Dokumentacja Użytkownika Systemu

Transkrypt

1 gnb Dokumentacja Użytkownika Systemu Wersja: 2015

2 Copyright 2014 COMARCH Wszelkie prawa zastrzeżone Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym, powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. 7.2

3 Spis treści 7 CRM PRZEZNACZENIE MODUŁU CRM OPIS FUNKCJI DOSTĘPNYCH W MODULE MENU GŁÓWNE SYSTEM LISTY DZIAŁANIA KONTAKTY DOKUMENTY PROFILE PASEK NARZĘDZI PASEK NARZĘDZI - PRZYCISKI ZWIĄZANE Z AKTYWNYM OKNEM OBSŁUGA KONTRAHENTÓW POTENCJALNYCH KONFIGURACJA LISTA KAMPANII EDYCJA KAMPANII EDYCJA KAMPANII, ZAKŁADKA: OGÓLNE EDYCJA KAMPANII, ZAKŁADKA: ETAPY EDYCJA KAMPANII, ZAKŁADKA: CYKLE EDYCJA KAMPANII, ZAKŁADKA: ANKIETA EDYCJA KAMPANII, ZAKŁADKA: KAMPANIE POWIĄZANE POWIĄZANIE Z KAMPANIĄ EDYCJA KAMPANII, ZAKŁADKA: DOKUMENTY ZWIĄZANE DOKUMENT POWIĄZANY W CRM DEFINICJA WIĄZANIA EDYCJA KAMPANII, ZAKŁADKA: ATRYBUTY EDYCJA KAMPANII, ZAKŁADKA: ZAŁĄCZNIKI LISTA WZORCÓW KAMPANII EDYCJA WZORCA KAMPANII ETAP KAMPANII ETAP KAMPANII, ZAKŁADKA: OGÓLNE ETAP KAMPANII, ZAKŁADKA: ZADANIA ETAP KAMPANII, ZAKŁADKA: AKCJA ETAP KAMPANII, ZAKŁADKA:

4 7.9.5 ETAP KAMPANII, ZAKŁADKA: DEFINICJE OPERACJI DEFINICJA DODAWANIA KONTRAHENTA, PROPAGOWANIA KONTRAHENTA ETAP KAMPANII, ZAKŁADKA: KAMPANIE POWIĄZANE ETAP KAMPANII, ZAKŁADKA: ATRYBUTY ETAP KAMPANII, ZAKŁADKA: ZAŁĄCZNIKI REALIZACJA ETAPU KAMPANII REALIZACJA ETAPU KAMPANII, ZAKŁADKA: OGÓLNE REALIZACJA ETAPU KAMPANII, ZAKŁADKA: KONWERSACJE REALIZACJA ETAPU KAMPANII, ZAKŁADKA: ZADANIA REALIZACJA ETAPU KAMPANII, ZAKŁADKA: DEFINICJE OPERACJI REALIZACJA ETAPU KAMPANII, ZAKŁADKA: DOKUMENTY ZWIĄZANE REALIZACJA ETAPU KAMPANII, ZAKŁADKI: ATRYBUTY I ZAŁĄCZNIKI EDYCJA STANU KONTRAHENTA EDYCJA STANU KONTRAHENTA, ZAKŁADKA: OGÓLNE EDYCJA STANU KONTRAHENTA, ZAKŁADKA: KONTRAHENT EDYCJA STANU KONTRAHENTA, ZAKŁADKA: AKCJA EDYCJA STANU KONTRAHENTA, ZAKŁADKA: KONWERSACJE EDYCJA STANU KONTRAHENTA, ZAKŁADKA: ZADANIA EDYCJA STANU KONTRAHENTA, ZAKŁADKA: ANKIETA EDYCJA STANU KONTRAHENTA, ZAKŁADKA: DOKUMENTY ZWIĄZANE EDYCJA STANU KONTRAHENTA, ZAKŁADKA: NOTATKI EDYCJA STANU KONTRAHENTA, ZAKŁADKA: CYKLE EDYCJA STANU KONTRAHENTA, ZAKŁADKA: ATRYBUTY EDYCJA STANU KONTRAHENTA, ZAKŁADKA: ZAŁĄCZNIKI SŁOWNIK ETAPÓW WZORZEC ETAPU WZORZEC ETAPU, ZAKŁADKA: OGÓLNE WZORZEC ETAPU, ZAKŁADKA: ZADANIA WZORZEC ETAPU, ZAKŁADKA: AKCJA WZORZEC ETAPU, ZAKŁADKA: E MAIL WZORZEC ETAPU, ZAKŁADKA: DEFINICJE OPERACJI WZORZEC ETAPU, ZAKŁADKA: ATRYBUTY WZORZEC ETAPU, ZAKŁADKA: ZAŁĄCZNIKI KAMPANIE OPERATORA LISTA AKCJI AUTOMATYCZNYCH DZIAŁANIA CRM DZIAŁANIA CRM, ZAKŁADKA: OGÓLNE DZIAŁANIA CRM, ZAKŁADA: WG OPERATORÓW

5 DZIAŁANIA CRM, ZAKŁADKA: WG AKWIZYTORÓW LISTA KONWERSACJI KONWERSACJA KONWERSACJA, ZAKŁADKA: OGÓLNE KONWERSACJA, ZAKŁADKA: DOKUMENTY ZWIĄZANE KONWERSACJA, ZAKŁADKA: ATRYBUTY KONWERSACJA, ZAKŁADKA: ZAŁĄCZNIKI POZYCJA KONWERSACJI Z KLIENTEM POZYCJA KONWERSACJI Z KLIENTEM, ZAKŁADKA: OGÓLNE POZYCJA KONWERSACJI Z KLIENTEM, ZAKŁADKA: DOKUMENTY ZWIĄZANE POZYCJA KONWERSACJI Z KLIENTEM, ZAKŁADKA: ATRYBUTY POZYCJA KONWERSACJI Z KLIENTEM, ZAKŁADKA: ZAŁĄCZNIKI INTEGRACJA CRM Z MS OUTLOOK LISTA ZADAŃ ZADANIE DO WYKONANIA ZADANIE DO WYKONANIA, ZAKŁADKA: DOKUMENTY ZWIĄZANE ZADANIE DO WYKONANIA, ZAKŁADKA: ATRYBUTY ZADANIE DO WYKONANIA, ZAKŁADKA: ZAŁĄCZNIKI SŁOWNIK ZADAŃ WZORZEC ZADANIA WZORZEC ZADANIA, ZAKŁADKA: OGÓLNE WZORZEC ZADANIA, ZAKŁADKA: ATRYBUTY WZORZEC ZADANIA, ZAKŁADKA: ZAŁĄCZNIKI HISTORIA KONTAKTÓW HISTORIA KONTAKTÓW, ZAKŁADKA: KONWERSACJE HISTORIA KONTAKTÓW, ZAKŁADKA: ZADANIA HISTORIA KONTAKTÓW, ZAKŁADKA: WIZYTY RAPORTY TOWARÓW DEFINICJE RAPORTÓW OBECNOŚCI I KONKURENCJI KARTA RAPORTU LISTA WIZYT WIZYTA HANDLOWA WIZYTA HANDLOWA, ZAKŁADKA: OGÓLNE WIZYTA HANDLOWA, ZAKŁADKA: KONTRAHENT WIZYTA HANDLOWA, ZAKŁADKA: NAGŁÓWEK WIZYTA HANDLOWA, ZAKŁADKA: ATRYBUTY WIZYTA HANDLOWA, ZAKŁADKA: ZAŁĄCZNIKI SŁOWNIK WZORCÓW WIZYT

6 7.24 WZORZEC WIZYTY WZORZEC WIZYTY, ZAKŁADKA: OGÓLNE WZORZEC WIZYTY, ZAKŁADKA: ATRYBUTY WZORZEC WIZYTY, ZAKŁADKA: ZAŁĄCZNIKI WZORCE ELEMENTÓW WIZYTY HANDLOWEJ ELEMENT WZORCA WIZYTY: PRZEJAZD ELEMENT WZORCA WIZYTY: ZAMÓWIENIA ELEMENT WZORCA WIZYTY: NALEŻNOŚCI ELEMENT WZORCA WIZYTY: ANKIETY ELEMENT WZORCA WIZYTY: ZADANIA ELEMENT WZORCA WIZYTY: KONWERSACJE ELEMENT WZORCA WIZYTY: KAMPANIE ELEMENT WZORCA WIZYTY: INNY ELEMENT WZORCA WIZYTY: RAPORT OBECNOŚCI TOWARÓW ELEMENT WZORCA WIZYTY: RAPORT TOWARÓW KONKURENCJI ELEMENT WZORCA WIZYTY: MERCHANDISING SŁOWNIK ELEMENTÓW WIZYT WZORZEC ELEMENTU WIZYTY WZORZEC ELEMENTU WIZYTY, ZAKŁADKA: OGÓLNE WZORZEC ELEMENTU WIZYTY, ZAKŁADKA: ATRYBUTY WZORZEC ELEMENTU WIZYTY, ZAKŁADKA: ZAŁĄCZNIKI ELEMENTY WIZYTY ELEMENT WIZYTY ELEMENT WIZYTY, ZAKŁADKA: OGÓLNE ELEMENT WIZYTY, ZAKŁADKA: ATRYBUTY ELEMENT WIZYTY, ZAKŁADKA: ZAŁĄCZNIKI ELEMENT WIZYTY: REJESTRACJA DOKUMENTÓW ELEMENT WIZYTY: NALEŻNOŚCI ELEMENT WIZYTY: KAMPANIE ELEMENT WIZYTY: KONWERSACJE ELEMENT WIZYTY: ZADANIA ELEMENT WIZYTY: ANKIETY ELEMENT WIZYTY: PRZEJAZD ELEMENT WIZYTY: INNY ELEMENT WIZYTY: RAPORT OBECNOŚCI GENEROWANIE WIZYT LISTA PLANÓW SPRZEDAŻY PLAN SPRZEDAŻY

7 PLAN SPRZEDAŻY, ZAKŁADKA: OGÓLNE PLAN SPRZEDAŻY, ZAKŁADKA: KONTRAHENCI PLAN SPRZEDAŻY, ZAKŁADKA: TOWARY PLAN SPRZEDAŻY, ZAKŁADKA: REJONY PLAN SPRZEDAŻY, ZAKŁADKA: ATRYBUTY WYDATKI PRACOWNIKÓW LISTA WYDATKÓW PRACOWNIKÓW WYDATEK PRACOWNIKA PANEL HANDLOWCA SCENARIUSZE DZIAŁAŃ JAK DODAĆ NOWĄ KAMPANIĘ JAK UTWORZYĆ NOWY ETAP KAMPANII JAK DODAĆ KONTRAHENTA DO ETAPU KAMPANII JAK PROPAGOWAĆ KONTRAHENTA DO NASTĘPNEGO ETAPU KAMPANII JAK PRZENIEŚĆ KONTRAHENTA DO INNEGO ETAPU KAMPANII JAK ZAREJESTROWAĆ NOWY KONTAKT JAK DODAĆ NOWĄ POZYCJĘ KONWERSACJI JAK WYGENEROWAĆ ZADANIE DLA OPERATORA

8 7 CRM 7.1 Przeznaczenie modułu CRM Moduł CRM (Customer Relationship Management) służy do automatyzacji procesów sprzedaży i kontaktów z kontrahentami. Przeznaczeniem modułu jest możliwość tworzenia i zarządzania kampaniami marketingowymi oraz ich kolejnymi etapami. Funkcjonalność ta wspierana jest narzędziami takimi jak: ewidencja kontaktów z klientami, przydzielanie zadań i przypominanie o konieczności ich realizacji, określanie szans powodzenia kampanii i inne. Część obiektów, jakie występują w tym module, wykorzystywanych jest również w innych modułach i została opisana w przeznaczonej dla nich dokumentacji, np. lista kontrahentów została opisana w dokumentacji modułu: Sprzedaż. W tej dokumentacji, szczegółowy opis obejmuje okna, które występują tylko w module: CRM. 7.2 Opis funkcji dostępnych w module Podstawę modułu: CRM, stanowi menu oraz pasek narzędzi (Rys. 7.1) Menu główne Rys. 7.1 Menu i pasek narzędzi modułu: CRM. System Aktywne sesje - wyświetla wszystkie sesje programu w podziale na aktywne, historyczne i przerwane. Konfiguracja - konfiguracja modułu: CRM. Dokonanie konfiguracji jest niezbędne przed rozpoczęciem pracy z modułem. Zmiana hasła - służy zmianie hasła dla aktywnego operatora. Zmiana daty - służy zmianie daty używanej w programie. Zmiana okresu - służy zmianie okresu obrachunkowego na dostępny z listy. Zmiana kontekstu operatora - umożliwia zmianę centrum dla aktywnego operatora. Uwaga: przy zmianie kontekstu, muszą być zamknięte wszystkie okna. Zmiana operatora - umożliwia zmianę zalogowanego operatora. Zakazy kontekstowe - służą zdefiniowaniu (określeniu) zakazów kontekstowych dla wybranych operatorów. Domyślne ustawienia okien funkcja służy przywróceniu domyślnemu ustawieniu okien w module, w którym zostanie użyta (w tym przypadku w module: CRM). Ustawienia użytkownika - otwiera okno: Ustawienia użytkownika (opisane w dokumentacji do modułu Administrator). Ustawienie drukarki - przygotowuje drukarkę do pracy z modułem. Dodatki otwiera okno: Lista dodatków (funkcjonalność dodatków została opisana w dokumentacji do modułu Administrator). 7.8

9 Listy Koniec pracy - powoduje zamknięcie programu. Wzorce kampanii - otwiera okno: Lista wzorców kampanii, w którym definiuje się wzorce kampanii, wykorzystywane następnie do definiowania kampanii. Wzorce wizyt - otwiera okno: Wzorce wizyt, pozwalającej na przygotowanie i wykonywanie wizyt handlowych Słownik etapów - otwiera okno: Słownik etapów (7.12), w którym definiuje się wzorce etapów, wykorzystywane następnie w procesie tworzenia kampanii. Słownik zadań - otwiera okno: Słownik zadań, w którym definiuje się wzorce zadań, wykorzystywane podczas tworzenia nowych zadań. Słownik elementów wizyt Raporty wizyt Automatyczne akcje Samochody Trasy Załączniki Zasoby Kalendarze Działania Lista kampanii otwiera okno: Lista kampanii, umożliwiające przegląd wszystkich zarejestrowanych w systemie kampanii. Wizyty handlowe Plany sprzedaży Wydatki pracowników Kampanie operatora - otwiera okno: Kampanie operatora (7.14), umożliwiające przegląd kampanii według operatora. Działania CRM - otwiera okno: Działania CRM (7.16), umożliwiające przegląd aktualnie wykonywanych czynności w module CRM. Kontakty Dokumenty Konwersacje - otwiera okno: Lista konwersacji (7.17), umożliwiające ewidencjonowanie kontaktów z klientami. Zadania - otwiera okno: Lista zadań (7.18), które wyświetla listę zadań dla operatora. Terminarz otwiera okno: Terminarz, z poziomu którego możliwy jest podgląd/edycja zadań pracownika powiązanego z operatorem na określony termin (więcej informacji na temat terminarzy znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator). Handlowe - otwiera okno: Lista dokumentów handlowych, magazynowych i transportowych, w którym wyświetlone są dokumenty zarejestrowane w systemie Comarch ERP XL. Zamówienia - otwiera listę zarejestrowanych w systemie Comarch ERP XL zamówień, ofert i zapytań ofertowych. Rejestr VAT - otwiera okno: Rejestry VAT, w którym wyświetlone są zapisy w rejestrach VAT. Zapisy kasowe - otwiera okno: Zapisy kasowe/ bankowe. 7.9

10 Profile Noty memoriałowe - otwiera okno: Noty memoriałowe, w którym wyświetlone są noty zarejestrowane w systemie Comarch ERP XL. Panel handlowca otwiera okno Panel handlowca Pasek narzędzi [Lista kontrahentów] otwiera okno z listą kontrahentów. [Lista towarów] otwiera okno z listą towarów. [Lista kampanii] otwiera okno: Lista kampanii. [Lista wizyt handlowych] - otwiera okno: Lista wizyt. [Plany sprzedaży] - otwiera okno: Lista planów sprzedaży [Słownik zadań] - otwiera okno: Słownik zadań. [Kampanie operatora] - otwiera okno: Kampanie operatora (7.14). [Działania CRM] - otwiera okno: Działania CRM (7.16). [Lista konwersacji] - otwiera okno: Lista konwersacji (7.17). [Lista zadań] - otwiera okno: Lista zadań (7.18). [Terminarz] otwiera okno: Terminarz pracownika, z poziomu którego możliwy jest podgląd/edycja zadań pracownika powiązanego z operatorem na określony termin. (Więcej informacji w dokumentacji modułu: Administrator) Pasek narzędzi - przyciski związane z aktywnym oknem. [Drukuj] uruchamia zdefiniowany wydruk domyślny. Jeśli zdefiniowanych jest więcej wydruków, wyboru dokonuje się poprzez użycie przycisku, lub kliknięcie prawym przyciskiem myszki na przycisku [Drukuj]. Konfigurację wydruków uruchamia się poprzez naciśnięcie klawisza <Ctrl> i kliknięcie przycisku [Drukuj]. [Wyślij wydruk domyślny] umożliwia wysłanie domyślnego wydruku w formacie PDF za pomocą wiadomości pocztowej. Jeśli zdefiniowanych jest więcej wydruków, wyboru dokonuje się poprzez użycie przycisku. [Rysuj wykres] - uruchamia zdefiniowany wykres domyślny. Jeśli zdefiniowanych jest więcej wykresów, wyboru dokonuje się poprzez użycie przycisku, lub kliknięcie prawym przyciskiem myszki na przycisku [Wykres]. Konfigurację wydruków uruchamia się poprzez kliknięcie przycisku [Wykres] wraz z naciśnięciem klawisza <Ctrl>. 7.10

11 [Szybki raport SQL] - uruchamia wykonanie zdefiniowanego, domyślnego raportu SQL. Jeśli zdefiniowanych jest więcej raportów, wyboru dokonuje się poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszki na przycisku [Szybki raport SQL]. Konfigurację szybkich raportów SQL uruchamia się poprzez kliknięcie przycisku [Szybki raport SQL] wraz z naciśnięciem klawisza <Ctrl>. [Eksport do arkusza kalkulacyjnego] - przycisk jest dostępny (widoczny), jeśli w aktywnym oknie wyświetlona jest lista (tabela), która może być wyeksportowana do arkusza kalkulacyjnego, którego format został wybrany w oknie: Konfiguracja komputera, na zakładce: Eksport (dostępne opcje: Wybór automatyczny, Eksport do MS Excel, Eksport do Open Office Calc. Eksportowane są wszystkie pozycje listy, z uwzględnieniem filtrowania. Nie jest przy tym uwzględniane zaznaczenie pozycji. [Pomoc] uruchamia pomoc systemu Comarch ERP XL związaną z aktywnym w danym momencie oknem. [Poprzednia pozycja z listy] podczas edycji pozycji z listy zmienia pozycję bieżącą na poprzednią bez konieczności zamykania i ponownego otwierania okna edycji. [Następna pozycja z listy] - podczas edycji pozycji z listy zmienia pozycję bieżącą na następną bez konieczności zamykania i ponownego otwierania okna edycji. [Historia transakcji] uruchamia okno historii transakcji. [Karta rejestracyjna] podaje dane związane z kontrahentem. [Historia kontaktów] pozwala kontrolować konwersacje z kontrahentem. Ikona pojawia się razem z ikoną: Historia kontrahenta. [Historia kontrahenta] - otwiera okno historii kontrahenta. Uwaga: W oknie: Historia kontrahenta, zakładka: CRM dodano możliwość obsługi propagacji kontrahenta. 7.3 Obsługa kontrahentów potencjalnych W wersji 10.0 wprowadzona została obsługa kontrahentów potencjalnych i innego rodzaju kontrahentów. W zależności od rodzaju kontrahenta dany kontrahent może być wybrany w dokumencie. Jeśli kontrahent nie będzie mógł być wybrany w dokumencie, to nie będzie on również widoczny w liście kontrahentów otwartej z poziomu dokumentu oraz nie będzie można kodu takiego kontrahenta wpisać w dokumencie. Przykład: Po odpowiedniej konfiguracji dla rodzaju kontrahenta: Potencjalny będzie można wystawić tylko Kampanię marketingową, a dla innego rodzaju kontrahenta np.klient wszystkie dokumenty. Rozszerzony został słownik kategorii: Rodzaje kontrahentów o możliwość określenia: Wymaganych w karcie kontrahenta w zależności od zaznaczonych parametrów, w trakcie dodawania karty kontrahenta oraz zapisu karty już istniejącej system będzie kontrolował lub nie, wymagalność informacji 7.11

12 Koloru kontrahenta w liście kontrahentów Ustalenie wartości domyślnej słownika Ustalenie dokumentów, w których dany kontrahent może być wybierany Ustalenie dostępnych rodzajów kontrahentów dla danego dokumentu jest możliwe w definicjach dokumentów, na zakładce: Rodzaje kontrahentów 7.4 Konfiguracja Przed rozpoczęciem pracy z modułem: CRM, należy go skonfigurować. Aby skonfigurować moduł, należy: z menu: System, wybrać podmenu: Konfiguracja, co spowoduje otworzenie okna: Konfiguracja (Rys. 7.2), w oknie: Konfiguracja wybrać zakładkę CRM. Na zakładce znajdują się następujące pola: Rys. 7.2 Konfiguracja modułu: CRM. Osoba odpowiedzialna. Pola w tej części służą wskazaniu osoby odpowiedzialnej. Wskazanie osoby odpowiedzialnej w tym polu, spowoduje jej wprowadzenie domyślne w pozycjach, gdy podanie takiej osoby będzie wymagane. z karty kontrahenta - zostanie przypisany operator powiązany z pracownikiem odpowiedzialnym ze strony kontrahenta. z karty akwizytora - zostanie przypisany operator powiązany z pracownikiem odpowiedzialnym ze strony akwizytora. wybrany operator - po naciśnięciu przycisku:, można wybrać konkretnego operatora. Będzie on domyślnie wprowadzany podczas przyłączania kontrahenta do etapu (jako osoba odpowiedzialna - operator prowadzący kontrahenta). W konkretnym przypadku można jednak dokonać zmiany operatora. Automatycznie rejestruj pozycje konwersacji. Zaznaczenie parametru spowoduje, że system automatycznie utworzy pozycję konwersacji przy każdorazowej próbie kontaktu z kontrahentem lub konkretną osobą u kontrahenta za pomocą e-malia, czy komunikatorów, takich jak GG, Skype. 7.12

13 Automatyczne akcje CRM. Zaznaczenie parametru spowoduje, że system włączy obsługę akcji. W polu: Od jest możliwość określenia od jakiego czasu (data, godzina) do której godziny mają być aktywne automatyczne akcje. Istnieje również możliwość określenia powtarzalności wykonania akcji oraz określenia czy mają być aktywne wszystkie czy z podziałem na paczki. Więcej informacji na temat automatycznych akcji CRM znajduje się w rozdziale Etap kampanii, zakładka: Definicje operacji. Po dokonaniu konfiguracji, należy ją nagrać, przez naciśnięcie przycisku: [Zapisz zmiany]. 7.5 Lista kampanii Okno umożliwia zarządzanie kampaniami. Kampanie (zwane także lejkami sprzedaży) są sposobami usystematyzowania i automatyzacji procesów sprzedaży. Wchodzące w skład kampanii etapy, stanowią wzorzec postępowania wobec klienta. Stosowanie wzorca daje pewność, że wykonano wszystkie czynności dla osiągnięcia wyznaczonego w kampanii celu. Aby otworzyć okno, należy: wybrać z paska narzędzi ikonę: [Kampanie] lub z menu: Kampanie, wybrać podmenu: Lista kampanii. Rys. 7.3 Lista kampanii. Lista kampanii prezentowana jest na trzech zakładkach: Wg kodu, Wg nazwy oraz Wg daty. Poniżej listy znajdują się pola umożliwiające jej filtrowanie: Właściciel wyświetla kampanie, których właścicielem jest wskazane centrum struktury praw. Kategoria umożliwia wyświetlenie kampanii należących tylko do określonej kategorii. Zakres pozwala wyświetlić kampanie okresowe lub stałe (bez określonej daty zakończenia). Stan umożliwia wyświetlenie tylko kampanii ze wskazanym stanem. Możliwe stany, według których można filtrować listę kampanii to: Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.13

14 Aktywne obejmuje kampanie planowane i znajdujące się w realizacji. Planowane obejmuje kampanie, dla których nie zdefiniowano żadnego etapu, bądź do żadnego z etapu nie został dodany kontrahent. W realizacji kampanie, w których do przynajmniej jednego etapu został przypisany kontrahent. Zakończona kampanie, które zostały oznaczone jako zakończone (bez możliwości dalszego przypisywania kontrahentów). Kontrahent wyświetla listę kampanii dla wybranego kontrahenta. Akronim kontrahenta można wpisać ręcznie lub wybrać z listy otwieranej przyciskiem Towar umożliwia filtracje listy kampanii po towarze/grupie towarów. [Wybór z listy]. Lista za pozwala wyświetlić kampanie z wybranego okresu czasu.w oknie znajdują się ponadto następujące przyciski: [Nowy] umożliwia dodanie nowej kampanii otwierając w tym celu okno: Edycja kampanii. [Karta] umożliwia edycję istniejącej kampanii. Po zaznaczeniu odpowiedniej kampanii na liście i naciśnięciu przycisku [Karta], otwierane jest okno: Edycja kampanii. [Usuń] usuwa kampanię zaznaczoną na liście. Możliwe jest jedynie usunięcie kampanii o stanie: Planowana lub Zakończona, jeśli do jej etapów nie zostali dołączeni kontrahenci. Jeżeli z kampanią lub którymś z jej etapów związane są jakiekolwiek dokumenty, to przed usunięciem kampanii pojawia się stosowne ostrzeżenie. Rys. 7.4 Ostrzeżenie o usuwaniu kampanii, z którą związano dokument. [Anuluj] - zamyka okno. 7.6 Edycja kampanii Aby otworzyć okno, należy w oknie: Lista kampanii: nacisnąć przycisk: [Nowy] (jeśli tworzona jest nowa kampania) lub zaznaczyć zarejestrowaną kampanię i nacisnąć przycisk: [Karta] (jeśli otworzone ma zostać okno już zarejestrowanej kampanii). Okno podzielone jest na osiem zakładek. Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.14

15 7.6.1 Edycja kampanii, zakładka: Ogólne Na zakładce znajdują się następujące pola: Rys. 7.5 Edycja kampanii, zakładka: Ogólne. Numer pola, w których wpisywany jest numer dokumentu kampanii (zgodnie z definicją dokumentu kampanii określaną w module Administrator. Kod pole służy do wprowadzenia kodu kampanii. Kod ten będzie wyświetlany w oknie: Lista kampanii. Wypełnienie tego pola jest niezbędne. Do momentu uzupełnienia kodu kampanii, nie jest możliwa zmiana numeru dokumentu kampanii, daty jej wystawienia oraz wybór wzorca kampanii. Nazwa pole służy do wprowadzenia nazwy kampanii. Nazwa ta będzie wyświetlana w oknie: Lista kampanii. Właściciel w tym polu prezentowane jest centrum struktury praw, które jest właścicielem danej kampanii. Kategoria pole służy do określenia kategorii kampanii. Kategorie kampanii definiuje się z poziomu słownika kategorii. Wzorzec pozwala określić wzorzec, na którym oparty jest dany dokument kampanii. Za pomocą przycisku możliwe jest otwarcie okna: Lista wzorców kampanii w celu wskazania odpowiedniego wzorca. Data utworzenia data utworzenia kampanii (dostępna do edycji). Utworzył akronim operatora, który utworzył dokument kampanii. Modyfikował akronim operatora, który zmodyfikował dokument. Planowana w tej sekcji określane są daty ramowe dla kampanii: Data rozpoczęcia służy wskazaniu daty rozpoczęcia kampanii. Data zakończenia służy wskazaniu daty zakończenia kampanii. Za pomocą przycisku możliwe jest wskazanie konkretnej daty, lub wybranie opcji: Brak ograniczenia. Wskazanie konkretnej daty spowoduje, że kampania zostanie zarejestrowana jako: Okresowa. Jeśli zostanie wybrana opcja: Brak ograniczenia, to kampania będzie kampanią stałą. 7.15

16 Wielokrotne dodawanie kontrahenta zaznaczenie tego parametru pozwala na wielokrotne dołączenie jednego kontrahenta do etapu kampanii. Propaguj konwersacje kontrahenta zaznaczenie spowoduje, że wątek konwersacji z kontrahentem w ramach kampanii będzie kontynuowany po propagowaniu kontrahenta do kolejnego etapu. Zakończona - ustawia status kampanii na: Zakończony. Dla wszystkich kontrahentów, z którymi nie zakończono negocjacji przed zamknięciem kampanii zostanie nadany kod zakończenia. Po zaznaczeniu parametru spowoduje dodanie pola, w które automatycznie wypełnione zostanie rzeczywistą datą zakończenia kampanii przez Operatora. Opis - służy podaniu pełnego opisu kampanii. URL w pole można wprowadzić adres strony internetowej lub lokalizacji dokumentu. Po naciśnięciu przycisku: [Wyświetl URL], uruchomione zostanie połączenie ze wskazanym adresem. Podzakładka Ogólne w tej sekcji znajduje się tabela towarów z określonymi ilościami danej kampanii oraz następujące parametry: Koszty całkowite w polu tym jest prezentowana sumaryczna wartość kosztów stałych i kosztów kontrahentów z nagłówka kampanii. Nie jest moliwa ręczna edycja wartości w tym polu Koszty stałe sumaryczna wartość kosztów stałych. Przychody - w polu tym mozna wprowadzic wysokość planowanych przychdow z kampanii. Koszty kontrahentów w polu tym zapisywana jest wartość sumarycznych kosztów kontrahentów zaplanowanych dla etapów. Pole nie jest dostępne do edycji. Ilośc prospektów pole dostępne do edycji, można wskazać ilośc prospektów. [Wylicz kwotę] pozwala wyliczyć kwotę szacowanego przychodu. Wartość szacowanego przychodu bedzie wyliczana na podstawie iloczynu domyślnej ceny dla towaru oraz ilości towarów wybranych na liste. Do wyliczeń nie będą brane rekordy dotyczące grup towarów tylko dla towarów. Naciśnięcie przycisku gdy jest włączony wyłącza go i uaktywnia kontrolki z wartością przychodu oraz kwotę kaontraktu i odwrotnie. Domyslnie podczas dodawania nowych kampanii, etapów wiązania kontrahentów przycisk jest wyłączony czyli CKN_WyliczPrzychod, CKN_Wyliczkontrakt, CKN_WyliczKwotę jest rowny wartości 0. Gdy jest właczony to parametr ma wartość równa 1. Od wersji 2013 możliwe jest powiązanie kilku towarów z kampanią z poziomu okna kampanii. W pozostałych oknach widoczna jest lista towarów powiązanych bez możliwości modyfikacji pozycji. Możliwa do wpisania jest tylko ilość dla tych towarów przypisanych do listy. Podczas propagowania/przenoszenia kontrahentów pomiędzy etapami zachowane zostało dziedziczenie towarów i ich ilości z wpisu źródłowego lub etapu, do którego przenoszony jest kontrahent. Podczas odłączania towaru od kampanii należy sprawdzić czy dla danego towaru nie została przypisana jakaś ilość na karcie etapu lub kontrahenta w etapie. Jeżeli została, wówczas system wyświetli komunikat: Dla etapu/kontrahenta w kampanii zdefiniowano przewidywane ilości towaru, które zostaną usunięte, czy pomimo to usunąc towar z kampanii Zatwierdzenie komunikatu towar zostanie usunięty. Przenoszenie/propagowanie kontrahentów. Podczas operacji przywiązaywania kontrahenta do etapu (ręcznie automatycznie dla kampanii cyklicznej lub operacji automatycznego wiązania ) pobierane sa wpisy o towarach i ich ilościach z karty etapu. Podczas operacji przenoszenia kontrahenta do innego etapu z zakończenie oraz przenoszenia do innej kampanii pobierane są wpisy o towarach i ich ilościach z karty etapu do którego przenoszony jest kontrahent. Podczas operacji propagowania kontrahenta (ręcznie lub automatycznie) oraz przenoszenia kontrahenta do innego etapu bez zakończenia do nowego etapu pobierane są informacje o towarach oraz ich ilościach z karty kontrahenta. Dodatkowo należy sprawdzić, czy na liście towarów przypisanych do etapu, nie ma wpisanej ilości dla towaru, który nie jest powiązany z karta kontrahenta. Jeśli jest taki towar, to należy dodac go wraz z ilością na liste towarów do kontrahenta. 7.16

