OFERTA NA ORGANIZACJĘ Z ELEKTRONICZNYM SYSTEMEM REJESTRACJI I OBSŁUGI UCZESTNIKÓW SARTO Agencja Public Relations ul. Czerniawska 2a/26, 50-576 Wrocław tel. (71) 334 74 74, faks: (71) 373 12 11 e-mail: m.zagorski@sarto.pl
PRZEDMIOT OFERTY Dysponujemy odpowiednim zapleczem i doświadczeniem w organizacji dużych konferencji, dlatego jesteśmy w stanie zaproponować pełną, staranną i rzetelną realizację następujących zadań: przygotowanie strony internetowej konferencji, udostępnienie internetowego systemu rejestracji uczestników konferencji, którego funkcjonalność obejmuje m.in.: rejestrację i zarządzanie uczestnikami, obsługę płatności i fakturowania, usługi informacyjne mailingi z potwierdzeniami, przypomnieniami, drukowanie identyfikatorów i certyfikatów, dokonywanie rezerwacji i rozdziału miejsc hotelowych, przyjmowanie abstraktów, recenzji i dobór streszczeń, obsługę kart kredytowych i przelewów on-line, zarządzanie procesem budowy agendy, w przypadku konferencji z sesjami tematycznymi - tworzenie indywidualnych agend, skład i druk materiałów konferencyjnych: zaproszenia, listy przewodnie wraz z kopertami z nadrukami, programy konferencji, ankiety, certyfikaty, notesy, teczki, książki z materiałami merytorycznymi, zaprojektowanie i realizacja zabudowy recepcji konferencyjnej, obsługa fotograficzna i filmowa konferencji wraz z przygotowaniem relacji filmowej o zadanym czasie trwania, wykonanie mailingów elektronicznych i klasycznych wraz z projektami graficznymi, redagowaniem treści i wysyłką, zorganizowanie wideokonferencji, zaplanowanie i organizacja wieczornych atrakcji - koncertów, występów gwiazd, kabaretów, iluzjonistów, zespołów tanecznych, mimów, tancerek i innych wg. uznania organizatorów, wyprodukowanie indywidualnych kart zbliżeniowych pełniących rolę identyfikatora uczestnika konferencji, zakup smyczy ze wskazanymi logotypami oraz etui do kart identyfikacyjnych, przygotowanie i uruchomienie recepcyjnego systemu rejestracji uczestników o następującej funkcjonalności: rejestracja przybywających gości, kontrola dostępu do sal konferencyjnych, kontrola dostępu do wybranych obszarów dla prasy, VIP-ów oraz Partnerów Biznesowych, raportowanie i listy osób w wybranych lokalizacjach i czasie, pełna obsługa logistyczna w czasie trwania konferencji: hostessy obsługa recepcji, sal konferencyjnych i obszarów wydzielonych, rejestracja uprawnionych osób bez identyfikatorów, pakowanie i wydawanie materiałów konferencyjnych, realizacja mailingu z pakietem powitalnym, którego elementem będą karty zbliżeniowe, Za stronę organizacji konferencji odpowiada tylko jedna firma koordynująca wszystkie zadania.
