Instrukcja użytkownika systemu medycznego Pracownik medyczny psycholog / rehabilitant ZOD / HDD / ZPD / FIZ 15-05-2017
Spis treści 1. Logowanie do systemu... 3 2. Lista pacjentów wyszukiwanie, filtry... 5 3. Załączniki pacjenta... 6 4. Wydruki... 8 5. Opiekunowie... 9 6. Weryfikacja uprawnień do świadczeń ewuś... 9 7. Kartoteka pacjenta... 10 8. Widok danych pobytu... 11 9. Ewidencja wizyt w pobycie pacjenta... 12 10. Ewidencja formularzy w ramach wizyty... 14 11. Ewidencja zaleceń pozafarmakologicznych w ramach wizyty... 15 12. Ewidencja ICD 9 w ramach wizyty... 16 13. Terminarz... 16 13.1. Wyszukiwanie zdarzeń w terminarzu... 16 13.2. Dodawanie zdarzeń do terminarza... 19 13.3. Edycja zdarzeń w terminarzu... 21 14. Dokumentacja medyczna pacjenta... 22 Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 2 z 23
1. Logowanie do systemu Przed rozpoczęciem pracy z aplikacją eopieka należy się zalogować podając swój login oraz wpisując ustawione wcześniej hasło. Dodatkowo należy wskazać klienta czyli bazę, do której ma nastąpić logowanie. Hasło i login przy pierwszym logowaniu jest numerem PESEL. Ponadto po każdym zresetowaniu hasła przez administratora aplikacji eopieka hasłem także jest numer PESEL. Rys. 1 Po wprowadzaniu prawidłowego loginu i hasła, wybraniu odpowiedniego klienta oraz po wciśnięciu przycisku Zaloguj lub klawisza Enter na klawiaturze nastąpi zalogowanie do systemu. W przypadku błędnie wprowadzonych danych, użytkownik zostanie o tym poinformowany odpowiednim komunikatem. Rys. 2 Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 3 z 23
Aby poprawnie przeprowadzić procedurę ustawienia nowego loginu i hasła, należy wprowadzić dane w 3 wymagane pola: Proszę wpisać nowy login, Nowe hasło, Potwierdzenie hasła. W polu Proszę wpisać nowy login, należy ustawić login, który będzie przypisany do danego użytkownika. W polu Nowe hasło wprowadzamy żądane hasło i dla sprawdzenia poprawności, wprowadzamy je ponownie w ostatnim polu Potwierdzenie hasła. Rys. 3 Wprowadzone dane dostępowe muszą spełniać następujące warunki: LOGIN: musi być dłuższy niż 5 znaków. HASŁO: musi składać się z minimum 8 znaków. Zmiana hasła po wykonanym recesie lub po okresie 30 dni Jeśli zostanie wykonany reset hasła danemu użytkownikowi lub po okresie 30 dni od ostatniej daty zmiany hasła, system poinformuje i wymusi na użytkowniku zmianę dotychczasowego hasła. Rys. 4 Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 4 z 23
2. Lista pacjentów wyszukiwanie, filtry Istnieje możliwość szybkiego wyszukania pacjenta zaraz po zalogowaniu się do systemu. Należy wpisać nazwisko lub Pesel pacjenta w polu Szukaj pacjenta.., który jest umieszczony na kafelku Lista pacjentów znajduje się on na widoku strony startowej systemu. Po wpisaniu danych szukanego pacjenta należy kliknąć w pole Szukaj lub kliknąć Enter. Wyświetlone zostaną dane pacjenta z całej dostępnej bazy pacjentów. Szukanie pacjentów można przeprowadzić równocześnie po nazwisku i imieniu. W tym celu w polu Szukaj pacjenta.. należy wprowadzić co najmniej trzy znaki z nazwiska, symbol przecinka, co najmniej trzy znaki z imienia. Rys. 5 W celu podglądu danych żądanego pacjenta, należy kliknąć na wiersz, w którym znajdują się podstawowe dane pacjenta (Nazwisko, Imię, Pesel) automatycznie po prawej stronie ekranu pojawi się lista Szczegółów związana z pacjentem. Rys. 6 Wyszukiwanie pacjenta w systemie medycznym może odbywać się przez użycie przycisku Filtry, który jest umieszczony na widoku strony Lista pacjentów. Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 5 z 23
