Poznań, dnia 28.08.2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NA WYKONANIE SYSTEMU B2B Zapytanie dotyczy realizowanego projektu w ramach: Działania 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Oś priorytetowa 8: Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka na lata 2007 2013 I. ZAMAWIAJĄCY 1. Zamawiającym jest: BEMAX SPÓŁKA CYWILNA EWA GRUNTKE-KOCZOROWSKA KAROL KOCZOROWSKI z siedzibą przy ul. Grunwaldzka 64, 60-311 Poznań NIP: 7790021111 REGON: 004849442 tel. +48 61 661 66 80 2. Adres na który należy kierować korespondencję: BEMAX SPÓŁKA CYWILNA ul. Grunwaldzka 64 60-311 Poznań e-mail: biuro@bemax.net.pl 3. Wszelkie pisma i pytania Wykonawcy powinni kierować na adres wskazany w pkt. I.2. Strona 1 z 14
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia system CRM o budowie modułowej, który zautomatyzuje procesy biznesowe zachodzące pomiędzy przedsiębiorstwem BEMAX a Partnerami Dostawcami oraz pomiędzy przedsiębiorstwem BEMAX a Partnerami Odbiorcami. 2. Przedmiot umowy obejmuje: a) prace projektowania / prace cięcia i kodowania projektów: zaprojektowanie funkcjonowania systemu CRM zaprojektowanie modułu rejestracji i weryfikacji Partnerów zaprojektowanie modułu wprowadzania produktów przez Partnera Dostawcę zaprojektowanie modułu automatycznego generowania dokumentów do Partnera Dostawcy zaprojektowanie modułu zwrotów i reklamacji do Partnera Dostawcy zaprojektowanie modułu składania zamówień produktu od Partnera Odbiorcy zaprojektowanie modułu fakturowania i płatności dla Partnera Odbiorcy zaprojektowanie modułu automatycznego generowania dokumentów do Partnera Odbiorcy zaprojektowanie modułu zwrotów i reklamacji od Partnera Odbiorcy zaprojektowanie modułu prezentacji produktu dla Partnera Odbiorcy na modelu 3D zaprojektowanie modułu indywidualnego profilu Partnera Dostawcy i Odbiorcy zaprojektowanie modułu monitorowania stanów magazynowych i dostępności produktu cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu rejestracji i weryfikacji Partnerów cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu wprowadzania produktów przez Partnera Dostawcę cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu automatycznego generowania dokumentów do Partnera Dostawcy cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu zwrotów i reklamacji do Partnera Dostawcy cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu składania zamówień produktu od Partnera Odbiorcy Strona 2 z 14
cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu fakturowania i płatności dla Partnera Odbiorcy cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu automatycznego generowania dokumentów do Partnera Odbiorcy cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu zwrotów i reklamacji od Partnera Odbiorcy cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu prezentacji produktu dla Partnera Odbiorcy na modelu 3D cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu indywidualnego profilu Partnera Dostawcy i Odbiorcy cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu monitorowania stanów magazynowych i dostępności produktu b) prace kodowania php (programowanie funkcjonowania): kodowanie php ( programowanie funkcjonowania ) modułu rejestracji i weryfikacji Partnerów kodowanie php ( programowanie funkcjonowania ) modułu wprowadzania produktów przez Partnera Dostawcę kodowanie php ( programowanie funkcjonowania ) modułu automatycznego generowania dokumentów do Partnera Dostawcy kodowanie php ( programowanie funkcjonowania ) modułu zwrotów i reklamacji do Partnera Dostawcy kodowanie php ( programowanie funkcjonowania ) modułu składania zamówień produktu od Partnera Odbiorcy kodowanie php ( programowanie funkcjonowania ) modułu fakturowania i płatności dla Partnera Odbiorcy