Dokumentacja Użytkownika Systemu CDN XL
Spis treści 7 CRM... 7.5 7.1 Przeznaczenie modułu CRM... 7.5 7.2 Opis funkcji dostępnych w module... 7.5 7.2.1 Menu główne... 7.5 System... 7.5 Słowniki... 7.6 Kampanie... 7.6 Kontakty... 7.6 Listy... 7.6 7.2.2 Pasek narzędzi... 7.6 7.2.3 Pasek narzędzi - przyciski związane z aktywnym oknem... 7.7 7.3 Konfiguracja... 7.8 7.4 Lista kampanii... 7.9 7.5 Edycja kampanii... 7.10 7.5.1 Edycja kampanii, zakładka: Ogólne... 7.11 7.5.2 Edycja kampanii, zakładka: Etapy... 7.12 7.5.3 Edycja kampanii, zakładka: Cykle... 7.14 7.5.4 Edycja kampanii, zakładka: Kampanie powiązane... 7.15 Powiązanie z kampanią... 7.16 7.5.5 Edycja kampanii, zakładka: Dokumenty związane... 7.18 Dokument powiązany w CRM... 7.19 7.5.6 Edycja kampanii, zakładka: Atrybuty... 7.20 7.5.7 Edycja kampanii, zakładka: Dane binarne... 7.20 7.6 Lista wzorców kampanii... 7.20 7.7 Edycja wzorca kampanii... 7.22 7.8 Etap kampanii... 7.22 7.8.1 Etap kampanii, zakładka: Ogólne... 7.22 7.8.2 Etap kampanii, zakładka: Zadania... 7.24 7.8.3 Etap kampanii, zakładka: Akcja... 7.24 7.8.4 Etap kampanii, zakładka: E-Mail... 7.26 7.8.5 Etap kampanii, zakładka: Kampanie powiązane... 7.26 7.8.6 Etap kampanii, zakładka: Atrybuty... 7.27 7.2
7.8.7 Etap kampanii, zakładka: Dane binarne... 7.27 7.9 Realizacja etapu kampanii... 7.28 7.9.1 Realizacja etapu kampanii, zakładka: Ogólne... 7.28 7.9.2 Realizacja etapu kampanii, zakładka: Konwersacje... 7.28 7.9.3 Realizacja etapu kampanii, zakładka: Zadania... 7.29 7.9.4 Realizacja etapu kampanii, zakładka: Dokumenty związane... 7.30 7.9.5 Realizacja etapu kampanii, zakładki: Atrybuty i Dane binarne... 7.30 7.10 Edycja stanu kontrahenta... 7.30 7.10.1 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Ogólne... 7.31 7.10.2 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Kontrahent... 7.32 7.10.3 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Akcja... 7.33 7.10.4 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Konwersacje... 7.34 7.10.5 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Zadania... 7.36 7.10.6 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Dokumenty związane... 7.37 7.10.7 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Notatki... 7.37 7.10.8 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Cykle... 7.37 7.10.9 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Atrybuty... 7.38 7.10.10 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Dane binarne... 7.38 7.11 Słownik etapów... 7.39 7.12 Wzorzec etapu... 7.39 7.12.1 Wzorzec etapu, zakładka: Ogólne... 7.40 7.12.2 Wzorzec etapu, zakładka: Zadania... 7.40 7.12.3 Wzorzec etapu, zakładka: Akcja... 7.41 7.12.4 Wzorzec etapu, zakładka: E mail... 7.42 7.12.5 Wzorzec etapu, zakładka: Atrybuty... 7.42 7.12.6 Wzorzec etapu, zakładka: Dane binarne... 7.42 7.13 Kampanie operatora... 7.42 7.14 Działania CRM... 7.44 7.14.1 Działania CRM, zakładka: Aktywne... 7.44 7.14.2 Działania CRM, zakładka: Zamknięte... 7.46 7.15 Lista konwersacji... 7.47 7.15.1 Konwersacja... 7.49 Konwersacja, zakładka: Ogólne... 7.50 Konwersacja, zakładka: Dokumenty związane... 7.52 7.3
Konwersacja, zakładka: Atrybuty... 7.52 Konwersacja, zakładka: Dane binarne... 7.52 7.15.1.1 Pozycja konwersacji z klientem... 7.52 Pozycja konwersacji z klientem, zakładka: Ogólne... 7.52 Pozycja konwersacji z klientem, zakładka: Dokumenty związane... 7.53 Pozycja konwersacji z klientem, zakładka: Atrybuty... 7.54 Pozycja konwersacji z klientem, zakładka: Dane binarne... 7.54 7.16 Lista zadań... 7.54 7.16.1 Zadanie do wykonania... 7.55 Zadanie do wykonania, zakładka: Ogólne... 7.56 Zadanie do wykonania, zakładka: Dokumenty związane... 7.58 Zadanie do wykonania, zakładka: Atrybuty... 7.58 Zadanie do wykonania, zakładka: Dane binarne... 7.58 7.16.2 Słownik zadań... 7.58 7.16.3 Wzorzec zadania... 7.59 Wzorzec zadania, zakładka: Ogólne... 7.59 Wzorzec zadania, zakładka: Atrybuty... 7.61 Wzorzec zadania, zakładka: Dane binarne... 7.61 7.16.4 Historia kontaktów... 7.61 Historia kontaktów, zakładka: Konwersacje... 7.62 Historia kontaktów, zakładka: Zadania... 7.62 7.17 Scenariusze działań... 7.64 7.17.1 Jak dodać nową kampanię... 7.64 7.17.2 Jak utworzyć nowy etap kampanii... 7.64 7.17.3 Jak dodać kontrahenta do etapu kampanii... 7.64 7.17.4 Jak propagować kontrahenta do następnego etapu kampanii... 7.66 7.17.5 Jak przenieść kontrahenta do innego etapu kampanii... 7.66 7.17.6 Jak zarejestrować nowy kontakt... 7.67 7.17.7 Jak dodać nową pozycję konwersacji... 7.68 7.17.8 Jak wygenerować zadanie dla operatora... 7.68 7.4
