Istotne zmiany w wersji 326 ToyDMS Zmiany w Kartotece klientów... 2 Zmiany dotyczące marketingu...2 1. Wprowadzenie nowego pod modułu Marketing Serwisu... 2 2. Zawężenie klienci Nieobecni... 5 3. Zawężenie Przebiegi... 6 4. Zawężenie Przeglądy, naprawy... 6 5. Zawężenie Wizyty obce... 7 6. Zawężenie Sprzedaż... 8 7. Eksport otrzymanych danych... 9 8. Zanotowanie informacji w CRM... 10 9. Przygotowanie korespondencji seryjnej... 11 Zmiany dotyczące analizy płatności...13 1. Ustawienie parametrów systemowych... 13 2. Informacje wyświetlane w module serwisowym... 13 3. Informacja wyświetlana podczas tworzenia zamówienia na części zamienne... 15 4. Informacja wyświetlana podczas tworzenia WZ na części zamienne 16 5. Informacja wyświetlana podczas tworzenia konfiguracji na samochód nowy... 17 6. Informacja wyświetlana podczas tworzenia zamówienia na samochód nowy... 18 7. Informacja wyświetlana podczas zatwierdzania dokumentu sprzedaży... 19 8. Wyróżnienie kontrahenta posiadającego zaległości płatnicze... 19 9. Wydruk dokumentu analizy płatności dla wybranego kontrahenta 20 Zmiany w Kartotece pojazdów... 22 1. Wprowadzenie kodyfikacji pojazdów wg podziału Producenta... 22 Zmiany w Dokumentach sprzedaży... 23 1. Wprowadzenie zapamiętywania parametrów każdej faktury z osobna... 23-1 -
Zmiany dotyczące marketingu Zmiany w Kartotece klientów 1. Wprowadzenie nowego pod modułu Marketing Serwisu Od wersji 326 system ToyDMS umożliwia wyszukiwanie klientów według zadanych kryteriów dostępnych w filtrze Kartoteki klientów i zakładce Marketing serwisu i sprzedaż. Ekran 1 - Okno filtru kartoteki klientów z nową zakładką Marketing serwisu i sprzedaż - 2 -
Filtr umożliwia wygenerowanie listy klientów dla następujących zapytań: - klienci nieobecni w serwisie od daty odbioru pojazdu nowego przez n miesięcy, - klienci nieobecni w serwisie od ostatniej wizyty przez n miesięcy, - klienci którzy nie byli w serwisie zgodnie z aproksymowanym przebiegiem samochodów, - klienci dla których wykonano interwencje serwisowe w okresie, - klienci którzy nie kupili pojazdu w ASD, a byli w serwisie w okresie, - klienci nieobecni w serwisie od daty sprzedaży pojazdu używanego przez n miesięcy, Wybór samochodów branych pod uwagę podczas tworzenia listy klientów możliwy jest według kodowania producenta z uwzględnieniem kodu modelu oraz według kodowania Eurotax. Ekran 2 - Zakładka Marketing serwisu z opcjami wyboru samochodów - 3 -
Samochody przenosimy z lewego pola (1) za pomocą myszki i upuszczamy w prawej części okna (2). Pozycje wybrane zaznaczane są czcionką pogrubioną w lewej części okna, przenosić możemy całe gałęzie drzewa (przedstawiające kody modeli w przypadku wyświetlania wg Producenta) lub fragmenty (przedstawiające kody katashiki w przypadku wyświetlania wg Producenta). Ekran 3 - Fragment okna filtra z opcjami usuwania, cofania i listą wyposażeń do wyboru. Pozycje wybrane i przeniesione na prawą stronę możemy usuwać (prawy przycisk myszy i opcja Usuń (3)) lub cofać (prawy przycisk myszy i opcja Cofnij (4)). Jeżeli wybrane modele posiadają wyszczególnione wyposażenia będą mogły być wybrane do zestawienia (pola z fragmentu okna 5). W przypadku tworzenia zestawienia dla Przeglądów i napraw (1) oraz dla Wizyt obcych (2) mamy możliwość wybrania prowadzącego zlecenie (3). - 4 -
