Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS

Transkrypt

1 Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS Funkcjonalność i scenariusze zastosowań BOC Wien Bäckerstr. 5/3 A Wien Tel.: Fax: boc@boc-group.com BOC Berlin Voßstr. 22 D Berlin Tel.: Fax: boc@boc-group.com BOC Iberica C/ Velázquez, 71 1 lzda. E Madrid Tel.: Fax: boc@boc-es.com BOC Dublin Haddington Hall, 80 Haddington road IRL - Dublin 4 Tel.: Fax: boc@boc-group.com BOC Hellas Mavromichali 16 GR Athens Tel: Fax: boc@boc-group.com BOC Polska Al. Jerozolimskie 109/26 PL Warszawa Tel : Fax : boc@boc-pl.com BOC Schweiz Zürcherstrasse 21 CH Winterthur Tel: Fax: boc@boc-ch.com Więcej informacji na: BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 1

2 Spis treści 1 Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS Przegląd systemu ADONIS Co odróżnia ADONIS od typowych narzędzi służących do modelowania? Komponenty systemu ADONIS Wybrane scenariusze zastosowania systemu ADONIS Modelowanie procesów Publikacja modeli oraz zarządzanie dokumentacją organizacji Zaawansowane zarządzanie wersjami i akceptacja procesów Optymalizacja procesów i szacowanie zapotrzebowania na personel ADONIS Process Portal Procesowe zarządzanie jakością Rachunek kosztów procesów oraz Activity Based Costing Procesowy benchmarking Procesowy rozwój aplikacji oraz specyfikacja systemów IT Wykorzystanie systemu ADONIS do budowy architektury zorientowanej na usługi (Service Oriented Architecture, SOA) Zarządzanie ryzykiem Monitoring wskaźników BOC Management Office Dokument ten zawiera informacje wprowadzające do systemu zarządzania procesami biznesowymi ADONIS. Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani dodatkowymi informacjami lub chcecie się dowiedzieć więcej o BOC Management Office pakiecie oprogramowania wspierającego zarządzanie, prosimy o kontakt: boc@boc-pl.com BOC Management Office oraz poszczególne produkty: ADONIS, ADOscore, ADOit, ADOlog, jak również PROfit są zastrzeżonymi znakami Grupy BOC. Pozostałe nazwy firm, produktów oraz znaki usług mogą być zastrzeżonymi znakami odpowiednich podmiotów. Grupa BOC Strona 2

3 1 Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS Dynamiczne, osiągające sukcesy przedsiębiorstwa zawdzięczają swoją przewagę konkurencyjną umiejętności dopasowywania procesów biznesowych do szybko zmieniających się warunków rynkowych. Zarządzanie procesami biznesowymi pozwala radzić sobie z rosnącą dynamiką na rynkach międzynarodowych oraz zaostrzającą się konkurencją. Dlatego też modelowanie, analiza, symulacja oraz ocena procesów biznesowych stają się coraz bardziej istotne dla sukcesu przedsiębiorstwa. Zarządzanie procesami biznesowymi pozwala bowiem na optymalizację procesów oraz właściwe dopasowanie struktur organizacyjnych, jak również posiadanych zasobów i technologii do potrzeb biznesowych. Na potrzeby analizy i optymalizacji procesów biznesowych BOC oferuje sprawdzoną procedurę, która opisuje kroki i techniki pozwalające na proste dojście od modeli opisujących stan obecny (ang. AS-IS) do ulepszonych, docelowych modeli procesów (ang. TO-BE), gotowych do wdrożenia. Procesy te kształtowane są zgodnie z ogólnymi wymaganiami biznesowymi, celami oraz kryteriami jakościowymi zdefiniowanymi w początkowej fazie projektu. Dlaczego zarządzanie procesami biznesowymi? Postępowanie przy optymalizacji procesów biznesowych Rysunek 1: Postępowanie od ustalenia kryteriów po rozwój modeli stanu docelowego Opisane dokładniej poniżej postępowanie przy analizie i optymalizacji procesów jest podsumowaniem dobrych praktyk ustalonych podczas realizacji projektów doradczych BOC. Ustalenie kryteriów: Dokumentacja celów projektu modelowania procesów biznesowych, np. zwiększenie satysfakcji Klientów dzięki poprawie jakości. Akwizycja danych: Analiza: Projekt: Akwizycja danych, modelowanie i dokumentacja stanu obecnego Identyfikacja i ocena możliwości optymalizacji Tworzenie, modelowanie i ocena modeli stanu docelowego Ewaluacja: Porównanie sytuacji obecnej i docelowej oraz ocena stopnia realizacji założonych celów System ADONIS został stworzony z myślą o zapewnieniu kompleksowego wsparcia dla wszystkich etapów projektu zarządzania procesami biznesowymi. W trakcie trwania projektu korzysta się kolejnych komponentów systemu, które umożliwiają: akwizycję danych, modelowanie, analizę, symulację, ewaluację i dokumentację procesów biznesowych. W ten sposób ADONIS wspiera użytkownika na wszystkich etapach realizacji projektu. Kompleksowe wsparcie przez system ADONIS Grupa BOC Strona 3

4 2 Przegląd systemu ADONIS ADONIS jest narzędziem wspomagającym zarządzanie procesami biznesowymi, pozwalającym na projektowanie procesów biznesowych, produktów, struktur organizacyjnych oraz systemów IT z wykorzystaniem modeli graficznych. ADONIS pozwala na łatwe tworzenie modeli z wykorzystaniem intuicyjnego edytora graficznego. Bardziej doświadczeni użytkownicy mogą dodatkowo oszczędzić czas dzięki wykorzystaniu edytora tabelarycznego oraz opcji aktualizacji modeli i obiektów poprzez raporty modułu analizy. ADONIS oferuje też szereg mechanizmów analizy służących przykładowo do ustalania zapotrzebowania na personel, kosztów procesu, czy też długości trwania procesu. W tym celu użytkownik ma do dyspozycji rozbudowaną bibliotekę z algorytmami symulacji. Możliwe jest też śledzenie zdefiniowanych parametrów procesów (Key Performance Indicators KPI) z wykorzystaniem mechanizmów ewaluacji. Modele stworzone w systemie ADONIS można łatwo udostępnić szerokiemu gronu odbiorców zarówno jako dokumenty do druku (Word, PDF), takie jak księgi jakości oraz opisy procesów, jak i poprzez Intranet w formie dokumentacji HTML (strony WWW zachowujące wszelkie powiązania między modelami i obiektami i wszystkie dane obiektów). System ADONIS oferuje wsparcie dla wielu popularnych scenariuszy (opisanych dalej) oraz, dzięki elastycznej metodzie, może być dostosowany do dowolnych wymagań Klienta. Projektowanie organizacji z użyciem modeli Wszystkie potrzebne funkcjonalności w jednym narzędziu Rysunek 2: Praca z modelami w systemie ADONIS Grupa BOC Strona 4