7 CRM 7.1 Przeznaczenie modułu CRM Moduł CRM (Customer Relationship Management) służy do automatyzacji procesów sprzedaży i kontaktów z kontrahentami. Przeznaczeniem modułu jest możliwość tworzenia i zarządzania kampaniami marketingowymi oraz ich kolejnymi etapami. Funkcjonalność ta wspierana jest narzędziami takimi jak: ewidencja kontaktów z klientami, przydzielanie zadań i przypominanie o konieczności ich realizacji, określanie szans powodzenia kampanii i inne. Część obiektów, jakie występują w tym module, wykorzystywanych jest również w innych modułach i została opisana w przeznaczonej dla nich dokumentacji, np. lista kontrahentów została opisana w dokumentacji modułu: Sprzedaż. W tej dokumentacji, szczegółowy opis obejmuje okna, które występują tylko w module: CRM. 7.2 Opis funkcji dostępnych w module Podstawę modułu: CRM, stanowi menu oraz pasek narzędzi (Rys. 7.1). 7.2.1 Menu główne System Rys. 7.1 Menu i pasek narzędzi modułu: CRM. Aktywne sesje - wyświetla wszystkie sesje programu w podziale na aktywne, historyczne i przerwane. Konfiguracja - konfiguracja modułu: CRM. Dokonanie konfiguracji jest niezbędne przed rozpoczęciem pracy z modułem. Zmiana hasła - służy zmianie hasła dla aktywnego operatora. Zmiana daty - służy zmianie daty używanej w programie. Zmiana okresu - służy zmianie okresu obrachunkowego na dostępny z listy. Zmiana kontekstu operatora - umożliwia zmianę centrum dla aktywnego operatora. Uwaga: przy zmianie kontekstu, muszą być zamknięte wszystkie okna. Zmiana operatora - umożliwia zmianę zalogowanego operatora. Zakazy kontekstowe - służą zdefiniowaniu (określeniu) zakazów kontekstowych dla wybranych operatorów. Domyślne ustawienia okien funkcja służy przywróceniu domyślnemu ustawieniu okien w module, w którym zostanie użyta (w tym przypadku w module: CRM). Ustawienia użytkownika - otwiera okno: Ustawienia użytkownika (opisane w dokumentacji do modułu Administrator). Ustawienie drukarki - przygotowuje drukarkę do pracy z modułem. Dodatki otwiera okno: Lista dodatków (funkcjonalność dodatków została opisana w dokumentacji do modułu Administrator). Koniec pracy - powoduje zamknięcie programu. 7.5
Słowniki Kampanie Kontakty Listy Wzorce kampanii - otwiera okno: Lista wzorców kampanii, w którym definiuje się wzorce kampanii, wykorzystywane następnie do definiowania kampanii. Słownik etapów - otwiera okno: Słownik etapów (7.11), w którym definiuje się wzorce etapów, wykorzystywane następnie w procesie tworzenia kampanii. Słownik zadań - otwiera okno: Słownik zadań, w którym definiuje się wzorce zadań, wykorzystywane podczas tworzenia nowych zadań. Lista kampanii otwiera okno: Lista kampanii, umożliwiające przegląd wszystkich zarejestrowanych w systemie kampanii. Kampanie operatora - otwiera okno: Kampanie operatora (7.13), umożliwiające przegląd kampanii według operatora. Działania CRM - otwiera okno: Działania CRM (7.14), umożliwiające przegląd aktualnie wykonywanych czynności w module CRM. Konwersacje - otwiera okno: Lista konwersacji (7.15), umożliwiające ewidencjonowanie kontaktów z klientami. Zadania - otwiera okno: Lista zadań (7.16), które wyświetla listę zadań dla operatora. Terminarz otwiera okno: Terminarz, z poziomu którego możliwy jest podgląd/edycja zadań pracownika powiązanego z operatorem na określony termin (więcej informacji na temat terminarzy znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator). Dokumenty Handlowe - otwiera okno: Lista dokumentów handlowych, magazynowych i transportowych, w którym wyświetlone są dokumenty zarejestrowane w systemie CDN XL. Zamówienia - otwiera listę zarejestrowanych w systemie CDN XL zamówień, ofert i zapytań ofertowych. Rejestr VAT - otwiera okno: Rejestry VAT, w którym wyświetlone są zapisy w rejestrach VAT. Zapisy kasowe - otwiera okno: Zapisy kasowe/ bankowe. Noty memoriałowe - otwiera okno: Noty memoriałowe, w którym wyświetlone są noty zarejestrowane w systemie CDN XL. 7.2.2 Pasek narzędzi [Lista kontrahentów] otwiera okno z listą kontrahentów. [Lista kampanii] otwiera okno: Lista kampanii. [Lista wzorców kampanii] - otwiera okno: Lista wzorców kampanii. [Słownik etapów] - otwiera okno: Słownik etapów (7.11). [Słownik zadań] - otwiera okno: Słownik zadań. 7.6
