Opis techniczny zamówienia Temat : Precyzyjne rolnictwo na przykładzie holenderskich doświadczeń I. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Miejsce wizyty Horst (Holandia) 2. Zakres i cel wizyty: Operacja będzie polegała na organizacji i przeprowadzeniu wyjazdu studyjnego do fabryki maszyn i urządzeń rolniczych w Horst w Holandii. Tematem przewodnim wyjazdu będzie: Precyzyjne rolnictwo na przykładzie holenderskich doświadczeń. Celem wizyty jest dostarczenie wiedzy na temat precyzyjnego rolnictwa, uwzględniającego zrównoważony rozwój oraz ochronę środowiska naturalnego na przykładzie innowacyjnych rozwiązań holenderskich, dla rolników, doradców rolniczych oraz przedstawicieli świata nauki. Zapoznanie się z innowacyjnymi pracami oraz praktycznym ich wykorzystaniem podczas warsztatów polowych. Ramowy program wyjazdu: I dzień 1) Przyjazd i zakwaterowanie. II dzień 1) Wykład teoretyczny 3 godz. lekcyjne (przeprowadzone w fabryce John Deere), 2) Zwiedzanie fabryki i prezentacja nowych rozwiązań technologicznych i technicznych stosowanych przy produkcji opryskiwaczy 3 godziny lekcyjne (w fabryce John Deere). III dzień 1) Pokazy praktyczne na polach demonstracyjnych należących do firmy John Deere 3 godz. lekcyjne, 2) Wyjazd. Zajęcia odbywające się w fabryce John Deere, organizowane przez fabrykę John Deere i Wykonawca nie ponosi kosztów przeprowadzonych wykładów oraz wynajmu sali wykładowej. Wykonawca ponosi koszty dowozu uczestników z hotelu do fabryki oraz z fabryki do hotelu. 3. Planowany termin wizyty studyjnej od 25 października 2016 r. do 27 października 2016 r. tj. wtorek- czwartek. 1
4. Ilość uczestników: 35 osób (rolnicy, doradcy rolni, przedstawiciele świata nauki), 2 kierowców, 1 tłumacz. Łącznie 38 osób. 5. Wykonawca zobowiązany będzie do: 1) Organizacji całej wizyty Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia realizacji celu wizyty. Pierwszego dnia tj. 25 października zaplanowano dojazd do miejsca docelowego w godzinach późnowieczornych (wyjazd w godzinach przedpołudniowych z Kalska). Dnia 26 października zaplanowano wykład i zwiedzanie fabryki maszyn i urządzeń rolniczych John Deere w mieście Horst. Ostatniego dnia zaplanowano pokazy praktyczne oraz wyjazd po obiedzie - dokładną godzinę zaplanuje Zamawiający (Horst - Kalsk). 2) Zakwaterowania - Wykonawca zobowiązany będzie dokonać rezerwacji i zakupu miejsc noclegowych dla uczestników na czas trwania wyjazdu studyjnego (uczestnicy, kierowcy, tłumacz). Zamawiający wymaga zakwaterowania uczestników w hotelu/ pensjonacie, zlokalizowanym w granicach administracyjnych odwiedzanego miasta, w dobrze skomunikowanej części, w pokojach maksymalnie dwuosobowych z łazienką. Wykonawca zapewni zakwaterowanie w jednym obiekcie hotelowym dla wszystkich uczestników wyjazdu. Zaplanowano dwa noclegi z 25 na 26 października oraz z 26 na 27 października 2016 r. 3) Wyżywienia - Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia wyżywienia (dla uczestników, kierowców, tłumacza) na miejscu wizyty zagranicznej z zastrzeżeniem, że w dniu przyjazdu i wyjazdu godziny posiłków powinny być dopasowane do godzin przyjazdu i wyjazdu. W dniu przyjazdu Wykonawca (niezależnie od godziny dojazdu) zapewni wyłącznie kolację. W dniu wyjazdu Wykonawca zapewni śniadanie i obiad. Śniadania muszą być serwowane na terenie miejsca noclegu, w którym zakwaterowani zostaną uczestnicy. Wg specyfikacji: I dzień- kolacja, II dzień- śniadanie, obiad (dwudaniowy), kolacja, III dzień- śniadanie, obiad (dwudaniowy), Śniadania w formie bufetu szwedzkiego, w tym min. jedno danie na ciepło. Obiad (dwudaniowy) złożony z zupy i dania drugiego mięsnego lub jarskiego, surówki, wody gazowanej i niegazowanej. Kolacja powinna być złożona w bufetu szwedzkiego, w tym min. jedno danie na ciepło. Wykonawca zapewni uczestnikom przerwy kawowe tj. w drugim dniu wyjazdu tj. 26 października- dwie przerwy kawowe. W trzecim dniu wyjazdu tj. 27 października - dwie przerwy 2
