Monitoring procesów z wykorzystaniem systemu ADONIS

Monitoring procesów z wykorzystaniem systemu ADONIS BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. e-mail: boc@boc-pl.com Tel.: (+48 22) 628 00 15, 696 69 26 Fax: (+48 22) 621 66 88 BOC Management Office oraz poszczególne produkty: ADONIS, ADOscore, ADOit, ADOlog, jak również PROfit są zastrzeżonymi znakami Grupy BOC. Pozostałe nazwy firm, produktów oraz znaki usług mogą być zastrzeżonymi znakami odpowiednich podmiotów. - 1 -

Plan prezentacji 1 Wstęp 2 Monitoring procesów w systemie ADONIS 3 Dalsze możliwości rozbudowy - 2 -

System ADONIS Zarządzanie procesami biznesowymi ADONIS jest zaawansowanym narzędziem wspierającym całościowe zarządzanie procesami biznesowymi oraz zarządzanie wiedzą. Łatwość obsługi i jednocześnie wysoka funkcjonalność sprawiają, że system ADONIS skutecznie wspomaga optymalizację procesów biznesowych, restrukturyzację firmy oraz redukcję kosztów. Funkcjonalności systemu obejmują m.in.: Modelowanie procesów za pomocą intuicyjnego edytora graficznego i tabelarycznego Rozbudowane mechanizmy analizy (m.in. badanie modeli przez kwerendy, symulacja, planowanie potrzeb personalnych, obliczanie kosztów procesów) Moduł dokumentacji Więcej informacji na temat systemu ADONIS można znaleźć na: www.boc-group.com/pl/adonis.html - 3 -

Monitoring procesów z wykorzystaniem systemu ADONIS Monitoring procesów jest istotnym scenariuszem zarządzania procesami biznesowymi. Monitoring pozwala nam na kontrolę zgodności działań operacyjnych z założonymi celami strategicznymi. Dzięki zastosowaniu do tego celu systemu ADONIS możliwe jest przedstawianie informacji o kluczowych wskaźnikach w odpowiednim kontekście i w łatwej do odbioru formie. Wartości wskaźników mogą być aktualizowane np. co tydzień w oparciu o dane z tabel Excel lub baz danych. Dzięki temu okresowy monitoring wybranych wskaźników jest możliwy bez wysiłku i nakładów czasowych na konsolidację danych z wielu źródeł. - 4 -

Paradygmat zarządzania procesami firmy BOC Monitoring procesów jest zwieńczeniem cyklu życia zarządzania procesami. Zastosowanie monitoringu w ramach procesu oceny i kontroli umożliwia badanie czy procesy są wykonywane tak, jak to założono oraz czy nie zachodzą przesłanki do aktualizacji strategii. II. Kształtowanie Modelowanie stanu obecnego procesów Analiza procesów Opracowanie propozycji ulepszeń Modelowanie procesów docelowych ze wskaźnikami Pilotowe wdrożenie ulepszeń III. Wdrażanie Przygotowanie pracowników do realizacji udoskonalonych procesów Dostosowanie systemów informatycznych do zmian w procesach I. Strategia Określenie celów zarządzania procesami biznesowymi Zidentyfikowanie procesów do usprawnienia Proces decyzji strategicznych Proces kształtowania Proces wdrożenia Proces realizacji Proces oceny i kontroli Paradygmat BPMS V. Ocena Monitorowanie wskaźników określających realizację celów procesów IV. Realizacja Produkty i procesy w zastosowaniu - 5 -

Plan prezentacji 1 Wstęp 2 Monitoring procesów w systemie ADONIS 3 Dalsze możliwości rozbudowy - 6 -

Moduł modelowania Typy modeli wykorzystywane na potrzeby monitoringu procesów Typy modeli wykorzystywane do monitoringu procesów to: Mapa procesów Model procesów biznesowych - 7 -

Moduł modelowania Typy modeli wykorzystywane na potrzeby monitoringu procesów Mapa procesów pokazuje procesy na najwyższym poziomie ogólności. Przedstawia, jakie procesy występują w wyznaczonym obszarze działalności oraz zależności pomiędzy nimi (np. które procesy są nadrzędne względem innych procesów) jak również przepływy wartości. Mapa procesów może zawierać przegląd najważniejszych wskaźników [1] z powiązanych z nią map procesów lub modeli procesów biznesowych niższego poziomu. Możliwe jest też dodanie wskaźników [2] opisujących pewne parametry strategiczne. - 8 -

Moduł modelowania Typy modeli wykorzystywane na potrzeby monitoringu procesów Model procesu biznesowego pozwala na zapewnienie szczegółowego opisu procesu. Wskaźniki (Key Performance Indicators) mogą być przypisane do dowolnego fragmentu procesu zwiększając tym samym czytelność celów oraz wymagań wobec procesu. Mechanizm świateł ulicznych użyty do wizualizacji statusu wskaźników pozwala łatwo się zorientować czy założone cele są realizowane, czy też nie. - 9 -

Moduł modelowania Wskaźnik podstawowe parametry Wskaźnik: [1] Nazwa wskaźnika (co chcemy mierzyć?) [2] Status wskaźnika (zielony plan jest realizowany, żółty realizacja planu jest zagrożona, czerwony plan nie jest osiągnięty) [3] Okres odniesienia (jak często aktualizujemy status?) [4] Wartość bieżąca (ile wynosi aktualna wartość wskaźnika?) [5] Jednostka miary (w czym dokonywany jest pomiar?) - 10 -