5 Typowe scenariusze zastosowań systemu ADONIS to m. in.: Modelowanie i publikacja procesów Zarządzanie organizacją: tworzenie procedur i instrukcji dla pracowników, opis stanowisk oraz wsparcie dla zarządzania wersjami i akceptacji modeli i procedur Optymalizacja procesów (symulacja, porównywanie stanu obecnego z wariantami stanu docelowego, benchmarking) Procesowe zarządzanie wiedzą i kompetencjami (portale procesów) Controlling (analiza kosztów procesu, zarządzanie wydajnością organizacji poprzez monitoring kluczowych wskaźników KPI) Zarządzanie kosztami (z wykorzystaniem Time-Driven Activity Based Costing oraz Rachunku Kosztów Procesów) Zarządzanie jakością i tworzenie dokumentacji na potrzeby ISO Planowanie zatrudnienia i wyliczanie zapotrzebowania na zasoby Oparte o procesy zarządzanie ryzykiem operacyjnym (Basel II, SOX, Solvency II) oraz zgodnością (compliance management) Specyfikacja i rozwój oprogramowania w oparciu o procesy Tworzenie architektury zorientowanej na usługi (Service Oriented Architecture) Typowe scenariusze zastosowań systemu ADONIS System ADONIS jest wykorzystywany na całym świecie przez setki firm, które poszukiwały elastycznego i intuicyjnego oprogramowania pomagającego zarządzać procesami. Użytkownikami systemu ADONIS są m.in.: Allianz Austrian Airlines Commerzbank Correos Deutsche Bank Deutsche Post DHL Express EADS CASA Generali Grupa Ergo Grupa Munich Re Liebherr Ministerstwo Finansów landu Brandenburgia OMV Raiffeisen Telefónica UNIQA Vodafone voestalpine Grupa BOC udostępnia również system ADONIS uczelniom, posiadającym w swoich programach nauczania tematykę zarządzania procesami biznesowymi. W samej tylko Polsce ponad 25 uczelni wykorzystuje system ADONIS w dydaktyce, dzięki czemu każdego roku ponad tysiąc polskich studentów poznaje nasze oprogramowanie i tematykę zarządzania procesami. Grupa BOC wspiera też firmy rozpoczynające zarządzanie procesami poprzez udostępnianie za darmo specjalnej wersji systemu ADONIS, którą można pobrać ze strony Użytkownicy systemu Grupa BOC Strona 5

6 3 Co odróżnia ADONIS od typowych narzędzi służących do modelowania? ADONIS zawiera wiele funkcjonalności, które daleko wykraczają poza to, co oferują typowe narzędzia wykorzystywane do modelowania. Niektóre, wybrane aspekty omówione są poniżej. Przejrzysta metoda modelowania i intuicyjna obsługa: ADONIS łączy w sobie prostotę dla początkujących użytkowników z dużymi możliwościami dostępnymi dla bardziej zaawansowanych osób. W zależności od potrzeb użytkownika, można pokazywać tylko te obiekty, które są dla niego istotne, wizualizować elementy modelu (np. w celu pokazania jak przepływa dany dokument w ramach procesu), a także definiować, które atrybuty obiektów użytkownicy mają uzupełniać. Dzięki temu z jednego modelu może korzystać wiele grup użytkowników, a każdy użytkownik może pracować w sposób, który sprzyja produktywności. Dodatkowo, użytkownicy są w stanie efektywnie pracować z systemem już po krótkim szkoleniu. Możliwość dostosowania narzędzia do potrzeb Klienta: ADONIS oferuje wsparcie dla wszystkich etapów zarządzania procesami oraz dla najważniejszych scenariuszy. Możliwe jest jednak dostosowanie systemu do w zasadzie dowolnych potrzeb Klienta poprzez customizację. Dzięki temu system można łatwo dopasować do nowych oraz zmienionych obszarów zastosowania. Wygodna praca z modelami procesów o różnej szczegółowości: System ADONIS pozwala na łatwe tworzenie hierarchii procesów i umożliwia szybkie przechodzenie między różnymi poziomami szczegółowości map. Możliwe jest też wizualizowanie zawartości zagnieżdżonych modeli (modeli do których odwołują się obiekty znajdujące się w naszym aktualnie otwartym modelu). W ten sposób można np. pokazać proces główny wraz z jego podprocesami w jednej grafice. Mechanizm referencji: Tradycyjnie wykorzystywane narzędzia do modelowania nie potrafią przechowywać informacji o wzajemnych powiązaniach między elementami organizacji (np. między czynnościami w procesie, a wykonawcami tych czynności oraz wykorzystywanymi dokumentami) i przechowują je w formie tekstowego opisu, czy też dodatkowych obiektów zaburzających czytelność modelu. ADONIS korzysta w tym celu z mechanizmu referencji między modelami i obiektami, co poprawia czytelność modeli, pomaga łatwo aktualizować modele (oraz dokumentację procesów) w wypadku zmian w organizacji, jak również analizować wzajemne powiązania. Odwołania do zewnętrznych zasobów:. Duża część organizacji posiada wiele źródeł wiedzy i informacji dla osób zajmujących się procesami mogą to być dokumenty dobrych praktyk, bazy Lotus Notes/Domino, kursy e-learningowe, czy po prostu gotowe szablony dokumentów, z których należy korzystać. ADONIS pozwala zamieszczać odwołania do tych wszystkich zasobów w odpowiednich miejscach modeli procesów, dzięki czemu pracownicy mają dostęp do potrzebnych im zasobów zarówno w systemie, jak i przy korzystaniu z wygenerowanej dokumentacji HTML. Zaawansowane możliwości generacji dokumentacji: Modele stworzone w systemie ADONIS można opublikować w formie dokumentacji do wydruku (Word, PDF,...), jak również udostępnić w sieci wewnętrznej jako HTML. Publikacja dokumentacji wymaga minimalnego nakładu pracy, a korzystanie z wygenerowanej dokumentacji nie wiąże się z dodatkowymi kosztami. Możliwe jest również proste tworzenie raportów przez moduł analizy, jak też zapisywanie wyników symulacji na potrzeby dalszej analizy danych. Rozbudowane mechanizmy oceny procesów: ADONIS posiada bogate funkcjonalnie komponenty służące do oceny modeli, jak np.: komponenty analizy i symulacji. Umożliwiają one optymalizację procesów, a także wyliczanie zapotrzebowania na personel i zasoby. Mechanizmy wspierające tworzenie poprawnych modeli: ADONIS oferuje różnorodne mechanizmy umożliwiające automatyczne sprawdzanie zgodności tworzonych modeli z ustalonymi kryteriami poprawności. W komponencie analizy można Wybrane cechy systemu ADONIS BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 6

