Politechnika Gdańska Wydział Elektrotechniki i Automatyki Katedra Elektroenergetyki Technologie informatyczne Microsoft Excel Ćw. 1
1. Wprowadzenie Microsoft Excel to aplikacja używana często w firmach i instytucjach, ale także przez użytkowników domowych. Jej głównym zadaniem jest dokonywanie obliczeń (np. wydatków) i zestawianie ich w formie tabelarycznej. Zastosowanie mają tu liczne funkcje matematyczne, finansowe i bazodanowe dostępne w programie. Ważnym aspektem jest również półautomatyczne powielanie tworzonych formuł z zastosowaniem różnych wariantów adresowania (adresowanie względne, adresowanie bezwzględne, adresowanie mieszane). Microsoft Excel służyć może równie dobrze do tworzenia różnego rodzaju wykresów, przydatnych między innymi w fizyce, matematyce i ekonomii. Aplikacja zawiera również system zestawiania raportów z użyciem tzw. tabel przestawnych, wykorzystywany przy wykonywaniu analiz biznesowych. Od roku 1993 w aplikacji zaimplementowano język Visual Basic. 2. Zadania laboratoryjne 2.1. Tworzenie pliku Aby utworzyć plik, uruchom program MS Excel. Po uruchomieniu otworzy się nowy arkusz kalkulacyjny. Plik o nazwie TI_GRx_Nazwisko (gdzie: GRx to numer grupy dziekańskiej, Nazwisko nazwisko osoby tworzącej plik) należy zapisać na pulpicie. 2.2. Poruszanie się po arkuszu Każda komórka ma swój unikalny adres, który składa się z nazwy kolumny i numeru wiersza, np. A10 to adres komórki znajdującej się na przecięciu kolumny oznaczonej literą A i wiersza numer 10. Należy kliknąć lewym klawiszem myszy na komórce A10, a następnie sprawdzić działanie klawiszy: Enter, Tab oraz kursorów. W ten sposób (poza klikaniem myszką) możliwe jest przemieszczanie się pomiędzy komórkami. Po kliknięciu na komórkę nazwa kolumny i numeru wiersza zostaną wyróżnione kolorem, a komórka otoczona czarną obwódką.
Na dole okna programu widnieją zakładki zawierające arkusze. Proszę zmienić nazwy dwóch pierwszych arkuszy na: Laboratorium 1b, Laboratorium 1c, następnie usunąć Arkusz 3 i utworzyć nowe arkusze o nazwie : Laboratorium 1a, Laboratorium 1d oraz Laboratorium 1e. Arkusze należy również posortować alfabetycznie przeciągając je pomiędzy sobą za pomocą lewego klawisza myszy. Kolejność arkuszy możemy zmienić za pomocą myszy. W tym celu należy wcisnąć lewy przycisk myszy i przytrzymując go przesunąć arkusz, a następnie zwolnić przycisk myszki. 2.3. Formuły i kolejność wykonywanych działań Aby wpisać liczbę, tekst lub formułę należy kliknąć lewym klawiszem myszy w wybranej komórce, dokonać wpisu i potwierdzić klawiszem Enter. Do komórek możemy wpisywać wartości liczbowe (liczby, daty, godziny), etykiety (tekst, tytuły tabeli, nagłówków kolumn itp.) oraz formuły (zapisy złożone z liczb, adresów komórek, operatorów arytmetycznych i wbudowanych funkcji). Formuły umożliwiają wykonywanie obliczeń (dodawanie, odejmowanie, mnożenie itp.). W Excelu każda formuła rozpoczyna się od znaku równości (=). Do edycji formuł stosuje się operatory arytmetyczne: dodawanie (+), odejmowanie ( ), mnożenie (*) i dzielenie (/), wyrażanie liczb w procentach (%), potęgowanie (^). Kolejność wykonywanych działań jest następująca: najpierw wykonywane są wyrażenia ujęte w nawiasy, natomiast mnożenie i dzielenie ma pierwszeństwo przed dodawaniem i odejmowaniem. Przy wprowadzaniu danych do Excela bardzo ważne jest to, aby część całkowitą liczby oddzielać od części dziesiętnej przecinkiem poprawnie wpisana liczba standardowo wyrównana jest do prawej krawędzi komórki. W komórce A1 arkusza Laboratorium 1a proszę wpisać =10+30 i nacisnąć Enter. W komórce A2 otrzymany powyżej wynik proszę podzielić przez 10 i nacisnąć Enter. Następnie w komórce A3 proszę obliczyć pierwiastek z wyniku otrzymanego w komórce A2. W komórce A4 proszę zsumować iloczyn komórek A1 oraz A2
