ZAPYTANIE OFERTOWE NA USŁUGI DORADCZE. Oś priorytetowa 8: Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki

Transkrypt

1 Poznań, dnia r. ZAPYTANIE OFERTOWE NA USŁUGI DORADCZE Zapytanie dotyczy realizowanego projektu w ramach: Działania 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Oś priorytetowa 8: Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka na lata I. ZAMAWIAJĄCY 1. Zamawiającym jest: COMERCIO Krzysztof Cieślak z siedzibą w miejscowości Jasin, Swarzędz, ul. Wiejska 32 NIP: REGON: kontakt: tel fax Adres na który należy kierować korespondencję: COMERCIO Krzysztof Cieślak ul. Wiejska Swarzędz biuro@a-creative.pl 3. Wszelkie pisma i pytania Wykonawcy powinni kierować na adres wskazany w pkt. I.2. Strona 1 z 12

2 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia i późniejszej umowy jest realizacja usług doradczych o następującym zakresie: a) identyfikacja procesów biznesowych: badanie pozwalające opisać procesy biznesowe zachodzące w danej organizacji gospodarczej. Opis procesów biznesowych pozwala modelować i optymalizować scenariusze ich obsługi pod kątem wykorzystania systemu B2B, b) identyfikacja procedur dokumentacyjnych: badanie pozwalające określić sekwencje czynności skojarzonych ze zmianami stanu dokumentów rejestrowanymi w poszczególnych jednostkach struktury organizacyjnej, c) identyfikacja potrzeb informacyjnych Wnioskodawcy: jest to badanie pozwalające określić potrzeby informacyjne w ramach realizowanych procesów biznesowych, d) weryfikacja i analiza wzrostu efektywności procesów biznesowych realizowanych przez Wnioskodawcę z Partnerami dzięki wdrożeniu platformy B2B. W ramach usługi nastąpi weryfikacja, testowanie i rozliczanie efektów prac wdrożeniowych. 2. Terminy realizacji powyżej opisanych usług: a) identyfikacja procesów biznesowych do 31 maja 2014 r.; b) identyfikacja procedur dokumentacyjnych do 30 września 2014 r.; c) identyfikacja potrzeb informacyjnych Wnioskodawcy do 31 stycznia 2015 r.; d) weryfikacja i analiza wzrostu efektywności procesów biznesowych do 31 maja 2015 r. 3. Informacje na temat projektu będącego przedmiotem zamówienia: Wdrożony zostanie system B2B automatyzujący współpracę pomiędzy Wnioskodawcą, partnerami-dostawcami i partnerami-odbiorcami oraz za pośrednictwem którego świadczona będzie w formule SaaS usługa automatycznego pozycjonowania dla firm zajmujących się pozycjonowaniem (zaawansowany system linków). Założeniem wdrożenia systemu jest automatyzacja procesów biznesowych zachodzących pomiędzy, partnerem-odbiorcą a COMERCIO, partnerem-dostawcą a COMERCIO, a także bezpośrednio pomiędzy partnerem-odbiorcą i partnerem-dostawcą. Dzięki wdrożeniu Strona 2 z 12