7 dodatkowo tworzyć własne raporty badające spójność modeli lub korzystać z już istniejących (np.: pozwalających wyszukać wszystkich czynności bez opisu lub procesy bez osoby odpowiedzialnej). Wsparcie dla pracy grupowej: ADONIS w wersji klient-serwer przechowuje wszystkie modele we wspólnej bazie danych, co ułatwia pracę grupową na tym samym zbiorze modeli. W zależności od potrzeb informacyjnych i uprawnień, użytkownikowi przypisuje się dostęp do konkretnych grup modeli oraz funkcjonalności systemu. Wygodna praca z wersjami modeli:. System wspiera pracę z wieloma wersjami modeli z możliwością definiowania uprawnień dla konkretnych grup użytkowników. ADONIS dba o spójność i wysoką jakość modeli oraz pomaga unikać pomyłek związanych z zarządzaniem wersjami. Można też łatwo ustalać różnice między wersjami i śledzić historię zmian modelu. Prosta administracja: ADONIS współpracuje ze standardowo wykorzystywanymi bazami danych (MS SQL Server, Oracle, DB2), co ułatwia instalację i późniejsze administrowanie systemem. Nakład pracy dla administratorów minimalizują też takie funkcjonalności, jak wsparcie dla Single Sign On. Polityka licencyjna oraz pochodzenie komponentów: ADONIS w wersji klient-serwer jest licencjonowany w oparciu o model "Concurrent use" (licencja pływająca). Oznacza to, że oprogramowanie klienckie może być zainstalowane na dowolnie wielu komputerach, jednakże liczba równoczesnych połączeń z bazą danych zależy od liczby wykupionych licencji. Dodatkowo - wszystkie funkcjonalności są zintegrowane w jednym narzędziu i pochodzą od jednego producenta, co przekłada się na większy komfort pracy, brak potrzeby zakupu dodatkowych licencji. Daje to Klientom pewność co do tego, że będą mieć dostęp do wszystkich potrzebnych im opcji. Grupa BOC Strona 7

8 4 Komponenty systemu ADONIS ADONIS oferowany jest w wersjach Business Edition oraz Professional Edition. ADONIS w wersji Business Edition obejmuje komponenty: modelowanie, analiza, import/export oraz dokumentacja. Użytkownikami tej wersji są często pracownicy, którzy przeprowadzają analizę stanu obecnego, bądź sporządzają dokumentację procesów. ADONIS w wersji Professional Edition zawiera wszystkie komponenty: akwizycja danych (komponent pobierania danych HOMER umożliwiający przejmowanie danych z arkuszy Excel), modelowanie, analiza, import/export, symulacja, ewaluacja i dokumentacja. Użytkownikami Professional Edition są często pracownicy, którzy przeprowadzają badanie procesów w celu ich optymalizacji. Business i Professional Edition Rysunek 3: Komponenty systemu ADONIS Komponent modelowania pozwala tworzyć i edytować modele z wykorzystaniem intuicyjnego, graficznego edytora modeli. Użytkownicy, chcący błyskawicznie wprowadzać i edytować duże ilości uporządkowanych danych, mogą też skorzystać z tabelarycznego edytora modeli. Jeśli istnieją już dane, które chcemy wykorzystać tworząc modele procesów i zasobów, do dyspozycji jest komponent akwizycji danych HOMER, który pomaga przejmować ustrukturyzowane dane z arkuszy MS Excel. Komponent analizy pozwala badać i edytować modele, jak również tworzyć własne raporty. Użytkownicy mają do dyspozycji predefiniowane raporty badające np. koszty czynności, jak również kwerendy wychwytujące błędy i braki w modelach oraz pomagające zarządzać komentarzami co do zawartości modelu. Możliwe jest zarówno tworzenie własnych zapytań, jak również rozbudowa listy tych predefiniowanych. Przy pomocy komponentu symulacji można badać czasy i koszty procesów, jak również analizować różne wersje procesów docelowych w celu wybrania optymalnego kandydata do wdrożenia. Komponent ewaluacji oferuje mechanizmy porównywania i oceny modeli stanu docelowego oraz monitoringu wskaźników, dla aktualnie wykonywanych procesów (KPI controlling). Przy pomocy komponentu dokumentacji można generować, w oparciu o modele systemu ADONIS, dokumentację w formie do wydruku (Word, PDF) lub jako HTML. Pozwala to opublikować np. w sieci wewnętrznej organizacji całość modeli w formie do odczytu. Komponent Import/Export umożliwia wymianę danych o modelach systemu ADONIS (XML/ADL), generowanie kodu BPEL z modeli, jak również integrację dodatkowych interfejsów (np. XMI, XPDL, FDL). Przegląd komponentów BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 8

9 5 Wybrane scenariusze zastosowania systemu ADONIS 5.1 Modelowanie procesów Podstawowym scenariuszem wykorzystania systemu ADONIS jest tworzenie opisu procesów i elementów składowych organizacji z wykorzystaniem graficznych modeli. Intuicyjny edytor modelowania, możliwość dokumentowania zaawansowanych parametrów obiektów, funkcje ułatwiające szybkie modelowanie oraz tryb tabelaryczny pozwalają łatwo tworzyć modele opisujące wybrane aspekty organizacji zarówno początkującym użytkownikom, jak i osobom korzystającym z bardziej zaawansowanych funkcjonalności. Standardowa konfiguracja (biblioteka BPMS) uwzględnia, oprócz modeli procesów biznesowych, również modele opisujące strukturę organizacyjną, wykorzystywane dokumenty i systemy IT oraz tworzone produkty, co pozwala tworzyć całościowy opis organizacji. Podstawowa konfiguracja systemu zawiera również modele wspierające scenariusze, takie jak: zarządzanie jakością (model zasobów), rozwój oprogramowania i specyfikacja systemów (BPMN, model danych, diagram przypadków użycia), czy też zarządzanie ryzykiem i zgodnością (modele ryzyk i kontroli). Dodatkowo, budowa systemu ADONIS pozwala na praktycznie dowolne poszerzanie wykorzystywanej przez Klienta metody (poprzez customizację) zarówno jeśli chodzi o modyfikację istniejących obiektów i modeli, jak i dodawanie nowych obiektów i typów modeli. Przykładowo metody modelowania dostępne dodatkowo w systemie to: EPC (SAP R/3), UML, LVSM (Lean Value Stream Mapping), BPEL, LOVEM, MQ Series Workflow, itd. Rozbudowany i intuicyjny edytor modelowania Typy modeli w konfiguracji standardowej Rysunek 4: Modelowanie w systemie ADONIS standardowa konfiguracja Zarówno edytor modelowania, jak i domyślna metoda dostępna w narzędziu ułatwiają pracę z modelami nawet osobom bez dużego doświadczenia. Tworzenie nowego modelu lub edycja istniejącego polega na wybraniu odpowiedniego obiektu z listy (np. czynności) i jego wstawianiu w miejscu kliknięcia na obszarze modelowania. Obiekty mają jasne nazwy (np. Decyzja zamiast Bramka logiczna, czy XOR ), co pozwala łatwo tworzyć modele również osobom bez wykształcenia informatycznego. Tworzenie modeli Grupa BOC Strona 9

