COFFEE INTERNETOWY SYSTEM ORGANIZACJI WYDARZEŃ. Nasze rozwiązania wspierają twój rozwój

Transkrypt

1 INTERNETOWY SYSTEM ORGANIZACJI WYDARZEŃ COFFEE PIERWSZE ZAPOZNANIE SIĘ Z COFFEE Coffee jest kompleksowym rozwiązaniem wspomagającym organizację różnego rodzaju wydarzeń, takich jak konferencje, kongresy, zjazdy czy szkolenia. Dzięki pełnej automatyzacji obsługi uczestnika, Coffee nie tylko usprawnia pracę organizatorów, ale pozwala oszczędzić mnóstwo cennego czasu. Elastyczna budowa oraz swobodna konfiguracja, gwarantuje możliwość dostosowania Coffee do każdego wydarzenia. Szeroki wybór modelu współpracy zapewnia to, że każdy organizator znajdzie rozwiązanie dopasowane do swoich potrzeb. Nasze rozwiązania wspierają twój rozwój

2 CEL ROZWIĄZANIA ZASTOSOWANIA COFFEE Organizacja wydarzenia z Coffee Płatności Rejestracja uczestników Rozliczenia i faktury Ustawienie reguł rejestracji Raporty i statystki ` Strona WWW i promocja System Coffee to kompleksowe rozwiązanie, dzięki któremu można sprawnie przeprowadzić proces organizacji wydarzenia. Coffee wspiera pracę organizatorów na wielu płaszczyznach takich jak: stworzenie strony WWW, rejestracja uczestników, rozliczanie płatności czy też obsługa uczestników na miejscu. Co ważne, na każdym etapie Coffee automatyzuje kontakt z uczestnikami. Przygotowania Kontakt z uczestnikami Obsługa na miejscu ` Wydarzenie Dodatkowo, kompletny zestaw raportów i statystyk gwarantuje pełną kontrolę nad optymalnym przebiegiem organizacji wydarzenia. Szkolenia, seminaria, sympozja, zjazdy Coffee umożliwia organizację niewielkich wydarzeń, wykorzystując do tego podstawowe moduły funkcjonalne. Stworzenie strony internetowej wydarzenia oraz uruchomienie rejestracji on-line wymaga minimum nakładu pracy organizatora. Dzięki temu może się on skupić na pozyskiwaniu nowych klientów bo rejestracja uczestników będzie realizowana automatycznie. Konferencje, kongresy Coffee to także kompleksowe rozwiązanie dla organizacji dużych międzynarodowych konferencji czy kongresów. Rozbudowana funkcjonalność oraz elastyczność konfiguracji zapewniają możliwość dostosowania Coffee do wszystkich potrzeb danego wydarzenia. Profesjonalna obsługa uczestników z pewnością przełoży się na pełne zadowolenia klienta. Wsparcie biur organizacji imprez Coffee jest rozwiązaniem przeznaczonym dla wszystkich biur organizacji imprez. Pełna separacja wydarzeń oraz automatyzacja rejestracji i obsługi uczestnika pozwala znaczenie zwiększyć liczbę klientów. Zaawansowane moduły Coffee dają organizatorowi możliwość pozyskania największych i najbardziej prestiżowych wydarzeń.