PRZEDMIOT OFERTY obsługa pokonferencyjna: wysyłka listów z podziękowaniami i materiałami konferencyjnymi, filmami na płytach CD/DVD, pakowanie i wysyłka materiałów pozostałych po konferencji, sporządzenie raportów, analiz, statystyk i rozliczeń finansowych. Taki zestaw usług pozwala potraktować operacyjną stronę organizacji konferencji jak czarną skrzynkę, za którą odpowiada tylko jedna firma koordynująca wszystkie zadania z tego obszaru. Dzięki temu organizatorzy mogą się skupić na merytorycznej stronie konferencji i poświęcić swój czas VIP-om, prasie i Partnerom Biznesowym. KORZYŚCI DLA ORGANIZATORÓW I UCZESTNIKÓW DLA ORGANIZATORÓW: zwiększenie dostępnego czasu na przygotowanie merytorycznej strony konferencji, łatwiejsze zarządzanie procesem organizacji konferencji jeden podwykonawca, budowanie wizerunku konferencji nowoczesnej i zaawansowanej technologicznie, stały dostęp do aktualnych list osób zarejestrowanych i obecnych, zmniejszenie kosztów logistycznych i bezpośredniej obsługi uczestników, ewidencjonowanie i kontrola na wydawanymi materiałami konferencyjnymi i gadżetami, możliwość kontroli dostępu do wydzielonych stref lub miejsc w otoczeniu konferencji, możliwość badania obecności uczestników na sesjach tematycznych, uproszczenie zarządzania napływającymi streszczeniami i recenzjami, wygodne narzędzia do planowania agendy, przyśpieszenie i uproszczenie rozliczenia finansowego konferencji, zwiększenie możliwości komunikacyjnych z osobami zarejestrowanymi, wykładowcami i Partnerami Biznesowymi, zwiększone możliwości dokumentowania i rejestrowania przebiegu konferencji, zwiększenie satysfakcji uczestników poprzez skrócenie czasu ich obsługi. DLA UCZESTNIKÓW: prosty i jasny sposób rejestrowania się na konferencję, pełna informacja o konferencji w jednym miejscu, informacje od organizatorów otrzymywane drogą elektroniczną, pomoc ze strony organizatorów w rezerwowaniu noclegów, możliwość ułożenia i wydrukowania indywidualnej agendy konferencji z sesjami tematycznymi, brak kolejek do recepcji, prosta i łatwa komunikacja wykładowców i recenzentów z organizatorami, trwałe i estetyczne identyfikatory, które mogą stanowić pamiątkę po konferencji, wysoka jakość materiałów konferencyjnych. Mam nadzieję, że przedstawione korzyści okażą się dla Państwa na tyle atrakcyjne, abyśmy mogli szczegółowo zaprezentować swoją ofertę w czasie bezpośredniego spotkania. Poniżej przedstawiamy krótki opis używanych przez nas systemów informatycznych i technologii.
SYSTEM REJESTRACJI UCZESTNIKÓW System ten składa się z kilku zintegrowanych ze sobą modułów, z których każdy odpowiedzialny jest za obsługę innego obszaru procesu organizacji konferencji. REJESTRACJA I ZARZ DZANIE UCZESTNIKAMI Jest to podstawowy moduł systemu odpowiedzialny za rejestrację i zarządzanie uczestnikami. Umożliwia rejestrację uczestników konferencji oraz zarządzanie danymi zebranymi w czasie rejestracji. Organizator posiada dostęp do statystyk uczestników, może także eksportować dane do formatu Microsoft Excel. Moduł umożliwia zalogowanym uczestnikom konferencji samodzielne edytowanie wprowadzonych danych. P ATNOŒCI I FAKTUROWANIE Zadaniem tego modułu jest rozliczanie i rejestrowanie płatności uczestników konferencji. Daje on możliwość wystawiania faktur indywidualnych i zbiorowych. Moduł płatności obsługuje faktury pro-forma, zaliczkowe oraz zwykłe faktury VAT. Organizator ma stały dostęp do statystyk wszystkich należności oraz możliwość eksportu wszystkich danych do formatu Microsoft Excel. US UGI INFORMACYJNE Dzięki temu modułowi zapewniony jest stały, szybki i bezproblemowy kontakt on-line z uczestnikami konferencji. Pozwala on na rozsyłanie poczty elektronicznej z potwierdzeniami, przypomnieniami czy monitami do wielu adresatów jednocześnie. Dzięki specjalnym filtrom możliwe jest wyselekcjonowanie żądanej grupy odbiorców, do których chcecie Państwo wysłać wiadomość. Moduł ten pozwala także na drukowanie etykiet adresowych na kopertach pocztowych. DRUKOWANIE IDENTYFIKATORÓW I CERTYFIKATÓW Ten moduł ma za zadanie usprawnić proces wydruku identyfikatorów i certyfikatów uczestnictwa, które następnie przydzielane są poszczególnym uczestnikom konferencji. Można skorzystać z narzędzia do definiowania szablonów identyfikatorów i certyfikatów. Umożliwia to drukowanie materiałów dla wielu osób jednocześnie, co bardzo przyspiesza pracę. REZERWACJA I ROZDZIA MIEJSC HOTELOWYCH Moduł zakwaterowania pozwala organizatorowi na bardzo proste i przyjazne zarządzanie hotelami, pokojami oraz rozmieszczeniem w nich uczestników konferencji. Możliwe jest dowolne definiowanie hoteli oraz kategorii pokoi wraz z ich cenami. Dla tak przyjętych warunków zakwaterowania, uczestnicy określają swoje preferencje podczas rejestracji. Następnie organizator ma możliwość dowolnego rozlokowania uczestników pomiędzy dostępne pokoje, mając na uwadze ich preferencje zgłoszone w systemie. Wszystkie listy zakwaterowania można wydrukować lub eksportować do formatu Microsoft Excel. UK ADANIE PROGRAMU Moduł ten umożliwia ułożenie planu każdego dnia konferencji w niezwykle prosty sposób, a uczestnicy mogą tworzyć swój indywidualny program konferencji. Pozwala on na wygodny wybór streszczeń na poszczególne sesje prezentacyjne oraz przeglądanie całego programu konferencji. Istnieje również możliwość eksportu wszystkich danych do Microsoft Excel i Adobe Acrobat (PDF).