[Kampanie operatora] - otwiera okno: Kampanie operatora (7.13). [Działania CRM] - otwiera okno: Działania CRM (7.14). [Lista konwersacji] - otwiera okno: Lista konwersacji (7.15). [Lista zadań] - otwiera okno: Lista zadań (7.16). [Terminarz] otwiera okno: Terminarz pracownika, z poziomu którego możliwy jest podgląd/edycja zadań pracownika powiązanego z operatorem na określony termin. (Więcej informacji w dokumentacji modułu: Administrator). 7.2.3 Pasek narzędzi - przyciski związane z aktywnym oknem. [Drukuj] uruchamia zdefiniowany wydruk domyślny. Jeśli zdefiniowanych jest więcej wydruków, wyboru dokonuje się poprzez użycie przycisku, lub kliknięcie prawym przyciskiem myszki na przycisku [Drukuj]. Konfigurację wydruków uruchamia się poprzez naciśnięcie klawisza <Ctrl> i kliknięcie przycisku [Drukuj]. [Wyślij wydruk domyślny] umożliwia wysłanie domyślnego wydruku w formacie PDF za pomocą wiadomości pocztowej. Jeśli zdefiniowanych jest więcej wydruków, wyboru dokonuje się poprzez użycie przycisku. [Wykonaj wykres domyślny] - uruchamia zdefiniowany wykres domyślny. Jeśli zdefiniowanych jest więcej wykresów, wyboru dokonuje się poprzez użycie przycisku, lub kliknięcie prawym przyciskiem myszki na przycisku [Wykres]. Konfigurację wydruków uruchamia się poprzez kliknięcie przycisku [Wykres] wraz z naciśnięciem klawisza <Ctrl>. [Szybki raport SQL] - uruchamia wykonanie zdefiniowanego, domyślnego raportu SQL. Jeśli zdefiniowanych jest więcej raportów, wyboru dokonuje się poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszki na przycisku [Szybki raport SQL]. Konfigurację szybkich raportów SQL uruchamia się poprzez kliknięcie przycisku [Szybki raport SQL] wraz z naciśnięciem klawisza <Ctrl>. [Eksport do arkusza kalkulacyjnego] - przycisk jest dostępny (widoczny), jeśli w aktywnym oknie wyświetlona jest lista (tabela), która może być wyeksportowana do arkusza kalkulacyjnego, którego format został wybrany w oknie: Konfiguracja komputera, na zakładce: Eksport (dostępne opcje: Wybór automatyczny, Eksport do MS Excel, Eksport do Open Office Calc. Eksportowane są wszystkie pozycje listy, z uwzględnieniem filtrowania. Nie jest przy tym uwzględniane zaznaczenie pozycji. [Pomoc] uruchamia pomoc systemu CDN XL związaną z aktywnym w danym momencie oknem. [Poprzednia pozycja z listy] podczas edycji pozycji z listy zmienia pozycję bieżącą na poprzednią bez konieczności zamykania i ponownego otwierania okna edycji. [Następna pozycja z listy] - podczas edycji pozycji z listy zmienia pozycję bieżącą na następną bez konieczności zamykania i ponownego otwierania okna edycji. 7.7
[Historia transakcji] uruchamia okno historii transakcji. [Karta rejestracyjna] podaje dane związane z kontrahentem. [Historia kontaktów] pozwala kontrolować konwersacje z kontrahentem. Ikona pojawia się razem z ikoną: Historia kontrahenta. [Historia kontrahenta] - otwiera okno historii kontrahenta. 7.3 Konfiguracja Przed rozpoczęciem pracy z modułem: CRM, należy go skonfigurować. Aby skonfigurować moduł, należy: z menu: System, wybrać podmenu: Konfiguracja, co spowoduje otworzenie okna: Konfiguracja (Rys. 7.2), w oknie: Konfiguracja wybrać zakładkę CRM. Na zakładce znajdują się następujące pola: Rys. 7.2 Konfiguracja modułu: CRM. Osoba odpowiedzialna. Pola w tej części służą wskazaniu osoby odpowiedzialnej. Wskazanie osoby odpowiedzialnej w tym polu, spowoduje jej wprowadzenie domyślne w pozycjach, gdy podanie takiej osoby będzie wymagane. z karty kontrahenta - zostanie przypisany operator powiązany z pracownikiem odpowiedzialnym ze strony kontrahenta. z karty akwizytora - zostanie przypisany operator powiązany z pracownikiem odpowiedzialnym ze strony akwizytora. wybrany operator - po naciśnięciu przycisku:, można wybrać konkretnego operatora. Będzie on domyślnie wprowadzany podczas przyłączania kontrahenta do etapu (jako osoba odpowiedzialna - operator prowadzący kontrahenta). W konkretnym przypadku można jednak dokonać zmiany operatora. Automatycznie rejestruj pozycje konwersacji. Zaznaczenie parametru spowoduje, że system automatycznie utworzy pozycję konwersacji przy każdorazowej próbie kontaktu z 7.8