Moduł analizy Kwerendy analityczne a monitoring procesów Moduł analizy pozwala na przeprowadzanie analiz utworzonych modeli oraz na generowanie raportów (Word, Excel, HTML). Moduł analizy oferuje predefiniowane kwerendy oraz funkcjonalność tworzenia własnych zapytań ad-hoc. Przykładowe zapytania ad-hoc dla wskaźników: Pokaż wszystkie wskaźniki, za które odpowiada Kierownik biura obsługi klienta Pokaż wszystkie modele, które mają wskaźniki o statusie czerwony Pokaż wszystkie wskaźniki dla wybranych procesów biznesowych - 11 -

Moduł import/eksport Tworzenie dokumentacji procesowej ze wskaźnikami Publikacja procesów w Intranecie Automatyczne tworzenie dokumentacji HTML pozwalającej na prostą nawigację między modelami i wyświetlanie zawartości notatników obiektów Można definiować czy dokumentacja HTML będzie zawierać wskaźniki, czy też nie Możliwość samodzielnego dostosowania dokumentacji do Corporate Identity - 12 -

Moduł import/eksport Tworzenie dokumentacji procesowej ze wskaźnikami Automatyczne tworzenie Księgi Procedur Automatyczne tworzenie dokumentacji procesowej w formacie DOC zawierającej grafiki procesów oraz zawartość notatników obiektów Informacja o wskaźnikach procesów pomaga pracownikom zrozumieć jakie są kluczowe czynniki sukcesu dla procesów, które wykonują Możliwość samodzielnego dostosowania dokumentacji do Corporate Identity - 13 -

Monitoring procesów Wykorzystywane obiekty (1/2) Do monitorowania działania procesów służą obiektu klasy Wskaźnik. Wskaźniki (Key Performance Indicators) dostarczają informacji ze świata realnego, co pozwala na monitorowanie czy założenia wobec procesu są realizowane. Dla wskaźników definiujemy m.in: okres odniesienia definiujący częstość pomiaru (dzień, tydzień, miesiąc, kwartał, półrocze, rok) jednostkę miary (%, szt., ) rodzaj ograniczenia (od góry, od dołu, obustronny) przedziały tolerancji (zielony/żółty oraz żółty/czerwony) osobę odpowiedzialną źródło danych (wprowadzanie ręczne, tabela Excel, baza danych) - 14 -

Monitoring procesów Wykorzystywane obiekty (2/2) Przegląd wskaźników umożliwia podsumowanie statusu wskaźników. Za pomocą tego obiektu definiujemy okres planowania, który będzie stosowany wobec powiązanych z nim wskaźników. Jeśli nasze wskaźniki sięgają do bazy danych możemy również zdefiniować tutaj parametry połączenia z bazą danych. Przegląd wskaźników prezentuje też aktualne statusy wszystkich powiązanych wskaźników. - 15 -

Monitoring procesów Mechanizm działania Monitoring procesów: 1) Przypisanie wskaźników do procesów i zdefiniowanie ich parametrów 2) Wpisanie planowanych wartości wskaźników dla okresu monitorowania 3) Okresowa aktualizacja statusu w oparciu o dane rzeczywiste pobierane automatycznie z tabel Excel lub baz danych DB okresowa, automatyczna aktualizacja (np. co tydzień, miesiąc) - 16 -

Monitoring procesów z wykorzystaniem systemu ADONIS Korzyści: Szybki przegląd kluczowych parametrów procesów Łatwe definiowanie nowych wskaźników Możliwość pobierania danych z wielu źródeł (wpisywanie ręczne, Excel, baza danych) Prosty mechanizm aktualizacji danych - 17 -

Plan prezentacji 1 Wstęp 2 Monitoring procesów w systemie ADONIS 3 Dalsze możliwości rozbudowy - 18 -

Moduł import/eksport Dalsze możliwości Integracja z kokpitami systemu ADOscore Możliwe jest zastosowanie rozbudowanego mechanizmu dokumentacji HTML, który pozwala na dołączenie linków do kokpitów kontrolnych systemu ADOscore Kokpit kontrolny umożliwia łatwe badanie historii wskaźnika, analizę trendu, porównywanie wskaźników oraz dalsze możliwości analityczne - 19 -

Warstwa biznesowa Warstwa strategii Monitoring procesów z wykorzystaniem systemu ADONIS Integracja z systemem ADOscore Design Controlling Balanced Scorecard Controlling strategiczny Procesy biznesowe Controlling procesów Możliwa jest integracja zarówno między systemami ADONIS oraz ADOscore, jak i integracja kokpitów kontrolnych. - 20 -

Monitoring procesów z wykorzystaniem systemu ADONIS Dziękujemy za uwagę! BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Al. Jerozolimskie 109/26 02-011 Warszawa Tel.: +48-22-628 00 15 Faks: +48-22-621 66 88 boc@boc-pl.com www.boc-pl.com BOC Management Office oraz poszczególne produkty: ADONIS, ADOscore, ADOit, ADOlog, jak również PROfit są zastrzeżonymi znakami Grupy BOC. Pozostałe nazwy firm, produktów oraz znaki usług mogą być zastrzeżonymi znakami odpowiednich podmiotów. - 21 -