SYSTEM REJESTRACJI UCZESTNIKÓW Nasze doświadczenia jednoznacznie wskazują, że najbardziej niezawodny i efektywny system obsługi uczestników konferencji można zbudować tylko w oparciu o karty zbliżeniowe. Dlatego oferujemy Państwu takie rozwiązanie wykorzystujące system RegiTech. PRZYJMOWANIE, RECENZJA I DOBÓR STRESZCZEÑ Moduł ten jest bezcennym narzędziem podczas przyjmowania streszczeń prac naukowych i tematycznych. Dzięki temu modułowi możliwe jest nie tylko składanie streszczeń przez Internet, ale także zarządzanie ich recenzją. Po wybraniu recenzentów oraz przydzieleniu im prac, organizator może już tylko czekać na wyniki recenzji. Dodatkowo, system udostępnia narzędzie, które w inteligentny sposób podpowiada organizatorowi, które streszczenia powinien wybrać do ostatecznej prezentacji na konferencji. Wszystkie streszczenia można eksportować do popularnego formatu Adobe Acrobat (PDF). OBS UGA KART KREDYTOWYCH I PRZELEWÓW ON-LINE Obsługa kart kredytowych jest zintegrowana z modułem obsługującym płatności i fakturowanie. Pozwala na wygodną dla uczestników możliwość płatności przelewami on-line oraz za pomocą kart kredytowych. Organizator dostaje natychmiastową informację o uregulowaniu należności przez uczestnika. Korzystanie z systemu jest bardzo proste i ergonomiczne, a koszty związane z jego eksploatacją wiążą się bezpośrednio z ilością zarejestrowanych osób. Bezpośrednio, w trakcie konferencji wielokrotnie korzystaliśmy z różnych systemów do identyfikowania uczestników. Pracowaliśmy z: drukowanymi listami uczestników i prostymi identyfikatorami wręczanymi na recepcji, drukowanymi listami uczestników i identyfikatorami z kodami kreskowymi, identyfikatorami wyposażonymi w tagi RFID, identyfikatorami w postaci kart zbliżeniowych. SYSTEM OBSŁUGI RECEPCJI REGITECH A. KARTY ZBLIŻENIOWE Najważniejszym elementem całego systemu są spersonalizowane karty zbliżeniowe, które pełnią funkcję identyfikatora. Nośnikiem informacji o przybyciu na konferencję lub wejściu do sali wykładowej konkretnej osoby są karty zbliżeniowe. Ich format jest zbliżony do typowej wizytówki. Każda z kart ma unikalny numer, który jest przypisywany do konkretnej osoby, według listy osób zarejestrowanych. Karty zbliżeniowe są wcześniej personalizowane, tzn. wykonywany jest nadruk: kolorowej (CMYK) grafiki zgodnej z systemem identyfikacji wizualnej konferencji, imienia, nazwiska i nazwy firmy uczestnika konferencji. Rys.1. Wymiary i budowa karty zbli eniowej. Oczywiście zawartość informacyjna nadruku jest dowolna, jedynym ograniczeniem jest wielkość powierzchni karty. Dzięki umieszczonym w recepcji czytnikom typu desktop, możliwe jest także przypisywanie kart osobom, które: nie zarejestrowały się wcześniej, ale dysponują dokumentem potwierdzającym dokonanie zapłaty, zarejestrowały się, ale zapomniały lub zgubiły kartę otrzymaną w zestawie powitalnym.