17 Przykład: Kampania ma przypisane towary: T1,T2 oraz T3. Do etapu 2 przypisane są towary i ilości: T2-200 oraz T Propaguje (lub przenosze bez zakończenia) kontrahenta K1 do etapu 2. Na karcie K1 w kampanii miał dotychczas przywiązane towary i ilości: T1-100 oraz T2-50. Po wykonaniu operacji na karcie K1 w etapie 2 powinny być widoczne towary i ilości: T1-100 oraz T2-50 (oba bez zmian, ponieważ przenosimy z kontrahenta), Dodatkowo T3-300 (ponieważ towaru T3 nie było na karcie kontrahenta K1, to został dopisany z ilością ustaloną w etapie 2) Uwaga: Oznacza to zmiane w stosunku do obecnego pobierania ilości towarów dla operacji przenoszenia kontrahenta bez zakończenia. Zmiana jest konieczna z logicznego punktu widzenia, bo jeśli kontynujemy działania z klientem, to p owinismy mieć na ostatnim etapie informacje o wszystkich zaplanowanych dla niego wartościach (towarach, przychodach itp.) Będzie to też pozwalało zaprezentować poprawne informacje na raporcie kampanii, gdzie nie będą prezentowane wpisy dla kontrahentów przeniesionych bez zakończenia. Rys Edycja kampanii, zakładka: Ogólne, podzakładka Etap. Podzakładka Etapy w tej sekcji znajduje się lista etapów danej kampanii oraz następujące przyciski: 7.17

18 [Przesuń etap w górę] umożliwia przesunięcie etapu o jedną pozycję w górę. [Przesuń etap w dół] umożliwia przesunięcie etapu o jedną pozycję w dół. [Nowy etap] - uruchamia proces dodawania nowego etapu do kampanii (7.34.2) [Rozwija menu dostępnych opcji] - służy wybraniu jednej z opcji: Dodaj etap umożliwia zdefiniowanie i dodanie nowego etapu. Importuj etap umożliwia dodanie etapów z listy wcześniej zdefiniowanych etapów. Wzorce tych etapów definiuje się w oknie: Słownik etapów (7.12). [Edycja] - umożliwia podgląd i modyfikację zarejestrowanego i zaznaczonego etapu. Kontrola Ilości Towaru. [Usuń] - usuwa zaznaczony etap. Podczas zapisu okna kontrahenta w etapie należy sprawdzić czy ilośc towaru określona na kampanii nie jest mniejsza od sumarycznej ilości towaru określonego dla kontrahentów przypisanch do tej kampanii. Do wyliczeń pobierane sa tylko ilości towarów przypisanych do kart kontrahentów aktywnych lub zakończonych w kampanii. Przykład: Na kampanii ustalono szacowana ilość towaru T1 na 1000 szt. W etapie E1 znajduja sięnastepujący kontrahneci z przypisana ilością towaru T1: K1 500 (kontrahent propagowany do etapu 2) oraz K2-370 (Kontrahent aktywny) Do etapu E2 spropagowanego kontrahenta K1 i przypisano mu ilość towaru T Nie nastąpiło przekroczenie dopuszczalnej ilości T1 dla kampanii, ponieważ do sumy pobierane sa tylko ilości: 370 (K2 z E1) oraz 200 (k1 z E2) Gdy teraz przypięto do etapu E1 kontrahenta K3 z ilością T1 = 500, wówczas nastąpiłoby przekroczenie. Kontroluj ilości na kartach kontrahentów zaznaczenie tego paramtru pozwala na wprowadzenie kontroli pomiędzy ilością towaru objętą akcją marketingową a ilościami przypisanymi do poszczególnych kontrahentów. W przypadku gdy ilości przydzielone dla poszczególnych kontrahentów będą wyższe niż ilość zdefiniowana dla całej kampanii operatorowi zostanie wyświetlony komunikat o niezgodności ilości Została przekroczona zaplanowana ilość towarów dla kampanii. Towar X. Ilość pozostała w kampanii: Y. Skorygować ilość? Komunikat pojawi się od razu po zapisaniu karty kontrahenta w etapie, w której przekroczona została ilość zaplanowana dla całej kampanii. Po zaakceptowaniu komunikatu nastąpi automatyczna zmiana ilości. Wybranie opcji NIE spowoduje zamknięcie okna z wpisanymi wcześniej ilościami. Opcja ANULUJ nie będzie zmiany ilości tylko nastapi powrót do edycji okna. W trakcie operacji seryjnego przywiązywania, propagowania lub przenoszenia kontrahenta, jeśli ilość została przekroczona, to dla każdego kontrahenta, w którym nastąpiło przekroczenia pojawi się komunikat. 7.18

19 Przykład: Jeśli pozostała ilość towaru X propagowanego do kampanii wynosi 100 i wybieramy operacje seryjnego propagowania kontrahentów: K1, K2, K3 do etapu, gdzie ilość prognozowana ustawiona jest na 75, wówczas w nowym etapie: - K1 będzie miał przypisana ilość 75 oraz w logu brak dodatkowego komunikatu, - K2 ilość zostanie ograniczona do 25 oraz w logu komunikat o ograniczeniu do ilości: 25, - dla K3 ilość ograniczona do 0 oraz w logu komunikat o ograniczeniu do ilości:0 Jeśli parametr nie został zaznaczony, wówczas nie ma kontroli nad ilościami towaru objętym kampanią. Zaznaczenie i odznaczenie parametru możliwe jest w dowolnym momencie kampanii, dopóki kampania nie zostanie oznaczona jako Zakończona, po czym parametr będzie nieaktywny Edycja kampanii, zakładka: Etapy Na zakładce wyświetlona jest lista etapów kampanii, oraz przypisani do tych etapów kontrahenci. Pod listą znajdują się następujące pola i przyciski: Kontrahent po wybraniu kontrahenta, na liście będzie prezentowany tylko ten wskazany kontrahent w etapach, inni kontrahenci nie będą widoczni. Nieaktywni jeżeli parametr ten jest zaznaczony, wówczas oprócz kontrahentów aktywnych w etapach, prezentowani są również kontrahenci zakończeni w etapach. Sortowanie wg: Szansy/Akcji/Kodu kontrahenci na liście sortowani są w kolejności wartości procentowej szansy lub według daty, z jaką ma być wykonana akcja. Wybranie opcji sortowanie wg kodu spowoduje, że ramach danego etapu na liście prezentowane będą rekordy kontrahentów w porządku alfabetycznym wg akronimu kontrahenta. Obsługa w tej sekcji można wybrać, czy na liście mają być prezentowani kontrahenci w etapach, za których obsługę jest odpowiedzialny konkretny operator (opcja: Operator z rozwijaną listą umożliwiającą wybór operatora), czy też kontrahenci, dla których prowadzący nie został ustalony (opcja: Bez prowadzącego). [Raport kampanii] otwiera okno: Raport dla kampanii. Przycisk jest aktywny, gdy operator ma prawo do rozliczania kampanii tzn. na karcie operatora jest zaznaczony parametr: Rozliczenie kampanii CRM 7.19

20 Rys Raport dla kampanii, zakładka: Ogólne. Zarówno przychody, jak i koszty kampanii wyliczane są na podstawie dokumentów powiązanych z kampanią/jej etapem, kontrahentem w kampanii. Przy czym dla przychodu obowiązuje zasada jn: jeżeli na kampanii podano konkretną grupę towarową lub towar, wówczas system ujmuje tylko tą część wartości powiązanych dokumentów sprzedaży, która dotyczy obrotu tymże towarem/grupą towarową, inaczej te przychody byłyby zawyżone. jeżeli na kampanii nie podano towaru/grupy, wówczas ujmowana jest cała wartość dokumentu sprzedaży. W kolumnie Koszty Planowane prezentowana jest dla każdego etapu suma kosztów stalych i kosztów kontrahentów. W raporcie, w poszczególnych etapach prezentowani są tylko aktywni lub zakończeni. W związku z tym nie jest prezentowany szczegółowy podział kosztów dla kontrahentów. Od wersji 11.0 Comarch ERP XL do raportu dla kampanii z towarem lub grupą towarową pobierane są pełne ilości i wartości z pozycji dokumentu z towarem, tylko dla jednego przywiązania tego dokumentu. Kolejność pobierania jes następująca: jeżeli dokument został związany po pozycjach wówczas pobierana jest ilość i wartość z przywiązanej pozycji z towarem. jeżeli dokument nie został ani razu związany po pozycjach wówczas pobierana jest ilość i wartość z pozycji z towarem dla pierwszego przywiązania tego dokumentu. Pozostałe powiązania dla tego samego dokumentu są ignorowane. Raport efektywności kampanii prezentuje na poziomie kontrahenta wartości pobierane ze wszystkich etapów, w których on uczestniczył (czyli suma z wszystkich etapów aż do ostatniego prezentowanego). Natomiast na poziomie etapu prezentowana jest sumaryczna ilość towaru pobierana z dokumentów powiązanych z każdym kontrahentem w tym etapie. Stąd też sumy na poziomie etapów nie muszą zawsze stanowić sumy prezentowanych poniżej rekordów. Jeśli dane prezentowane w raporcie dotyczą powiązania dokumentów z kontrahentem w wielu etapach, to przy akronimie takiego kontrahenta zostanie umieszczona gwiazdka. W przypadku, gdy w systemie nie został zarejestrowany dokument (np. FZ, FS), który można byłoby powiązać z kampanią, wówczas operator ma możliwość ręcznego podania kosztu/przychodu z kampanii. Taki przychód jest uwzględniony w raporcie, niezależnie, czy wybrany jest towar, czy grupa towarów. 7.20

21 [Generuj zadania dla zaznaczonych] umożliwia wygenerowanie zadań dla operatora prowadzącego, ustawionego dla danego kontrahenta. [Wyślij list do zaznaczonych] pozwala na wysłanie listu do zaznaczonych kontrahentów w etapach. Za pomocą przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] możliwe jest wybranie, czy ma zostać wysłany na główny adres poczty elektronicznej kontrahenta, czy też do osoby u kontrahenta. [Generuj dokument] służy do wygenerowania dokumentu dla wskazanego kontrahenta w etapie. Domyślnie generowana jest oferta sprzedaży, natomiast za pomocą przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] możliwe jest wybranie innego rodzaju dokumentu do wygenerowania oferty sprzedaży, zamówienia sprzedaży lub faktury sprzedaży. Po wygenerowaniu takiego dokumentu jest on automatycznie zapisywany jako związany z kontrahentem w etapie na zakładce: Dokumenty związane dla takiego kontrahenta. [Dołącz kontrahentów do innej kampanii] pozwala na dołączenie kontrahenta w etapie do etapu innej kampanii CRM. Po wybraniu tego polecenia otwierane jest okno: Lista kampanii do wyboru, w którym należy wskazać odpowiedni etap kampanii, do którego dany kontrahent ma zostać przypisany. [Propaguj do następnego etapu] propaguje kontrahenta do następnego etapu kampanii. Po naciśnięciu przycisku: [Propaguj do wskazanego etapu] rozwija listę etapów dostępnych dla kontrahenta, z których może nastąpić propagacja. [Cofnij kontrahenta do poprzedniego etapu] - umożliwia cofnięcie kontrahenta do poprzedniego etapu. [Przenieś do następnego etapu] umożliwia przeniesienie zaznaczonego kontrahenta/kontrahentów do innego etapu. Więcej informacji znajduje się w rozdziale: Jak przenieść kontrahenta do innego etapu kampanii. [Karta] przycisk ten: po wskazaniu etapu kampanii otwiera okno: Realizacja etapu kampanii, po wskazaniu kontrahenta w etapie otwiera okno: Edycja stanu kontrahenta. [Dołącz kontrahenta] służy dołączeniu kontrahenta do wskazanego w lewym panelu etapu. Po naciśnięciu przycisku: [Dołącz kontrahenta lub grupę], zostanie wyświetlona lista, z której można wybrać dołączenie do etapu kontrahenta, grupy lub osoby u kontrahenta. Jeżeli zostanie wybrana opcja dołączenia grupy, to należy pamiętać, że wskazanie danej grupy oznacza przypisanie do kampanii kontrahentów z tej grupy oraz wszystkich grup podrzędnych. W przypadku wskazania osoby, dla przypisywanego do etapu kontrahenta, ta osoba jest ustawiana jako osoba kontaktowa po stronie kontrahenta. [Odłącz kontrahenta] służy odłączeniu kontrahenta od wskazanego etapu. Tryb multiselect, w jakim wyświetleni są kontrahenci, umożliwia usuwanie z etapu wielu kontrahentów jednocześnie. Uwaga: Dołączenie kontrahenta do kampanii będzie możliwe, tylko wtedy, gdy na definicji dokumentu przypisany będzie dany rodzaj kontrahenta. 7.21

22 Rys. 7.8 Edycja kampanii, zakładka: Etapy. Wskazując na kontrahenta w etapie w menu kontekstowym rozwijanym prawym przyciskiem myszy możliwe jest wybranie następujących opcji: Dołącz kontrahentów do innej kampanii pozwala na dołączenie kontrahenta w etapie do etapu innej kampanii CRM. Po wybraniu tego polecenia otwierane jest okno: Lista kampanii do wyboru, w którym należy wskazać odpowiedni etap kampanii, do którego dany kontrahent ma zostać przypisany. Propaguj do następnego etapu propaguje kontrahenta do następnego etapu kampanii. Cofnij kontrahenta do poprzedniego etapu - umożliwia cofnięcie kontrahenta do poprzedniego etapu. Ustal prowadzącego wybór tej opcji otwiera listę operatorów w trybie do wyboru. Ustal akwizytora wybór tej opcji otwiera liste akwizytorów w trybie do wyboru. Po wybraniu akwizytora można wskazać z rozwijanej listy osobę. Zakończ działania z kontrahentami po wybraniu tej opcji wyświetla się okno, w którym można wskazać sposób zakończenia działań z wybranymi wcześniej kontrahentami Zakończ działania z kontrahentami po wybraniu opcji otwierane jest okno: Zakończenie działań z kontrahentami, w którym należy ustalić status zakończenia: Sukces lub Porażka. Przy wyborze opcji: Porażka należy również określić Kod zakończenia. Oferta sprzedaży, Zamówienie sprzedaży, Faktura sprzedaży wskazując na kontrahenta w etapie istnieje możliwość wygenerowania zamówień i dokumentów handlowych. Poprzedni etap/następny etap - użycie wymienionych opcji pozwala na szybkie odnalezienie kontrahenta w kolejnym lub poprzednim etapie. Wyszukiwanie kontrahenta przeprowadzane jest z dokładnością do cyklu. Rozwiń wszystko/ Zwiń wszystko - w rezultacie wyboru tej operacji zostaną rozwinięte lub zwinięte wszystkie gałęzie kampanii. 7.22

23 7.6.3 Edycja kampanii, zakładka: Cykle Rys. 7.9 Opcje menu kontekstowego Zakładka ma zastosowanie do kampanii, które odbywają się cyklicznie. Na zakładce znajdują się pola: Cykliczna. Zaznaczenie pola spowoduje nadanie kampanii statusu: cykliczna. Typ cyklu. W części tej określa się rodzaj cyklu, poprzez wskazanie rodzaju okresu, co jaki ma zostać przeprowadzana kampania. Powtarzaj co. służy wskazaniu, co ile dni/ tygodni/ miesięcy/lat ma startować kampania. Zakres cyklu. W tej części można określić datę końcową dla kampanii. Bez daty końcowej - pozostawia kampanię bez określenia jej końca. Koniec po - określenie terminu zakończenia kampanii po dokonaniu określonej ilości wystąpień. Data końcowa - Określenie terminu zakończenia kampanii odbywa się przez określenie konkretnej daty. Niemożliwe jest określenie daty późniejszej niż ta, która została określona dla zakończenia kampanii w jej definicji. 7.23

24 Rys Edycja kampanii, zakładka: Cykle. Po określeniu kampanii, jako cyklicznej, w oknie: Kampanie operatora, przy kontrahencie przypisanym do danego etapu, w kolumnie: Cykl, pojawi się symbol: Edycja kampanii, zakładka: Ankieta Na zakładce Ankieta możliwe jest przypisanie ankiety do kampanii. W chwili dodania do takiej kampanii kontrahenta (do dowolnego jej etapu), dla kontrahenta zostanie wygenerowana ankieta. Ankieta następnie będzie przepinana wraz z propagacją kontrahenta, dzięki czemu będzie ona dostępna bez względu na to, w jakim etapie znajduje się obecnie kontrahent. Pytania ankiety prezentowane są na zakładce Ankieta kontrahenta w etapie. Z tego poziomu operator będzie mógł wypełnić ankietę, tu będą również prezentowane odpowiedzi na ankietę, które można modyfikować do chwili zatwierdzenia odpowiedzi. Na podstawie udzielonych odpowiedzi wyliczana jest wartość punktowa dla kontrahenta w etapie, na podstawie której Operator może ustalić szansę powodzenia dla kontrahenta w etapie. Na zakładce Ankieta po przyciśnięciu przycisku otworzy się lista ankiet. Po wybraniu danej ankiety zostanie wyświetlony kod oraz nazwa dodanej ankiety. Poniżej w oknie zostanie zaprezentowana lista pytań zdefiniowanych w danej ankiecie. Możliwe jest również usunięcie wcześniej dodanej ankiety poprzez usunięcie zawartości pola Kod. 7.24

25 Rys Edycja kampanii, zakładka: Ankieta. Uwaga: Ankietę można przypisać również do wzorca kampanii Edycja kampanii, zakładka: Kampanie powiązane Na zakładce wyświetlona jest lista kampanii, które są powiązane z bieżącą kampanią. Powiązanie z inną kampanią polega na tym, że kontrahenci przyłączeni do bieżącej kampanii zostaną przyłączeni do kampanii powiązanych. Powiązanie to może mieć charakter bezwarunkowy lub warunkowy jego określenie następuje w oknie: Powiązanie z kampanią (dokładny opis okna znajduje się w rozdziale: Powiązanie z kampanią). 7.25

26 W oknie znajdują się pola i funkcje: Rys Edycja kampanii, zakładka: Kampanie powiązane. Wyświetlaj nieaktywne po zaznaczeniu pola, na liście zostaną wyświetlone zarówno powiązania aktywne, jak i nieaktywne. [Nowy] naciśnięcie przycisku uruchamia proces wiązania kampanii zostanie otworzone okno: Lista kampanii do wyboru. W oknie następuje wybór kampanii, która ma zostać powiązana z bieżącą. Zawężenie listy wyświetlonych kampanii, które mogą zostać powiązane, umożliwia zaznaczenie opcji: Stałe, Okresowe, Nadzorowane, Kategoria. Po wybraniu kampanii powiązanej, które następuje przez jej zaznaczenie i naciśnięcie przycisku: [Wybierz], zostanie otworzone okno: Powiązanie z kampanią, w którym określa się m.in. charakter powiązania między kampaniami. Dokładny opis okna znajduje się w rozdziale: Powiązanie z kampanią. [Karta] po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlone do edycji okno: Powiązanie z kampanią. Dokładny opis okna znajduje się w rozdziale: Powiązanie z kampanią. [Usuń] naciśnięcie przycisku powoduje usunięcie wskazanego powiązania. Powiązanie takie jest możliwe, jeżeli na jego podstawie nie nastąpiło dodanie kontrahenta do kampanii powiązanej. Powiązanie z kampanią Powiązanie z kampanią powoduje, że kontrahenci przypisani do kampanii wyjściowej (tej, do której zostaną powiązane inne kampanie) zostaną przyłączeni do kampanii powiązanych. Warunki tego powiązania określa się w oknie: Powiązanie z kampanią. 7.26

27 W oknie znajdują się parametry: Rys Powiązanie z kampanią. Aktywne zaznaczenie pola wskazuje, że powiązanie między kampaniami jest aktywne. Nazwa kampanii pole wypełniane automatycznie po wybraniu kampanii powiązanej w oknie: Lista kampanii do wyboru. Etap w polu wskazuje się etap kampanii powiązanej, do którego mają zostać przyłączeni kontrahenci z kampanii wyjściowej. Termin termin liczony od dnia: przyłączenia kontrahenta do kampanii wyjściowej (jeżeli warunek dołączenia kontrahenta określono jako: Bezwarunkowo) lub zakończenia etapu kampanii wyjściowej, do której zostali przyłączeni kontrahenci (jeżeli warunek dołączenia kontrahenta określono jako: Zakończenie). Wskazuje, po jakim czasie kontrahent przyłączony do wybranego etapu kampanii powiązanej (w wyniku powiązania) będzie w tym etapie aktywny. Warunek dołączenia kontrahenta określa sytuację, jaka spowoduje dołączenie kontrahenta do kampanii powiązanej: Bezwarunkowo kontrahenci zostaną dołączeni do wybranego etapu kampanii powiązanej wskutek przyłączenia ich do kampanii wyjściowej. Zakończenie kontrahenci zostaną dołączeni do wybranego etapu kampanii powiązanej wskutek zakończenia ich udziału w kampanii wyjściowej. Dołączenie kontrahenta do kampanii powiązanej odbędzie się w zależności od tego, czy udział kontrahenta zostanie zakończony sukcesem, czy też porażką. Zaznaczenie pola: Zakończenie, uaktywni opcje: Sukces i Porażka, których wybór wskaże sytuację, w jakiej kontrahenci zostaną dołączeni do kampanii powiązanej. Jeżeli dołączenie warunkowane jest zakończeniem udziału kontrahenta porażką, wówczas wskazanie konkretnego kodu zakończenia spowoduje, że dołączony do kampanii powiązanej zostanie tylko taki kontrahent, którego udział w wyjściowej kampanii zostanie zakończony wskazanym na powiązaniu kodem zakończenia. 7.27

28 Rys Edycja kampanii, zakładka: Kampanie powiązane. Etap kampanii powiązany kilkakrotnie do danej kampanii. Uwaga: Jeżeli nie zostało zdefiniowane aktywne powiązanie z tą samą kampanią, w którym oznaczono identyczne warunki łączenia kontrahenta dla danego etapu: bezwarunkowo, sukces o indentycznym ID zakończenia lub porazka o identycznym ID zakończenia - możliwe będzie powiązanie tego samego etapu kampanii kilkakrotnie. Uwaga: Dołączenie kontrahenta do kampanii powią zanej nie oznacza, że kontrahent ten będzie w tej kampanii aktywny. O momencie, w którym kontrahent staje się aktywny w wybranym etapie kampanii powiązanej, decyduje ustawienie parametru: Termin. Data utworzenia data utworzenia powiązania; pole wypełniane jest automatycznie. Data modyfikacji data modyfikacji powiązania. Po określeniu charakteru powiązania, należy je zatwierdzić naciskając przycisk: [Zapisz zmiany] Edycja kampanii, zakładka: Dokumenty związane Na zakładce możliwe jest związanie dokumentów z kampanią. Można wiązać zarówno nagłówek jak i elementy dokumentu. Zakładka jest podzielona na dwie kolejne zakładki służące do wiązania konkretnych typów 7.28

29 dokumentów oraz definiowania warunków automatycznego wiązania dokumentów z kontrahentem w kampanii. Są to podzakładki: Dokumenty i Definicje wiązania Na zakładce: Dokumenty prezentowane są wszystkie typy dokumentów: handlowe, zamówienia, księgowe, serwisowe, produkcyjne, dokumenty VAT oraz kwoty zdefiniowane ręcznie. Dokumenty na liście prezentowane są w podziale na kolumny: Dokument - numer i seria dokumentu. Kontrahent dane kontrahenta. Data - data wystawienia dokumentu, pobierana z zakładki: Nagłówek dokumentu. Stan stan dokumentu prezentowany w przypadku ofert, zamówień oraz zleceń. Netto/Przychód/Koszt kwota wynikająca z powiązania dokumentu z kampanią CRM. Rys Edycja kampanii, zakładka: Dokumenty związane/dokumenty. Pod listą związanych dokumentów znajdują się następujące funkcje: Pokaż związane z etapami parametr pozwala na prezentowanie na liście dokumentów związanych nie tylko bezpośrednio z kampanią, ale również z poszczególnymi etapami kampanii. Etap opcja aktywna po zaznaczeniu parametru: Pokaż związane z etapami. [Włącz/wyłącz sumowanie] włączona funkcja wyświetla sumaryczne wartości w nagłówkach kolumn na liście. [Generuj nowy dokument] podnosi formatkę nowego dokumentu. Jeżeli na kampanii wskazany został konkretny towar wówczas na dokument automatycznie zostanie dodana pozycja z tym towarem. Przycisk [Rozwija menu dostępnych opcji], za pomocą którego możliwe wygenerowanie typu dokumentu tj.: oferta sprzedaży, zamówienie sprzedaży, faktura sprzedaży, wydanie zewnętrzne. 7.29

30 [Usuń] usuwa dokument. [Zwiąż dokument] otwiera listę odpowiednich dokumentów w trybie do wyboru, w celu wskazania dokumentu, który ma zostać związany z kampanią. Przycisk [Rozwija menu dostępnych opcji], za pomocą którego można wybrać rodzaj wiązanych dokumentów: handlowe, zamówienia, księgowe (Zapisy, Noty memoriałowe, Upomnienia, Noty odsetkowe), serwisowe, produkcyjne (Produkcja, Projekty, Harmonogramy projektów, Kompletacja), Obieg dokumentów, dokumenty VAT, inne. Po wybraniu dokumentu z listy, otwierane jest okno: Dokument powiązany w CRM, w którym określane są szczegóły dotyczące związania dokumentu z kampanią. [Karta dokumentu] podnosi do edycji powiązany dokument z kampanią CRM. Z menu podstępnym pod przyciskiem możliwy jest wybór opcji: Karta dokumentu lub Karta powiązania, która otwiera okno: Dokument powiązany w CRM dla wskazanego dokumentu na liście. [Rozłącz dokument] usuwa powiązanie wskazanego dokumentu z kampanią. Dokument powiązany w CRM Okno: Dokument powiązany w CRM jest otwierane podczas dołączania nowego dokumentu do kampanii CRM, lub w wyniku użycia przycisku powiązania. [Karta]. W oknie tym operator ma możliwość określenia charakteru W oknie tym znajdują się następujące pola i funkcje: Rys Dokument powiązany. Dokument pole zawiera numer dokumentu. Za pomocą przycisku dokument do podglądu. Akronim pole zawiera akronim kontrahenta, na którego został wystawiony dokument. Data w polu znajduje się data wystawienia dokumentu. Netto wartość netto dokumentu w walucie systemowej. można otworzyć 7.30

31 Typ w tej sekcji można określić charakter powiązania dokumentu z kampanią (przychód lub koszt). Domyślnie dla dokumentów rozchodowych ustalany jest typ powiązania: Przychód, a dla dokumentów przychodowych typ powiązania: Koszt. Procent, Kwota pola służą do określenia, jaka część z ogólnej wartości dokumentu jest przychodem lub kosztem wynikającym z kampanii. Daje to możliwość obsłużenia scenariusza, w którym np. tylko część kosztów wynikających z faktury zakupu została poniesiona w związku z daną kampanią. Istnieje również możliwość związania dokumentu z kilkoma obiektami CRM np. z różnymi kampaniami. Wtedy kwota powiązania podpowiada się domyślnie jako różnica pełnej wartości dokumentu i wartości już związanych z jakimiś obiektami CRM. Pola Procent i Kwota są ze sobą powiązane (zmiana wartości w jednym z tych pól powoduje automatyczną zmianę w drugim polu). Jeżeli zostanie zaznaczony parametr Dla wskazanych pozycji dokumentu, po dodaniu/ usunięciu pozycji na listę wyliczana jest suma wartości netto z dołączonych pozycji dokumentu. Na podstawie zapisanej sumy wyliczany jest procent z kwoty netto dokumentu (jak wyżej). Dla wskazanych pozycji dokumentu po zaznaczenu parametru uaktywnia się zakładka Pozycje i możliwe jest wiązanie wskazanych pozycji dokumentu. Parametr możliwy jest do zaznaczenia tylko wtedy jeżeli dokument związany ma stan Zatwierdzony. Po zaznaczeniu dezaktywowane są pola Procent oraz Kwota. Opcja ta dostępna jest dla dokumentów handlowych oraz zamówień. Na zakładce Pozycje wyświetlane są kolumny: Lp. lp pozycji z dokumentu; Towar kod towaru z pozycji dokumentu; Ilość ilość towaru odczytana z pozycji; Jm.; Netto wartość netto pozycji (dla reklamacji 0,00); Przychód/ Koszt w zależności od zaznaczenia na zakładce Ogólne parametru Przychód lub Koszt. Operacje dostępne na zakładce Pozycje to możliwość wiązania pozycji dokumentu związanego, rozłączenie pozycji, podgląd pozycji dokumentu oraz sumowanie dla kolumn: Ilość, Netto, Przychód, Koszt. Uwaga: W trakcie wiązania sprawdzane jest czy dana pozycja nie została już przywiązana do kontrahenta w danej kampanii (we wszystkich etapach kampanii). Jeżeli została to jej powtórne przywiązanie nie będzie możliwe. Opis pole pozwala na wprowadzenie opisu dla dokumentu powiązanego w CRM. Uwaga: dla not memoriałowych przyjęto następujące rozwiązanie: ponieważ na dokumencie tym możliwe jest określenie jednocześnie kwoty przychodu, jak i rozchodu, jako wartość Netto na formatce prezentowana jest różnica pomiędzy wartością przychodową i rozchodową w walucie systemowej, a wartości tej zostanie nadana kategoria przychód (może być ujemna), bez możliwości edycji, co w praktyce oznacza uwzględnienie całości wartości noty w rozliczeniu kampanii. Edycja jest też niemożliwa w przypadku dokumentów: upomnienie i nota odsetkowa, gdyż ich wartość rozbita jest na dwie pozycje: koszt upomnienia i odsetki. Umożliwienie edycji wartości wyliczonej jako ich suma stanowiłoby trudność w jej rozbiciu na powyższe kategorie. Dla zapisów kasowych/bankowych kwota wiązana z kampanią domyślnie jest ustalana na poziomie 0. Taka zasada obowiązuje, aby wykluczyć ujęcie np. przychodu dwukrotnie w rozliczeniu kampanii, raz poprzez konkretny dokument np. FS, a drugi raz poprzez KP. Operator może jednak samodzielnie wskazać kwote z KP/KW/zapisu bankowego, którą należy ująć w rozliczeniu kampanii. Z poziomu zakładki: Definicje wiązania istnieje możliwość definiowania warunków automatycznych operacji dotyczących wiązania dokumentów z kontrahentami w kampanii CRM. Zasady operacji będzie mógł zdefiniować każdy operator. Definicje mogą być również kreowane poprzez tworzenie zapytań SQL. 7.31

32 Uwaga: Aby dokument został dowiązany musi być zatwierdzony. Nie są dowiązywane dokumenty będące w buforze. Rys Edycja kampanii, zakładka: Dokumenty związane/definicje wiązania. Lista warunków prezentowana jest z podziałem na kolumny: kod, nazwa oraz zakres dat, w których definicja wiązania warunków dokumentów ma obowiązywać. Pod listą znajdują się następujące funkcje: [Dodaj] podnosi okno Definicji wiązania. [Podgląd] umożliwia edycję zdefiniowanych warunków wiązania dokumentów. [Usuń] służy do usuwa definicji. 7.32

33 Definicja wiązania W oknie tym znajdują się następujące pola: Kod pole zawiera kod definicji. Nazwa pole zawiera nazwę definicji wiązania. Rys Definicja automatycznego wiązania dokumentów. Sekcja Typ operacji - sekcja aktywna w przypadku definiowania warunków automatycznych operacji z poziomu definicji lub wzorca etapu kampanii. W sekcji tej dostane są opcje: Dodawanie kontrahenta typ automatycznych operacji polegających na dodaniu kontrahenta do etapu spełniających określone warunki. Propagowanie kontrahenta - zaznaczenie opcji uaktywnia pola określające warunki wykonania operacji automatycznej propagacji kontrahenta do kolejnego etapu. W sekcji Termin przyciski Od/Do podnoszą okno kalendarza. Istnieje możliwość wskazania konkretnej daty lub za pomocą przycisku wybranie opcji: Brak ograniczenia. Zakres dat dotyczy zarówno terminu obowiązywania stworzonej definicji wiązania, jak również przedział ten uwzględnia daty wystawienia dokumentów. Sekcja Warunki - w tej sekcji można określić dodatkowe warunki, które będą sprawdzane podczas automatycznych operacji: Wykonanie zadań opcja dostępna w przypadku definicji propagowania kontrahenta. Wykonanie akcji proces automatycznej propagacji możliwy jest dla kontrahenta, dla którego dodatkowo spełniony jest warunek wykonania akcji. Lista dokumentów - Na liście prezentowany są typ oraz nazwa wybranych na definicje Dokumentów. 7.33

