EXCEL. Rozpoczynanie pracy z programem EXCEL. Interfejs EXCEL. Zaznaczanie komórek

Transkrypt

1 Rozpoczynanie pracy z programem Program to arkusz kalkulacyjny. Stosowany jest do tworzenia, analizy, zarządzania dokumentami zwanymi skoroszytami, które mogą zawierać dane tekstowe, tabele, obliczenia, wykresy, dane list, książek adresowych i wiele innych. Interfejs Pole nazwy Pasek formuły Punkt przeciągania formuły Rysunek 1 pole nazwy wprowadzamy adres komórki lub nadajemy nazwę (obowiązuje w całym skoroszycie), pasek formuły edytujemy funkcje, tekst, dane w komórce, punkt przeciągania formuły pozwala na automatyczne wypełnianie komórek. Zaznaczenie kolumny ustawiamy wskaźnik na oznaczeniu kolumny Zaznaczanie komórek Zaznaczanie całego arkusza Rysunek 3 Zaznaczanie wiersza ustawiamy wskaźnik na oznaczeniu wiersza Pole zaznaczania Rysunek 2 Rysunek 4 dla Technikum Kinematograficzno-Komputerowego - Ryszard Rogacz Strona 1

2 Zaznaczanie ciągłego zakresu komórek. Umieszczamy wskaźnik myszy w pierwszej komórce zakresu (kształt kursora nie ulega zmianie) i trzymając naciśnięty lewy klawisz myszy przesuwamy do ostatniej komórki zakresu (możemy w ten sposób zaznaczyć komórki w obszarze wiersza, kolumny lub wierszy i kolumn). Właściwości arkusza Adresowanie komórek Każda komórka posiada swój adres przedstawiony w postaci literowego oznaczenia kolumny (może składać się z jednej lub kilku liter) oraz numeru wiersza np. A1 lub ABC77 (między określeniem kolumny i numerem wiersza nie może być odstępu). Jeśli chcemy przejść do komórki o określonym adresie należy wprowadzić go w polu nazwy (rysunek 1) i nacisnąć klawisz ENTER Zmiana szerokości kolumny Rysunek 5 Rysunek 55 przedstawia zaznaczone komórki w zakresie B3:D6. W celu zmiany szerokości kolumny należy ustawić wskaźnik myszy pomiędzy nazwami kolumn Rysunek 7 Zaznaczanie nieciągłego zakresu komórek. Arkusz Excel pozwala na zaznaczenie komórek, które nie są położone obok siebie stanowią obszar prostokątny. Podczas zaznaczania poszczególnych obszarów należy przytrzymać naciśnięty klawisz Ctrl (pierwszy obszar zaznaczamy bez naciśniętego klawisza). Można w ten sposób zaznaczać całe kolumny, wiersze, obszary komórek lub pojedyncze komórki. Rysunek 7 naciskamy lewy klawisz myszy (pojawia się przerywana linia) i zmieniamy szerokość (w dymku otrzymujemy informację o aktualnej szerokości kolumny) zwolnienie klawisza akceptuje zmianę. Podwójne kliknięcie w wyżej wskazanym miejscu spowoduje dopasowanie szerokości kolumny do najszerszego elementu. Rysunek 6 Rysunek 66 przedstawia zaznaczony wiersz 2 (zaznaczamy go bez Ctrl ), kolumnę B, zakres komórek D4:E6 oraz pojedynczą komórkę C8. Tak zaznaczone komórki możemy jednocześnie formatować (określać tło, obramowanie, styl danych w komórkach, itp.) Innym sposobem zmiany szerokości jest wprowadzenie wartości w okienku dialogowym szerokość kolumny Klikamy prawym klawiszem myszy na oznaczeniu kolumny i wybieramy Szerokość kolumny. dla Technikum Kinematograficzno-Komputerowego - Ryszard Rogacz Strona 2