z wynikiem otrzymanym w komórce A3 podniesionym do kwadratu. Wszelkie operacje poza komórką A1 odwoływać się muszą do poprzednich wyników, a nie do wartości liczbowych ręczna zmiana komórki A1 musi spowodować automatyczną zmianę wszystkich obliczeń w komórkach od A2 do A4. 2.4. Wstawianie, usuwanie, zmiana szerokości wierszy i kolumn Klikając prawym klawiszem myszy w nagłówek wiersza lub kolumny (literę lub liczbę) uruchamia się menu podręczne, dzięki któremu można kopiować, usuwać, i wklejać wiersze lub kolumny. Użycie funkcji Wstaw na wybranej kolumnie spowoduje wstawienie z jej lewej strony nowej kolumny, analogicznie powyżej zaznaczonego wiersza pojawi się nowy wiersz. Za pomocą funkcji Ukryj i Odkryj możliwe jest ukrywanie i odkrywanie zaznaczonych wierszy lub kolumn (np. dla lepszego efektu drukowania lub ukrycia dodatkowych obliczeń). Zdarzyć się może, iż otrzymany wynik nie mieści się w danej komórce i wyświetlone zostaną znaki #. Należy wówczas zwiększyć szerokość kolumny klikając lewym klawiszem myszy na połączeniu dwóch sąsiednich kolumn (pojawi się symbol ) i poszerzając wybraną lub klikając raz prawym klawiszem myszy na komórce i wybierając funkcję Szerokość kolumny. Analogicznie zmienia się wysokość wiersza. 2.5. Formatowanie danych Dane wprowadzone do arkuszy można dowolnie formatować, zmieniając rodzaj, wielkość, styl i kolor czcionki, tła, wyrównywać tekst, liczby i formuły do lewej, prawej i środka oraz nadawać wypełnienie komórkom (najczęściej stosowane opcje formatowania dostępne są na pasku narzędzi Formatowanie). Poniżej opisanych zostało kilka podstawowych sposobów formatowania: scal i wyśrodkuj łączy kilka zaznaczonych komórek w jedną komórkę; po scaleniu zawiera wyśrodkowane dane z komórki, która znajdowała się w lewym górnym rogu, zaznaczonego zakresu komórek,
zapis walutowy stosuje zapis walutowy dla liczb zawartych w zaznaczonej komórce; standardowo do zaznaczonych liczb dodaje symbol złotego zł, np. z liczby 12 po zamianie otrzymuje się 12,00 zł, zapis procentowy stosuje procentowy format zapisu liczb w komórce. np. z liczby 2 po zamianie otrzymuje się 200%, z liczby 0,4 otrzymuje się 40%, zapis dziesiętny stosuje dziesiętny format zapisu liczb zawartych w komórce, np. z liczby 12 po zamianie powstaje 12,00, zwiększ i zmniejsz dziesiętne zmiana pozycji dziesiętnej (wyświetlanych miejsc po przecinku), np. liczbie 12,05 można zwiększać ilość pozycji do 12,050, Obramowanie pozwala nadawać obramowanie komórkom. Klikając raz prawym klawiszem myszy na wybranej komórce (komórkach) można dostać się do bardziej zaawansowanych opcji związanych z formatowaniem. Służy do tego funkcja Formatuj komórki (skrót klawiaturowy: CTRL + 1). 2.6. Serie danych Excel umożliwia szybkie wypełnianie komórek tzw. seriami danych. Seria danych to ciąg liczb, dat, tekstów utworzonych według schematu, np. lista kolejnych liczb 1, 2, 3, 4, 5, kolejne daty, dni tygodnia, miesiące. Serie danych tworzy się poprzez tzw. przeciąganie komórek lub korzystając z funkcji menu Edycja > Wypełnij > Serie danych (po wcześniejszym wpisaniu w początkowej komórce pierwszej wartości). Aby stworzyć serię danych przy pomocy myszy należy w komórce C1 arkusza Laboratorium 1a wpisać styczeń, następnie skierować kursor myszy na prawą dolną krawędź komórki C1 (pojawi się symbol +) i trzymając wciśnięty lewy klawisz myszy przeciągnąć w dół, aż w komórce C12 pojawi się grudzień. Podobnie z liczbami - jeśli chcemy uzyskać ciąg liczb wówczas należy wpisać dane do dwóch sąsiadujących w pionie komórek, zaznaczyć je i przeciągnąć do osiągnięcia wybranej wartości. Należy wpisać w komórkę D1 liczbę -12, w komórkę D2-11 i przeciągnąć do komórki D12.