kawowe. Godziny przerw ustalane będą indywidualnie z organizatorem. Przerwa kawowa składała się będzie z kawy i herbaty, cukru, cytryny, mleka, wody gazowanej i niegazowanej, soku, ciasta. 4) Przejazdy - Wykonawca dokona rezerwacji autokaru, do dyspozycji uczestników wyjazdu, opłat drogowych (opłaty autostradowe, parkingi płatne, opłaty postojowe). Wykonawca zapewni wszelkie transfery lokalne na miejscu wizyty (pomiędzy miejscem noclegu, miejscem posiłków, fabryką). Wszystkie transfery powinny zostać wykonane autobusem (jednym) przystosowanym do przewozu ww. liczby osób, wyposażonym w klimatyzację oraz toaletę. Pojazd ma być sprawny technicznie, posiadać aktualny przegląd techniczny, system ABS, rok produkcji pojazdu nie wcześniejszy niż 2010. 5) Tłumacza - Wykonawca zapewni podczas wizyty obecność tłumacza. Wykonawca zapewni tłumaczenie konsekutywne podczas oficjalnych części (wykłady, pokazy, prezentacje). Praca tłumacza będzie polegała na precyzyjnym przekładzie sensu wypowiedzi uczestników spotkań. Tłumacz (osoba biegle władająca językiem niemieckim w mowie i piśmie, oraz znająca język branżowy w zakresie rolnictwa, funduszy europejskich). 6) Ubezpieczenia - Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi ubezpieczenie KL i NNW na cały czas wyjazdu studyjnego. Ubezpieczenie kosztów leczenia musi obejmować kwotę min. 10 000 euro oraz NNW ( następstw nieszczęśliwych wypadków) na kwotę min. 5 000 zł. 7) Inne - Wykonawca pokryje inne niezbędne do realizacji przedmiotowej wizyty koszty nie wymienione wyżej. UWAGI: Dopuszcza się pełnienie funkcji tłumacza, kierowcy przez jedną osobę. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dla wszystkich dodatkowych osób niezbędnych ze strony Wykonawcy zakwaterowanie, wyżywienie i transport zgodnie z zapotrzebowaniem. Przewidywana liczba uczestników podana w zapytaniu ofertowym, nie uwzględnia osób zatrudnionych dodatkowo przez Wykonawcę. II. Wymagania dotyczące wykonawców (poniższe warunki należy spełnić łącznie) 1. Wykonawca musi posiadać doświadczenie w realizacji co najmniej dwóch zagranicznych wizyt studyjnych obejmujących co najmniej zakwaterowanie uczestników, wyżywienie, transportu podczas wizyt oraz tłumaczy. W celu potwierdzenia spełnienia powyższego 3
wymagania Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia wykazu zrealizowanych usług oraz stosownych dokumentów potwierdzających należytą realizację tych usług- Załącznik nr 1 2. Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków w postępowaniu- Załącznik nr 3 3. Wykonawca złoży ofertę - Załącznik nr 2 4. Nie ma możliwości złożenia oferty częściowej. Nie ma możliwości złożenia oferty wariantowej. III. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej Wybór najkorzystniejszej oferty odbędzie się w oparciu o przeprowadzone zapytanie ofertowe, a za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta Wykonawcy, który uzyska najwyższą łączną ocenę obliczoną wg następujących kryteriów: 1) Wartość brutto w PLN za całość zamówienia waga 80% 2) Doświadczenie Wykonawcy waga 20% 1) Wartość brutto w PLN - 80% (Pc) Każda z ofert będzie punktowana w kryterium ceny poprzez porównanie ceny brutto (podanej w Załączniku nr 2) najniższej spośród złożonych ofert, do ceny badanej oferty wg wzoru: Pc= (Cn:Cb) x 80 pkt, Cn- cena brutto najniższa, spośród otrzymanych ofert, Cb- cena brutto oferty badanej. 