34 Wiązanie pozycji dokumentów jeżeli zaznaczono parametr wówczas dla dokumentów związanych automatycznie (ze statusem Zatwierodzony) na akrcie powiązania zostanie zaznaczony parametr dla wskazanych pozycji dokumentu. Zostaną dowiązane wszystkie pozycje tego dokumentu. Tylko z towarem na kampanii jeżeli zaznaczono ten parametr, wówczas będą uwzględniane tylko te dokumenty, na elemencie których wysteruje dany towar lub towar z wybranej na kampanii grupy. Wiązanie pozycji dokumentu i Tylko z towarem na kampanii jeżeli zostaną zaznaczone te dwa parametry to wiązane zostaną automatycznie tylko te pozycje, które mają towar identyczny jak wybrany na kampanii. SQL zaznaczenie opcji uaktywnia zakładkę: SQL dla nagłówka. Prezentowany jest tutaj warunek SQL dla nagłówka dokumentu, zbudowany w oparciu o dane z zakładki: Ogólne. Istnieje możliwość modyfikacji warunku. Na zakładce Filtr SQL dla pozycji można wskazać dodatkowe warunki (np. cecha na pozycji dokumentu) kwalifikujące daną pozycję do automatycznego związania. Zakładka jest aktywna po zaznaczeniu jednocześnie pola Wiązanie pozycji dokumentów oraz SQL. Opis pole umożliwia wprowadzenie dodatkowego opisu. Aktywna w przypadku odznaczenia parametru, definicja wiązania będzie prezentowana na liście w kolorze szarym. Ponadto w oknie dostępne są następujące funkcje: [Zwiąż dokument] otwiera listę odpowiednich dokumentów w trybie do wyboru, w celu wskazania dokumentu, który ma zostać związany z kontrahentem w etapie w wyniku automatycznych operacji. Przycisk [Rozwija menu dostępnych opcji], za pomocą którego można wybrać konkretny typ wiązanych dokumentów. [Usuń powiązanie dokumentu] usuwa powiązanie wskazanego dokumentu z definicją wiązania. Na podstawie definicji wiązania automatyczny operator XL Work z częstotliwością określoną w konfiguracji sprawdza warunki, a następnie uruchamia operację wiązania listy dokumentów z kontrahentem w danej kampanii zgodnym z kontrahentem głównym tych dokumentów. Jeśli w danej kampanii istnieje wiele aktywnych obecności kontrahenta system powiąże dokumenty z kontrahentem znajdującym się w najpóźniejszym etapie. Uwaga: Podczas automatycznego wiązania dokumentów oprócz warunków określonych w definicji dodatkowo sprawdzane jest czy dany dokument nie był dotąd związany z kontrahentem w etapie. W przeciwnym razie nie dojdzie do ponownego powiązania. Podobnie jest sprawdzane w trakcie wiązania czy dana pozycja nie została już przywiązana do kontrahenta w danej kampanii (we wszystkich etapach kampanii). Jeżeli została to jej powtórne przywiązanie nie będzie możliwe. Uwaga: Automatyzacja operacji wokół kampanii CRM, takich jak: wiązanie dokumentów z kontrahentami w kampanii, dodawanie kontrahentów spełniających określony warunek do kampanii oraz propagowanie kontrahenta do kolejnego etapu odbywa się za pomocą XL Work Automat. Zdefiniowane operacje są wykonywane po zakończeniu przetwarzania zadań procesów. Uruchomienie tego mechanizmu następuje po wystąpieniu daty i godziny wynikającej z ustawień w konfiguracji. 7.34

35 7.6.7 Edycja kampanii, zakładka: Atrybuty Na zakładce istnieje możliwość zdefiniowania atrybutów dla kampanii. Atrybuty takie musza być uprzednio zdefiniowane dla danego obiektu (kampanii) w module: Administrator (okno: Atrybuty, zakładka: Obiekty). Dodawanie atrybutów do kampanii odbywa się na ogólnych zasadach dodawania atrybutów. Na zakładce znajduje się opcja: Kopiuj atrybuty do nowego cyklu opcja funkcjonuje dla kampanii cyklicznych, a jej zaznaczenie powoduje, że do następnego cyklu zostaną przypisane atrybuty z bieżącego cyklu Edycja kampanii, zakładka: Załączniki Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących kampanii. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania danych załączników opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki). Po wprowadzeniu danych na zakładkach, należy zarejestrować kampanię w systemie, naciskając przycisk: [Zapisz zmiany]. 7.7 Lista wzorców kampanii Okno umożliwia zdefiniowanie wzorców kampanii, które następnie można wykorzystać w procesie tworzenia nowej kampanii. Podczas tworzenia kampanii na podstawie wzorca kampanii seria dokumentu jest pobierana ze wzorca (przy założeniu, że seria ta będzie dostępna w centrum struktury praw, w którym dodawana jest kampania). Aby otworzyć okno, należy: z menu: Listy, wybrać podmenu: Wzorce kampanii. Rys Lista wzorców kampanii. Okno, podobnie jak lista kampanii, podzielone jest na trzy zakładki: Wg kodu, Wg nazwy i Wg daty. Na każdej z zakładek w górnej części okna prezentowana jest lista zarejestrowanych w systemie wzorców kampanii. Pod Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.35

36 listą znajdują się standardowe filtry, oraz filtr: Kategoria, który umożliwia prezentowanie na liście jedynie tych wzorców kampanii, które należą do wybranej kategorii. Ponadto w oknie dostępne są następujące funkcje: Archiwalne parametr, po którego zaznaczeniu będą prezentowane wzorce kampanii oznaczone jako archiwalne (wzorce takie prezentowane są na liście czcionką w kolorze szarym). [Nowy] umożliwia dodanie nowego wzorca kampanii. Naciśnięcie przycisku uruchamia okno: Edycja wzorca kampanii, w którym użytkownik ma możliwość określenia parametrów wzorca kampanii. [Karta] pozwala uzyskać podgląd lub wyedytować wybrany z listy istniejący wzorzec kampanii. [Usuń] umożliwia usunięcie wskazanego na liście wzorca kampanii. Usunięcie wzorca kampanii jest możliwe jedynie w przypadku, gdy dany wzorzec nie został dotąd wykorzystany do zdefiniowania żadnej kampanii. Rys Komunikat przy próbie usunięcia wzorca kampanii który był już wykorzystany. 7.8 Edycja wzorca kampanii Okno: Edycja wzorca kampanii otwierane jest z poziomu listy wzorców kampanii za pomocą przycisku [Nowy], gdy dodawany jest nowy wzorzec kampanii, lub [Karta], gdy edytowany jest wzorzec istniejący. W oknie tym określane są parametry wzorca, który następnie może być wykorzystywany w procesie tworzenia nowej kampanii. 7.9 Etap kampanii Okno służy określeniu danych dotyczących etapu kampanii. Aby otworzyć okno, należy: W oknie: Edycja kampanii, na zakładce: Ogólne, nacisnąć przycisk [Dodaj]. W oknie: Edycja wzorca kampanii, na zakładce: Etapy nacisnąć przycisk [Dodaj]. Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.36

37 7.9.1 Etap kampanii, zakładka: Ogólne Na zakładce dostępne są następujące pola: Kod - służy podaniu kodu etapu. Rys Etap kampanii, zakładka: Ogólne. Nazwa - służy wskazaniu nazwy etapu. Nazwa ta będzie wyświetlana na liście kampanii i etapów, w oknie: Przegląd kampanii. Szansa - jeżeli realizacja etapu nie jest pewna, można tu określić stopień prawdopodobieństwa jego realizacji. Archiwalny po zaznaczeniu tego parametru, dany etap będzie pomijany w dalszej realizacji kampanii. Etapy archiwalne prezentowane są na liście w kolorze szarym. Możliwe jest usunięcie zaznaczenia tego parametru. Data utworzenia data utworzenia etapu kampanii (dostępna do edycji). Utworzył akronim operatora, który utworzył etap. Modyfikował akronim operatora, który zmodyfikował dane etapu. Planowane dla etapu w tej sekcji możliwe jest określenie planowanych kosztów stałych dla etapu. Pole koszty kontrahentów jest niedostępne do edycji. W polu tym zapisywana jest wartość sumarycznych kosztów kontrahentów przyłączonych do etapów.data rozpoczęcia służy wskazaniu daty rozpoczęcia etapu. Data zakończenia służy wskazaniu daty zakończenia etapu kampanii. Za pomocą przycisku możliwe jest wskazanie konkretnej daty, lub wybranie opcji: Brak ograniczenia. Nadzorowany - parametr dodany na użytek wewnętrzny, decydujący o tym, czy etap ma być widziany w module ICRM. Bez kontrahentów - zaznaczenie tego parametru spowoduje, że nie będzie możliwe dodanie kontrahentów do etapu Czas realizacji pola umożliwiają podanie ile ma trwać realizacja etapu. W pierwszym z pól podawana jest liczba, a w drugim jednostka czasu (dni, tygodnie, miesiące, lata). Pola czasu realizacji są powiązane z polem: 7.37

38 Data zakończenia. Zmiana wartości w polach czasu realizacji powoduje automatyczną zmianę daty zakończenia etapu (i odwrotnie). W przypadku, gdy w polu: Data zakończenia jest wybrana opcja: Brak ograniczenia, czas realizacji jest niedostępny do edycji. Opis - służy wprowadzeniu opisu dla etapu. URL - w pole można wprowadzić adres strony internetowej lub lokalizacji dokumentu. Po naciśnięciu przycisku: [Wyświetl URL], uruchomione zostanie połączenie ze wskazanym adresem. Planowane dla kontrahenta w tej sekcji możliwe jest określenie związanej z etapem planowanej Kwoty kontraktu oraz planowanych Kosztów kontrahenta. Pole Koszty kontrahenta oraz Kosztów kontraktu można wpisac ręcznie lub wyliczyć automatycznie za pomocą przycisku Wylicz kwotę. [Wylicz kwotę] pozwala wyliczyć kwotę szacowanego przychodu. Wartość szacowanego przychodu bedzie wyliczana na podstawie iloczynu domyślnej ceny dla towaru oraz ilości towarów wybranych na liste. Do wyliczeń nie będą brane rekordy dotyczące grup towarów tylko dla towarów. Naciśnięcie przycisku gdy jest włączony wyłącza go i uaktywnia kontrolki z wartością przychodu oraz kwotę kaontraktu i odwrotnie. Domyslnie podczas dodawania nowych kampanii, etapów wiązania kontrahentów przycisk jest wyłączony czyli CKN_WyliczPrzychod, CKN_Wyliczkontrakt, CKN_WyliczKwotę jest rowny wartości 0. Gdy jest właczony to parametr ma wartość równa 1. Uwaga: Wyliczenie kwoty przychodu/kosztu kontraktu nastep uje zawsze na ządanie, po wybraniu przycisku. W przypadku aktualizacji cen towarów należy samodzielnie dokonać przeliczenia kwot progonozowanych dla kampanii. W trybie edycji karty kampanii/etapu/kontrahenta, jeśli zmodyfikowana została lista towarów (doda nie nowej pozycji, usunięcie, zmiana ilości), to po jej wprowadzeniu automatycznie ustawia się przycisk jako wyłączony. Sugeruje to konieczność ponownego przeliczenia szacowanej wartości. W żadnym innym przypadku przycisk nie będzie automatycznie wyłączany. Wymagaj w tej sekcji są umieszczone parametry, które określają co jest wymagane dla propagacji kontrahenta w etapie. Wybrać można wymagalność wykonania następujących czynności: Złożenia oferty/zamówienia - zaznaczenie pola spowoduje, że dla propagacji kontrahenta będzie wymagane powiązanie tego kontrahenta w etapie z ofertą lub zamówieniem sprzedaży (na zakładce: Dokumenty związane, w oknie: Edycja stanu kontrahenta). Podania kwoty kontraktu - zaznaczenie parametru spowoduje, że nie będzie możliwości propagacji kontrahenta do następnego etapu, dopóki nie zostanie wprowadzona kwota w pole: Kwota kontraktu, w oknie: Edycja stanu kontrahenta, na zakładce Ogólne. Wykonania zadań po zaznaczeniu tego parametru, jeśli dla kontrahenta w etapie zostały zdefiniowane zadania (w oknie: Edycja stanu kontrahenta, na zakładce: Zadania), wówczas kontrahent nie będzie mógł zostać spropagowany do następnego etapu, dopóki te zadania nie zostaną wykonane. Wykonania akcji zaznaczenie parametru spowoduje, że aby kontrahent mógł zostać spropagowany do innego etapu, będzie musiał zostać dla niego zaznaczony parametr: Akcja wykonana, w oknie: Edycja stanu kontrahenta, na zakładce: Akcja. Jeżeli któryś z tych parametrów będzię zaznaczony jako wymagany przy propagacji lub przenoszeniu kontrahenta do następnego etapu i nie zostanie wykonany, system wygeneruje komunikat ostrzegawczy o konieczności dopełnienia warunków. W dolnej części tabela z towarami przypisanymi do etapu wraz z nazwą i ilościami. Pokaz wszystkie towary powiązane do kampanii parametr dycyduje o tym jakie pozycje będą widoczne na liście towarów. Zaznaczony prezentuje wszystkie towary powiązane z kampania, odznaczony tylko te, dla których została przypisana ilośc rózna od zera. 7.38

39 7.9.2 Etap kampanii, zakładka: Zadania Zakładka służy określeniu zadań do wykonania przez operatora prowadzącego kontrahenta w danym etapie. W oknie dostępna jest lista związanych z etapem zadań z podziałem na kolumny: tytuł, rodzaj i priorytet zadania. Oprócz listy, dostępne są następujące funkcje: [Nowy] przycisk służy do dodawania nowego zadania. W wyniku jego użycia otwierane jest okno: Zadanie etapu, w którym definiowane są parametry zadania. Za pomocą znajdującego się obok przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] możliwe jest również wybranie opcji importu zadania ze słownika zadań. [Karta] przycisk otwiera do edycji okno: Zadanie etapu dla zadania wskazanego na liście. [Usuń] przycisk usuwa wskazane na liście zadanie Etap kampanii, zakładka: Akcja Rys Etap kampanii, zakładka: Zadania. Na zakładce określa się treść akcji i podmiot, który ma je wykonać. Wykonującym jest tu inny operator, niż operator prowadzący kontrahenta w kampanii. Na zakładce znajdują się pola: Termin. Służy określeniu terminu, w jakim ma zostać wykonane zlecenie. Datę określa się poprzez wskazanie ilość dni, jakie upłyną od wejścia do etapu. Niemożliwe jest ustalenie terminu, który przekraczałby datę, określoną dla zakończenia kampanii. Odpowiedzialny. Naciśnięcie przycisku: wykonującego akcję. [Wybór z listy], służy wskazaniu operatora 7.39

40 Terminarz. Opcje w tej sekcji decydują, czy zapis o planowanym wykonaniu akcji będzie uwzględnione w terminarzu. Rezerwuj czas - zaznaczenie parametru powoduje, że czas, na jaki zostało wygenerowane zadanie, oznaczany będzie jako zajęty. Zajętość ta będzie skutkować tym, że przy próbie wygenerowania zadania na ten sam czas, zostanie wyświetlone ostrzeżenie o tym, że jest to kolejne zadanie na dany termin. Ostrzeżenie to nie będzie jednak blokowało możliwości zapisania kolejnego zadania na ten sam termin. Zadanie zostanie uwzględnione w terminarzu Nie rezerwuj czasu zaznaczenie parametru powoduje, że czas, na jaki zostało wyznaczone zadanie nie będzie powodował zajętości obiektu. Zadanie zostanie jednak uwzględnione w terminarzu. Nie uwzględniaj w terminarzu po zaznaczeniu parametru, zadania CRM nie zostanie zarejestrowane w terminarzu. Dla zadań, które nie są uwzględniane w terminarzu nie będzie możliwe generowanie przypomnień. Przypomnienie. Zaznaczenie pola spowoduje, że będzie wyświetlane okno, przypominające o konieczności wykonania akcji. Generowanie przypomnień będzie możliwe tylko dla tych akcji, dla których zostaną zarejestrowane w terminarzu zadania. W polu obok określa się, w jakim terminie przed rozpoczęciem zadania ma zostać wyświetlane przypomnienie o konieczności jego wykonania. Więcej informacji o przypomnieniach i terminarzach znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator. Opis. W polu wprowadza się opis akcji do wykonania. Opcja ta pozwala zlecić operatorowi (innemu niż operator, prowadzący kontrahenta w kampanii) wykonanie pewnych zadań Etap kampanii, zakładka: Rys Etap kampanii, zakładka: Akcja. Na zakładce można wprowadzić treść wiadomości , która może zostać wysłana do wszystkich kontrahentów w danym etapie. 7.40

41 Na zakładce znajdują się pola i funkcje: Rys Etap kampanii, zakładka: . Temat pole służące do wpisania tematu wiadomości e mail. Jeżeli temat nie zostanie określony przez operatora, wiadomość, przy wysłaniu, zostanie zatytułowana automatycznie (na podstawie nazwy kampanii i etapu). Treść pole służące wpisaniu treści wiadomości . [Wyślij list do wszystkich kontrahentów w etapie] po naciśnięciu przycisku, do wszystkich kontrahentów w etapie zostanie wysłana wiadomość o temacie i treści wpisanych na zakładce. Za pomocą przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] możliwe jest wskazanie, czy wiadomość ma zostać wysłana do firmy (na adres zapisany na karcie kontrahenta), czy też do osoby u kontrahenta wskazanej na zakładce: Ogólne w oknie: Edycja stanu kontrahenta. Wyślij tylko do aktywnych prospektów po zaznaczeniu tego parametru, wiadomość będzie wysyłana jedynie do aktywnych kontrahentów w etapie Etap kampanii, zakładka: Definicje operacji W oknie tym możliwe jest dodanie definicji automatycznego dodawania kontrahenta do etapu oraz automatycznej propagacji kontrahenta do kolejnego etapu kampanii. Na podstawie zapisanej definicji wyszukiwana jest lista kontrahentów, którzy spełniają określone warunki, a następnie uruchamiana jest funkcja dodawania lub propagacji kontrahentów. Spropagowani mogą zostać jedynie aktywni kontrahenci w etapie, do którego została dodana definicja propagacji. 7.41

42 Rys Etap kampanii, zakładka: Definicje operacji. Definicja dodawania Kontrahenta, propagowania Kontrahenta Lista definicji operacji prezentowana jest z podziałem na kolumny: Kod, Nazwa, Typ, zakres dat Od/Do. Ponadto w oknie dostane są funkcje: [Nowy] przycisk służy do dodawania nowej definicji operacji. W wyniku jego użycia otwierane jest okno: Definicji dodania kontrahenta/ Definicji propagacji kontrahenta, w którym określane są warunki wykonania operacji. [Karta] przycisk otwiera do edycji wskazaną na liście definicję operacji. [Usuń] przycisk usuwa definicję na liście. 7.42

43 W oknie tym znajdują się następujące pola: Kod pole zawiera kod definicji. Nazwa pole zawiera nazwę definicji wiązania. Sekcja Typ operacji - w sekcji tej dostane są opcje: Rys Definicja propagowania kontrahenta Dodawanie kontrahenta typ automatycznych operacji polegających na dodaniu kontrahenta do etapu spełniających określone warunki. Propagowanie kontrahenta - zaznaczenie opcji uaktywnia pola określające warunki wykonania operacji polegającej na automatycznej propagacji kontrahenta do kolejnego etapu. W sekcji Termin przyciski Od/Do podnoszą okno kalendarza. Istnieje możliwość wskazania konkretnej daty lub za pomocą przycisku wybranie opcji: Brak ograniczenia. Tak zdefiniowany przedział czasowy określa terminu obowiązywania stworzonej definicji operacji. Sekcja Warunki - w tej sekcji można określić dodatkowe warunki, które będą sprawdzane podczas automatycznych operacji: Wykonanie zadań opcja dostępna w przypadku definicji propagowania kontrahenta. Wykonanie akcji proces automatycznej propagacji możliwy jest dla kontrahenta, dla którego dodatkowo spełniony jest warunek wykonania akcji. Lista dokumentów - sekcja aktywna jedynie w przypadku definicja wiązania dokumentów. Tylko z towarem na kampanii parametr dostępny dla definicji wiązania dokumentów z kontrahentem w etapie. SQL zaznaczenie opcji uaktywnia zakładkę SQL, na której prezentowany jest warunek SQL zbudowany w oparciu o dane z zakładki: Ogólne. Istnieje możliwość modyfikacji warunku. Opis pole umożliwia wprowadzenie dodatkowego opisu. 7.43

44 Aktywna w przypadku odznaczenia parametru, definicja wiązania będzie prezentowana na liście w kolorze szarym. Uwaga: Automatyzacja operacji wokół kampanii CRM, takich jak: wiązanie dokumentów z kontrahentami w kampanii, dodawanie kontrahentów spełaniających określony warunek do kampanii oraz propagowanie kontrahenta do kolejnego etapu odbywa się za pomocą Xl Work Automat. Zdefiniowane operacje są wykonywane po zakończeniu przetwarzania zadań procesów. Uruchomienie tego mechanizmu nastepuje po wystąpieniu daty i godziny wynikającej z ustawień w konf iguracji Etap kampanii, zakładka: Kampanie powiązane Zakładka jest taka sama, jak zakładka: Kampanie powiązane, w oknie: Edycja kampanii i została opisana w rozdziale: Edycja kampanii, zakładka: Kampanie powiązane. Zdefiniowanie powiązania na etapie kampanii oznacza, że dołączenie kontrahentów do kampanii powiązanej odbędzie się wówczas, jeżeli określony na powiązaniu warunek zostanie spełniony w tym etapie kampanii wyjściowej, na której powiązanie zdefiniowano. W przypadku powiązania zdefiniowanego na kampanii dołączenie to odbędzie się wówczas, jeżeli zdefiniowany na powiązaniu warunek zostanie spełniony w dowolnym etapie tej kampanii. Uwaga: Jeżeli wybrana kampania została już powiązana na poziomie edycji kampanii, wtedy niemożliwe będzie jej powiązanie na poziomie Etapu kampanii i odwrotnie. Wynika to z tego, że w obrębie jednej kampanii możliwe jest tylko jedno powiązanie z wybraną kampanią. 7.44

45 Rys Etap kampanii, zakładka: Kampanie powiązane Etap kampanii, zakładka: Atrybuty Zakładka umożliwia przypisanie atrybutów do etapu kampanii. Aby przypisanie takie było możliwe, atrybuty muszę zostać uprzednio zdefiniowane dla obiektu: Etap kampanii, w module: Administrator (okno: Atrybuty, zakładka: Obiekty) Etap kampanii, zakładka: Załączniki Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących etapu kampanii. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączników. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki). Po wprowadzeniu danych na zakładkach, należy zarejestrować etap, naciskając przycisk: [Zapisz zmiany] Realizacja etapu kampanii * Okno: Realizacja etapu kampanii jest uruchamiane po zaznaczeniu etapu i naciśnięciu przycisku: poziomu zakładki: Etapy w oknie: Edycja kampanii. [Karta] z Realizacja etapu kampanii, zakładka: Ogólne Zakładka: Ogólne w oknie Realizacja etapu kampanii jest identyczna i zawiera te same dane co zakładka: Ogólne w oknie: Etap kampanii. * Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.45

46 Realizacja etapu kampanii, zakładka: Konwersacje Na zakładce: Konwersacje prezentowana jest lista wszystkich konwersacji związanych z danym etapem kampanii (ze wszystkimi kontrahentami w etapie). Wątki konwersacji, pozycje konwersacji i zadania związane z wątkami są prezentowane w taki sposób, jak na liście konwersacji, w porządku alfabetycznym według akronimu kontrahenta oraz malejącej daty wątków. Rys Realizacja etapu kampanii, zakładka: Konwersacje. Pod listą konwersacji, obok standardowego filtra znajdują się również dodatkowe filtry pozwalające na zawężenie listy konwersacji. Są to pola: Treść umożliwia filtrowanie listy według treści wpisanej w polach: Tytuł oraz: Opis. Kategoria lista jest filtrowana według kategorii kontaktu wskazanej na zakładce: Ogólne wątku konwersacji. Za pomocą przycisku definiowane są w odpowiednim słowniku kategorii. Przycisk wprowadzenie towaru zamiast kategorii. otwierana jest lista kategorii kontaktu do wyboru. Kategorie kontaktu [Rozwija menu dostępnych opcji] pozwala na Operator lista jest zawężana tylko do tych rekordów, dla których prowadzącym jest wybrany operator. Rodzaj na liście prezentowane są jedynie te pozycje i zadania, dla których rodzaj kontaktu jest identyczny ze wskazanym w tym polu. Rodzaje kontaktu (np. Spotkanie, Telefon, Komunikator itd.) definiowane są w odpowiednim słowniku kategorii. Ponadto na zakładce dostępne są następujące funkcje: Uwzględniaj konwersacje zamknięte parametr pozwalający na prezentowanie na liście wątków konwersacji, które zostały już zamknięte. 7.46

47 przycisk umożliwiający otwarcie do edycji wątku konwersacji, pozycji konwersacji lub zadania związanego z wątkiem Realizacja etapu kampanii, zakładka: Zadania Na zakładce: Zadania prezentowana jest lista zadań wygenerowanych dla wszystkich kontrahentów w tym etapie. Rys Realizacja etapu kampanii, zakładka: Zadania. Pod listą zadań, oprócz standardowego filtra znajdują się również dodatkowe filtry pozwalające na zawężenie listy konwersacji. Są to pola: Treść umożliwia filtrowanie listy według treści wpisanej na zadaniu w polach: Tytuł oraz: Opis. Stan lista zadań jest filtrowana według stanu zadania (Do wykonania, Wykonane, Przeterminowane). Rodzaj na liście prezentowane są jedynie te zadania, dla których rodzaj kontaktu jest identyczny ze wskazanym w tym polu. Rodzaje kontaktu (np. Spotkanie, Telefon, Komunikator itd.) definiowane są w odpowiednim słowniku kategorii. Operator lista jest zawężana tylko do tych rekordów, dla których prowadzącym jest wybrany operator. Kontrahent na liście zdań prezentowane są zadania związane wyłącznie z określonym kontrahentem. Ponadto na zakładce dostępne są następujące funkcje: Związane z wątkami parametr pozwalający na prezentowanie na liście zadań związanych z wątkami konwersacji. 7.47

48 [Karta] przycisk umożliwiający otwarcie zadania do edycji. [Usuń] przycisk pozwala usunąć zadanie Realizacja etapu kampanii, zakładka: Definicje operacji Funkcje i pola dostępne na zakładce zostały szczegółowo omówiono w rozdziale Edycja Etapu, zakładka Definicje operacji Realizacja etapu kampanii, zakładka: Dokumenty związane Na zakładce: Dokumenty związane można dokonać związania dokumentów z etapem kampanii. Zakładka ta wygląda identycznie, jak zakładka: Dokumenty związane w oknie: Edycja kampanii, która została opisana w rozdziale: Edycja kampanii, zakładka: Dokumenty związane Realizacja etapu kampanii, zakładki: Atrybuty i Załączniki Zakładki te są identyczne i zawierają te same dane, co odpowiednie zakładki w oknie: Etap kampanii Edycja stanu kontrahenta * Okno służy wprowadzeniu lub modyfikacji danych kontrahenta, dołączonych do danej kampanii. Zostaje ono otworzone, gdy kontrahent został już przyłączony do danego etapu kampanii. Aby otworzyć okno, należy: w oknie: Edycja kampanii, na zakładce: Etapy, zaznaczyć kontrahenta, dołączonego do danej kampanii, nacisnąć przycisk: [Karta] lub dwukrotnie kliknąć na wybranym kontrahencie w oknie: Edycja kampanii, na zakładce: Etapy. * Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.48

49 Rys Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Ogólne. W oknie znajduje się jedenaście zakładek. Na każdej z nich znajdują się wspólne pola i funkcje: Kampania: Wskazuje kampanię, jakiej elementem jest etap. Etap. Wskazuje etap kampanii, do którego jest przyłączony kontrahent. Obok pola z nazwą etapu prezentowane jest pole z liczbą, mówiące o tym, który raz kontrahent zostal dodany do tej samej kampanii. [Karta kontrahenta] - umożliwia podgląd karty kontrahenta. Przycisk dostępny na wszystkich zakładkach okna: Edycja stanu kontrahenta Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Ogólne Na zakładce znajdują się pola i funkcje: Kontrahent. W polach prezentowane są akronim i miasto kontrahenta. Za pomocą przycisku lub możliwe jest otwarcie karty kontrahenta. Osoba. Pole służy do określenia osoby kontaktowej po stronie kontrahenta. Za pomocą przycisku możliwe jest wysłanie wiadomości do tej osoby. Za pomocą przycisku opcji] można wybrać również opcję kontaktu przez komunikator. [Rozwija menu dostępnych Typ kontrahenta. z rozwijalnej listy można wybrać typ kontrahenta zdefiniowany w słownikach kategorii. URL. W pole można wprowadzić adres strony internetowej lub lokalizacji dokumentu. Po naciśnięciu przycisku: [Zobacz stronę], uruchomione zostanie połączenie ze wskazanym adresem. Planowana. Sekcja służy do określenia planowanych dat w polach: Data akcji. Służy wskazaniu daty wykonania akcji. Domyślnie wprowadzany jest termin, jaki został zapisany w etapie kampanii. Data zakończenia. Służy wskazaniu prognozowanej daty zakończenia etapu kampanii z kontrahentem. 7.49

50 Szansa powodzenia. Służy wskazaniu prognozowanej szansy powodzenia kampanii. Szansa powiązana jest z szansą, jaka została określona w etapie, do którego kontrahent został przeniesiony lub propagowany. Jeżeli w nowym etapie, wartość w polu: Szansa, jest określona jako 0%, wtedy dla kontrahenta zostanie domyślnie przypisana wartość z poprzedniego etapu (z szansą określoną jako niezerowa). Prowadzący etap. Ta część służy wskazaniu operatora, który wykonuje/ jest odpowiedzialny za dany etap. Domyślnie wprowadzony jest tu operator wybrany dla danego etapu. Może on jednak zostać zmieniony, po naciśnięciu przycisku: [Wybór z listy]. Utworzył. Akronim Operatora, który dokonał powiązania kontrahenta z etapem kampanii. Aktywność w etapie. Ta część informuje o datach wejścia/propagacji i wyjścia kontrahenta z etapu. Źródło pochodzenia Z kampanii powiązanej pole wypełniane jest automatycznie, jeżeli kontrahent znalazł się w etapie w wyniku zdefiniowanego powiązania z inną kampanią. W takim wypadku, w polu tym wskazany jest kod kampanii, na której powiązanie to zdefiniowano. Z etapu w kampanii pole prezentujące nazwę etapu, z którego został przeniesiony. Zakończenie. Zaznaczenie pola powoduje uaktywnienie pól w tej części zakładki. Pole to zaznacza się po zakończeniu kampanii. W zależności od tego, czy kampania zakończyła się sukcesem, czy porażką, zaznaczyć należy odpowiednie pole. W przypadku porażki lub sukcesu, należy wskazać kod zakończenia. Kody definiuje się w oknie: Kategorie (moduł: Administrator). Zakończył. Pole służy wskazaniu operatora lub osoby nadzorowanej, która zamknęła prospekt. Planowane dla kontrahenta: Kwota kontraktu. Służy podaniu przewidywanej kwoty kontraktu w danej kampanii. Jeżeli w oknie: Etap kampanii, (definiującym bieżący etap), na zakładce: Ogólne, zaznaczono parametr: Wymagaj podania kwoty, nie będzie możliwe propagowanie kontrahenta do następnego etapu bez wypełnienia tego pola. Koszty kontrahenta. Pole liczbowe, podczas wiązania kontrahenta do etapu pole jest automatycznie uzupełniane wartością wpisaną w etapie kampanii w polu Koszty kontrahenta. Przy zapisie okna Edycja stanu kontrahenta [Wylicz kwotę] pozwala wyliczyć kwotę szacowanego przychodu. Wartość szacowanego przychodu bedzie wyliczana na podstawie iloczynu domyślnej ceny dla towaru oraz ilości towarów wybranych na liste. Do wyliczeń nie będą brane rekordy dotyczące grup towarów tylko dla towarów. Naciśnięcie przycisku gdy jest włączony wyłącza go i uaktywnia kontrolki z wartością przychodu oraz kwotę kaontraktu i odwrotnie. Domyslnie podczas dodawania nowych kampanii, etapów wiązania kontrahentów przycisk jest wyłączony czyli CKN_WyliczPrzychod, CKN_Wyliczkontrakt, CKN_WyliczKwotę jest rowny wartości 0. Gdy jest właczony to parametr ma wartość równa 1. Uwaga: Wyliczenie kwoty przychodu/kosztu kontraktu nastepuje zawsze na ządanie, po wybraniu przycisku. W przypadku aktualizacji cen towarów należy samodzielnie dokonać przeliczenia kwot progonozowanych dla kampanii. W trybie edycji karty kampanii/etapu/kontrahenta, jeśli zmodyfikowana została lista towarów (dodanie nowej pozycji, usunięcie, zmiana ilości), to po jej wprowadzeniu automatycznie ustawia się przycisk jako wyłączony. Sugeruje to konieczność ponownego przeliczenia szacowanej wartości. W żadnym innym przypadku przycisk nie będzie automatycznie wyłączany. Akwizytor. Pole służy wskazaniu akwizytora. Wskazanie następuje po naciśnięciu przycisku: wybraniu z otwartego okna: Lista akwizytorów, właściwego akwizytora., i 7.50