3 FUNKCJE PODSTAWOWE BAZOWE MODUŁY WERSJI COFFEE CAPPUCCINO Strona WWW Moduł strony WWW umożliwia łatwe i szybkie stworzenie oficjalnej strony internetowej wydarzenia. Gotowe szablony graficzne, dowolna struktura nawigacji oraz łatwość edycji treści gwarantują krótki czas przygotowania strony internetowej nie wymagając przy tym jakiejkolwiek wiedzy specjalistycznej. Strona WWW zrealizowana za pomocą tego modułu jest automatycznie zintegrowana z formularzem rejestracji on-line, co przekłada się na szybki start procesu rejestracji uczestników. Rejestracja on-line Rejestracja on-line uczestników jest w pełni konfigurowalnym zestawem kolejnych formularzy, co daje możliwość dostosowania procesu rejestracji do każdego wydarzenia. Wysoka elastyczność tego rozwiązania gwarantuje pozyskanie przez organizatora wszystkich niezbędnych informacji od uczestnika. Po zakończeniu rejestracji, zarówno organizator jak i sam uczestnik mogą edytować dane rejestracyjne, tak aby informacje o każdej osobie były zawsze aktualne. Płatności i faktury Moduł płatności i faktury odpowiedzialny jest za rozliczenia finansowe z uczestnikami. Dane zebrane z rejestracji stanowią podstawę do wyliczenia należności a księgowanie wpłat pozwala na szybkie rozliczenie uczestników. Automatyzacja tych operacji pozwala oszczędzić dużo czasu i zachować pełną kontrolę nad budżetem wydarzenia. Dodatkowo możliwe jest automatyczne wystawianie faktur pro-forma oraz faktur VAT, co znacznie zmniejsza pracochłonność tych operacji. Identyfikatory i certyfikaty Moduł ten umożliwia wygenerowanie dowolnej liczby gotowych identyfikatorów w ciągu zaledwie kilku minut, co gwarantuje znaczną oszczędność czasu organizatorów. Własne szablony graficzne a także dowolne rozlokowanie danych na wzorze pozwalają dostosować ich wygląd do najbardziej wyszukanych potrzeb. Możliwość personalizacji identyfikatora oraz umieszczenia w nim dodatkowych danych, pozwala organizatorowi usprawnić zarządzanie uczestnikami w trakcie imprezy. Komunikacja z uczestnikami Konieczność komunikacji z uczestnikami zaczyna się od pierwszego dnia rozpoczęcia rejestracji a kończy się długo po jej zakończeniu. Dlatego Coffee udostępnia moduł, dzięki któremu możliwe jest wysłanie dowolnych wiadomości do ściśle określonej grupy uczestników według zdefiniowanego harmonogramu. Dodatkowo moduł umożliwia zdefiniowanie ponad 30 różnych, personalizowanych szablonów wiadomości które wysyłane są do uczestników po wystąpienia określonego zdarzenia w Coffee. Ankiety i formularze Moduł ten umożliwia zdefiniowanie całkowicie dowolnych formularzy, które następnie mogą zostać osadzone w wielu różnych procesach, takich jak rejestracja on-line, obsługa streszczeń czy też ankieta ewaluacyjna na stronie WWW. Dodatkowo dostępne są bieżące zestawienia wyników i odpowiedzi uzyskanych od uczestników w postaci tabelarycznej jak i graficznej. Rozwiązanie to gwarantuje pełną elastyczność oraz dostosowanie kluczowych procesów do potrzeb organizacji wydarzenia.

4 FUNKCJE ZAAWANOSWANE DODATKOWE MODUŁY COFFEE ESPRESSO Płatności on-line Płatności on-line są już standardem w Internecie z którego korzystają miliony osób na świecie. Moduł ten umożliwia uczestnikom zrealizowanie płatności on-line, które są automatycznie księgowane na koncie organizatora. Uczestnik może samodzielnie wybrać za które opłaty chce zapłacić oraz jakiej metody użyć - karty kredytowej czy transferu bankowego on-line. Po stronie organizatora nie ma żadnej dodatkowej pracy, gdyż każda transakcja on-line rozliczana jest automatycznie przez system Coffee. Obsługa prac naukowych Proces obsługi prac naukowych wymaga najczęściej ogromnych nakładów pracy zarówno po stronie organizatora jak i komitetu naukowego. Ten moduł Coffee gwarantuje przeprowadzenie tego procesu w trybie on-line bez jednej kartki papieru. Każdy etap tego procesu jak przyjmowanie, recenzja oraz ostateczny wybór prac do prezentacji może zostać skonfigurowany zgodnie ze standardami danego wydarzenia. Dodatkowo moduł udostępnia raporty, statystyki oraz możliwość generowania książki abstraktów. Zakwaterowanie Moduł zakwaterowania umożliwia dodanie do procesu rejestracji on-line możliwości rezerwacji miejsc noclegowych przez uczestników. Organizator sam określa listę hoteli oraz dostępne pokoje, z której uczestnicy oraz inni goście wybierają własny sposób zakwaterowania. Coffee kontroluje liczbę dostępnych miejsc noclegowych a organizator ma stałą informacje na temat aktualnej listy rezerwacji. Zakończeniem tego procesu są gotowe listy zakwaterowania, które można przekazać do hoteli. Program wydarzenia Moduł ten umożliwia zdefiniowanie dowolnego programu na każdy dzień trwania wydarzenia. Następnie każdy zarejestrowany uczestnik może stworzyć własny harmonogram, dzięki czemu będzie mógł dokładnie zaplanować swój czas. Moduł jest także doskonałym narzędziem dla komitetu naukowego, który może przy jego pomocy sprawnie rozdzielić prace naukowe na poszczególne sesje. Organizator z kolei może uzyskać cenną wiedzę o zainteresowaniu uczestników każdym z punktów programu.