Ekran 4 - Fragment okna filtru z wyborem prowadzącego zlecenie 2. Zawężenie klienci Nieobecni Opcja Nieobecni (1) umożliwia wyświetlenie klientów według trzech dostępnych zawężeń (2): klienci nieobecni w serwisie od daty odbioru pojazdu, klienci nieobecni w serwisie od daty ostatniej wizyty oraz klienci nieobecni w serwisie od sprzedaży pojazdu używanego. Po wybraniu żądanego zawężenia określamy ilość miesięcy (5), mamy także możliwość wprowadzenia do algorytmu wyszukującego konkretnych interwencji serwisowych (3 i 4) branych pod uwagę podczas wyszukiwania klientów. Ekran 5 - Fragment filtra z zawężaniem na klientów Nieobecnych - 5 -
Po wybraniu przycisku Wyświetl na ekranie otrzymamy okno kartoteki klientów z listą odnalezionych kontrahentów. Eksport danych wykonujemy w standardowy sposób poprzez menu Funkcje i Eksport danych lub menu Funkcje i Eksport danych do formatu MS Excel wraz z danymi kontaktowymi. Czas wyświetlania wyników uzależniony jest od skomplikowania zapytania. 3. Zawężenie Przebiegi Opcja Przebiegi (1) umożliwia wyszukanie klientów którzy nie przybyli do serwisu zgodnie z aproksymowanym przebiegiem pojazdu. Do wyboru mamy częstotliwość przeglądów technicznych według przebiegu (2) lub według zadanego okresu czasu (3). Ekran 6 - Fragment filtra z zawężaniem na Przebiegi Po wybraniu przycisku Wyświetl na ekranie otrzymamy okno kartoteki klientów z listą odnalezionych kontrahentów. Eksport danych wykonujemy w standardowy sposób poprzez menu Funkcje i Eksport danych lub menu Funkcje i Eksport danych do formatu MS Excel wraz z danymi kontaktowymi. Czas wyświetlania wyników uzależniony jest od skomplikowania zapytania. 4. Zawężenie Przeglądy, naprawy Opcja Przeglądy, naprawy (1) pozwala na wyszukanie klientów dla których wykonano naprawę serwisową w wybranym okresie czasu (3) zgodną z zaznaczonym kanałem wydatków (4) i typem interwencji serwisowej (5) oraz dla wybranego prowadzącego zlecenie (2). - 6 -
Ekran 7 - Fragment filtra z zawężaniem na Przeglądy, naprawy Po wybraniu przycisku Wyświetl na ekranie otrzymamy okno kartoteki klientów z listą odnalezionych kontrahentów. Eksport danych wykonujemy w standardowy sposób poprzez menu Funkcje i Eksport danych lub menu Funkcje i Eksport danych do formatu MS Excel wraz z danymi kontaktowymi. Czas wyświetlania wyników uzależniony jest od skomplikowania zapytania. 5. Zawężenie Wizyty obce Opcja Wizyty obce (1) pozwala na wyszukanie klientów którzy nie kupili pojazdu w ASD a byli w serwisie w wyznaczonym okresie czasu (3) i wykonywali naprawy płatne, gwarancyjne lub kosztowe (4) zgodne z wybranym typem interwencji serwisowej (5) oraz dla wybranego prowadzącego zlecenie (2). - 7 -
Ekran 8 - Fragment filtra z zawężaniem na Wizyty obce Po wybraniu przycisku Wyświetl na ekranie otrzymamy okno kartoteki klientów z listą odnalezionych kontrahentów. Eksport danych wykonujemy w standardowy sposób poprzez menu Funkcje i Eksport danych lub menu Funkcje i Eksport danych do formatu MS Excel wraz z danymi kontaktowymi. Czas wyświetlania wyników uzależniony jest od skomplikowania zapytania. 6. Zawężenie Sprzedaż Opcja Sprzedaż (1) pozwala na wyświetlenie klientów którzy kupili w ASD samochód w zadanym okresie czasu (2) lub zarejestrowali pojazd w zadanym okresie czasu (3). - 8 -
