PROCEDURY PRZESYŁANIA DOKUMENTU W FORMACIE PDF PODPISANEGO ELEKTRONICZNIE Specjalista PR Biura Rachunkowego FALCON mgr inŝ. Krzysztof Kasprzyk Września 2013 1
WSTĘP Coraz częściej korespondencja handlowa wysyłana jest drogą elektroniczną. Preferowanym sposobem przekazu jest poczta e-mail. MoŜna równieŝ przekazywać przesyłki w ramach Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD/EWD), co jest szeroko stosowane przez róŝnego rodzaju platformy elektroniczne, takie jak ZUS, US i inne, a takŝe w przypadku posiadania oprogramowań księgowych. JednakŜe w przypadku braku stosownego oprogramowania Klient zmuszony jest przekazywać faktury pocztą e-mailową. Realizacja jego wysyłki i dostarczenie wiadomości Klientowi odbywa się w sposób niebezpośredni. Wszyscy uczestnicy procesu przesyłania mają moŝliwość wglądu w wysyłany dokument i mogą dokonać dowolnych zmian bez wzbudzenia uwagi odbiorcy bądź nadawcy. Faktura elektroniczna, dokładnie tak samo jak faktura w formie papierowej, musi zawierać elementy wymagane przepisami projektowanej ustawy. Dodatkowo, aby faktura została uznana za fakturę elektroniczną, musi zostać wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Zmiany w zakresie faktur elektronicznych obejmują zarówno zasady wystawiania tych faktur, jak równieŝ zasady wyraŝania zgody na tę formę dokumentowania sprzedaŝy czy teŝ zasady przechowywania. Przesyłanie moŝliwe jest wyłącznie dla systemu zapewniającego: autentyczność pochodzenia, integralność treści, ale równieŝ, czytelność faktury. Zasady autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności określa podatnik wysyłający faktury. Zapewnia się to poprzez dowolny system kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieŝkę audytu między fakturą a dostawą towaru lub świadczeniem usług. W przypadku braku zapewnionej kontroli biznesowej powyŝsze atrybuty zapewnia, korzystanie z bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych EDI/EWD w programach np. Comarch Optima ERP i innych. sukcesywnie dąŝy do tego, aby wszystkie dokumenty w formacie PDF były podpisane elektronicznie certyfikatem kwalifikowanym, czyli tzw. podpisem bezpiecznym. Dzięki niemu zmiany dokonywane w dokumencie po podpisaniu go przez Biuro są niemoŝliwe. Ponadto Odbiorca-Klient ma pewność co do toŝsamości podpisanego dokumentu oraz zachowania jego integralności i bezpieczeństwa. W przypadku konieczności zmiany podpisanego dokumentu, po dokonanych poprawkach moŝe on zostać podpisany na nowo. Późniejsze zmiany naleŝy potwierdzić kolejnym podpisem. Poprzednie wersje, kaŝdorazowo potwierdzone podpisem, nie zostają usunięte; w kaŝdej chwili moŝna je wykorzystać. W związku z powyŝszym celem ujednolicenia zasad przesyłania/odbioru dokumentów PDF między Biurem a Klientem poniŝej znajduje się opis sposobu wdroŝenia pewnych czynności, które pomogą w tym zakresie: 2
1. Instalacja niezbędnego oprogramowania. Jako przeglądarkę do dokumentów PDF Biuro zaleca Adobe Reader X w aktualnie najnowszej wersji (firma moŝe go instalować darmowo). Najlepiej to zrobić w wersji językowej polskiej. MoŜliwe jest jednakŝe uŝycie dowolnej przeglądarki pdf posiadającej funkcję wyświetlania i sprawdzania sygnowanych (podpisanych) dokumentów. Aktualnie najnowszą wersję moŝna pobrać nieodpłatnie ze strony: http://www.adobe.com/de/products/reader/. W celu instalacji prosimy o zapoznanie się z instrukcją producenta. 2. Instalacja certyfikatu. Do kontroli dokumentów podpisanych przez wymagany jest certyfikat stosowany przez Biuro do podpisów. Certyfikat ten moŝna otrzymać mailem lub pobrać ze strony internetowej www.biuro-falcon.pl. Pobrany certyfikat naleŝy zapisać na komputerze w rozpoznawalnym miejscu (pulpit lub nowy folder). Następnie naleŝy go będzie przesłać do programu PDF-Reader. Aby importować certyfikat do programu Adobe Reader XI naleŝy podjąć następujące kroki: otwórz program i wybierz punkt menu edycja ochrona i zarządzaj zaufanymi toŝsamościami : 3
dodaj kontakty: importuj certyfikat jako nowy kontakt. Kliknij na pole przeglądaj : 4
wybierz plik certyfikatu Biura zapisany na Twoim komputerze i kliknij na przycisk otwórz : zaznacz kontakt dla Biura (Marlena Kasprzyk), zaznacz w poniŝszym polu certyfikat i kliknij na przycisk zaufaj : 5
zaznacz obydwa zakreślone pola i naciśnij przycisk zaufaj : wciśnij Importuj certyfikat: 6
zwróć uwagę na komunikat finalny: 3. Otwarcie dokumentu i sprawdzenie go. Otwórz dokument otrzymany od Biura w programie Acrobat Reader. Następnie przedstawiono kroki konieczne do sprawdzenia podpisu. Kliknąć naleŝy w prawym górnym rogu na znak podpisu (pióro): 7
Na ilustracji poniŝej przedstawiono szczegóły podpisu i wyniki weryfikacji. Obecnie według powyŝszego widoku: podpis jest waŝny, dokument nie został zmieniony po dokonaniu podpisu, toŝsamość podpisującego jest waŝna, data i godzina podpisu to godzina wyświetlana na komputerze podpisującego. Dokument, dla którego weryfikacja wykazała istnienie powyŝszych parametrów uznawany jest za dokument, którego treść nie została zmieniona (oryginał). W celu ręcznego sprawdzenia podpisu naleŝy uŝyć menu kontekstowe (prawym przyciskiem myszy kliknąć w pierwszą linijkę. Szanowny Przedsiębiorco!! Myślimy, iŝ powyŝsze uwagi i spostrzeŝenia w sprawie obiegu dokumentów przesyłanych w formacie PDF oraz podpisanych podpisem elektronicznym pomogą w bieŝącej działalności Twojego przedsiębiorstwa. Z powaŝaniem: Właściciel Biura Rachunkowego FALCON mgr Marlena Kasprzyk 8