kodowanie php ( programowanie funkcjonowania ) modułu automatycznego generowania dokumentów do Partnera Odbiorcy kodowanie php ( programowanie funkcjonowania ) modułu zwrotów i reklamacji od Partnera Odbiorcy kodowanie php ( programowanie funkcjonowania ) modułu prezentacji produktu dla Partnera Odbiorcy na modelu 3D kodowanie php ( programowanie funkcjonowania ) modułu indywidualnego profilu Partnera Dostawcy i Odbiorcy kodowanie php ( programowanie funkcjonowania ) modułu monitorowania stanów magazynowych i dostępności produktu c) prace programowania mysql (programowanie funkcjonowania): Strona 3 z 14
rejestracji i weryfikacji Partnerów wprowadzania produktów przez Partnera Dostawcę automatycznego generowania dokumentów do Partnera Dostawcy zwrotów i reklamacji do Partnera Dostawcy składania zamówień produktu od Partnera Odbiorcy fakturowania i płatności dla Partnera Odbiorcy automatycznego generowania dokumentów do Partnera Odbiorcy zwrotów i reklamacji od Partnera Odbiorcy prezentacji produktu dla Partnera Odbiorcy na modelu 3D indywidualnego profilu Partnera Dostawcy i Odbiorcy monitorowania stanów magazynowych i dostępności produktu d) prace graficzne / prace programistyczne: prace graficzne dopracowujące wygląd ( interfejs ) systemu CRM prace kodowania php i mysql dopracowujące funkcjonowanie systemu CRM 3. Informacje na temat projektu będącego przedmiotem zamówienia: Zostanie wdrożony system CRM o budowie modułowej, który zautomatyzuje procesy biznesowe zachodzące pomiędzy przedsiębiorstwem BEMAX a Partnerami Dostawcami oraz pomiędzy przedsiębiorstwem BEMAX a Partnerami Odbiorcami. Wdrożony system B2B będzie opracowany w formule SaaS, która zapewnia brak ingerencji Partnerów w aktualizacje i serwisowanie systemu B2B. Stworzony system CRM będzie dostępny na jednym serwerze dzierżawionym przez BEMAX i udostępniony do zarejestrowanym oraz zweryfikowanych partnerów Dostawców i Odbiorców przez założenie indywidualnego konta w systemie B2B. System będzie zawierał zawierał elektroniczną wymianę danych w standardzie EDI oraz elektroniczny podpis na wszystkich generowanych automatycznie doku- Strona 4 z 14
mentach. Modułowa budowa systemu CRM zapewni jego skalowalność w przyszłości przez możliwość rozbudowy o kolejne moduły bez ingerencji w stworzony system B2B. Wdrożony system CRM o zastosowaniu B2B będzie posiadał 3 wersje językowe (niemiecka, angielska, włoska) w celu możliwości nawiązania współpracy z Partnerami zagranicznymi. Planowany do wdrożenia system będzie składał się z kilku modułów: a) moduł rejestracji i weryfikacji Partnerów Moduł podstawowy funkcjonowania systemu CRM, przez formularz rejestracyjny na stronie internetowej, każdy zainteresowany korzystaniem z systemu Partner Dostawca i Partner Odbiorca, będzie mógł wypełnić formularz i załączyć dokumenty rejestrowe w celu rejestracji indywidualnego profilu w systemie CRM. Po wypełnieniu formularza Partner otrzyma mail z informacją o weryfikacji zarejestrowanego profilu przez administratora (przedsiębiorstwo BEMAX). Natomiast sam administrator otrzyma w tym samym czasie e-mail o potrzebie weryfikacji nowego Partnera Dostawcy lub Odbiorcy. Po sprawdzeniu dokumentów rejestrowych zainteresowanego Partnera, przedsiębiorstwo BEMAX aktywuje konto i nada uprawnienia korzystania z systemu CRM lub odrzuci możliwość rejestracji ze względu na brak wysłanych dokumentów rejestrowych lub innej przyczyny np. dopisania do Krajowego Rejestru Dłużników o czym Partner zostanie niezwłocznie poinformowany, co należy zrobić, aby miał możliwość korzystania z systemu B2B. Moduł rejestracji będzie zapisywał wszystkie wprowadzone dane w bazie danych z której będzie obsługiwał potem wszystkie dokumenty generowane do danego Partnera. Każdy Partner przez