Rys. 7 Opcje dostępne pod przyciskiem Filtr mogą być różne w zależności od uprawnień użytkownika i dostępu do niektórych funkcji. A - zawęża listę pacjentów do tych, którzy są przypisani do konkretnej wybranej komórki organizacyjnej, B - wyświetla listę pacjentów dla których zalogowany użytkownik jest obecnie przypisany, C pacjenci, którzy znajdują się aktualnie w kolejkach, D - pacjenci aktualnie pod opieką, E - możliwość zapisania filtru, który po ponownym zalogowaniu będzie ustawiony i zapamiętany, F czyszczenie ustawionych parametrów filtru, G wyświetlenie wyników ustawionych parametrów filtru. Dostęp do widoku strony Lista pacjentów, jest możliwy przez kliknięcie na pole w Kaflu Lista pacjentów-> Przejdź do listy pacjentów lub skorzystanie z menu po lewej stronie ekranu Pacjenci->Lista pacjentów. 3. Załączniki pacjenta System medyczny umożliwia dołączanie różnego rodzaju załączników tzn. plików (w postaci.pdf,.jpg,.png) zawierających m.in. takie informacje jak: obca dokumentacja medyczna, skierowanie będące podstawą przyjęcia czy podpisane zgody i oświadczenia. Aby rozpocząć dodawanie załącznika (przypisanie załącznika) do pacjenta należy z widoku Lista pacjentów wybrać pacjenta i przyciskiem Załączniki (znajduje się na liście pod przyciskiem Więcej) otworzyć okno załączników. Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 6 z 23
Rys. 8 W nowo otwartym oknie, należy uzupełnić pola i wskazać pliki, które są załącznikami (maksymalnie pod wybrany typ załącznika można dodać 5 plików). Po uzupełnieniu tych informacji przyciskiem Zapisz dokonuje się zapisu załącznika. Tak zapisany załącznik zostanie przypisany do pacjenta i będzie widoczny na liście. Rys. 9 Rys. 10 Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 7 z 23
Przyciskami Edytuj, Usuń użytkownik ma możliwość edycji lub usuwania wprowadzonych informacji. W celu przejrzenia wprowadzonego załącznika należy podświetlić żądaną pozycję i przyciskiem Pobierz wywołać okno otwierania lub zapisywania załączonych plików. Uwaga: Słownik typów dodawanych załączników jest konfigurowany i może w każdej chwili być aktualizowany o nowe pozycje. 4. Wydruki Po wcześniejszym zdefiniowaniu istnieje możliwość dokonywania wydruków dotyczących wybranego pacjenta. Zakres wydruków może być praktycznie dowolny, a informacje umieszczane na wydrukach mogą dotyczyć danych osobowych pacjenta, adresu zamieszkania, informacji o opiekunie, a także podstawowych informacji o przyjęciu pacjenta. Aby dokonać wydruku należy po wybraniu pacjenta nacisnąć przycisk Wydruki, który znajduje się na widoku Lista pacjentów. Rys. 11 Okno wydruków powinno wyglądać jak poniżej, jednak zakres prezentowanych i możliwych do wykonania wydruków może być różny w zależności od konfiguracji i uprawnień. Rys. 12 Po wybraniu konkretnego wydruku, użytkownikowi otwiera się okno, w którym jest możliwość wyboru drukarki, z której wykonany będzie wydruk oraz otwarte jest okno z podglądem formularza. Przy niektórych typach druków w zależności od konfiguracji przed drukowaniem będzie możliwość wyboru z listy pewnych danych, które mają zostać umieszczone na druku np. jeśli pacjent ma zdefiniowane 2 przyjęcia to przed drukiem system będzie pytać się dla jakiego przyjęcia ma zostać wykonany wydruk. Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 8 z 23
