Wdrożenie systemu do obsługi wydarzeń organizowanych przez. Uczelnię wraz serwisem WEB

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 do SIWZ Szczegółówy opis przedmiotu zamówienia : Zadanie 3. E-Wydarzenia Wdrożenie systemu do obsługi wydarzeń organizowanych przez Uczelnię wraz serwisem WEB Rodzaj wydarzeń: konferencje naukowe, dni otwarte, konferencje, kongresy, sympozja czy szkolenia Cel: System ma usprawnić i ujednolić obsługę wydarzeń w zakresie rejestracji i obsługi finansowej uczestników organizowanych przez uczelnię wydarzeń. Użytkownikami aplikacji będą jednostki organizacyjne uczelni organizujące oraz uczestnicy tych konferencji. Opis ogólny systemu: przeglądanie wykazu planowanych wydarzeń na Uczelni z dostępem do materiałów dla potencjalnych uczestników (np. agenda, lista tematów itp) automatyczną rejestrację uczestnika wydarzenia, z podaniem np. rodzaju uczestnictwa (prelegent, uczestnik, obserwator)ma pozwalać na rejestracje pojedynczego uczestnika jak i grupy osób (np. szkoły na dni otwarte). Rejestracja tworzy konto uczestnika w serwisie. serwis udostępni uczestnikom indywidualne nr kont do wnoszenia opłat, na podstawie wyciągu bankowego automatycznie przypisze wniesienie opłaty oraz wystawi fakturę. organizator będzie mógł zweryfikować zarejestrowane osoby i ewentualnie odmówić udziału zarejestrowany uczestnik może przesłać organizatorom materiały do wystąpienia dla oceny. Serwis udostępni te materiały organizatorom wydarzenia (komitet organizacyjny) do ich oceny. Ocena i akceptacja będzie realizowana w systemie zdalnie. serwis będzie publikował w trakcie trwania wydarzenia, informacji online o przebiegu, z podaniem czasu i miejsca aktualnego wydarzenia. Dodatkowo informacja ta będzie dostępna w aplikacji mobilnej. W razie kilku wydarzeń jednocześnie Uczestnik będzie informowany gdzie odbywa się spotkanie na które zapisał się. każdy zarejestrowany uczestnik będzie mógł pobrać materiały z wydarzenia (prezentacje, publikacje) serwis udostępni publicznie dostępne archiwum wydarzeń z wykazem uczestników, publikacji. Materiały prezentowane w trakcie wydarzenia będą udostępniane przez serwis, z ograniczeniami określonymi przez autora. Osoby nie będące uczestnikami wydarzenia a zainteresowane materiałami będą mogły zgłaszać prośby o udostępnienie ich, organizator

2 będzie podejmował indywidualnie decyzje o udostępnieniu materiałów na określony czas. aplikacja webowa, dostępna także z urządzeń mobilnych (responsywność) zgodna z standardem WCAG 2.0; dla części administracyjnej dopuszczalny jest program instalowany na komputerach Założenia ogólne: aplikacja obsługuje: rejestr wydarzeń planowanych, zatwierdzonych, archiwalnych rejestr płatników: sponsorów, uczestników zarówno uczelni, firm i osób prywatnych rejestr faktur VAT rejestr uczestników (w ramach każdej planowanej, organizowanej lub przeprowadzonej konferencji) rejestr miejsc noclegowych (typu hotel) rejestr firm przewozowych rejestr firm cateringowych aplikacja generuje indywidualne konta wirtualne do opłat konferencyjnych możliwość wyszukiwania danych wg zadanych kryteriów (np. tematyka konferencji, płatnik, uczestnik, instytucja, data) płatności: on-line, przelew, gotówka wystawianie faktur VAT opisy: co najmniej dwujęzyczne (polski, angielski), z możliwością dodawania dowolnego języka Opis funkcjonalności Rejestr wydarzeń bieżących Dostępny w serwisie WEB, zawierający informacje o planowanych wydarzeniach, tematyce, czasie, kosztach. Wyszukiwanie wg tematu, nazwy, terminu (zakres dat), słów kluczowych, organizatorów Pobieranie materiałów dotyczących wydarzeniach Powiadamianie mailowe o nowych wydarzeniach Moduł uczestnika obsługa zdalnej rejestracji nowego uczestnika z potwierdzeniem rejestracji zapisywanie się na powiadomienia o nowych wydarzeniach z wyborem rodzaju i tematyki wydarzenia edycja danych personalnych, do faktury rejestracja uczestnictwa w wydarzeniu w podaniem charakteru uczestnictwa (np. uczestnik, organizator, obserwator, opiekun) rejestracja grupowa z podaniem wielkości grupy (np. klasa na dni otwarte) możliwość zgłoszenie się jako prelegent z przesłaniem materiałów dotyczących wystąpienia możliwość zapisania się na listę rezerwową przesyłanie wiadomości do organizatorów bezpośrednio z serwisu