3 Wprowadzanie danych Komórka może zawierać jedną lub kilka linii tekstu, liczbę, datę, czas lub formułę, która daje w wyniku jeden z tych typów danych. Aby wprowadzić dane do komórki należy wybrać żądaną komórkę i wykonać jedną z następujących czynności: Tekst wpisz lub wklej tekst (Excel umieszcza tekst po lewej stronie komórki) Liczba wpisz liczbę (liczba przenoszona jest domyślnie na prawą stronę komórki), wprowadzając liczby pamiętać należy o tym, że separatorem części dziesiętnej jest przecinek, zatem 5,5 jest liczbą, natomiast 5.5 już liczbą nie jest. Liczbą jest również zapis 2E5, który należy interpretować jako: , czyli liczbę zapis ten stosowany jest dla liczb bardzo dużych (np. masa Ziemi) lub bardzo małych (np. masa atomu). Data wpisz datę w rozpoznawalnym formacie, takim jak , 1 październik 2008 lub 1-paź Składniki daty muszą być rozdzielone odstępami lub myślnikami (-). Czas wpisz czas w rozpoznawalnym formacie, takim jak 4:, 4:07, 4:07:53, 4:07 p, 4pm, 16:07. Składniki czasu muszą być rozdzielone dwukropkami (:). Gdy wprowadzany jest czas 12-godzinny, taki jak 10:47 uznawany jest on jako godzina poranna. Aby wprowadzić godzinę popołudniową należy użyć zapisu 24-godzinnego lub określenia p lub PM. Formuły każda formuła (obliczenia) musi rozpocząć się znakiem równości, zatem rozpoczynając obliczenia naciskamy =, a następnie wprowadzamy działanie używając następujących operatorów arytmetycznych: + - dodawanie, - odejmowanie, * - mnożenie, / - dzielenie. Symbole najwygodniej wybrać z klawiatury numerycznej. Excel zachowuje standardową kolejność działań np. =2+5*2 da w wyniku 12, jeśli chcemy zmienić kolejność działań należy użyć nawiasów =(2+5)*2 daje 14. Ważne: Excel, tak jak wszystkie programy używa jedynie nawiasów okrągłych, niedopuszczalne jest zatem stosowanie, znanych z matematyki nawiasów kwadratowych [ ] lub klamrowych { }, należy zastąpić je nawiasami okrągłymi. W jednym działaniu może wystąpić dowolna ilość par nawiasów. Poza działaniami formuły mogą używać wbudowanych funkcji zostanie to omówione w kolejnych rozdziałach. Aby ukończyć wprowadzanie danych w komórce należy nacisnąć klawisz Enter lub wybrać inną komórkę w arkuszu (edytowana komórka nie może być formatowana aby formatować należy zakończyć edycję). Wskazówki Jeżeli komórka pokazuje łańcuch znaków # (#####), oznacza to, że liczba w komórce jest za długa do wyświetlenia. Aby wyświetlić liczbę należy zwiększyć szerokość kolumny. Aby wpisać wiele linii tekstu, liczb, dat lub godzin w komórce możesz wcisnąć Alt + Enter, aby wprowadzić podział linii pomiędzy każdą para linii. Aby wprowadzić aktualną datę w komórce wciśnij Ctrl + ;, aby wprowadzić aktualny czas należy nacisnąć Ctrl + Shift + ;. dla Technikum Kinematograficzno-Komputerowego - Ryszard Rogacz Strona 3