kontrahentem lub konkretną osobą u kontrahenta za pomocą e-malia, czy komunikatorów, takich jak GG, Skype. Po dokonaniu konfiguracji, należy ją nagrać, przez naciśnięcie przycisku: [Zapisz zmiany]. 7.4 Lista kampanii Okno umożliwia zarządzanie kampaniami. Kampanie (zwane także lejkami sprzedaży) są sposobami usystematyzowania i automatyzacji procesów sprzedaży. Wchodzące w skład kampanii etapy, stanowią wzorzec postępowania wobec klienta. Stosowanie wzorca daje pewność, że wykonano wszystkie czynności dla osiągnięcia wyznaczonego w kampanii celu. Aby otworzyć okno, należy: wybrać z paska narzędzi ikonę: [Lista kampanii] lub z menu: Kampanie, wybrać podmenu: Lista kampanii. Rys. 7.3 Lista kampanii. Lista kampanii prezentowana jest na trzech zakładkach: Wg kodu, Wg nazwy oraz Wg daty. Poniżej listy znajdują się pola umożliwiające jej filtrowanie: Właściciel wyświetla kampanie, których właścicielem jest wskazane centrum struktury praw. Kategoria umożliwia wyświetlenie kampanii należących tylko do określonej kategorii. Zakres pozwala wyświetlić kampanie okresowe lub stałe (bez określonej daty zakończenia). Stan umożliwia wyświetlenie tylko kampanii ze wskazanym stanem. Możliwe stany, według których można filtrować listę kampanii to: Aktywne obejmuje kampanie planowane i znajdujące się w realizacji. Planowane obejmuje kampanie, dla których nie zdefiniowano żadnego etapu bądź do żadnego z etapów nie został dodany kontrahent. W realizacji kampanie, w których do przynajmniej jednego etapu został przypisany kontrahent. Zakończona kampanie, które zostały oznaczone jako zakończone (bez możliwości dalszego przypisywania kontrahentów). 7.9
Kontrahent wyświetla listę kampanii dla wybranego kontrahenta. Akronim kontrahenta można wpisać ręcznie lub wybrać z listy otwieranej przyciskiem W oknie znajdują się ponadto następujące przyciski: [Wybór z listy]. [Nowy] umożliwia dodanie nowej kampanii otwierając w tym celu okno: Edycja kampanii. [Karta] umożliwia edycję istniejącej kampanii. Po zaznaczeniu odpowiedniej kampanii na liście i naciśnięciu przycisku [Karta], otwierane jest okno: Edycja kampanii. [Usuń] usuwa kampanię zaznaczoną na liście. Możliwe jest jedynie usunięcie kampanii o stanie: Planowana lub Zakończona, jeśli do jej etapów nie zostali dołączeni kontrahenci. Jeżeli z kampanią lub którymś z jej etapów związane są jakiekolwiek dokumenty, to przed usunięciem kampanii pojawia się stosowne ostrzeżenie. Rys. 7.4 Ostrzeżenie o usuwaniu kampanii, z którą związano dokument. [Anuluj] - zamyka okno. 7.5 Edycja kampanii Aby otworzyć okno, należy w oknie: Lista kampanii: nacisnąć przycisk: [Nowy] (jeśli tworzona jest nowa kampania) lub zaznaczyć zarejestrowaną kampanię i nacisnąć przycisk: [Karta] (jeśli otworzone ma zostać okno już zarejestrowanej kampanii). Okno podzielone jest na siedem zakładek. 7.10
Rys. 7.5 Edycja kampanii, zakładka: Ogólne. 7.5.1 Edycja kampanii, zakładka: Ogólne Na zakładce znajdują się następujące pola: Numer pola w których wpisywany jest numer dokumentu kampanii (zgodnie z definicją dokumentu kampanii określaną w module Administrator. Kod pole służy do wprowadzenia kodu kampanii. Kod ten będzie wyświetlany w oknie: Lista kampanii. Wypełnienie tego pola jest niezbędne. Nazwa pole służy do wprowadzenia nazwy kampanii. Nazwa ta będzie wyświetlana w oknie: Lista kampanii. Właściciel w tym polu prezentowane jest centrum struktury praw, które jest właścicielem danej kampanii. Kategoria pole służy do określenia kategorii kampanii. Kategorie kampanii definiuje się z poziomu słownika kategorii. Wzorzec pozwala określić wzorzec, na którym oparty jest dany dokument kampanii. Za pomocą przycisku możliwe jest otwarcie okna: Lista wzorców kampanii w celu wskazania odpowiedniego wzorca. Data utworzenia data utworzenia kampanii (dostępna do edycji). Utworzył akronim operatora, który utworzył dokument kampanii. Modyfikował akronim operatora, który zmodyfikował dokument. Data rozpoczęcia służy wskazaniu daty rozpoczęcia kampanii. Data zakończenia służy wskazaniu daty zakończenia kampanii. Za pomocą przycisku możliwe jest wskazanie konkretnej daty, lub wybranie opcji: Brak ograniczenia. Wskazanie 7.11