2.7. Funkcje Wszystkie funkcje programu Excel składają się z trzech elementów: znaku =, nazwy funkcji (np. SUMA) i listy argumentów zawartych w nawiasie ( ). Funkcję można wpisać wprost do komórki, do Paska formuły lub po kliknięciu przycisku Wstaw funkcję. Ostatnia opcja daje możliwość zapoznania się z wieloma oferowanymi funkcjami, które podzielone są na kategorię. W otwartym okienku widnieje również opis wskazanej funkcji i sposób jej użycia/działania. Kilka podstawowych funkcji: SUMA (oblicza sumę liczb z zakresu), ILOCZYN (oblicza iloczyn liczb z zakresu), ŚREDNIA (oblicza średnią z zakresu), PIERWIASTEK (oblicza pierwiastek kwadratowy z danej liczby), MAX/MIN (zwraca największa/najmniejszą wartość z zakresu), JEŻELI (funkcja decyzyjna w której tworzone są warunki). 2.8. Rodzaje wykresów Wykresy służą do przejrzystego przedstawiania danych liczbowych. Program Excel oferuje kilkanaście rodzajów wykresów (przykładowe wykresy można obejrzeć w Kreatorze wykresów): kolumnowy (obrazuje zmiany wartości w czasie, umożliwia bezpośrednie porównywanie różnych wartości w tym samym przedziale czasowym), słupkowy (odmiana wykresu kolumnowego, daje możliwość lepszego porównywania wartości, czas schodzi na drugi plan), liniowy (stosowany do obrazowania tendencji wzrostowych lub spadkowych, np. zmiana cen, wzrost produkcji na przestrzeni lat), kołowy (obrazuje zależności między poszczególnymi częściami koła a całością, np. struktura wydatków w firmie), punktowy (wyświetla dane w postaci punktów na wykresie, stosowany do rysowania wykresów funkcji), warstwowy (uwidacznia, jak zmiana wartości przebiegała w czasie),
pierścieniowy (odmiana wykresu kołowego; umożliwia przedstawienie wielu serii danych). 3. Zadania do samodzielnego wykonania 3.1. Liczba znaków W arkuszu Laboratorium 1b należy w komórce B2 wpisać swoje imię, w komórce C2 swoje nazwisko, a następnie w komórkach B3 i C3 wyznaczyć (za pomocą odpowiedniej funkcji) liczbę liter w imieniu i nazwisku. Scalić komórki B4 i C4 zapisując w powstałej komórce wykorzystaną w tym zadaniu funkcję. 3.2. Wyznacznik macierzy W arkuszu Laboratorium 1b należy obliczyć wyznacznik podanej niżej macierzy za pomocą jednej funkcji programu Excel oraz poprzez sumowanie iloczynów przekątnych tejże macierzy: -8 4-2 1 1 1-1 1-1 3.3. Tabliczka mnożenia W arkuszu Laboratorium 1b należy za pomocą adresowania bezwzględnego stworzyć tabliczkę mnożenia (tabelę o wymiarach 11x11) wykonując wyłącznie dwie serie danych (dwa ruchy myszą). Następnie sformatować jej wygląd dodając kolory, krój czcionki i dopasowując szerokość kolumn i wierszy. 3.4. Kalendarz W arkuszu Laboratorium 1c stworzyć (poczynając od komórki A1) tabelę Kalendarz składający się z następujących kolumn: miesiąc, ilość dni w miesiącu, w kolejnych siedmiu kolumnach ilość poszczególnych dni tygodnia w miesiącu (poniedziałek, wtorek, środa, itd.) wykorzystać rzeczywiste dane. Następnie należy