10 Edytor usprawnia tworzenie modeli poprzez opcje, takie jak np.: funkcja wstawiania/usuwania wolnej przestrzeni, szybkiego dodawania nowych obiektów do modelu i ich usuwania z zachowaniem ciągłości konektorów między obiektami, czy też automatyczna zmiana wariantu wizualizacji modelu (np. zamianę modelu góra-dół bez torów modelowania na model lewo-prawo z torami modelowania odpowiadającymi wykonawcom czynności). W celu zachowania czytelności modeli, domyślnie wizualizowane są tylko podstawowe atrybuty obiektów - np. nazwa. Możliwe jest jednak przechowywanie dodatkowych informacji o obiektach, takich jak np. (dla czynności): czas trwania, koszty, odpowiedzialność za wykonanie itd. Atrybuty te można wykorzystać przy publikacji dokumentacji, jak również w analizach modeli. Wszystkie te informacje są przechowywane w tzw. notatnikach obiektów, które otwiera się poprzez podwójne kliknięcie na odpowiednim obiekcie. W ramach notatnika atrybuty są pogrupowane w odpowiednie zakładki tematyczne, takie jak np. Opis, czy Czasy/Koszty. W razie potrzeby można pokazywać i ukrywać atrybuty obiektów na obszarze modelowania jako tekst lub specjalny symbol. System ADONIS pozwala w wygodny sposób dodawać informacje odnośnie wzajemnych powiązań elementów organizacji np. wykorzystania dokumentów w czynnościach procesu biznesowego. Służy do tego mechanizm referencji odnośników między poszczególnymi modelami i obiektami. Odnośniki takie nie obniżają czytelności modelu, gdyż są atrybutami obiektu (np. informacją o roli odpowiedzialnej za wykonanie danej czynności), a nie dodatkowymi obiektami doczepianymi do przebiegu procesu. Jeśli z jakichkolwiek przyczyn potrzebne jest przedstawienie graficzne tych powiązań można je pokazać obok obiektu/na powierzchni modelu, lub też skorzystać z mechanizmu przeglądu odnośników, który pokazuje je w uporządkowanej formie. Mechanizm referencji umożliwia błyskawiczną aktualizację modeli (wystarczy zmienić w jednym modelu np. nazwę dokumentu, a wszystkie procesy, które z niego korzystają automatycznie się zaktualizują), jak również błyskawiczne ustalanie powiązań między modelami (np. za jakie czynności jest odpowiedzialny pracownik A). Korzyści: Prosta i intuicyjna obsługa systemu pozwala ograniczyć nakłady na szkolenia Szybkie tworzenie modeli dzięki możliwości modelowania graficznego i tabelarycznego Możliwość modelowania i ustalania wzajemnych powiązań między wszystkimi elementami organizacji: procesami biznesowymi, produktami, aplikacjami IT, strukturami organizacyjnymi... Możliwość dostosowania widoku modelu do potrzeb użytkownika powoduje, że nie musi zwracać uwagi na nieistotne dla niego aspekty Możliwość dostosowania sposobu prezentacji modeli przez customizację 5.2 Publikacja modeli oraz zarządzanie dokumentacją organizacji Wiele organizacji boryka się z wyzwaniem zapewnienia pracownikom dostępu do potrzebnych im informacji. Informacje są często rozproszone w firmie i udostępniane przy pomocy różnych mediów. Pracownik, chcąc dowiedzieć się jak powinien pracować, często musi zapoznać się z opisem stanowiska pracy w formie dokumentu Word, z wytycznymi odnośnie zarządzania ryzykiem w postaci dokumentu PDF, opisem procesu w formie wydrukowanego flowchartu, instrukcją obsługi systemu informatycznego dostępną w intranecie... Informacje te często nie są ze sobą spójne, odnalezienie ich wszystkich jest czasochłonne, a poza tym nigdy nie ma gwarancji, że korzysta się z najnowszej wersji. Dodatkowo tworzenie dokumentacji w taki sposób często wiąże się z niepotrzebnym nakładem pracy. Rozwiązaniem jest tu zastosowanie systemu ADONIS, który pozwala tworzyć spójne i łatwe do zrozumienia wytyczne dla pracowników, które można publikować w wielu formatach, przy znacznym ograniczeniu pracochłonności publikowania dokumentacji. Uzupełnianie opisów poprzez atrybuty obiektów Mechanizm referencji Korzyści Jak zapewnić pracownikom dostęp do potrzebnych informacji? Grupa BOC Strona 10

11 Metoda modelowania dostępna w systemie ADONIS pozwala na opisanie wszystkich aspektów procesu istotnych dla pracowników: od prostych opisów procesów, przez informacje o wykorzystywanych zasobach, aż do opisu ryzyk i kontroli. W razie potrzeby można też dopasować system, jeśli podstawowa konfiguracja jest niewystarczająca. System pozwala na dodawanie do modeli odnośników do zasobów zewnętrznych (plików, adresów internetowych/intranetowych, dokumentów Lotus Notes/Domino, ), dzięki czemu modele mogą służyć jako spis treści kierujący pracowników do dodatkowych, bardziej szczegółowych treści (np. kursów e-learningowych dotyczących danego aspektu obsługi Klienta, screencastów pokazujących obsługę systemu IT, czy też dokumentów PDF z regulacjami prawnymi). Odnośniki te działają zarówno w systemie ADONIS oraz w opublikowanej dokumentacji. Dokumentacja jest generowana w oparciu o modele ze wspólnego systemowego repozytorium (bazy danych dostępnej dla wielu użytkowników). W razie potrzeby aktualizacji wystarczy dokonać odpowiednich zmian w modelach i opublikować dokumentację w potrzebnej formie np. w firmowym intranecie. Zarządzanie dokumentacją z systemem ADONIS Rysunek 5: Dokumentacja w formacie HTML pozwala pracownikom łatwo odnajdywać potrzebne informacje i przechodzić do zewnętrznych zasobów (np. wzorów dokumentów) Dzięki mechanizmom systemu ADONIS gwarantującym spójność modeli, nakład pracy potrzebny na aktualizację dokumentacji w związku z np. zmianą procedury, czy też reorganizacją jest znacznie niższy. Dodatkowo, mechanizm wersjonowania pozwala na zdefiniowanie, że tylko upoważnione osoby mogą publikować dokumentację oraz, że jest ona tworzona z najaktualniejszych wersji procesów. Dokumentacja zawiera historię zmian modelu, z którego została wygenerowana, więc łatwo jest ustalić zmiany między wersjami. ADONIS pozwala publikować dokumentację w formie odpowiadającej potrzebom i przyzwyczajeniom Klienta: jako dokumentację do wydruku (Word oraz PDF), lub też dokumentację do zamieszczenia w sieci wewnętrznej (HTML zawierający wszystkie wprowadzone dane oraz powiązania między modelami i obiektami). Publikacja dokumentacji jest dostępna w standardzie, a korzystanie z dokumentacji nie wymaga dodatkowych licencji. Wygląd dokumentacji generowanej przez system ADONIS daje się zmodyfikować w łatwy sposób, co pozwala na dopasowanie go do standardów identyfikacji wizualnej Klienta. Łatwe dopasowywanie dokumentacji do potrzeb Klienta Grupa BOC Strona 11