konkretnej daty spowoduje, że kampania zostanie zarejestrowana jako: Okresowa. Jeśli zostanie wybrana opcja: Brak ograniczenia, to kampania będzie kampanią stałą. Zakończona - ustawia status kampanii na: Zakończony. Dla wszystkich kontrahentów, z którymi nie zakończono negocjacji przed zamknięciem kampanii zostanie nadany kod fiaska. Wielokrotne dodawanie kontrahenta zaznaczenie tego parametru pozwala na wielokrotne dołączenie jednego kontrahenta do etapu kampanii. Propaguj konwersacje kontrahenta zaznaczenie spowoduje, że wątek konwersacji z kontrahentem w ramach kampanii będzie kontynuowany po propagowaniu kontrahenta do kolejnego etapu. Planowane w tej sekcji znajdują się następujące pola: Przychody w polu tym można wprowadzić wysokość planowanych przychodów z kampanii. Koszty w polu tym prezentowana jest suma planowanych kosztów zdefiniowanych na wszystkich etapach kampanii, uzupełnioną o sumę kosztów zdefiniowanych na wykorzystywanym wzorcu kampanii. Nie jest możliwa ręczna edycja wartości w tym polu. Towar pole pozwala na wprowadzenie powiązanego z kampanią towaru lub grupy towarowej. Aby wprowadzić grupę towarową, należy skorzystać z przycisku odpowiednią opcję z rozwijanego menu. Ilość pole jest aktywne po wypełnieniu pola: Towar, można w nim podać ilość. i wybrać URL w pole można wprowadzić adres strony internetowej lub lokalizacji dokumentu. Po naciśnięciu przycisku: adresem. Opis - służy podaniu pełnego opisu kampanii. [Wyświetl URL], uruchomione zostanie połączenie ze wskazanym Etapy w tej sekcji znajduje się lista etapów danej kampanii oraz następujące przyciski: [Przesuń etap w górę] umożliwia przesunięcie etapu o jedną pozycję w górę. [Przesuń etap w dół] umożliwia przesunięcie etapu o jedną pozycję w dół. [Nowy etap] - uruchamia proces dodawania nowego etapu do kampanii (7.17.2) [Rozwija menu dostępnych opcji] - służy wybraniu jednej z opcji: Dodaj etap umożliwia zdefiniowanie i dodanie nowego etapu. Importuj etap umożliwia dodanie etapów z listy wcześniej zdefiniowanych etapów. Wzorce tych etapów definiuje się w oknie: Słownik etapów (7.11). [Edycja] - umożliwia podgląd i modyfikację zarejestrowanego i zaznaczonego etapu. [Usuń] - usuwa zaznaczony etap. 7.5.2 Edycja kampanii, zakładka: Etapy Na zakładce wyświetlona jest lista etapów kampanii, oraz przypisani do tych etapów kontrahenci. Pod listą znajdują się następujące pola i przyciski: Kontrahent po wybraniu kontrahenta, na liście będzie prezentowany tylko ten wskazany kontrahent w etapach, inni kontrahenci nie będą widoczni. 7.12
Nieaktywni jeżeli parametr ten jest zaznaczony, wówczas oprócz kontrahentów aktywnych w etapach, prezentowani są również kontrahenci zakończeni w etapach. Wg szansy / Wg akcji kontrahenci na liście sortowani są w kolejności wartości procentowej szansy lub według daty, z jaką ma być wykonana akcja. Obsługa w tej sekcji można wybrać, czy na liście mają być prezentowani kontrahenci w etapach, za których obsługę jest odpowiedzialny konkretny operator (opcja: Operator z rozwijaną listą umożliwiającą wybór operatora), czy też kontrahenci, dla których prowadzący nie został ustalony (opcja: Bez prowadzącego). [Raport kampanii] otwiera okno: Raport dla kampanii. [Generuj zadania dla zaznaczonych] umożliwia wygenerowanie zadań dla operatora prowadzącego, ustawionego dla danego kontrahenta. [Wyślij list do zaznaczonych] pozwala na wysłanie listu do zaznaczonych kontrahentów w etapach. Za pomocą przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] możliwe jest wybranie, czy email ma zostać wysłany na główny adres poczty elektronicznej kontrahenta, czy też do osoby u kontrahenta. [Generuj dokument] służy do wygenerowania dokumentu dla wskazanego kontrahenta w etapie. Domyślnie generowana jest oferta sprzedaży, natomiast za pomocą przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] możliwe jest wybranie innego rodzaju dokumentu do wygenerowania oferty sprzedaży, zamówienia sprzedaży lub faktury