5. Opiekunowie Możliwość wprowadzania danych opiekunów w systemie medycznym istnieje na widoku okna Listy pacjentów. Po kliknięciu w przycisk Więcej, pierwszą pozycją na liście są Opiekunowie. Rys. 13 Zakładka ta może prezentować listę wprowadzonych wcześniej Opiekunów lub może być pusta. Aby dodać opiekuna należy kliknąć pole Dodaj. Pojawi się okno dialogowe, w którym wprowadzamy dane osobowe, kontaktowe i adresowe opiekuna. Po wprowadzeniu danych, należy potwierdzić operację klikając przycisk Zapisz (prawy dolny róg). Rys. 14 6. Weryfikacja uprawnień do świadczeń ewuś System medyczny e-opieka umożliwia zarówno ręczną, jak i automatyczną weryfikację uprawnień świadczeniobiorców do świadczeń finansowanych ze środków publicznych tzw. ewuś. Na liście szczegółów danego pacjenta jest widoczna karta Ewuś na dziś. Po Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 9 z 23
rozwinięciu karty wyświetlony jest aktualny status ubezpieczenia. Przycisk Sprawdź powoduje weryfikację posiadanych uprawnień do świadczeń. Komunikat o wyniku weryfikacji jest prezentowany w opisie widocznym obok przycisku i jest on ważny tylko w dniu bieżącym. Możliwe opisy wyniku weryfikacji: - Brak danych - Ubezpieczony - Nieubezpieczony Rys. 15 Przycisk Pokaż wszystkie automatycznie otwiera nowe okno, w którym jest wyświetlona lista wszystkich dokonanych wcześniej weryfikacji a także zapisania informacja o wyniku weryfikacji. Rys. 16 Weryfikacja automatyczna dokonywana jest przez serwer, a całość obsługi jest poza uprawnieniami użytkowników. Taka weryfikacja jest konfigurowana przez Administratora. Użytkownik systemu widzi wynik takiej weryfikacji. 7. Kartoteka pacjenta Aby przeglądać dane wybranego pacjenta, które wyświetlają się na jednym ekranie, należy najpierw przejść do widoku strony Lista pacjentów, potem wybrać żądanego pacjenta, a następnie wcisnąć przycisk Kartoteka. Wyświetli się wówczas widok mogący zawierać następujące okna: Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 10 z 23
Rys. 17 Przycisk Przycisk Przyjęcia. służy do wyświetlenia listy wszystkich wpisów z danego zakresu. służy do podglądu wprowadzonych danych w takich obiektach jak Wizyty lub 8. Widok danych pobytu Aby przeglądać najważniejsze dane z procesu opieki nad pacjentem w danym pobycie należy wyszukać wybranego pacjenta, przejść do widoku strony Lista pacjentów (rozdz. Lista pacjentów wyszukiwanie, filtry). Następnie kliknąć przycisk Przyjęcia. Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 11 z 23
Rys. 18 Automatycznie zostanie otwarte nowe okno dialogowe, w którym pojawi się lista przyjęć pacjenta.: Rys. 19 Klikając w przycisk Podgląd wyświetlą się następujące kafelki (obrazek poniżej). W zależności od tego jak długo jest pacjent pod opieką kafle będą uzupełniać się wprowadzanymi danymi przez zespół medyczny. Rys. 20 9. Ewidencja wizyt w pobycie pacjenta Aby dodać wizytę w pobycie pacjenta należy wykonać czynności opisane w rozdz. Widok danych pobytu. Na kafelku Wizyty, kliknąć w przycisk Dodaj. Ukaże się nowe okno dialogowe Dodawanie wizyty, w którym część wierszy będzie już uzupełniona. Personel medyczny musi tylko wybrać rodzaj wprowadzanej wizyty oraz ewentualnie zmodyfikować datę, ponieważ automatycznie podpowiada się data bieżąca. Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 12 z 23