Możliwe jest zastosowanie kart w różnych kolorach dla odrębnych grup uczestników. W ten sposób można wyróżnić VIP-ów, dziennikarzy czy organizatorów. Dla osób, które rejestrują się bezpośrednio w recepcji konferencji przeznaczone są karty zbliżeniowe jedynie z zadrukowaną grafiką konferencyjną. Na takie karty naklejana jest etykieta o wymiarach np. 57 mm x 32 mm z imieniem, nazwiskiem i nazwą firmy. W naszym rozwiązaniu proponujemy zastosować drukarki, które oferują m.in.: wysokiej jakości wydruk etykiet o rozdzielczości 300 dpi, dają możliwość używania etykiety o szerokości do 60 mm, drukują z szybkością do 40 etykiet na minutę. SYSTEM OBSŁUGI RECEPCJI REGITECH Karty zbliżeniowe w połączeniu z odpowiednim zestawem czytników są źródłem informacji dla systemu obsługi konferencji RegiTech, który zarządza listami uczestników, strefami wydzielonymi oraz umożliwia dokonywanie analiz faktycznej frekwencji w czasie i przestrzeni. System nie wymaga dostępu do Internetu, może pracować autonomicznie mimo braku zasilania energią elektryczną (akumulatory zapewniające zasilanie awaryjne). Rys. 2. Przyk³ad personalizowanej karty zbli eniowej. Minimalny czas wymagany na pełne przygotowanie systemu powinien uwzględniać pięć dni roboczych na druk kart zbliżeniowych, liczony od momentu otrzymania bazy danych z informacjami o uczestnikach i ich indywidualnych agendach. W dniu poprzedzającym konferencję należy przewidzieć czas na montaż i uruchomienie systemu. Osoby montujące i uruchamiające system potrzebują pomieszczenia technicznego z dostępem do Internetu. B. OPROGRAMOWANIE Działanie systemu obsługi konferencji RegiTech polega na zarejestrowaniu zbliżenia karty (transpondera) do czytnika w punkcie rejestracji. System zapamiętuje czas zdarzenia oraz unikalny numer karty. Rejestracje zapamiętywane są w pamięci punktu rejestracji, a następnie pobierane przez specjalny program SR-Monitor zainstalowany na dodatkowym laptopie. Po odczytaniu danych ze wszystkich czytników (tablic), są one przenoszone do bazy danych systemu obsługi konferencji RegiTech umieszczonej na serwerze (import danych). Od tego momentu dane są dostępne i mogą zostać poddane właściwej analizie. System obsługi konferencji RegiTech pozwala na realizację następujących funkcji: import danych o uczestnikach z arkusza kalkulacyjnego do bazy SQL, dopisywanie uczestników w trakcie konferencji; system notuje godzinę dopisania, edycję błędnie wypisanych danych uczestnika bez wymiany karty, wystawienie dodatkowej karty dla uczestnika, który w czasie konferencji zagubił/zniszczył swoją pierwszą kartę, analizę obecności poszczególnych uczestników w danej lokalizacji w zadanym przedziale czasowym, zgodnie z agendą konferencji, przypisanie lokalizacji do poszczególnych tablic i zestawów czytników SR, eksport danych do formatu *.txt lub *.csv (akceptowanej przez Excel).
Rys.3. Schemat dzia³ania systemu rejestracji uczestników konferencji. SYSTEM OBSŁUGI RECEPCJI REGITECH C. SKŁADNIKI DODATKOWE System RegiTech może obsługiwać: punkty recepcyjne, punkty rejestracji wejść, stoiska wystawiennicze. PUNKTY RECEPCYJNE Punkty recepcyjne są fizycznie zlokalizowane w recepcji konferencji. Każdy z punktów składa się z następujących urządzeń: laptopa ze zdefiniowanym użytkownikiem na prawach administratora oraz zainstalowanym oprogramowaniem systemu obsługi konferencji RegiTech, umożliwiającym dodawanie nowych uczestników i przydzielanie kart zbliżeniowych, a także co najmniej trzema portami USB na myszkę, czytnik desktop i drukarkę etykiet, czytnika desktop z łączem USB do Rys. 4. Schemat wyposa enia recepcji konferencji dodawania kart, drukarki etykiet na karty zbliżeniowe dla nowych uczestników konferencji, odpowiedniego zapasu kart zbliżeniowych. Aby uruchomić system obsługi konferencji RegiTech, w recepcji muszą się znajdować dodatkowo: serwer z bazą danych SQL oraz oprogramowaniem systemu obsługi konferencji RegiTech, switch 4- lub 8-portowy w zależności od liczby punktów recepcyjnych, okablowanie umożliwiające zestawienie sieci LAN pomiędzy serwerem a punktami recepcyjnymi, laptop z zainstalowanym programem komunikacyjnym SR-Monitor do bieżącego zbierania danych z czytników znajdujących się w punktach rejestracji wejść, odpowiednia liczba gniazd sieci energetycznej o napięciu 230 V (drukarki, laptopy, switch, serwer itd.).