sprzedaży. Po wygenerowaniu takiego dokumentu jest on automatycznie zapisywany jako związany z kontrahentem w etapie na zakładce: Dokumenty związane dla takiego kontrahenta. [Dołącz kontrahentów do innej kampanii] pozwala na dołączenie kontrahenta w etapie do etapu innej kampanii CRM. Po wybraniu tego polecenia otwierane jest okno: Lista kampanii do wyboru, w którym należy wskazać odpowiedni etap kampanii, do którego dany kontrahent ma zostać przypisany. [Propaguj do następnego etapu] propaguje kontrahenta do następnego etapu kampanii. Po naciśnięciu przycisku: [Propaguj do wskazanego etapu] rozwija listę etapów dostępnych dla kontrahenta, z których może nastąpić propagacja. [Cofnij kontrahenta do poprzedniego etapu] - umożliwia cofnięcie kontrahenta do poprzedniego etapu. [Oznacz kodem fiaska i przenieś do następnego etapu] umożliwia przeniesienie zaznaczonego kontrahenta/kontrahentów do innego etapu. Więcej informacji znajduje się w rozdziale: 7.17.5 Jak przenieść kontrahenta do innego etapu kampanii. [Karta] przycisk ten: po wskazaniu etapu kampanii otwiera okno: Realizacja etapu kampanii, po wskazaniu kontrahenta w etapie otwiera okno: Edycja stanu kontrahenta. [Dołącz kontrahenta] służy dołączeniu kontrahenta do wskazanego w lewym panelu etapu. Po naciśnięciu przycisku: [Dołącz kontrahenta lub grupę], zostanie wyświetlona lista, z której można wybrać dołączenie do etapu kontrahenta, grupy lub osoby u 7.13
kontrahenta. Jeżeli zostanie wybrana opcja dołączenia grupy, to należy pamiętać, że wskazanie danej grupy oznacza przypisanie do kampanii kontrahentów z tej grupy oraz wszystkich grup podrzędnych. W przypadku wskazania osoby, dla przypisywanego do etapu kontrahenta, ta osoba jest ustawiana jako osoba kontaktowa po stronie kontrahenta. [Odłącz kontrahenta] służy odłączeniu kontrahenta od wskazanego etapu. Tryb multiselect, w jakim wyświetleni są kontrahenci, umożliwia usuwanie z etapu wielu kontrahentów jednocześnie. Rys. 7.6 Edycja kampanii, zakładka: Etapy. 7.5.3 Edycja kampanii, zakładka: Cykle Zakładka ma zastosowanie do kampanii, które odbywają się cyklicznie. Na zakładce znajdują się pola: Cykliczna. Zaznaczenie pola spowoduje nadanie kampanii statusu: cykliczna. Typ cyklu. W części tej określa się rodzaj cyklu, poprzez wskazanie rodzaju okresu, co jaki ma zostać przeprowadzana kampania. Powtarzaj co. służy wskazaniu, co ile dni/ tygodni/ miesięcy/lat ma startować kampania. Zakres cyklu. W tej części można określić datę końcową dla kampanii. Bez daty końcowej - pozostawia kampanię bez określenia jej końca. Koniec po - określenie terminu zakończenia kampanii po dokonaniu określonej ilości wystąpień. 7.14
Data końcowa - Określenie terminu zakończenia kampanii odbywa się przez określenie konkretnej daty. Niemożliwe jest określenie daty późniejszej niż ta, która została określona dla zakończenia kampanii w jej definicji. Rys. 7.7 Edycja kampanii, zakładka: Cykle. Po określeniu kampanii, jako cyklicznej, w oknie: Przegląd kampanii, przy kontrahencie przypisanym do danego etapu, w kolumnie: Cykl, pojawi się symbol:. 7.5.4 Edycja kampanii, zakładka: Kampanie powiązane Na zakładce wyświetlona jest lista kampanii, które są powiązane z bieżącą kampanią. Powiązanie z inną kampanią polega na tym, że kontrahenci przyłączeni do bieżącej kampanii zostaną przyłączeni do kampanii powiązanych. Powiązanie to może mieć charakter bezwarunkowy lub warunkowy jego określenie następuje w oknie: Powiązanie z kampanią (dokładny opis okna znajduje się w rozdziale: Powiązanie z kampanią). 7.15
W oknie znajdują się pola i funkcje: Rys. 7.8 Edycja kampanii, zakładka: Kampanie powiązane. Wyświetlaj nieaktywne po zaznaczeniu pola, na liście zostaną wyświetlone zarówno powiązania aktywne, jak i nieaktywne. [Nowy] naciśnięcie przycisku uruchamia proces wiązania kampanii zostanie otworzone okno: Lista kampanii do wyboru. W oknie następuje wybór kampanii, która ma zostać powiązana z bieżącą. Zawężenie listy wyświetlonych kampanii, które mogą zostać powiązane, umożliwia zaznaczenie opcji: Stałe, Okresowe, Nadzorowane, Kategoria. Po wybraniu kampanii powiązanej, które następuje przez jej zaznaczenie i naciśnięcie przycisku: [Wybierz], zostanie otworzone