Rys. 21 Po uzupełnieniu danych nagłówkowych wizyty należy kliknąć w pole Zapisz (prawy dolny róg). Po zapisaniu danych, na kafelku Wizyty, będzie widoczny nagłówek wizyty. Rys. 22 Wprowadzone dane wizyty można edytować, wtedy należy wybrać przycisk Edytuj. Następnie poprawiamy dane widoczne w formularzu. Poprawki zatwierdzamy przyciskiem Zapisz lub klawiszem Enter. Aby usunąć wizytę, wybieramy przycisk Usuń wizyty. przy żądanych wpisach nagłówkowych Po wprowadzeniu danych nagłówkowych wizyty klikamy w ikonę, aby zewidencjonować obserwacje wykonane na wizycie w domu pacjenta. Pojawi się okno wizyty pacjenta: Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 13 z 23
Rys. 23 Dostępne kafelki na widoku mogą się różnić w zależności od nadanych uprawnień. 10. Ewidencja formularzy w ramach wizyty W ramach wizyty należy wypełnić odpowiednie formularze, których widoczność będzie się zmieniać w zależności od wybranego typu wizyty. Aby wypełnić formularz z badania, zabiegu lub obserwacji w ramach wizyty, należy najpierw wykonać kroki opisane w rozdziale Ewidencja wizyt w pobycie pacjenta, a następnie wybrać z kafelka Formularze odpowiedni formularz (A) i kliknąć w pole Utwórz (B): Rys. 24 Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 14 z 23
Na nowym oknie należy wypełnić pola zgodnie z ich obowiązkowością (!). Po uzupełnieniu formularza, wprowadzone dane należy zapisać przycisk Zapisz (prawy dolny róg). Rys. 25 11. Ewidencja zaleceń pozafarmakologicznych w ramach wizyty W celu wystawienia zaleceń pozafarmakologicznych w systemie należy kliknąć na przycisk na kafelku Zalecenia pozafarmakologiczne. Rys. 26 Aby dodać zalecenie pozafarmakologiczne należy uzupełnić datę oraz opis, a następnie kliknąć przycisk Zapisz (prawy dolny róg). Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 15 z 23
Rys. 27 12. Ewidencja ICD 9 w ramach wizyty Do wizyt automatycznie są przypisane procedury ICD-9. Jeśli jednak należało by dodać kolejne procedury wystarczy wybrać je z listy, która pojawia się po naciśnięciu na przycisk na kafelku ICD - 9. Rys. 28 Na liście dodawania ICD 9 można szukać procedury poprzez wpisanie kodu lub podanie frazy. 13. Terminarz Funkcjonalność Terminarz została udostępniona, aby zapisywać wszystkie wydarzenia związane z procesem opieki nad pacjentem. Elementy, które mogą zostać wpisywane w Terminarz to min.: wizyty, planowanie przyjęć, wypisów, transportów. itp. 13.1. Wyszukiwanie zdarzeń w terminarzu Aby wyszukać interesujące nas wydarzenie, które zostało zapisane w terminarzu należy: 1. Otworzyć kafel Terminarz lub zakładkę Terminy (w zależności od posiadanych uprawnień będą dostępne te opcje dostępu). Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 16 z 23
Rys. 29 2. Wybrać typ prezentowanych zdarzeń na kalendarzu. Do wyboru jest widok dzienny (A), tygodniowy (B), miesięczny (C), roczny (D). Rys. 30 Rys. 31 Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 17 z 23
Rys. 32 Rys. 33 3. Ustawienie filtrów, które wyświetlą na terminarzu żądane wydarzenia. Dostępne Filtry: Szukaj wg. typu (A), Szukaj wg. pacjenta (B), Szukaj wg. personelu pomocniczego (C), Szukaj wg. komórki medycznej (D), Szukaj wg. personelu (E), Szukaj wg. statusu (F). Rys. 34 4. Po ustawieniu filtrów można rozpocząć wyszukiwanie zdarzeń w terminarzu poprzez kliknięcie przycisku Szukaj. Rys. 35 Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 18 z 23
