Zajęcia e-kompetencje

Transkrypt

1 Zajęcia e-kompetencje Podstawy obsługi pakietu biurowego. Excel i Calc cz.2 Projekt pt:. E-dzi@dek, e-b@bcia i nauczyciel wnuczek 1 Plan dzisiejszych zajęć Podstawy obsługi pakietu biurowego. Excel i Calc część 2: 1. Modyfikacje arkusza 2. Formuły, 3. Funkcje, 4. Wykresy, 5. Operacje na danych 2

2 Modyfikacja arkusza: scalanie komórek Scalanie komórek to tworzenie jednej komórki z kilku innych. Często scala się komórki w nagłówkach zestawień. Przykłady komórek scalonych: Najpierw należy zaznaczyć komórki, które mają się połączyć. Do scalania można zastosować przycisk lub polecenie z menu: o Excel 2010: karta Narzędzia główne >> grupa Wyrównanie >> przycisk Scal i wyśrodkuj o Excel 2003: pasek Formatowanie >> przycisk Scal i wyśrodkuj lub menu Format >> Komórki >> zakładka Wyrównanie >> pole wyboru Scalaj, 3 Modyfikacja arkusza: scalanie komórek o Calc: pasek Formatowanie >> przycisk Scal komórki lub menu Format >> Scal komórki, Analogicznym poleceniem z jednej scalonej komórki "odzyskuje" się jej składowe (za wyjątkiem programu Excel 2003, gdzie trzeba zrobić to przez menu Format, a nie przez przycisk). Scalone komórki czasem utrudniają zaznaczanie i wykonanie niektórych operacji (np. w programie Calc usuwanie i wstawianie kolumn czy wierszy) 4

3 Modyfikacja arkusza: zmiana szerokości kolumny i wysokości wiersza Domyślnie wszystkie kolumny arkusza mają tę samą szerokość. Często już na etapie wprowadzania danych warto dostosować szerokość kolumny do jej planowanej zawartości. Najprostszym sposobem na zmianę szerokości kolumn jest przeciągnięcie brzegu kolumny koło jej nazwy (litery) u góry arkusza. Przeciąganie na granicy kolumn powoduje zmianę szerokości kolumny: 5 Modyfikacja arkusza: zmiana szerokości kolumny i wysokości wiersza Inne sposoby na zmianę szerokości kolumn to: o dwukrotne kliknięcie na granicy dwóch kolumn powoduje ustawienie takiej szerokości, by zmieścił się aktualnie najszerszy element. o wybranie polecenia: Excel 2010: karta Narzędzia główne >> grupa Komórki >> przycisk Format >> polecenie Szerokość kolumny Excel 2003: menu Format >> Kolumny >> Szerokość, Calc: menu Format >> Kolumny >> Szerokość, W programie Calc szerokość kolumny podawana jest w cm. W programie Excel jest to średnia liczba cyfr 0-9 w standardowej czcionce, mieszcząca się w komórce, domyślnie 8,43. Polecenie można stosować do jednej kolumny tej, w której znajduje się kursor lub do kilku zaznaczonych kolumn powstaną kolumny jednakowej szerokości. Analogicznie np. korzystając z przeciągania myszką w górę lub w dół pomiędzy numerami wierszy można zmienić wysokość wiersza. 6

4 Modyfikacja arkusza: wstawianie kolumn i wierszy Często przy pracy z arkuszem zachodzi konieczność wstawienia kolumny lub wiersza. 7 Modyfikacja arkusza: wstawianie kolumn i wierszy Najlepiej przed wywołaniem polecenia zaznaczyć kolumnę, przed którą program ma wstawić kolumnę. Aby wstawić kolumnę, można wywołać menu podręczne (pod prawym przyciskiem myszki na zaznaczonej kolumnie) lub polecenie: o Excel 2010: karta Narzędzia główne >> grupa Komórki >> przycisk Wstaw >> polecenie Wstaw komórki. o Excel 2003: menu Wstaw >> Kolumny, o Calc: menu Wstaw >> Kolumny, Gdy użytkownik zaznaczy więcej kolumn zostanie wstawionych tyle kolumn, ile zaznaczył. Analogicznie przebiega wstawianie wiersza. 8