12 Rysunek 6: Przykłady modyfikacji wyglądu dokumentacji HTML System ADONIS pozwala publikować dokumentację dla pojedynczych modeli oraz dla ich całych grup. Użytkownik może w łatwy sposób zdefiniować jaka ma być zawartość dokumentacji (np. czy mają się tam znaleźć wprowadzone do modelu informacje o czasach i kosztach). Oprócz zmiany wyglądu dokumentacji i filtrowania zawartości można też dodawać nowe typy raportów o zadanej strukturze (odpowiadającej aktualnie wykorzystywanym dokumentom, które znają i akceptują pracownicy). Rysunek 7: Przykłady dodatkowych typów raportów: tabelaryczna procedura z omówieniem kroków procesu oraz opis stanowiska pracy Korzyści: Zapewnienie pracownikom dostępu do wszystkich potrzebnych im informacji w wygodnej dla nich formie Ograniczenie nakładu pracy potrzebnego do tworzenia i aktualizacji dokumentacji Możliwość publikowania wszystkich potrzebnych dokumentów (procedury, graficzne mapy procesów, organigramy, raporty zarządzania ryzykiem) z jednego narzędzia Możliwość dowolnego dopasowania dokumentacji do potrzeb Klienta Udostępnianie dokumentacji pracownikom nie wiąże się z kosztami Korzyści Grupa BOC Strona 12

13 5.3 Zaawansowane zarządzanie wersjami i akceptacja procesów W miarę jak rośnie liczba stworzonych modeli, nieuchronnie dochodzimy do etapu na którym jedna osoba nie jest w stanie orientować się we wszystkich istniejących modelach. Znaczenia nabiera możliwość ustalenia, który model jest wersją oficjalną, a który tylko roboczym szkicem. Dochodzi do tego również kwestia uprawnień do dokonywania zmian w procesach. Standardowo system wspiera wersjonowanie modeli oraz dba o spójność powiązań między modelami przy tworzeniu nowych wersji. Mechanizm porównywania modeli pozwala łatwo ustalić różnice między wybranymi wersjami modelu. Modele można oznaczać (przez status modelu) jako robocze, obowiązujące, czy też archiwalne, oraz wizualizować tę informację tak, że pomyłki są praktycznie wykluczone. Jeśli potrzebne jest wsparcie dla bardziej formalnego zarządzania wersjami modeli, można włączyć dodatkowy mechanizm, który gwarantuje, że tylko upoważnione osoby będą w stanie dokonywać akceptacji lub archiwizacji modeli, modele będą zapisywane wyłącznie w ustalonych miejscach w strukturze katalogów (grup modeli), a wszystkie zmiany będą dokonywane zgodnie z procedurami organizacji i odpowiednio zapisywane w historii zmian. Mechanizm ten pozwala na znaczną redukcję nakładu pracy potrzebnego do pracy z dokumentacją np. na potrzeby zarządzania jakością lub certyfikacji, pozwala zachować spójność i wysoką jakość modeli i unikać pomyłek (takich jak użycie wersji nieaktualnej modelu). Potrzeba zarządzania wersjami modeli Wsparcie dla wersjonowania Przykładowy obieg akceptacji modelu Rysunek 8: Proces wersjonowania modeli z przypisanymi statusami oraz rolami Mechanizm wersjonowania można dostosować do potrzeb Klienta, dodając dodatkowe statusy modelu, ustalając wielopoziomową akceptację wymaganą do tego, aby model został uznany za oficjalną procedurę, konfigurując mechanizm powiadomień o modelach czekających na akceptację itp. Możliwe jest również wykorzystanie na potrzeby wersjonowania rozwiązania portalowego ADONIS Process Portal (opisanego w rozdziale 5.5), co pozwala uczestniczyć w zarządzaniu obiegiem akceptacji również osobom nie używającym systemu ADONIS. Dzięki temu dostępne jest wsparcie na wszystkich etapach cyklu życia modelu. Możliwość dostosowania do potrzeb Klienta Grupa BOC Strona 13

14 5.4 Optymalizacja procesów i szacowanie zapotrzebowania na personel Ciężko jest zarządzać organizacją nie wiedząc dokładnie, jak są realizowane procesy. Brak tej wiedzy powoduje, że decyzje odnośnie zmian są podejmowane w oparciu o intuicję, miejsca powstawania kosztów są nieznane, zasoby wykorzystywane nieefektywnie, a szanse na usprawnienie działania często umykają. Najprostszą drogą do optymalizacji procesów jest ich wymodelowanie. Już samo stworzenie modeli opisujących w jaki sposób są realizowane procesy, z użyciem jakich zasobów oraz ile trwają i kosztują często jest impulsem do ulepszeń, gdyż pewne nieefektywności stają się oczywiste. Przykładowo, zapoznając się z modelem procesów można wychwycić ciągi kroków, które nie przydają wartości, pętle w procesie wynikające z poprawiania błędów i pozyskiwania dodatkowych informacji, czy też częste zmiany wykonawców skutkujące opóźnieniami i błędami. Kolejnym krokiem w stronę optymalizacji procesów jest wykonanie analiz. Często wiedza o procesach, miejscach powstawania kosztów i przestojach jest obecna wyłącznie w głowach pracowników, co powoduje, że nikt nie ma całościowego obrazu sytuacji i nie można łatwo badać miejsc wartych ulepszenia. Posiadanie danych o procesach w formie modeli pozwala przezwyciężyć ten problem. Komponent analizy systemu ADONIS pozwala łatwo wyszukiwać np. wszystkie czynności wykonywane przez konkretną rolę, kosztujące więcej niż X, czy też trwające dłużej niż Y minut. Analiza rachunkowa pozwala dodatkowo oszacować koszty i czasy wykonania procesu określoną ilość razy, jak również przeciętny czas procesu z perspektywy Klienta (od początku do końca). Taka analiza jest punktem wyjścia do zastanowienia się jakie działania powodują niewspółmiernie dużo kosztów i wymagają pracy, mimo, że nie przekłada się to na tworzenie wartości dla Klienta, albo też, czy czas wysoko opłacanych specjalistów nie jest marnowany w związku z tym, że wykonują czynności, dla których wystarczy ktoś o wiele niższych kwalifikacjach. Rzadko kiedy mamy zasoby wystarczające do tego, aby wymodelować i zoptymalizować wszystkie procesy. Dlatego też ważna jest możliwość wyboru procesów, a nawet danych ścieżek procesów, które mają największy potencjał optymalizacyjny, czyli miejsc od których warto zacząć. Z kolei, gdy zbadaliśmy już stan obecny i planujemy jak mogą wyglądać procesy docelowe, cenna jest możliwość porównywania ich między sobą w celu wybrania optymalnego oraz bezpiecznego przetestowania, jak będzie działać organizacja po ich wdrożeniu. Tu właśnie przydaje się nam możliwość symulowania modeli. Czytelny obraz organizacji podstawą do podejmowania trafnych decyzji Analiza procesów Symulacja procesów Rysunek 9: Symulacja pomaga łatwo ustalić m.in. najdroższy wariant przebiegu procesu System ADONIS daje do dyspozycji cztery algorytmy symulacyjne: Analiza ścieżki pomaga ustalać miejsca w procesie, które warto uwzględniać przy optymalizacji (np. najdłuższy przebieg procesu, najczęstszy sposób wykonywania, najwyższe koszty) Grupa BOC Strona 14