Ekran 9 - Fragment filtra z zawężaniem na Sprzedaż Po wybraniu przycisku Wyświetl na ekranie otrzymamy okno kartoteki klientów z listą odnalezionych kontrahentów. Eksport danych wykonujemy w standardowy sposób poprzez menu Funkcje i Eksport danych lub menu Funkcje i Eksport danych do formatu MS Excel wraz z danymi kontaktowymi. Czas wyświetlania wyników uzależniony jest od skomplikowania zapytania. 7. Eksport otrzymanych danych Po wyświetleniu wyników zgodnie z zadanymi kryteriami na ekranie otrzymamy standardowe okno kartoteki klientów. Eksport danych możemy wykonać za pomocą opcji dostępnych w menu Funkcje. Ekran 10 - Menu Funkcje kartoteki klientów - 9 -
UWAGA!!! W przypadku istnienia powiązań klienta z kilkoma różnymi samochodami informacje uzyskane za pomocą przycisku szybkiego przejścia do Zleceń będą zawierały zlecenia powiązane z wszystkimi samochodami, np.: za pomocą marketingu serwisu poszukujemy klientów wykonujących naprawy dla modelu Yaris, jednocześnie klienci Ci posiadają inne modele samochodów np.: Avensis, wynikiem wybrania przycisku Zlecenia będzie wyświetlenie wszystkich zleceń również tych dla modelu Avensis. Ekran 11- Fragment okna modułu zleceń serwisowych wraz z przyciskiem Zlecenia 8. Zanotowanie informacji w CRM Wykonanie wysyłki korespondencji seryjnej możemy zanotować w CRM każdego z klientów. Po wyświetleniu listy klientów wybieramy opcję Dodaj kontakt wszystkim dostępną z menu Funkcje. - 10 -
Ekran 12 - Menu Funkcje z opcją Dodaj kontakt wszystkim Po wybraniu opcji na ekranie otrzymamy standardowe okno wprowadzania informacji do CRM klienta. Ekran 13 - Okno wprowadzania informacji do CRM klienta Wprowadzanie szczegółowych informacji kończymy przyciskiem Akceptuj. 9. Przygotowanie korespondencji seryjnej Wyeksportowana lista adresowa klientów może mieć poniższą formę. - 11 -
Ekran 14 - Fragment oka MS Excel z listą wyeksportowanych klientów. Po przeprowadzeniu importu listy adresowej do MS Word możemy w łatwy sposób przygotować korespondencję seryjną listową bądź e-mailową. Ekran 15 - Fragment okna MS Word z korespondencją seryjną - 12 -
Zmiany dotyczące analizy płatności 1. Ustawienie parametrów systemowych Poprzez wybranie z menu Parametry opcji Systemowe ustalamy wyświetlanie informacji o zaległościach płatniczych po terminie i wszystkich zaległości płatniczych klienta. Ekran 16 - Okno parametrów systemowych z opcjami analizy płątności 2. Informacje wyświetlane w module serwisowym Pierwszym miejscem wyświetlenia informacji o zaległościach płatniczych jest okno edycji zgłoszenia serwisowego. W momencie wybrania klienta z zaległościami płatniczymi na ekranie pojawi się stosowna informacja. - 13 -
Ekran 17 - Wyświetlenie informacji o zaległościach płatniczych podczas tworzenia zgłoszenia serwisowego Dane kontrahenta posiadającego zaległości płatnicze wyróżniane są kolorem czerwonym podczas pracy ze zgłoszeniem i zleceniem serwisowym. Ekran 18 - Okno zgłoszenia z wyróżnionymi danymi klienta z zaległościami płatniczymi Informacje o zaległościach płatniczych są wyświetlane w podobny sposób podczas tworzenia nowego zlecenia serwisowego i jego edycji. - 14 -
3. Informacja wyświetlana podczas tworzenia zamówienia na części zamienne Kolejnym miejscem w którym pojawiają się informacje o zaległościach płatniczych jest moduł zamówień na części zamienne. Wprowadzenie, do zamówienia, kontrahenta który ma zaległości płatnicze skutkuje pojawieniem się okna z komunikatem o zaległościach płatniczych. Ekran 19 - Okno edycji zamówienia na części wraz z komunikatem o zaległościach płatniczych Ekran 20 - Fragment okna zamówień na części z wyróżnionym klientem posiadającym zaległości płatnicze - 15 -