5 Modyfikacja arkusza: wstawianie komórek W arkuszu możliwe jest wstawianie dowolnych zakresów komórek pomiędzy komórki już istniejące (i najczęściej wypełnione treścią). 9 Modyfikacja arkusza: wstawianie komórek Najpierw należy zaznaczyć obszar, w którym pojawią się nowe komórki. Po wybraniu np. z menu podręcznego polecenia Wstaw komórki pojawi się okno dialogowe pozwalające na ustawienie, w którym kierunku należy przesunąć dotychczasowe komórki. Wstawienie komórek zmienia organizację arkusza. W znacznej większości przypadków dane, formaty i formuły zachowują swą funkcjonalność, np. zakresy w sumowaniu rozszerzają się, gdy wstawia się komórki wewnątrz zakresu sumowania, adresy bezwzględne odnoszą się do właściwych komórek. Aby wstawić komórki, można wywołać polecenie z menu podręcznego lub polecenie: o Excel 2010: karta Narzędzia główne >> grupa Komórki >> przycisk Wstaw >> polecenie Wstaw komórki. o Excel 2003: menu Wstaw >> Komórki, o Calc: menu Wstaw >> Komórki, 10

6 Modyfikacja arkusza: usuwanie komórek Analogicznie przebiega usuwanie komórek. W oknie dialogowym, takim jak powyżej, użytkownik ustala, które komórki (z dołu czy z prawej) mają zająć miejsce komórek usuwanych. Nie należy mylić usuwania komórek z usuwaniem zawartości. Usuwanie zawartości (np. poprzez naciśnięcie klawisza Delete) nie zmienia położenia komórek sąsiadujących z komórkami zaznaczonymi. 11 Modyfikacja arkusza: przenoszenie i kopiowanie komórek W arkuszach kalkulacyjnych można przenosić i kopiować zawartość oraz format komórek. Kopiowanie powoduje przepisanie zawartości i formatu do komórek docelowych przy zachowaniu ich w komórkach źródłowych. Przeniesienie usuwa dane z komórek źródłowych. 12

7 Modyfikacja arkusza: przenoszenie i kopiowanie komórek Uwaga! W programie Excel po wycięciu (przeniesieniu) pozostaje pusta komórka (bez formatu). Zawartość i format komórek można przenosić i kopiować w ramach jednego arkusza, pomiędzy arkuszami, pomiędzy skoroszytami i pomiędzy programami. Do kopiowania i przenoszenia wykorzystuje się mechanizm Schowka i polecenia Kopiuj, Wytnij, Wklej. Należy zwrócić uwagę na zachowanie się adresów w formułach podczas przenoszenia i kopiowania. Operacja przenoszenia nie zmienia formuł adresy w formułach pozostają takie, jak były. Operacja kopiowania zmienia adresy w formułach wszystkie adresy względne zmieniają swoją wartość (adresowanie omówione jest w dalszej części zajęć). 13 Modyfikacja arkusza: przenoszenie i kopiowanie komórek Można kopiować i przenosić pojedynczą komórkę lub zakres komórek. Przy wklejaniu zakresu wystarczy zaznaczyć jedną komórkę, w której program umieści lewy górny róg kopiowanego zakresu. Należy ostrożnie stosować polecenie Wklej nowa zawartość nadpisuje poprzednią. Czasem korzystniej jest użyć polecenia Wstaw skopiowane komórki. Można kopiować tylko pewne elementy związane z komórką np. tylko format. Wygodnym narzędziem do kopiowania formatu jest malarz formatów (lub polecenie Wklej specjalnie). Polecenia kopiowania, wycinania i wklejania można wywołać poprzez: menu podręczne (pod prawym przyciskiem myszki), skróty Ctrl + C (kopiuj), Ctrl + X (wytnij) i Ctrl + V (wklej) 14