51 Osoba. Pole wypełniane jest zgodnie z wyborem osoby z zakładki: Osoby, z karty przypisanego akwizytora. Możliwe jest również wpisanie nowej osoby i dodanie jej do osób akwizytora. Za pomocą przycisku możliwe jest wysłanie wiadomości do tej osoby. Za pomocą przycisku opcji] można wybrać również opcję kontaktu przez komunikator. [Rozwija menu dostępnych Uwaga: Na zakładce możliwy jest wybór akwizytora jedynie z listy akwizytorów. Jeżeli na karcie kontrahenta, wybrano akwizytora z listy pracowników, taki akwizytor na zakładkę nie zostanie wprowadzony. W dolnej części tabela z towarami przypisanymi do etapu wraz z nazwą i ilościami. Pokaz wszystkie towary powiązane do kampanii parametr dycyduje o tym jakie pozycje będą widoczne na liście towarów. Zaznaczony prezentuje wszystkie towary powiązane z kampania, odznaczony tylko te, dla których została przypisana ilośc rózna od zera Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Kontrahent Na zakładce znajdują się podstawowe dane dotyczące kontrahenta. Możliwe jest również wprowadzenie opisu dla kontrahenta. Rys Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Kontrahent Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Akcja Na zakładce (Rys. 7.31) określa się akcję przewidzianą dla danego etapu. Na zakładce znajduje się pole: 7.51

52 Akcja wykonana. Pole to należy zaznaczyć, gdy akcja zostanie wykonana dla kontrahenta w etapie. Pozostałe pola na tej zakładce są identyczne, jak pola na zakładce: Akcja w oknie: Etap kampanii, opisane w rozdziale: Etap kampanii, zakładka: Akcja. Jeżeli na zakładce: Akcja, jako wykonujący akcję został wskazany inny operator, niż zdefiniowany dla etapu kampanii, a wykonanie akcji jest wymagane, wtedy, po zaznaczeniu pola: Akcja wykonana, zostanie wyświetlone zapytanie jak na: Rys Rys Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Akcja. Naciśnięcie przycisku: Tak - spowoduje zmianę operatora, Nie - spowoduje anulowanie zmiany operatora. Rys Pytanie o zmianę operatora Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Konwersacje Na zakładce: Konwersacje prezentowana jest lista wszystkich konwersacji związanych z danym kontrahentem w etapie kampanii. Wątki konwersacji, pozycje konwersacji i zadania związane z wątkami są prezentowane w taki sposób, jak na zakładce: Konwersacje, okna: Realizacja etapu kampanii. Takie same są również filtry dostępne pod listą konwersacji. Opis tych pól znajduje się w rozdziale: Realizacja etapu kampanii, zakładka: Konwersacje. 7.52

53 Rys Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Konwersacje. Ponadto na zakładce dostępne są następujące funkcje: Uwzględniaj konwersacje. W tej sekcji można określić, czy na liście mają być prezentowane konwersacje zakończone i/lub konwersacje prowadzone z kontrahentem w ramach poprzedniego cyklu tej samej kampanii. [Podłącz wątek konwersacji] pozwala na podłączenie do kontrahenta w etapie wątku konwersacji, który oryginalnie został założony jako związany z tym kontrahentem, ale nie dotyczył etapu kampanii. Po naciśnięciu przycisku otwierane jest okno: Lista konwersacji w celu wskazania odpowiedniego wątku. Lista jest zawężona do konwersacji z danym kontrahentem. [Dodaj wątek] umożliwia dodanie nowego wątku konwersacji dla kontrahenta w etapie. Po naciśnięciu przycisku uruchamiane jest okno: Konwersacja [Wątek]. [Dodaj pozycję] pozwala do istniejącego wątku dodać nową pozycję konwersacji. Obok znajduje się przycisk zadania. [Rozwija menu dostępnych opcji], który umożliwia również dodanie do wątku [Podgląd elementu] otwiera do edycji wskazany na liście wątek konwersacji, pozycję konwersacji lub zadanie związane z wątkiem. [Usuń element] wskazany na liście wątek konwersacji, pozycję konwersacji lub zadanie związane z wątkiem. W przypadku próby usunięcia wątku, który jest również związany z kontrahentem w innych etapach, prezentowane jest stosowne ostrzeżenie. 7.53

54 Rys Ostrzeżenie w przypadku usuwania wątku związanego z kontrahentem w innych etapach Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Zadania Na tej zakładce prezentowane są zadania związane z kontrahentem w etapie. Sposób prezentacji i dostępne pod listą filtry i funkcje są niemal identyczne jak w przypadku zakładki: Zadania, w oknie: Realizacja etapu kampanii, z tą różnicą, że w oknie: Edycja stanu kontrahenta nie jest dostępny filtr: Kontrahent, ponieważ lista zadań jest od razu zawężona do zadań związanych wyłącznie z danym kontrahentem. Opis pozostałych pól i funkcji znajduje się w rozdziale: Realizacja etapu kampanii, zakładka: Zadania. Rys Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Zadania. Dodatkowo na zakładce: Zadania w oknie Edycja stanu kontrahenta dostępne są przyciski: [Dodaj zadanie] przy użyciu przycisku możliwe jest dodanie nowego zadania dla kontrahenta w etapie Natomiast znajdujący się obok przycisk [Rozwija menu dostępnych opcji], pozwala na zaimportowanie zadania ze słownika zadań. Po wybraniu polecenia: Importuj zadanie otwierane jest okno: Słownik zadań w którym należy wskazać wzorzec zadania, na podstawie którego zostanie utworzone nowe zadanie dla kontrahenta w etapie. [Karta] domyślnie otwiera okno: Zadanie do wykonania, umożliwiając podgląd i modyfikację zadania. Natomiast za pomocą przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] możliwy jest podgląd Karty zadania lub Karty wątku konwersacji (opcja jest aktywna wyłącznie, jeśli kursor wskazuje na zadanie powiązane z konwersacją). 7.54

55 [Usuń] umożliwia usunięcie wskazanego na liście zadania Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Ankieta Rys Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Ankieta Na zakładce Ankieta możliwe jest przypisanie ankiety do kontrahenta. Jeżeli ankieta została dodana do kampanii wówczas w chwili dodania do takiej kampanii kontrahenta (do dowolnego jej etapu), dla kontrahenta zostanie wygenerowana ankieta. Ankieta następnie będzie przepinana wraz z propagacją kontrahenta, dzięki czemu będzie ona dostępna bez względu na to, w jakim etapie znajduje się obecnie kontrahent. Pytania ankiety prezentowane są na zakładce Ankieta kontrahenta w etapie. Z tego poziomu operator będzie mógł wypełnić ankietę, tu będą również prezentowane odpowiedzi na ankietę, które można modyfikować do chwili zatwierdzenia odpowiedzi. Jeżeli pytania należą do grupy pytań zamkniętych wówczas Operator będzie mógł wybrać odpowiedź wybierając ją z listy zdefiniowanych wcześniej odpowiedzi do pytania. Jeżeli pytania należą do grupy pytań otwartych wówczas podniesie się do edycji okno: Odpowiedź, w którym Operator będzie mógł wpisać treść odpowiedzi. 7.55

56 Rys Odpowiedź Na podstawie udzielonych odpowiedzi wyliczana jest wartość punktowa dla kontrahenta w etapie, na podstawie której Operator może ustalić szansę powodzenia dla kontrahenta w etapie. Funkcję wyliczania wartości punktowej i szansy powodzenia można uruchomić za pomocą przycisku:. Operator będzie mógł również taką ankietę usunąć (odpiąć od kontrahenta) poprzez usunięcie zawartości pola z jej kodem, lub poprzez jej zamianę na inną ankietę. Jeżeli operacja będzie dokonywana w pierwszym etapie, w którym znajduje się dany kontrahent, wówczas po takim usunięciu system usunie również techniczne zadanie z nią związane oraz ewentualne udzielone odpowiedzi. Jeżeli operacja będzie dokonywana w kolejnym etapie obecności kontrahenta, wówczas usunięcie ankiety skutkowało będzie usunięciem jej powiązania z obecnością kontrahenta w tym etapie (lecz ankieta na tym kontrahencie w poprzednim etapie pozostanie bez zmian). Przycisk Ankieta pozostaje nieaktywny jeżeli kontrahent został zakończony w kampanii lub spropagowany w etapu Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Dokumenty związane Na zakładce: Dokumenty związane można dokonać związania dokumentów z kontrahentem w etapie kampanii. Z poziomu zakładki możliwy jest szybki wgląd w uzyskane przychody lub poniesione przez kontrahenta koszty oraz ich porównanie z wartościami planowanymi, które określone zostały jako Kwota kontraktu na zakładce: Ogólne formatki Kontrahenta w etapie. 7.56

57 Rys Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Dokumenty związane. Związane z kontrahentem. Sekcja umożliwia podgląd dokumentów: w innych etapach przy włączonej opcji, na liście prezentowane będą również dokumenty związane z tym samych kontrahentem ale w innych niż bieżący etap kampanii. w poprzednich cyklach - przy zaznaczonej opcji dodatkowo na liście prezentowane będą dokumenty związane z tym kontrahentem w poprzednich cyklach kampanii. Sekcja Saldo dostępna jest wyłącznie wówczas, gdy na liście włączone zostanie sumowanie. W tym celu należy użyć przycisku: [Włącz/wyłącz sumowanie] znajdującego się pod listą. W sekcji prezentowana jest suma zamówień, łącznych transakcji oraz kwota planowana (zdefiniowana na zakładce: Ogólne formatki Edycji stanu kontrahenta). Pozostałe przyciski i funkcje dostępne pod listą zostały opisane w rozdziale: Edycja kampanii, zakładka: Dokumenty związane Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Notatki Na zakładce znajduje się pole, które służy wprowadzeniu ewentualnych notatek. 7.57

58 Rys Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Notatki Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Cykle Zakładka ma zastosowanie do kampanii, które odbywają się cyklicznie. Na zakładce znajdują się identyczne pola, jak na zakładce: Cykle w oknie: Edycja kampanii, opisane w rozdziale: Edycja kampanii, zakładka: Cykle. Dodatkowo w polu: Aktualny numer cyklu automatycznie wprowadzany jest kolejny numer cyklu. 7.58

59 Rys Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Cykle. Jeśli cała kampania została określona jako cykliczna w oknie: Edycja kampanii, to dla kontrahenta zostaną pobrane domyślne ustawienia dotyczące cykli z okna: Edycja kampanii. Ustawienia te można jednak dostosować dla konkretnego kontrahenta. Możliwe jest również ustawienie kampanii jako cyklicznej tylko dla danego znajdującego się w niej kontrahenta, bez potrzeby określania całej kampanii jako cyklicznej. Po określeniu kampanii, jako cyklicznej dla danego kontrahenta, w oknie: Kampanie operatoa, pojawi się przy kontrahencie przypisanym do danego etapu, w kolumnie: Cykl, symbol:. Jeżeli kampania jest cykliczna, to po zakończeniu kampanii (pierwsza zakładka tego okna), kontrahent wpisywany jest ponownie do pierwszego etapu kampanii z kolejnym numerem cyklu i przesuniętymi datami zakończenia kampanii i etapu Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Atrybuty Na zakładce można przypisać atrybuty dla danego kontrahenta. Przypisanie musi zostać poprzedzone przypisaniem atrybutów do obiektu: Kontrahenci w etapach, w module: Administrator (okno: Atrybuty, zakładka Obiekty). Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach dodawania atrybutów. Na zakładce znajduje się opcja: Kopiuj atrybuty do nowego cyklu umożliwia przepisania atrybutu kontrahenta do nowego cyklu kampanii Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Załączniki Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących kontrahenta w etapie kampanii. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki). Po wprowadzeniu danych na zakładkach, należy je zapisać, przez naciśnięcie przycisku: [Zapisz zmiany]. 7.59

60 7.12 Słownik etapów * Okno umożliwia zdefiniowanie wzorców etapów, które następnie można wykorzystać w procesie tworzenia kampanii reklamowej. Aby otworzyć okno, należy: z menu: Listy, wybrać podmenu: Słownik etapów. W oknie znajdują się funkcje: [Nowy] dodaje nowy wzorzec etapu. [Karta] umożliwia podgląd i modyfikację wzorca etapu. [Usuń] usuwa zaznaczony wzorzec etapu. [Anuluj] zamyka okno Wzorzec etapu Rys Słownik etapów. Okno służy zdefiniowaniu wzorca etapu, który może być następnie wykorzystywany w trakcie tworzenia kampanii. Aby otworzyć okno, w oknie: Słownik etapów, należy nacisnąć przycisk: [Nowy]. * Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.60

61 Wzorzec etapu, zakładka: Ogólne Rys Wzorzec etapu, zakładka: Ogólne. Pola znajdujące się na zakładce: Ogólne wzorca etapu mają identyczne znaczenie jak odpowiednie pola na zakładce: Ogólne okna: Etap kampanii. Opis tych pól znajduje się w rozdziale: Etap kampanii, zakładka: Ogólne. Na wzorcu etapu w porównaniu z etapem kampanii brakuje pól, które mają sens dopiero przy wykorzystaniu wzorca etapu w konkretnej kampanii. Na wzorcu etapu nie ma więc pól: Data rozpoczęcia, Data zakończenia, Towar, Ilość oraz parametru: Archiwalny Wzorzec etapu, zakładka: Zadania Zakładka służy określeniu jakie zadania mają zostać wykonane w etapie. 7.61

62 Rys Wzorzec etapu, zakładka: Zadania. Wygląd i funkcje dostępne na zakładce są bardzo zbliżone do tych znajdujących się na zakładce: Zadania w oknie: Etap kampanii (opisane w rozdziale: Etap kampanii, zakładka: Zadania), z tą jednak różnicą, że obiekty, na których wykonuje się operacje to zadania wzorca etapu, które dopiero po wykorzystaniu wzorca w konkretnej kampanii stają się zadaniami etapu Wzorzec etapu, zakładka: Akcja Na zakładce określa się czynności, jakie należy wykonać oraz podmiot wykonujący. 7.62

63 Rys Wzorzec etapu, zakładka: Akcja. Wygląd zakładki i znajdujące się na niej funkcje są identyczne jak te dostępne na zakładce: Akcja w oknie: Etap kampanii Wzorzec etapu, zakładka: E mail Na zakładce można zdefiniować szablon wiadomości, jaka zostanie wysłana do kontrahentów podczas wykonywania etapu w kampanii. Jeżeli temat nie zostanie określony przez operatora, wiadomość, przy wysłaniu, zostanie zatytułowana automatycznie (na podstawie nazwy kampanii i etapu). Dodatkowo na zakładce znajduje się parametr: Wyślij tylko do aktywnych prospektów po zaznaczeniu tego parametru, wiadomość będzie wysyłana jedynie do aktywnych kontrahentów w etapie. 7.63

64 Rys Wzorzec etapu, zakładka: E mail Wzorzec etapu, zakładka: Definicje operacji Na zakładce możliwe jest dodanie definicji automatycznego dodawania kontrahenta do etapu oraz automatycznej propagacji kontrahenta do kolejnego etapu kampanii. Na podstawie zapisanej definicji wyszukiwana jest lista kontrahentów, którzy spełniają określone warunki, a następnie uruchamiana jest funkcja dodawania lub propagacji kontrahentów. Spropagowani mogą zostać jedynie aktywni kontrahenci w etapie, do którego została dodana definicja propagacji. Definicje prezentowane są w kolumnach prezentujących podstawowe dane: kod, nazwa i typ operacji Wzorzec etapu, zakładka: Atrybuty Na zakładce można przypisać atrybuty dla danego wzorca etapu. Przypisanie musi zostać poprzedzone przypisaniem atrybutów do obiektu: Wzorzec etapu, w module: Administrator (okno: Atrybuty, zakładka: Obiekty). Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach dodawania atrybutów Wzorzec etapu, zakładka: Załączniki Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących wzorca etapu. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki). Po wprowadzeniu danych na zakładkach, należy je zapisać, przez naciśnięcie przycisku: [Zapisz zmiany] Kampanie operatora * Okno umożliwia wyświetlenie kampanii, które są przypisane dla danego operatora. Ułatwia w ten sposób obsługę kampanii poszczególnym operatorom, zwłaszcza w przypadku, gdy liczba kampanii jest znaczna, a każdy z operatorów jest odpowiedzialny jedynie za część kampanii. Aby otworzyć okno, należy: z menu: Kampanie, wybrać podmenu: Kampanie operatora lub na pasku narzędzi wybrać ikonę: [Kampanie operatora]. * Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.64

65 W oknie znajdują się dwa panele. W panelu lewym wyświetlane są etapy kampanii wskazanej w polu: Kampanie, a w panelu prawym - kontrahenci, przyłączeni do zaznaczonej w (lewym panelu) kampanii. W oknie znajdują się następujące pola i funkcje: Pokaż nieaktywnych. Zaznaczenie pola spowoduje wyświetlanie również kontrahentów, którzy nie są aktywni w etapie. Kampanie. Z rozwijalnej listy wskazuje się kampanie, której etapy mają zostać wyświetlone. Kampanie zakończone. Zaznaczenie pola spowoduje wyświetlenie również kampanii, które zostały już zakończone. W tym przypadku wymagane jest także zaznaczenie parametru: Pokaż nieaktywnych. Wyświetlaj: Obsługiwane przez - w polu tym można wskazać operatora, dla którego zostały przypisane kampanie. Spowoduje to wyświetlenie kampanii dla tego operatora. Bez opiekuna - zostaną wyświetlone kampanie, dla których nie został przypisany żaden operator. Rys Kampanie operatora. [Karta kontrahenta] umożliwia podgląd karty kontrahenta, zaznaczonego w prawym panelu okna. [Cofnij kontrahenta do poprzedniego etapu] przywraca wskazanego kontrahenta do poprzedniego etapu. [Propaguj do następnego etapu] - przenosi kontrahenta do następnego etapu kampanii. Po naciśnięciu przycisku: [Propaguj do wskazanego etapu], zostanie wyświetlona lista etapów, do jakich może zostać przeniesiony kontrahent. [Szczegóły etapu] - po uruchomieniu tej funkcji, zostanie otworzone okno: Edycja stanu kontrahenta (Rys. 7.29). [Anuluj] - zamyka okno Lista akcji automatycznych 7.65

66 Okno wyświetla listę zdefiniowanych w systemie akcji automatycznych. Aby otworzyć okno, należy: z menu: Listy, wybrać podmenu Automatyczne akcje. Rys Lista akcji automatycznych Na zakładce znajdują się pola służące określaniu kryterium wyświetlania: Filtr standardowy konstruktor filtra. Tylko aktywne- po zaznaczeniu tej opcji na liście wyświetlane są tylko aktywne akcje. Typ operacji - Umożliwia filtrowanie zdefiniowanych przez operatora akcji automatycznych według typu wskazanego w filtrze. Występują trzy typy: Wiązanie dokumentów z kontrahentem w kampanii Dodawanie kontrahenta. Propagowanie kontrahenta. [Edytuj] umożliwia podgląd i modyfikację zdefiniowanej akcji. [Usuń] usuwa zaznaczoną akcję Działania CRM Okno wyświetla listę aktualnych działań wykonywanych w module CRM. Aby otworzyć okno, należy: z menu: Kampanie, wybrać podmenu: Działania CRM lub na pasku narzędzi, nacisnąć przycisk: [Działania CRM]. 7.66

67 Działania CRM, zakładka: Ogólne Na zakładce znajduje się lista aktywnych kampanii, wyświetlana po wskazaniu określonych parametrów. Na liście rekordy wskazujące na kontrahentów zakończonych sukcesem prezentowany będzie akronim i nazwa w kolorze zielonym. Rekordy wskazujące na kontrahentów zakończonych porażką akronim i nazwa prezentowane będą w kolorze czerwonym. Dla aktywnych kontrahentów, dla których data zakończenia jest mniejsza od daty bieżącej, data zakończenia będzie prezentowana w kolorze czerwonym. W oknie znajdują się następujące pola i funkcje: Kampania. Przycisk otwierający listę kampanii. Możliwe jest wybranie jednej, kilku wybranych oraz wszystkich kampanii. Filtr. Umożliwia standardowe filtrowanie pozycji wyświetlanych na liście. Stan. Zaznaczenie opcji Aktywne, umożliwia wyświetlenie na liście kampanii aktywnych, natomiast zaznaczenie opcji Zakończone umożliwia wyświetlenie kampanii zakończonych. Po zaznaczeniu pola Zakończone aktywowane jest pole z menu: Wszystkie, Sukces, Porażka. Po wyborze opcji Porażka aktywowane jest pole Kod zakończenia, udostępnione jest menu z listą zdefiniowanych w systemie kodów fiaska, poprzedzone opcją Wszystkie. Termin. W tym obszarze można określić datę, od której i do której mają zostać wyświetlone działania CRM. Sortuj wg. Umożliwia sortowanie rekordów na liście według ściśle określonego kryterium. Opcja wg terminu będzie skutkowała wyświetleniem rekordów od najwcześniejszej daty akcji, a w przypadku, gdy daty są równe, kolejno wg najmniejszej daty zakończenia, następnie wg kampanii, Lp etapu, Operatora, Id. Opcja wg kontraktu będzie prezentować rekordy od największej kwoty kontraktu, a w przypadku równych kwot kolejno wg: kampanii, Lp etapu, operatora i na koniec od najmniejszego Id. Opcja wg szansy będzie prezentować rekordy od największej szansy, a w przypadku równych szans, w kolejności jak wyżej. Opcja wg prognozy będzie prezentować rekordy od największej kwoty prognozy wyliczonej jako iloczyn kwoty kontraktu i szansy powodzenia, a w przypadku tych samych wartości o kolejności decydować będą dane jak wyżej. Wyświetlać. Operator może ograniczyć listę prospektów do określonej ilości, w ten sposób uzyska on informację o np. 10 najbliższych działaniach prowadzonych przez konkretnego operatora, 10 prospektach o najwyższej potencjalnej kwocie kontraktu, 10 prospektach o największej szansie powodzenia itp. Obok przycisku znajduje się menu do wyboru: Operator, Centrum, Brak prowadzącego. Po wybraniu konkretnego Operatora lista rekordów zostanie ograniczona do prospektów prowadzonych przez wskazanego Operatora. Po wybraniu konkretnego Centrum lista prospektów zostanie ograniczona do prowadzonych przez Operatorów należących do wskazanego centrum i centrów podrzędnych. Po wywołaniu opcji brak prowadzącego lista prospektów ograniczona zostanie do tych, które nie mają przypisanego żadnego Operatora. Przycisk uruchamiający otwarcie listy kontrahentów i umożliwiający wybór kontrahenta. Przycisk uruchamiający otwarcie listy akwizytorów i umożliwiający wybór akwizytora. Ukryj kolumny zaznaczenie odpowiedniej opcji zadecyduje o ukryciu odpowiednich kolumn na liście działań CRM: Dane adresowe z poziomu listy działań CRM dostępny jest eksport danych kontrahentów do arkusza kalkulacyjnego, co umożliwia tworzenie na tej podstawie wysyłki dla określonej grupy kontrahentów. Odznaczenie opcji: Dane adresowe, aktywuje kolumnę z danymi adresowymi, jakie mogą zostać wyeksportowane do arkusza. Akwizytor zaznaczenie opcji ukrywa kolumnę, w której wyświetlone są dane akwizytora przypisanego do kontrahenta (ustawionego na karcie kontrahenta, na zakładce: Właściwości) Opiekun zaznaczenie opcji ukrywa kolumnę, której wyświetlone są dane opiekuna przypisanego do kontrahenta (ustawionego na karcie kontrahenta, na zakładce: Właściwości). 7.67

68 Pola służące wykonywaniu poszczególnych czynności [Wykonaj] przycisk uruchamiający filtrowanie listy kampanii według zaznaczonych parametrów. [Włącz/Wyłącz sumowanie] przycisk umożliwiający sumowanie dla kolumn Kontrakt i Prognoza. [Karta kontrahenta] - umożliwia podgląd karty zaznaczonego kontrahenta. [Dołącz kontrahentów do kampanii CRM] otwiera okno: Lista kampanii do wyboru, w którym można wybrać kampanię, do której zostanie dołączony zaznaczony kontrahent. [Propaguj kontrahenta] - propaguje kontrahenta do następnego etapu. Nazwa nowego etapu zostanie wyświetlona w kolumnie: Etap. Po naciśnięciu przycisku: [Propaguj dalej], zostanie wyświetlona lista etapów, do jakich może zostać propagowany kontrahent (więcej w rozdziale: Jak propagować kontrahenta do następnego etapu kampanii). [Zmień stan] - otwiera okno: Edycja stanu kontrahenta, umożliwiając podgląd i modyfikację danych w etapie. Rys Działania CRM, zakładka: Ogólne Działania CRM, zakłada: Wg Operatorów Na zakładce znajduje się lista aktywnych kampanii, wyświetlana po wskazaniu określonych parametrów. Dane na liście prezentowane są w formie drzewa z dwiema gałęziami: Gałąź dla operatora zostanie utworzonych tyle gałęzi ilu jest różnych operatorów. Dodatkowo jeśli nie został zdefiniowany operator ani centrum pojawi się gałąź Brak operatora, Gałęzie dla kontrahentów w etapach rekordy prezentowane są według porządku wskazanego przez operatora. 7.68

69 Na zakładce: wg Operatorów znajdują się analogiczne pola i funkcje jak na zakładce: Ogólne. Rys Działania CRM, zakładka Wg operatorów Działania CRM, zakładka: Wg Akwizytorów Na zakładce znajduje się lista aktywnych kampanii, wyświetlana po wskazaniu określonych parametrów. Dane na liście prezentowane są w formie drzewa z dwiema gałęziami: Gałąź dla akwizytora zostanie utworzonych tyle gałęzi ilu jest różnych akwizytorów. Dodatkowo jeśli nie został zdefiniowany akwizytor pojawi się gałąź Brak akwizytora, Gałęzie dla kontrahentów w etapach rekordy prezentowane są według sposobu sortowania wskazanego przez operatora, w ramach każdego akwizytora oddzielnie. Na zakładce: wg akwizytorów znajdują się analogiczne pola i funkcje jak na zakładce: Ogólne. 7.69

70 7.17 Lista konwersacji Rys Działania CRM, zakładka: Wg akwizytorów. Okno (Rys. 7.51) służy ewidencji kontaktów z klientem. Podstawowym elementem tej ewidencji jest wątek konwersacji (7.17.1), którego elementami składowymi są pozycje konwersacji i zadania do wykonania (7.19.1). Na liście wyświetlona jest lista konwersacji operatora. Pozycje występujące na liście to: konwersacja z klientem (wątek) pozycja konwersacji z klientem zadanie do wykonania Okno: Lista konwersacji podzielone jest na dwie zakładki: Wg operatora i Wg kontrahenta. Zakładki te różnią się sposobem prezentacji listy kontaktów z klientem. W obydwu przypadkach lista prezentowana jest w drzewiastej strukturze: Na zakładce: Wg operatora, do uporządkowanych alfabetycznie operatorów przyporządkowane są prowadzone przez nich wątki konwersacji, a z kolei do wątków dołączone są pozycje konwersacji i zadania. Na zakładce: Wg kontrahenta, do uporządkowanych alfabetycznie kontrahentów przyporządkowane są wątki prowadzonych z nimi konwersacji, a do tych wątków pozycje oraz zadania. 7.70

71 Rys Lista konwersacji, zakładka: Wg operatora. Lista konwersacji prezentowana jest w kolumnach: Rys Lista konwersacji, zakładka: Wg kontrahenta. Obsługa w tej kolumnie prezentowana jest drzewiasta struktura oraz akronim kontrahenta prowadzącego. Tytuł tytuł wątku konwersacji, pozycji konwersacji lub zadania. Rodzaj rodzaj kontaktu (zgodnie z wartością ze słownika kategorii wprowadzoną na pozycji konwersacji lub na zadaniu). Priorytet służy wskazaniu stopnia priorytetu problemu, będącego przedmiotem konwersacji..kontrahent kontrahent, z jakim zarejestrowano konwersację (kolumna ta składa się z dwóch kolumn Akronim i Miasto). Osoba osoba ze strony kontrahenta, z którą prowadzono konwersację. 7.71

72 Utworzono data utworzenia wątku konwersacji, pozycji konwersacji lub zadania powiązanego z wątkiem konwersacji z kontrahentem Zakończono data zakończenia wątku konwersacji, pozycji konwersacji lub zadania powiązanego z wątkiem konwersacji z kontrahentem Opis pole służy do wprowadzenia skrótowego opisu problemu, którego dotyczy wątek konwersacji. W oknie znajdują się następujące pola i funkcje: Filtr. Umożliwia filtrowanie wyświetlania pozycji, np. według wątków (konwersacji, zadań) z kontrahentami danego akwizytora lub numeru wątku konwersacji. Treść. Umożliwia filtrowanie listy konwersacji według treści wpisanej w polach: Tytuł oraz: Opis. Kontrahent. Po naciśnięciu przycisku: zostanie wyświetlona lista konwersacji. [Wybór z listy], można wybrać kontrahenta, dla którego Operator. Po wskazaniu operatora, na liście będą prezentowane tylko wątki konwersacji, pozycje konwersacji i zadania prowadzone przez tego operatora. Rodzaj. Na liście zostaną wyświetlone pozycje ze wskazanym rodzajem kontaktu. Stan umożliwia wyświetlenie wątków/konwersacji/zadań ze wskazanym stanem. Możliwe stany, według których można filtrować to: do wykonania wykonane Filtrowanie listy konwersacji po polu Stan obejmuje również działania z parametrami w obszarze: Zamknięte, czyli: Wątki, Pozycje. Poniższa tabela przedstawia dostępność parametrów w zależności od wybranego na liście stanu: Wszystkie, Do wykonania oraz Wykonane. Filtr: Stan Wszystkie Do wykonania Wykonane Parametry w obszarze: Zamknięte Edycja param. Aktywne Zaznaczone Działanie filtra Wątki Wyświetlane są wszystkie wątki (zakończone i niezakończone) wraz z pozycjami. W wątkach niezakończonych ukrywane są te pozycje, które zostały oznaczone jako zakończone. Pozycje Wątki i Pozycje Wyświetlane są wszystkie wątki niezakończone wraz z wszystkimi pozycjami (zakończone i nie zakończone). Ukryte są wszystkie wątki zakończone. Wyświetlane są wszystkie wątki i wszystkie pozycje (zakończone i niezakończone). Nieaktywne brak Wyświetlane są wszystkie wątki niezakończone wraz z przypisanymi do nich niezakończonymi pozycjami. Aktywne Wątki Pozycje Wątki i Pozycje Wyświetlane są wszystkie wątki zakończone wraz z ich pozycjami. Wyświetlane są te wątki niezakończone, które mają przypisane zakończone pozycje, wraz z tymi zakończonymi pozycjami. Wyświetlane są wszystkie wątki zakończone wraz z ich pozycjami. Oraz te wątki niezakończone, które mają przypisane zakończone pozycje, wraz z tymi zakończonymi pozycjami. 7.72

73 Nie jest możliwe odznaczenie przez użytkownika obydwu checków jednocześnie w obszarze Zamknięte Wątki/Pozycje.. Czyli podczas odznaczania jednego, system sprawdza, czy drugi z nich jest zaznaczony. Jeśli drugi jest zaznaczony, to pierwszy zostanie odznaczony. Jeśli drugi nie jest zaznaczony, to przy odznaczeniu pierwszego, zostanie zaznaczony drugi. Sekcja Zamknięte. Pola w tej sekcji umożliwiają ograniczenie widoku konwersacji jedynie do tych, które nie zostały jeszcze zamknięte. Wątki zaznaczenie opcji spowoduje, że na liście dodatkowo widoczne będą zakończone wątki konwersacji wraz z ich elementami. Natomiast po odznaczeniu parametru prezentowane będą wyłącznie wątki niezakończone oraz wszystkie ich pozycje konwersacji i zadania również te zakończone. Pozycje odznaczenie opcji spowoduje, że na liście nie będą prezentowane żadne zakończone pozycje konwersacji lub zakończone zadania, niezależnie od statusu wątku konwersacji, z którym są powiązane. Kampania - Po wskazaniu w tym polu kampanii, zostaną wyświetlone te wątki konwersacji (wraz z pozycjami i zadaniami), które są powiązane z kontrahentami w etapach wskazanej kampanii. Etap - Jeśli wypełnione jest pole: Kampania, to po wskazaniu jej konkretnego etapu, lista konwersacji zostanie dodatkowo zawężona do tych, które wiążą się z kontrahentami we wskazanym etapie kampanii. Kategoria. Po wskazaniu kategorii za pomocą przycisku zostanie wyświetlona lista kategorii kontaktu (określonych w słownikach kategorii), z której następuje wybór odpowiedniej pozycji. Po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji], możliwe jest wskazanie towaru, którego dotyczą wyświetlane wątki konwersacji.. Osoba osoba przypisana do kontrahenta. Pole osoba jest aktywne, gdy jeśli wybrany jest rekord w polu kontrahent. Szczegóły. Parametr po zaznaczeniu którego na liście pojawi się kolumna Opis, w której są prezentowane dane zapisane w polu opis konwersacji, wątku konwersacji czy zadania. Dokumenty związane Parametr po zaznaczeniu którego na liście pojawi się kolumna Dokumenty związane. W kolumnie prezentowane są numery dokumentów powiązanych do każdego obiektu na liście. Numery dokumentów wyświetlane są w postaci łączy. Po kliknięciu na dokument otwiera się okno dokumentu w trybie zgodnym z uprawnieniami operatora: podgląd, edycja. Jeżeli operator nie posiada tych uprawnień otrzyma stosowny komunikat. Termin - Pola służą wskazaniu okresu (lub daty), za jaki mają zostać wyświetlone wątki/konwersacje/zadania: Bieżący dzień - wyświetlona zostanie lista wątków/konwersacji/zadań z bieżącą datą Bieżący tydzień - wyświetlona zostanie lista wątków/konwersacji/zadań na bieżący tydzień. Bieżący miesiąc - wyświetlona zostanie lista wątków/konwersacji/zadań na bieżący miesiąc. Następny tydzień - wyświetlona zostanie lista wątków/konwersacji/zadań na następny tydzień. Wszystkie - wyświetlona zostanie lista wszystkich wątków/konwersacji/zadań, bez względu na datę wykonania. Okres - w polach określa się przedział czasowy, w którym mają wyświetlać się wątki/konwersacje/zadania. [Karta kontrahenta] - otwiera okno: Karta kontrahenta, umożliwiając podgląd i modyfikację danych w niej zapisanych. [Dodaj wątek] - służy rejestracji nowej konwersacji z klientem. 7.73