15 Analiza obciążenia pomaga przeprowadzać dokładne badania czasów i kosztów procesu dla zakładanej ilości wykonań. Analiza obciążenia uwzględnia również koszty osobowe oraz koszty wykorzystywanych zasobów (np. systemów IT), dzięki czemu zapewnia całościowy obraz kosztów działań. Analiza wykorzystania (dostępne są dwa warianty algorytmu) która pozwala ustalić jak optymalnie rozlokować zasoby i pracujący personel, aby uniknąć wąskich gardeł oraz przestojów. Symulacja pozwala bezpiecznie przeprowadzać badania wpływu zmian w procesach (analizy what-if) na organizację. Wyniki symulacji można zapisywać jako raporty. System umożliwia porównywanie ze sobą procesów poddanych symulacji. Pozwala to zarówno ustalić, który z wariantów procesu lepiej spełnia założone kryteria (np. skrócenie czasu procesu, bez wzrostu kosztów), jak i ustalić które z procesów wykonywanych przez dany departament generują najwięcej kosztów itp. Mechanizm symulacji pomaga również w oszacowaniu zapotrzebowania na personel. Szczególnie przydaje się to w sytuacji gdy np. firma w związku z sezonowością zamówień musi oszacować, czy wystarczy obecny stan osobowy, czy też należy zatrudnić pracowników tymczasowych, lub gdy trzeba oszacować co się zmieni po wdrożeniu nowego systemu informatycznego (np. ile osób będzie mogło przejść do realizacji innych zadań). Mechanizm porównywania wyników Szacowanie zapotrzebowania na personel Korzyści: Mechanizmy analizy i symulacji pomagają zidentyfikować miejsca o znaczącym potencjale optymalizacyjnym, którymi warto się zająć w pierwszej kolejności ( szybkie zwycięstwa ) Wdrażanie sprawdzonych procesów dzięki możliwości badania scenariuszy Best- i Worst-Case oraz obserwacji postępów przy zmianach procesu (porównanie stanu obecnego z docelowym) Możliwość oszacowania skutków planowanych zmian w organizacji (np. o ile spadną koszty w związku z wdrożeniem nowego systemu IT) pozwala podejmować lepsze decyzje Możliwość szacowania zapotrzebowania na personel pozwala odpowiednio alokować zasoby Korzyści 5.5 ADONIS Process Portal W miarę wzrostu znaczenie BPM w organizacji, modele są wykorzystywane przez coraz większą część pracowników: od właścicieli procesów odpowiadających za ich sprawne działanie, przez specjalistów (np. zarządzanie ryzykiem), dla których ważne są tylko niektóre elementy zawarte w modelach procesów, przez pracowników, którzy chcą tylko zapoznawać się z wytycznymi i czasem móc je skomentować, aż do kierownictwa zainteresowanego akceptacją nowych wersji procedur i monitorowaniem wybranych wskaźników procesów. Rozwiązaniem jest tutaj umożliwienie każdej z grup pracowników pracy w sposób uwzględniający to, jakie zadania chce wykonywać użytkownik i dopasowujący do tego prezentowaną treść i dostępne funkcjonalności. ADONIS Process Portal oferuje dostęp online do modeli i funkcjonalności systemu ADONIS w sposób dopasowany do potrzeb konkretnej grupy pracowników (np. kierownictwo, dział prawny/compliance czy też pracownicy czytający instrukcje wykonywania procesów). Dzięki temu osoby, które nie muszą modelować i optymalizować procesów ale dokonują ich przeglądu i akceptacji, uzupełniają dane, czy też po prostu zapoznają się z procesami, mogą to robić przez przeglądarkę. Użytkownicy po zalogowaniu pracują z intuicyjnym interfejsem dostosowanym do zadań, które chcą wykonywać. Dzięki temu możliwa jest też praca z systemem bez dodatkowych szkoleń Przykładowe scenariusze wykorzystania obejmują: Prezentację aktualnych wersji wybranych modeli z bazy danych systemu ADONIS (bez konieczności uruchamiania opcji publikacji modeli) z możliwością ograniczania dostępu i dopasowywania widocznych informacji do uprawnień użytkownika Różne role, różne potrzeby ADONIS Process Portal szybka i wygodna praca z modelami Grupa BOC Strona 15

16 Zarządzania wersjami modeli i ich akceptacja w ramach wersjonowania Monitoring wskaźników procesu Zdecentralizowane zbieranie danych w celu uzupełniania oraz aktualizacji procesów Zgłaszanie propozycji ulepszeń procesów Rysunek 10: Przykład pracy z modelami - dodawanie propozycji ulepszenia Korzyści: Brak konieczności publikowania dokumentacji po dokonaniu zmiany w modelach Wygodny dostęp do potrzebnych informacji Łatwy w użyciu interfejs dopasowany do wykonywanych zadań Brak konieczności instalacji systemu oraz dodatkowych szkoleń Korzyści 5.6 Procesowe zarządzanie jakością Istotnym elementem efektywnego Systemu Zarządzania Jakością jest udokumentowanie procesów. Często w tym celu wykorzystywane są opisy tworzone w oprogramowaniu biurowym (np. MS Word), którym towarzyszą grafiki procesów tworzone w prostych programach do rysowania, a nawet konstruowane z kształtów dostępnych w MS Office. Rozwiązanie takie pozwala zawrzeć w dokumentacji zarówno dane opisowe, jak i graficzne modele czytelne dla pracowników, jednak wiąże się często z dużym nakładem pracy. Co więcej każda zmiana (np. nowa nazwa stanowiska, wprowadzony nowy dokument) wymaga pracochłonnego dostosowywania dokumentacji i może prowadzić do pozostawienia niespójnych informacji. Oprócz niepotrzebnego nakładu pracy osoby odpowiadającej za SZJ, wiąże się to również z ryzykiem, że błędy utrudnią (re-)certyfikację. Forma taka wymaga dodatkowo zachowania specjalnych procedur, aby zagwarantować, że pracownicy mają dostęp do aktualnej dokumentacji. Nie dla wszystkich korzystanie z takiej dokumentacji jest też wygodne. Rozwiązaniem jest tutaj zastosowanie systemu ADONIS, który może stanowić podstawę systemu zarządzania jakością na potrzeby certyfikacji i pozwala na łatwe tworzenie i aktualizację dokumentacji SZJ w oparciu o modele. ADONIS oferuje różnorodne możliwości wspierania certyfikacji jakościowej organizacji. Metoda opisu procesów za pomocą modeli spełnia wymagania norm, takich jak m.in.: ISO 9001:2000/2008, ISO 14000, czy VDA 6. Dokumentowanie procesów na potrzeby SZJ Procesowe zarządzanie jakością z systemem ADONIS Grupa BOC Strona 16

