Internetowa Wymiana Dokumentów - zakładanie konta na Comarch ERP ifaktury24 i zgłaszanie klientów do wymiany

Transkrypt

1 Internetowa Wymiana Dokumentów - zakładanie konta na Comarch ERP ifaktury24 i zgłaszanie klientów do wymiany 2015 icomarch24 S.A.

2 Spis treści Wprowadzenie Założenie konta w Comarch ERP ifaktury Procedura zgłaszania Klienta Comarch ERP ifaktury24 do IWD Procedura zgłaszania Klienta Comarch ERP Optima do IWD Złożone zamówienia usługi IWD Zmiany u Klienta Comarch ERP ifaktury FAQ

3 Wprowadzenie Internetowa Wymiana Dokumentów (IWD) to mechanizm, który pozwala bezpiecznie i szybko przesyłać dokumenty na linii biuro rachunkowe Klient. Stosowanie IWD gwarantuje: bezpieczeństwo przesyłanych danych; oszczędność czasu, poprzez wyeliminowanie konieczności wprowadzania dokumentów ręcznie; szybką komunikację drogą elektroniczną. Biura rachunkowe Biuro rachunkowe należące do Społeczności iksięgowość24 może zaoferować swoim Klientom nowoczesne rozwiązanie, jakim jest Internetowa Wymiana Dokumentów. Skorzystanie z tego rozwiązania pozwala: zdecydowanie ograniczyć czas związany z obiegiem dokumentów; zwiększyć efektywność pracy wynikającą z braku konieczności ręcznego wprowadzania faktur VAT; zminimalizować ryzyko popełnienia błędu przy wprowadzaniu dokumentu. Stosowanie Internetowej Wymiany Dokumentów jest istotnym wyróżnikiem dla profesjonalnego biura rachunkowego. Członkowie iksięgowość24 mogą, w odpowiednim pakiecie, udostępniać bezpłatnie swoim Klientom moduł Faktury w usłudze Comarch ERP ifaktury24. Uwaga: Klient nie będzie musiał płacić za konto Comarch ERP ifaktury24, ponieważ co miesiąc automatycznie przedłużana będzie jego licencja. Warunkiem przedłużenia jest wysłanie dokumentów za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów do biura rachunkowego przynajmniej raz na kwartał! Jeśli Klient nie wymieni danych z biurem rachunkowym to licencja wygaśnie i będzie musiał wykupić pakiet, by nadal wystawiać dokumenty w programie. 3

4 BIURO RACHUNKOWE Warunki: Biuro Rachunkowe posiada pakiet Srebrny lub Złoty, Biuro Rachunkowe posiada pakiet Zielony (chce wypróbować Internetową Wymianę Dokumentów z Klientami Comarch ERP ifaktury24) nie dłużej niż 90 dni. Konfiguracja Comarch ERP Optima Aktywacji konta IWD BR dokonywana 1 raz * Wymiana dokumentów IWD na iksięgowość24 Wypełnienie Formularza zamówienia usługi IWD dla Klienta Konfiguracja Comarch ERP Optima Konfiguracja wymiany z Klientem 1. Początek 2. 2 DNI (robocze) Nadanie Klientowi Comarch ERP ifaktury24 numeru ID 3. 1 GODZ. Od otrzymania Potwierdzenia realizacji zamówienia na skrzynkę mailową 4. 1 GODZ. Od konfiguracji wymiany czas potrzebny na synchronizację danych AKTYWNA WYMIANA DOKUMENTÓW MIĘDZY UŻYTKOWNIEM COMARCH ERP ifaktury24 A BIUREM RACHUNKOWYM NALEŻĄCYM DO iksięgowość24 Założenie konta Comarch ERP ifaktury24 moduł Faktury. Należy uzupełnić wszystkie niezbędne informacje w danych konta, co pozwoli na przypisanie numeru ID UŻYTKOWNIK COMARCH ERP ifaktury24 * Aktywacja konta IWD biura rachunkowego została opisana w podręczniku Internetowa Wymiana Dokumentów aktywacja konta i wymiana dokumentów, dostępnym na Indywidualnych Stronach Klientów oraz w panelu iksiegowość24 (menu Do Pobrania). 4