4. Informacja wyświetlana podczas tworzenia WZ na części zamienne Informacje o zaległościach płatniczych są wyświetlane, podczas tworzenia dokumentu WZ na części zamienne. Wybór kontrahenta z zaległościami skutkuje pojawieniem się stosownego komunikatu. Ekran 21 - Okno tworzenia WZ na części wraz z komunikatem o zaległościach płatniczych Ekran 22 - Fragment okna nowego dokumentu WZ wraz z wyróżnionym klientem posiadającym zaległości płatnicze - 16 -
5. Informacja wyświetlana podczas tworzenia konfiguracji na samochód nowy Informacja o zaległościach płatniczych pojawia się podczas tworzenia nowej konfiguracji na samochód nowy w przypadku wybrania klienta z zaległościami płatniczymi. Ekran 23 - Okno tworzenia nowej konfiguracji na samochód nowy wraz z komunikatem o zaległościach płatniczych Ekran 24 - Fragment okna nowej konfiguracji z wyróżnionym klientem posiadającym zaległości płatnicze - 17 -
6. Informacja wyświetlana podczas tworzenia zamówienia na samochód nowy Informacja o zaległościach płatniczych pojawia się podczas tworzenia zamówienia na samochód nowy w przypadku wybrania kontrahenta posiadającego zaległości płatnicze. Ekran 25 - Okno tworzenia nowego zamówienia na samochód nowy wraz z komunikatem o zaległościach płatniczych Ekran 26 - Fragment okna nowego zmówienia na samochód wraz z wyróżnionym klientem posiadającym zaległości płatnicze - 18 -
7. Informacja wyświetlana podczas zatwierdzania dokumentu sprzedaży Podczas zatwierdzania dokumentu sprzedaży sprzedawca jest informowany o zaległościach płatniczych kontrahenta, okno pozwala na zrezygnowanie z dalszego zatwierdzania lub umożliwia przejście do wydruku zatwierdzonej faktury. Ekran 27 - Okno przygotowania dokumentu sprzedaży wraz z komunikatem o zaległościach płatniczych 8. Wyróżnienie kontrahenta posiadającego zaległości płatnicze Każdy z kontrahentów posiadający zaległości płatnicze zostaje zaznaczony kolorem czerwonym podczas tworzenia WZ na części, zamówienia na części, zamówienia na samochód nowy oraz konfiguracji samochodu nowego. Dostęp do Analizy płatności możliwy jest bezpośrednio z menu ikony klienta (Ekran 29-1). Ekran 28 - Fragment okna z wybranym kontrahentem z zaległościami płatniczymi - 19 -
Ekran 29 - Menu kontekstowe wraz z opcją Analiza płatności 9. Wydruk dokumentu analizy płatności dla wybranego kontrahenta Dla każdego z kontrahentów system umożliwia podgląd zaległości płatniczych wraz wydrukowaniem dokumentu analizy płatności. Ekran 30 - Kartoteka klientów z przyciskiem Analiza płatności Po odszukaniu żądanego kontrahenta wybieramy przycisk Analiza płatności, na ekranie otrzymamy okno modułu analizy płatności z wyszczególnionymi zapłatami i ich terminami. - 20 -
Ekran 31 - Okno modułu Analiza płatności Wybranie przycisku Wydruk otwiera podgląd dokumentu Analizy zaległości płatniczych. Ekran 32 - Podgląd wydruku dokumentu analizy zaległości płatniczych - 21 -
Zmiany w Kartotece pojazdów 1. Wprowadzenie kodyfikacji pojazdów wg podziału Producenta Od wersji 326 system ToyDMS posiada wprowadzoną kodyfikację pojazdu wg Producenta (1), mamy możliwość powiązania Marki i Modelu z dostępnymi kodami modelu (promocje serwisowe) oraz z kodami katashiki. W dalszym ciągu pojazd można opisać według kodyfikacji Eurotax (2), jednak jest ona niezależna od wybranej kodyfikacji wg Producenta. Różne sposoby kodyfikacji mają istotny wpływ na informacje otrzymywane z pod modułu Marketing serwisu. Ekran 33 - Okno edycjo pojazdu wraz z nowymi kodyfikacjami - 22 -