17 Korzystając z modeli dostępnych w standardowej konfiguracji można w łatwy sposób opisać procesy, wykorzystywane w nich dokumenty, odpowiedzialność poszczególnych pracowników, jak również informacje o wykorzystywanych zasobach. Dodatkowo, system ułatwia dokumentowanie informacji, takich jak np.: słownik terminów i skrótów, podsumowanie klientów i dostawców, czy też czynniki sukcesu oraz mierniki procesu. Rysunek 11: Proces obsługi zamówienia z widocznymi dokumentami wejściowymi i wyjściowymi, systemami IT, odpowiedzialnymi rolami oraz informacjami o osobach, z którymi trzeba konsultować wykonanie i informować o działaniach Dzięki temu, że dokumentacja jest generowana w oparciu o modele, jej aktualizacja przebiega błyskawicznie wystarczy dokonać zmiany w modelach i opublikować nową dokumentację. Mechanizm wersjonowania oraz historia zmian modelu pozwala łatwo prześledzić co się zmieniło między poszczególnymi wersjami. Można też uniemożliwić generację dokumentacji jakościowej w oparciu o modele, które nie zostały oficjalnie uznane za obowiązujące procedury. Dokumentacja ta może być przekazana do dyspozycji wszystkim pracownikom, gdyż korzystanie z niej nie wymaga dodatkowych licencji. System pozwala łatwo publikować dokumentację w wielu formatach np. drukowane instrukcje PDF na potrzeby auditorów oraz dokumentacja w formie portalu HTML w celu poinformowania pracowników o obowiązujących procedurach. Dzięki temu, że podstawą są tu modele przechowywane w bazie danych, publikacja w wielu formatach nie wymaga dodatkowej pracy i nie ma ryzyka, że istnieją rozbieżności pomiędzy poszczególnymi rodzajami publikacji. Korzyści: Znacząca redukcja pracy potrzebnej do zarządzania dokumentacją SZJ Automatyczna publikacja dokumentacji pozwala na poprawę jej jakości Zapewnienie pracownikom dostępu do aktualnych procedur w wygodnej dla nich formie Możliwość dostosowania formy i treści dokumentacji generowanej z systemu do potrzeb Klienta 5.7 Rachunek kosztów procesów oraz Activity Based Costing Tradycyjne dane dostarczane przez rachunkowość nie wystarczają do ustalenia, gdzie tak naprawdę powstają koszty z punktu widzenia organizacji, które procesy są nadmiernie drogie oraz jakie produkty generują zyski. Przekłada się to często na błędną kalkulację cen i niewłaściwe decyzje odnośnie strategii sprzedaży, prowadzące do zmniejszenia zysków. Istnieje wiele podejść do kwestii ustalania kosztów działania organizacji. Najbardziej znane z nich to Activity Based Costing (popularny szczególnie w USA) oraz europejski Rachunek Kosztów Procesów. Oba te podejścia zakładają przypisywanie kosztów pośrednich do Publikacja dokumentacji zarządzania jakością Korzyści Metody badania kosztów organizacji Grupa BOC Strona 17

18 pewnych ustalonych nośników kosztów w celu stworzenia realnego obrazu organizacji. Już standardowa konfiguracja systemu ADONIS pomaga w lepszym poznaniu miejsc powstawania kosztów. Symulacja pozwala na ustalenie kosztów procesu z uwzględnieniem zarówno kosztów czynności niezależnych od czasu, jak i kosztów zależnych od czasu (koszt pracy pracowników oraz koszt wykorzystania zasobów) zgodnie z podejściem Time- Driven Activity Based Costing (tzw. 2 generacja ABC). Jako rozszerzenie systemu oferujemy również konfigurację wspierającą rachunek kosztów procesów (RKP). Pozwala ona na gromadzenie danych dotyczących zapotrzebowania na zasoby w postaci modeli opisujących m.in. zasoby i centra kosztów. System pozwala na automatyczne wyliczenie kosztów wynikających z wykorzystania zasobów, które mogą być następnie wykorzystane w module RKP do dalszych obliczeń. Alternatywnie, wymagane koszty można wprowadzić ręcznie do rachunku kosztów procesów. Dodatkowo konfiguracja RKP oferuje algorytmy symulacyjne służące do głębszej analizy modeli procesów. Przyporządkowanie kosztów procesów do produktów Rysunek 12: Wyliczanie kosztów produktów/usług w rachunku kosztów procesów Korzyści: Lepsza ocena miejsc powstawania kosztów Możliwość dokładniejszego ustalania cen produktów i usług Łatwość badania różnych scenariuszy działania i ustalania ich przełożenia na koszty Korzyści 5.8 Procesowy benchmarking Opisanie procesów jest często pierwszym krokiem do ich optymalizacji. Impulsem do ulepszania procesów są często pomysły pracowników, jednak warto też uwzględnić wykorzystanie wiedzy z zewnątrz do poprawy efektywności i konkurencyjności. Dlatego też korzysta się z benchmarkingu. Celem procesowego benchmarkingu jest systematyczne porównywanie, jak również przyswajanie najlepszych praktyk (Best Practices). Procesowy benchmarking może być przeprowadzany zarówno według: kryteriów jakościowych (jak np.: kolejność działań, używane zasoby, odpowiedzialne stanowiska), jak również według kryteriów ilościowych (jak np.: dane liczbowe, czas, ilości) Celem tej metody jest ujawnienie różnic w porównaniu z innymi organizacjami, ustalenie przyczyn tych różnic, odkrycie możliwości poprawy, jak również stworzenie planów poprawy konkurencyjności dla wybranych celów. Jako wsparcie dla organizacji zainteresowanych projektami benchmarkingu oferujemy branżowe modele referencyjne (m.in. dla banków i ubezpieczeń) pozwalające na porównanie swoich procesów z dobrymi praktykami rynkowymi. Dodatkowo istnieje możliwość dodania do systemu ADONIS mechanizmów graficznych wspierających benchmarking. Jak dobrzy jesteśmy? Wsparcie dla benchmarkingu w systemie ADONIS Grupa BOC Strona 18