5 1. Założenie konta w Comarch ERP ifaktury24 Krok 1. Klient Comarch ERP ifaktury24 dokonuje rejestracji na stronie: Uwaga: Pamiętaj o zaznaczeniu odpowiedniego modułu. Krok 2. Na podany adres zostanie wysłany kod aktywacyjny, który umożliwi Klientowi zalogowanie się do usługi. Uwaga: Jeżeli Klient nie kliknie w link aktywacyjny, po pewnym czasie konto zostanie usunięte. W celu korzystania z programu Comarch ERP ifaktury24 zaistnieje potrzeba ponownej rejestracji. Krok 3. W menu Konto Moje dane wprowadza wszystkie niezbędne dane, oznaczone *. Po zweryfikowaniu Klient otrzymuje indywidualny numer ID, umożliwiający identyfikację oraz późniejszą wymianę za pomocą IWD. Procedura weryfikacji Klienta trwa do 2 dni roboczych. Uwaga: Jeśli w sekcji Twoje ID pojawia się informacja Nie posiadasz jeszcze nadanego ID Klienta należy uzupełnić w menu Konto Moje dane: nazwę i NIP firmy, imię i nazwisko przedstawiciela, numer telefonu oraz adres firmy. Numer ID zostanie nadany w ciągu dwóch dni roboczych. Formularz zamówienia usługi IWD dla Klienta może zostać wysłany tylko dla Klientów z nadanym numerem ID. 5

6 Uwaga: Klienci, którzy posiadają moduł Faktury darmowe w usłudze Comarch ERP ifaktury24, zarejestrowani przed , mogą nadal z niego korzystać bez żadnych opłat, jednakże moduł ten nie będzie rozwijany w przyszłości. Aby móc korzystać z nowych funkcji konieczna jest zmiana pakietu na Faktury (z zachowaniem okresu demonstracyjnego). Aby moduł pozostał bezpłatny konieczne jest skonfigurowanie wymiany z biurem rachunkowym z iksięgowość24, posiadającym możliwość oferowania bezpłatnie modułu Faktury w programie Comarch ERP ifaktury24. 6

7 Krok 4. Klient znajduje biuro rachunkowe, które będzie zajmowało się obsługą księgową firmy, by móc korzystać z IWD. Wyszukiwarka biur rachunkowych dostępna jest z menu głównego. Jeżeli Klient nawiązał już współpracę z takim biurem, krok ten należy pominąć. Krok 5. Klient przesyła zapytanie do biura rachunkowego, dotyczące rozpoczęcia współpracy lub kontaktuje się z biurem, z którym już współpracuje. 7

8 Krok 6. Biuro rachunkowe, z którym rozpoczęto współpracę, zgłasza Klienta do IWD. Klient powinien podać swojemu księgowemu następujące dane: login użytkownika Comarch ERP ifaktury24 (lub numer ID Klienta Comarch w przypadku Klientów pracujących na Comarch ERP Optima); nazwę firmy, adres oraz numer NIP; imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz jej adres . Uwaga: Aby Klient utrzymał bezpłatną licencję na moduł Faktury w programie Comarch ERP ifaktury24 biuro musi zgłosić Klienta do IWD i skonfigurować z nim wymianę przed wystawieniem przez Klienta 10. dokumentu jest to limit działania wersji demontracyjnej programu. Po tym czasie program zacznie pracować z trybie tylko do odczytu. 8

9 2. Procedura zgłaszania Klienta Comarch ERP ifaktury24 do IWD Krok 1. Osoba decyzyjna w biurze rachunkowym loguje się do panelu administracyjnego w serwisie iksięgowość24. Krok 2. W panelu wybiera menu Wymiana dokumentów IWD. 9

10 Krok 3. Wypełnia formularz zgłoszeniowy: Uwaga: Zgłoszenie Klienta Comarch ERP ifaktury24 do IWD jest możliwe tylko w przypadku, gdy posiada on już konto w programie, konto to zostało aktywowane poprzez kliknięcie w link aktywacyjny oraz został mu nadany numer ID Klienta. Uwaga: Jeżeli Formularz zamówienia usługi IWD jest nieaktywny to znaczy, że: biuro nie aktywowało swojego konta IWD biura rachunkowego szczegóły w podręczniku Internetowa Wymiana Dokumentów - aktywacja konta i wymiana dokumentów ; nie upłynął niezbędny czas potrzebny na synchronizację danych od momentu aktywacji konta w programie Comarch ERP Optima (ok. 1 godz). Wypełniając formularz należy wpisać następujące dane Klienta: login użytkownika Comarch ERP ifaktury24; nazwę firmy, adres oraz numer NIP; imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz jej adres . 10

11 Uwaga: Jeśli Klient korzysta z oprogramowania Comarch ERP ifaktury24, a możliwość zaznaczenia tej opcji jest niedostępna oznacza to, iż biuro rachunkowe posiada pakiet Zielony (przez dłużej niż 90 dni dla nowych biur). Aby móc składać zamówienia na konta IWD dla Klientów Comarch ERP ifaktury24 należy przejść na pakiet Srebrny lub Złoty w iksięgowość24 (menu Ustawienia konta). Krok 4. Wysyła wypełniony formularz. Na adres osoby kontaktowej biura zostanie wysłana wiadomość potwierdzająca wysłanie zamówienia. Gdy zamówienie zostanie zrealizowane, wysłana zostanie kolejna wiadomość, potwierdzająca realizację zamówienia Comarch Internetowa Wymiana Dokumentów. 11