8 Modyfikacja arkusza: przenoszenie i kopiowanie komórek o oraz dodatkowo: Excel 2010: karta Narzędzia główne >> grupa Schowek Excel 2003: przyciski na pasku Standardowy oraz menu Edycja, Calc: przyciski na pasku Standardowy oraz menu Edycja, Uwagi dotyczące przeciągania zawartości komórek myszką: o Excel: należy najechać wskaźnikiem myszki na brzeg zakresu, przeciąganie należy rozpocząć, gdy wskaźnik myszki ma postać czterech czarnych strzałek skierowanych w cztery strony świata. o Calc: zakres komórek przeciąga się bez problemu, po najechaniu na niego myszką (wskaźnik myszki wygląda jak biała strzałka skierowana w lewo). Aby przeciągnąć pojedynczą komórkę, trzeba najpierw ją zaznaczyć, rozszerzyć zaznaczenie na komórkę obok i z powrotem zawęzić zaznaczenie do pojedynczej komórki. Dopiero po dokonaniu takiego manewru można rozpocząć przeciąganie. 15 Modyfikacja arkusza: operacje na arkuszach Skoroszyt może zawierać wiele arkuszy. Arkusze można m.in.: o wstawiać, o usuwać, o kopiować, o przenosić, o zmieniać im nazwy. Można kopiować i przenosić arkusze w ramach jednego i wielu skoroszytów. Prosty sposób na wywołanie poleceń dotyczących arkuszy to kliknięcie prawym przyciskiem myszki na zakładce danego arkusza i wybranie odpowiedniego polecenia w menu podręcznym. Polecenia związane z arkuszami znajdują się także w: Excel 2010: karta Narzędzia główne >> grupa Format >> opcje obszaru Organizuj arkusze Excel 2003: menu Format >> Arkusz, menu Wstaw >> Arkusz, Calc: menu Format >> Arkusz, menu Wstaw >> Arkusz, 16

9 Formuły: adresowanie komórek Zasadniczą częścią formuł są adresy komórek, w których pobierane są dane do przeliczania. Adresy te mogą (ale nie muszą) się zmieniać, gdy zawartość komórki jest kopiowana do innych komórek. Konstruując formułę, użytkownik ma możliwość zaprojektowania sposobu zachowania się adresu po przekopiowaniu formuły do innej komórki poprzez zastosowanie różnych rodzajów (trybów) adresowania. 17 Formuły: adresowanie komórek Wyróżnia się 3 sposoby (tryby) adresowania: o adresowanie względne, o adresowanie bezwzględne, o adresowanie mieszane. Adresowanie względne powoduje zmianę adresu "dostosowanie się" zakresu, z którego pobierane są dane do położenia komórki, w której umieszczono kopię formuły. Adres względny ma przykładowo postać A1, B5. Ten rodzaj adresowania wystąpił w przykładzie "Wyniki czytelnictwa" np. w formule = D6+E6. Przeciągnięcie formuły o wiersz niżej spowodowało utworzenie formuły =D7+E7. Adres względny zmienia się o tyle wierszy i kolumn, o ile komórka pierwotna jest oddalona od komórki docelowej. 18

10 Formuły: adresowanie komórek Adresowanie bezwzględne zapobiega zmianie adresu w formule po przekopiowaniu do innej komórki. Adres bezwzględny (zwany zamrożonym, zablokowanym) zawiera znak $ (dolara) przed literą kolumny i numerem wiersza np.$a$1. W formule przekopiowanej do innej komórki pozostaje ten sam zablokowany adres. Adresowanie mieszane polega na zablokowaniu albo wiersza, albo kolumny np. $A1, A$1. Po przekopiowaniu zmienia się tylko niezablokowany wymiar. W jednej formule mogą wystąpić zarówno adresy względne, jak i bezwzględne. Zmiana adresowania następuje podczas kopiowania i przeciągania za pomocą uchwytu wypełnienia, natomiast nie dotyczy przenoszenia zawartości komórek (czy to mechanizmem Wytnij, czy poprzez przeciąganie). 19 Formuły: adresowanie komórek Domyślnie do formuły wpisywany jest adres względny. Szybkim sposobem na zamianę trybu adresowania jest naciśnięcie klawisza Shift + F4 (Calc) lub F4 (Excel), gdy kursor znajduje się za danym adresem w formule lub wewnątrz adresu. Naciskanie tego klawisza zmienia rotacyjnie adres. Oczywiście można z klawiatury wpisywać znak $ (dolara). 20