5 JAK ROZPOCZĄĆ PRACĘ NAJKRÓTSZA DROGA DO OBSŁUGI ON-LINE Model ASP Coffee udostępniany jest organizatorom w modelu ASP (Application Service Provider), co oznacza, że nie potrzebna jest żadna infrastruktura informatyczna, aby organizować wydarzenia w Coffee. Wymagana jest jedynie przeglądarka internetowa, przy pomocy której można uzyskać dostęp do systemu z dowolnego miejsca na świecie przez 365 dni w roku. Dostępność od ręki Uruchomienie Coffee i rozpoczęcie rejestracji on-line na wydarzenie jest naprawdę proste i szybkie. Wystarczy kilka kliknięć, żeby skonfigurować Coffee zgodnie z potrzebami danego wydarzenia. Organizator może także uruchomić w dowolnym momencie nowe wydarzenie bez potrzeby składania dodatkowych zamówień w dziale handlowym. Bezpieczeństwo danych Wszystkie dane związane z organizowanym wydarzeniem przechowywane są na serwerze Coffee i są zabezpieczone zgodnie ze wszystkimi bieżącymi standardami oraz wytycznymi GIODO. Organizator ma nieograniczony dostęp do zgromadzonych danych, a w razie potrzeby wszystkie dane można pobrać z Coffee w formacie raportów Excel. Optymalizacja Zgodność z przeglądarkami rozlokowania Optymalizacja Wsparcie specjalistów rozlokowania System Coffee bardzo zarządzania często magazynem używany jest Synaptic.WMS do organizacji międzynarodowych jest rozwiązaniemktóry konferencji, monitoruje co wszystkie przekłada się na procesy dużą różnorodność związane z zarządzaniem używanych towarem. przeglądarek internetowych. Dzięki pełnej rejestracji Z tego względu zdarzeń, dział łączności techniczny on-line nieustannie oraz obsłudze dostosowuje technologii Coffee auto-id do wydatnie najnowszych wersji zwiększa przeglądarek kontrolę przepływu takich jak: towarów. Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome, Safari. System Organizatorzy, zarządzania którzy magazynem potrzebują Synaptic.WMS wsparcia specjalistów jest rozwiązaniemktóry przy konfiguracji monitoruje i bieżącej wszystkie obsłudze wydarzenia, procesy związane mogą z skorzystać zarządzaniem z pomocy towarem. technicznej, jako Dzięki usługi pełnej dodatkowej rejestracji zdarzeń, do Coffee. łączności Dzięki temu on-line organizator oraz obsłudze ma technologii pewność, że auto-id cały proces wydatnie rejestracji i zwiększa obsługi uczestników kontrolę przepływu będzie stał towarów. na najwyższym poziomie.