5. Na terminarzu w postaci znaku graficznego powinna wyświetlić się liczba zarejestrowanych wydarzeń lub całej listy wpisów (taka grafika wyświetla się przy bieżącej dacie) taka konfiguracja przy widoku miesięcznym. W zależności od wybranego widoku terminarza prezentowany wygląd wpisu w formularzach, mogą się różnic od prezentowane na obrazku poniżej. 6. Rys. 36 13.2. Dodawanie zdarzeń do terminarza 1. Aby dodać zdarzenie do terminarza należy otworzyć kafel Terminarz lub zakładkę Terminy (w zależności od posiadanych uprawnień będą dostępne te opcje dostępu). 2. Kliknąć przycisk Dodaj, który znajduje się w górnej części okna widoku e-rejestracja. Rys. 37 3. Okno Nowy termin, w zależności od wybranej komórki medycznej może wyglądać inaczej. Aby zapisać termin należy wypełnić wszystkie obowiązkowe pola (!) i kliknąć przycisk Zapisz (prawy dolny róg). Pole Komentarz, który znajduje się pod polami do dodawania nowego terminu jest wysyłany w wiadomości SMS do personelu medycznego. Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 19 z 23
Rys. 38 4. Zapisany termin znajduje się w terminarzu (A) oraz na widoku strony przyjęcia danego pacjenta (B). Rys. 39 Rys. 40 Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 20 z 23
13.3. Edycja zdarzeń w terminarzu Pierwszy sposób edycji zdarzeń w terminarzu 1. Aby edytować zdarzenie w formularzu należy odszukać żądany termin (rozdz. Wyszukiwanie zdarzeń w terminarzu). 2. Przy wyszukanym zdarzeniu kliknąć w ikonę edycji. Rys. 41 3. W oknie dialogowym, które się pokaże należy wprowadzić nowe dane (edycji może ulegać, data, godzina, personel, rodzaj planowanego zdarzenia np. wizyta domowa, planowa), a następnie zapisać je klikając przycisk Zapisz (prawy dolny róg). Drugi sposób edycji terminu Rys. 42 4. Zdarzenie można edytować poprzez przesunięcie (przy pomocy myszki) wpisu w terminarzu. Należy LPM kliknąć na dany wpis w formularzu i nie odrywając palca od myszki wskazać nowy termin (nową datę). Po wybraniu terminu można oderwać palec Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 21 z 23
od myszki automatycznie zostanie wywołane okno edycji, gdzie można sprawdzić nową datę terminu (ręczne przesunięcie zmienia tylko datę). Trzeci sposób edycji terminu 5. Należy otworzyć widok strony przyjęcia żądanego pacjenta, odszukać kafel Terminy i za pomocą ikony edycji otworzyć okno dialogowe i wprowadzić zmiany, które należy potwierdzić przyciskiem Zapisz (prawy dolny róg). 14. Dokumentacja medyczna pacjenta Na widoku Listy pacjentów po wybraniu żądanego pacjenta (rozdz. Lista pacjentów wyszukiwanie, filtry) jest możliwość wygenerowania dokumentacji medycznej. Należy kliknąć w pole Dokumentacja medyczna. Rys. 43 W oknie generowania dokumentacji medycznej należy ustawić parametry wygenerowanego dokumentu czyli: wybór przyjęcia (pole obowiązkowe) oraz wyboru przedziału czasu (pole nieobowiązkowe), z którego mają zostać wygenerowane wpisy. Po uzupełnieniu parametrów należy kliknąć przycisk Generuj. Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 22 z 23
Rys. 44 Po wygenerowaniu dokumentacji system wyświetla komunikat: Rys. 45 W każdym momencie można wrócić do raz wygenerowanej dokumentacji i ją pobrać. Rys. 46 Pallmed sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 23 z 23