3 systemu, zarówno partner-dostawca, partner-odbiorca, jak i firma COMERCIO, zautomatyzuje najistotniejsze procesy biznesowe, które obecnie zajmują wiele cennego czasu. Planowany do wdrożenia system będzie składał się z kilku modułów: 1) Moduł przygotowywania ofert Każdy obecny i nowy Partner otrzyma możliwość skorzystania z automatycznego otrzymywania ofert na żądanie. Moduł ma zastąpić pracę przygotowywania ofert ręcznie. Partner wybierze, którą usługą jest zainteresowany (domena, serwer, pozycjonowanie, strona internetowa, sklep internetowy), może wybrać 1 usługę lub wiele jednocześnie. Po zaznaczeniu poszczególnych usług, poniżej wygenerują się formularze do uzupełnienia, odnośnie domeny jakimi rozszerzeniami Partner jest zainteresowany.com.pl itd., odnośnie serwera: jakie parametry (pojemność dysku, transfer miesięczny, ilość maili, ilość baz danych, ilość domen), odnośnie pozycjonowania: jakie słowa kluczowe. Następnie odnośnie strony i sklepu internetowego: pytania dotyczące oczekiwań wyglądu i funkcjonalności. Wtedy po zaznaczeniu odpowiedzi na pytania w formularzach, dla Partnera wygeneruje się automatycznie oferta z cenami, na papierze firmowym COMERCIO z wyszczególnionymi wszystkimi elementami, którymi jest zainteresowany. Poza możliwością wydruku oferty w pdf, oferta dla partnera będzie archiwizowana w systemie CRM, a jeżeli Partner będzie chciał ją zrealizować przejdzie do kolejnego modułu. 2) Moduł przygotowywania umów i aneksów Wszyscy Partnerzy będą mieli wgląd do swoich obecnych umów i aneksów dotyczących współpracy. Umowy i aneksy na wszystkie usługi będą zarchiwizowane na koncie Partnera. W przypadku kiedy Partner będzie chciał wdrożyć kolejną usługę lub zmodyfikować obecną wygeneruje się kolejna umowa lub aneks do już istniejącej umowy. Na umowach i aneksach będzie generowany elektroniczny podpis właściciela przedsiębiorstwa COMERCIO. W module będą poza powyższym wszystkie dokumenty rejestrowe potwierdzające dane partnera oraz COMERCIO. Strona 3 z 12

4 3) Moduł generowania i wysyłania raportów Dla Partnerów zarejestrowanych w systemie zostaną raz w miesiącu, automatycznie wygenerowane i wysłane raporty z zestawieniem, zajmowanych pozycji w Google. Z systemem będzie zintegrowany adres , który przez połączenie SMTP będzie wysyłał automatyczne maile z raportami, raz w miesiącu. Wygenerowane raporty zawierać będą tabelę z zestawieniem każdego dnia miesiąca w kolumnach i poszczególne słowa kluczowe dla pozycjonowanego adresu strony internetowej w wierszach tabeli. Moduł raportowania, będzie automatycznie obliczał wynagrodzenie dla przedsiębiorstwa COMERCIO z tytułu zajmowanych pozycji stron internetowych Partnerów, w Google. Poza automatycznym generowaniem i wysyłaniem raportów, każdy Partner otrzyma możliwość przeglądania raportów w czasie rzeczywistym, po zalogowaniu do systemu. Stawki za pozycje i słowa kluczowe dla strony internetowej, zostaną wprowadzone podczas dodawania Partnera do systemu, oraz stawki będą indywidualnie wprowadzane, czyli system przewiduje możliwość wpisywania stawek (cen) dla uzgodnionych z Partnerem przedziałów pozycji np. od 1 do 3, od 4 do 6, od 7 do 10 - w wynikach Google. Moduł będzie zawierał także historię raportów z wszystkich miesięcy od momentu wprowadzenia Partnera do systemu oraz możliwość przeglądania historii przez system. Administrator systemu (przedsiębiorstwo COMERCIO) będzie miał podgląd na wszystkie raporty, Partnerzy będą mieli podgląd wyłącznie na swoje projekty i raporty. 4) Moduł generowania i wysyłania statystyk Partnerzy otrzymają możliwość wygenerowania i wysłania na swoje konto , raportu statystycznego z ilości odwiedzin stron internetowych, które są pozycjonowanie. Statystyki będą zawierały informacje tj.: o ilości wejść na stronę, ilości nowych wejść, ilości osób powracających, średnim czasie spędzonym przez użytkownika na stronie, ilości odsłon / przypadających na odwiedziny, ilość wejść z samej wyszukiwarki Google, po jakich słowach z Google były wejścia na stronę Partnera, współczynnik odrzuceń. Statystyki przyczynią się do poszukiwania efektywniejszych słów kluczowych do pozycjonowania stron, rozszerzania współpracy z Partnerami o kolejne słowa kluczowe. 5) Moduł rejestracji nowych usług (domen, serwera, pozycjonowania) Strona 4 z 12