moduł będzie również zapoznawał się z regulaminem do akceptacji. b) moduł wprowadzania produktów przez Partnera Dostawcę Moduł służący każdemu zarejestrowanemu Partnerowi Dostawcy do wprowadzenia produktów do systemu CRM w celu prezentacji oferty dla wszystkich zarejestrowanych w systemie CRM Partnerów Odbiorców. Partner Dostawca będzie mógł wprowadzić każdy produkt pojedynczo lub zaimportować wcześniej przygotowaną listę wielu produktów na podstawie dostępnego wzoru w systemie CRM na swoim profilu. Wdrożony moduł wprowadzania produktów umożliwi Partnerowi Dostawcy na wprowadzenie nazwy i zdjęć produktu, ceny według jednostki miary, parametrów produktu, opisu, ilości dostępnej na stanie magazynowym. Każdy produkt zostanie przyporządkowany podczas wprowadzania do odpowiadającej jemu kategorii oraz podkategorii, aby mógł być łatwo odszukany przez Partnerów Odbiorców. Moduł będzie również umożliwiał edycję oraz aktualizację produktów, będzie możliwość ich sortowanie według nazwy, ceny, kategorii, dostępności. Strona 5 z 14
Każdy dodany produkt będzie miał indywidualny nr ID składający się z 3 liter oraz 5 cyfr, przy czym litery będą oznaczeniem producenta, a cyfry liczbą porządkową. Moduł wprowadzania produktów będzie również porządkował wszystkie produkty w formie tabelarycznej. Moduł umożliwia administratorowi wprowadzenie jednorazowo marży na każdą kategorię produktów, tak aby ceny podane przez Partnera Dostawcę zostały automatycznie przeliczone na ceny do Partnera Odbiorcy, które już zawierają marżę przedsiębiorstwa BEMAX. Przedsiębiorstwo BEMAX za pośrednictwem modułu będzie mogło złożyć zamówienie u Partnera Dostawcy, do którego automatycznie wygenerują się dokumenty za pośrednictwem połączonego modułu automatycznego generowania dokumentów. Partner Dostawca będzie mógł również oznaczyć produkt jako wyprzedaż, nowość, promocja czasowa do kiedy trwa, tak aby przeglądający produkty Partnerzy Odbiorcy otrzymywali kompleksową prezentację i dane dotyczące danego produktu, którym są zainteresowani. c) moduł automatycznego generowania dokumentów do Partnera Dostawcy Moduł na podstawie czynności wykonywanych w systemie CRM przez administratora systemu CRM, czyli przedsiębiorstwo BEMAX, automatycznie wygeneruje dokumenty zgodnie z standardem EDI przez elektroniczną wymianę danych z podpisem elektronicznym przedsiębiorstwa BEMAX. Dzięki modułowi, automatycznie wygenerowane dokumenty tj. zamówienie, faktury, reklamacje, zwroty, umowy, aneksy. Dokumenty będą generowana na podstawie raz wprowadzonych do systemu danych przez Partnera Dostawcę podczas rejestracji oraz wprowadzonych przez Partnera Dostawcę produktów, które przedsiębiorstwo BEMAX może zamówić przez system CRM. Moduł będzie przetwarzał dane z systemu CRM z bazy danych prezentowanej w formie tabelarycznej na dokument PDF, który będzie automatycznie wysyłany przez e-mail do Partnera Dostawcy oraz publikowany na indywidualnym profilu Dostawcy i przedsiębiorstwa BEMAX. Dokumenty będą generowane na wzorach raz wprowadzonych do systemu CRM przez administratora i akceptowanych przez Partnera Dostawcę podczas jego rejestracji. Cały proces generowania dokumentów będzie w pełni zautomatyzowany i zachodził w tym samym zakresie zarówno na profilu Partnera Dostawcy i przedsiębiorstwa BEMAX, jak również wysyłał wszystkie dokumenty na adresy e-mail. d) moduł zwrotów i reklamacji do Partnera Dostawcy Moduł umożliwiający zakomunikowanie Partnerowi Dostawcy przez przedsiębiorstwo BEMAX, zwrotu produktów lub złożenia reklamacji w celu jej rozpatrzenia. Do każdego Strona 6 z 14
