SYSTEM Elektroniczny Obieg Dokumentów INSTRUKCJA OPERATORSKA WIKO 60-473 Poznań ul. Ciechocińska 90 Tel.: (61) 822-16-81 tel. kom. 604 199 054 e-mail : wiko@po.home.pl www.witaszek.eu 1
Wstęp Dokument opisuje wszystkie ważniejsze funkcje, sposób ich wykorzystania i efekty działania, w aplikacji EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów). System spełnia następujące funkcje: Gromadzi dane kontrahentów Rejestruje dokumenty przychodzące i wychodzące, Rejestruje obrazy (skany) i pliki zawierające obrazy dokumentów, Rejestruje podpisy merytoryczne i zatwierdzenie przez Prezesa, Drukuje załącznik z danymi stosownie do wymogów księgowości, Rejestruje zapłaty. Proces obiegu dokumentu rozpoczyna się w sekretariatach poszczególnych działów, gdzie wpływają dokumenty i tam są rejestrowane. Jednocześnie wykonywany jest obraz dokumentu (skan) który będzie powiązany z wprowadzonym dokumentem. Wybierany jest z bazy, jeżeli już jest lub wprowadzany nowy kontrahent. Następuje skierowanie dokumentu do podpisu merytorycznego, przez wpisanie kwoty do opisu przy dziale, w liście działów. Sygnalizacja konieczności opisania pokaże się tym operatorom, którzy są oznaczeni jako podpisujący w dziale (działach), któremu przypisano kwotę. Jednocześnie wpisywany jest opis merytoryczny, co jest warunkiem zasygnalizowania podpisania. Wykonanie podpisu, z kolei, powoduje sygnalizację do zatwierdzenia kosztu (Prezes). Zatwierdzenie pozwala na wydrukowanie załącznika i przekazanie wraz z oryginałem dokumentu do księgowości. 2
Obieg ilustruje poniższy schemat: 3
1. Uruchomienie systemu Po uruchomieniu programu, pokaże się ekran logowania i należy podać symbol operatora (system pamięta i proponuje poprzednio poprawnie zalogowanego operatora na tej stacji) i hasło: Po zalogowaniu, pojawi się ekran z korespondencją do potwierdzenia przez tego operatora. Pokażą się dokumenty : - wymagające opisania, jeżeli są faktury zarejestrowane w dziale, w którym operator jest rejestrującym/opisującym, jeszcze nie opisane, - wymagające podpisania, jeżeli są faktury do podpisania w dziale (określono kwoty do podpisu dla tego działu), w którym operator jest podpisującym, jeszcze w tym dziale nie podpisane, - wymagające zatwierdzenia, jeżeli podpisane przynajmniej w jednym dziale, a jeszcze nie zatwierdzone: Ten sam ekran z dokumentami do potwierdzenia można wywołać przyciskiem: 4
z głównego ekranu. Kolejne czynności, które należy wykonać zostały opisane w dalszej części dokumentacji. 2. Katalogi Opcja Katalogi zawiera słowniki, tj dane, wykorzystywane w różnych opcjach programu. Są to: - Rodzaje dokumentów, które służą zgrupowaniu dokumentów innych niż Faktury, - Sposoby wysyłki, służące do określania sposobu dostarczenia dokumentu wychodzącego, - Rodzaje listu, do określania jakim listem ma być dokonana wysyłka, - Od kogo, do określenia od kogo pochodzi pismo wychodzące, - Operatorzy, służy rejestracji danych o operatorach systemu, - Działy, to lista działów Przedsiębiorstwa, w których są wykonywane operacje na dokumentach, tj, są rejestrowane i opisywane, podpisywane oraz zatwierdzane. Działom są przypisywani operatorzy wraz z czynnościami, które w nich wykonują, - Waluty, to katalog walut wybierany dalej w danych o fakturach zakupu, - Pieczęć firmy to dane nagłówkowe pieczęci Przedsiębiorstwa, drukowane na załączniku dla księgowości oraz zestawieniach. 2.1. Operatorzy Katalog gromadzi dane o operatorach systemu, tj osobach, które mogą pracować w systemie. Aby z niego korzystać, należy mieć przyznany, założony przez administratora, max 10 znakowy, unikalny symbol, składający się ze znaków a-z i A-Z, (bez użycia znaków charakterystycznych dla języka polskiego) oraz cyfr. W zależności od przyznanych praw, możliwy będzie dostęp do niektórych opcji albo danych. Zakwalifikowanie do działów z kolei, określa czynności, do wykonania w tych działach. Prawa są następujące: 5