okno: Powiązanie z kampanią, w którym określa się m.in. charakter powiązania między kampaniami. Dokładny opis okna znajduje się w rozdziale: Powiązanie z kampanią. [Karta] po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlone do edycji okno: Powiązanie z kampanią. Dokładny opis okna znajduje się w rozdziale: Powiązanie z kampanią. [Usuń] naciśnięcie przycisku powoduje usunięcie wskazanego powiązania. Powiązanie takie jest możliwe, jeżeli na jego podstawie nie nastąpiło dodanie kontrahenta do kampanii powiązanej. Powiązanie z kampanią Powiązanie z kampanią powoduje, że kontrahenci przypisani do kampanii wyjściowej (tej, do której zostaną powiązane inne kampanie) zostaną przyłączeni do kampanii powiązanych. Warunki tego powiązania określa się w oknie: Powiązanie z kampanią. 7.16
W oknie znajdują się parametry: Rys. 7.9 Powiązanie z kampanią. Aktywne zaznaczenie pola wskazuje, że powiązanie między kampaniami jest aktywne. Nazwa kampanii pole wypełniane automatycznie po wybraniu kampanii powiązanej w oknie: Lista kampanii do wyboru. Etap w polu wskazuje się etap kampanii powiązanej, do którego mają zostać przyłączeni kontrahenci z kampanii wyjściowej. Termin termin liczony od dnia: przyłączenia kontrahenta do kampanii wyjściowej (jeżeli warunek dołączenia kontrahenta określono jako: Bezwarunkowo) lub zakończenia etapu kampanii wyjściowej, do której zostali przyłączeni kontrahenci (jeżeli warunek dołączenia kontrahenta określono jako: Zakończenie). Wskazuje, po jakim czasie kontrahent przyłączony do wybranego etapu kampanii powiązanej (w wyniku powiązania) będzie w tym etapie aktywny. Warunek dołączenia kontrahenta określa sytuację, jaka spowoduje dołączenie kontrahenta do kampanii powiązanej: Bezwarunkowo kontrahenci zostaną dołączeni do wybranego etapu kampanii powiązanej wskutek przyłączenia ich do kampanii wyjściowej. Zakończenie kontrahenci zostaną dołączeni do wybranego etapu kampanii powiązanej wskutek zakończenia ich udziału w kampanii wyjściowej. Dołączenie kontrahenta do kampanii powiązanej odbędzie się w zależności od tego, czy udział kontrahenta zostanie zakończony sukcesem, czy też porażką. Zaznaczenie pola: Zakończenie, uaktywni opcje: Sukces i Porażka, których wybór wskaże sytuację, w jakiej kontrahenci zostaną dołączeni do kampanii powiązanej. Jeżeli dołączenie warunkowane jest zakończeniem udziału kontrahenta porażką, wówczas wskazanie konkretnego kodu fiaska spowoduje, że dołączony do kampanii powiązanej zostanie tylko taki kontrahent, którego udział w wyjściowej kampanii zostanie zakończony wskazanym na powiązaniu kodem fiaska. UWAGA: Dołączenie kontrahenta do kampanii powiązanej nie oznacza, że kontrahent ten będzie w tej kampanii aktywny. O momencie, w którym kontrahent staje się aktywny w wybranym etapie kampanii powiązanej, decyduje ustawienie parametru: Termin. Data utworzenia data utworzenia powiązania; pole wypełniane jest automatycznie. Data modyfikacji data modyfikacji powiązania. 7.17
Po określeniu charakteru powiązania, należy je zatwierdzić naciskając przycisk: [Zapisz zmiany]. 7.5.5 Edycja kampanii, zakładka: Dokumenty związane Na zakładce możliwe jest związanie dokumentów z kampanią. Zakładka jest podzielona na podzakładki służące do wiązania konkretnych typów dokumentów. Są to podzakładki: Handlowe, Importowe, Zamówienia, Zapisy, Noty memoriałowe, Upomnienia, Noty odsetkowe, Serwis, Kompletacja i Produkcja. Na zakładce: Inne możliwe jest ręczne odnotowanie przychodów i kosztów związanych z kampanią. Rys. 7.10 Edycja kampanii, zakładka: Dokumenty związane. Pod listą związanych dokumentów znajdują się następujące funkcje: Pokaż związane z etapami parametr pozwala na prezentowanie na liście dokumentów związanych nie tylko bezpośrednio z kampanią, ale również z poszczególnymi etapami kampanii. [Włącz/wyłącz sumowanie] włączona funkcja wyświetla sumaryczne wartości w nagłówkach kolumn na liście. [Dodaj] otwiera listę odpowiednich dokumentów w trybie do wyboru, w celu wskazania dokumentu, który ma zostać związany z kampanią. Na zakładce: Handlowe znajduje się również przycisk [Rozwija menu dostępnych opcji], za pomocą którego można określić czy związany ma zostać dokument z listy dokumentów handlowych, czy też z rejestru VAT. Po wybraniu dokumentu z listy, otwierane jest okno: Dokument powiązany w CRM, w którym określane są szczegóły dotyczące związania dokumentu z kampanią. [Karta] otwiera okno: Dokument powiązany w CRM dla wskazanego dokumentu na liście. 7.18