74 [Dodaj] - służy dodaniu nowej pozycji do wskazanej konwersacji. Za pomocą przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji], można dodać nową pozycję konwersacji, nowe zadanie do wątku konwersacji lub zaimportować zadanie. [Edytuj] - umożliwia podgląd pozycji zaznaczonej na liście konwersacji. [Usuń] - usuwa pozycję zaznaczoną na liście konwersacji Konwersacja Okno (Rys. 7.53) służy ewidencji konwersacji z klientem. Aby otworzyć okno, należy: w oknie: Lista konwersacji (Rys. 7.51), zaznaczyć zarejestrowaną konwersację i nacisnąć przycisk: [Edytuj] lub w oknie: Lista konwersacji (Rys. 7.51) nacisnąć przycisk: [Dodaj wątek]. Konwersacja, zakładka: Ogólne Rys Konwersacja. Tytuł. W tym polu umieszczany jest tytuł wątku konwersacji. Jeżeli pole tytuł jest puste, po uzupełnieniu pola opis i zapisaniu pozycji konwersacji, wpisany tekst w polu Opis kopiuje się w pole Tytuł. Podobny mechanizm został zastosowany w przypadku dodawania nowego Zadania z Listy konwersacji. 7.74

75 Rozliczenie. Ta część służy określeniu rodzaju zapłaty za wykonaną usługę. Z listy rozwijanej za pomocą przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] można wybrać jedną z następujących możliwości: Bezpłatnie - wybranie tej opcji spowoduje, że usługa konwersacji wykonana zostanie bezpłatnie. Gwarancja - usługa zostanie wykonana w ramach usług gwarancyjnych. Nieustalono - zaznacza się, gdy nie ustalono rodzaju rozliczenia. Faktura - wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie okna: Lista dokumentów, z której można wybrać, lub wygenerować fakturę za wykonanie usługi. Możliwe dowiązanie/wygenerowanie dokumentów z zakładki: Zakup/Sprzedaż/Kaucje/Wewnętrzne. Nie ma możliwości dowiązania dokumentów reklamacji. Problem. W tej części określa się problem, będący przedmiotem konwersacji. Kategoria - po naciśnięciu przycisku: [Wybiera kod produktu z listy] - zostanie wyświetlona lista kategorii kontaktu (określonych w słownikach kategorii), z której następuje wybór odpowiedniej pozycji. po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji], znajdującego się obok przycisku:, zostanie wyświetlona lista wyboru rodzaju problemu. Klasyfikacja - z rozwijanego menu możliwe jest wybranie jednej ze zdefiniowanych w słownikach kategorii wartości dla klasyfikacji kontaktu. Utworzono - wskazuje termin, w którym został utworzony wątek konwersacji. Zmiana daty i godziny utworzenia wątku konwersacji jest możliwa zaraz po jej utworzeniu, do momentu jej zapisania. Utworzył - wskazuje operatora, który utworzył wątek konwersacji. Za pomocą przycisku możliwe jest wysłanie wiadomości do wskazanego w tym polu operatora. [Wyślij list] Prowadzi - wskazuje operatora, który prowadzi wątek konwersacji. Domyślnie wprowadzony jest w to pole ten sam podmiot, jaki rozpoczął konwersację, ale możliwa jest zmiana tego operatora, po naciśnięciu przycisku: [Przekaż sprawę do innego operatora] i wybraniu innego operatora. Za pomocą przycisku [Wyślij list] możliwe jest wysłanie wiadomości do wskazanego w tym polu operatora. Zakończono - w tych polach prezentowana jest data i godzina zakończenia wątku konwersacji. Pola te stają się aktywne po zaznaczeniu pola obok służącego do wyboru daty zakończenia przycisku. Zakończył - wskazuje operatora, który zakończył wątek konwersacji. Pole to zostanie automatycznie wypełnione, po zaznaczeniu pola obok przycisku. Łączny czas - wyświetla informacje o łącznym czasie przeznaczonym na konwersację. Priorytet - służy wskazaniu stopnia priorytetu problemu, będącego przedmiotem konwersacji. Opis - pole służy do wprowadzenia skrótowego opisu problemu, którego dotyczy wątek konwersacji. Kontrahent. Pole to wskazuje kontrahenta, z jakim odbywa się konwersacja. Naciśnięcie przycisku: [Karta kontrahenta], umożliwia podgląd karty kontrahenta. Obok pola z akronimem kontrahenta znajduje się pole służące do wybrania z rozwijanej listy osoby po stronie kontrahenta, z którą został nawiązany kontakt, jak również danych kontaktowych kontrahenta (numer telefonu/ )., Nazwiska tych osób, oraz dane kontaktowe wprowadza się w karcie kontrahenta, na zakładce Osoby. Możliwe jest jednak dodanie nazwiska nowej osoby do spisu przez wpisanie jej w oknie: Konwersacja, w sekcji kontrahent. Za pomocą przycisku możliwe jest wysłanie wiadomości do tej osoby. Za pomocą przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] można wybrać również opcję kontaktu przez komunikator. Akwizytor. Do tego pola zostanie przeniesiony akwizytor, wskazany dla danego kontrahenta w etapie (okno: Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Ogólne). Możliwy jest również kontakt z konkretną osobą po stronie akwizytora za pomocą e-malia, czy komunikatorów, takich jak GG, Skype. 7.75

76 Elementy. W tym panelu znajdują się pozycje konwersacji lub zadania, stanowiące elementy konwersacji. Uwaga: Od wersji 9.0 systemu Comarch ERP XL, aby sprawnie i szybko przejrzeć konwersację składającą się z wielu elementów możliwe jest otwieranie ich z poziomu jednej, otworzonej już pozycji konwersacji lub zadania p rzy użyciu przycisków: i, znajdujących się na pasku narzędzi. Aby to było możliwe, operator musi mieć zaznaczony na swojej karcie parametr: Otwieraj okna w trybie zaawansowanym (zakładka: Parametry/Ogólne). [Dodaj] - umożliwia rejestrację nowej pozycji konwersacji. Za pomocą przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji], możliwe jest dodanie nowego zadania do wątku konwersacji. [Karta] - umożliwia podgląd i modyfikacje pozycji zaznaczonej w części: Elementy. [Usuń] - usuwa pozycję zaznaczoną na liście w części: Elementy. [Zwiąż z kontrahentem w etapie] - otwiera okno: Lista kampanii dla danego kontrahenta, z którym prowadzony jest wątek. W oknie tym należy dla wybranej kampanii otworzyć okno: Edycja kampanii, a następnie na zakładce: Etapy wskazać kontrahenta w etapie i zatwierdzić wybór przyciskiem [Wybierz]. Konwersacja, zakładka: Dokumenty związane Na zakładce: Dokumenty związane można dokonać związania dokumentów z wątkiem konwersacji. Zakładka ta wygląda niemal identycznie i ma takie samo zastosowanie jak zakładka: Dokumenty związane w oknie: Edycja kampanii, która została opisana w rozdziale: Edycja kampanii, zakładka: Dokumenty związane. Dodatkowo na zakładce tej dostępny jest parametr: Pokaż związane z konwersacjami/zadaniami. Jego zaznaczenie spowoduje, że na zakładce będą prezentowane również dokumenty związane z pozycjami konwersacji, oraz zadaniami związanymi z tym wątkiem konwersacji. Konwersacja, zakładka: Atrybuty Na zakładce można przypisać atrybuty dla danego wątku konwersacji. Przypisanie musi zostać poprzedzone przypisaniem atrybutów do obiektu: Konwersacje, w module: Administrator (okno: Atrybuty, zakładka: Obiekty). Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach dodawania atrybutów. Konwersacja, zakładka: Załączniki Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących wątku konwersacji. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki). Pozycja konwersacji z klientem Okno (Rys. 7.54) służy zarejestrowaniu nowej pozycji konwersacji z kontrahentem. Pozycja konwersacji z klientem, zakładka: Ogólne Na zakładce znajdują się następujące pola i funkcje: Tytuł. Pole służy do wprowadzenia tytułu pozycji konwersacji. Wątek. W tym polu prezentowany jest tytuł wątku konwersacji, do którego przyporządkowana jest pozycja konwersacji. 7.76

77 Czas konsultacji. Wskazuje czas, jaki zajęła konwersacja. Czas dodatkowy. Wskazuje czas liczony dodatkowo, ponad czas przewidziany dla konsultacji. Rodzaj kontaktu. W polu tym prezentowany jest sposób kontaktu z kontrahentem, wartość dla tego pola wybierana jest z rozwijanej listy, w której znajdują się wartości umieszczone uprzednio w słowniku kategorii. Utworzono - wskazuje termin, w którym została utworzona pozycja konwersacji. Utworzył - wskazuje operatora, który utworzył pozycję konwersacji. Prowadzi - wskazuje operatora, który prowadzi pozycję konwersacji. Domyślnie w polu wprowadzony jest podmiot, który rozpoczął pozycję konwersacji. Zmiana operatora możliwa jest przez naciśnięcie przycisku: i wybranie innego operatora. Modyfikował - wskazuje operatora, który jako ostatni dokonał modyfikacji pozycji konwersacji. Zakończono - w tych polach prezentowana jest data i godzina zakończenia pozycji konwersacji. Pola te stają się aktywne po zaznaczeniu pola obok służącego do wyboru daty zakończenia przycisku. Zakończył - wskazuje operatora, który zakończył pozycję konwersacji. Pole to zostanie automatycznie wypełnione, po zaznaczeniu pola obok przycisku. Opis. W polu wprowadza się opis podjętych działań. Kontrahent. Pole wskazuje kontrahenta, z jakim odbyła się konwersacja. Obok znajduje się pole służące wskazaniu nazwiska osoby ze strony kontrahenta, z którą dokonano konwersacji, jak również danych kontaktowych kontrahenta (numer telefonu/ ).. Nazwiska tych osób, oraz dane kontaktowe wprowadza się w karcie kontrahenta, na zakładce Osoby. Możliwe jest także dodanie nazwiska nowej osoby do spisu przez wpisanie jej w polu osoby u Kontrahenta. Za pomocą przycisku do tej osoby. Za pomocą przycisku przez komunikator. możliwe jest wysłanie wiadomości [Rozwija menu dostępnych opcji] można wybrać również opcję kontaktu Akwizytor. W polu wyświetlony jest akwizytor przeniesiony z etapu kampanii danego kontrahenta (okno: Edycja stanu kontrahenta, zakładka Ogólne). Możliwy jest również kontakt z konkretną osobą po stronie akwizytora za pomocą e-malia, czy komunikatorów, takich jak GG, Skype. 7.77

78 Rys Pozycja konwersacji z klientem, zakładka: Ogólne. Pozycja konwersacji z klientem, zakładka: Dokumenty związane Na zakładce: Dokumenty związane można dokonać związania dokumentów z pozycją konwersacji. Zakładka ta wygląda niemal identycznie i ma takie samo zastosowanie jak zakładka: Dokumenty związane w oknie: Edycja kampanii, która została opisana w rozdziale: Edycja kampanii, zakładka: Dokumenty związane. Pozycja konwersacji z klientem, zakładka: Atrybuty Na zakładce można wprowadzić atrybuty dla pozycji konwersacji. Dodawanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach. Pozycja konwersacji z klientem, zakładka: Załączniki Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących pozycji konwersacji. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki). Po wprowadzeniu lub modyfikacji danych w oknie, należy je zapisać, naciskając przycisk: [Zapisz zmiany] Integracja CRM z MS Outlook Integracja modułu CRM z MS Outlook polega na zapisywaniu obiektów w Comarch ERP XL na podstawie danych programu a MS Outlooka takich jak: wiadomości pocztowe, spotkania oraz kontakty. Na podstawie maili system tworzy pozycje konwersacji, na podstawie spotkań zadania Terminarza, natomiast na podstawie Kontaktów osoby kontrahentów. Aby skorzystać z opisanej funkcjonalności należy zainstalować stosowne dodatki, najpierw instalując VSTO 2005 SE, uruchamiając plik Vsto2005se.exe z katalogu CrmOutlook, a następnie odpowiedni dodatek, uruchamiając plik Crmoutlook_setup.exe w ww katalogu. 7.78

79 Po poprawnej instalacji w programie MS Outlook pojawi się panel, który może być zakotwiczony z prawej bądź lewej strony w MS Outlook (można zmienić położenie metodą przeciągnij i upuść). Na panelu znajduje się pięć przycisków, które są również obszarami na które można metodą przeciągnij i upuść wrzucać wiadomości pocztowe, kontakty bądź terminy. Istnieje możliwość zaznaczenia kilku obiektów na raz i naciśnięcie przycisku lub wrzucenie je na przycisk odpowiadający operacji, którą chcemy by została wykonana na tych obiektach. Podczas operacji przeciągania, gdy kursor myszy znajdzie się nad przyciskiem nad który możemy upuścić obiekt jego ikona zmieni się na ikonę ze strzałką. Dodatkowo istnieje możliwość przeciągnięcia elementów i przytrzymania klawisza CTRL przed wejściem na przycisk, w takim przypadku przy ikonie kursora pojawi się "plus", a upuszczenie obiektu/ów wykona od razu operacje tak jakbyśmy nacisnęli najpierw przycisk "Zapisz do Comarch ERP XL", a następnie "Zapisz jako załącznik". Przycisk "Zapisz do Comarch ERP XL" umożliwia zapisanie wiadomości pocztowej jako wątku konwersacji, kontaktu jako osoby u kontrahenta i terminu jako zadania terminarza. Wiadomość pocztowa jest wiązana z kontrahentem lub osobą kontrahenta po adresie pocztowym. W przypadku wiadomości przychodzącej brany jest adres nadawcy w przypadku wychodzącej adres pierwszego odbiorcy i sprawdzany czy występuje dla któregoś kontrahenta lub osoby kontrahenta. Najpierw jest sprawdzana tabela z adresami kontrahentów, następnie tabela z osobami kontrahenta na końcu tabela z kartami kontrahentów. Na podstawie tematu wiadomości dodatek wyszukuje wątki pod które podpiąć pozycje konwersacji. Na początku temat sprawdzany jest pod kątem występowania znacznika "[XL:numer_wątku]", gdy znajdzie taki ciąg znaków to pozycja konwersacji zostanie podpięta pod wątek o numerze numer_wątku (oczywiście gdy istnieje wątek o takim numerze). W przypadku braku znacznika, dodatek usuwa z tytułu wiadomości pocztowej frazy "RE:", "FW:", "ODP" i szuka wątku o temacie podobnym do tematu wiadomości. W przypadku niepowodzenia zostanie utworzony nowy wątek. Tworzona na podstawie kontaktu osoba zostaje przypisana do kontrahenta, dla którego akronim jest zgodny z nazwą, wprowadzoną w polu firma formatki kontaktu. Oprócz ww pola wymagane jest imię i nazwisko kontaktu. Uwaga: Istnieje możliwość dodania nowego stanowiska automatycznie przy importowaniu danych kontaktowych z Outlooka do XL -a, tzn jeśli stanowisko importowanego kontaktu nie jest zdefiniowane w Słowniku kategorii zostanie dopisana importowana wartość. Nie jest uwzględnia przy tym wielkości l iter i niepotrzebne odstępy. Spotkanie (Termin): na podstawie spotkania MS Outlook system tworzy stosowne zadanie w Terminarzu, jako osobę, wykonującą zadanie ustala pracownika związanego z operatorem zdefiniowanym w konfiguracji. Inni uczestnicy spotkania nie są dodawani do zadania, oznacza to, że każdy uczestnik spotkania powinien wykonać operację zapisania w Comarch ERP XL z poziomu własnego MS Outlook a. Na podstawie wiadomości pocztowych system tworzy pozycje konwersacji wg zasady: identyfikacja kontrahenta: dla maili wychodzących: system szuka takich kontrahentów, ich adresów, lub osób, dla których adres jest zgodny z adresem, na który wysłana została wiadomość pocztowa. Dla maili przychodzących: system identyfikuje kontrahenta na podstawie adresu, z którego dana wiadomość pocztowa została przysłana. identyfikacja wątku, z którym ma być związana pozycja: po zidentyfikowaniu kontrahenta system szuka związanego z nim wątku konwersacji, dla którego temat zgodny jest z tematem wiadomości pocztowej. Jeżeli odpowiemy na zapisaną wiadomość mailową, system utworzy pozycję konwersacji do wątku już istniejącego. Jeżeli wątek taki nie istnieje, wówczas system najpierw tworzy wątek, a następnie związaną z nim pozycję konwersacji. W przypadku, gdy wskazany jest w tytule nr Id wątku, do którego ma się podpiąć mail, pomijane są inne ewentualne osoby, o tym samym mailu. 7.79

80 Przykład: Wysyłano od Jana Nowaka u kontrahenta K1 wiadomość do Outlooka nadając mu odpowiedni numer Id. Jeśli daną osobę przypisano do kilku kontrahentów, to wątek który przesłano z Outlooka do CRM trafił tylko do tej osoby u wybranego kontrahenta z Listy konwersacji, z poziomu którego był wysyłany . Przycisk "Zapisz do Comarch ERP XL" umożliwia zapisanie wiadomości pocztowej jako wątku konwersacji, kontaktu jako osoby u kontrahenta i terminu jako zadania terminarza Przycisk "Zapisz i odpowiedz" działa tylko dla wiadomości pocztowych i robi to samo co przycisk "Zapisz do Comarch ERP XL" dodatkowo po zapisaniu wiadomości pocztowej automatycznie tworzy wiadomość-odpowiedź, z tekstem z konfiguracji dodatku. Adresatem wiadomości może być tylko nadawca lub wszyscy, którzy są załączeni do dyskusji, wiadomość pocztowa może zostać automatycznie wysłana przez dodatek lub może zostać wyświetlone okno z wiadomością. Działania te definiuje się w konfiguracji dodatku na zakładce "Odpowiedź". Przycisk "Zapisz jako załącznik" zapisuje wiadomości pocztowe, kontakty, terminy jako załączniki (tabela CDN.DaneBinanre). Po udanym zapisie dodatek sprawdzi czy wcześniej nie dokonaliśmy zwykłego zapisu obiektu jako pozycji konwersacji, osoby u kontrahenta czy zadania terminarza. Jeśli obiekt zostanie odnaleziony (będzie miał niezerowe Typ lub/i Numer) to spróbuje powiązać dany załącznik z odnalezionym obiektem tak by był widoczny w Comarch ERP XL na zakładce załączniki danego obiektu. Przycisk "Konfiguracja" wyświetla okno konfiguracyjne dodatku: Zakładka "Połączenie" zawiera dane niezbędne do nawiązania połączenia z bazą danych dla Comarch ERP XL. Zaleca się używania uwierzytelnienia windowsowego jako bezpieczniejszej opcji. Wybór operatora dla Comrach ERP XL jest niezbędny bo wszystkie akcje wykonywać musi jakiś użytkownik z systemu. Dodatkowo by dodatek działał użytkownik musi mieć ustawione prawo do dostępu do modułu CRM w Comarch ERP XL. Zakładka "Załączniki" umożliwia wybór formatu w jakim wiadomości pocztowe, zadania i terminy zostaną zapisane jako załączniki. Formatem który całościowo odzwierciedla zapisany obiekt jest ".msg", by otworzyć załącznik zapisany w tym formacie niezbędne jest posiadanie zainstalowanego MS Outlook w systemie. Dla widomości pocztowej jest możliwość wyboru ".html", który zapisuje wiadomość jako stronę internetową, która może być otworzona przez przeglądarkę internetową. Cześć danych z maila zostanie utraconych przy zapisie w tym formacie (np załączniki z wiadomości pocztowej). Ostatnim formatem oferującym najmniejszą szczegółowość, a zarazem największą oszczędność miejsca jest format ".txt", który jest dostępny dla wszystkich obiektów zapisywanych z MS Outlook do Comarch ERP XL. Opcja konfiguracji "Folder" jest wymagana, by można było zapisywać załączniki do Comarch ERP XL i możliwa wskazanie miejsca w systemie. Ścieżka ta będzie wykorzystywana do fizycznego zapisu obiektów na dysk, co umożliw ich odczytanie i przetransportowanie do systemu Comarch ERP XL jako załączniki (po zapisaniu plik jest usuwany z dysku). Nie zaleca się używania ścieżek systemowych takich jak.../windows/ czy nawet.../program Files/ ponieważ w najnowszych systemach MS Windows chronione są one mechanizmem UAC co uniemożliwi zapis na dysk. Zaleca się używanie folderów nie chronionych do których użytkownik ma pełne prawa. Zakładka "Odpowiedź" dotyczy zachowania wiadomości pocztowej po wykonaniu operacji "Zapisz i odpowiedź" i ustala czy wiadomość utworzona automatycznie ma zostać rozesłana tylko do nadawcy czy do wszystkich, czy ma zostać wysłana od razu automatycznie bez ingerencji użytkownika czy ma się pojawić okno z wiadomością pocztową na ekranie. Można również zdefiniować treść takiej wiadomości. Przycisk "Pomoc" wyświetla informacje o dodatku XLCrmOutlookAddIn. Kalendarz w MS Outlook: Istnieje możliwość zapisania spotkania Outlook jako załącznika na zadaniu terminarza. 7.80

81 Przykład: Zapisujemy spotkanie w kalendarzu. Po kliknięciu w MS Outlook menu Comarch ERP XL CRM wybieramy opcję zapisz, następnie zapisz jak załącznik. Po wykonaniu tych czynności, w systemie Comarch ERP XL na zadaniu terminarza na zakładce Załączniki zapisuje się spotkanie Lista zadań Okno wyświetla listę zarejestrowanych w systemie zadań do wykonania. Informacje o zadaniu znajdują się w rozdziale: Zadanie do wykonania. Aby otworzyć okno, należy: z menu: Kontakty, wybrać podmenu: Zadania lub na pasku narzędzi nacisnąć przycisk: [Lista zadań]. W oknie: Lista zadań znajdują się trzy zakładki: Wg terminu, Wg kontrahenta i Wg priorytetu. Na zakładce: Wg terminu, zadania uporządkowane są w kolejności terminu realizacji. Na zakładce: Wg kontrahenta, zadania są prezentowane w alfabetycznej kolejności akronimów kontrahentów, których dotyczą. Na zakładce Wg priorytetu, zadania uporządkowane są w zależności od określonego na zadaniu priorytetu. W oknie znajdują się następujące pola i funkcje: Filtr. Służy wyfiltrowaniu wyświetlania zadań na liście. Treść. Umożliwia filtrowanie listy zadań według treści wpisanej w polach: Tytuł oraz: Opis. Kontrahent. Po naciśnięciu przycisku: zostanie wyświetlona lista zadań. [Wybór z listy], można wybrać kontrahenta, dla którego Operator. Po wskazaniu operatora, na liście będą prezentowane tylko zadania prowadzone przez tego operatora. Rodzaj. Na liście zostaną wyświetlone pozycje ze wskazanym rodzajem kontaktu. Stan umożliwia wyświetlenie zadań ze wskazanym stanem. Możliwe stany, według których można filtrować to: do wykonania wykonane Kampania - Po wskazaniu w tym polu kampanii, zostaną wyświetlone zadania, które są powiązane z kontrahentami w etapach wskazanej kampanii. Etap - Jeśli wypełnione jest pole: Kampania, to po wskazaniu jej konkretnego etapu, lista zadań zostanie dodatkowo zawężona do tych, które wiążą się z kontrahentami we wskazanym etapie kampanii. Związane z wątkami po zaznaczeniu parametru wyświetlane są zadania powiazane z wątkami konwersacji. Osoba osoba przypisana do kontrahenta. Pole osoba jest aktywne, gdy jeśli wybrany jest rekord w polu kontrahent. Szczegóły. Parametr po zaznaczeniu którego na liście pojawi się kolumna Opis, w której prezentowane są dane zapisane na zadaniu w polu opis. Dokumenty związane Parametr po zaznaczeniu którego na liście pojawi się kolumna Dokumenty związane. W kolumnie prezentowane są numery dokumentów powiązanych do każdego obiektu na liście. Numery dokumentów wyświetlane są w postaci łączy. Po kliknięciu na dokument otwiera się okno dokumentu w trybie zgodnym z uprawnieniami operatora: podgląd, edycja. Jeżeli operator nie posiada tych uprawnień otrzyma stosowny komunikat. Termin z listy rozwijanej istnieje możliwość wyboru terminu: realizacji/zakończenia. Poniższe pola służą wskazaniu okresu (lub daty), za jaki mają zostać wyświetlone zadania: Bieżący dzień - wyświetlona zostanie lista zadań z bieżącą datą (wyświetlone zostaną zadania, dla których wskazana data mieści się w terminie realizacji zadania). Bieżący tydzień - wyświetlona zostanie lista zadań na bieżący tydzień. 7.81

82 Bieżący miesiąc - wyświetlona zostanie lista zadań na bieżący miesiąc. Następny tydzień - wyświetlona zostanie lista zadań na następny tydzień. Wszystkie - wyświetlona zostanie lista wszystkich zadań, bez względu na datę wykonania. Okres - w polach określa się przedział czasowy, w którym mają wyświetlać się zadania. [Karta kontrahenta] - otwiera okno: Karta kontrahenta, umożliwiając podgląd i modyfikację danych w niej zapisanych. [Dodaj zadanie] - otwiera okno: Zadanie do wykonania, w celu dodania nowego zadania. Znajdujący się obok przycisk zadania ze słownika zadań. [Rozwija menu dostępnych opcji] umożliwia zaimportowanie [Karta zadania] - otwiera okno: Zadanie do wykonania (Rys. 7.56), umożliwiając podgląd i modyfikację zadania. [Usuń zadanie] - usuwa wskazane zadanie z listy zadań Zadanie do wykonania Rys Lista zadań. W oknie (Rys. 7.56), znajdują się dane dotyczące zadania do wykonania dla operatora. Zadanie jest elementem pozwalającym na zlecanie operatorom zadań, które należy wykonać. Zadania mogą być rejestrowane niezależnie lub w ramach danego wątku konwersacji. Nowe zadanie nie związane z wątkiem konwersacji może zostać dodane (lub zaimportowane ze słownika zadań) w oknie: Lista zadań, lub na zakładce: Zadania w oknie: Edycja stanu kontrahenta. Zadanie takie może być również wygenerowane z poziomu zakładki: Etapy w oknie: Edycja kampanii, po naciśnięciu przycisku: [Generuj zadania dla zaznaczonych]. Zadanie związane z wątkiem konwersacji można dodać z poziomu okna: Lista konwersacji, lub na zakładce: Ogólne konkretnego wątku konwersacji. Zadania generowane w module CRM mogą być rejestrowane w terminarzu, dostępnym po naciśnięciu w menu przycisku: [Terminarz]. Domyślnie, zadanie CRM rejestrowane jest w terminarzu, jeśli operator wskazany do wykonania zadania powiązany jest z pracownikiem. Jeśli nie, rejestracja zadania CRM w terminarzu nie odbywa się. Edycja zadania umożliwia modyfikację zapisów 7.82

83 w terminarzu operatorowi, który ma zadanie CRM zarejestrowane w terminarzu można takie zadanie z terminarza usunąć. Dla zadań rejestrowanych w terminarzu możliwe jest generowanie przypomnień o konieczności ich wykonania. Przypomnienia te wyświetlają się w dowolnym module, do którego zalogowany będzie operator wykonujący zadanie, a więc nie tylko w module: CRM, ale np. w otwartym module: Sprzedaży czy Zamówień (więcej informacji o terminarzach i przypomnieniach znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator). Zadanie do wykonania, zakładka: Ogólne Otwarcie okna następuje przez dodanie nowego zadania, generację zadania lub otworzenie zarejestrowanego zadania do edycji. W oknie znajdują się następujące pola i funkcje: Tytuł. Pole zawiera tytuł zadania. Rys Zadanie do wykonania, zakładka: Ogólne. Priorytet. Pole służy wskazaniu priorytetu dla zadania CRM. Priorytet ten nie jest związany z priorytetem zadania edytowanego z poziomu terminarza. Rodzaj. Pola w tej części służą określeniu rodzaju zadania. W tej sekcji określane są następujące parametry: Rodzaj kontaktu - z listy rozwijanej możliwe jest wybranie jednej z wartości uprzednio zdefiniowanych w słownikach kategorii. W biurze - zadanie do wykonania w biurze. Wyjazd - zadanie wymagające wyjazdu. Odległość - odległość w kilometrach, pole staje się aktywne jeśli zadanie wykonywane jest na wyjeździe. Utworzono - wskazuje termin, w którym zostało utworzone zadanie. Utworzył - wskazuje operatora, który utworzył zadanie 7.83

84 Obsługa - wskazuje podmiot, który obsługuje dane zadanie. Domyślnie wprowadzony jest w to pole operator, który utworzył zadanie, ale możliwa jest zmiana podmiotu obsługującego, po naciśnięciu przycisku:. Przycisk [Rozwija menu dostępnych opcji] pozwala na wskazanie jako podmiotu obsługującego centrum struktury firmy. Modyfikował - wskazuje operatora, który jako ostatni dokonał modyfikacji parametrów zadania. Wykonano - w tych polach prezentowana jest data i godzina wykonania zadania. Pola te stają się aktywne po zaznaczeniu pola obok przycisku, który służy do wyboru daty wykonania zadania. Wykonał - wskazuje operatora, który wykonał zadanie. Pole to zostanie automatycznie wypełnione, po zaznaczeniu pola obok przycisku. Obiekty zadania - lista zasobów zaangażowanych w realizację zadania. Za pomocą znajdujących się pod tą listą standardowych przycisków można dodać nowy zasób, uzyskać jego podgląd, lub usunąć zasób z listy. Obok przycisku znajduje się menu, po rozwinięciu którego mamy do wyboru: Zasoby produkcyjne (otwiera się wówczas lista zasobów produkcyjnych) oraz Pracowników (otwiera się wówczas lista pracowników). Jeżeli zasób jest powiązany z pracownikiem wówczas zostanie on dodany jako obiekt na generowane zadanie terminarza. Opis - pole zawiera opis zadania, które ma zostać wykonane. Termin realizacji w panelu określa się dane dotyczące terminu realizacji zadania oraz generowania przypomnień: Od/Do w polach określa się przedział czasowy na wykonanie zadania. Niewykonanie zadania w terminie skutkuje oznaczeniem zadania stanem: Przeterminowane (zadania wyświetlone na czerwono). Przeterminowanie nastąpi po przekroczeniu terminu określonego w polu: Do). Do wyświetlania zadań przeterminowanych służy zakładka na terminarzu: Zadania zaległe [Ustal termin] przycisk jest aktywny, jeśli czas planowany jest większy od zera, z operatorem przypisanym na zadanie związany jest konkretny pracownik, w sekcji Terminarz, wybrano opcję: Rezerwuj czas, lub Nie rezerwuj czasu. Funkcja służy automatycznemu ustaleniu terminu wykonania zadania. Wyszukiwanie terminu rozpoczyna się od daty określonej w polu: Od. Szukany jest termin dla pracownika związanego z operatorem zdefiniowanym na zadaniu, z zastrzeżeniem, że długość tego terminu jest nie mniejsza, niż zdefiniowany przez operatora czas planowany. Jeżeli operator jest dostępny w ustalonym na zadaniu terminie, wówczas termin określony w polach: Od/Do, pozostanie bez zmian. W przeciwnym wypadku ustalony zostanie nowy termin (widoczny w polach: Od/Do) o czasie trwania zgodnym z czasem planowanym i terminem dostępności obiektu. Po zmianie terminu zadania, przycisk zmienia się w przycisk:, który umożliwia ponowne ustalenie terminu dla obiektu. Czas planowany czas wynikający z terminów określonych w polach: Od/Do. Modyfikacja czasu powoduje przesunięcie terminu: Do Terminarz opcje w tej części decydują o uwzględnieniu zadania CRM w terminarzu: Rezerwuj czas - zaznaczenie parametru powoduje, że czas, na jaki zostało wygenerowane zadanie, oznaczany będzie jako zajęty. Zajętość ta będzie skutkować tym, że przy próbie wygenerowania zadania na ten sam czas, zostanie wyświetlone ostrzeżenie o tym, że jest to kolejne zadanie na dany termin. Ostrzeżenie to nie będzie jednak blokowało możliwości zapisania kolejnego zadania na ten sam termin. Zadanie zostanie uwzględnione w terminarzu Nie rezerwuj czasu zaznaczenie parametru powoduje, że czas, na jaki zostało wyznaczone zadanie nie będzie powodował zajętości obiektu. Zadanie zostanie jednak uwzględnione w terminarzu. Nie uwzględniaj w terminarzu po zaznaczeniu parametru, zadania CRM nie zostanie zarejestrowane w terminarzu. Dla zadań, które nie są uwzględniane w terminarzu nie będzie możliwe generowanie przypomnień. 7.84