Zmiany w Dokumentach sprzedaży 1. Wprowadzenie zapamiętywania parametrów każdej faktury z osobna W celu ujednolicenia wyglądu wydruku faktury podstawowej i duplikatu do niej wprowadzono zapamiętywanie parametrów wydruku (wszystkie oprócz ilości kopii) dla każdej faktury z osobna. Parametry są zapamiętywane w momencie wysłania wydruku na drukarkę. W przypadku gdy wydruk faktury nie posiada zapamiętanych parametrów jego wygląd jest powielany z ostatnio oglądanej faktury. Dla duplikatów faktur została zablokowana zmiana parametrów wydruku wpływających na wygląd końcowej faktury, zmiana spowoduje powstanie duplikatu identycznego do faktury podstawowej. - 23 -
SPIS EKRANÓW Ekran 1 - Okno filtru kartoteki klientów z nową zakładką Marketing serwisu i sprzedaż... 2 Ekran 2 - Zakładka Marketing serwisu z opcjami wyboru samochodów... 3 Ekran 3 - Fragment okna filtra z opcjami usuwania, cofania i listą wyposażeń do wyboru.... 4 Ekran 4 - Fragment okna filtru z wyborem prowadzącego zlecenie... 5 Ekran 5 - Fragment filtra z zawężaniem na klientów Nieobecnych... 5 Ekran 6 - Fragment filtra z zawężaniem na Przebiegi... 6 Ekran 7 - Fragment filtra z zawężaniem na Przeglądy, naprawy... 7 Ekran 8 - Fragment filtra z zawężaniem na Wizyty obce... 8 Ekran 9 - Fragment filtra z zawężaniem na Sprzedaż... 9 Ekran 10 - Menu Funkcje kartoteki klientów... 9 Ekran 11- Fragment okna modułu zleceń serwisowych wraz z przyciskiem Zlecenia... 10 Ekran 12 - Menu Funkcje z opcją Dodaj kontakt wszystkim... 11 Ekran 13 - Okno wprowadzania informacji do CRM klienta... 11 Ekran 14 - Fragment oka MS Excel z listą wyeksportowanych klientów... 12 Ekran 15 - Fragment okna MS Word z korespondencją seryjną... 12 Ekran 16 - Okno parametrów systemowych z opcjami analizy płątności... 13 Ekran 17 - Wyświetlenie informacji o zaległościach płatniczych podczas tworzenia zgłoszenia serwisowego... 14 Ekran 18 - Okno zgłoszenia z wyróżnionymi danymi klienta z zaległościami płatniczymi... 14 Ekran 19 - Okno edycji zamówienia na części wraz z komunikatem o zaległościach płatniczych... 15 Ekran 20 - Fragment okna zamówień na części z wyróżnionym klientem posiadającym zaległości płatnicze... 15 Ekran 21 - Okno tworzenia WZ na części wraz z komunikatem o zaległościach płatniczych... 16 Ekran 22 - Fragment okna nowego dokumentu WZ wraz z wyróżnionym klientem posiadającym zaległości płatnicze... 16 Ekran 23 - Okno tworzenia nowej konfiguracji na samochód nowy wraz z komunikatem o zaległościach płatniczych... 17 Ekran 24 - Fragment okna nowej konfiguracji z wyróżnionym klientem posiadającym zaległości płatnicze... 17 Ekran 25 - Okno tworzenia nowego zamówienia na samochód nowy wraz z komunikatem o zaległościach płatniczych... 18 Ekran 26 - Fragment okna nowego zmówienia na samochód wraz z wyróżnionym klientem posiadającym zaległości płatnicze... 18 Ekran 27 - Okno przygotowania dokumentu sprzedaży wraz z komunikatem o zaległościach płatniczych... 19 Ekran 28 - Fragment okna z wybranym kontrahentem z zaległościami płatniczymi... 19 Ekran 29 - Menu kontekstowe wraz z opcją Analiza płatności... 20 Ekran 30 - Kartoteka klientów z przyciskiem Analiza płatności... 20 Ekran 31 - Okno modułu Analiza płatności... 21 Ekran 32 - Podgląd wydruku dokumentu analizy zaległości płatniczych... 21 Ekran 33 - Okno edycjo pojazdu wraz z nowymi kodyfikacjami... 22-24 -