złożonego zamówienia przez przedsiębiorstwo BEMAX będzie możliwość akceptacji dostawy lub zgłoszenia zwrotu w całości lub części zamówienia, będzie możliwość zgłoszenia reklamacji w postaci adnotacji do złożonego zamówienia. Moduł będzie również publikował informacje na indywidualnym profilu Partnera Dostawcy oraz jednocześnie wysyłał na mail informacje z załącznikiem dokumentu. Mail zostanie wysłany automatycznie do dwóch stron o pojawieniu się w systemie CRM dokumentu. Moduł będzie ściśle powiązany z modułem automatycznego generowania dokumentów do Partnera Dostawcy. Moduł przewiduje również odpowiedzi systemowe na zwrot towaru oraz rozpatrzenia reklamacji, tak aby każde zgłoszenie miało trzy statusy (zwrot lub reklamacja, rozpatrywanie, akceptacja lub brak akceptacji). Ostatecznie każde zgłoszenie będzie akceptowane przez przedsiębiorstwo BEMAX. e) moduł składania zamówień produktu od Partnera Odbiorcy Moduł umożliwiający składanie zamówień na produkty wystawione w systemie CRM przez Partnera Dostawcę, które już zawierają marżę przedsiębiorstwa BEMAX doliczoną na podstawie wprowadzonych stawek do poszczególnych kategorii i podkategorii w module wprowadzania produktów przez Partnera Dostawcę. Moduł składania zamówień od Partnera Odbiorcy zostanie powiązany z modułem automatycznego generowania dokumentów, który na podstawie zamówienia produktów od Partnera Odbiorcy wygeneruje zamówienie z zestawienie produktów i zaprezentuje podsumowanie zamówienia w systemie oraz automatycznie wyśle do przedsiębiorstwa BEMAX oraz Partnera Odbiorcy na adresy e-mail. Moduł składania zamówień produktu przez Partnera Odbiorcę będzie umożliwiał wyszukiwanie produktów po kategoriach, podkategoriach, nazwach, kodach oraz ich sortowanie według ceny, nowości, wyprzedaży, promocji. Produkty będą zaprezentowanie w formie tabelarycznej uporządkowanej, aby każdy Partner Odbiorca mógł szybko i łatwo odnaleźć produkty, którymi jest zainteresowany w danej kategorii i podkategorii. Partner Odbiorca będzie kompletował swoje zamówienie przez zaznaczanie przycisku check-box obok produktów, którymi jest zainteresowany. W każdym momencie, Partner Odbiorca będzie mógł przejść do podsumowania zaznaczonych produktów i określić w nim ilość zamawianych produktów lub ostatecznie wykluczyć produkty, które jednak nie chce zamówić tym razem. Zamówione produkty będą automatycznie obniżały ilości dostępne na stanie magazynowym dla pozostałych Partnerów Odbiorców. f) moduł fakturowania i płatności dla Partnera Odbiorcy Strona 7 z 14
Moduł porządkujący wystawianie faktur do Partnerów Odbiorców według określonej i następującej po sobie kolejności. Moduł będzie otrzymywał automatyczne informacje od modułu składania zamówień w celu zapisania w bazie danych wartości złożonego zamówienia i przekazania do modułu automatycznego generowania dokumentów informacji o potrzebie wystawiania faktury za określone zamówienie przez Partnera Odbiorcę. Moduł będzie prezentował w jednym miejscu dla przedsiębiorstwa BEMAX wszystkie wystawione faktury z możliwością sortowania po dacie: dniu, tygodniu, miesiącu. Moduł będzie prezentował statystyki fakturowania i porównywał miesiąc do miesiąca. Moduł będzie wyświetlał na indywidualnym profilu każdego Partnera odbiorcy informację o możliwości opłacenia faktury za pośrednictwem szybkich płatności elektronicznych. Moduł będzie przypominał w dniu przypadającego terminu płatności o uregulowaniu faktury, będzie również automatycznie informował Partnera Odbiorcę 3 dni oraz 7 dni po terminie płatności o konieczności uregulowania faktury. Moduł będzie także prezentował status płatności ( nie zapłacona, zapłacona) na każdym indywidualnym profilu Partnera Dostawcy w systemie CRM. g) moduł automatycznego generowania dokumentów do Partnera Odbiorcy Moduł na podstawie czynności wykonywanych w systemie CRM Partnera Dostawcę, automatycznie wygeneruje dokumenty zgodnie z standardem EDI przez elektroniczną wymianę