Prawo SEKRETAR pozwala uruchomić aplikację EOD. Prawo SEK_KATAL daje dostęp do menu rozwijanego Katalogi z ekranu głównego. SEK_KONTR daje dostęp do katalogu kontrahentów. Atrybut Modyfikacji pozwala dopisywać i zmieniać dane o kontrahentach. SEK_ZAPL daje dostęp do raportu zapłat za faktury. 2.2. Działy i opisujący/podpisujący Można zapisać kilka działów wprowadzania dokumentów. Operatorów natomiast można przypisać do tych działów wraz z operacjami, jakie w nich mogą dokonywać. Oznaczenie Aktywny pozwala na jakiś czas wyłączyć dostęp do działu operatorowi. W przypadku zaznaczenia Podpisuje merytorycznie kilku operatorom w danym dziale, spowoduje zasygnalizowanie dokonania podpisu, ale wystarczy że podpisze jeden i sygnalizacji już nie będzie. Jeden podpis wystarczy, aby powstała sygnalizacja do zatwierdzenia dokumentu 6
(Prezes), jednak zatwierdzający może się wstrzymać do czasu podpisania przez wszystkie działy, do których skierowano do podpisu dokument (wpisano kwotę podpisu). Dokument zatwierdzony nie będzie już sygnalizowany do podpisu. 7
3 Kontrahenci Zawiera dane kontrahentów, zarówno dostawców jak i odbiorców dokumentów. Rejestrując dokument, jeżeli kontrahent jest już w bazie, wystarczy go wyszukać i przywołać, jeżeli nie ma, należy go założyć. Można zarejestrować dokument wpisując bezpośrednio do jego danych, informacje o dostawcy/.odbiorcy, ale przy fakturze, z uwagi na późniejsze księgowanie rozrachunku, powinien być nadany kolejny numer, który będzie powiązany kontem księgowym. Jeżeli faktura lub paragon nie będzie tworzył rozrachunku w księgowości, tj został już zapłacony, czyli rozliczenie będzie z np. zaliczkobiorcą bądź pracownikiem, a zakup u tego odbiorcy jest sporadyczny, nie ma potrzeby zakładać kontrahenta w bazie. Po wywołaniu opcji kontrahentów, najpierw pojawia się ekran z polami do wyszukania z listy istniejących. Po wpisaniu znanych pól do wyszukania (filtr), i wciśnięciu przycisku Do listy (bądź klawisza ENTER), pokaże się lista kontrahentów spełniających podane kryteria: Teraz można już klawiszami kursorów przejść na odpowiedniego kontrahenta i w zależności od potrzeby, wybrać go do dokumentu, wciskając Wybierz bądź klawisz Enter lub przejść do jego danych przyciskami Dane adresowe lub Dane szczegółowe. Na uwagę zasługuje przycisk Rachunki bankowe pod przyciskiem Dane adresowe. Numer rachunku jest w formacie NRB i system kontroluje poprawność sumy kontrolnej. 8
4 Korespondencja przychodząca W tej opcji gromadzone są dane o dokumentach wpływających do firmy. Rejestrowanie dokumentów może operator posiadający oznaczony jako rejestrujący w określonym oddziale, dlatego, jeżeli operator jest rejestrującym w kilku działach, najpierw następuje jego wybór: Jeżeli operator rejestruje w jednym dziale, on też zostanie wpisany do pola Dział: Dopiero po określeniu działu, widoczny będzie przycisk Zarejestruj nowy. Przy rejestrowaniu nowego dokumentu, na początku należy zdecydować, czy to jest faktura zakupu. Po zdecydowaniu, pojawi się albo ekran z danymi dla faktury albo do innego dokumentu. Pola daty i godziny rejestracji wypełnione zostaną bieżącymi wartościami, ale można je zmienić. Dalej należy określić kontrahenta, przez odwołanie się do katalogu kontrahentów i tam wyszukać i wybrać, jeżeli już istnieje lub dopisać nowego, ale można też, jeżeli jest on okazjonalny, wpisać jego dane bezpośrednio w pola nazwy i adresowe na tym dokumencie. Wprowadzając kolejne pola dokumentu, najlepiej posługiwać się klawiszem [Tab] do przejścia