85 Przypomnienie - zaznaczenie pola spowoduje, że będzie wyświetlane okno, przypominające o konieczności wykonania zadania. Generowanie przypomnień będzie możliwe tylko dla tych zadań, które będą rejestrowane w terminarzu. W polu obok określa się, w jakim terminie przed rozpoczęciem zadania ma zostać wyświetlane przypomnienie o konieczności jego wykonania. Więcej informacji o przypomnieniach i terminarzach znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator. Kontrahent. Wskazuje kontrahenta, z którym operator ma wykonać zadanie. Obok pola z akronimem kontrahenta znajduje się pole służące do wybrania z rozwijanej listy osoby kontaktowej po stronie kontrahenta, jak również danych kontaktowych kontrahenta (numer telefonu/ ). Nazwiska tych osób, oraz dane kontaktowe wprowadza się w karcie kontrahenta, na zakładce Osoby. Możliwe jest także dodanie nazwiska nowej osoby do spisu przez wpisanie jej w polu osoby u Kontrahenta. Za pomocą przycisku możliwe jest wysłanie wiadomości do tej osoby (pod warunkiem, że na karcie takiej osoby został podany adres ). Za pomocą przycisku również opcję kontaktu przez komunikator. [Rozwija menu dostępnych opcji] można wybrać Akwizytor. W pole wprowadzany jest akwizytor zdefiniowany dla kontrahenta w etapie kampanii (okno: Edycja stanu kontrahenta, zakładka Ogólne). Możliwy jest również kontakt z konkretną osobą po stronie akwizytora za pomocą e-malia, czy komunikatorów, takich jak GG, Skype. Zadanie do wykonania, zakładka: Dokumenty związane Na zakładce: Dokumenty związane można dokonać związania dokumentów z zadaniem do wykonania. Zakładka ma takie samo zastosowanie jak zakładka: Dokumenty związane w oknie: Edycja kampanii, która została opisana w rozdziale: Edycja kampanii, zakładka: Dokumenty związane. Zadanie do wykonania, zakładka: Atrybuty Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do zadania. Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach. Zadanie do wykonania, zakładka: Załączniki Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących zadania do wykonania. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki). Aby zapisać dane wprowadzone do zadania, należy nacisnąć przycisk: [Zapisz zmiany] Słownik zadań Okno umożliwia zdefiniowanie wzorców zadań, które następnie można wykorzystać w procesie tworzenia kampanii reklamowej. Aby otworzyć okno, należy: na pasku narzędzi, nacisnąć przycisk: [Słownik zadań] lub z menu: Listy, wybrać podmenu: Słownik zadań. 7.85

86 Rys Słownik zadań. W oknie znajdują się funkcje: [Nowy] dodaje nowy wzorzec zadania. [Karta] umożliwia podgląd i modyfikację wzorca zadania. [Usuń] usuwa zaznaczony wzorzec zadania. [Anuluj] zamyka okno Wzorzec zadania Okno służy zdefiniowaniu wzorca zadania, w oparciu o który będzie można następnie tworzyć zadania do wykonania. W celu dodania nowego wzorca zadania, w oknie: Słownik zadań, należy nacisnąć przycisk: [Nowy], natomiast aby otworzyć do edycji okno jednego z istniejących wzorców należy nacisnąć przycisk: Identyczne, opisane poniżej parametry są określane nie tylko dla wzorca zadania, ale również dla: Zadania etapu, które jest wzorcem dla zadań generowanych dla kontrahentów w tym etapie. [Karta]. Zadania wzorca etapu, które jest z kolei wzorcem dla zadania etapu utworzonego na podstawie takiego wzorca etapu. Wzorzec zadania, zakładka: Ogólne Na zakładce: Ogólne wzorca zadania określa się parametry, które następnie będą przenoszone na zadania oparte na tym wzorcu. Na zakładce tej znajdują się następujące pola: Tytuł. Tytuł wzorca, przenoszony następnie jako tytuł zadania. Priorytet. Priorytet zadania. Rodzaj. Pola w tej części służą określeniu rodzaju zadania. W tej sekcji określane są następujące parametry: Rodzaj kontaktu - z listy rozwijanej możliwe jest wybranie jednej z wartości uprzednio zdefiniowanych w słownikach kategorii. W biurze - zadanie do wykonania w biurze. Wyjazd - zadanie wymagające wyjazdu. Utworzono. Wskazuje termin, w którym zostało utworzone zadanie. Utworzył. Wskazuje operatora, który utworzył wzorzec zadania. 7.86

87 Modyfikował. Wskazuje operatora, który jako ostatni dokonał modyfikacji parametrów wzorca zadania. Obsługa. W tej sekcji możliwe jest wskazanie, jaki podmiot ma zostać wyznaczony do obsługi zadania. Może to być: Prowadzący etap. Odpowiedzialny za etap. Wybrany operator lub centrum struktury firmy. Lista obiektów zadania. Na liście znajdującej się pod sekcją obsługa prezentowane są zasoby zaangażowane w realizację zadania. Za pomocą dostępnych pod tą listą standardowych przycisków można dodać nowy zasób, uzyskać jego podgląd, lub usunąć zasób z listy. Obok przycisku znajduje się menu, po rozwinięciu którego mamy do wyboru: Zasoby produkcyjne (otwiera się wówczas lista zasobów produkcyjnych) oraz Pracowników (otwiera się wówczas lista pracowników). Generuj automatycznie. Zaznaczenie tego parametru spowoduje, że zadanie dodane do etapu zostanie wygenerowane automatycznie w chwili dołączenia, spropagowania, cofnięcia kontrahenta do danego etapu. Łącz zadania operatora. Jeśli na zadaniu etapu zaznaczony jest ten parametr, to w przypadku generowania zadań dla kontrahentów w etapie, zadania dla wielu kontrahentów są łączone w jedno zadanie, dla każdego operatora zajmującego się obsługą kontrahentów. W takim przypadku jako kontrahent na zadaniu do wykonania wskazana zostaje lista kontrahentów. Opis. Pole zawiera opis zadania, które ma zostać wykonane. Realizacja. W panelu określa się dane dotyczące terminu realizacji zadania utworzonego na podstawie wzorca oraz generowania przypomnień. Określane są następujące parametry: Dni po wygenerowaniu - liczba wskazująca na to, ile dni po wygenerowaniu zostanie wyznaczony termin realizacji zadania. Czas planowany - pola służące określeniu ile czasu zajmie realizacja zadania. Opcje terminarza, decydujące o uwzględnieniu w terminarzu zadania CRM utworzonego na podstawie wzorca zadania. Rezerwuj czas - zaznaczenie parametru powoduje, że czas, na jaki zostało wygenerowane zadanie, oznaczany będzie jako zajęty. Zajętość ta będzie skutkować tym, że przy próbie wygenerowania zadania na ten sam czas, zostanie wyświetlone ostrzeżenie o tym, że jest to kolejne zadanie na dany termin. Ostrzeżenie to nie będzie jednak blokowało możliwości zapisania kolejnego zadania na ten sam termin. Zadanie zostanie uwzględnione w terminarzu Nie rezerwuj czasu zaznaczenie parametru powoduje, że czas, na jaki zostało wyznaczone zadanie nie będzie powodował zajętości obiektu. Zadanie zostanie jednak uwzględnione w terminarzu. Nie uwzględniaj w terminarzu po zaznaczeniu parametru, zadania CRM nie zostanie zarejestrowane w terminarzu. Dla zadań, które nie są uwzględniane w terminarzu nie będzie możliwe generowanie przypomnień. Przypomnienie - zaznaczenie pola spowoduje, że będzie wyświetlane okno, przypominające o konieczności wykonania zadania. Generowanie przypomnień będzie możliwe tylko dla tych zadań, które będą rejestrowane w terminarzu. W polu obok określa się, w jakim terminie przed rozpoczęciem zadania ma zostać wyświetlane przypomnienie o konieczności jego wykonania. Więcej informacji o przypomnieniach i terminarzach znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator. 7.87

88 Wzorzec zadania, zakładka: Atrybuty Rys Wzorzec zadania. Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do wzorca zadania. Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach. Wzorzec zadania, zakładka: Załączniki Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących wzorca zadania. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki) Historia kontaktów Okno wyświetla historię kontaktów dla danego kontrahenta. Na liście tej można zamknąć konwersację lub jej element. Aby otworzyć okno należy nacisnąć przycisk: narzędzi z poziomu: Okna: Lista kontrahentów. Okna: Edycja stanu kontrahenta. Listy dokumentów. Listy zadań. [Historia kontaktów], który zostanie wyświetlony na pasku 7.88

89 Rys Historia kontaktów kontrahenta, zakładka: Konwersacje. W oknie: Historia kontaktów znajdują się trzy zakładki: Konwersacje, Zadania i Wizyty. Historia kontaktów, zakładka: Konwersacje Na zakładce: Konwersacje znajduje się lista wątków konwersacji, pozycji konwersacji oraz zadań dla danego kontrahenta. Na zakładce tej znajdują się identyczne funkcje, jak w oknie: Lista konwersacji. Konwersacje prezentowane są w taki sam sposób, jak na zakładce: Wg kontrahenta okna: Lista konwersacji. Jedyna różnica polega na tym, że w oknie: Historia kontaktów lista konwersacji jest na stałe zawężona do wyłącznie jednego kontrahenta. W związku z tym pole Kontrahent jest w tym oknie niedostępne do edycji. Funkcje znajdujące się w tym oknie zostały opisane w rozdziale: Lista konwersacji. Uwaga: Od wersji 9.0 systemu Comarch ERP XL, aby sprawnie i szybko przejrzeć konwersację składającą się z wielu elementów możliwe jest otwieranie ich z poziomu jednej, otworzonej już pozycji konwersacji lub zadania przy użyciu przycisków:, znajdujących się na pasku narzędzi. Aby to było możliwe, operator musi mieć zaznaczony na swojej karcie parametr: Otwieraj okna w trybie zaawansowanym (zakładka: Parametry/Ogólne). i Historia kontaktów, zakładka: Zadania Na zakładce: Zadania znajduje się lista wszystkich zadań CRM dotyczących danego kontrahenta. W odpowiednich kolumnach na liście prezentowane są: tytuł zadania, jego rodzaj (pobrany ze słownika kategorii), operator obsługujący, termin realizacji oraz priorytet. 7.89

90 W oknie znajdują się następujące pola i funkcje: Filtr. Służy wyfiltrowaniu wyświetlania zadań na liście. Rys Historia kontaktów, zakładka: Zadania. Treść. Umożliwia filtrowanie listy zadań według treści wpisanej w polach: Tytuł oraz: Opis. Kontrahent. Po naciśnięciu przycisku: zostanie wyświetlona lista zadań. [Wybór z listy], można wybrać kontrahenta, dla którego Operator. Po wskazaniu operatora, na liście będą prezentowane tylko zadania prowadzone przez tego operatora. Rodzaj. Na liście zostaną wyświetlone pozycje ze wskazanym rodzajem kontaktu. Stan umożliwia wyświetlenie zadań ze wskazanym stanem. Możliwe stany, według których można filtrować to: do wykonania wykonane Kampania - Po wskazaniu w tym polu kampanii, zostaną wyświetlone zadania, które są powiązane z kontrahentami w etapach wskazanej kampanii. Etap - Jeśli wypełnione jest pole: Kampania, to po wskazaniu jej konkretnego etapu, lista zadań zostanie dodatkowo zawężona do tych, które wiążą się z kontrahentami we wskazanym etapie kampanii. Związane z wątkami po zaznaczeniu parametru wyświetlane są zadania powiazane z wątkami konwersacji. Osoba osoba przypisana do kontrahenta. Pole osoba jest aktywne, gdy jeśli wybrany jest rekord w polu kontrahent. Szczegóły. Parametr po zaznaczeniu którego na liście pojawi się kolumna Opis, w której prezentowane są dane zapisane na zadaniu w polu opis. Dokumenty związane Parametr po zaznaczeniu którego na liście pojawi się kolumna Dokumenty związane. W kolumnie prezentowane są numery dokumentów powiązanych do każdego obiektu na liście. Numery dokumentów wyświetlane są w postaci łączy. Po kliknięciu na dokument otwiera się okno dokumentu w trybie zgodnym z uprawnieniami operatora: podgląd, edycja. Jeżeli operator nie posiada tych uprawnień otrzyma stosowny komunikat. Termin z listy rozwijanej istnieje możliwość wyboru terminu: realizacji/zakończenia. Poniższe pola służą wskazaniu okresu (lub daty), za jaki mają zostać wyświetlone zadania: 7.90

91 Bieżący dzień - wyświetlona zostanie lista zadań z bieżącą datą (wyświetlone zostaną zadania, dla których wskazana data mieści się w terminie realizacji zadania). Bieżący tydzień - wyświetlona zostanie lista zadań na bieżący tydzień. Bieżący miesiąc - wyświetlona zostanie lista zadań na bieżący miesiąc. Następny tydzień - wyświetlona zostanie lista zadań na następny tydzień. Wszystkie - wyświetlona zostanie lista wszystkich zadań, bez względu na datę wykonania. Okres - w polach określa się przedział czasowy, w którym mają wyświetlać się zadania. [Karta kontrahenta] - otwiera okno: Karta kontrahenta, umożliwiając podgląd i modyfikację danych w niej zapisanych. [Dodaj zadanie] - otwiera okno: Zadanie do wykonania, w celu dodania nowego zadania. Znajdujący się obok przycisk zadania ze słownika zadań. [Rozwija menu dostępnych opcji] umożliwia zaimportowanie [Karta zadania] - otwiera okno: Zadanie do wykonania (Rys. 7.56), umożliwiając podgląd i modyfikację zadania. [Usuń zadanie] - usuwa wskazane zadanie z listy zadań. Historia kontaktów, zakładka: Wizyty. Na zakładce: Wizyty znajduje się lista wszystkich wizyt handlowych dotyczących danego kontrahenta. Rys7.61 Historia kontaktów, zakładka: Wizyty. Funkcje znajdujące się w tym oknie są identyczne jak na zakładce Konwersacje i Zadania Raporty towarów Definicje raportów obecności i konkurencji. Po wybraniu opcji Raporty towarów z menu Listy wyświetla się okno: Definicje raportów obecności i konkurencji. Na liście możliwe jest zdefiniowanie nowych raportów według wybranego rodzaju: Konkurencji oraz Obecności. W oknie: Definicje raportów obecności i konkurencji znajdują się następujące funkcje 7.91

92 Filtr. Umożliwia filtrowanie wyświetlania pozycji. Archiwalne. Po zaznaczeniu parametru na liście wyświetlać się będą w kolorze szarym raporty oznaczone jako archiwalne. Rodzaj raportu. Lista rozwijalna z możliwością wyboru: Wszystkie, Konkurencji, Obecności. Lokator. Funkcja umożliwiająca wyszukanie raportu po wpisaniu na liście kodu raportu. Sortowanie. Lista sortowana jest alfabetycznie według kodu raportu. Kopiowanie. Za pomocą przycisków ctrl+insert możliwe jest kopiowanie raportów. [Dodaj] funkcja umożliwiająca dodanie nowej karty raportu. [Zmień] funkcja umożliwiająca podgląd wybranego na liście raportu. [Usuń] - usuwa wskazane raporty z listy. Możliwe jest usunięcie wybranego raportu tylko wtedy gdy nie został on dodany do żadnego wzorca elementu Karta raportu Rys Definicje raportów obecności i konkurencji, zakładka: Ogólne. W oknie: Definicje raportów obecności i konkurencji znajdują się następujące funkcje Kod. Wymagane pole tekstowe służące do uzupełnienia unikalnego kodu raportu. Nazwa. Wymagane pole tekstowe służące do uzupełnienia nazwy raportu. Rodzaj. Z listy rozwijalnej dostępne są dwa rodzaje raportu: Obecności oraz Konkurencji. Utworzył. Nazwa operatora, który utworzył raport a także data utworzenia raportu. Modyfikował. Nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował raport a także data modyfikacji. Archiwalny. Parametr umożliwiający archiwizację raportu. Po zaznaczeniu pojawi się pole z nazwą operatora oraz datą archiwizacji. Kolumny wymagane. Grupa parametrów: Ilość, Cena, Ekspozycja, Facing-ilość. 7.92

93 Towary. Obszar prezentujący towary dodane do raportu. Możliwe jest przyłącznie towaru z listy towarów, z grupy towarów jak również odłączenia towaru z raportu. Rys Karta raportu, zakładka: Ogólne Lista wizyt * Okno wyświetla listę zarejestrowanych w systemie wizyt handlowych do wykonania. Aby otworzyć okno, należy: z menu: Działania, wybrać podmenu: Lista wizyt lub na pasku narzędzi nacisnąć przycisk: [Lista wizyt]. W oknie: Lista wizyt znajdują się cztery zakładki: Wg nazwy, Wg terminu, Wg kontrahenta, Wg pracownika. Na zakładce: Wg nazwy, wizyty uporządkowane są alfabetycznie wg nazwy. Na zakładce: Wg terminu, wizyty uporządkowane są w kolejności terminu realizacji. Na zakładce: Wg kontrahenta, wizyty są prezentowane w alfabetycznej kolejności akronimów kontrahentów, których dotyczą. Na zakładce: Wg pracownika, wizyty uporządkowane są alfabetycznie wg akronimu pracownika przypisanego do wizyty Na liście możliwe jest kopiowanie wizyty za pomocą ctrl+insert. Pola służące określaniu kryterium wyświetlania Filtr. Służy wyfiltrowaniu wyświetlania wizyt na liście. Właściciel. Umożliwia filtrowanie listy wizyt według Właściciela wskazanego w filtrze. Obsługa. Umożliwia filtrowanie wizyt według akronimu pracownika wskazanego na wizycie na zakładce Ogólne, w polu Obsługa. Kontrahent. Umożliwia filtrowanie wizyt według akronimu kontrahenta przypisanego do wizyty. * Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.93

94 Typ. Umożliwia filtrowanie listy wizyt według Typu wskazanego w filtrze. Typ wizyty określa się w Słowniku kategorii dla CRM (moduł Administracja). Stan. Na liście będą prezentowane tylko wizyty których stan jest taki, jak wskazany w tym polu. Możliwe jest wybranie następujących stanów: Niepotwierdzone wyświetlone zostaną wszystkie wizyty znajdujące się w buforze. Potwierdzone wyświetlone zostaną wizyty, które zostały potwierdzone, ale żaden z elementów nie ma zaznaczonego parametru: Wykonano oraz żaden z elementów nie ma wybranego powodu niewykonania. W realizacji wyświetlone zostaną wszystkie wizyty, które mają stan: W realizacji. Taki stan mają wizyty na których operator zaznaczył parametr: Wykonano na co najmniej jednym elemencie wizyty lub co najmniej jeden element wizyty ma wybrany Powód niewykonania. Do realizacji wyświetlone zostaną wszystkie wizyty o stanie: Potwierdzone oraz: W realizacji. Wykonane wyświetlone zostaną wizyty zakończone z wybraną opcją: Wizyta wykonana. Niewykonane wyświetlone zostaną wizyty zakończone z wybraną opcją: Wizyta niewykonana. Odrzucone wyświetlone zostaną wizyty odrzucone. Anulowane wyświetlone zostaną wizyty anulowane. Zakończone wyświetlone zostaną wizyty zakończone: Wykonane, Niewykonane i Odrzucone. Podczas anulowania wizyty handlowej automatycznie usuwane są powiązania z przejazdem dodanym do wizyty. Planowany termin. Umożliwia filtrowanie listy wizyt według wskazanego zakresu czasowego. Zakończono. Umożliwia filtrowanie listy wizyt według wskazanego terminu zakończenia wizyt. Rys Lista wizyt. Przyciski służące wykonywaniu poszczególnych czynności [Generuj wizyty] umożliwia generowanie wizyt. Otwiera okno: Generowanie wizyt [Dodaj wizytę] - otwiera okno: Wizyta, w celu dodania nowej wizyty. [Podgląd] - otwiera okno: Wizyta, umożliwiając jej podgląd i modyfikację 7.94

95 [Usuń] - usuwa wskazaną na liście wizytę. [Zamknij okno] - zamyka okno z Listą wizyt Dodatkowo na zakłace Wg terminu znajdują się przyciski: [Przesuń w górę] umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą wizyt. Przesuwa wizytę o jedną pozycję w górę. [Przesuń w dół] umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą wizyt. Umożliwia przesunięcie wizyty o jedną pozycję w dół. Przyciski Przesuń w górę/przesuń w dół będą aktywne, jeżeli będą spełnione wszystkie poniższe warunki: Operator znajduje się na zakładce Wg terminu Lista została zawężona do konkretnego pracownika Ustawienie kursora wskazuje na wizytę o stanie niezatwierdzona Istnieje nad wskazaną wizytą (czyli wizyta z wcześniejszym terminem) inna wizyta o stanie niezatwierdzona Opcje dostępne w menu kontekstowym z poziomu listy wizty: Dodaj Zmień Usuń zaznaczone Odrzuć zaznaczone Zatwierdź zaznaczone Anuluj zaznaczone Otwórz zaznaczone Przykład: Operator przegląda wizyty danego pracownika ułożone w kolejności wg terminu rozpoczęcia, a następnie chce zmienić kolejność sąsiadujących ze sobą wizyt np: Wizyta A do kontrahenta K1 08:00 do 12:00 (czyli będzie trwać 4H) Wizyta B do kontrahenta K2: 14:00 do 15:00 (czyli będzie trwała 1h, przy czym na przebycie drogi od kontrahenta K1 do K2 dany pracownik ma 2H: taka jest przerwa pomiędzy wizytami). Kierownik chce zmienić kolejność wizyt, tak aby pracownik pojechał najpierw do K2, a potem do K1, wykonuje więc operację przesuń w górę na wizycie B, w wyniku czego mamy: Wizyta B od 08:00 do 09:00 Wizyta A do 11:00 do 15:00, zachowany zostaje więc zarówno zaplanowany czas trwania poszczególnych wizyt, jak i czas na dojazd z jednej na druga wizytę. Może się zdarzyć, że wizyta poprzednia jest anulowana, lub zakończona, wówczas zostanie pominięta a zamiana zostanie dokonana z wizytą, dla której ta operacja ma sens. 7.95

96 7.22 Wizyta handlowa * Za pomocą dokumentu Wizyta handlowa można przygotować i realizować wizytę handlową. Dokument można zarejestrować ręcznie, lub przy wykorzystaniu słownika elementów wizyt, lub wzorca wizyty. Dokument składa się z pięciu zakładek: Ogólne, Kontrahent, Nagłówek, Atrybuty, Załączniki. Aby dodać nową Wizytę handlową, należy w oknie: Lista wizyt nacisnąć przycisk: [Nowy]. Uwaga: Po dodaniu elementów za pomocą przycisku importować elementów wizyty za pomocą Wzorca wizyt. Przycisk nieaktywny. nie można już jest Wizyta handlowa, zakładka: Ogólne Na zakładce dostępne są następujące pola i funkcje: Obsługa za pomocą przycisku możliwe jest otwarcie Listy pracowników, z której będzie można wskazać osobę obsługującą wizytę. Nazwa nazwa wizyty handlowej. Nazwa ta będzie wyświetlana na liście wizyt. Kontrahent - Przycisk uruchamiający otwarcie listy kontrahentów i umożliwiający wybór kontrahenta. [Edycja kontrahenta] przycisk umożliwia podgląd i edycję karty kontrahenta głównego. Uwaga: Przypisanie kontrahenta do wizyty będzie możliwe, tylko wtedy, gdy na definicji dokumentu przypisany będzie dany rodzaj kontrahenta. Uwaga: Można zmienić lub wprowadzić kontrahenta na niezatwierdzonej wizycie wyłącznie wtedy, jeżeli z żadnym elementem tej wizyty nie powiązano dotąd: zadania, wątku, działania CRM, ankiety * Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.96

97 Rys Wizyta, zakładka: Ogólne. Wzorzec pozwala określić wzorzec, na którym oparty jest dany dokument wizyty. Za pomocą przycisku możliwe jest otwarcie okna: Słownik wzorców wizyt, w celu wskazania odpowiedniego wzorca. Przycisk jest aktywny na wizycie niezatwierdzonej, na której nie ma Elementów. Przycisku można użyć tylko jeden raz na jednej wizycie. Uwaga: Można zmienić pracownika na niezatwierdzonej wizycie wyłącznie wtedy, jeżeli z żadnym elementem tej wizyty nie powiązano dotąd: zadania, wątku, działania CRM, ankiety. Typ typ wizyty handlowej. Typ należy zdefiniować w module Administrator w Słowniku kategorii dotyczącej CRM - Typ wizyty. Planowany termin przycisk otwiera okno z kalendarzem z możliwością wyboru daty. Podczas ręcznego dodawania nowej wizyty podpowiada się data i godzina bieżąca. Czas planowany w polu prezentowany jest planowany czas realizacji wizyty. Odrzucono parametr umożliwiający odrzucenie dokumentu wizyty znajdującego się w buforze. Po zaznaczeniu parametru wyświetla się akronim oraz data i godzina odrzucenia wizyty. Czas realizacji w polu prezentowana jest różnica pomiędzy terminem Do i terminem Od, przeliczona na godziny. Pole to pojawia się na dokumencie wizyty potwierdzonej. Przycisk [Ustal termin] przycisk ustala termin realizacji wizyty. Jest aktywny na wizycie niezatwierdzonej, jeżeli zdefiniowano na niej pracownika i jeżeli czas realizacji wizyty jest większy od zera. Po zmianie czasu realizacji (ręcznie przez operatora, lub wskutek zmiany daty Od/DO przycisk zmienia wygląd na: Uwaga: Jeżeli czas trwania wizyty jest większy od zera i wizyta, zgodnie z definicją dokumentu, generuje zapis w terminarzu, wówczas po uruchomieniu przycisku system odszuka pierwszy wolny termin pracownika przypisanego do wizyty trwający przynajmniej tyle, ile wynosi czas realizacji wizyty, który zaczyna się nie później niż termin Od wizyty i przesunie odpowiednio termin Od -Do wizyty. Podczas poszukiwania tego terminu system uwzględni nie tylko kalendarz pracownika, ale również inne zadania terminarza. 7.97

98 Zakończono przycisk umożliwia zakończenie wizyty. Parametr można zaznaczyć na dokumencie zatwierdzonym, na którym wykonano elementy oznaczone jako obowiązkowe, lub wpisano przyczyny niewykonania elementów obowiązkowych. Po zaznaczeniu parametru Zakończono zostają wypełnione pola z datą i godziną wykonania operacji oraz kodem operatora, który dokonał tej operacji. Zaznaczenie parametru Zakończono uaktywnia do edycji parametry: Wizyta wykonana, Wizyta niewykonana. Wizyta wykonana parametr określa realizację wizyty jako wykonanej Jest dostępny do edycji w przypadku, gdy zaznaczono parametr Zakończono. Wizyta niewykonana parametr określa zakończenie wizyty jako niewykonanej i w praktyce oznacza rezygnację z wizyty. Jest dostępny do edycji w przypadku, gdy zaznaczono parametr Zakończono. Okno Wizyty podzielone jest na dwie części. W panelu lewym jest prezentowana lista Elementów wizyty, natomiast w panelu prawym szczegółowe informacje na temat poszczególnych elementów. Okno elementów może zostać automatycznie wypełnione po wybraniu określonego wzorca wizyty, który można wybrać w oknie Słownik wzorców wizyt, po naciśnięciu przycisku. Dla tych elementów wizyty, które oznaczone są jako Wymagane, w kolumnie Kod przed wartością kodu jest wyświetlany znak wykrzyknika. Wykonane elementy wizyty są prezentowane w kolorze bordowym. W panelu lewym Elementy, dostępne są przyciski: [Przesuń w górę] umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą elementów wizyty. Przesuwa element o jedną pozycję w górę. [Przesuń w dół] umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą elementów wizyty. Przesuwa element o jedną pozycję w dół. [Dodaj element] - umożliwia dodanie lub zaimportowanie elementu wizyty. [Podgląd] - otwiera okno elementu wizyty [Usuń] - usuwa wskazany na liście element wizyty. Jest aktywny na wizycie niezatwierdzonej. Prawy panel okna Wizyta jest podzielony na dwie podzakładki: Ogólne oraz Opis Na zakładce Ogólne są prezentowane kontekstowo szczegóły, związane z elementem wizyty, na który wskazuje ustawienie kursora w lewym panelu. Elementem wspólnym tej sekcji, niezależnym od tego, którego elementu dotyczą prezentowane dane oraz na której podzakładce otwarte będzie okno, jest sekcja z checkboxem Wykonano oraz z przyczynami niewykonania czynności. Pozostały obszar może być inny dla każdego elementu wizyty. Różne tez są możliwe do wykonania operacje. Na podzakładce Opis prezentowane są dwie sekcje zawierające pola opisowe: Opis działania, na której prezentowany będzie opis zdefiniowany dla danego elementu wizyty Opis wykonania, w którym operator będzie mógł umieścić dowolna informację tekstową o sposobie wykonania elementu wizyty. W oknie wizyty dla elementu rodzaju: Przejazd umożliwiono przechowanie danych GPS. Dane GPS mogą być wypełniane tylko przez programy zewnętrzne. W przyszłości Mobilny Sprzedawca na platformę Android będzie te dane wypełniał. Jeżeli dane będą wypełnione, to w grupie: Przyjazd pokaże się przycisk: mapie]. [Pokaż na 7.98

99 Wizyta handlowa, zakładka: Kontrahent Na zakładce: Kontrahent, wyświetlane są szczegóły danych kontrahenta wskazanego na zakładce Ogólne wizyty, przepisane z karty kontrahenta. Dostawcę można wybrać poprzez wpisanie jego akronimu lub wybór z listy otwieranej przyciskiem: przyciskiem:. Adres można wybrać z listy adresów kontrahenta, otwieranej. Domyślnie przepisywany jest adres aktualny. Na zakładce wyświetlane są następujące dane kontrahenta: Nazwa, NIP, Pesel, Plan kont, Regon. podgląd i edycję karty kontrahenta głównego docelowego. [Edycja kontrahenta] przycisk umożliwia Rys Wizyta, zakładka: Kontrahent. Na dokument można również wprowadzić osobę odpowiedzialną ze strony kontrahenta. Osobę wybiera się spośród osób, przypisanych do kontrahenta w oknie: Karta kontrahenta, na zakładce: Osoby. Istnieje możliwość wysyłania maila/kontaktu do Osoby za pomocą zdefiniowanych komunikatorów Za pomocą przycisku: z listy pracowników można również wskazać Opiekuna do dokumentu, wybieranego Wizyta handlowa, zakładka: Nagłówek Na zakładce dostępne są następujące pola: Numer - numer dokumentu zgodny ze schematem numeracji, określonym w Konfiguracji systemu Właściciel - Centrum struktury praw, do którego należy operator wystawiający dokument. Jeśli operator należy do wielu centrów, przy tworzeniu dokumentu przepisywane jest domyślne centrum operatora. W takim przypadku właściciela dokumentu można zmienić, wybierając spośród tych, do których jest przypisany operator. URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z dokumentem Wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie. 7.99

100 Opis - dodatkowy opis dokumentu Data wystawienia - data wystawienia dokumentu Wystawił - nazwa operatora, który wystawił dokument. Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument. Zatwierdził - nazwa operatora, który zatwierdził dokument Rys Wizyta, zakładka: Nagłówek Wizyta handlowa, zakładka: Atrybuty Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do wizyty. Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach Wizyta handlowa, zakładka: Załączniki Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących Wizyty. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki) Słownik wzorców wizyt * Słownik wzorców wizyt jest dostępny z menu Listy. W słowniku prezentowana jest lista Wzorów wizyt zarejestrowanych w systemie. Pod listą znajduje się standardowy filtr oraz parametr Archiwalne, po zaznaczeniu którego na liście wyświetlą się również te wizyty oznaczone jako archiwalne. Dane prezentowane są w trzech kolumnach: Kod kod wzorca wizyty Nazwa nazwa wzorca wizyty Typ typ wzorca wizyty * Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.100