6 ZASADY WSPÓŁPRACY ROZWIĄZANIE DLA KAŻDEGO ORGANIZATORA Rozliczenie per-user Jest to najczęściej wybierana forma współpracy przez organizatorów korzystających z Coffee. Największą zaletą tego rozwiązania jest brak jakichkolwiek kosztów startowych uruchomienia Coffee oraz rozpoczęcia rejestracji uczestników. Pierwsze koszty pojawiają się wtedy, kiedy uczestnicy zaczynają się rejestrować na wydarzenie, zatem obowiązuje zasada - płacisz kiedy sam zarabiasz. Optymalizacja Pakiety uczestników rozlokowania Ta System forma zarządzania współpracy magazynem wybierana jest Synaptic.WMS przez tych organizatorów, jest rozwiązaniemktóry którzy chcą monitoruje mieć z góry wszystkie ustalony budżet procesy na związane korzystanie z zarządzaniem z Coffee. Zakup towarem. pakietu uczestników Dzięki pełnej umożliwia rejestracji prowadzenie zdarzeń, łączności rejestracji on-line na wiele oraz obsłudze organizowanych technologii wydarzeń. auto-id Zaletą wydatnie tego rozwiązania zwiększa kontrolę są rabaty przepływu przyznawane towarów. w zależności od wielkości zakupionego pakietu. Optymalizacja Oferta hurtowarozlokowania System Dla organizatorów, zarządzania którzy magazynem organizują Synaptic.WMS okresie roku przynajmniej jest rozwiązaniemktóry 5 wydarzeń, monitoruje mamy przygotowaną wszystkie ofertę procesy hurtową. związane Jest z zarządzaniem ona rozszerzeniem towarem. formy rozliczenia Dzięki pełnej per rejestracji user z tą zdarzeń, różnicą, że łączności wraz z rosnącą on-line liczbą oraz obsłudze zarejestrowanych technologii uczestników, auto-id wydatnie organizator otrzymuje zwiększa kontrolę większy przepływu rabat na korzystanie towarów. z Coffee. Stała współpraca Organizatorzy, którzy prowadzą rejestrację na dużą liczbą wydarzeń, mogą być zainteresowani zakupem licencji wieczystej. Polega ona na jednorazowym wykupieniu stałego dostępu do Coffee bez ograniczenia na liczbę wydarzeń czy też liczbę rejestrowanych uczestników. Dodatkowo wsparcie techniczne oraz aktualizacje funkcjonalności Coffee dopełniają tą ofertę składając się na kompletne rozwiązanie dla wymagających. Wersje dostosowane do potrzeb Uruchamiając nowe wydarzenie w Coffee organizator każdorazowo wybiera jedną z dwóch wersji - Cappuccino lub Espresso, Wersja Cappuccino składa się z bazowych modułów funkcjonalnych i jest wykorzystywana do obsługi niewielkich wydarzeń krajowych. Coffee w wersji Espresso jest kompleksowym rozwiązaniem, wykorzystywanym do obsługi dużych międzynarodowych konferencji i kongresów, znacznie zwiększając poziom obsługę tych wydarzeń.

7 KORZYŚCI Z COFFEE ZMIANA JAKOŚCIOWA WYDARZENIA Dla organizatora Główną korzyścią, jaką Coffee gwarantuje organizatorom wydarzeń jest ogromne usprawnienie ich pracy oraz duża oszczędność czasu poświęconego na obsługę uczestników. Dodatkowo, fakt, że wszystkie dane związane z wydarzeniem znajdują się w centralnym miejscu, wprost przekłada się na ich dostępność, a obsługa uczestników może być prowadzona przez wiele osób bez ryzyka utraty spójności danych. Korzystając z Coffee masz gwarancję sukcesu i zadowolenie swojego klienta a kolejną edycję wydarzenia na pewno zorganizujesz z Coffee! Dla uczestnika Coffee daje wiele korzyści także uczestnikom, którzy mogą cały proces rejestracji zrealizować w trybie on-line z dowolnego miejsca na świecie. Co więcej, mogą w dowolnym momencie zalogować się do Coffee, aby sprawdzić status swojej rejestracji czy zmienić swoje dane. To wszystko sprawia, że uczestnicy dużo chętniej rejestrują się na wydarzenia organizowane w Coffee. Dla wydarzenia W odniesieniu do wydarzenia Coffee gwarantuje przede wszystkim prestiż i wysoką, jakość obsługi uczestników przez organizatora. Doskonale przeprowadzona rejestracja oraz inne procesy związane z wydarzeniem na pewno zapadną na długo w pamięci wszystkich osób uczestniczących w wydarzeniu. Kontakt z ISP Instytut Studiów Programistycznych S.A Warszawa ul. Tamka 34 lok. 3 biuro@ispsa.pl tel fax KRS: Sąd rejonowy dla M.St. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Kapitał zakładowy: PLN opłacony w całości