11 Formuły: błędy w formułach Jeżeli program nie może wyliczyć wyniku formuły w komórce, wyświetlany jest komunikat o błędzie (lub pokazywana nieprawidłowa wartość). Przykłady komunikatów o błędzie: o Calc: Błąd :503 #NAZWA np. gdy użyto niewłaściwej nazwy funkcji np. SREDNIA zamiast ŚREDNIA. o Excel: #ARG np. gdy działanie jest wykonywane na niewłaściwych argumentach np. mnożenie tekstu (Excel wyświetliłby błąd w komórce C4 w przykładzie, zamiast 0). #NAZWA np. gdy użyto niewłaściwej nazwy funkcji np. SREDNIA zamiast ŚREDNIA. Gdy wynik formuły nie mieści się w komórce, wyświetla się ciąg znaków ### (hash). 21 Funkcje: Funkcje to zaprojektowane algorytmy obliczające lub wyszukujące określone wartości (np. średnia, maksimum). Funkcja pobiera wartości z określonych komórek i podaje wynik. Komórki, z których funkcja pobiera wartości, nazywają się argumentami funkcji. Składnia funkcji obejmuje: o nazwę (wyświetlaną wielkimi literami) np. SUMA, ŚREDNIA, o nawiasy okrągłe nawias otwierający zaczyna się bezpośrednio po nazwie funkcji, nawias zamykający następuje po argumentach, o argumenty adresy komórek, zakresy; jeżeli funkcja ma kilka argumentów rozdzielone są one średnikiem. Przykładowe formuły zawierające funkcje: =SUMA(A5:A10), =ŚREDNIA(A3;B12;C12), =SINUS(G5), =LICZ.JEŻELI($B$5:$B$10;A5) 22

12 Arkusze kalkulacyjne posiadają kilkaset funkcji. Funkcje zebrane są w kategorie. Wstawianie funkcji do formuły ułatwia kreator Wstawiania funkcji. W formułach nazwy funkcji wyświetlane są WIELKIMI LITERAMI. Informacji o funkcji i jej argumentach należy szukać podczas wstawiania funkcji w kreatorze funkcji oraz w systemie pomocy programu. Funkcje: Formułę zawierającą funkcję można poprawiać, zmieniając bezpośrednio jej składnię w komórce lub na pasku formuły. Można też co jest wygodniejsze wywołać ponownie kreator funkcji w danej komórce. 23 Wykresy: Wykres (diagram) to graficzna prezentacja danych, w której liczbom zapisanym w arkuszu odpowiadają słupki, linie czy wycinki koła. Zmiana danych w arkuszu powoduje automatycznie odpowiednią zmianę na wykresie. Wykresy znakomicie ułatwiają interpretację i analizę danych. Wykresy tworzy się prosto i intuicyjnie. Należy: o wpisać do arkusza dane, o zaznaczyć dane (niekonieczne, ale zalecane), o wybrać odpowiednie polecenie do tworzenia (wstawiania) wykresów i narysować prostokątny obszar, w którym pojawi się wykres. 24