12 Uwaga: Tylko podanie prawidłowego adresu pozwoli na poprawną wysyłkę zamówienia oraz otrzymanie potwierdzenia realizacji zamówienia wraz z danymi Klienta. Krok 5. Konfiguruje wymianę z Klientem w Comarch ERP Optima w odpowiednim oddziale biura. Szczegółowa procedura konfiguracji została opisana w podręczniku Internetowa Wymiana Dokumentów - aktywacja konta i wymiana dokumentów, dostępnym na stronach walidowanych oraz w panelu iksięgowość24 (menu Do pobrania). Uwaga: Tylko wykonanie wszystkich opisanych powyżej czynności pozwala rozpocząć wymianę dokumentów przez IWD. 12

13 3. Procedura zgłaszania Klienta Comarch ERP Optima do IWD Krok 1. Osoba decyzyjna w biurze rachunkowym loguje się do panelu administracyjnego w serwisie iksięgowość24. Krok 2. W panelu wybiera menu Wymiana dokumentów IWD. 13

14 Krok 3. Wypełnia formularz zgłoszeniowy: Uwaga: Jeżeli Formularz zamówienia usługi IWD jest nieaktywny to znaczy, że: biuro nie aktywowało swojego konta IWD biura rachunkowego szczegóły w podręczniku Internetowa Wymiana Dokumentów - aktywacja konta i wymiana dokumentów ; nie upłynął niezbędny czas potrzebny na synchronizację danych od momentu aktywacji konta w programie Comarch ERP Optima (ok. 1 godz). Wypełniając formularz należy wpisać następujące dane Klienta: Numer ID Klienta Comarch ERP Optima; nazwę firmy, adres oraz numer NIP; imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz jej adres . 14

15 Krok 4. Wysyła wypełniony formularz. Na adres osoby kontaktowej biura zostanie wysłana wiadomość potwierdzająca wysłanie zamówienia. Gdy zamówienie zostanie zrealizowane, wysłana zostanie kolejna wiadomość, potwierdzająca realizację zamówienia Comarch Internetowa Wymiana Dokumentów. Uwaga: Tylko podanie prawidłowego adresu pozwoli na poprawną wysyłkę zamówienia oraz otrzymanie potwierdzenia realizacji zamówienia wraz z danymi Klienta. Krok 5. Klient aktywuje konto IWD w konfiguracji programu Comarch ERP Optima. Krok 6. Konfiguruje wymianę z Klientem w Comarch ERP Optima. 15

16 Szczegółowa procedura konfiguracji została opisana w podręczniku Internetowa Wymiana Dokumentów - aktywacja konta i wymiana dokumentów, dostępnym na stronach walidowanych oraz w panelu iksięgowość24 (menu Do pobrania). Uwaga: Tylko wykonanie wszystkich opisanych powyżej czynności pozwala rozpocząć wymianę dokumentów przez IWD. 16

17 4. Złożone zamówienia usługi IWD Po poprawnym złożeniu zamówienia usługi IWD dla Klienta, po odświeżeniu listy zamówienie będzie widoczne w tabelce z zamówieniami (menu Wymiana dokumentów - IWD). Zamówienia mogą przyjmować następujące Statusy zamówienia/statusy konta: Wysłane/Nieaktywne zamówienie na konto IWD zostało wysłane i czeka na realizację przez firmę Comarch; Zrealizowane/Nieaktywne zamówienie na konto IWD zostało zrealizowane przez firmę Comarch (konto zostało założone) i czeka na aktywację przez biuro (w przypadku Klienta Comarch ERP ifaktury24 poprzez skonfigurowanie z nim wymiany) lub przez Klienta Comarch ERP Optima (w Konfiguracji Programu Ogólne Praca rozproszona, opisaną szczegółowo w podręczniku Internetowa Wymiana Dokumentów - aktywacja konta i wymiana dokumentów, dostępnym na stronach walidowanych oraz w panelu iksięgowość24 (menu Do pobrania)); Zrealizowane/Aktywne - zamówienie na konto IWD zostało zrealizowane przez firmę Comarch (konto zostało założone) i konto zostało aktywowane. Zamówienia Wysłane/Nieaktywne można usunąć. Usunięcie takiego zamówienia spowoduje brak jego realizacji przez firmę Comarch. Zamówienia Zrealizowane/Nieaktywne można usunąć lub zarchiwizować. Usunięcie takiego zamówienia spowoduje jedynie usunięcie informacji o tym zamówieniu z tabelki, natomiast konto IWD tego Klienta pozostanie. Zarchiwizowanie zamówienia spowoduje jego przeniesienie na listę Archiwum. Z Archiwum zamówienie może zostać ponownie przeniesione do głównej tabelki za pomocą opcji Przywróć. 17