19 Ta dodatkowa konfiguracja pozwala łatwo porównywać różnice w strukturze procesów oraz w wykorzystaniu zasobów (np. systemów IT, dokumentów), jak również w samych przebiegach procesów. Służy do tego tzw. model porównawczy, który umożliwia identyfikację różnic w procesach, a także pozwala wizualizować rozbieżności dotyczące stosowanych systemów IT lub zaangażowanych ról. Rysunek 13: Model porównawczy pomaga łatwo identyfikować różnice w porównaniu z procesami referencyjnymi (dobrymi praktykami) Korzyści: Szybkie ustalanie różnic dzięki mechanizmom graficznym Łatwa identyfikacja różnic pomiędzy procesami z punktu widzenia kryteriów: przebiegu, wykorzystania IT, stanowisk i zasobów Dostępność modeli referencyjnych oraz wsparcia ze strony konsultantów BOC Korzyści 5.9 Procesowy rozwój aplikacji oraz specyfikacja systemów IT Częstym problemem przy specyfikowaniu i wdrażaniu aplikacji jest brak wiedzy o potrzebach użytkowników biznesowych. Owocuje to często spóźnionymi i zbyt drogimi wdrożeniami systemów, które nie zapewniają potrzebnego wsparcia pracownikom. Rozwiązaniem jest tu zastosowanie procesowego podejścia do rozwoju aplikacji. Zakłada ono, że punktem wyjścia do zbudowania lub skonfigurowania aplikacji (np. systemu workflow / obiegu dokumentów / ERP) powinny być opisane procesy biznesowe. Możemy wyróżnić 3 fazy budowy procesowej specyfikacji: 1. Specyfikacja biznesowa systemu 2. Specyfikacja techniczna systemu oraz 3. Implementacja. W ramach procesowego rozwoju aplikacji, ADONIS wspiera wszystkie trzy zaprezentowane fazy. W fazie 1 opisuje się i ocenia docelowe procesy biznesowe z wykorzystaniem modeli graficznych tak, aby ustalić potrzebne wsparcie ze strony systemu IT. W fazie 2 ma miejsce modelowanie techniczne procesy są rozszerzane o informacje techniczne, takie jak detale wsparcia poszczególnych elementów procesu przez konkretne systemy i technologie. W zależności od specyfiki projektu można tu skorzystać z modelowania technicznego w BPMN (dostępne w konfiguracji standardowej), czy też w UML, jak również zastosować modelowanie odpowiadające systemowi, który ma być wykorzystywany (np. modelowanie z wykorzystaniem notacji systemu workflow). Procesowy rozwój aplikacji Wsparcie wszystkich faz specyfikowania i rozwoju systemu Grupa BOC Strona 19

20 Faza 3 obejmuje implementacje funkcjonalności systemu opisanej za pomocą modeli. Modele te to m.in. modele danych (dostępne w konfiguracji standardowej) powiązane z odpowiednimi obiektami biznesowymi, czy też modele prototypów interfejsów użytkownika (GUI). Oprócz wykorzystywania modeli jako makiet dla informatyków wdrażających system możliwe jest też automatyczne generowanie z modeli szablonów kodu (np. BPEL/WSDL dostępne w standardzie, XMI), do dalszego wykorzystania. Rysunek 14: Procesowy rozwój aplikacji z systemem ADONIS Korzyści: Wygodne tworzenie i aktualizowanie specyfikacji zrozumiałej dla wszystkich zainteresowanych stron Podstawa do procesowego zarządzania przypadkami testowymi oraz do tworzenia procesowej dokumentacji użytkownika/pomocy online dla rozwijanych aplikacji Ocena zależności i powiązań architektury docelowej Korzyści 5.10 Wykorzystanie systemu ADONIS do budowy architektury zorientowanej na usługi (Service Oriented Architecture, SOA) Reorganizacja istniejącej struktury IT na strukturę zorientowaną na usługi daje przedsiębiorstwu możliwość znacznego uproszczenia swojego środowiska IT. Może to prowadzić do zauważalnej redukcji kosztów i uczynić przedsiębiorstwo znacznie elastyczniejszym w obliczu szybko zmieniających się warunków rynkowych. SOA umożliwia w szczególności, poprzez różne warianty powiązania istniejących usług, szybkie i nie wymagające dużych nakładów wdrożenia nowych oraz modyfikację istniejących procesów biznesowych. Jednocześnie SOA poprawia kontrolę środowiska IT w całym przedsiębiorstwie, poprzez gromadzenie i udostępnianie szczegółów związanych z poszczególnymi elementami środowiska IT na potrzeby implementacji interfejsów. Znaczne uproszczenie środowiska IT dzięki SOA Większa elastyczność procesów biznesowych Od modelu procesów biznesowych do wywołania usługi Rysunek 15: Przykład powiązania procesu biznesowego z wywoływanymi usługami Grupa BOC Strona 20

21 ADONIS oferuje szeroką funkcjonalność umożliwiającą modelowanie procesów biznesowych jak również identyfikowanie i definiowanie "biznesowych repozytoriów usług" coś, czego nie wspierają techniczne repozytoria usług. W dalszej kolejności zaplanowana sekwencja usług IT może być wyeksportowana przykładowo do BPEL i udostępniona innym programom służącym do sterowania usługami. Komplementarny do programu ADONIS system ADOit oferuje jeszcze większe zaawansowane możliwości modelowania środowiska IT wraz z aplikacjami i elementami infrastruktury IT. Korzyści: Wsparcie przy identyfikowaniu i definiowaniu "biznesowych repozytoriów usług" Kompleksowa funkcjonalność - od biznesowego modelowania i optymalizacji po wdrożenie techniczne Wspieranie wszystkich elementów i atrybutów ("Complete Element Set") specyfikacji BPMN 1.1 Możliwość eksportu BPEL/WSDL Korzyści 5.11 Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie ryzykiem staje się coraz istotniejszym aspektem planowania i kontroli funkcjonowania organizacji. Wpływają na to szczególnie liczne standardy i normy światowe, jak np. SOX, Basel II, Solvency II. System ADONIS umożliwia procesowe modelowanie, analizowanie i dokumentowanie ryzyka. Punktem wyjścia do procesowego zarządzania ryzykiem jest zdefiniowanie mapy ryzyk. Mapa ryzyk jest graficzną, ustrukturyzowaną reprezentacją ryzyk występujących w procesach. Powiązanie procesów lub czynności z określonym ryzykiem odbywa się poprzez utworzenie referencji do mapy ryzyk (będącej repozytorium ryzyk dla wszystkich procesów). Ryzyko można zdefiniować poprzez liczne informacje szczegółowe, jak np.: rodzaj ryzyka (SOX, Basel II, ryzyko operacyjne, IT), opis, prawdopodobieństwo czy też skutek. Dla każdego ryzyka można zdefiniować czynności lub procesy kontrolne, które użytkownik w graficzny, ustrukturyzowany sposób przedstawia w tzw. mapie kontroli. Również każda kontrola posiada liczne atrybuty, które mogą być uzupełnione przez użytkownika, jak np.: jakość kontroli (nadmierna, efektywna, adekwatna, niewystarczająca, nieefektywna), osoba odpowiedzialna, terminy kontroli, itd. Wymienione wartości i atrybuty mogą być w dowolny sposób dopasowane do charakterystyki organizacji. Zarządzanie ryzykiem operacyjnym Definiowanie katalogów ryzyk i kontroli Powiązanie procesu z ryzykami oraz kontrolami Rysunek 16: Przykład przypisania ryzyk i kontroli do procesu Więcej informacji na temat oferty BOC z zakresu zarządzania ryzykiem operacyjnym (w tym rozwiązań portalowych wspierających monitoring strat/zdarzeń oraz planowanie i wykonywanie kontroli) zawiera oddzielny dokument Zarządzanie ryzykiem operacyjnym z systemem ADONIS. Pakiet rozwiązań ADOrisk. Więcej informacji Grupa BOC Strona 21