13 Wykresy: W programach Calc i Excel 2003 pojawia się kreator wykresów. W czterech kolejnych oknach kreatora dokonuje się ustawień dotyczących wykresu. W programie Excel 2010 użytkownik może kliknąć na przycisku z wybranym typem wykresu, a wykres pojawi się w arkuszu. (Jest też możliwość wywołania kreatora). Po wstawieniu wykresu możliwa (i wskazana) jest jego modyfikacja: o wykres można przesunąć w inne miejsce, zmienić jego rozmiar, o można zmienić niemal wszystkie elementy, o można ustawić elementy, do których nie było dostępu w kreatorze. 25 Wykresy: Do dyspozycji jest wiele typów i podtypów wykresów. Najpopularniejsze to: o kolumnowe, o słupkowe, o liniowe, o Kołowe, o Pierścieniowe, o radarowe. Poniżej zamieszczono przykłady wykresów różnego typu. Uwaga! Wykresy pochodzą z programu Calc. W programie Excel mogą się nieznacznie różnić wyglądem. 26

14 Wykresy: kolumnowy o Zawiera wszystkie dane. o Typ kolumnowy grupowany. o Legenda na dole. o Oś Y ma tytuł i zmienioną skalę. o Nad serią danych Szkoły podstawowe wyświetlają się etykiety. 27 Wykresy: słupkowy o Bez szkół zawodowych. o Słupkowy, serie w wierszach. o Oś X ma tytuł, oś Y nie. o Legenda po prawej. o Zmienione kolory serii zielony, pomarańczowy, niebieski. 28

15 Wykresy: liniowy o Tylko szkoły podstawowe i gimnazja. o Liniowy. o Pogrubione linie. o Pokazywane etykiety. o Zmieniona skala na osi Y od 1000 do 3000 co Wykresy: kołowy o Tylko rok 2005/06. o Pokazywane etykiety. o Zmienione kolory 30

16 Wykresy: dane do wykresu Przed przystąpieniem do tworzenia wykresu należy wpisać do arkusza dane. Zwykle dane stanowią prostokątny obszar, w którym zarówno wiersze jak i kolumny liczb posiadają tekstowe nagłówki. Gdy kolumn (i wierszy) z danymi jest kilka, użytkownik wskazuje, czy dane mają być czytane kolumnami, czy wierszami, czyli gdzie znajdują się serie danych. 31 Wykresy: dane do wykresu W przykładzie przy czytaniu danych kolumnami na osi X znajdą się poszczególne wydatki, a dla każdego z wydatków powstanie po 12 słupków po jednym na miesiąc: 32

17 Wykresy: dane do wykresu przy czytaniu danych wierszami na osi X znajdą się miesiące, a dla każdego miesiąca 6 słupków z wydatkami. Gdy w pierwszej kolumnie lub w pierwszym wierszu znajdują się liczby (np. rok), kreator domyślnie traktuje je jako dane do wyświetlenia na wykresie w przypadku, gdy liczby te mają stanowić opis osi, należy zmienić ustawienie. 33 Wykresy wstawia się za pomocą: Wykresy: wstawianie wykresu Excel 2010: karta Wstawianie >> grupa Wykresy. Excel 2003: pasek Standardowy >> przycisk Kreator wykresów lub menu Wstaw >> Wykres, 34

18 Wykresy wstawia się za pomocą: Wykresy: wstawianie wykresu Calc: pasek Standardowy >> przycisk Wstaw wykres lub menu Wstaw >> Wykres, Dobrze jest przed rozpoczęciem wstawiania zaznaczyć dane, które mają znaleźć się w arkuszu. 35 Operacje na danych: Często dane w arkuszu mają postać tabeli. W tabelach (zwanych też listami) można wykonywać szereg operacji ułatwiających reorganizację i analizę zawartości. Do operacji na danych należą: o sortowanie zmiana kolejności występowania wierszy tabeli, poukładanie według określonego kryterium (np. nazwiska, daty urodzenia, wyniku sportowego), o filtrowanie wyświetlenie danych spełniających warunek, a chwilowe "ukrycie" pozostałych danych np. pokazanie osób z jednej miejscowości, dat z określonego miesiąca, o sprawdzanie poprawności wpisywanych danych (np. ustalenie, że w danym zakresie można wprowadzać tylko liczby dodatnie), o sumy częściowe (podsumowanie danych w grupach wartości), o tabela przestawna (pilot danych) (słynna ang. Pivot table) trójwymiarowe podsumowanie danych. Arkusze kalkulacyjne dają użytkownikowi wygodne narzędzia do reorganizacji danych. 36