danych z podpisem elektronicznym przedsiębiorstwa BEMAX. Dzięki modułowi, automatycznie wygenerowane dokumenty tj. zamówienie, faktury, reklamacje, zwroty, umowy, aneksy. Dokumenty będą generowana na podstawie raz wprowadzonych do systemu danych przez Partnera Odbiorcę podczas rejestracji w systemie B2B. Moduł będzie przetwarzał dane z systemu CRM z bazy danych prezentowanej w formie tabelarycznej na dokument PDF, który będzie automatycznie wysyłany przez e-mail do Partnera Odbiorcy oraz publikowany na indywidualnym profilu Dostawcy w systemie B2B. Dokumenty będą generowane na wzorach raz wprowadzonych do systemu CRM przez administratora i akceptowanych przez Partnera Odbiorcę podczas jego rejestracji w systemie B2B. Moduł generowania dokumentów będzie w pełni zautomatyzowany i zachodził w tym samym zakresie zarówno na profilu Partnera Odbiorcy i przedsiębiorstwa BEMAX, jak również wysyłał wszystkie dokumenty na adresy e-mail. h) moduł zwrotów i reklamacji od Partnera Odbiorcy Moduł umożliwiający zakomunikowanie do przedsiębiorstwa BEMAX przez Partnera Odbiorcę, zwrotu produktów lub złożenia reklamacji w celu jej rozpatrzenia. Do każdego Strona 8 z 14
złożonego zamówienia przez Partnera Odbiorcę będzie możliwość akceptacji dostawy lub zgłoszenia zwrotu w całości lub części zamówienia, będzie możliwość zgłoszenia reklamacji w postaci adnotacji do złożonego zamówienia. Moduł będzie również publikował informacje na indywidualnym profilu Partnera Odbiorcy oraz jednocześnie wysyłał na mail informacje z załącznikiem dokumentu. Mail zostanie wysłany automatycznie do dwóch stron o pojawieniu się w systemie CRM dokumentu. Moduł będzie ściśle powiązany z modułem automatycznego generowania dokumentów do przedsiębiorstwa BEMAX. Moduł przewiduje również odpowiedzi systemowe na zwrot towaru oraz rozpatrzenia reklamacji, tak aby każde zgłoszenie miało trzy statusy (zwrot lub reklamacja, rozpatrywanie, akceptacja lub brak akceptacji). Ostatecznie każde zgłoszenie będzie akceptowane przez przedsiębiorstwo BEMAX. i) moduł prezentacji produktu dla Partnera Odbiorcy na modelu 3D Moduł umożliwi podgląd produktu przez Partnerów Odbiorców na modelu 3D. Każdy wprowadzony produkt do systemu przez Partnera Dostawcę może zostać oznaczony przez przedsiębiorstwo BEMAX do prezentacji na modelu 3D. Produkty oznaczone przez BEMAX będą możliwe do przeglądania na przypisanych do konkretnych produktów modelach. Podczas tworzenia systemu CRM do modułu prezentacji produktu zostanie wprowadzonych 30 modeli trójwymiarowych, na których będzie można zobaczyć i obracać prezentację produktu wokół osi poziomej wybranych modeli. Moduł umożliwi Partnerowi Odbiorcy wybór tkaniny spośród wydzielonych przez BEMAX oraz jej naniesienie na wybrany model np. sukienkę, spódniczkę, spodnie, bluzkę itp. Moduł będzie automatycznie skalował wzór tkaniny i przenosił wzór w formacie jeden do jedne na wybrany model przez Partnera Odbiorcę. Dzięki modułowi Partner Odbiorca będzie mógł kreować lub podglądać jak tkanina wygląda na rzeczywistym modelu. Jednocześnie moduł będzie obliczał ile tkaniny potrzeba do wykonania rzeczywistej rzeczy, która znajduje się na projekcie w zaokrągleniu do jednego metra. Moduł prezentacji produktu dla Partnera Odbiorcy na modelu 3D zostanie zintegrowany z procesem składania zamówienia. j) moduł indywidualnego profilu Partnera Dostawcy i Odbiorcy W module każdy Partner będzie mógł edytować swój profil i swoje dane, natomiast administrator będzie o tym zawsze automatycznie powiadomiony. Moduł dla Partnerów będzie również prezentował administratorowi w sposób uporządkowany w tabelach, spis wszystkich korzystających z systemu Partnerów Dostawców i Partnerów Odbiorców wraz z datą ostatniego logowania, historii ich wprowadzonej i aktualizowanej oferty przez Strona 9 z 14