5 Każdy obecny lub nowy Partner otrzyma możliwość automatycznego zarejestrowania usług, określając nazwę domeny, parametry serwera, słowa kluczowe do pozycjonowania. Moduł umożliwia w sposób zautomatyzowany przejść proces rejestracji usługi, akceptację regulaminu i wygenerować umowę. Umowa będzie zawierała elektroniczny podpis. Na etapie rejestracji, obecny lub nowy Partner uzupełni formularze wyceniające jego potrzeby i wybierze odpowiedni dla siebie pakiet usług serwerowych. Wraz z dostępem do usług, wygeneruje się faktura pro-forma do opłacenia w ciągu 7 dni. Po opłaceniu faktury pro-forma, wygeneruje się automatycznie faktura VAT z podpisem elektronicznym. Wszystkie dokumenty zostaną stworzone w technologii elektronicznej wymiany danych. Kiedy nie zostanie opłacona faktura pro-forma w ciągu 7 dni, system wyśle powiadomienie o nie opłaconej fakturze, jeżeli płatność nadal nie wpłynie przez 7 kolejnych dni, wtedy system CRM automatycznie zablokuje usługi. Po opłaceniu usług Partner otrzyma automatyczną informację mailem, o danych konfiguracyjnych do wykorzystania usług. 6) Moduł obsługi zgłoszeń serwisowych dotyczących problemów Wszyscy zarejestrowani Partnerzy otrzymają możliwość zgłoszenia serwisowego dotyczącego wszystkich możliwych problemów z działaniem usług i stron internetowych. Zgłoszenie wysłane przez Partnera zostanie zarejestrowane w systemie z indywidualnym numerem, a Partner otrzyma kopię zgłoszenia na swój podany adres . Zarejestrowane zgłoszenia będą w systemie w kolejce wszystkich zgłoszeń i możliwości sortowania według: usługi oraz daty zgłoszenia. W zależności od zgłoszenia, czyli jakiej usługi dotyczy, zgłoszenie otrzyma do wykonania Dostawca, który realizował usługę dla Partnera lub przedsiębiorstwo COMERCIO (administrator systemu CRM). Dostawca lub przedsiębiorstwo COMERCIO, jeżeli odpowiedzą na zgłoszenie serwisowe Partnera, odpowiedzi i korespondencja dotycząca zgłoszenia, będzie w systemie, poza korespondencją archiwizowaną w systemie, wszelkie odpowiedzi będą wysyłane na mail Partnera oraz dedykowany mail do obsługi, przedsiębiorstwa COMERCIO. Każde zgłoszenie zostanie oznaczone przez Dostawcę lub COMERCIO jako zrealizowane po udzieleniu odpowiedzi lub w trakcie realizacji po dopytaniu Partnera o problem. 7) Moduł automatycznego fakturowania i płatności Strona 5 z 12

6 Wszyscy Partnerzy będą mieli możliwość podglądu na, historię wystawionych faktur za realizację usług, każda z faktur będzie miała swój status (zapłacona, nie zapłacona). Każdą fakturę będzie można opłacić szybkimi płatnościami. Faktury do podglądu, będą również zawierały elektroniczny podpis. Dla nowych umów automatycznie wygenerowane zostaną faktury zaliczkowe. 8) Moduł pozycjonowania dla Dostawcy SL (system linków) to system, w którym każdy Partner będzie posiadać własny projekt, każdy projekt będzie zarządzany przez Dostawcę w celu minimalizacji kosztów realizacji usługi. Każdy projekt służy do przydzielania linków na stronach, które zostały wcześniej dodane do SL. Wszystkie dodane strony COMERCIO do SL zostaną podzielone na kilkanaście tematycznych kategorii. Każda dodana strona COMERCIO, posiadać będzie przydatne informacje o jej atrakcyjności dla Google: PageRank Google Site strony Ilość backlink-ów Staż domeny Czy posiada przyjazny link Kiedy tworzony jest nowy projekt do każdego klienta, wpisywane są do niego wszystkie informacje: - słowo kluczowe i na jaki link powinno kierować wybrać odpowiednią kategorię tematyczną - przyrost na dane słowo (co ile ma umieszczać się link na dodanych stronach) - jaka ma być docelowa ilość linków na dane słowo w jakim czasie przydzielona Do każdego projektu będzie można dodać nieograniczoną liczbę słów kluczowych. Będzie także możliwość zaimportowania grupy wielu linków poprzez plik CSV. Przykład: nazwa projektu;link;słowo kluczowe;nazwa kategorii;przyrost;ilość docelowa Każdy projekt posiadać będzie swoją kartę (podstronę) ze wszystkimi informacjami w tabelce, czyli: link Strona 6 z 12