19 Operacje na danych: sortowanie Przykład zamieszczony poniżej pokazuje zastosowanie filtrowania i sortowania. Dane wpisane do arkusza powinny mieć określony układ: o w pierwszym wierszu tabeli są nagłówki kolumn (zazwyczaj wyróżnione jakimś sformatowaniem np. pogrubione lub z tłem), o w kolejnych wierszach tabeli są dane, nie ma wolnych wierszy pomiędzy danymi, o dane w kolumnach są jednego rodzaju np. w kolumnie B tylko nazwiska, w kolumnie C imiona, o zazwyczaj kolumny nie są podsumowane. 37 Sortowanie to zmiana kolejności wierszy w tabeli. Możliwe jest sortowanie: o rosnące lub malejące, o według jednej kolumny lub według kilku kolumn. Operacje na danych: sortowanie 38

20 Operacje na danych: sortowanie W przykładzie dzięki sortowaniu można zmienić kolejność wierszy np. tak, by u góry tabeli byli uczniowie, którzy uzyskali najlepszy czas w biegu (sortowanie rosnące) lub skoku wzwyż (sortowanie malejące). Typowym przykładem na sortowanie według dwóch kolumn jest konieczność posortowania listy według nazwisk i imion (gdy w przypadku tego samego nazwiska decyduje imię). W przykładzie sortowania według dwóch kolumn wskazane byłoby np. "poukładanie" wyników według płci, a w ramach płci według uzyskanego czasu biegu. Przywrócenie pierwotnej kolejności w tabeli jest możliwe tylko poprzez przycisk Cofnij (jeżeli sortowanie odbyło się przed chwilą) lub poprzez sortowanie według innej kolumny (jeżeli pierwotna kolejność nie była przypadkowa). 39 Operacje na danych: sortowanie Do sortowania według jednej kolumny służą: Calc, Excel 2003: dwa przyciski na pasku narzędzi Standardowy przycisk Sortuj rosnąco i przycisk Sortuj malejąco, Excel 2010: karta Narzędzia główne >> grupa Edycja >> przycisk Sortuj i filtruj (lub karta Dane >> grupa Sortowanie i filtrowanie >> przycisk Sortuj rosnąco i przycisk Sortuj malejąco). Uwaga! Przyciski Sortuj rosnąco i Sortuj malejąco działają różnie w omawianych programach. Excel: wystarczy umieścić kursor w wybranej kolumnie i kliknąć na przycisku, aby nastąpiło sortowanie według kolumny, w której znajduje się kursor. Calc: należy zaznaczyć zakres sortowania (bez nagłówka tabeli, wszystkie kolumny z danymi). Kliknięcie przycisku sortuje według pierwszej (od lewej) kolumny w zaznaczonym zakresie. Nie da się więc poprzez kliknięcie przycisku posortować według kolumny znajdującej się w środku zakresu. Jest to mało wydajny mechanizm, lepiej od razu zastosować menu Dane >> Sortuj. 40

21 Operacje na danych: filtrowanie Filtrowanie to wyświetlenie danych spełniających warunek, a chwilowe "ukrycie" pozostałych danych. Bardzo przydatnym mechanizmem jest Autofiltr. Autofiltr zamienia nagłówki kolumn w listy rozwijane, w których można wybierać żądane wartości. 41 Operacje na danych: filtrowanie Aby włączyć autofiltr, należy: 1. umieścić kursor w dowolnej komórce tabeli z danymi, 2. wywołać polecenie włączenia autofiltru. Polecenie włączenia autofiltru to: Calc, Excel 2003: menu Dane >> Autofiltr, Excel 2010: karta Narzędzia główne >> grupa Edycja >> przycisk Sortuj i filtruj >> polecenie Filtruj (lub karta Dane >> grupa Sortowanie i filtrowanie >> przycisk Filtruj). 42

22 Zajęcia e-kompetencje Do zobaczenia na następnych zajęciach i Dziękuję za uwagę 43