101 Przyciski służące wykonywaniu poszczególnych czynności [Dodaj wzorzec wizyty] - otwiera okno: Wzorzec wizyty, w celu dodania nowego wzorca do Słownika wzorców wizyt. [Podgląd] - otwiera okno: Wzorzec wizyty, umożliwiając jej podgląd i modyfikację. [Usuń] usuwa ze Słownika wzorca wizyt wskazany na liście Wzorzec wizyty. [Zamknij okno] - zamyka okno z Wzorcem wizyty. Rys Słownik wzorców wizyt. Okno umożliwia definiowanie wzorców wizyt, w oparciu o które operator będzie mógł szybko utworzyć konkretne wizyty. Jeśli wzorzec wizyty zostanie przypisany do oddziału mobilnego, wówczas nie jest możliwe jego usunięcie Wzorzec wizyty * Wzorzec wizyty, zakładka: Ogólne Zakładka Ogólne Wzorca wizyty składa się z dwóch części. Jedna część dotyczy nagłówka dokumentu, druga Elementów. Na zakładce dostępne są następujące pola: Kod kod wzorca wizyty. Nazwa nazwa wzorca wizyty. Typ typ wzorca wizyty. Typy definiuje się w module Administrator w Słowniku kategorii dla CRM. Czas realizacji czas realizacji wzorca wizyty. URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z dokumentem Wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie. * Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.101

102 Opis - dodatkowy opis dokumentu. Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu. Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji. Archiwalny parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z nazwą operatora oraz datą archiwizacji. W dolnej części okna prezentowana jest lista elementów wzorca wizyty. Elementy wymagane są oznaczone wykrzyknikiem przed kodem elementu. Przyciski służące wykonywaniu poszczególnych czynności [Dodaj] umożliwia dodanie elementu wzorca wizyty bądź importowanie elementu ze Słownika elementów wizyt [Podgląd] - otwiera okno: Element wzorca wizyty, umożliwiając podgląd i modyfikację. [Usuń] - usuwa wskazany na liście element Wzorca wizyty. [Przesuń w górę] umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą elementów Wzorca wizyty. Przesuwa element o jedną pozycję w górę. [Przesuń w dół] umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą elementów Wzorca wizyty. Przesuwa element o jedną pozycję w dół. [Zamknij okno] - zamyka okno z Wzorcem wizyty 7.102

103 Rys Wzorzec wizyty, zakładka: Ogólne Wzorzec wizyty, zakładka: Atrybuty Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do Wzorca wizyty. Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach 7.103

104 Wzorzec wizyty, zakładka: Załączniki Rys Wzorzec wizyty, zakładka: Atrybuty. Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących Wzorca wizyty. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział:załączniki)

105 7.25 Wzorce elementów wizyty handlowej * Rys Wzorzec wizyty, zakładka: Załączniki. Wzorzec wizyty handlowej o kodzie HANDL zawiera osiem predefiniowanych elementów ze Słownika elementów wizyt. Tymi elementami są: Przejazd, Zamówienia, Należności, Ankiety, Zadania, Konwersacje, Kampanie, Inny. Do wzorca wizyty handlowej o kodzie HANDL istnieje również możliwość dodania dodatkowych elementów, po wybraniu funkcji: Dodaj element przy przycisku:. Każdy z Elementów wzorca wizyty zawiera zakładki: Atrybuty i Załączniki. Na zakładce Atrybuty istnieje możliwość przypisania atrybutów do Elementu wzorca wizyty. Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach. Na zakładce Załącnziki możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących Wzorca wizyty. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki) Element wzorca wizyty: Przejazd Ten typ elementu umożliwia rejestrowanie przejazdu samochodem służbowym, tj. rejestrowanie licznika czy czasu przejazdu. Na zakładce dostępne są następujące pola: Kod kod Elementu wzorca wizyty. Nazwa nazwa Elementu wzorca wizyty. Rodzaj Rodzaj Elementu wzorca wizyty. Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu. * Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.105

106 Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji. Archiwalny parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z nazwą operatora oraz datą archiwizacji. URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie. Opis działania - dodatkowy opis elementu. Wymagany parametr określa czy dany element jest wymagany. Rys Element wzorca wizyty: Przejazd, zakładka: Ogólne Element wzorca wizyty: Zamówienia Ten typ elementu umożliwia zarejestrowanie dokumentów w trakcie wizyty. Na zakładce dostępne są następujące pola: Kod kod Elementu wzorca wizyty. Nazwa nazwa Elementu wzorca wizyty. Rodzaj Rodzaj Elementu wzorca wizyty. Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu. Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji. Archiwalny parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z nazwą operatora oraz datą archiwizacji. URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie. Opis działania - dodatkowy opis elementu

107 Typy dokumentów w oknie wyświetlają się typy dokumentów, które można związać przyciskiem [Zwiąż dokument]. Na elemencie wizyty utworzonej w oparciu o ten wzorzec operator będzie mógł zarejestrować wyłącznie jedne ze wskazanych we wzorcu typów dokumentu: FS, PA, WZ, RW, WM, RLS, OS, ZS, ZZ, ZW, WH wzorca wizyty. [Rozłącz dokument] przycisk usuwa powiązanie wskazanego dokumentu z Elementem Wymagany parametr określa czy dany element jest elementem wymaganym. Elementy wymagane na wzorcu wizyty są oznaczone wykrzyknikiem. Rys Element wzorca wizyty: Zamówienia, zakładka: Ogólne Element wzorca wizyty: Należności Ten typ elementu umożliwia przegląd należności kontrahenta i przyjmowanie zapłaty. Na zakładce dostępne są następujące pola: Kod kod Elementu wzorca wizyty. Nazwa nazwa Elementu wzorca wizyty. Rodzaj Rodzaj Elementu wzorca wizyty. Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu. Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji. Archiwalny parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z nazwą operatora oraz datą archiwizacji. URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz 7.107

108 stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie. Opis działania - dodatkowy opis elementu. Wymagany parametr określa czy dany element jest wymagany. Elementy wymagane na wzorcu wizyty są oznaczone wykrzyknikiem. Rys Element wzorca wizyty: Należności, zakładka: Ogólne Element wzorca wizyty: Ankiety Ten typ elementu umożliwia udzielenie odpowiedzi na pytania dotyczące kontrahenta lub towarów. Na zakładce Ogólne dostępne są następujące pola: Kod kod Elementu wzorca wizyty. Nazwa nazwa Elementu wzorca wizyty. Rodzaj Rodzaj Elementu wzorca wizyty. Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu. Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji. Archiwalny parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z nazwą operatora oraz datą archiwizacji. URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie. Opis działania - dodatkowy opis elementu. Wymagany parametr określa czy dany element jest wymagany. Elementy wymagane na wzorcu wizyty są oznaczone wykrzyknikiem

109 Rys Element wzorca wizyty: Ankiety, zakładka: Ogólne. Na zakładce Ankiety możliwe jest przypisanie ankiety do elementu wzorca wizyty. Zakładka Ankiety podzielona jest na trzy kolumny, w których prezentowane są informacje dotyczące Kodu, Nazwy i Rodzaju ankiety. Na zakładce Ankiety znajdują się przyciski: [Dodaj] umożliwia dodanie ankiety do elementu wzorca wizyty [Podgląd] - otwiera okno: Ankieta, umożliwiając jej podgląd i modyfikację. [Usuń] - usuwa wskazaną na liście ankietę Po przyciśnięciu przycisku otwiera się okno Ankieta, w którym za pomocą przycisku można otworzyć okno z Definicją ankiet i wskazać odpowiednią ankietę, która ma być przepisana do elementu wzorca wizyty. W oknie Ankieta można określić listę towarów, które staną się przedmiotem ankiety i które w ramach tej ankiety należy ocenić. Aby wskazać takie towary należy użyć przycisku [Przypisz towar]. Zostanie wówczas otworzona Lista towarów, na której można wskazać towary. Aby odłączyć towary, należy wcisnąć przycisk [Odłącz towar] przycisk usuwa powiązanie wskazanego towaru z ankietą

110 Element wzorca wizyty: Zadania Rys Ankieta Ten typ elementu umożliwia wykonywania zadań CRM związanych z danym kontrahentem. Na zakładce Ogólne dostępne są następujące pola: Kod kod Elementu wzorca wizyty. Nazwa nazwa Elementu wzorca wizyty. Rodzaj Rodzaj Elementu wzorca wizyty. Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu. Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji. Archiwalny parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z nazwą operatora oraz datą archiwizacji. URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie. Opis działania - dodatkowy opis elementu. Wymagany parametr określa czy dany element jest wymagany. Elementy wymagane na wzorcu wizyty są oznaczone wykrzyknikiem. Przypisz niezakończone zadania operatora - zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie pól Od i Do. Podczas dodawania elementu wizyty w oparciu o taki wzorzec system przypisze niewykonane zadania pracownika przypisanego do wizyty, a związane z kontrahentem z tej wizyty,.we wskazanym terminie przed wizytą i po wizycie. Termin Od i Do jest określany w dniach

111 Rys Element wzorca wizyty: Zadania, zakładka: Ogólne Na zakładce Zadania możliwe jest przypisanie zadań do elementu wzorca wizyty. Zakładka Zadania podzielona jest na trzy kolumny, w których prezentowane są: Tytuł zadania, Rodzaj zadania i Priorytetu. Na zakładce Zadania znajdują się przyciski: [Dodaj] umożliwia dodanie zadania lub importowanie zadania ze Słownika zadań [Podgląd] - otwiera okno: Zadanie wzorca elementu wizyty, umożliwiając jego podgląd i modyfikację. [Usuń] - usuwa wskazane na liście zadanie

112 Rys Element wzorca wizyty: Zadania, zakładka: Zadania Element wzorca wizyty: Konwersacje Ten typ elementu umożliwia rejestrowanie oraz obsługę konwersacji związanych z kontrahentem. Na zakładce Ogólne dostępne są następujące pola: Kod kod Elementu wzorca wizyty. Nazwa nazwa Elementu wzorca wizyty. Rodzaj Rodzaj Elementu wzorca wizyty. Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu. Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji. Archiwalny parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z nazwą operatora oraz datą archiwizacji. URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie. Opis działania - dodatkowy opis elementu. Wymagany parametr określa czy dany element jest wymagany. Elementy wymagane na wzorcu wizyty są oznaczone wykrzyknikiem. Przypisz niezakończone wątki operatora - zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie pól Od i Do. Umożliwia przypisanie niezakończonych wątków operatora, a związanych z kontrahentem z wizyty we wskazanym terminie przed wizytą i po wizycie. Termin Od i Do jest określany w dniach

113 Rys Element wzorca wizyty: Konwersacje, zakładka: Ogólne Element wzorca wizyty: Kampanie Ten typ elementu pozwala na wykonywanie działań związanych z kampaniami CRM, w których uczestniczy kontrahent z wizyty. Na zakładce Ogólne dostępne są następujące pola: Kod kod Elementu wzorca wizyty. Nazwa nazwa Elementu wzorca wizyty. Rodzaj Rodzaj Elementu wzorca wizyty. Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu. Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji. Archiwalny parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z nazwą operatora oraz datą archiwizacji. URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie. Opis działania - dodatkowy opis elementu. Wymagany parametr określa czy dany element jest wymagany. Elementy wymagane na wzorcu wizyty są oznaczone wykrzyknikiem. Przypisz niezakończone działania operatora - zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie pól Od i Do. Umożliwia przypisanie niezakończonych działań wynikających z kampanii CRM operatora, a związanych z kontrahentem z wizyty. we wskazanym terminie przed wizytą i po wizycie. Termin Od i Do jest określany w dniach

114 Element wzorca wizyty: Inny Rys Element wzorca wizyty: Kampanie, zakładka: Ogólne. Na zakładce Ogólne dostępne są następujące pola: Kod kod Elementu wzorca wizyty. Nazwa nazwa Elementu wzorca wizyty. Rodzaj Rodzaj Elementu wzorca wizyty. Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu. Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji. Archiwalny parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z nazwą operatora oraz datą archiwizacji. URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie. Opis działania - dodatkowy opis elementu. Wymagany - parametr określa czy dany element jest wymagany. Elementy wymagane na wzorcu wizyty są oznaczone wykrzyknikiem

115 Rys Element wzorca wizyty: Kampanie, zakładka: Ogólne Element wzorca wizyty: Raport obecności towarów Kod kod Elementu wzorca wizyty. Nazwa nazwa Elementu wzorca wizyty. Rodzaj Rodzaj Elementu wzorca wizyty. Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu. Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji. Archiwalny parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z nazwą operatora oraz datą archiwizacji. Wymagany parametr umożliwiający oznaczenie wzorca elementu jako wymagany. Po zaimportowaniu tego elementu do dokumentu Wizyty handlowej element będzie oznaczony czerwonym wykrzyknikiem. Raporty obszar umożliwiający wiązanie raportów zdefiniowanych na liście: Definicje raportów i obecności. URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie. Opis działania - dodatkowy opis elementu

116 Rys Element wzorca wizyty: Raport obecności towarów, zakładka: Ogólne Element wzorca wizyty: Raport towarów konkurencji Wzorzec: Raport towaró konkurencji jest zbudowany analogicznie w stosunku do wzorca: Raport obecności towarów. Różnicą jest tylko rodzaj raportu jaki można powiązać z wzorcem Element wzorca wizyty: Merchandising Element ma na celu nakazanie Przedstawicielowi sprawdzenie ułożenia towarów na półkach w odpowiedni sposób według zadanego zdjęcia. Kod kod Elementu wzorca wizyty. Nazwa nazwa Elementu wzorca wizyty. Rodzaj Rodzaj Elementu wzorca wizyty. Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu. Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji. Archiwalny parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z nazwą operatora oraz datą archiwizacji. Wymagany parametr umożliwiający oznaczenie wzorca elementu jako wymagany. Po zaimportowaniu tego elementu do dokumentu Wizyty handlowej element będzie oznaczony czerwonym wykrzyknikiem. Wzory obszar umożliwiający dodanie załącznika. URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie. Opis działania - dodatkowy opis elementu

117 Rys Element wzorca wizyty: Merchandising, zakładka: Ogólne Słownik elementów wizyt * W Słowniku elementów wizyt znajdują się predefiniowane w module Administrator, w Słowniku Kategorii dla CRM, Rodzaje elementu wizyty. Tymi predefiniowanymi elementami są: Przejazd, Rejestrowanie dokumentu, Należności, Ankiety, Zadania, Konwersacje, Kampanie, Inny. Na podstawie Słownika elementów wizyt można zbudować wzorzec wizyty lub konkretną wizytę. Okno Słownik elementów wizyt można otworzyć poprzez wybranie go z odpowiedniej Listy w menu modułu CRM, bądź poprzez wybranie z listy koło przycisku: Na formatce znajdują się następujące przyciski i funkcje: funkcji Importuj element. [Dodaj] umożliwia dodanie elementu do Słownika elementów wizyt bądź importowanie elementu ze Słownika elementów wizyt [Podgląd] - otwiera okno: Element wzorca wizyty, umożliwiając podgląd i modyfikację. [Usuń] - usuwa wskazany na liście element Wzorca wizyty. [Przesuń w górę] umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą elementów Wzorca wizyty. Przesuwa element o jedną pozycję w górę. [Przesuń w dół] umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą elementów Wzorca wizyty. Przesuwa element o jedną pozycję w dół. [Zamknij okno] - zamyka okno z Wzorcem wizyty Archiwalne parametr umożliwiający wyświetlenie na liście elementów wizyty oznaczonych jako archiwalne. * Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.117

118 Rys Słownik elementów wizyt Wzorzec elementu wizyty * Wzorzec elementu wizyty, zakładka: Ogólne Okno Wzorca elementu wizyty dodaje się po wciśnięciu przycisku Na zakładce: Ogólne, Wzorca elementu wizyty dostępne są następujące pola: Kod kod Wzorca elementu wizyty. Nazwa nazwa Wzorca elementu wizyty. w oknie: Słownik elementów wizyt. Rodzaj Rodzaj elementu wizyty. Rodzaje elementu wizyty definiuje się w module Administrator w Słowniku kategorii dla CRM. Predefiniowane rodzaje to: Ankiety, Kampanie, Konwersacje, Należności, Przejazd, Rejestracja dokumentów, Zadania. Inny. Archiwalny parametr umożliwiający zarchiwizowanie wzorca elementu wizyty. Wymagany parametr określa czy dany element jest wymagany. Element wymagany będzie oznaczony na Wzorcu wizyty wykrzyknikiem. URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z dokumentem Wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie. Opis działania - pole tekstowe, w który możliwe jest podanie informacji dodatkowych. Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument, a także data utworzenia wzorca. Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument, a także data modyfikacji. * Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.118

119 Rys Wzorzec elementu wizyty, zakładka: Ogólne Wzorzec elementu wizyty, zakładka: Atrybuty Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do Wzorca elementu wizyty. Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach. Rys Wzorzec elementu wizyty, zakładka: Atrybuty Wzorzec elementu wizyty, zakładka: Załączniki Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących Wzorca elementu wizyty. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w 7.119

120 określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki) Elementy wizyty * Rys Wzorzec elementu wizyty, zakładka: Załączniki. Wizytę można utworzyć na podstawie wzorca wizyty o kodzie HANDL. Zawiera ona następujące predefiniowane w systemie elementy: Rejestracja dokumentów, Należności, Kampanie, Konwersacje, Zadania, Ankiety, Przejazd. Oprócz nich istnieje możliwość dodawania własnych elementów. Elementy są prezentowane za pomocą dwóch okien. W oknie lewym wyświetlane są kody i nazwy poszczególnych elementów, natomiast w oknie prawym widać szczegóły podświetlonego w oknie lewym elementu, z podziałem na dwie zakładki. Wszystkie elementy mają wspólną zakładkę o nazwie Opis. Do dokumentu wizyty można także dodać element niepredefiniowany Element wizyty Element wizyty, zakładka: Ogólne Okno Element wizyty dodaje się po wybraniu funkcji Dodaj element, z listy rozwijanej przy przycisku oknie: Wizyta. Tego rodzaju element wizyty można dodać tylko na dokumencie niezatwierdzonym. w * Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.120

121 Rys Element wizyty, zakładka: Ogólne. Na zakładce: Ogólne Elementu wizyty dostępne są następujące pola: Kod kod Elementu wizyty. Nazwa nazwa Elementu wizyty. Rodzaj Rodzaj elementu wizyty. Domyślnie jest wskazany: Inny URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z Elementem wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie. Opis - dodatkowy opis dokumentu. Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument oraz data utworzenia dokumentu. Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument oraz data modyfikacji. Wymagany parametr określa czy dany element jest wymagany. Element wymagany będzie oznaczony na Wizycie wykrzyknikiem. Element wizyty, zakładka: Atrybuty Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do Elementu wizyty. Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach. Element wizyty, zakładka: Załączniki Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących Elementu wizyty. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki) Element wizyty: Rejestracja dokumentów Na tym elemencie prezentowana jest lista dokumentów zarejestrowanych w ramach realizacji tego elementu wizyty. Istnieje również możliwość zarejestrowania nowych dokumentów. Typ dokumentu możliwy do 7.121

122 zarejestrowania jest uzależniony od dozwolonych typów przypisanych do tego elementu, będą to mogły być: oferta sprzedaży, zamówienie sprzedaży, faktury sprzedaży, wydanie zewnętrzne i paragon. Okno elementu składa się z dwóch zakładek: Ogólne i Opis oraz obszaru Towary wymagane. Na zakładce Ogólne prezentowane są informacje dotyczące Rodzaju dokumentu, Daty wystawienia, Wartości: Netto, Brutto (prezentowane w walucie systemowej), Nr u kontrahenta. Na zakładce znajdują się przyciski i funkcje: [Dodaj] umożliwia dodanie dokumentu do elementu. Przycisk jest aktywny na wizycie zatwierdzonej, niezakończonej, wyłącznie, jeżeli na wizycie został zdefiniowany kontrahent. [Podgląd] - umożliwia podgląd dokumentu. [Usuń] - usuwa wskazany na liście dokument. [Włącz/wyłącz sumowanie] włączona funkcja wylicza sumę dla kolumny Wartość Brutto/Netto. Na liście: Towary wymagane prezentowane są towary wskazane wcześniej na elemencie wzorca: Rejestracja dokumentów. W poszczególnych kolumnach prezentowane są: kod i nazwa towaru, ilość, jednostka oraz informacja czy towar jest wymagany czy nie. Na dokumencie wygenerowanym z poziomu elementu domyślnie pojawią się towary znajdujące się na liście, z możliwością usunięcia towaru oznaczonego jako Wymagaj Nie. Wykonano zaznaczenie parametru określa dany element jako wykonany Powód niewykonania powód niewykonania elementu wizyty Element wizyty: Należności Rys Element wizyty: Rejestracja dokumentów. W elemencie Należności prezentowane są dane w podziale na dwie sekcje. W górnej sekcji prezentowana jest lista nierozliczonych należności kontrahenta, którą można dodatkowo ograniczać do tylko przeterminowanych, czy też z terminem płatności zawartym z określonych przedziale czasu, czy też za pomocą konstruktora filtra. W dolnej sekcji prezentowana jest lista zarejestrowanych dokumentów KP. W dolnej części można przyjmować zapłatę z górnego panelu. W górnej części okna Należności prezentowana jest Lista nierozliczonych należności kontrahenta w podziale na kolumny: Numer, Dokument, Data, Termin, Kwota, Pozostaje

123 Dla tych płatności, których termin płatności już upłynął, data w kolumnie Termin jest prezentowana na czerwono. Pod listą należności, obok standardowego filtra znajdują się również dodatkowe filtry pozwalające na zawężenie listy należności. Są to pola: Okres okres za jaki będą wyświetlane należności. Tylko przeterminowane po zaznaczeniu parametru listę płatności będzie ograniczona do Termin już upłynął. tych, dla których Waluta - po zaznaczeniu parametru listę płatności będzie ograniczona do tych, których waluta będzie zgodna z tą wybraną w filtrze. Rys Element wizyty: Należności W górnej części okna ze szczegółami elementu znajdują się przyciski: [Włącz/wyłącz sumowanie] włączona funkcja wylicza sumę dla kolumny Wartość Brutto/Netto [Dodaj] umożliwia przyjęcie zapłaty, tj zarejestrowanie dokumentu KP, ewentualnie dokonania rozliczenia za pomocą opcji przy przycisku. Przycisk jest aktywny na wizycie zatwierdzone, niezakończonej, wyłącznie, jeżeli na wizycie został zdefiniowany kontrahent. W dolnej części okna Należności prezentowana jest lista zapisów kasowych powiązanych z danym elementem wizyty, w podziale na kolumny: Numer, Numer kwitu, Dokument, Data, Kwota, Treść. W dolnej części okna ze szczegółami elementu znajdują się przyciski i funkcje: [Podgląd] - umożliwia podgląd dokumentu. [Usuń] - usuwa wskazany na liście dokument. Wykonano zaznaczenie parametru określa dany element jako wykonany Powód niewykonania powód niewykonania elementu wizyty 7.123

124 Element wizyty: Kampanie Do elementu wizyty: Kampanie można powiązać aktywne działania prowadzone na kampaniach CRM wobec danego kontrahenta z wizyty tak, aby pracownik, który składa wizytę kontrahentowi mógł dodatkowo wykonać działania wynikające z uruchomionych kampanii. Operacja wyżej wymienionego wiązania polega bądź to na ręcznym wiązaniu tych działań poprzez wybór z listy działań prowadzonych wobec kontrahenta bądź też dokonywana jest przez system za pomocą opcji generuj. Użycie tej opcji spowoduje, że system przypisze do danej wizyty działania spełniające następujące warunki: działania aktywne, z kontrahentem i jego adresem zgodnym z kontrahentem/adresem wizyty, prowadzone przez operatora powiązanego z pracownikiem zdefiniowanym na wizycie i takie, które nie zostały dotąd spięte do innej niezakończonej wizyty. Z tego poziomu istnieje możliwość propagowania kontrahenta do kolejnego etapu kampanii, czy też zakończenie działania. Rys Element wizyty: Kampanie Szczegóły elementu Kampanie prezentowane są w kolumnach: Kategoria, Etap, Akwizytor, Osoba kontrahenta, Data akcji, Data zakończenia, Kwota, Szansa. Elementy w oknie mogą występować w następujących kolorach: Dla tych działań, które nie są zakończone, a których data zakończenia upłynęła data taka jest prezentowana w kolorze czerwonym Prospekty spropagowane kampania i etap prezentowana na szaro Prospekty zakończone sukcesem: kampania i etap prezentowana w kolorze zielonym Prospekty zakończone porażką: kampania i etap prezentowana w kolorze czerwonym W oknie znajdują się przyciski i funkcje: [Propaguj do następnego etapu] przycisk dostępny na wizycie zatwierdzonej, niezakończonej. Propaguje kontrahenta do następnego etapu kampanii. Po naciśnięciu przycisku: [Propaguj do wskazanego etapu] rozwija listę etapów dostępnych dla kontrahenta, z których może nastąpić propagacja. [Podgląd] - umożliwia podgląd dokumentu

125 [Dołącz] służy dołączeniu działania CRM, np. Kampanii, do wskazanego w lewym panelu etapu. Otwiera okno: Działania CRM. Przycisk jest aktywny na wizycie niezatwierdzonej, na której jest przypisany kontrahent. [Odłącz] służy odłączeniu elementów od prospektów wizyty. Jest aktywny na wizycie niezatwierdzonej. [Przypisz niezakończone działania operatora] przycisk dodaje prospekty kampanii, które można przypisać na wizytę. Istnieje możliwość wskazania do tej opereacji zakresu czasowego za pomocą przycisków Od, Do. Wykonano zaznaczenie parametru określa dany element jako wykonany Powód niewykonania powód niewykonania elementu wizyty Element wizyty: Konwersacje Do elementu wizyty: Konwersacje można powiązać niezakończone wątki konwersacji związane z kontrahentem z wizyty tak, aby pracownik, który składa wizytę kontrahentowi mógł przy okazji zakończyć wątek. Operacja wiązania polega bądź to na ręcznym wiązaniu z listy wątków kontrahenta, bądź też dokonywana jest przez system za pomocą stosownej opcji generuj. Użycie tej opcji powoduje, że system przypisze do danej wizyty wątki spełniające następujące warunki: niezakończone, związane z kontrahentem z wizyty, prowadzone przez operatora powiązanego z pracownikiem zdefiniowanym na wizycie i takie, które nie zostały dotąd spięte do innej niezakończonej wizyty. Dodatkowo z poziomu tego elementu można zarejestrować nowy wątek konwersacji i to zarówno na wizycie niezatwierdzonej (operator przygotowujący wizytę rejestruje nową sprawę, którą ma się zająć pracownik), jak i zatwierdzonej (pracownik wykonujący wizytę rejestruje nową rozmowę w trakcie wykonywania wizyty). Szczegóły elementu wizyty: Konwersacje prezentowane są w kolumnach: Tytuł, Data, Prowadzi, Osoba kontaktowa. W oknie znajdują się przyciski i funkcje: [Dołącz] służy dołączeniu konwersacji. Otwiera listę Konwersacji z kontrahentem zgodnym z kontrahentem z wizyty CRM. Przycisk jest aktywny na wizycie niezatwierdzonej, na której jest przypisany kontrahent. [Odłącz] służy do odłączenia elementów. Jest aktywny na wizycie niezatwierdzonej

126 Rys Element wizyty: Konwersacje [Dodaj] umożliwia dodanie do wątku elementu Zadania bądź Pozycji konwersacji. [Dodaj wątek] - służy rejestracji nowego wątku konwersacji z klientem. Przycisk jest aktywny na wizycie, na której zdefiniowano kontrahenta. Przycisk dostępny na wizycie zatwierdzonej i niezatwierdzonej. [Podgląd] - umożliwia podgląd formatki wątku/pozycji/zadania. [Usuń] - usuwa wskazaną na liście pozycję. [Przypisz niezakończone wątki operatora] przycisk dodaje wątki, które można przypisać na wizytę. Istnieje możliwość wskazania do tej operacji zakresu czasowego za pomocą przycisków Od, Do. Wątki zakończone - Jeżeli parametr będzie odznaczony, będą prezentowane wyłącznie wątki niezakończone. Jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas prezentowane są wątki niezakończone, jak i zakończone. Wykonano zaznaczenie parametru określa dany element jako wykonany. Powód niewykonania powód niewykonania elementu wizyty Element wizyty: Zadania Do elementu wizyty: Zadania można powiązać niewykonane zadania związane z kontrahentem z wizytą tak, aby pracownik, który składa wizytę kontrahentowi mógł przy okazji je wykonać. Wiązanie może być albo automatyczne przy dodaniu elementu, albo za pomocą przycisku z piorunem. Dodatkowo z tego poziomu istnieje możliwość dodania nowego zadania. Operacja dodania/usunięcia zadania możliwa jest wyłącznie na wizycie niezatwierdzonej (operator przygotowujący wizytę dodaje nowe zadania pracownikowi)

127 Rys Element wizyty: Zadania Jeżeli operator będzie chciał zlecić pracownikowi zadanie nie związane z kontrahentem (bo np. na wizycie nie będzie kontrahenta), wówczas może to wykonać za pomocą elementu wizyty o rodzaju Inne. Szczegóły elementu wizyty: Zadania prezentowane są w kolumnach: Tytuł, Rodzaj, Termin realizacji, priorytet. Elementy w oknie mogą mieć różne kolory: Dla zadań wykonanych tytuł jest prezentowany w kolorze szarym Zadania niewykonane, dla których termin Do już upłynął są prezentowane w kolorze czerwonym W oknie znajdują się przyciski i funkcje: [Dodaj] umożliwia dodanie Zadania bądź Importowania zadania ze Słownika zadań. [Podgląd] - umożliwia podgląd formatki wątku lub zadania. [Usuń] - usuwa wskazaną na liście pozycję. [Przypisz niezakończone zadania operatora] przycisk dodaje zadania, które można przypisać na wizytę. Istnieje możliwość wskazania do tej operacji zakresu czasowego za pomocą przycisków Od, Do. Przycisk jest aktywny na wizycie niezatwierdzonej. Stan umożliwia wyświetlenie tylko zadań ze wskazanym stanem. Możliwe stany do wyboru to: Do wykonania, Wykonane, Przeterminowane Rodzaj umożliwia filtrowanie listy zadań według wskazanego rodzaju. Dostępne rodzaje zadań to: Wszystkie, , Fax, Komunikator, List, Notatka, Spotkanie, Telefon. Wykonano zaznaczenie parametru określa dany element jako wykonany. Powód niewykonania powód niewykonania elementu wizyty Element wizyty: Ankiety Element wizyty: Ankiety składa się z dwóch części, dolnej i górnej

128 W górnej części szczegółów elementu prezentowana jest lista ankiet, które należy wypełnić w trakcie wizyty. Mogą to być zarówno ankiety towarowe tj. takie, w ramach których odpowiedzi udzielane są w kontekście konkretnych towarów oraz ankiety ogólne, których pytania dotyczą kontrahenta, którego dotyczy wizyta. Można tu również przypisać nową ankietę ogólną, czy też towarową. Dolna część szczegółów elementu jest uzależniona od rodzaju ankiety, na którą wskazuje ustawienie kursora w górnej części. Jeżeli wskazuje na ankietę ogólną, wówczas w dolnej części prezentowana jest w formie drzewa lista pytań zgrupowana w grupy pytań (jak na zakładce Ankieta kontrahenta w etapie kampanii). W przypadku ankiety towarowej w dolnej części prezentowana jest lista towarów przypisana do danej ankiety, a w kolumnach pytania tej ankiety. W obu przypadkach na wizycie zatwierdzonej w dolnej części możliwe jest udzielanie odpowiedzi na pytania metodą edit-in-place. Szczegóły elementu wizyty: Ankiety prezentowane są w kolumnach: Kod, Nazwa, Rodzaj. Szczegóły dodanej ankiety znajdują się w kolumnach Kod i Nazwa. W oknie znajdują się przyciski i funkcje: [Dodaj] umożliwia dodanie ankiety do elementu. Przycisk jest aktywny na wizycie niezatwierdzonej. Podnosi okno: Generowanie ankiet, w którym można wskazać ankietę, która ma być przypisana do elementu. [Podgląd] - umożliwia podgląd ankiety. Podnosi okno: Generowanie ankiet. [Usuń] - usuwa wskazaną na liście pozycję. Wykonano zaznaczenie parametru określa dany element jako wykonany. Powód niewykonania powód niewykonania elementu wizyty Element wizyty: Przejazd Rys Element wizyty: Ankiety W elemencie wizyty: Przejazd można zarejestrować przejazd samochodem, dokonywanym w ramach wizyty. Operator może w elemencie podać: samochód (z listy dostępnych samochodów), rodzaj przejazdu (ze słownika kategorii), datę i godzinę wyjazdy, miejsce, z którego wyjeżdża oraz stan licznika w chwili wyjazdu, a także: datę i godzinę przyjazdu, miejsce przyjazdu, stan licznika po przyjeździe