2) Doświadczenie Wykonawcy - 20 % (Pd) Do postępowania będzie mógł przystąpić Wykonawca, który wykonał należycie co najmniej dwie usługi polegające na organizacji zagranicznych wyjazdów szkoleniowych lub studyjnych dla zorganizowanych grup, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy- w tym okresie. Każda z w/w usług musi być zorganizowana dla grup co najmniej 30 osobowych, swoim zasięgiem powinna obejmować usługę transportową, noclegową i gastronomiczną łącznie. A wartość każdej z tych usług powinna być nie mniejsza niż 30.000,00 zł. brutto. Należyte wykonanie, będzie oceniane na podstawie dokumentacji załączonej do składanej oferty - Załącznik nr 1. Każda z ofert będzie punktowana w kryterium Doświadczenia Wykonawcy w następujący sposób. Za każdą wykazaną usługę ponad przewidziane minimum, zgodną z wyżej wymienionymi wymaganiami ( należyte wykonanie) Wykonawca otrzymuje 5 punktów. W tym kryterium Wykonawca może otrzymać maksymalnie 20 punktów. 4
Ostateczną ocenę oferty stanowiła będzie suma przyznanych punktów, w poszczególnych kryteriach. Wg wzoru: Pc+Pd=P P- łączna liczba punktów Ofertę najkorzystniejszą złoży Wykonawca, którego oferta otrzyma największą liczbę punktów. Jeżeli zostaną złożone oferty z ocenioną taka samą liczbą punktów, to Zamawiający wybierze ofertę z niższą ceną. Jeżeli zostaną złożone oferty z taką samą ceną, Zamawiający wezwie tych wykonawców do złożenia ofert dodatkowych, które nie będą wyższe niż te zadeklarowane w złożonych ofertach. IV. Warunki składania ofert Ofertę należy przesłać pocztą na adres Lubuski Ośrodek Doradztwa Rolniczego, Kalsk 91, 66-100 Sulechów lub dostarczyć osobiście, do dnia 5 października 2016 r. do godz. 13 00. Na kopercie proszę napisać,, Zapytanie ofertowe pn: Precyzyjne rolnictwo na przykładzie holenderskich doświadczeń. Cena w ofercie musi być wyrażona w walucie PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 5 października 2016 r., o godz. 13 15. Oferta powinna się składać z następujących dokumentów: 1. Wykaz zrealizowanych usług- wg Załącznika nr 1, 2. Formularz oferty - wg Załącznika nr 2, 3. Oświadczenie- wg Załącznika nr 3. V. Informacje pozostałe 1. Dla zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami, w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. 2. Zamawiający przewiduje możliwość spotkania z wybranym Wykonawcą, w celu doprecyzowania koncepcji wizyty do potrzeb Zamawiającego. 3. Z wyłonionym Wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa, uwzględniająca elementy zapytania ofertowego oraz dane ze złożonej oferty Wykonawcy. 4. Zamawiający dokona płatności za wykonaną usługę, po otrzymaniu prawidłowo wystawionej faktury z co najmniej 30-dniowym terminem płatności. 5
5. Osobami upoważnionymi do kontaktu po stronie Zamawiającego są: Sprawy merytoryczne zamówienia: Janusz Kupiński Tel. 68 385 20-91 wew. 456, e-mail: j.kupinski@lodr.pl Julita Chylińska- Kasza Tel. 68 385 20-91 wew. 310, e-mail: j.chylinska@lodr.pl Sprawy proceduralne zamówienia: Joanna Neckar Tel. 68 385 20-91 wew. 307, e-mail: j.neckar@lodr.pl Godziny pracy Zamawiającego od poniedziałku do piątku od 7 00-15 00 Zapytania prosimy kierować w wersji elektronicznej, na podane wyżej adresy e-mail. 6. Szczegółowy program wyjazdu studyjnego uwzględniający konkretne dni, godziny, szczegółowe miejsca, nazwę i adres noclegów (hotelu), CV osoby pełniącej funkcję tłumacza oraz proponowane menu wszystkich posiłków wg poszczególnych dni, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu do dnia 17 października 2016 r. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania przedmiotowego postępowania, na każdym etapie jego trwania. 6