sformatować stworzoną tabelę (wprowadzić obramowanie, kolory czcionek, kolory komórek, pogrubienie, kursywa, podkreślenie). Pod tabelą należy za pomocą funkcji programu MS Excel wyznaczyć: ilość dni w roku, ilość poszczególnych dni w roku oraz procentowy udział poszczególnych dni w roku. Następnie należy stworzyć wykres kolumnowy przedstawiający ilość poszczególnych dni w roku (na osi OX poszczególne dni tygodnia) oraz wykres kołowy przedstawiający procentowy udział poszczególnych dni w roku. Wykresy należy sformatować (zmienić tło wykresu, kolory słupków na wykresie kolumnowym, na wykresie kołowym wprowadzić etykiety danych). 3.5. Dwa wykresy Zadanie to należy wykonać w arkuszu Laboratorium 1d. W celu stworzenia krzywej należy określić serię danych (dwa ciągi kolejnych wartości). Proszę stworzyć serię danych, dla osi odciętych X, tworząc kolumnę wartości od 1 do 27. Następnie analogicznie dla osi Y, z tą różnicą, że zamiast liczb należy wstawić równanie funkcji f(x)=2x-(0,5x) 2. Z menu Wstaw > Wykres proszę wybrać Wykres punktowy z punktami danych połączonymi wygładzonymi liniami i znacznikami. Następnie w zakładce Serie wybrać Dodaj, wpisać Nazwę funkcja 1, w polu Wartość X wskazać żądany zakres argumentów funkcji, analogicznie Wartość Y. Zatwierdzić wybór klikając Dalej. Dostęp do menu formatowania wykresu w celu uzyskania przeźroczystego obrazu wyników otrzymuje się poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na wykresie Formatuj obszar kreślenia. W celu sformatowania krzywej wykresu należy wybrać krzywą, a następnie opcję Formatuj serię danych. Chcąc dodać kolejną serię danych (kolejną linię wykresu), utworzyć należy nową funkcję f2(x)=0,1x 3 +0.75*(x 2 ), której argumenty będą należały do zbioru liczb całkowitych od 1 do 10 (serie danych umieścić w poziomie). Następnie kliknąć na obszar istniejącego wykresu prawym klawiszem myszy i wybrać opcję Dane źródłowe, w zakładce Serie kliknąć Dodaj i analogicznie do wcześniejszych działań stworzyć funkcję f2(x) z nowymi wartościami. Proszę sformatować wykres zmieniając jego kolorystykę, grubość linii i typy znaczników.
3.6. Funkcja kwadratowa W arkuszu Laboratorium 1e należy stworzyć program obliczający miejsca zerowe funkcji kwadratowej y(x)=ax 2 +bx+c, rysujący wykres oraz wskazujący współrzędne wierzchołka tej funkcji. Dziedzina funkcji: <-10; 10>. Należy tak przygotować arkusz, aby osoba prowadząca zajęcia mogła sama zadecydować o współczynnikach a, b i c. Dodatkowo w arkuszu wyświetlone musza być współrzędne wierzchołka funkcji, a osie wykresu 0X i 0Y przecinać się w punkcie (0;0). W przypadku braku rozwiązań w komórkach z miejscami zerowymi musi pojawić się informacja Brak rozwiązania (wykorzystać funkcję Jeżeli ). Należy zastosować formatowanie poszczególnych komórek oraz wykresu (typ i kolor czcionki, kolor wypełnienia). 4. Zagadnienia do opracowania 4.1. Do czego służy program Excel? 4.2. Z jakich elementów składa się każda funkcja programu Excel? 4.3. Czym jest adresowanie względne, bezwzględne i mieszane? 4.4. Jakiego typu wykresu najlepiej jest użyć w celu narysowania wykresu funkcji? 4.5. W jaki sposób przedstawić otrzymany wynik w procentach (z symbolem %)?