do następnego pola. Dla faktury, kolejnym polem do wprowadzenia jest Rodzaj dokumentu. Jeżeli jest to korekta, należy to zaznaczyć. Dalej należy wpisać datę wystawienia faktury i Datę sprzedaży. Rachunek bankowy ma znaczenie jeżeli sposób zapłaty jest Przelewem, bo będzie prezentowany na Rejestrze zapłat. Termin zapłaty można wpisać datą albo pominąć to pole i wpisać ilość dni. Wtedy pole daty terminu zapłaty wypełni się automatycznie. Następnie należy wpisać pozycje faktury. Nie ma konieczności wprowadzania szczegółowo wszystkich pozycji, tylko jeżeli jest to istotne dla opisania przedmiotów zakupu bądź wartości 9
wg stawek vat, gdyż suma wartości pozycji określa wartości Netto,Vat i Brutto całego dokumentu. Dopisanie pozycji dokonuje się przyciskiem Dopisz. Wprowadzoną pozycję można później zmienić lub usunąć. Opuszczenie pozycji przelicza i pokazuje wartości dokumentu. Jeżeli faktura została już zapłacona, też częściowo, należy wpisać to w pole Zapłacono, tj sposób dokonania zapłaty, datę i kwotę. Następnie należy wpisać Opis merytoryczny. Wpisanie tego pola spowoduje zasygnalizowanie konieczności podpisania merytorycznego. Nie wpisanie tego pola skutkować będzie sygnalizowaniem operatorom rejestrującym i opisującym w tym dziale, konieczności Opisania tego dokumentu. Pod przyciskiem Określenie kwot działów należy wpisać kwoty przy tych działach, które będą podpisywać merytorycznie ten dokument. Można też wpisać kwoty dotacji. Na koniec, w celu zapisania dokumentu do bazy, należy użyć przycisku Utwórz. Jeżeli nie będzie wypełnione któreś z wymaganych pól, będzie to zasygnalizowane stosownym komunikatem a operacja zapisu nie zostanie wykonana, np.: Może też wystąpić komunikat informujący, który nie wstrzymuje zapisania dokumentu: 10
Po zapisaniu dokumentu, zostanie mu nadany kolejny numer dziennika. Jest on ciągły we wszystkich działach. Teraz można przypisać obraz wcześniej zeskanowanych dokumentów bądź przepisanych z załączników emaili, w przypadku otrzymania faktury w formie elektronicznej (plik w formacie PDF). Obrazy powinny znajdować się w folderze opisanym w opcji Ustawienia operatora: Do przypisania służy przycisk Przypisz skan. Pokaże się ekran jak niżej: W tabeli wystąpią nazwy zeskanowanych oraz zapisanych z innych źródeł (np. załącznik email a) plików, znajdujących się w lokalizacji opisanej wyżej, a obok jego zawartość. Wyświetlona będzie zawartość plików formatu JPG albo PDF. W celu wyświetlenia plików 11
PDF, musi być na stacji zainstalowana przeglądarka tego typu plików Acrobat Reader. Jeżeli zainstalowano przeglądarkę Foxit Reader, należy to zaznaczyć w opcji Ustawienia operatora: W celu przypisania obrazu do rejestrowanego dokumentu, należy zaznaczyć pole w kolumnie wybierz. Można zaznaczyć kilka, dalsze będą oznaczały kolejne strony. Wciśnięcie przycisku Przypisz zaznaczone i potwierdzenie, spowoduje połączenie wybranych obrazów z dokumentem. Zaznaczone pliki zostaną przepisane do podkatalogu arch oraz usunięte z tej lokalizacji. Technicznie, wcześniej nazy plików zostaną poprzedzone ID kolejnego powiązanego dokumentu zakończone znakami i zapisane we wspólnej lokalizacji określonej w opcji Ustawienia operatora w polu ścieżka z obrazami dokumentów. W danych dokumentu, przyciskiem Obraz dokumentu można oglądać obrazy/skany z nim powiązane: Jeżeli powiązano więcej obrazów, to można między nimi przełączać przyciskami Następny i Poprzedni. Operator rejestrujący w danym dziale dokumenty, może usunąć obraz w razie pomyłki, ale zanim zostanie podpisany. Wtedy też nie można powiązać obrazu. Skierowany do podpisu dokument, po podpisaniu i zatwierdzeniu, jest gotowy do wydrukowania załącznika (przycisk Drukuj załącznik), który należy dołączyć do oryginału dokumentu i przekazać do księgowości. Fakt przekazania można zarejestrować przyciskiem Przekaż do księgowości z listy dokumentów. 12