129 Na tej podstawie system obliczy: Odległość, porównując ww stany licznika oraz Czas przejazdu, porównując godzinę wyjazdu i przyjazdu. Uwaga: System proponuje niektóre z wyżej wymienionych danych samodzielnie wg zasady: Jeżeli dotąd nie zdefiniowano wyżej wymienionych danych wska zujących na tą wizytę, wówczas system proponuje samochód (gdy jest to jedyny samochód przypisany do pracownika z wizyty), rodzaj przejazdu (pierwsza wartość ze Słownika kategorii), miejsce wyjazdu (zgodne z miejscem przyjazdu najpóźniejszego przebiegu da nego samochodu), stan licznika przed wyjazdem (zgodny z największym stanem końcowym licznika z przebiegów danego samochodu), godziną przyjazdu (zgodną z godziną wyjazdu), miejsce przyjazdu (zgodne z adresem kontrahenta z wizyty). Wszystkie ww dane mogą zostać przez operatora zmienione. W oknie znajdują się następujące przyciski i funkcje: Rys Element wizyty: Przejazd - przycisk otwiera Listę samochodów, z której można wybrać samochód na element wizyty. Po wyborze odpowiedniego samochodu w odpowiednich polach są prezentowane: numer rejestracyjny, marka samochodu, model samochodu. Przycisk jest dostępny na zatwierdzonej wizycie. Rodzaj przejazdu możliwość wyboru z listy odpowiedniego Rodzaju przejazdu. Rodzaj przejazdu definiuje się w Słowniku kategorii dla Transportu - w polach definiuje się datę i godzinę dla Wyjazdu/Przyjazdu. Można to zrobić ręcznie lub za pomocą Kalendarza po wciśnięciu przycisku Data. Przycisk jest dostępny na zatwierdzonej wizycie. W oknie wizyty dla elementu rodzaju: Przejazd umożliwiono przechowywanie danych GPS. Dane GPS mogą być wypełniane tylko przez programy zewnętrzne. W przyszłości Mobilny Sprzedawca na platformę Android będzie te dane wypełniał. Jeżeli dane będą wypełnione, to w grupie: Przyjazd pokaże się przycisk: mapie]. Przycisk umożliwia wskazanie na mapie planu podróży. W bazie danych przejazdu, w tabeli cdn.samprzejazdy, dodano dwie kolumny: Sap_PrzyjazdGPSSz 3 cyfry przed przecinkiem i 6 cyfr po przecinku: Szerokość gograficzna [Pokaż na 7.129

130 Sap_PrzyjazdGPSDl 3 cyfry przed przecinkiem i 6 cyfr po przecinku: Długość geograficzna Wyjazd z: - określenie miejsca wyjazdu Przyjazd do: - określenie miejsca docelowego przyjazdu Stan licznika stan licznika samochodu Czas przejazdu czas przejazdu, podawany w godzinach Odległość podawana w kilometrach odległość z miejsca Wyjazdu do miejsca Przyjazdu. Pole jest automatycznie wyliczane na podstawie różnicy między Stanem licznika z pola Wyjazd, a Stanem licznika z pola Przyjazd. [Przepisz adres] - Po jego uruchomieniu pole Przyjazd do zostanie wypełnione miastem i ulicą adresu kontrahenta z wizyty [Zapisz] przycisk aktywny wyłącznie na wizycie zatwierdzonej. Zatwierdza dane wprowadzone na elemencie wizyty: Przejazd. Wykonano zaznaczenie parametru określa dany element jako wykonany. Powód niewykonania powód niewykonania elementu wizyty Element wizyty: Inny Jeżeli operator będzie chciał zlecić pracownikowi zadanie nie związane z kontrahentem wówczas może to wykonać za pomocą elementu wizyty o rodzaju Inne. Element wizyty: Inne, prezentowany jest na jednej zakładce: Ogólne. Zakładka podzielona jest na dwa okna: Opis działania opis działania elementu. Pole jest aktywne na wizycie niezatwierdzonej. Opis wykonania opis wykonania elementu. Pole jest aktywne zarówno na wizycie niezatwierdzonej jak i zatwierdzonej Element wizyty: Raport obecności Rys Element wizyty: Inny Na elemencie wizyty: Raport obecności możliwe jest zarejestrowanie stanu obecności towarów. W górnej zakładce prezentowana jest lista raportów obecności natomiast w dolnej lista towarów przypisanych do zaznaczonego raportu z kolumnami: Ob., Kod i nazwa towaru, ilość, jednosta miary, Cena Ekspozycja oraz Facing. Kolumny oznaczone gwiazdką oznaczają, że są to pola wymagane

131 Po zatwierdzeniu wizyty oraz zaznaczeniu na liście towaru w kolumnie Ob. możliwe jest uzupełnienie pozostałych wartości w poszczególnych kolumnach: Ilość - wartości liczbowej, JM jednostki miar z listy jednostek zdefiniowanych na karcie towaru, Cena ceny towaru z dokładnością co do groszy, Ekspozycja wartości zdefiniowanej wcześniej w słowniku kategorii: Ekspozycje towarów, Facing wartości liczbowej Generowanie wizyt * Okno Generowanie wizyt służy do generowania wielu wizyt naraz. Aby wygenerować wizyty należy wskazać: listę kontrahentów, dla których mają zostać wygenerowane wizyty oraz ich kolejność, pracownika, który ma zostać przydzielony do wizyt, wzorzec wizyty, na podstawie którego mają zostać utworzone wizyty, datę od której mają być realizowane wizyty oraz zakres godzin w trakcie każdego dnia, w którym mają być dokonywane wizyty. Operator, który generuje wizyty może także zdecydować, czy podczas ustalania terminu na poszczególnych wizytach system ma brać pod uwagę kalendarz oraz dostępność pracownika, przypisanego do wizyty. Generowanie wizyt można oprzeć o konkretną trasę. Służy do tego przycisk. W tym wypadku lista kontrahentów, dla których mają zostać wygenerowane wizyty, ich adresy i kolejność jest ustalona na podstawie elementów wskazanej trasy, a podczas ustalania terminu wizyt system uwzględnia nie tylko czas trwania każdej wizyty, ale również czas dojazdu pomiędzy poszczególnymi punktami wskazanej trasy. W oknie znajdują się następujące przyciski i funkcje: Rys Generowanie wizyt. * Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.131

132 - przycisk otwiera okno Lista tras. Po wybraniu konkretnej trasy zostaje wypełniona tabela z kontrahentami, którzy stanowią punkty tej trasy. przycisk otwiera okno Lista pracowników, w którym można wskazać osobę odpowiedzialną za obsługę wizyty. - przycisk otwiera okno Słownik wzorców wizyt, w którym można wskazać wzorzec wizyty, w oparciu o który zostaną wygenerowane wizyty. Termin Od Do pola służą do określania Terminu, w jakim pracownik ma przeprowadzić wizytę. Ustalanie terminu na generowanych wizytach będzie zależeć od parametru: Uwzględniaj dostępność pracownika Parametr Uwzględniaj dostępność pracownika jest wyłączony system nie sprawdza czy dany pracownik nie ma w tym samym czasie zdefiniowanych innych zadań i czy wizyty będą zgodne z kalendarzem dostępnym w pracy Parametr Uwzględniaj dostępność pracownika jest włączony - system uwzględnia kalendarz pracownika wizyty oraz inne, zlecone mu zadania Pokaż trasę (Google Maps) umożliwia podgląd trasy zaplanowanych wizyt na Google Maps. [Przesuń w górę] umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą kontrahentów. Przesuwa kontrahenta o jedną pozycję w górę. [Przesuń w dół] umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą kontrahentów. Umożliwia przesunięcie kontrahenta o jedną pozycję w dół. [Dołącz] służy dołączeniu kontrahenta. Otwiera okno Lista kontrahentów. [Odłącz] służy do odłączenia wskazanego kontrahenta. [Podgląd] umożliwia podgląd karty kontrahenta wskazanego na liście. [Generuj] służy do generowania wizyt w oparciu o wprowadzone informacje w oknie Generowanie wizyt Lista planów sprzedaży * Okno wyświetla listę zarejestrowanych w systemie Planów sprzedaży. Aby otworzyć okno, należy: z menu: Działania, wybrać podmenu: Plany sprzedaży lub na pasku narzędzi nacisnąć przycisk: [Plany sprzedaży]. W oknie: Lista planów sprzedaży znajduje się jedna zakładka: Ogólne, w której wyświetlane są dane w kolumnach: Nazwa, Okres Od Do, Typ, Stan. Na zakładce znajdują się pola służące określaniu kryterium wyświetlania: Filtr. Służy wyfiltrowaniu wyświetlania planów sprzedaży na liście. Typ. Umożliwia filtrowanie listy planów sprzedaży według typu wskazanego w filtrze. Występują dwa typy: Ilościowy i Wartościowy Stan. Na liście będą prezentowane tylko zadania, których stan jest taki, jak wskazany w tym polu. Możliwe wartości to: Niezatwierdzony, Zatwierdzony, Anulowany * Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.132

133 Data obowiązywania. Umożliwia filtrowanie listy planów sprzedaży według wskazanej daty obowiązywania. Rys Lista planów sprzedaży Przyciski służące wykonywaniu poszczególnych czynności [Dodaj plan] - otwiera okno: Plan sprzedaży, w celu dodania nowego planu. [Podgląd] - otwiera okno: Plan sprzedaży, umożliwiając jego podgląd i modyfikację. [Usuń] - usuwa wskazany na liście Plan sprzedaży. [Zamknij] - zamyka wskazany na liście plan

134 7.31 Plan sprzedaży * Plan sprzedaży, zakładka: Ogólne Rys Plan sprzedaży, zakładka: Ogólne. Na zakładce Ogólne Planu dostępne są następujące pola: Nazwa nazwa planu sprzedaży. Typ typ planu sprzedaży: Wartościowy, Ilościowy. Istnieje możliwość określenia planowanej wartości sprzedaży albo planowanej ilość towarów (bez określenia jednostki). Okres wskazany okres, którego dotyczy plan sprzedaży Opis - dodatkowy opis dokumentu. Data utworzenia data utworzenia dokumentu. Przycisk otwiera Kalendarz, na którym można wybrać dowolną datę. Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument. Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument Plan sprzedaży, zakładka: Kontrahenci Na zakładce Kontrahenci prezentowana jest lista kontrahentów oraz grup powiązanych z planem sprzedaży. Dane o kontrahentach prezentowane są w kolumnach: Akronim, Nazwa, Miasto. Przyciski służące wykonywaniu poszczególnych czynności: [Dołącz] służy dołączeniu kontrahenta lub grupy kontrahentów do planu sprzedaży. Otwiera listę kontrahentów. Przycisk jest aktywny na niezatwierdzonym planie sprzedaży. [Odłącz] służy do odłączenia elementów od planu sprzedaży. Jest aktywny na niezatwierdzonym planie. * Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start 7.134

135 [Podgląd] podnosi kartę kontrahenta do podglądu i edycji. [Dołącz do etapu] dołącza wskazanego kontrahenta do etapu w kampanii Plan sprzedaży, zakładka: Towary Rys Plan sprzedaży, zakładka: Kontrahenci. Na zakładce Towary prezentowana jest lista towarów oraz grup towarów powiązanych z planem sprzedaży. Na zakładce wyświetla się Kod i Nazwa towarów

136 Rys Plan sprzedaży, zakładka: Kontrahenci Przyciski służące wykonywaniu poszczególnych czynności: [Dołącz] służy dołączeniu towaru lub grupy towarów do planu sprzedaży. Otwiera listę towarów. Przycisk jest aktywny na niezatwierdzonym planie sprzedaży. [Odłącz] służy do odłączenia elementów od planu sprzedaży. Jest aktywny na niezatwierdzonym planie. [Podgląd] podnosi kartę towaru do podglądu i edycji Plan sprzedaży, zakładka: Rejony Na zakładce Rejony prezentowane są dwie podzakładki: Rejony i Realizacja. Na podzakładce Rejony prezentowana jest lista rejonów dodanych na plan sprzedaży w formie drzewa według struktury rejonów. Informacje prezentowane są kolumnach: Rejon rejon, który uwzględnia plan sprzedaży Plan planowana wartość lub ilość sprzedaży w danym rejonie. Wartość bądź ilość jest przypisana dla każdego rejonu osobno. Uwaga: Wartość w rejonie nadrzędnym jest sumą wartości rejonów podrzędnych, przy czym można ją ustalić na poziomie wyższym od tej sumy. Wartość całego planu jest sumą wartości dla poszczególnych rejonów. Realizacja - W kolumnie tej prezentowana jest łączna ilość (dla planów ilościowych) lub wartość (dla planów wartościowych) wyliczona na podstawie elementów prezentowanych na podzakałdce Realizacja, z podziałem na poszczególne rejony. W przypadku rejonów, dla których istnieją na planie podrejony ilość (bądź wartość) ta zostanie policzona jako suma ilości (wartości) tych podrejonów, uzupełniona o transakcje dokonane z kontrahentami należącymi wprost do tego rejonu. Realizacja % - wyrażona procentowo realizacja planu 7.136

137 Uwaga: Podczas edycji wartości na podrejonie system sprawdza, czy na planie występuje rejon nadrzędny dla tego rejonu. Jeżeli tak, wówczas sprawdza, czy zdefiniowana dla niego wartość nie jest mniejsza od sumy wartości na jego podrejonach. Jeżeli tak jest, wówczas automatycznie ją koryguje. Operator może zmienić wartość rejonu nadrzędnego, jednak do poziomu nie mniejszego niż suma wartości podrejonów. Na podzakładce Rejony dostępne są przyciski: Rys Plan sprzedaży, zakładka: Rejony/Rejony [Dołącz] służy dołączeniu rejonu do planu sprzedaży. Otwiera Listę rejonów. Przycisk jest aktywny na niezatwierdzonym planie sprzedaży. [Odłącz] służy do odłączenia rejonów od planu sprzedaży. Jest aktywny na niezatwierdzonym planie. [Podgląd] podnosi kartę towaru do podglądu i edycji. [Wylicz realizację planu] przycisk dostępny na planie zatwierdzonym. Dostępny jest z opcją dla zamówień bądź faktur. Po jego uruchomieniu system wylicza wielkość bądź to zamówień, bądź wielkość sprzedaży zrealizowaną przez poszczególne rejony i wyświetla ją w dodatkowej kolumnie oraz ustala Realizację % planu dla każdego rejonu. Podzakładka Realizacja jest dostępna na planie zatwierdzonym i prezentuje listę zamówień lub faktur sprzedaży, które realizują plan, to znaczy zostały zarejestrowane w terminie określonym na planie, na kontrahentów zdefiniowanych na planie, a należących do rejonów planu i na towar, zdefiniowany na planie. Lista tych elementów jest prezentowana po uruchomieniu opcji Wylicz realizację planu Dane na zakładce są prezentowane w kolumnach: Dokument, Data wystawienia, Kontrahent, Rejon, Towar

138 Rys Plan sprzedaży, zakładka: Rejony/Realizacja Na podzakładce Realizacja dostępne są przyciski i funkcje: [Wylicz realizację planu] przycisk dostępny na planie zatwierdzonym. Dostępny jest z opcją dla zamówień bądź faktur. Po jego uruchomieniu system wylicza wielkość bądź to zamówień, bądź wielkość sprzedaży zrealizowaną przez poszczególne rejony i wyświetla ją w dodatkowej kolumnie oraz ustala Realizację % planu dla każdego rejonu. [Włącz/Wyłącz sumowanie] sumuje pozycje w kolumnie Ilość i Wartość netto [Podgląd] podnosi wskazany dokument do podglądu. Filtr - Służy wyfiltrowaniu wyświetlania danych na liście. Właściciel wyświetla dokumenty, których właścicielem jest wskazane centrum struktury praw Plan sprzedaży, zakładka: Atrybuty Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do Planu sprzedaży. Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach 7.32 Wydatki pracowników W systemie istnieje możliwość zarejestrowania wydatków związanych z wizytami oraz spotkaniami pracowników z kontrahentami. Każdy pracownik ma możliwość wprowadzenia kosztu, który poniósł w trakcie podróży służbowej, a także powiązania takiego wydatku z dokumentem wprowadzonym już do systemu oraz z konkretnym kontrahentem. Jeśli wydatek jest związany z samochodem, będzie można powiązać taki koszt z istniejącym już w systemie samochodem. Podobnie ma się rzecz z wizytą handlową Lista wydatków pracowników Lista wydatków pracowników dostępna jest w modułach: CRM, Sprzedaż, Księgowość

139 Rys Lista wydatków pracowników W oknie: Wydatki pracowników prezentowana jest lista wydatków w następujących kolumnach: Pracownik, Data, Rodzaj wydatku, Wartość, Dokument, Kontrahent. Na liście znajdują następujące funkcje: Filtr standardowy konstruktor filtra, Pracownik przycisk otwiera listę pracowników, po wyborze pracownika w pole obok wpisywany jest akronim pracownika, a lista jest filtrowana, pojawiają się na niej tylko wydatki związane wybranym pracownikiem, Wizyta lista rozwijana z opcjami: Wszystkie, Wybrane. Umożliwia wyświetlanie wydatków związanych z konkretnymi wizytami bądź wszystkie, Rodzaj wydatku lista rozwijalna z możliwością wyboru rodzaju, Lista za parametr umożliwiający filtrowanie wydatków według miesiąca i roku Wydatek pracownika W oknie: Wydatek pracownika możliwe jest zarejestrowanie wydatku

140 Rys Wydatek pracownika W oknie: Wydatek pracownika dostępne są następujące przyciski i funkcje: Pracownik przycisk wywołuje Listę pracowników, z której można wybrać z jakim pracownikiem będzie powiązany dany koszt. Domyślnie w polu podpowiada się akronim pracownika powiązanego z aktualnie zalogowanym operatorem, Rodzaj wydatku lista rozwijalna, złożona ze zdefiniowanych w Słowniku kategorii wartości, Wartość w polu istnieje możliwość wpisania wartości wydatku; jeżeli wydatek pracownika jest powiązany z dokumentem wówczas wartość tego dokumentu jest wyświetlana w tym polu (nie ma wtedy możliwości wpisania większej wartości niż jest na dokumencie), Dokument z listy rozwijalnej istnieje możliwość powiązania wydatku z następującymi dokumentami: Dokument z rejestru VAT, Faktura zakupu, Nota memoriałowa; wydatek można połączyć tylko z jednym dokumentem, Kontrahent przycisk otwiera listę kontrahentów, z której można wybrać kontrahenta, Wizyta przycisk otwiera listę wizyt, z której można wybrać wizytę, Data w polu można wpisać datę poniesienia wydatku; przycisk Data powoduje otworzenie kalendarza, Procent i Brutto pola dotyczące powiązanego dokumentu z wydatkiem; jeśli nie wybrano dokumentu pola Procent i Brutto są wyszarzane, Samochód przycisk otwiera listę samochodów, z której można wybrać samochód, Opis pole w którym istnieje możliwość krótkiego zapisu wydatku Panel handlowca W oknie wyświetlane są obiekty, którymi posługują się w swojej pracy osoby obsługujące działania sprzedażowe, czyli zadania, kontakty, wizyty handlowe oraz plany sprzedaży.. Aby otworzyć okno, należy: z menu: Profile, wybrać podmenu: Panel handlowca Uruchomione okno składa się z trzech pionowych zakładek: Wg operatora 7.140

141 Wg kontrahenta (grupy) Wg kontrahenta (rejony) i czterech poziomych zakładek: Zadania prezentowana jest lista zarejestrowanych w systemie zadań do wykonania. Konwersacje prezentowana jest lista konwersacji operatora. Wizyty handlowe prezentowana jest lista zarejestrowanych w systemie wizyt handlowych do wykonania. Plany sprzedaży prezentowana jest lista zarejestrowanych w systemie planów sprzedaży. Na zakładce Wg operatora wyświetlany jest jeden panel z czterema poziomymi paskami : Zadania, Konwersacje, Wizyty handlowe i Plany sprzedaży. Z poziomu każdego paska mamy możliwość generowania powyższych obiektów. Rys Panel handlowca Na zakładce Wg kontrahenta (grupy) w lewym panelu wyświetlana jest lista kontrahentów z podziałem na grupy. Domyślnie podczas otwierania okna wybierana jest grupa główna. Lista kontrahentów jest zawsze uruchamiana z wybranym przyciskiem Pokazuj także elementy, tak aby widoczni byli kontrahenci przypisani do grup, gdyż obiekty po prawej stronie wyświetlają się kontekstowo. Zarówno na zakładce Wg kontrahenta (grupy) i Wg kontrahenta (rejony) standardowe pola filtra z listy kontrahentów. pod listą zostały obsłużone 7.141

142 Rys Panel handlowca, zakładka Wg operatora (grupy) W części prawej na poszczególnych paskach wyświetlana jest ilość rekordów prezentowanych na liście dla ustawionych filtrów. Po kliknięciu myszką w dany pasek poniższe belki są przesuwane na dół okna, a pod paskiem wyświetlana jest konkretna lista wraz z obszarem filtra. Jeśli kursor w lewej części został ustawiony na konkretnej grupie/rejonie, wówczas pole kontrahent jest puste i wyszarzone. Dla każdej listy po pierwszym jej uruchomieniu na stałe zapamiętywane jest ustawienie checków w obszarze Pokaż. Pozostałe ustawienia w obszarze filtra są zapamiętywane tylko do czasu zamknięcia okna Panel handlowca. Podczas przechodzenia pomiędzy listami, czyli po kliknięciu w dany pasek kopiowane są ustawienia następujących pól filtra: Treść Osoba Kampania Etap Rodzaj Stan W obszarze Termin Operator Opiekun i Akwizytor Uwaga: Uwaga: Jeżeli w danym obszarze filtra nie ma takiego pola, np. Rodzaj na liście Wizyt, czy Planów sprzedaży, wówczas to pole jest ignorowane. Jednak przyprzechodzeniu pomiędzypozostałymi listami wartośc pola jest zapamiętywana aż do czasu jej zmiany poprzez operatora lub zamknięcia okna Panel. Podczas dodawania do konkretnej listy nowego zadania, konwersacji, wizyty automatycznie wypełniane jest pole Kontrahent tym rekordem, który został wybrany na liście po lewej stronie i jest wyświetlany w polu filtra

143 7.34 Scenariusze działań Jak dodać nową kampanię Tworzenie nowej kampanii odbywa się w oknie: Lista kampanii. Aby dodać kampanię, należy: nacisnąć przycisk: [Nowy]. Zostanie w ten sposób otworzone okno: Edycja kampanii, wypełnić okno: Edycja kampanii zgodnie ze wskazówkami, zawartymi w rozdziale: 7.6 Okno: Edycja kampanii. Po wprowadzeniu danych w oknie: Edycja kampanii, zapisać je, przez naciśnięcie przycisku: [Zapisz zmiany]. Nowa kampania zostanie wyświetlona na liście w oknie: Lista kampanii. Do zarejestrowanej kampanii można dodawać etapy. Dopóki kampania nie zostanie zakończona, będzie ona wyświetlana w kolorze czarnym, natomiast po jej zakończeniu w kolorze szarym Jak utworzyć nowy etap kampanii Etap kampanii jest jej podstawową częścią. Etapy kampanii następują po sobie. Tworzenie etapów może się odbywać w trakcie tworzenia kampanii. Należy zwrócić uwagę, że zarejestrowane w ten sposób etapy można modyfikować w trakcie dalszej pracy, co sprzyja elastyczności działań. Etapy mogą być również dodawane do zarejestrowanej kampanii. Tworzenie etapów kampanii następuje w otwartym oknie: Edycja kampanii, na zakładce Ogólne. Aby dodać nowy etap, na zakładce należy nacisnąć przycisk: [Nowy]. Zostanie otworzone okno: Etap kampanii. W otwartym oknie, należy wprowadzić dane zgodnie z opisem w rozdziale: 7.9 Etap kampanii. Możliwe jest również zaimportowanie etapu ze słownika etapów za pomocą polecenia: Importuj etap, uruchamianego spod przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] Jak dodać kontrahenta do etapu kampanii Przyłączanie kontrahenta do etapu kampanii odbywa się w oknie: Edycja kampanii, na zakładce: Etapy. Kontrahentów dołącza się do dowolnego etapu. Aby dołączyć kontrahenta do etapu kampanii, należy: w oknie: Edycja kampanii, na zakładce Etapy zaznaczyć (lewym klawiszem myszy) etap, do którego ma zostać przyłączony kontrahent. Po zaznaczeniu etapu, nacisnąć przycisk: [Dołącz kontrahenta]. Zostanie w ten sposób otworzone okno: Kontrahenci (Rys )

144 Rys Kontrahenci. W oknie należy wybrać kontrahenta, jaki ma zostać dołączony do etapu (lewym klawiszem myszy), a następnie nacisnąć przycisk: [Wybierz]. Zostanie wyświetlone okno: Domyślna osoba odpowiedzialna. Okno to umożliwia wybór operatora prowadzącego kontrahenta w kampanii. Osoba odpowiedzialna. Ustalana jest ona na podstawie wypełnienia osoby odpowiedzialnej z karty kontrahenta (karta pracownika) oraz powiązania pomiędzy operatorem i pracownikiem zdefiniowanym w konfiguracji stanowisk. Osoba może być pobrana: z karty kontrahenta - jeżeli zostanie wybrana ta opcja, to zostanie przypisany operator powiązany z pracownikiem zdefiniowanym w konfiguracji stanowisk. z karty akwizytora - na podstawie osoby odpowiedzialnej za akwizytora dodawanego kontrahenta (akwizytor musi być kontrahentem). operator - można wskazać osobę odpowiedzialną z listy operatorów. Wybór następuje po naciśnięciu przycisku: [Wybór z listy]

145 Rys Wybór domyślnej osoby odpowiedzialnej. W oknie: Domyślna osoba odpowiedzialna znajdują się również opcje: Dołącz do etapu - pole to pozwala na zmianę etapu, do którego ma zostać dołączony kontrahent. Akwizytor - pole umożliwia wprowadzenie akwizytora dla kontrahenta. Użycie przycisku [Wybór z listy] otwiera okno: Lista akwizytorów, zawierające spis zarejestrowanych w systemie akwizytorów. Osoba lista osób przypisanych do wskazanego Akwizytora. Po wybraniu osoby odpowiedzialnej, etapu oraz ewentualnie akwizytora, należy zatwierdzić wybór, przez naciśnięcie przycisku: [Zatwierdź]. Kontrahent zostanie przypisany do, wskazanego wcześniej, etapu i wyświetlony na zakładce: Etapy w oknie: Edycja kampanii. Jeżeli kontrahent został już wcześniej przypisany do danego etapu i kampania nie ma ustawionej opcji: Wielokrotne dodawanie kontrahenta, zostanie wyświetlony komunikat, informujący o tym zdarzeniu (Rys ). Rys Komunikat informujący o uprzednim przypisaniu kontrahenta do danego etapu Jak propagować kontrahenta do następnego etapu kampanii Propagacja kontrahentów odbywa się po zakończeniu wykonywania czynności związanych z danym etapem kampanii. Propagacja może odbywać się dla pojedynczego kontrahenta lub dla wielu kontrahentów naraz. Propagacji można dokonać w oknach: Edycja kampanii (na zakładce: Etapy), Kampanie operatora, Działania CRM. Aby dokonać propagacji, należy: zaznaczyć kontrahenta (lub kontrahentów), jacy mają zostać propagowani do wskazanego etapu, nacisnąć przycisk: [Propaguj do następnego etapu] lub 7.145

146 nacisnąć przycisk: [Propaguj do wskazanego etapu] i, z rozwiniętej w ten sposób listy etapów, wybrać etap, do którego ma być propagowany kontrahent. Kontrahent propagowany z etapu zostanie wyświetlony na liście kontrahentów, przypisanych do etapu (z którego został propagowany) w kolorze szarym. Będzie on miał wtedy status: nieaktywny. Kontrahent propagowany do zadanego etapu, na liście kontrahentów propagowanych do danego etapu, wyświetlony będzie kolorze czarnym, co wskazuje na status: Aktywny Jak przenieść kontrahenta do innego etapu kampanii Przeniesienie kontrahenta do następnego etapu może odbywać się przez propagację do następnego lub wskazanego etapu (Rozdział: ) lub przez przeniesienie do innego etapu (nie tylko kolejnego). Przeniesienia takiego można dokonać w oknach: Edycja kampanii (na zakładce: Etapy) i Działania CRM. Aby przenieść kontrahenta do innego etapu kampanii, należy: zaznaczyć kontrahenta lub kontrahentów, którzy mają zostać przeniesieni o innego etapu, nacisnąć przycisk: [Przenieś do innego etapu] (Rys ). Następnie należy wypełnić okno: Przeniesienie kontrahenta. Przenieś do etapu. W tym polu należy wskazać etap, do którego ma zostać przeniesiony kontrahent. Zakończenie. Po zaznaczeniu opcji Zakończenie możliwe jest wskazanie Sukcesu lub Porażki i wybór kodu zakończenia. Dopóki nie zostanie zaznaczony parametr Zakończenie to na liście etapów (Przenieś do etapu) wyświetlane są tylko późniejsze niż bieżący (domyślnie wyświetlany jest kolejny). Po zaznaczeniu opcji Zakończenie pokazywane są wszystkie etapy. Jeżeli operacja jest wykonywana z ostatniego etapu wówczas w oknie Przenieisienie kontrahenta automatycznie zaznaczana jest opcja Zkończenie, bez możliwości odznaczenia. Jeżeli w oknie Przeniesienie kontrahenta nie zostanie zaznaczone Zakończenie, ale jedynie wskazany inny etap wówczas:kontrahent zostanie oznaczony jako nieaktywny (na liście pojawi się w kolorze szarym) w etapie, z którego wykonywana jest operacja przeniesienia. Kontrahent zostanie dodany do wskazanego przy przenoszeniu etapu. W nowo utworzonym oknie kontrahenta w etapie wyświetlany jest kod etapu, z którego został przeniesiony. Kod etapu jest widoczny w oknie Edycja stanu kontrahenta w każdym kolejnym etapie aż do zakończenia wystąpienia kontrahenta w tej kampanii. Kod zakończenia. W polu należy wskazać kod porażki. Listę kodów definiuje się w oknie: Słowniki kategorii (moduł: Administrator). Prowadzący etap. W tej części następuje wybór osoby prowadzącej etap, do wyboru: z karty kontrahenta, z karty akwizytora, Operator. Akwizytor. W polu następuje wybór akwizytora. Po wybraniu akwizytora wyświetlana jest w polu Osoba lista osób przypisanych do akwizytora. Osoba. W polu istnieje możliwośc wskazania osoby przypisanej do kontrahenta akwizytora

147 Rys Przeniesienie kontrahenta. Po wypełnieniu okna: Przeniesienie kontrahenta, należy je zapisać, naciskając przycisk: [Zatwierdź]. Kontrahent zostanie przeniesiony do innego etapu kampanii. Po zaznaczeniu etapu, z którego został przeniesiony, będzie nadal wyświetlony na liście, ale w kolorze czerwonym Jak zarejestrować nowy kontakt Aby zarejestrować nowy kontakt należy: otworzyć okno: Konwersacja (Rys. 7.53). W tym celu należy: w oknie: Edycja stanu kontrahenta (Rys. 7.29) na zakładce: Konwersacje nacisnąć przycisk: [Dodaj wątek] lub w oknie: Lista konwersacji operatora (Rys. 7.51), nacisnąć przycisk: [Dodaj wątek]. W oknie: Konwersacja, wypełnić dane zgodnie z opisem w rozdziale Konwersacja. Po wprowadzeniu danych, należy je zapisać, naciskając przycisk: [Zapisz zmiany]. Nowy kontakt zostanie wyświetlony na liście interwencji, w oknie: Lista konwersacji. Jeśli w oknie: Konwersacja, zostanie zaznaczone pole: Sprawa zamknięta, wtedy na liście tej, kontakt zostanie zaznaczony symbolem:. Do zarejestrowanego kontaktu można dodawać nowe zadania lub nowe pozycje konwersacji Jak dodać nową pozycję konwersacji Aby zarejestrować nową pozycję konwersacji, należy: otworzyć okno: Pozycja konwersacji z klientem (54). W tym celu należy: w oknie: Lista konwersacji (Rys. 7.51), zaznaczyć na liście zarejestrowany kontakt i nacisnąć przycisk: [Dodaj] lub w oknie: Konwersacja (Rys. 7.53) nacisnąć przycisk: [Dodaj]; okno: Pozycja konwersacji z klientem, wypełnić zgodnie z opisem w rozdziale 0 Pozycja konwersacji z klientem; 7.147