[Usuń] usuwa powiązanie wskazanego dokumentu z kampanią. Dokument powiązany w CRM Okno: Dokument powiązany w CRM jest otwierane podczas dołączania nowego dokumentu do kampanii CRM, lub w wyniku użycia przycisku określenia charakteru powiązania. [Karta]. W oknie tym operator ma możliwość Rys. 7.11 Dokument powiązany w CRM. W oknie tym znajdują się następujące pola i funkcje: Dokument pole zawiera numer dokumentu. Za pomocą przycisku otworzyć dokument do podglądu. Akronim pole zawiera akronim kontrahenta, na którego został wystawiony dokument. Data w polu znajduje się data wystawienia dokumentu. Netto wartość netto dokumentu w walucie systemowej. można Typ w tej sekcji można określić charakter powiązania dokumentu z kampanią (przychód lub koszt). Domyślnie dla dokumentów rozchodowych ustalany jest typ powiązania: Przychód, a dla dokumentów przychodowych typ powiązania: Koszt. Procent, Kwota pola służą do określenia, jaka część z ogólnej wartości dokumentu jest przychodem lub kosztem wynikającym z kampanii. Daje to możliwość obsłużenia scenariusza, w którym np. tylko część kosztów wynikających z faktury zakupu została poniesiona w związku z daną kampanią. Istnieje również możliwość związania dokumentu z kilkoma obiektami CRM np. z różnymi kampaniami. Wtedy kwota powiązania podpowiada się domyślnie jako różnica pełnej wartości dokumentu i wartości już związanych z jakimiś obiektami CRM. Pola Procent i Kwota są ze sobą powiązane (zmiana wartości w jednym z tych pól powoduje automatyczną zmianę w drugim polu). Opis pole pozwala na wprowadzenie opisu dla dokumentu powiązanego w CRM. Uwaga: dla not memoriałowych przyjęto następujące rozwiązanie: ponieważ na dokumencie tym możliwe jest określenie jednocześnie kwoty przychodu, jak i rozchodu, jako wartość Netto na formatce prezentowana jest różnica pomiędzy wartością przychodową i rozchodową w walucie systemowej, a wartości tej zostanie nadana kategoria przychód 7.19
(może być ujemna), bez możliwości edycji, co w praktyce oznacza uwzględnienie całości wartości noty w rozliczeniu kampanii. Edycja jest też niemożliwa w przypadku dokumentów: upomnienie i nota odsetkowa, gdyż ich wartość rozbita jest na dwie pozycje: koszt upomnienia i odsetki. Umożliwienie edycji wartości wyliczonej jako ich suma stanowiłoby trudność w jej rozbiciu na powyższe kategorie. Dla zapisów kasowych/bankowych kwota wiązana z kampanią domyślnie jest ustalana na poziomie 0. Taka zasada obowiązuje, aby wykluczyć ujęcie np. przychodu dwukrotnie w rozliczeniu kampanii, raz poprzez konkretny dokument np. FS, a drugi raz poprzez KP. operator może jednak samodzielnie wskazać kwotę z KP/KW/zapisu bankowego, którą należy ująć w rozliczeniu kampanii). 7.5.6 Edycja kampanii, zakładka: Atrybuty Na zakładce istnieje możliwość zdefiniowania atrybutów dla kampanii. Atrybuty takie musza być uprzednio zdefiniowane dla danego obiektu (kampanii) w module: Administrator (okno: Atrybuty, zakładka: Obiekty). Dodawanie atrybutów do kampanii odbywa się na ogólnych zasadach dodawania atrybutów. Na zakładce znajduje się opcja: Kopiuj atrybuty do nowego cyklu opcja funkcjonuje dla kampanii cyklicznych, a jej zaznaczenie powoduje, że do następnego cyklu zostaną przypisane atrybuty z bieżącego cyklu. 7.5.7 Edycja kampanii, zakładka: Dane binarne Na zakładce możliwe jest umieszczenie danych binarnych dotyczących kampanii. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą dane binarne. Sposób dodawania danych binarnych został opisany w module: Administrator (rozdział: Dane binarne). Po wprowadzeniu danych na zakładkach, należy zarejestrować kampanię w systemie, naciskając przycisk: [Zapisz zmiany]. 7.6 Lista wzorców kampanii Okno umożliwia zdefiniowanie wzorców kampanii, które następnie można wykorzystać w procesie tworzenia nowej kampanii. Aby otworzyć okno, należy: na pasku narzędzi, nacisnąć przycisk: [Lista wzorców kampanii] lub z menu: Słowniki, wybrać podmenu: Wzorce kampanii. 7.20