Przy rejestrowaniu innego dokumentu niż Faktura, wystąpią inne dane do wypełnienia. Tak samo, jak przy fakturze, należy określić kontrahenta w bloku pól Od kogo. Następnie trzeba wybrać rodzaj dokumentu. Nowy rodzaj dokumentu można wprowadzić w opcji Katalogi. Do wpisania jest numer dokumentu oraz można go opisać, w polu opis : Wciśnięcie przycisku Utwórz zapisuje dokument do bazy nadają kolejny numer dziennika. Można teraz przypisać obraz, w taki sam sposób, jak to zostało opisane wyżej, dla faktury. Jeżeli będzie przekazany, należy użyć przycisku Przekazanie: 13
Dokument otrzyma status P-przekazany. Konieczność potwierdzenia odbioru zostanie zasygnalizowana operatorowi: Po potwierdzeniu, będzie wiadomo, gdzie znajduje się oryginał dokumentu, a on sam otrzyma status O-odebrany. Jeżeli oryginał dokumentu będzie zwrócony, należy to zarejestrować przyciskiem Przekaż dalej na liście Korespondencji operatora: Można go jedynie zwrócić do sekretariatu działu, a ten może przekazać dalej. Jeżeli jest potrzeba, aby ktoś jeszcze zapoznał się z jego treścią, ale nie otrzymał oryginału, należy użyć przycisku Udostępnienie. 14
Dzięki temu w opcji Korespondencja operatora będzie go mógł odszukać i obejrzeć: Tam też będzie mógł utworzyć odpowiedź: 15
W korespondencji wychodzącej utworzone zostanie pismo z powiązaniu z tym dokumentem przychodzącym. 16
5 Podpisanie merytoryczne Dokumenty skierowane do podpisania, pokażą się na liście przy starcie systemu, zaraz po zalogowaniu albo później pod przyciskiem Korespondencja do podpisania. Wystąpią razem z innymi dokumentami kierowanymi do operatora. Osoba rejestrująca dokument, opisuje go i kieruje do podpisania, wpisując dla odpowiedniego działu, kwotę do podpisania. Wymóg podpisania, sygnalizowany jest operatorom, oznaczonym jako podpisujący w tym dziale: Wciśnięcie przycisku Podpisanie merytoryczne pokaże ekran z danymi dokumentu, m.in. widoczny będzie opis merytoryczny oraz można przejść do obrazu dokumentu (skan albo plik w formacie PDF w przypadku faktury elektronicznej). 17
Wciśnięcie Podpis merytoryczny pokaże ekran do podpisania: Podpisana faktura pokaże się do zatwierdzenia operatorowi oznaczonemu jako zatwierdzający w dziale (Prezes). 18
6 Zatwierdzenie Dokumenty skierowane do zatwierdzenia, pokażą się na liście przy starcie systemu, zaraz po zalogowaniu albo później pod przyciskiem Korespondencja do podpisania. Wystąpią razem z innymi dokumentami kierowanymi do operatora. Jeżeli dokument został skierowany do podpisania w kilku działach, to pokaże się do zatwierdzenia dopiero wtedy, gdy zostanie podpisany w nich wszystkich. Wciśnięcie przycisku Zatwierdzenie kosztu pokaże ekran z danymi dokumentu, m.in. widoczny będzie opis merytoryczny, dokonane podpisy oraz można przejść do obrazu dokumentu (skan albo plik w formacie PDF w przypadku faktury elektronicznej): 19
Można dokonać zatwierdzenie przyciskiem Zatwierdzenie kosztu. Pokaże się ekran z przyciskiem do zatwierdzenia. Faktura zatwierdzona jest podstawą do wydrukowania załącznika, który po przypięciu do oryginału faktury, przekazywany jest do księgowości: 20
Fakt wydrukowania załącznika odnotowany jest w danych faktury, dlatego w celu wydrukowania załączników można zawęzić listę faktur do zatwierdzonych i którym nie drukowano jeszcze załącznika. 21
Spis treści Wstęp... 2 1. Uruchomienie systemu... 4 2. Katalogi... 5 2.1. Operatorzy... 5 2.2. Działy i opisujący/podpisujący... 6 3 Kontrahenci... 8 4 Korespondencja przychodząca... 9 5 Podpisanie merytoryczne... 17 6 Zatwierdzenie... 19 22