7 anchor (słowo kluczowe) przyrost całkowity ilość docelowa aktualna ilość dodanych linków (która będzie wyświetlić w nowej karcie listę lokalizacji gdzie znajdują się linki do strony Partnera. Możliwość ręcznej edycji przydzielonych linków, a także pobrania tej listy w CSV, czyli: link;lokalizacja;data ostatniego dodania;kategoria;data dodania słowa kluczowego do projektu System będzie posiadał następujące funkcjonalności: - przygotowanie ofert - negocjacja warunków - przygotowanie umów i aneksów - zawieranie umów i aneksów - raportowanie wyników - informowanie o ruchu na serwisie - rejestracja nowych usług - obsługa zgłoszeń serwisowych - fakturowanie i płatności - informowanie o realizacji usługi Wszystkie powyższe funkcjonalności będą działały w sposób zautomatyzowany. W praktyce komunikacja będzie przebiegać przez system: każdy partner będzie dysponował swoim indywidualnym loginem i hasłem do systemu, dzięki temu będzie widział wyłącznie swoje usługi, zgłoszenia, umowy, faktury, płatności, oferty i całą historię współpracy, jeżeli partner wykona czynność w systemie CRM, która będzie wymagała odpowiedzi przedsiębiorstwa Wnioskodawcy, każdy z tych podmiotów otrzyma mail z informacją o indywidualnym nr zgłoszenia, treści zgłoszenia oraz jaki dostawca będzie odpowiedzialny za realizację jego zgłoszenia, który również otrzyma informację Strona 7 z 12

8 mailem. Poza tym ze względu na to, ż informacje otrzymane zostaną mailem to na każdym koncie w systemie również wygeneruje się zgłoszenie widniejące do rozwiązania problemu. Tym samym w systemie będzie cała historia korespondencji i wątki dotyczące rozwiązania problemu, a każdy będzie informowany mailem o statusie realizacji prac. Planowany do wdrożenia ma być skalowalny przede wszystkim dzięki swojej modułowej budowie, gdzie każdy moduł zaspokaja inne potrzeby Partnera. Oznacza to że w przypadku pojawienia się kolejnych jeszcze nie zidentyfikowanych potrzeb Partnerów, można w prosty sposób rozbudować system o kolejne moduły oraz zintegrować z już istniejącymi modułami w systemie. Skalowalność w systemie to również możliwość włączania i wyłączania modułów w zależności od Partnera i Dostawcy. Oznacza to, że Dostawca będzie mógł korzystać z modułów, które zostaną mu przypisane przez administratora systemu, czyli przedsiębiorstwo COMERCIO. Przez możliwość przypisywania modułów, każdy Partner i Dostawca otrzyma system, który jest specjalnie przystosowany do jego zidentyfikowanych potrzeb i usług z których korzysta, współpracując z przedsiębiorstwem COMERCIO. Podsumowując skalowalność systemu, można w prosty sposób uprościć lub rozbudować w zależności od potrzeb. System nie przewiduje również ograniczeń liczby Partnerów, prze to jest bardzo wydajny oraz efektywny. III. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Wykonawcy powinni posiadać wiedzę oraz doświadczenie niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy. IV. OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Zamawiający uzna spełnienie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w rozdziale III, jeżeli Wykonawca złoży stosowne oświadczenie na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania. V. OPIS KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT Strona 8 z 12