Dostawców oraz historii przeglądanej oferty przez Odbiorców. Przy każdym Partnerze będzie liczba porządkowa, nazwa, dokumenty rejestrowe, dodane produkty przez Dostawcę, zamówione produkty przez Odbiorcę, reklamacje i zwroty do Dostawców, reklamacje i zwroty od Odbiorców, faktury od Dostawców, faktury do Odbiorców, płatności do Dostawców (saldo), płatności od Odbiorców (saldo), możliwość wysłania wiadomości do Partnera. Podsumowując moduł indywidualnego profilu będzie porządkował wszystkich Partnerów korzystających z systemu CRM oraz podsumowywał informacje na temat każdego Partnera, który korzysta z systemu CRM. Wszystkie informacje będą w jednym miejscu. k) modułu monitorowania stanów magazynowych i dostępności produktu Moduł służący do informowania Partnera Dostawcę oraz przedsiębiorstwo BEMAX o kończących się stanach magazynowych danego produktu i braku możliwości jego dostępności dla Partnerów Odbiorców. Moduł będzie funkcjonował na dwóch płaszczyznach, to znaczy zarówno informował o słabej dostępności danego produktu, przed tym zanim będzie jego zupełny brak, jak również informował w momencie kiedy produkt zostanie wykupiony całkowicie. Moduł będzie pełnił także funkcję informującą Partnera Odbiorcę w momencie kiedy chce zakupić dany produkt, a nie ma takiej ilości na stanie magazynowym, ile może zamówić danego produktu. Wszystkie informacje generowane przez moduł będą zarówno publikowane na profilu Partnera Dostawcy oraz przedsiębiorstwa BEMAX oraz wysyłane jednocześnie mailem na dodane do systemu CRM adresy e-mail. III. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Wykonawcy powinni posiadać zaplecze techniczne i informatyczne wraz z łączem oraz doświadczenie niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy. Wykonawca powinien też oferować gwarancję na wykonaną usługę, obejmującą okresowe przeglądy i usuwanie nagłych awarii. IV. OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków, o których mowa w punkcie III Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą złożyć wraz z ofertą cenową następujące informacje: a) opis oferowanych warunków gwarancyjnych ze wskazaniem okresu gwarancji od momentu podpisania ostatecznego protokołu odbioru świadczącego o wykonaniu projektu. Strona 10 z 14
V. OPIS KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kategoriach: Lp. Nazwa kryterium Maksymalna liczba punktów 1. Cena 35 pkt. 2. Czas realizacji przedmiotu zamówienia 30 pkt. 3. Miesięczne koszty utrzymania systemu 20 pkt. 4. Warunki udzielanej gwarancji 15 pkt. Razem 100 pkt. W kryterium 1. Cena maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę netto za realizację przedmiotu zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów. Ocena punktowa oferty dokonana zostanie zgodnie z formułą: P n = C mi n C n x 100 x 35 C mi n - cena minimalna w zbiorze C n - cena oferty badanej P n - ilość punktów przyznana ofercie W przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę. W kryterium 2. Czas realizacji maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najkrótszy termin realizacji zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów, zgodnie ze wzorem: Strona 11 z 14