3 rezygnacja z uczestnictwa lub wystąpienia obsługa płatności za udział dane do faktury, nr konta do wpłaty, stan rozliczenia, pobranie e-faktury rejestracja na wybraną sesję (np. warsztaty, sympozjum) przed oraz w trakcie trwania wydarzenia dostęp do pobrania aplikacji mobilnej, informowanie w trakcie trwania wydarzenia o aktualnym wydarzenia, przypominanie o zbliżaniu się sesji na którą zapisał się uczestnik oraz miejscu. dodawanie materiałów dla innych uczestników wydarzenia (prezentacja, dokumenty etc) obsługa ankiet obsługa nawigacji po terenie wydarzenia z wykorzystaniem technologi GPS, WiFi i Beacon, wyświetlanie lokalizacji ma urządzeniu mobilnym, plan terenu z lokalizacją wydarzeń, wskazanie lokalizacji aktualnego wydarzenia. Moduł organizatorów Weryfikacja zgłoszonych uczestników z opcja odmowy udziału Obsługa oceny zgłoszonych materiałów do wystąpień (zdalne przeglądanie, z przesyłaniem komunikatów do uczestnika, akceptacja lub odrzucenie, z powiadomieniem uczestnika Obsługa układania planu wydarzenia (czas, temat, miejsce, prowadzący, prelegent), zatwierdzania i publikowanie planu Powiadamianie uczestników o zmianach w planie Publikowanie materiałów dla uczestników Moduł recepcji obsługa online recepcji wydarzenia wgląd w dane uczestników, wgląd w listy osób zapisanych na konkretne wydarzenia, kontrolowanie statusów płatności, drukowanie faktur dokonywanie rejestracji za użytkowników, wysyłanie powiadomień do uczestników Moduł archiwum wydarzeń publikowanie listy wydarzeń odbytych na uczelni, z tematem, zakresem, agendą. wyszukiwanie wg tematu, nazwy, terminu (zakres dat), słów kluczowych, organizatorów, prelegentów udostępnianie listy materiałów związanych z danym wydarzeniem udostępnianie materiałów dostępnych publicznie obsługa prośby o udostępnienie materiału nie dostępnego publicznie, skierowanie prośby do autora, rejestracja zgody lub autora na udostępnienie materiału. W razie udostępnienia wysłanie powiadomienia do osoby która zażądała dostępu wraz czasowym linkiem do pobrania pliku. Plik będą oznaczona znakiem wodnym zawierającym dane osoby której udostępniono materiał.

4 Moduł administracyjny: Panel administratora (zakładanie użytkowników, nadawanie uprawnień) Obsługa rejestru wydarzeń: Zarejestrowanie wydarzenia: dziedzina, słowa kluczowe, nazwa; podział na krajowa/międzynarodowa; termin, organizator, miejsce; otwarta/zamknięta (limit miejsc/klucz dostępu), warunki uczestnictwa; cennik, termin płatności, w tym ceny promocyjne; dane kontaktowe: , telefon, dane osoby kontaktowej, adres strony www wydarzenia, adres strony do rejestracji; definiowanie wielu wydarzeń na jednej konferencji: warsztatów, kursów, paneli itp. program wydarzenia (dokument); materiały konferencyjne w postaci elektronicznej. Przydzielenie uprawnień do edycji danych o wydarzeniu, obsłudze uczestników, obsłudze finansowej, recepcji wydarzenia Definiowanie komitetu organizacyjnego Otwarcie rejestracji on-line uczestników Zamknięcie rejestracji on-line Obsługa rejestru uczestników: Rejestracja uczestników niezgłoszonych on-line Akceptacja uczestnictwa i grupowe wysyłanie i z informacjami, w tym z kodem dostępu do płatności Obsługa rejestru płatników: korekta danych, archiwizowanie Obsługa rejestru faktur: faktury podstawowe, duplikaty, faktury korygujące Definiowanie progów cenowych zależnych od daty zapisu: np. wczesna rejestracja, późna rejestracja Definiowanie wielu grup cenowych: np. zwykła i rabatowa Definiowanie różnych cen wydarzeń dla różnych typów uczestników Obsługa płatności i faktur: Wczytywanie wyciągu bankowego z wpłatami Ręczne odznaczenie dokonania płatności Wygenerowanie faktury dla płatnika (wysłanie e-faktury na , drukowanie na żądanie) Generowanie duplikatów faktur, faktur korygujących Zestawienia, raporty, zaproszenia, zawiadomienia Dodatkowe wymagania: dla uczestnika należy zapamiętać informacje: Osoba fizyczna/firma E-Faktura (na )/papierowa (druk) Waluta płatności Osoba fizyczna: imię, nazwisko, adres Firma (dane z rejestru płatników lub automatyczne wpisanie nowej pozycji do rejestru płatników identyfikatorem unikatowym jest NIP): NIP, nazwa instytucji, adres

5 Wybór formy płatności Przelew na indywidualne konto wirtualne, informacja na e- mail On-line wpłata na konto ogólne wydarzenia, indywidualne konto wirtualne w opisie blokowanie zapisów na równoległe wydarzenia: uniemożliwia zapisanie się na dwa wydarzenia odbywające się o tej samej godzinie oprogramowanie może korzystać z bazy danych Oracle 11g użytkowanej przez Zamawiającego Wbudowany system CMS pozwalający na edycję treści serwisu przez administratora z umieszczaniem treści multimedialnych i jednoczesną publikację informacji w ramach platformy konferencyjnej oraz mediów społecznościowych, w tym kanałów informacyjnych skorelowanych z profilem organizowanej konferencji. Wygląd serwisu WEB powinien być zgodny z szablonem serwisu WWW Zamawiającego. Szablon zostanie dostarczony po rozstrzygnięciu postępowania i nie później niż 30 dni przez odbiorem systemu. Wykonawca w ofercie wykaże technologie jakie będą użyte przy realizacji systemu oraz wykaże wszystkie opłaty jakie będzie musiał ponieść Zamawiający w ciągu 5 lat od oddania systemu, w rozbiciem na każdy rok.