4 Edycja danych Poprawianie danych do żądanej wartości (kolejne liczby pokazywane są w dymku ) Wykonujemy to w pasku edycji formuły. Jeśli chcemy poprawić dane wybieramy komórkę Rysunek 8 Rysunek 8 przedstawia wybraną komórkę E1, w której mamy wynik formuły obliczeniowej. W celu zmiany klikamy w pasku edycji formuły i wprowadzamy nowe dane zatwierdzamy klawiszem Enter. Przenoszenie danych do innej komórki. Wybieramy właściwą komórkę i ustawiamy wskaźnik myszy na dowolnym boku obramowania (kursor zmienia kształt na strzałki skierowane we wszystkich kierunkach) i trzymając naciśnięty lewy klawisz myszy przenosimy zawartość komórki do innej lokalizacji zwalniamy klawisz myszy. Jeśli przed zwolnieniem klawisza myszy naciśniemy klawisz zawartości komórki. Wypełnianie komórek Ctrl nastąpi skopiowanie Jeśli w zakresie komórek chcemy wprowadzić kolejne wartości liczbowe, tekstowe, daty, czasu, formuł, itp., należy wykonać jedną z następujących czynności: Kolejne liczby w pierwszej komórce np. A1 wprowadzamy pierwszą liczbę np. 1, w następnej A2 2. Zaznaczamy obie komórki, tak jak przedstawia to rysunek, następnie ustawiamy kursor w punkcie przeciągania (zmienia kształt na czarny plusik krzyżyk) i trzymając naciśnięty lewy klawisz myszy przeciągamy Rysunek 9 i zwalniamy klawisz myszy. Jeśli wprowadzimy wartości np. 1 i 3 otrzymamy liczby nieparzyste, 2 i 5 kolejnymi wartościami będą 8,11,14,... zmiana co 3. Podobnie możemy wprowadzić regułę: Dz1, Dz2 otrzymamy następne wartości: Dz3, Dz4,... Innym sposobem wprowadzenia kolejnych liczb jest wprowadzenie w komórce liczby początkowej i przeciągnięcie z naciśniętym klawiszem Ctrl. Dni tygodnia w pierwszej komórce wprowadzamy skrótową np. pn lub pełną poniedziałek nazwę dowolnego dnia tygodnia i przeciągamy (bez wpisywania kolejnej wartości Excel posiada zdefiniowany właściwy ciąg) Miesiące podobnie, jak w przypadku dni tygodnia wprowadzamy pełną lub skrótową nazwę miesiąca i przeciągamy. Daty wpisujemy datę w komórce (zgodnie z zasadami wprowadzania dat lub naciskamy Ctrl + ; w celu wprowadzenia bieżącej daty) i tak jak w przypadku dni tygodnia lub miesięcy przeciągamy (kolejne daty ukazują się w dymku podczas przeciągania). dla Technikum Kinematograficzno-Komputerowego - Ryszard Rogacz Strona 4

5 Formatowanie zawartości komórek Dane każdej komórki lub zakresu komórek mogą być dowolnie formatowane. W tym celu należy wybrać komórkę lub zaznaczyć zakres komórek kliknąć prawym klawiszem myszy i z menu wybrać Formatuj komórki... (skrót klawiaturowy Crtrl + 1 ). Otwiera się okno, w którym możemy dokonać zmian: Rysunek 10 Jak widać na powyższym rysunku formatowanie liczb obejmuje kilka kategorii. Formatując liczby możemy określić ilość miejsc dziesiętnych, stosowanie separatora (duże liczby wyświetlane są z odstępem między kolejnymi tysiącami np ) zwiększa to czytelność liczby. Dodatkowo można stosować formatowanie warunkowe (liczby ujemne wyświetlane są w kolorze czerwonym). Podobnie można formatować wartości walutowe, daty, czasu, itd. Zawsze wybieramy właściwy format z rozwijalnej listy. Kolejna karta [Wyrównanie] pozwala na określenie położenia tekstu, elementów komórki we właściwym miejscu. Możliwe jest wyśrodkowanie pionowe i poziome, zawijanie tekstu w komórce, dopasowanie tekstu do wielkości komórki poprzez powiększenie lub zmniejszenie czcionki, scalanie komórek, dowolne obracanie tekstu, co przedstawia Rysunek 11. Rysunek 11 Elementy występujące w oknie są intuicyjne wykonanie każdej operacji jest niemalże oczywiste. Mamy tu zmianę położenia pionową i poziomą, zawijanie tekstu (wyświetlany jest automatycznie w kilku wierszach komórki), automatyczne zmniejszanie czcionki, scalanie zaznaczonych komórek (aby wyłączyć scalanie należy wskazać scalone komórki i odznaczyć pole scalaj komórki). Zmiana kierunku wyświetlania tekstu możliwa jest w okienku Orientacja należy zmienić położenie czerwonego punktu lub wpisać wartość kąta w polu stopnie. Styl obramowania komórek można zmienić korzystając z karty [Obramowanie]. Rysunek 12 Dobieramy tu styl, kolor, rysowana krawędź dla wybranej komórki lub wcześniej zaznaczonego zakresu komórek. Możemy wybrać, w ustawieniach wstępnych, zaznaczenie konturu lub gdy mamy zaznaczony zakres komórek również zaznaczenie wewnętrznych krawędzi. dla Technikum Kinematograficzno-Komputerowego - Ryszard Rogacz Strona 5