9 Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kategoriach: Lp. Nazwa kryterium Maksymalna liczba punktów 1. Cena 75 pkt. 2. Czas realizacji przedmiotu zamówienia 25 pkt. Razem 100 pkt. W kryterium 1. Cena maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę netto za realizację przedmiotu zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów. Ocena punktowa oferty dokonana zostanie zgodnie z formułą: - cena minimalna w zbiorze - cena oferty badanej - ilość punktów przyznana ofercie W przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę. W kryterium 2. Czas realizacji maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najkrótszy termin realizacji zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów, zgodnie ze wzorem: Strona 9 z 12

10 - ilość przyznanych punktów - najkrótszy termin realizacji spośród porównywanych ofert (w tygodniach) - czas realizacji badanej oferty (w tygodniach) Zamawiający wybierze tego Wykonawcę, którego oferta uzyskała łącznie największą liczbę punktów w ramach powyższych kryteriów. Zamawiający niezwłocznie po wyborze oferty wskaże termin i miejsce podpisania umowy Wykonawcy, którego oferta została wybrana. VI. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Zamawiający wyznacza o bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami w sprawach bieżących niżej wymienione osoby: Krzysztof Cieślak tel. kom biuro@comercio.pl VII. TERMIN, DO KTÓREGO WYKONAWCA BĘDZIE ZWIĄZANY ZŁOŻONĄ OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 60 dni. VIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY, ZAWARTOŚĆ OFERTY 1. Ofertę składa się, w formie pisemnej pocztą lub przesyłką kurierską. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert osobiście. 2. Oferta powinna być napisana w języku polskim oraz podpisana przez osobę(y) upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. Strona 10 z 12

11 3. Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim 4. Ofertę należy sporządzić w 2 (dwóch) egzemplarzach. 5. Oferta, w tym oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie załączników (formularzy) do niniejszego zapytania, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami. 6. W celu potwierdzenia ważności oferty, a szczególnie właściwej reprezentacji osoby lub osób podpisujących ofertę Wykonawca winien załączyć do oferty np. odpis z właściwego rejestru przedsiębiorców i pełnomocnictwo (uchwały inne dokumenty), jeżeli upoważnienie do podpisywania oferty nie wynika z ww. odpisu. 7. Ofertę należy dostarczyć na adres: Jasin, Swarzędz, ul. Wiejska 32 do dnia do godz. 16:00 (CET). Oferty dostarczone po określonym powyżej terminie nie będą rozpatrywane niezależnie od daty nadania. IX. ZASTRZEŻENIA KOŃCOWE 1. Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji oferty, w całości lub w części i nie zobowiązuje Zamawiającego do składania wyjaśnień, czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Koszty opracowania i dostarczenia oferty obciążają wyłącznie Wykonawcę i nie będą podlegały zwrotowi. COMERCIO Krzysztof Cieślak nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. 2. Zamawiający nie wyraża zgody na składanie ofert częściowych. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji ceny z wybranym wykonawcą, jeśli zaproponowana oferta przekroczy koszty zaplanowane w dokumentacji aplikacyjnej. X. OPIS SPOSOBU UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ TREŚCI ZAPYTANIA 1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie istotnych treści niniejszego zapytania ofertowego. 2. Treść pytań odnośnie istotnych treści niniejszego zapytania wraz z wyjaśnieniami (które wykraczają poza treść niniejszego zapytania) Zamawiający umieści na Strona 11 z 12

12 stronie internetowej pod adresem (bez ujawniania źródła pytania). 3. Odpowiedzi na pytania, wyjaśnienia Zamawiającego lub modyfikacje treści zapytania wprowadzone przez Zamawiającego staną się integralną treścią niniejszego zapytania ofertowego. XI. Załączniki 1. Formularz ofertowy Strona 12 z 12