Za obsługę punktów recepcyjnych najczęściej odpowiedzialne są odpowiednio przeszkolone hostessy. Praktyka pokazuje jednak, że sprawne działanie recepcji wymaga obecności osób doświadczonych w użytkowaniu systemu oraz obsłudze elektronicznych systemów rejestracji w przeciwnym razie zdarzają się błędy niemożliwe do usunięcia w późniejszym czasie. W związku z tym Agencja SARTO zapewnia obecność swoich doświadczonych pracowników. SYSTEM OBSŁUGI RECEPCJI REGITECH PUNKTY REJESTRACJI WEJŒÆ Każde wejście uczestnika na salę konferencyjną rejestrowane jest w punktach wyposażonych w tablicę w dowolnej formie, spełniającej jednak poniższe wymogi: możliwość montażu czytników SR, umieszczenie w niewidocznym miejscu: zasilacza z akumulatorem, kontrolera SR. podłączenie do sieci energetycznej 230V, podłączenie magistrali RS-485. CZYTNIKI SR Czytniki SR obsługują karty zbliżeniowe standardu UNIQUE. Zbliżenie karty powoduje akustyczną i optyczną odpowiedź czytnika, w zależności od statusu karty. W oczekiwaniu na zbliżenie karty czytnik podświetlony jest kolorem niebieskim, a po zbliżeniu karty, generuje krótki sygnał dźwiękowy oraz na określony czas zmienia kolor na czerwony, jeśli karta jest nierozpoznana, zielony karta prawidłowa, żółty karta zablokowana, po czym wraca do stanu oczekiwania. Zasięg czytnika wynosi maksymalnie 10 cm. Proponujemy umieszczenie czytników i kontrolerów na specjalnie wykonanych tablicach, które umożliwiają: wyraźne wskazanie lokalizacji punktów ponad głowami uczestników wysokość 210 cm, wymianę grafiki na zgodną z systemem identyfikacji wizualnej konferencji, umieszczenie czytników na wysokości wygodnej do odczytu bez wyjmowania z etui zawieszonego na typowej smyczy z karabińczykiem, stabilizację położenia akumulatory w podstawie. Tablice do punktów rejestracji wejść są także nośnikiem dodatkowej powierzchni reklamowej, którą organizatorzy konferencji mogą odpłatnie udostępniać Partnerom Biznesowym. Możliwe jest także zbudowanie punktów rejestracji wejść o innych rozmiarach i konstrukcji, w zależności od wymagań organizatorów i warunków narzuconych przez hotel. Rys.5. Schemat tablic do punktów rejestracji wejœæ. Rys. 6. Czytniki typu SR Uwaga: w pobliżu każdej z tablic musi się znajdować punkt sieci energetycznej o napięciu 230 V.
SYSTEM OBSŁUGI RECEPCJI REGITECH STOISKA WYSTAWIENNICZE Jeżeli konferencji towarzyszą Partnerzy Biznesowi, którzy mają swoje stoiska wystawiennicze lub informacyjne, to możemy także monitorować zainteresowanie uczestników ich ofertą. Każde ze stoisk wystawienniczych wyposażamy w jedno niewielkie urządzenie minikontroler z czytnikiem, który samodzielnie przechowuje dane o zarejestrowanych kartach. Po każdym zakończonym dniu konferencji lub o wyznaczonych godzinach, dane z minikontrolerów są importowane do głównej bazy danych, gdzie można sporządzić stosowne zestawienia i raporty. MINIKONTROLER Z CZYTNIKIEM Kontroler SR mini jest uproszczoną wersją kontrolera SR. Przeznaczony jest do pracy w systemach rejestracji. Umożliwia zastosowanie jednostronnej kontroli dostępu dla jednego przejścia/miejsca. Komunikacja kontrolera mini z komputerem odbywa się za pomocą magistrali RS-485. Pełne wykorzystanie funkcjonalności urządzenia umożliwia oprogramowanie SR-RegiTech. Kontroler SR mini posiada nieulotną pamięć dla rejestracji zdarzeń i ustawień systemowych. Zbliżenie prawidłowej karty do czytnika wywołuje sygnał dźwiękowy oraz zapala się zielona dioda. Po zbliżeniu karty nieupoważnionej zapala się dioda czerwona. Rys. 7. Miniontroler SR Funkcje i możliwości minikontrolera: krótki czas reakcji na zbliżoną