18 5. Zmiany u Klienta Comarch ERP ifaktury24 Gdy wymiana zostanie aktywowana, zamiast opcji Znajdź księgowego w iksięgowość24 pojawi się Wyślij dokumenty do Księgowego i firma będzie mogła przesyłać dokumenty do biura rachunkowego. Uwaga: Termin Twój pakiet ważny do:, dostępny w menu Konto Moje pakiety, cyklicznie (co miesiąc) będzie przedłużany o kolejny miesiąc, pod warunkiem, że biuro rachunkowe Klienta będzie posiadało aktywną usługę iksięgowość24 (pełna funkcjonalność) oraz Klient będzie wymieniał z biurem dokumenty poprzez IWD. 18

19 6. FAQ W tej części opisane zostały komunikaty wyświetlające się Klientom pracującym na Comarch ERP ifaktury24 przy próbie wysyłki danych za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów. Rozwiązania opisanych problemów powinny być wykonywane w zadanej kolejności. 1. Dokumenty nie zostały wysłane. Ważność konta wygasła. Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym. Komunikat powinien się pojawiać w sytuacji, gdy biuro rachunkowe nie przedłużyło pakietu na iksięgowość24, umożliwiającego wymianę dokumentów z Klientami Comarch ERP ifaktury24 lub gdy biuro rachunkowe rozpięło wymianę z Klientem w Konfiguracji Programu Comarch ERP Optima. Jeśli biuro rachunkowe posiada pakiet Srebrny, Złoty lub Zielony (dla nowych biur przez krócej niż 90 dni) powinno zalogować się do Comarch ERP Optima, a następnie: w Konfiguracji Programu Ogólne Praca rozproszona rozpiąć wymianę z Klientem, wpisując w polu Typ wymiany: <BRAK>, Identyfikator partnera: 0. Zapisać zmiany, potwierdzając je hasłem. w Konfiguracji Programu Ogólne Praca rozproszona spiąć wymianę z Klientem, wpisując w polu Typ wymiany: BR-SPR, Identyfikator partnera: [ID Klienta]. Zapisać zmiany, potwierdzając je hasłem. 2. Dokumenty nie zostały wysłane. Biuro Rachunkowe nie wprowadziło jeszcze Twoich danych w konfiguracji programu księgowego. Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy wymiana z Klientem pracującym na Comarch ERP ifaktury24 została skonfigurowana, ale w złym oddziale biura rachunkowego lub w złym biurze. Biuro rachunkowe powinno zalogować się na stronę i w menu Wymiana dokumentów IWD sprawdzić, w powiązaniu z jakim oddziałem zostało złożone zamówienie za konto IWD dla tego Klienta. Jeśli faktyczna obsługa Klienta powinna odbywać się w innym oddziale, biuro powinno wysłać wiadomość na adres wymianadanych@comarch.pl z opisem problemu, loginem Klienta do Comarch ERP ifaktury24, numerem ID biura rachunkowego i Symbolem oddziału (widocznym w Konfiguracji Programu Ogólne Praca rozproszona, pole Oddział), na który konto ma zostać przepięte. 3. Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym w celu aktywacji konta do wymiany dokumentów. Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy zaszła zmiana na koncie IWD: zmiana loginu, zmiana daty ważności/zmiana licencji. Klient powinien wylogować się z Comarch ERP ifaktury24. Biuro rachunkowe powinno zalogować się do Comarch ERP Optima i w Konfiguracji Programu Ogólne Praca rozproszona rozpiąć wymianę z Klientem, wpisując w polu Typ wymiany: <BRAK>, Identyfikator partnera: 0. Zapisać zmiany, potwierdzając je hasłem. Następnie spiąć ponownie wymianę z Klientem, wpisując w polu Typ wymiany: BR->SPR, Identyfikator partnera: [ID Klienta]. Zapisać zmiany, potwierdzając je hasłem. 19

20 Klient po zalogowaniu za około 1 godz. do programu Comarch ERP ifaktury24 powinien mieć możliwość poprawnej wysyłki dokumentów. 4. Nie udało się wysłać dokumentów. Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym. Komunikat pojawia się z sytuacji, gdy biurowi rachunkowemu wygasł 90-dniowy okres bezpłatnej wymiany dokumentów w pakiecie Zielonym na iksięgowość24. Aby wymiana za pomocą IWD była możliwa, biuro rachunkowe musi przejść na pakiet płatny na iksięgowość24 (menu Ustawienia konta). Masz inne pytania? Chcesz wiedzieć więcej? Napisz do nas na kontakt@iksiegowosc24.pl lub zajrzyj do sekcji FAQ na iksięgowość24, gdzie znajdują się odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. 20