P n= T mi n T n x 100 x 30 P n - ilość przyznanych punktów T m in - najkrótszy termin realizacji spośród porównywanych ofert (w tygodniach) T n - czas realizacji badanej oferty (w tygodniach) W kryterium 3. Miesięczne koszty utrzymania systemu maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zakładająca użycie technologii najtańszej pod względem miesięcznego kosztu utrzymania systemu (tj. dzierżawa serwera oraz obsługa klienta końcowego przez obsługę zgłoszeń serwisowych). P n= L mi n L n x 100 x 20 P n - ilość przyznanych punktów L mi n - minimalny miesięczny koszt brutto utrzymania systemu w zbiorze (w zł) L n - miesięczny koszt brutto utrzymania systemu badanej oferty (w zł) W kryterium 4. Warunki udzielanej gwarancji maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zakładająca najdłuższy okres gwarancji przy minimalnych warunkach gwarancji, 6 miesięcy od momentu podpisania ostatecznego protokołu odbioru świadczącego o wykonaniu projektu. P n= G n G ma x x 100 x 15 P n - ilość przyznanych punktów G max - najdłuższy okres gwarancji (w miesiącach) Gn - okres gwarancji badanej oferty (w miesiącach) Zamawiający wybierze tego Wykonawcę, którego oferta uzyskała łącznie największą liczbę punktów w ramach powyższych kryteriów. Zamawiający niezwłocznie po wyborze oferty wskaże termin i miejsce podpisania umowy Wykonawcy, którego oferta została wybrana. Strona 12 z 14
VI. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Zamawiający wyznacza o bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami w sprawach bieżących niżej wymienione osoby: Karol Koczorowski tel. +48 61 661 66 80 e-mail: biuro@bemax.net.pl VII. TERMIN, DO KTÓREGO WYKONAWCA BĘDZIE ZWIĄZANY ZŁOŻONĄ OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 14 dni. VIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY, ZAWARTOŚĆ OFERTY 1. Ofertę składa się, w formie pisemnej pocztą lub przesyłką kurierską. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert osobiście. 2. Oferta powinna być napisana w języku polskim oraz podpisana przez osobę(y) upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. 3. Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim 4. Ofertę należy sporządzić w 2 (dwóch) egzemplarzach. 5. Oferta, w tym oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie załączników (formularzy) do niniejszego zapytania, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami. 6. W celu potwierdzenia ważności oferty, a szczególnie właściwej reprezentacji osoby lub osób podpisujących ofertę Wykonawca winien załączyć do oferty np. odpis z właściwego rejestru przedsiębiorców i pełnomocnictwo (uchwały inne dokumenty), jeżeli upoważnienie do podpisywania oferty nie wynika z ww. odpisu. 7. Ofertę należy dostarczyć na adres: BEMAX SPÓŁKA CYWILNA ul. Grunwaldzka 64 60-311 Poznań do dnia 08.09.2014 r. do godz. 16:00 (CET). Oferty dostarczone po określonym powyżej terminie nie będą rozpatrywane niezależnie od daty nadania. Strona 13 z 14
IX. ZASTRZEŻENIA KOŃCOWE 1. Ocena ofert stanowiących odpowiedź na niniejsze zapytanie odbędzie się na podstawie opisanych kryteriów, a zwycięska firma zostanie poinformowana o miejscu i dacie podpisania umowy. 2. Koszty opracowania i dostarczenia oferty obciążają wyłącznie Wykonawcę i nie będą podlegały zwrotowi. BEMAX SPÓŁKA CYWILNA nie może być pociągana do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. 3. Zamawiający nie wyraża zgody na składanie ofert częściowych. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji ceny z wybranym wykonawcą, jeśli zaproponowana oferta przekroczy koszty zaplanowane w dokumentacji aplikacyjnej. X. OPIS SPOSOBU UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ TREŚCI ZAPYTANIA 1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie istotnych treści niniejszego zapytania ofertowego. 2. Treść pytań odnośnie istotnych treści niniejszego zapytania wraz z wyjaśnieniami (które wykraczają poza treść niniejszego zapytania) Zamawiający umieści na stronie internetowej pod adresem www.bemax.net.pl/projekt (bez ujawniania źródła pytania). 3. Odpowiedzi na pytania, wyjaśnienia Zamawiającego lub modyfikacje treści zapytania wprowadzone przez Zamawiającego staną się integralną treścią niniejszego zapytania ofertowego. 4. Załączniki a) Wzór umowy b) Formularz ofertowy Strona 14 z 14