INSTRUKCJA - WYKAZY PRZESYŁANE W FORMIE ELEKTRONICZNEJ

Transkrypt

1 INSTRUKCJA - WYKAZY PRZESYŁANE W FORMIE ELEKTRONICZNEJ Poniższe informacje powinny ułatwić korzystanie z i zawierających zestawienie opłat drogowych i/lub szczegółowy wykaz jazd. Pojemność skrzynki odbiorczej Wielkość plików szczegółowego wykazu jazd jest zależna od formatu, w jakim zostały zapisane (pliki PDF lub CSV) oraz od liczby wykonanych jazd. Dla jednego pojazdu jest to zazwyczaj wielkość ok. 12 kb, w przypadku 15 pojazdów jest to więc plik o wielkości 180 kb. Jeżeli użytkownik posiada więcej pojazdów, rozmiar pliku ulegnie stosownemu zwiększeniu. Prosimy zwrócić uwagę na odpowiednią pojemność skrzynki odbiorczej. Rozmiar pliku z zestawieniem opłat drogowych jest mniejszy z uwagi na mniej szczegółowych informacji. Mimo to, w wyjątkowych sytuacjach, dostarczenie pliku może być utrudnione z powodu małej pojemności skrzynki. Ustawienie zapory sieciowej Aby zagwarantować otrzymywanie przez Państwo załączników do a również w przypadku aktywacji programów firewallowych, powinni Państwo koniecznie wpisać adres nadawcy a bws.protokoll@tollcollect.de do ustawień Państwa programu firewallowego. e pochodzące od nadawcy tego a są wówczas rozpoznawane jako bezproblematyczne i są dostarczane łącznie z załącznikami. Zalecamy ponadto każdorazowe zapisanie adresu nadawcy w książce adresowej w używanym programie poczty elektronicznej (np. Outlook, Lotus Notes ). Dodanie nowego kontaktu w programie Outlook (Microsoft Outlook 2010) W programie Outlook można dodać kontakt, wybierając Kontakt w menu Nowe elementy. Toll Collect GmbH, Berlin, V 3.0, PL - Stan 09/2015 Strona 1 z 6

2 Otworzy się okno dialogowe dla nowych kontaktów owych, gdzie w rubryce Adres należy wpisać adres bws.protokoll@tollcollect.de. W rubryce Wyświetl jako ukaże się automatycznie właściwa nazwa. Podane dane należy potwierdzić poprzez naciśnięcie przycisku Zapisz i zamknij. W ten sposób nowy adres został zapisany do konktaktów programu Outlook. Dodanie nowego kontaktu w programie Lotus Notes Nowy kontakt w programie Lotus Notes można wprowadzić ręcznie w poniżej opisany sposób: Proszę otworzyć książkę adresową oraz wybrać kolejno punkty: "Akcja - Nowa Kontakt". Następnie należy do rybryk "Imię" i "Nazwisko" wpisać prawidłowe dane. W miejscu przeznaczonym na Adres owy proszę podać adres bws.protokoll@toll-collect.de. Dla zapisania nowego kontaktu proszę kliknąć na "Zapisz i zamknij. Otwieranie załącznika w u za pomocą WinZip lub 7-zip Ze względów bezpieczeństwa załączone pliki zostały spakowane i zabezpieczone hasłem. Pliki można otwierać za pomocą różnych programów. Tutaj zostały użyte przykładowo 7-zip i WinZip. Przed otwarciem pliku program prosi o podanie hasła. Hasło to składa się z następujących elementów: TC*numer zestawienia opłat drogowych*. Numer zestawienia opłat drogowych znajduje się każdorazowo w nagłówku a. Aby umożliwić upewnienie się, czy podane hasło jest prawidłowe, należy usunąć zaznaczoną opcję pola Kennwort verbergen (Ukryj hasło). Po deaktywacji tej opcji będzie można zobaczyć wpisane hasło i sprawdzić jego prawidłowość. Dzięki niemu plik zostaje odkodowany i można go zapisać na komputerze w wybranym formacie, jako plik PDF lub csv. Toll Collect GmbH, Berlin, V 3.0, PL - Stan 09/2015 Strona 2 z 6

3 Aby zapobiec ewentualnemu uszkodzeniu pliku, zaleca się najpierw zapisanie pliku na twardym dysku, a dopiero potem otwarcie go w programie przez dwukrotne kliknięcie. 7-zip WinZip Toll Collect GmbH, Berlin, V 3.0, PL - Stan 09/2015 Strona 3 z 6

4 Otwieranie pliku PDF Plik PDF może zostać otworzony programem Acrobat Reader firmy Adobe oraz zostać wydrukowany. Jeśli nie posiadają Państwo jeszcze tego programu, może on zostać bezpłatnie pobrany na stronie internetowej producenta ( Otwieranie pliku csv Microsoft Excel (Microsoft Excel 2010) Poszczególne zbiory danych pliku csv oddzielone są od siebie średnikiem (csv = comma separated values). Plik nadaje się idealnie do tego, aby otworzyć go przy pomocy programów wykorzystujących tabele, np. Microsoft Excel. Uzyskane w ten sposób dane mogą być wówczas wykorzystywane do dalszych celów w uproszczonej formie. Bardzo prosimy o wykonanie krok po kroku wskazówek zawartych w tym informatorze, gdyż gwarantuje to prawidłowe przedstawienie danych: Proszę wystartować Excel i otworzyć nowy plik poprzez wybranie w menu Plik opcji Nowe. Przejdź teraz w punkcie menu Dane do Z tekstu. Toll Collect GmbH, Berlin, V 3.0, PL - Stan 09/2015 Strona 4 z 6

5 Proszę wybrać w otwartym okienku katalog, w którym plik csv został zapisany. Proszę zaznaczyć plik oraz kliknąć na Importuj. W następnym okienku pokazane zostaną trzy kroki w Kreator importu tekstu. Krok pierwszy: należy wybrać rodzaj pliku jako Rozdzielany oraz potwierdzić wybór kliknięciem na Dalej. Kroku drugi: proszę wybrać rybrykę ze znakami podziału, którymi są oddzielone zbiory danych. Proszę zaznaczyć Średnik i skasować znak wyboru przy Tabulator, a następnie kliknąć na Dalej. Toll Collect GmbH, Berlin, V 3.0, PL - Stan 09/2015 Strona 5 z 6

6 Krok trzeci: należy zaznaczyć drugą szpaltę tabeli, w której jako pierwsze słowo górnej linijki ukazać się powinno słowo Buchungsnummer. Gdy szpalta ta zaznaczona jest na kolor czarny, trzeba wybrać jako Format danych w kolumnie opcję Tekst. Nastepnie można zamknąć kreatora poprzez kliknięcie na Zakończ. Kolejne okienko proszę potwierdzić kliknięciem na OK. Otrzymaną w ten sposób tabelę mogą Państwo dowolnie, stosownie do życzeń oraz potrzeb, formatować w programie Excel. Zawarte w pliku dane mogą być przetwarzane, a otrzymany w ten sposób zmieniony plik można bez problemu zapisać jako plik o nowej nazwie bądź też o innym, wybranym przez Państwo formacie. Toll Collect GmbH, Berlin, V 3.0, PL - Stan 09/2015 Strona 6 z 6