kartę, obsługa 4000 kart zbliżeniowych standardu UNIQUE, pamięć 30 000 rejestracji, odległość pomiędzy komputerem a minikontrolerem - max 1,2 km. PROPOZYCJE ORGANIZACYJNE Bazując na tych założeniach oraz naszych wcześniejszych doświadczeniach, proponujemy, aby: poszczególne grupy osób: uczestnicy, VIP-y, dziennikarze, Partnerzy Biznesowi oraz organizatorzy posiadali karty identyfikacyjne w różnych kolorach, przygotować zapas kart zbliżeniowych odpowiedniej kolorystyce, gotowych do personalizacji ponieważ ok. 10% osób gubi lub zapomina zabrać ze sobą kartę zbliżeniową, wyposażyć punkty recepcyjne w laptop, czytnik desktop kart zbliżeniowych i drukarkę etykiet, rejestrację przybycia na konferencję połączyć z wydawaniem materiałów konferencyjnych. Jest to gwarancja, że każda osoba przynajmniej raz zostanie zarejestrowana w systemie, a jednocześnie odbierze tylko jeden komplet materiałów konferencyjnych, przygotować punkty rejestracji wejść do sal konferencyjnych i stref wydzielonych. Ostateczna liczba punktów zostanie uzgodniona w czasie wizji lokalnej, każdy z punktów był obsługiwany przez hostessę, która będzie przypominać lub wymagać zbliżenia karty do czytnika. Dodatkowym obowiązkiem hostess w punktach rejestracji wejść, będzie informowanie uczestników o braku możliwości wejścia na wykład, na który nie byli zarejestrowani. Jest to możliwe dzięki sygnałom dźwiękowym i barwnym nadawanym przez czytniki, do których przypisana jest lista osób uprawnionych do wejścia do określonej strefy, jeśli będą stoiska wystawiennicze wyposażyć je w minikontrolery. Odczyt danych z tych rejestratorów odbywać się będzie po każdym dniu konferencji lub o wyznaczonych godzinach, wydzielić osobne pomieszczenie do konfekcjonowania materiałów konferencyjnych. Gotowe zestawy będą przenoszone do głównej recepcji i tam wydawane uczestnikom, zarezerwować jedno pomieszczenie na zaplecze techniczne z dostępem do Internetu.
NASZE DOŚWIADCZENIE W ostatnich pięciu latach zorganizowaliśmy kilkanaście dużych konferencji i ponad sto mniejszych. Dysponujemy bardzo bogatym doświadczeniem, co w połączeniu z dużą troską o każdy szczegół organizacyjny, gwarantuje perfekcyjną organizację każdego eventu. Zorganizowaliśmy między innymi: Nazwa imprezy Dla kogo Termin Ilość uczestników Forum IT X 2008 1100 Forum IT V 2008 1100 Forum IT X 2007 1000 Forum IT IV 2007 1000 Lotus Academy IV 2009 120 CPC 07 Common Polska XI 2007 110 Tivoli Storage Academy XI 2008 110 Lotus Day VI 2007 330 CPC 06 Common Polska XI 2006 110 Inicjatywa Akademicka, Volvo, BZ WBK X 2007 350 Inicjatywa Akademicka, Volvo, BZ WBK V 2007 300 UWAGI KOŃCOWE Ostateczna wartość budżetu uzależniona jest przede wszystkim od efektów wizji lokalnej w miejscu, gdzie będzie się odbywać planowana konferencja. Należy między innymi ustalić: wymaganą ilość punktów recepcyjnych, ostateczną ilość tablic do punktów rejestracji wejść, ilość i rozmieszczenie ewentualnych stoisk wystawienniczych, możliwość zapewnienia odpowiedniego zasilania w energię elektryczną urządzeń całego systemu, rozmiar i jakość smyczy, ilości niezbędnych hostess i ich szczegółowych zadań, inne istotne szczegóły przekazane przez komitet organizacyjny w czasie wizji lokalnej lub bezpośredniego spotkania. Pierwszą wersję budżetu przedstawimy po spotkaniu z komitetem organizacyjnym lub po uzyskaniu dostatecznie pełnych informacji, które umożliwią sporządzenia takiego budżetu. Jesteśmy do dyspozycji - w razie pytań lub niejasności, proszę o kontakt telefoniczny lub mailowy. SARTO Agencja Public Relations tel. 506 026 282, +48 71 334 74 74 e-mail: m.zagorski@sarto.pl