danym folderze. zawiera wszystkie sprawy oraz wiadomości przesłane do użytkownika. Sprawy znajdujące się w tym folderze są tylko do odczytu nie można ich edytować. zawiera sprawy zaakceptowane oraz stworzone przez użytkownika zawiera sprawy przesłane do partnerów zawiera sprawy, które zostały już zamknięte. Uprawnieni użytkownicy poprzez kliknięcie na przycisk mogą je ponownie otworzyć. Po tej czynności dana sprawa staje się widoczna w folderze spraw otwartych. zawiera wszystkie zarchiwizowane sprawy. Uprawnieni użytkownicy poprzez kliknięcie na przycisk mogą je ponownie otworzyć. Po tej czynności dana sprawa staje się widoczna w folderze spraw otwartych. Archiwizacji danej sprawy dokonuje się poprzez wybranie przycisku. 36 S t r o n a
7. Ustawienia Na stronie Spraw Otwartych oraz Spraw Odebranych po wybraniu przycisku użytkownik ma możliwość zamiany ustawień: Rysunek 44. Ustawienia 37 S t r o n a
8. Profil użytkownika Na stronie Spraw Otwartych oraz Spraw Odebranych po wybraniu może sprawdzić swój profil bądź zmienić swoje hasło dostępu do Aurory. użytkownik Rysunek 45. Profil użytkownika Po wybraniu przycisku użytkownik ma możliwość zmiany hasła dostępu do Aurory. znajdującego się po lewej stronie ekranu W polu przycisku należy wpisać dotychczasowe hasło, następnie w polach oraz wpisać dwukrotnie nowe hasło. Po wybraniu hasło zostaje zmienione. 38 S t r o n a
9. Paski narzędzi Na stronie Spraw otwartych poniżej menu górnego znajdują się następujące przyciski: Zapisz ustawienia Akceptuj zaznaczone Odrzuć zaznaczone Ponowne otwarcie wybranych spraw Pokaż wyszukiwanie Drukuj listę Usuń zaznaczone wiadomości Pomoc Na pozostałych stronach dostępne są następujące przyciski: Zapisz ustawienia Wyślij zaznaczone Pokaż wyszukiwanie Drukuj listę Drukuj listę do Excela Archiwizuj zaznaczone sprawy Zamknij zaznaczone sprawy Umożliwiają one wykonywanie konkretnych czynności na większej ilości spraw np. jeżeli użytkownik zamierza zaakceptować 6 spraw nie musi za każdym razem wybierać przycisku znajdującego się w kolumnie Akcje, wystarczy że zaznaczy wszystkie sprawy, które zamierza zaakceptować i wybierze przycisk znajdujący się nad listą spraw. W przypadku konieczności zaznaczenia wszystkich spraw wystarczy zaznaczyć checkbox stanowiący nagłówek pierwszej kolumny 39 S t r o n a
Rysunek 46. Jednoczesna akceptacja kilku spraw 9.1 Wyszukiwanie spraw Chcąc znaleźć daną sprawę należy wybrać przycisk się ekran przedstawiony na rysunku 38., po wykonaniu tej czynności pojawi Rysunek 47. Wyszukiwanie spraw Użytkownik ma możliwość wyszukiwania spraw według następujących kryteriów: Status Odpowiedzialny Data utworzenia Otrzymane od Numer sprawy Nr rejestracyjny Nazwisko właściciela Zawiera kalkulację? Zawiera załączniki? Po uzupełnieniu kryteriów i wybraniu przycisku pojawia się lista spraw spełniających założone kryteria: 40 S t r o n a
Rysunek 48. Wynik wyszukiwania Na ekranie z wynikami nadal widoczne są Pola wyszukiwania dlatego też użytkownik ma możliwość zmiany lub zawężenia kryteriów wyszukiwania. Z chwilą otrzymania ostatecznych wyników istnieje możliwość przełączenia się na ekran, na którym widoczne będą tylko rezultaty. Możliwe jest to po wybraniu nowego przycisku Zamknij. Po jego kliknięciu pojawia się następujący ekran Rysunek 49. Filtr wyszukiwania spraw Filtr zamyka się poprzez wybranie przycisku znajdującego się nad listą spraw. Po wykonaniu tej czynności ponownie widoczne są wszystkie sprawy znajdujące się w aktualnie wybranej karcie spraw. Po powrocie do listy spraw w pasku narzędzi widoczny jest nowy przycisk. System zapamiętuje ostatnio wyszukiwane kryteria i po wybraniu przycisku zostają wyświetlone sprawy z poprzedniego wyszukiwania 41 S t r o n a
9.2 Eksport danych do Excela Wszystkie listy spraw z wyjątkiem spraw odebranych mogą zostać wyeksportowane do Excela. Aby to uczynić należy wybrać przycisk. I tak np. lista spraw wysłanych przedstawiona na rys. 50. Rysunek 50. Lista spraw wysłanych do eksportu po wyeksportowaniu do Excela wygląda następująco: Rysunek 51. Eksport danych do Excela sprawy z Audanet 10. Sortowanie Użytkownik ma możliwość sortowania listy spraw według dowolnej kolumny. Aby to uczynić należy kliknąć na nagłówku kolumny według której lista spraw ma zostać posortowana W nagłówku kolumny pojawia się symbol bądź wskazuje on kolumnę według której lista spraw została posortowana oraz dostarcza informacji czy lista spraw posortowana jest rosnąco czy malejąco. 42 S t r o n a